UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
SKRIPSI
PERANAN SISTEM VENDOR HELD STOCK DALAM MENUNJANG PENGENDALIAN INTERNAL
PERSEDIAAN PADA PT. PERTAMINA PATRA NIAGA MEDAN
Oleh :
NAMA : BAGINDA S.R.A. SORMIN
NIM : 110522126
DEPARTEMEN : AKUNTANSI
PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR
ABSTRACT
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang ... 1
1.2.Perumusan Masalah ... 3
1.3.Tujuan Penelitian ... 3
1.4. Manfaat Penelitian ... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Landasan Teori ... 5
2.1.1. Akuntansi Persediaan ... 5
2.1.2. Manajemen Persediaan ... 6
2.1.3. Sistem Informasi Persediaan ... 7
2.1.4. Sistem Pengendalian Persediaan ... 10
2.2. Tinjauan Penelitian Terdahulu ... 21
2.3. Kerangka Konseptual dan Hipotesis Penelitian ... 24
BAB III METODE PENELITIAN 3.1. Jenis Penelitian ... 27
3.2. Jenis Data ... 27
3.3. Teknik Pengumpulan Data ... 27
3.4. Metode Analisis Data ... 29
3.5. Responden ... 29
3.6. Definisi Operasional ... 29
3.7. Jadwal Penelitian ... 30
BAB IV ANALISI HASIL PENELITIAN 4.1. Sejarah Singkat PT. Pertamina Patra Niaga ... 31
4.2. Struktur Organisasi ... 31
4.3. Jenis Persediaan Barang ... 34
4.4. Unsur-unsur Pengendalian Internal Persediaan ... 35
4.5. Prosedur Pengendalian Internal Persediaan ... 47
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan ... 56
5.2. Saran ... 57
DAFTAR TABEL
Tabel Judul Halaman
2.1 Tinjauan Penelitian Terdahulu 23
DAFTAR GAMBAR
Gambar Judul Halaman
2.1 Sistem Vendor Held Stock 22
2.2 Kerangka Konseptual 27
4.1 Sistem VHS PT. Pertamina Patra Niaga 40
4.2 Siklus Sistem VHS PT. Pertamina Patra Niaga 43
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Allah Subhanawata’ala karena
atas Kasih dan Anugerah-Nya, penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan judul :
“Peranan Sistem Vendor Hold Stock Dalam Menunjang Pengendalian Internal Persediaan Pada PT. Pertamina Patra Niaga Medan” Adapun skripsi ini ditujukan sebagai salah satu syarat dalam rangka untuk memperoleh gelar
Sarjana Ekonomi dari Program S-1 Akuntansi Universitas Sumatera Utara.
Penyusunan skripsi ini tidak terlepas dari bimbingan, dukungan dan doa
dari semua pihak baik secara moril maupun materil khususnya kepada kedua
orangtua penulis Anwar Sanusi Sormin dan Nur A Yuni Br Pane. Dengan segala
kerendahan hati, maka penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Ac.,Ak selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Dr. Syafruddin Ginting Sugihen, MAFIS, Ak selaku Ketua Departemen
Akuntansi dan Bapak Drs. Hotmal Ja’far, MM., Ak selaku Sekretaris
Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatea Utara.
3. Bapak Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi S-1
Akuntansi dan Ibu Dra. Mutia Ismail, MM, Ak selaku Sekretaris Program Studi
S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Drs. Erwin Abu Bakar, MBA, Ak selaku Pembimbing penulis yang
telah bersedia meluangkan waktunya untuk membimbing, memberi petunjuk
5. Bapak Drs. Firman Syarif, Msi, Ak selaku Dosen Pembaca yang telah bersedia
meluangkan waktunya untuk membimbig penulis higga penulisan skripsi ini
dapat diselesaikan.
6. Buat saudara-saudara dan teman-teman penulis yang selalu memberi dukungan
selama ini.
Semoga skripsi ini bermanfaat pihak-pihak lainnya sebagai tambahan
pengetahuan dan dapat menjadi salah satu referensi dalam penyusunan skripsi
berikutnya.
Medan, Juni 2014 Penulis,
ABSTRAK
Persediaan merupakan aktiva paling penting bagi perusahaan.
Pengendalian internal persediaan harus dilakukan dengan baik untuk menjaga
persediaan perusahaan. Oleh karena itu, tujuan dari penelitian ini adalah untuk
menganalisis pengendalian internal pada sistem Vendor Held Stock yang
diterapkan oleh PT. Pertamina Patra Niaga.
Untuk memperoleh data yang diperlukan dalam peneletian ini maka
penulis menggunakan alat pengumpul data berupa observasi, dokumentasi dan
wawancara. Dalam penelitian ini, jenis data yang digunakan adalah data primer
dan data sekunder. Penulis memperoleh data melalui observasi langsung,
wawancara dan studi kepustakaan.
Dari hasil penelitian disimpulkan bahwa pengendalian internal atas
persediaan pada PT. Pertamina Patra Niaga sudah cukup efektif, dimana terdapat
internal auditor yang secara khusus melakukan pemeriksaan secara berkala,
pemisahan tugas yang jelas antar fungsi-fungsi terkait dan pemantauan persediaan
yang dilakukan secara berkala melalui kegiatan stok opname.
ABSTRACT
Inventory is the most important asset for the company. The internal control
over inventory must be done to keep the company’s inventory. Therefore, the
purpose of this study was to analyze the internal control in Vendor Stock Held
system that implemented by PT. Pertamina Patra Niaga.
To obtain the necessary data in this intensive search, the authors use data
collection tool in the form of observation, documentation and interviews. In this
study, the type of data used is primary data and secondary data. The author
obtained the data through direct observation, interviews and literature study.
From the results of the study concluded that the internal control over
inventory at PT. Pertamina Patra Niaga is quite effective, where there are internal
auditors who specifically do periodic inspections, a clear separation of duties
between the functions and related to inventory monitoring is done periodically
through stock opname.
ABSTRAK
Persediaan merupakan aktiva paling penting bagi perusahaan.
Pengendalian internal persediaan harus dilakukan dengan baik untuk menjaga
persediaan perusahaan. Oleh karena itu, tujuan dari penelitian ini adalah untuk
menganalisis pengendalian internal pada sistem Vendor Held Stock yang
diterapkan oleh PT. Pertamina Patra Niaga.
Untuk memperoleh data yang diperlukan dalam peneletian ini maka
penulis menggunakan alat pengumpul data berupa observasi, dokumentasi dan
wawancara. Dalam penelitian ini, jenis data yang digunakan adalah data primer
dan data sekunder. Penulis memperoleh data melalui observasi langsung,
wawancara dan studi kepustakaan.
Dari hasil penelitian disimpulkan bahwa pengendalian internal atas
persediaan pada PT. Pertamina Patra Niaga sudah cukup efektif, dimana terdapat
internal auditor yang secara khusus melakukan pemeriksaan secara berkala,
pemisahan tugas yang jelas antar fungsi-fungsi terkait dan pemantauan persediaan
yang dilakukan secara berkala melalui kegiatan stok opname.
ABSTRACT
Inventory is the most important asset for the company. The internal control
over inventory must be done to keep the company’s inventory. Therefore, the
purpose of this study was to analyze the internal control in Vendor Stock Held
system that implemented by PT. Pertamina Patra Niaga.
To obtain the necessary data in this intensive search, the authors use data
collection tool in the form of observation, documentation and interviews. In this
study, the type of data used is primary data and secondary data. The author
obtained the data through direct observation, interviews and literature study.
From the results of the study concluded that the internal control over
inventory at PT. Pertamina Patra Niaga is quite effective, where there are internal
auditors who specifically do periodic inspections, a clear separation of duties
between the functions and related to inventory monitoring is done periodically
through stock opname.
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Perusahaan adalah suatu instansi yang terorganisir yang tidak dapat
terlepas dari hukum ekonomi dan prinsip dasar perusahaan pada umumnya.
Perusahaan didirikan untuk mencari laba yang sebesar-besarnya dan untuk
dipertahankan kelangsungan hidup usahanya.
Untuk mencapai tujuannya perusahaan harus mengelola semua sumber
daya yang dimilikinya seoptimal mungkin supaya perusahaan dapat menghasilkan
dan menawarkan produk yang dibutuhkan dan diinginkan konsumen dengan
kualitas tinggi pada harga yang memadai.
Menurut Skousen (2005:323), persediaan merupakan bagian utama dari
modal kerja yang merupakan aktiva yang pada setiap saat mengalami perubahan.
Persediaan adalah salah satu sumber daya penting penting bagi kelangsungan
hidup perusahaan, karena disamping merupakan aset yang nilainya paling besar
dibanding aktiva lancar lainnya dalam neraca perusahaan, juga disebabkan sumber
utama pendapatan perusahaan dagang berasal dari hasil penjualan persediaannya
ini.
