UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM S1 EKSTENSI MEDAN
DRAFT SKRIPSI
PERANAN PENGENDALIAN INTERNAL PERSEDIAAN BARANG
DAGANGAN DALAM MENUNJANG EFEKTIVITAS PENGELOLAAN
PERSEDIAAN BARANG DAGANGAN PADA PT. PUPUK SRIWIDJAJA
KANTOR PEMASARAN DAERAH SUMATERA UTARA
Oleh :
Nama : Tuti Auliawati
NIM : 070522020
Departemen : Akuntansi
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat
Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi saya yang berjudul : Peranan
Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan Dalam Menunjang Efektivitas
Pengelolaan Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Pupuk Sriwidjaja Kantor
Pemasaran Daerah Sumatera Utara adalah benar hasil karya saya sendiri dan judul yang
dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan, atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam
konteks skripsi Program S1 Ekstensi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara. Semua sumber data dan informasi yang diperoleh telah
dinyatakan dengan jelas apa adanya dan apabila dikemudian hari pernyataan ini tidak
benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh Universitas Sumatera Utara.
Medan, Januari 2010 Yang Membuat Pernyataan,
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui peranan pengendalian internal persediaan barang dagangan dalam menunjang efektivitas pengelolaan persediaan barang dagangan pada PT. Pupuk Sriwidjaja Kantor Pemasaran Daerah Sumatera Utara.
Jenis data yang digunakan adalah adalah data primer dan data sekunder. Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan adalah teknik dokumentasi dan teknik wawancara. Metode penganalisaan data yang digunakan adalah metode deskriptif yaitu dengan mengumpulkan, mengolah dan menggambarkan keadaan objek penelitian berdasarkan fakta-fakta yang tampak atau sebagaimana adanya kemudian dianalisis sehingga memberikan keterangan yang lengkap.
Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa pengendalian internal persediaan barang dagangan yang dilaksanakan secara memadai akan berperan dalam menunjang efektivitas pengelolaan persediaan barangan.
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirabbil’alamin, segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada
kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan kesehatan serta kesempatan
kepada penulis untuk menyelesaikan dan mempersembahkan skripsi ini dengan baik.
Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk
memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Fakultas Ekonomi Departemen Akuntansi
Universitas Sumatera Utara. Adapun judul skripsi ini adalah Peranan Pengendalian
Internal Persediaan Barang Dagangan Dalam Menunjang Efektivitas Pengelolaan
Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Pupuk Sriwidjaja Kantor Pemasaran Pusri
Daerah Sumatera Utara.
. Maka pada kesempatan ini, penulis menyampaikan rasa terima kasih dan
penghargaan yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang terlibat dan turut
membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini, terutama kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak., selaku Ketua Departemen Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dra. Mutia Ismail, MM, Ak., selaku Sekretaris Departemen Akuntansi Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Dra. Mutia Ismail, MM, Ak., selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan
begitu banyak waktu untuk memberikan bimbingan, arahan dan saran kepada
5. Ibu Dra. Salbiah, M.Si, selaku Dosen Penguji I dan Bapak Drs. Sucipto, MM, selaku
Dosen Penguji II yang telah membantu penulis melalui saran dan kritik yang
diberikan demi kesempurnaan skripsi ini.
6. Teristimewa kepada orang tua Drs. H. Tusiran Tono (Alm) dan Hj. Sudarmiaty yang
senantiasa memberikan kasih sayang, dukungan moril, materil, nasehat dan do’a
selama menjalani perkuliahan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
7. Buat Panji Dwinoto, SE, MBA, terima kasih atas kasih sayang, dukungan, semangat
yang sangat berharga yang telah diberikan kepada penulis selama penyelesaian
skripsi ini.
8. Terimakasih kepada Bapak Soeriyanrie Lubis yang telah memberikan banyak waktu
dan kesempatan kepada penulis dalam penyelesaian skripsi ini. Buat sahabatku
Hililyah Wilastuty Yusuf, atas bantuan dan dorongannya selama ini, semoga
persahabatan kita tetap berjalan.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan skripsi ini, masih banyak
kekurangannya baik dari segi isi maupun cara penyajiannya. Hal ini disebabkan karena
keterbatasan kemampuan penulis. Namun demikian, penulis akan tetap berusaha untuk
memperbaiki diri lebih baik lagi di masa yang akan datang. Akhirnya, penulis berharap
semoga kiranya skripsi ini bermanfaat bagi ilmu pengetahuan dan khususnya dalam
bidang akuntansi.
Medan, Januari 2010 Penulis,
Tuti Auliawati
DAFTAR ISI
ABSTRAK ... i
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... viii
DAFTAR GAMBAR ... ix
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah... 4
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 6
A. Pengertian Pengendalian Internal ... 6
1. Pengertian Pengendalian Internal ... 6
2. Tujuan Pengendalian Internal ... 7
3. Unsur-unsur Pengendalian Internal ... 8
4. Keterbatasan Pengendalian Internal... 9
B. Persediaan ... 10
1. Pengertian Persediaan ... 10
2. Penggolongan Persediaan ... 11
C. Tujuan Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan ... 11
D. Pengertian Efektivitas ... 12
E. Pengelolaan Persediaan Barang Dagangan yang Efektif ... 13
G. Peranan Pengendalian Internal Persediaan Barang
Dagangan dalam Menunjang Efektivitas Pengelolaan
Persediaan Barang Dagangan ... 30
H. Tinjauan Penelitian Terdahulu ... 31
I. Kerangka Konseptual ... 32
BAB III METODE PENELITIAN ... 33
A. Tempat dan Waktu Penelitian ... 33