Persediaan adalah aktiva perusahaan yang memiliki nilai materil dalam
jumlah yang relatif besar, serta merupakan aktiva yang sensitif terhadap waktu,
penurunan harga pasar, kerusakan dan kelebihan biaya yang disebabkan oleh
kesalahan dalam penanganannya. Untuk mengatasi permasalahan tersebut maka
perlu dilakukan pengendalian internal dan pengelolaan persediaan dengan baik.
Aktivitas pengelolaan persediaan meliputi pengarahan arus dan
penanganan persediaan secara wajar mulai dari pengadaannya, penyimpanannya,
sampai pengeluarannya. Persediaan harus ada pada waktu yang diperlukan,
dengan kuantitas dan kualitas yang memadai, pada tempat yang tepat dan harga
yang wajar. Pengabaian salah satu tanggungjawab yang menyangkut persediaan
akan membawa dampak negatif bagi kelancaran operasi perusahaan.
Selain itu, lemahnya pengendalian internal atas persediaan akan membuat
yang timbul akibat terjadinya penyimpangan dan kesalahan pengelolaan ini pada
umumnya cukup besar.
Oleh karena itu diperlukan suatu pengendalian internal yang memadai
terhadap persediaan pada suatu perusahaan. Pengendalian internal suatu
perusahaan terdiri dari kebijakan dan prosedur yang diciptakan untuk memberi
jaminan yang memadai agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Kebijakan adalah
pedoman yang dibuat manajemen untuk mencapai tujuan perusahaan dan prosedur
merupakan langkah-langkah yang harus dilakukan.
Menurut Fitrizal (2013) Pengendalian internal dapat mencegah kerugian
atau pemborosan pengolahan sumberdaya perusahaan. Dengan adanya
pengendalian internal yang baik dan teratur dalam mengelola persediaan, maka
pimpinan perusahaan akan memperolah laporan-laporan yang bermanfaat untuk
meningkatkan efektivitas perusahaan, juga membantu dalam mengambil
kebijakan keputusan maupun pertanggungjawaban dalam memimpin perusahaan.
Pengendalian internal atas persediaan diharapkan dapat menciptakan aktivitas
pengendalian terhadap perusahaan yang efektif dalam menentukan jumlah
persediaan yang optimal yang harus dimiliki perusahaan, mencegah berbagai
tindakan pelanggaran dan penyelewengan yang dapat merugikan perusahaan,
pelanggaran terhadap kebijakan yang ditetapkan atas persediaan, serta
memberikan pengamanan fisik terhadap persediaan dari pencurian dan kerusakan.
Selain itu, pengendalian internal atas persediaan akan sangat membantu
perusahaan mencegah terjadinya kesalahan dalam penanganan persediaan. Hal ini
dapat diatasi dengan penerapan sistem informasi akuntansi perusahaan tersebut
terutama fungsi pencatatan persediaannya. Jika prosedur pencatatan persediaan
sejak awal dan akhir sudah dilakukan dengan benar, penjumlahan dalam laporan
keuangan akan baik dan benar.
Untuk mengatasi permasalahan di atas maka perlu dilakukan pengendalian
internal persediaan dengan baik. Pengendalian internal yang baik harus ditunjang
dengan sistem informasi akuntasi persediaan yang memadai pula.
PT. Pertamina Patra Niaga adalah suatu perusahaan yang bergerak di
bidang penjualan Bahan Bakar Minyak (BBM). Dalam kegiatan usahanya,
jumlahnya karena perubahan suhu dan harganya yang mahal membuka
kesempatan untuk tindakan penyelewengan. Oleh karena itu, PT. Pertamina Patra
Niaga memerlukan informasi persediaan BBM yang akurat agar penjualan
perusahaan dapat berjalan lancar. Dan Vendor Held Stock merupakan suatu sistem yang diterapkan oleh PT Pertamina Patra Niaga dalam mengelola persediaannya.
Dari uraian di atas, penulis memandang bahwa pentingnya pengendalian
internal dalam sistem informasi akuntansi persediaan. Maka penulis memilih judul
“Peranan Sistem Vendor Held Stock dalam Menunjang Pengendalian Internal Persediaan pada PT. Pertamina Patra Niaga”.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang yang dikemukakan diatas, maka peneliti
akan mengkaji sistem persediaan dengan rumusan sebagai berikut:
1. Apakah sistem Vendor Held Stock pada PT. Pertamina Patra Niaga
Medan sudah memadai dan handal dan bagaimana proses input dan output data
persediaan perusahaan tersebut?
2. Apakah sistem dan prosedur pengolahan data persediaan melalui sistem
Vendor Held Stock yang diterapkan perusahaan mampu menjamin terlaksananya
sistem pengendalian yang efektif?
3. Apakah karyawan yang terlibat dalam pengelolaan persediaan sudah
bekerja dengan optimal?
1.3. Tujuan Penelitian
Berdasarkan latar belakang dan permasalahan yang telah dikemukakan
sebelumnya, maka tujuan penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui apakah sistem Vendor Held Stock pada PT.
Pertamina Patra Niaga Medan masih efektif dan handal dan bagaimana proses
input data dan output persediaan perusahaan tersebut.
2. Untuk mengetahui apakah sistem dan prosedur pengolahan data
perusahaan mampu menghasilkan informasi yang handal dan mampu menjamin
terlaksananya sistem pengendalian yang efektif.
3. Untuk mengetahui apakah karyawan yang terlibat dalam pengelolaan
persediaan sudah bekerja dengan optimal.
1.4. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah :
1. Memberikan rekomendasi atas berbagai alternatif pilihan yang tersedia bagi
manajemen perusahaan dalam memilih sistem informasi yang paling sesuai
dengan kebutuhan operasional perusahaan. Sehingga diharapkan dengan
memberikan rekomendasi keputusan yang terbaik bagi manajemen puncak
perusahaan, maka sistem informasi dan teknologi informasi yang dimiliki dapat
dimanfaatkan secara optimal oleh perusahaan.
2. Bagi lembaga pendidikan dapat bermanfaat untuk memberikan bahan dan
perbandingan dalam kegiatan penelitian selanjutnya,serta pengembangan Ilmu
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Landasan Teori
2.1.1. Akuntansi Persediaan
AICPA (American Institute of Certified Public Accountants), mendefinisikan akuntansi adalah sebagai aktivitas jasa yang berfungsi
untuk memberikan informasi kuantitatif terutama keuangan, kegiatan
ekonomi yang dimaksudkan agar menjadi berguna untuk membuat
keputusan dalam menentukan pilihan.
Dari definisi di atas disimpulkan bahwa akuntansi bertujuan
menghasilkan informasi yang digunakan oleh pihak-pihak di dalam
perusahaan (manajemen) dan berbagai pihak diluar perusahaan (pemegang
saham, pemeriksa pajak, investor, kreditor) yang mempunyai kepentingan
terhadap kegiatan usaha tersebut.
Menurut (standar akuntansi keuangan, 1999) pengertian persediaan
adalah aktiva:
1. Yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal;
2. Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan; atau
3. Dalam bentuk bagan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam
proses produksi atau pemberian jasa
Pengertian persediaan dalam hal ini adalah sebagai suatu aktiva
yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk
dijual dalam suatu periode waktu tertentu atau persediaan barang-barang
yang masih dalam pengerjaan atau proses produksi, ataupun persediaan
bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi.
Pada prinsipnya persediaan mempermudah atau memperlancar
kegiatan operasi perusahaan, yang harus dilakukan secara berturut-turut
untuk memproduksi barang-barang, serta selanjutnya menyampaikannya
kepada para pelanggan atau konsumen. Adapun alasan diperlukannya
1. Dibutuhkannya waktu untuk menyelesaikan operasi produksi dan untuk
memindahkan produk dari suatu tingkat proses ke tingkat proses lainnya
yang disebut persediaan dalam proses dan pemindahan
2. Alasan organisasi, untuk memungkinkan suatu unit membuat jadwal
operasinya secara bebas tidak tergantung dari yang lainnya.
Hal-hal yang perlu diungkapkan dalam laporan keuangan sehubungan dengan
persediaan meliputi:
1. Persediaan disajikan dalam kelompok aset lancar pada neraca pemerintah
berdasarkan harga perolehan terakhir
2. Penjelasan lebih lanjut persediaan seperti barang atau perlengkapan yang
digunakan dalam pelayanan masyarakat, barang atau perlengkapan yang
digunakan dalam proses produksi, barang yang disimpan untuk dijual atau
diserahkan kepada masyarakat, dan barang yang masih dalam proses
produksi yang dimaksudkan untuk dijual atau diserahkan kepada
masyarakat;
3. Kondisi persediaan; persediaan dengan kondisi rusak atau usang, tidak
dilaporkan dalam neraca, tetapi diungkapkan dalam Catatan atas Laporan
Keuangan. Karena sudah rusak, sedangkan neraca hanya mencatat yang
masih layak pakai
2.1.2. Manajemen Persediaan
Manajemen berasal dari kata to manage yang artinya mengatur.
Pengaturan dilakukan melalui proses dan diatur berdasarkan urutan dari
fungsi-fungsi manajemen itu. Jadi manajemen itu merupakan suatu proses
untuk mewujudkan tujuan yang diinginkan. Yohanes Yahya (2006)
memberikan pengertian manejemen sebagai berikut:
“Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasiaan, pengarahan dan
pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber
Menurut Mary Parker Follet Manajemen Adalah sebagai seni
menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa
seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk
mencapai tujuan organisasi
Menurut Ricky W. Griffin Manajemen Adalah sebagai sebuah
proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan
pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan
efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan
perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan
secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.
Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa
manajemen adalah suatu proses bekerja untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan sebelumnya secara efektif dan efisien dengan menggunakan
orang-orang melalui perencanaan, pengaturan, kepemimpinan dan
pengendalian dengan memanfaatkan sumber daya yang tersedia.
Manajemen Persediaan adalah serangkaian kegiatan mengelola
bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi
tujuan tertentu, misalnya untuk digunakan dalam proses produksi atau
perakitan, untuk dijual kembali, atau untuk suku cadang dari suatu
peralatan atau mesin.
2.1.3. Sistem Informasi Persediaan
Sistem informasi persediaan merupakan salah satu cara untuk
menyajikan suatu informasi mengenai persediaan kepada pihak
manajemen di dalam suatu perusahaan.
Sedangkan tujuan penyusunan sistem informasi persediaan yang
terdiri dari sistem dan prosedur persediaan menurut Midjan dan Susanto
(2001 : 150) adalah untuk dapat menangani hal-hal sebagai berikut:
1. Sebagian besar kekayaan perusahaan dagang dan industri pada umumnya
prosedurnya agar persediaan selain dapat ditingkatkan efisiensinya, juga
dapat ditingkatkan efektivitasnya.
2. Persediaan bagi perusahaan dagang dan industri harus diamankan dari
kemungkinan pencurian, terbakar, kerusakan dan lain-lain demi
mempertahankan kontinuitas perusahaan.
3. Perusahaan harus ditangani dengan baik, selain penyimpanan dan
pengeluarannya juga pemasukannya ke perusahaan. Kesalahan dalam
pemasukan yang disebabkan karena harga dan kualitas akan
mempengaruhi baik terhadap hasil produksi juga terhadap harga pokok
penjualannya.
Dari teori di atas dapat disimpulkan bahwa persediaan yang ada di
dalam perusahaan sudah seharusnya ditangani dengan baik oleh pihak
yang pertanggungjawab dalam menanganinya, karena sebagian besar
kekayaan perusahaan itu tertanam dalam persediaan perusahaan. Oleh
karena itu, diperlukan sistem informasi akuntansi persediaan bahan baku
sebagai alat bantu dalam pencapaian tujuan perusahaan.
A. Siklus Pendapatan
Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan
pemrosesan informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan
barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran
dari penjualan – penjualan tersebut.Siklus Pendapatan merupakan prosedur
pendapatan dkimulai dari bagian penjualanotorisasi kredit, pengambilan
barang, penerimaan barang, penagihan sampai denganpenerimaan kas.
Empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus
pendapatan :
1. Penerimaan pesanan dari para pelanggan
a. Mengambil pesanan pelanggan
b. Persetujuan kredit
c. Memeriksa ketersediaan persediaan
d. Menjawab permintaan pelanggan
a. Ambil dan pak pesanan
b. Kirim pesanan
3. Penagihan dan piutang usaha
a. Penagihan
b. Pemeliharaan data piutang usaha
c. Pengecualian : Penyesuaian rekening dan penghapusan
4. Penagihan kas
a. Menangani kiriman uang pelanggan
b. Menyimpannya ke bank
Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang
tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.
1. Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar
2. Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi)
3. Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat
4. Semua transaksi dicatat dengan akurat
5. Asetdijaga dari kehilangan ataupun pencurian
6. Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif
B. Siklus Biaya
Siklus akuntansi biaya dalam suatu perusahaan sangat dipengaruhi
oleh siklus kegiatan usaha perusahaan tersebut.
1. Siklus kegiatan perusahaan dagang dimulai dengan pembelian barang
dagangan dan (tanpa melalui pengolahan lebih lanjut) diakhiri dengan
penjualan kembali barang dagangan tersebut. Dalam perusahaan tersebut,
siklus akuntansi biaya dimulai dengan pencatatan harga pokok barang
dagangan yang dibeli dan berakhir dengan penyajian harga pokok barang
dagangan yang dijual. Tujuan akuntansi biaya dalam perusahaan dagang adalah
untuk menyajikan informasi harga pokok barang dagangan yang dijual, biaya
2. Siklus kegiatan perusahaan jasa dimulai dengan persiapan penyerahan jasa dan
berakhir dengan penyerahan jasa kepada pemakainya. Siklus akuntansi
biayanya dimulai dengan pencatatan biaya persiapan penyerahan jasa dan
berakhir dengan disajikannya harga pokok jasa yang diserahkan. Akuntansi
biaya dalam perusahaan jasa bertujuan untuk menyajikan informasi harga
pokok per satuan jasa yang diserahkan kepada pemakai jasa.
3. Siklus kegiatan perusahaan manufaktur dimulai dengan pengolahan bahan baku
di bagian produksi dan berakhir dengan penyerahan produk jadi ke bagian
gudang. Siklus akuntansi biayanya dimulai dengan pencatatan harga pokok
bahan baku yang dimasukkan dalam proses produksi, dilanjutkan dengan
pencatatan biaya tenaga kerja langsung, dan biaya overhead pabrik yang
dikonsumsi untuk produksi, serta berakhir dengan disajikannya harga pokok
produk jadi yang diserahkan oleh bagian produksi ke bagian gudang.
2.1.4. Sistem Pengendalian Persediaan
Untuk dapat memahami pengendalian internal terhadap persediaan
maka penulis akan menguraikan terlebih dahulu apa itu pengendalian
intern. Pengendalian intern berfungsi sebagai alat untuk membantu
pimpinan perusahaan menilai struktur organisasi serta kegiatan yang
dijalankan perusahaan sehingga dapat mencegah dan menghindari
penyelewengan dan kecurangan yang dapat menghambat tercapainya
tujuan yang diharapkan oleh perusahaan.
Pengendalian intern merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari
sistem informasi akuntansi. Tanpa dukungan pengawasan intern yang
memadai, sistem informasi akuntansi tidak akan dapat menghasilkan
informasi yang handal untuk pengambilan keputusan. Pengendalian intern
yang diterapkan pada sistem informasi akuntansi sangat berguna untuk
mencegah dan menjaga hal-hal yang tidak diinginkan. Pengawasan intern
juga dapat digunakan untuk mengecek kesalahan-kesalahan.
Menurut Joseph W. Wikinson (1995, hal 101) “ Sistem informasi
sistem dijalankan dengan baik maka pengawasan pun akan lebih mudah
untuk dilaksanakan, karena banyak informasi yang dihasilkan dari sistem
informasi akuntansi digunakan oleh manajemen untuk mengendalikan
operasi ”.
Melalui sistem informasi inilah terkumpul dan tercatat seluruh transaksi
dan bukti-bukti kegiatan perusahaan, yang kemudian disampaikan kepada yang
memerlukan. Pengawasan intern dalam perusahaan oleh manajemen sistem
informasi akuntansi sebagai salah satu alat pengawas intern harus dirancang
dengan baik agar dapat membantu tiap-tiap kepala bagian dengan mengumpulkan
informasi serta menetapkan titik pengecekan atas pekerjaan seorang pegawai
dalam hubungannya dengan pegawai lain agar pimpinan memperoleh keyakinan
bahwa pengawasan intern yang diciptakan berjalan efektif.
A. Definisi Pengendalian Internal
Pengertian pengendalian internal menurut COSO (Committee of
Sponsoring Organization) studi dalam SAS No. 78 yang dikutip oleh Arens, dkk (20003) adalah sebagai berikut:
“Internal control is a process, effected by an entity’s board of directors, management, and other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives in the following categories: (1) effectiveness and efficiency of operations; (2) reliability of financial reporting; (3) compliance with applicable laws and regulations.”
Pengertian di atas menyatakan bahwa pengendalian internal merupakan
proses yang dilaksanakan oleh dewan komisaris, manajemen dan pimpinan
yang berada di bawah mereka untuk memberikan kepastian yang layak
bahwa tujuan pengendalian tercapai, yaitu:
1. efektivitas dan efisiensi operasi;
2. keandalan laporan keuangan;
3. ketaatan terhadap hukum dan peraturan.
Berdasarkan defines pengendalian internal yang dikemukakan COSO
dalam SAS No. 78 yang dikutip oleh Arens, dkk (2003) di atas bahwa
tujuan pengendalian internal adalah sebagai berikut:
(1) effectiveness and efficiency of operations; (2) reliability of financial reporting;
(3) compliance with applicable laws and regulations.
Tujuan pengendalian internal ini dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Efektivitas dan efisiensi operasi
Pengendalian internal dimaksudkan untuk menghindarkan
pengulangan kerjasama yang tidak perlu dan pemborosan dalam seluruh
aspek usaha serta mencegah penggunaan sumber daya yang tidak efisien.
2. Keandalan laporan keuangan
Agar dapat menyelenggarakan operasi usahanya, manajemen memerlukan
informasi yang akurat. Oleh karena itu dengan adanya pengendalian
internal diharapkan dapat menyediakan data yang dapat dipercaya, sebab
dengan adanya data atau catatan yang andal memungkinkan akan
tersusunnya laporan keuangan yang dapat diandalkan.
3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan
Pengendalian internal dimaksudkan untuk memastikan bahwa segala
peraturan dan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen untuk menjapai
tujuan perusahaan dapat ditaati oleh karyawan perusahaan.
Pengendalian internal mengarah pada sebuah proses produksi karena
pengendalian internal menyatu dalam kegiatan operasi organisasi dan
merupakan bagian integral kegiatan utama manajemen yaitu perencanaan,
pelaksanaan dan pengawasan.
Setiap perusahaan memiliki karakteristik atau sifat-sifat khusus yang
berbeda. Karena perbedaan karakteristik tersebut, pengendalian internal
yang baik pada suatu perusahaan belum tentu baik untuk perusahaan
lainnya. Oleh sebab itu untuk dapat menciptakan pengendalian internal
harus memperhatikan faktor-faktor yang dapat memepengaruhi tujuan
perusahaan secara keseluruhan.
Unsur-unsur pengendalian internal menurut COSO 1992 dalam SAS No.
78 dikutip oleh Arens, dkk (2003) terdiri dari lima unsur, yaitu:
1. Control Environment
2. Risk Assesment
3. Control Activites
4. Information and Communication
5. Monitoring
Unsur-unsur pengendalian internal tersebut merupakan proses yang
diperlukan untuk mencapai tujuan pengendalian internal. Kelima unsur
pengendalian internal tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian internal mencerminkan sikap dan tindakan
manajemen mengenai pengendalian lingkungan perusahaan. Lingkungan
mempengaruhi kebijakan dan prosedur pengendalian. Faktor-faktor
tersebut adalah sebagai berikut:
a. Integrity and Ethical Value (Nilai integritas dan etika)
Etika dan kejujuran merupakan dasar bagi pengendalian yang
dilakukan oleh manajemen dalam mengurangi dan meredam tindakan
penyelewengan yang dilakukan oleh individu-individu dalam perusahaan
b. Commitment to Competent (Komitmen terhadap kompetensi)
Komitmen terhadap kompetensi termasuk pertimbangan
manajemen akan kecakapan seseorang dalam menyelesaikan tugas-tugas
keahlian dan pengetahuan yang dibutuhkan. Komitmen terhadap
kompetensi meliputi pertimbangan manajemen dan keahlian yang
dibutuhkan. Kompetensi adalah pengetahuan yang diperlukan untuk
melaksanakan tugas-tugas individu.
c. Participation of the Board of Director or Audit Committee (Partisipasi Dewan
Komisaris dan Komite Pemeriksa)
Dewan komisaris dan komite pemeriksa sangat mempengaruhi
kesadaran pengendalian dari perusahaan. Komite pemeriksa atau komite
audit adalah direktur-direktur yang bukan merupakan bagian dari tim
manajemen. Dewan komisaris dan komite pemeriksa harus melaksanakan
tanggung jawab yang yang dipercayakan kepada mereka dengan baik dan
mengawasi secara aktif pelaporan kebijakan serta prosedur perusahaan.
d. Management’s Philosophy and Operating Style (Filosofi Manajemen dan Gaya
Operasi)
Filosofi manajemen adalah seperangkat keyakinan dasar yang
menjadi parameter bagi manajemen perusahaan dan karyawannya. Filosofi
manajemen merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang
seharusnya tidak dikerjakan oleh manajemen. Gaya operasi mencerminkan
ide manajer tentang bagaimana operasi suatu kesatuan usaha harus
dilaksanakan. Filosofi dan gaya operasi manajemen mempengaruhi
kualitas pengendalian internal.
e. Organizational Structure (Struktur Organisasi)
Individu bergabung dalam organisasi dengan maksud utama untuk
mencapai tujuan yang tidak dapat dicapai dengan kemampuan yang
dimilikinya sendiri. Struktur organisasi mencerminkan pembagian
wewenang di dalam suatu organisasi dalam mencapai tujuan organisasi.
Dengan pembagian wewenang yang jelas, organisasi akan dapat
tujuan organisasi. Disamping itu, dengan pembagian wewenang yang jelas
akan memudahkan pertanggungjawaban dalam melaksanakan tugasnya.
f. Assignment of Authority and Responsibility (Pelimpahan wewenang dan
tanggung jawab)
Faktor ini meliputi bagaimana wewenang dan tanggung jawab
untuk aktivitas operasi dilimpahkan dan bagaimana melaporkan hirarki
wewenang dalam hubungan-hubungan yang telah dibentuk, juga meliputi
kebijakan-kebijakan sehubungan dengan praktek bisnis yang berlaku,
pengetahuan dan pengalaman personel, sumber-sumber yang ada untuk
melaksanakan pekerjaan. Ini juga meliputi kebijakan dan komunikasi yang
diarahkan kepada keyakinan bahwa seluruh personel memahami
tujuan-tujuan perusahaan, mengetahui tindakan-tindakan bagaimana mereka
saling berhubungan dan mendukung tujuan-tujuan tersebut, serta
menyadari bagaimana dan untuk apa melaksanakan tanggungjawabnya.
g. Human Resource Policies and Practies (Praktir dan kebijakan personalia)
Suatu pengendalian yang baik tidak dapat menghasilkan informasi
keuangan yang handal jika dilaksanakan oleh karyawan yang tidak
kompeten dan tidak jujur. Karenanya penting bagi perusahaan untuk
memiliki karyawan yang kompeten dan jujur agar tercipta lingkungan
pengendalian yang diharapkan, maka perusahaan perlu memiliki metode
yang baik dalam menerima karyawan, mengembangkan kompetensi
mereka, menilai prestasi dan memberikan kompensasi atas prestasi mereka
D. Perancangan Pengendalian Internal
Dalam merancang pengendalian intern (Mulyadi, 1995) perlu
diperhatikan elemen pokok sistem pengendalian intern, yaitu:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tegas. Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab
fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan
cukup terhadap harta, utang, pendapatan dan biaya.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi tiap unit organisasi.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawab.
Di antara empat elemen pokok sistem pengawasan (pengendalian)
intern tersebut diatas, elemen karyawan yang bermutu merupakan elemen
sistem pengawasan yang paling penting. Jika karyawan kompeten
(competent: meliputi kombinasi keahlian, pengetahuan,
ketelitian/ketekunan dan cukup wewenang), dan dapat dipercaya, berbagai
sistem pengawasan intern yang lain dapat ditiadakan.
E. Aktivitas Pengendalian 1. Pembagian Tugas
Ada empat pedoman dalam pembagian tugas untuk mencegah kekeliruan
yang disengaja maupun tidak menjadi perhatian khusus:
a. Pemisahan Pengelolaan Aktiva - Akuntasi
Alasan untuk tidak memperkenalkan satu orang memegang tanggungjawab
atas seluruh aktivitas ialah untuk menghindarkan perusahaan dari
penipuan. Misalnya, jika kasir menerima uang masuk dan sekaligus
pembukuan kas maupun piutang, akan sangat besar kemungkinannya
bahwa dia akan menerima pembayaran dari seorang pelanggan, kemudian
memanipulasi perkiraan pelanggan tersebut dengan cara tidak
membukukan penjualan atau mencatat kredit palsu di dalam perkiraan itu.
Contoh lain pemisahan fungsi yang tidak memadai ialah pembagian gaji
oleh petugas pembukuan yang bertugas menangani gaji karyawan, serta
pengolahan catatan persediaan barang oleh karyawan bagian gudang.
b. Pemisahan Otorisasi - Penanganan Aktiva
Sebaiknya orang yang memberi otorisasi transaksi tidak turut
berpartisipasi dalam pengendalian terhadap aktiva yang bersangkutan.
pembayaran faktur penjualan, sekaligus menandatangani cek untuk
pembayaran tagihan atas faktur tersebut. Demikian pula, otorisasi untuk
menambah karyawan baru atau mencoret karyawan yang keluar dari daftar
gaji, tidak boleh dilakukan oleh orang yang bertanggungjawab membayar
gaji.
c. Pemisahan tugas dalam fungsi akuntansi
Sistem akuntansi dapat dikatakan kurang baik apabila dalam sistem
tersebut seorang karyawan bertanggungjawab untuk mencatat transaksi,
dari sejak tahap pertama pembukuan sampai dengan akhir berupa posting
dalam buku besar dan pelaporan. Ini memperbesar kemungkinan bahwa
kesalahan yang tidak disengaja akan tetap tidak terungkap, dan mendorong
pelaksanaan kerja yang serampangan.
d. Pemisahan operasi/akuntansi/pencatatan
Fungsi/unit dan laporan akuntansi mempunyai sifat independen
terhadap kegiatan unit fungsional lain dari segi pandang pucuk pimpinan
organisasi perusahaan. Apabila masing-masing departemen atau divisi
menyelenggarakan pembukuan dan pelaporannya sendiri-sendiri, akan
timbul kecenderungan untuk berat sebelah (subyekyif) mengenai
hasil/kegiatan yang dilaporkan. Oleh karena itu untuk mencegah hal
semacam itu secara khusus bagian penanganan catatan harus berada dalam
departemen tersendiri dibawah pengawasan seorang kontroler.
2. Prosedur Otorisasi
Agar sistem pengendalian dapat berhasil dengan baik, setiap
transaksi harus diotorisasi dengan semestinya. Apabila seseorang dalam
organisasi dapat melakukan pembelian dan penjualan aktiva dengan
sekehendak hatinya, pasti akan timbul kekacauan. Otorisasi dapat
diberikan dalam bentuk umum maupun khusus. Otorisasi umum berarti
bahwa manajemen menetapkan kebijakan yang dirumuskan untuk
dengan memberikan otorisasi untuk setiap transaski, dalam batasan yang
telah ditetapkan.
3. Dokumen dan Catatan Memadai
Dokumen dan catatan akuntansi merupakan obyek fisik untuk
membawa data (dokumen sumber, source document) ataupun
membukukan setiap transaksi, diikhtisarkan, dan dilaporkan.
Dokumen maupun catatan akuntansi untuk pencatatan setiap
transaksi merupakan unsur penting dalam sistem, namun biasanya
dokumen yang tidak memadai dapat menyebabkan timbulnya masalah
pengendalian yang lebih besar.
Beberapa prinsip tertentu menandai dan penggunaan yang tepat
mengenai dokumen dan catatan akuntansi adalah sebagai berikut:
a. Diberikan nomor urut
b. Dibuat pada saat yang sama ketika terjadi transaksi, atau segera sesudahnya
(mempengaruhi ketepatan waktu).
c. Cukup sederhana agar benar-benar mudah dimengerti.
4. Pengamanan Fisik
Pengamanan fisik sangat penting, terutama untuk tujuan safeguarding
assets. Pengamanan fisik tersebut merupakan salah satu bentuk
pengenalian intern.
5. Verifikasi Independen
Disamping istilah sistem pengawasan intern (internal controls), dikenal
pula istilah internal check. Internal check ialah istilah teknik akuntansi,
yaitu cek kecermatan data antara hasil dua orang atau lebih atas satu
transaksi yang sama, namun saling tidak mempengaruhi karena mereka
bekerja tidak terkait (independent).
Persediaan merupakan aset lancar yang seringkali jumlahnya
material dalam suatu perusahaan (kecuali perusahaan jasa atau perusahaan
tertentu yang tidak mempunyai persediaan dalam kegiatan operasional
bisnisnya). Oleh karena itu pengendalian internal atas persediaan haruslah
memadai, sehingga resiko terjadinya tindakan kecurangan maupun
kesalahan (fraud and error) dapat dihindari.
Pengendalian terhadap persediaan yang dimiliki perusahaan tidak
hanya saat persediaan telah berada di dalam gudang perusahaan, namun
dimulai pada saat awal transaksi pengadaan persediaan, penyimpanan,
hingga persediaan tersebut digunakan untuk transaksi baik antar
departemen maupun transaksi dengan pihak ketiga. Pengendalian internal
idealnya terdapat pada manajemen persediaan (dari transaksi awal hingga
transaksi pengeluaran persediaan), penilaian persediaan, serta perhitungan
jumlah persediaan. Bentuk pengendalian dapat berupa otorisasi kepala
departemen dalam setiap transaksi persediaan. Selain itu juga adanya
pemisahan tugas dalam siklus persediaan berperan sebagai penguat
pengendalian perusahaan.
Pemisahan tugas (segregation of duties) sangatlah penting dalam
pengendalian internal persediaan. Karena dengan adanya pemisahan tugas,
maka resiko terjadinya tindak kecurangan oleh satu oknum dapat
diminimalisir. Pemisahan tugas pada siklus persediaan dapat berupa
pemisahan fungsi pada:
1. Pembelian persediaan
2. Input pesanan pembelian
3. Otorisasi pembelian persediaan
4. Verifikasi dan proses penerimaan persediaan
5. Jadwal produksi persediaan (untuk perusahaan manufaktur)
6. Otorisasi produksi atau permintaan transfer barang (untuk perusahaan
manufaktur)
7. Terima/transfer barang ke/dari departemen produksi (untuk perusahaan
8. Pengolahan Persediaan (dari bahan baku menjadi barang setengan jadi,
atau dari barang setengah jadi menjadi barang jadi)
9. Pengiriman persediaan ke customer
10.Pencatatan transaksi persediaan
11.Tanggung jawab penghitungan persediaan
12.Menyetujui Perubahan Inventarisasi Biaya / Quantity (termasuk
pembuangan)
13.Memelihara catatan persediaan
14.Mengedit Inventarisasi Master File
15.Akses dan / atau kustodian untuk persediaan
Selain adanya pemisahan tugas, pengendalian juga dapat disusun
dengan mengadakan pemantauan secara rutin terhadap jumlah persediaan
yang dimiliki oleh perusahaan. Dengan adanya observasi dan pemantauan
secara rutin, maka akan diketahui jumlah persediaan secara riil sesuai
dengan yang terdapat di catatan perusahaan, dan jika terdapat selisih maka
catatan perusahaan dapat segera di update sehingga jumlah yang terdapat
pada laporan keuangan perusahaan akan sesuai dengan jumlah yang nyata
terdapat pada fisik perusahaan.
Pengecekan fisik persediaan juga bertujuan untuk melihat fisik
persediaan yang terdapat dalam gudang, apakah ada persediaan yang
rusak, usang ataupun mengalami penyusutan. Selain melakukan
pengecekan fisik yang terdapat di dalam gudang perusahaan, pengecekan
fisik juga dilakukan di gudang lain tempat perusahaan menyimpan
persediaannya. Hal ini sesuai dengan SA 331 tentang sediaan yang
menjadi landasan bagi auditor dalam melakukan pemeriksaan persediaan,
dimana disana disebutkan bahwa pemeriksaan persediaan juga dilakukan
di gudang lain tempat perusahaan menyimpan barang persediaannya.
Untuk itu manajemen perusahaan hendaknya juga melakukan
prosedur pemeriksaan (opname) persediaan sebagai langkah preventif
untuk mencegah terjadinya error and fraud pada persediaan yang dimiliki
perusahaan. Sehingga pengendalian internal atas seluruh persediaan yang
pemisahan tugas, namun juga pengendalian yang berupa pengecekan
secara langsung terhadap persediaan.
Adanya pengendalian atas persediaan yang dimiliki oleh
perusahaan adalah hal yang penting. Mengingat jumlah persediaan yang
seringkali material dalam aset yang dimiliki perusahaan. Sehingga
terjadinya kerugian dalam laporan keuangan perusahaan akibat adanya
kesalahan maupun kecurangan dapat diantisipasi.
Pengendalian internal persediaan yang baik, mengharuskan:
1. Terdapat pemisahan fungsi yang jelas dan tegas antara fungsi otorisasi,
pencatatan dan penyimpanan
2. Pencatatan persediaan dilakukan secara terus menerus. Pencatatan dilakukan
baik dalam buku besar maupun buku pembantu (kartu gudang dan kartu
piutang)
3. Penerimaan dan pengeluaran persediaan diawasi secukupnya dengan
menggunakan bukti penerimaan dan pengeluaran yang sudah diberi nomor
urut.
4. Inventarisasi fisik dilakukan paling sedikit setahun sekali
2.1.5. Sistem Vendor Held Stock
Pengelolaan persediaan merupakan salah satu kegiatan usaha perusahaan
yang paling penting. Salah satu konsep pengelolaan persediaan adalah
Vendor-Managed Inventory. Konsep ini berjalan dimana vendor atau supplier yang
bertanggungjawab memonitor dan mengatur persediaan konsumen (Evans, 2007).
Menurut Andre Steyndberg (2003) pengertian sistem Vendor Held Stock
adalah routing of demands for specific goods/items directly to supplier warehouse on warehouse requisitions rather than to the mine warehouse.
Kesimpulan dari penelitian ini diantaranya : (a) PT. Cemara
Cahaya Cemerlang memiliki struktur organisasi garis lurus, (b) prosedur
pengambilan barang gudang perusahaan ini sudah cukup efektif, (c) sistem
otorisasi telah dilakukan oleh masing-masing kepala bagian namun pada
prosedur pengeluaran barang tidak memiliki otoriisasi bagian gudang, (d)
persediaan dicatatat dengan metode perpetual dan melakukan program
inventory control sehingga semua bagian dapat mengetahui informasi
tentang persediaan, (e) perushaaan ini telah menggunakan formulir
bernomor urut cetak pada setiap transakasi, (f) tidak ada internal cek pada
prosedur penerimaan dan pengeluaran barang, (g) karyawan yang bekerja
di perusahaan ini telah ditempatkan sesuai dengan keahlian
masing-masing.
Penelitian yang dilakukan oleh Indrayani adalah untuk mengetahui
perencanaan dan pengawasan persediaan bahan baku bada PT. Serasi Jaya
Tebing Tinggi Deli. Kesimpulan dari hasil penelitian yang dilakukan oleh
Indrayani menunjukkan perencanaan persediaan pada perusahaan tersebut
belum efektif karena tidak adanya anggaran pembelian, pemakaian bahan
baku. Semenetara pengawasan atas persediaan sudah efektif karena PT.
Serasi Jaya Tebing Tinggi telah melakukan pengawasan fisik, pengawasan
akuntansi dan jumlah yang dibutuhkan.
Tabel 2.1.
Tinjauan Penelitian Terdahulu
No Nama
(a) struktur organisasi
perusahaan garis
lurus, (b) prosedur
pengambilan
n
efektif, (c) sistem
otorisasi telah
bagian gudang, (d)
persediaan
urut cetak pada
setiap transakasi,
(f) tidak ada
internal cek pada
penerimaan dan
belum efektif karena tidak
adanya anggaran
efektif karena PT.
Serasi Jaya Tebing
(20
telah efektif dan
tercapainya tujuan
sistem informasi akuntansi
persediaan yang
diterapkan pada
Rumah Sakit Santo
Medis
Rumah Sakit Santo
emen
2.3. Kerangka Konseptual dan Hipotesis Penelitian 2.3.1. Kerangka Konseptual
Kerangka konseptual merupakan sintesis atau ekstrapolasi dari
kejadian teori yang mencerminkan keterkaitan antara variabel yang diteliti
dan merupakan tuntunan untuk memecahkan masalah penelitian serta
merumuskan hipotesis dan merupakan tempat penulis memberikan
penjelasan tentang hal-hal yang berhubungan dengan variabel ataupun
masalah yang ada dalam penelitian.
Pada dasarnya setiap perusahaan, khususnya perusahaan industri
selalu membutuhkan persediaan, karena tanpa adanya persediaan maka
para pengusaha dihadapkan pada risiko bahwa perusahaannya pada suatu
waktu tidak dapat memenuhi keinginan pelanggan yang memerlukan dan
Istilah persediaan, umumnya ditujukkan pada barang-barang yang
dimiliki perusahaan untuk dijual kembali dalam operasi normal
perusahaan. Persediaan sangat penting bagi perusahaan karena berfungsi
menghubungkan antara operasi yang berurutan dalam pembuatan suatu
barang dan menyampaikannya kepada konsumen secara tepat waktu. Hal
ini dapat mempermudah dan memperlancar jalannya operasi perusahaan,
sehingga keuntungan yang diharapkan itu lebih besar dari biaya-biaya
yang ditimbulkannya.
Perusahaan dalam melaksanakan persediaan tentunya memerlukan
berbagai informasi yang menyangkut masalah persediaan agar menejer
dapat melakukan aktivitas proses produksinya dengan lancar. Informasi
yang diperlukan tersebut dapat disediakan oleh suatu sistem informasi
akuntansi yang memadai, sehingga bisa menunjang kelancaran proses
produksi perusahaan.
Jadi, sistem informasi akuntansi persediaan dapat menunjang
kelancaran proses produksi, di mana bisa menunjang proses produksi
berjalan sesuai dengan rencana, dan dapat menghasilkan kualitas barang
sesuai dengan yang diharapkan perusahaan.
Dalam mendukung berjalannya sistem informasi akuntansi
persediaan yang lancar maka diperlukan pengendalian internal yang baik.
Gambar 2.2 Kerangka Konseptual. PT. Pertamina Patra Niaga
Sistem Vendor Held Stock
Pengendalian Internal
2.3.2. Hipotesis Penelitian
Hipotesis menurut Kuncoro (2003;47) merupakan penjelasan
sementara tentang perilaku, fenomena, atau keadaan tertentu yang telah
terjadi atau akan terjadi. Dari kerangka konseptual dan uraian teoretis
tersebut, maka hipotesis dalam penelitian ini adalah sistem Vendor Held
Stock yang diterapkan PT. Pertamina Patra Niaga dapat menunjang
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang dilakukan adalah penelitian deskriptif.
Menurut Erlina (2007:64), “Penelitian deskriptif adalah penelitian terhadap
fenomena atau populasi tertentu yang diperoleh oleh peneliti dari subjek
beberapa individu, organisasional, industry atau persfektif lain”.
Menurut Sugiono (2007:11), “Penelitian deskriptif adalah
penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai variabel mandiri, baik
satu variabel atau lebih independen tanpa membuat perbandingan atau
menghubungkan variabel lain”.
3.2. Jenis Data
Jenis data yang digunakan untuk melakukan penelitian adalah:
1. Data Primer, yaitu data yang diperoleh langsung dari perusahaan dan belum
diolah. Dikumpulkan melalui wawancara, observasi dan kuesioner guna
mendapatkan jawaban atas permasalahan yang diteliti, kemudian diolah lebih
lanjut.
2. Data sekunder, yaitu data yang telah diolah dan telah menjadi dokumentasi di
perusahaan. Antara lain adalah sejarah singkat perusahaan, struktur
perusahaan, prosedur pembelian persediaan bahan baku dan sebagainya.
3.3. Teknik Pengumpulan Data
Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data adalah sebagai
berikut:
1. Observasi, merupakan kegiatan yang dilakukan penulis dengan cara mengamati
secara langsung objek yang diteliti. Adapun data yang diperlukan berupa
gambaran umum PT Pertamina Patra Niaga Medan, khususnya dalam bidang
persediaan dan pengendalian internal yang erat kaitannya dengan sistem
aktivitas perusahaan.
2. Dokumentasi, yaitu dengan melalui pencatatan atas data sekunder untuk
mendapatkan data yang diperlukan dalam penelitian.
3. Wawancara, yaitu dengan melalui pengajuan pertanyaan-pertanyaan yang
berkaitan dengan objek penelitian kepada pimpinan dan karyawan perusahaan.
Pihak-pihak yang akan diwawancara sebagai narasumber adalah sebagai berikut:
a. Operation Area Manager Sumbagut
b. Site Spv. Fleet Sumbagut
c. Finance Business Support Sumbagut
d. Performance Support Sumbagut
e. Pengawas Operasi Lapangan
f. Staff Admin
g. Kepala Regu Operasi Lapangan
h. Operator Lapangan
Daftar pertanyaan yang akan diajukan kepada narasumber adalah sebagai berikut:
a. Bagaimana sejarah berdirinya PT. Pertamina Patra Niaga?
b. Bagaimana perkembangan PT. Pertamina Patra Niaga hingga sekarang?
c. Bagaimana proses bisnis PT. Pertamina Patra Niaga?
d. Bagaiamana struktur organisasi pada PT. Pertamina Patra Niaga?
e. Bagaimana pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing
bagian?
f. Apa saja fungsi/bagian yang terkait dengan sistem Vendor Held Stock
pada PT. Pertamina Patra Niaga?
g. Dokumen dan catatan akuntansi apa saja yang terkait dengan sistem
Vendor Held Stock pada PT. Pertamina Patra Niaga?
h. Bagaimana prosedur yang terkait dengan sistem Vendor Held Stock
pada PT. Pertamina Patra Niaga?
i. Bagaimana prosedur penerimaan, pengelolaan dan pengeluaran
persediaan pada PT. Pertamina Patra Niaga?
j. Apa saja dokumen yang terkait dengan pengelolaan persediaan?
Vendor Held Stock pada PT. Pertamina Patra Niaga
3.4. Metode Analisis Data
Dalam penelitian ini, penulis menggunakan metode analisis data
sebagai berikut:
1. Metode deskriptif, merupakan suatu metode atau prosedur pemecahan
masalah yang diselidiki, dengan menggambarkan atau melukiskan keadaan
objek penelitian pada saat sekarang. Menurut Sugiyono bahwa “metode
deskriptif adalah metode penelitian yang digunakan untuk menganalisis
data dengan cara mendeskripsikan atau menggambarkan data yang telah
terkumpul sebagaimana adanya tanpa bermaksud membuat kesimpulan
yang berlaku untuk umum atau generalisasi” (2003 : 142).
2. Metode komparatif, merupakan metode analisis yang dilakukan dengan
membandingkan teori-teori dengan praktek dalam perusahaan. Kemudian
mengambil kesimpulan-kesimpulan dan selanjutnya memberikan
saran-saran dari hasil perbandingan.
3.5. Responden
Responden pada penelitian ini adalah pimpinan dan karyawan PT.
Pertamina Patra Niaga Medan yang dianggap dapat memberikan informasi
atau masukan data yang dapat dipergunakan dalam penulisan skripsi ini.
3.6. Definisi Operasional Variabel
Defenisi operasional adalah memberikan pengertian terhadap suatu
variabel dengan menspesifikasikan kegiatan atau tindakan yang diperlukan
peneliti untuk mengukur atau memanipulasinya (Sularso, 2003:41).
1. Pengendalian Internal
dewan komisaris, manajemen, dan personil satuan usaha lainnya, yang
dirancang untuk mendapat keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan
dalam hal-hal berikut: keandalan pelaporan keuangan, kesesuaian dengan
undang-undang, dan peraturan yang berlaku, efektifitas dan efisiensi
operasi. Al Haryono Jusup (2001:252).
2. Persediaan
Persediaan adalah barang yang tersedia di gudang yang tersedia di
jual sekarang atau pun di masa yang akan datang.
3.7. Jadwal Penelitian
Penelitian ini dimulai pada bulan Oktober 2013 sampai dengan selesai dan
lokasi penelitian di PT Pertamina Patra Niaga yang beralamat di Jalan K.L.
Yos Sudarso No. 8-10 Medan Sumatera Utara.
Jadwal penelitian direncanakan sebagai berikut:
Tabel 3.1 Jadwal Penelitian
Tahapan Penelitian Okt Nov Des Jan Feb Pengajuan Judul
Penyelesaian Proposal
Pengumpulan Data
Penulisan Laporan
BAB IV
ANALISIS HASIL PENELITIAN
4.1. Sejarah Singkat PT. Pertamina Patra Niaga
Awalnya di tahun 1997, Perseroan didirikan dan terdaftar dengan
nama PT Elnusa Harapan. Kemudian pada tahun 2004, didirikanlah PT
Patra Niaga sebagai perusahaan yang khusus bergerak di bidang usaha
sektor hilir industri minyak dan gas (MIGAS).
Pada tahun 2011, satu per satu logo anak perusahaan PT Pertamina
(Persero) yang bergerak di bidang Pemasaran dan Niaga mulai dibenahi,
termasuk logo dan nama perusahaan PT Patra Niaga yang berubah menjadi
PT Pertamina Patra Niaga. Perubahan logo mencerminkan kemauan yang
kuat dari seluruh insan Patra Niaga untuk terus tumbuh dan berkembang
serta menjadi yang terunggul. Nama Pertamina Patra Niaga sendiri
merupakan kombinasi dari nama Pertamina dan Patra Niaga
mencerminkan dua hal yang diminta oleh mitra Patra Niaga. Para mitra
usaha kami berharap bahwa perubahan logo ini dapat menjadikan layanan
Patra Niaga lebih fleksibel, lebih baik, dan harga lebih kompetitif. Ketiga
hal tersebut merupakan cerminan brand equity PT Pertamina Patra Niaga.
Dengan tampilan logo baru tersebut kami yakin akan bisa meningkatkan
kepercayaan konsumen dan para mitra usaha.
Saat ini bidang usaha PT Pertamina Patra Niaga mencakup
perdagangan BBM, pengelolaan BBM, pengelolaan armada/fleet, dan
pengelolaan depot.
Selain itu, di tengah persaingan pasar saat ini Perseroan terus
mengupayakan berbagai strategi efisiensi baru serta upaya pembenahan
organisasi secara menyeluruh guna memperkuat posisinya agar bisa terus
4.2. Struktur Organisasi PT. Pertamina Patra Niaga
Stuktur organisasi PT. Pertamina Patra Niaga didasarkan pada
fungsi-fungsi yang telah ada, yang terdiri dari 3 (tiga) bagian besar, yaitu
bagian Administrasi dan Keuangan, bagian Operasi dan bagian Marketing.
Wewenang dan tanggung jawab berjalan dari pimpinan tertinggi sampai
karyawan, menurut garis lurus vertikal.
Berdasarkan tingkatnya dalam organisasi, manajemen dapat
dibedakan atas 3 (tiga) tingkatan, yaitu manajer lini pertama, menengah
dan puncak. Manajer tingkat pertama hanya membawahi pekerja
operasional dan tidak membawahi manajer lainnya. Manajer menengah
bertanggung jawab terutama dalam mengarahkan kegiatan pelaksanaan
kebijakan organisasi menyelarasi tuntutan atasan dengan kecakapan
bawahan. Manajer puncak bertanggung jawab atas keseluruhan
manajemen organisasi. Ia menetapkan kebijakan operasional serta
bimbingan organisasi dengan lingkungannya.
1. Tingkat Manajemen Puncak
Manajer puncak yang ada pada PT. Pertamina Patra Niaga adalah General
Manager Region atau kepala cabang yang mempunyai tugas-tugas sebagai berikut:
a. mengepalai seluruh bagian yang ada dicabang tersebut,
b. bertanggung jawab atas seluruh kegiatan perusahaan (sales), operasi, dan keuangan
c. mempertanggung jawabkan seluruh kegiatan cabang ke pusat.
2. Tingkat Manajemen Menengah
Manajer menengah di PT. Pertamina Patra Niaga bertanggung jawab atas suatu
fungsi yang ada di perusahaan, seperti fungsi marketing, fungsi operasi,
dan fungsi keuangan dan administrasi, yang akan diuraikan sebagai berikut
:
Sales manager mengepalai sales department, yang bertanggung jawab atas sales target. Sales manager berhubungan dengan beberapa bagian, seperti Sales Representative (SR), Vice President Marketing (VPM) & Finance Business Support (FBS).
b. Operation Manager (OM)
Operation Manager bertanggung jawab atas persediaan barang dagangan,
pengeluaran barang ke pelanggan, dan mempunyai RSL (Recommended
Stock List) yang ditetapkan oleh pusat. c. Finance Business Support (FBS)
Finance Business Support bertanggung jawab atas segala yang berhubungan dengan keuangan perusahaan dan administrasi finansial.
3. Tingkat Manajemen Lini Pertama
Manajemen lini pertama bertanggung jawab atas pekerjaan sub bagian yang ada di
PT. Pertamina Patra Niaga, yaitu :
a. Sales Representative (SR)
Supervisor yang bertanggung jawab atas sales kepada konsumen. b. Finance Business Support (FBS)
FBS bertanggung jawab melaksanakan pengawasan dan otorisasi untuk
mengidentifikasi, menganalisa, mencatat, dan melaporkan
transaksi-transaksi perusahaan dan meyelenggarakan pertanggung jawaban atas
aktiva yang besar.
c. Supervisor Fleet
Supervisor Fleet bertanggung jawab atas persediaan, pengeluaran barang ke
langganan. Supervisor Fleet memimpin beberapa sub bagian yang
mempunyai kegiatan operasi yang secara khusus mendukung
tugas-tugasnya, yaitu :
Pengawas operasi secara khusus bertugas melakukan pengawasan terhadap
kegiatan penerimaan produk, penyimpanan hingga pengeluaran produk ke
konsumen.
2. Performance Support
Performance Support secara khusus bertugas melakukan pengumpulan data-data
penerimaan produk, pengeluaran produk, SDM dan kegiatan operasional di
wilayah kerja Supervisor Fleet.
3. Staff Administrasi & Keuangan
Staff Administrasi & Keuangan secara khusus bertugas melakukan pencatatan
transaksi penjualan, piutang dan hutang di wilayah kerja Supervisor Fleet.
4. Loading Master
Loading Master secara khusus bertugas melakukan penerimaan produk dan
memastikan kuantitas produk yang dipesan sesuai dengan yang diterima di
tangki timbun.
4.3 Jenis Persediaan Barang
Persediaan yang dimiliki oleh PT. Pertamina Patra Niaga termasuk
jenis persediaan barang dagang yang dibeli untuk dijual kembali. Sebagai
perusahaan yang bergerak di bidang oil & gas maka PT. Pertamina Patra Niaga mempunyai persediaan berupa Bahan Bakar Minyak (BBM) dan
Non BBM yang terdiri dari:
1. BBM
a. ProHSD (merek dagang: Patra Diesel)
b. HSFO 180/ IFO 180 cSt (merek dagang: Patra Fuel 180)
c. HSFO 380/ IFO 380 cSt (merek dagang: Patra Fuel 380)
d. IDO
e. Avtur – Jet A1 (merek dagang: Patra Avtur)
f. Gasoline RON 95 (merek dagang: Patra Ultra)
g. Gasoline RON 91 (merek dagang: Patra Extra)
h. Gasoline RON 88 (merek dagang: Patra Power)
2. Non BBM
a. Gas (merek dagang: Patra Gas)
b. Aspal penetrasi 60/70
c. Minarex, Paraffinic
d. Solvent (SBPx, LAWS, Pertasol, Minasol)
e. Green cokes
f. Slack wax
g. Smooth fluid
h. Paraffin Wax
i. Sulfur
4.4. Unsur-Unsur Pengendalian Internal Persediaan Barang
1. Lingkungan Pengendalian Internal Persediaan Barang
Pengendalian intern PT. Pertamina Patra Niaga terhadap persediaan
barang dagangan dapat dijelaskan berdasarkan faktor-faktor yang meyusun
lingkungan pengawasan dibawah ini.
1) Falsafah dan Gaya Manajemen Operasi
Falsafah manajemen merupakan aktivitas yang memberikan parameter bagi
perusahaan dan karyawan tentang pentingnya pengendalian. Pada PT.
Pertamina Patra Niaga, falsafah manajemen dikondisikan dengan adanya
suatu keyakinan oleh manajemen puncak untuk menciptakan hubungan
bisnis yang baik. Dalam hal ini semua karyawan ditekankan untuk
bertindak dan bersikap jujur kepada konsumen, pemasok, dan semua pihak
yang berhubungan dengan perusahaan. Hal ini sangat penting karena PT.
Pertamina Patra Niaga merupakan perusahaan besar di bidang oil & gas, yang pendapatan utamanya berasal dari penjualan produk-produk Bahan
Bakar Minyak (BBM). Selain itu, kepuasan pelayanan kepada para
langganan juga perlu diperhatikan. Pimpinan PT. Pertamina Patra Niaga
perusahaan akan secepat mungkin melayani mereka agar tidak terjadi
penggantian oleh produk-produk
lain. Pengiriman produk yang dipesan oleh konsumen lokal akan dilakukan
secepat mungkin pada hari itu juga, sedangkan untuk konsomen di luar
kota, akan di usahakan melalui sistem pengiriman yang tercepat dan
terbaik. ”One Day Service”, itulah motto perusahaan ini.
Gaya operasi manajemen PT. Pertamina Patra Niaga menekankan
pentingnya laporan-laporan dari pihak bawahan, yang meliputi
target-target yang telah disusun. Selain itu, hal ini dilakukan untuk memenuhi
target yang ditetapkan
kantor pusat di Jakarta, serta alat pengendalian dalam menjalankan kegiatan
perusahaan.
2) Struktur Organisasi
Struktur organisasi disusun secara fungsional, yang terdiri dari
fungsi pemasaran, fungsi keuangan dan administrasi, serta fungsi operasi.
Penyusunan struktur organisasi berdasarkan fungsi ini sesuai untuk
perusahaan seperti PT. Pertamina Patra Niaga karena akan terlihat dengan
jelas pembagian tugas dan wewenang dari setiap fungsional yang ada di
perusahaan, sehingga
pengendalian dapat dilakukan dengan lebih baik lagi di PT. Pertamina Patra
Niaga.
3) Komite Audit
PT. Pertamina Patra Niaga mempunyai komite audit dan dewan komisaris.
Komite audit dan dewan komisaris berkedudukan di Jakarta, yang pada
saat-saat tertentu atau minimal 2 (dua) kali dalam setahun mengadakan
pemeriksaan terhadap jalannya operasional dan tujuan-tujuan yang telah
ditetapkan sebelumnya oleh manejemen pusat dan cabang. Hal ini cukup
memadai karena fungsi ini merupakan perpanjangan operasional kesatuan
4) Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab
Penetapan wewenang dan tanggung jawab merupakan
pengembangan dari struktur organisasi, yang secara garis besar di
wujudkan dalam bentuk pemisahan fungsi-fungsi. Pemisahan fungsi pada
PT. Pertamina Patra Niaga juga telah diadakan, yaitu fungsi pemasaran,
fungsi keuangan dan administrasi, serta fungsi logistik. Dengan adanya
pemisahan fungsi tersebut, maka manajemen pada tingkat yang lebih
tinggi dapat menilai bagian-bagian yang dipimpinnya, apakah setiap
karyawan telah melaksanakan tugasnya dengan baik sesuai fungsinya.
Selain pemisahan fungsi, perusahaan ini juga telah menerapkan
pendelegasian wewenang sesuai dengan struktur organisasi perusahaan.
Pendelegasisan wewenang dilakukan dengan memperhatikan kemampuan
terbaik dari setiap karyawan.
5) Metode Pengendalian Manajemen
Metode manajemen merupakan metode yang digunakan oleh
manajemen untuk memantau aktivitas setiap fungsi dan anggota
organisasi. Untuk tujuan pengendalian persediaan barang dagangan, PT.
Pertamina Patra Niaga menggunakan metode pengendalian manajemen
dengan teknik :
• rasio perputaran persediaan, • pertimbangan manajemen,
• analisis nilai terhadap masing-masing jenis persediaan.
6) Fungsi Audit Intern
PT. Pertamina Patra Niaga cabang Medan tidak mempunyai auditor
internal, tetapi kantor pusat mengirimkan auditor internal ke kantor cabang
Medan, secara berkala dua kali dalam setahun ataupun sewaktu-waktu.
menilai kewajarannya. Jika dalam penyajiaan laporan keuangan tersebut
ditemukan penyelewenagan atau kecurangan, maka temuan audit tersebut
akan dilaporkan kepada pimpinan.
7) Praktek dan Kebijakan Karyawan
Penerimaan pegawai atau staff di PT. Pertamina Patra Niaga ini
ditangani oleh bagian Human Resource , sedangkan untuk pencatatan dan
penyimpanan data pegawai dikelola oleh bagian administrasi. Apabila
perusahaan membutuhkan pegawai atau staff, maka bagian umum akan
membuat iklan lowongan dimedia massa dengan menentukan syarat-syarat
tertentu untuk kualifikasi pekerjaan yang dibutuhkan. Disamping itu
perusahaan juga telah mengadakan pelatihan yang rutin dan memberikan
penghargaaan (reward) kepada karyawan yang berprestasi.
8) Pengaruh Ekstern
Selain pengendalian manajemen diatas, PT. Pertamina Patra Niaga
juga mempertimbangkan pengaruh eksternal, yaitu dengan adanya produk
Bahan Bakar Minyak (BBM) yang diperjualbelikan oleh perusahaan
sejenis. Hal ini dapat diketahui dengan melakukan evaluasi terhadap
laporan analisa pasar yang dibuat Performance Support. Perusahaan juga memperhatikan peraturan pemerintah yang berhubungan dengan jenis
obat-obatan atau produk farmasi lainnya yang dilarang penggunaanya.
2. Penilaian Resiko Persediaan Barang Dagangan
PT. Pertamina Patra Niaga menilai persediaan Bahan Bakar
Minyak (BBM) dengan memperhatikan sifat minyak yang dapat menguap
di suhu tinggi. Jadi apabila kelebihan stock pada mobil tangki akan
membuat resiko berkurangnya minyak karena suhu akan semakin besar,
maka hal tersebut akan mengakibatkan resiko berkurangnya penjualan dan
menimbulkan kerugian bagi perusahaan.
Untuk mengatasi resiko tersebut, perusahaan ini membuat
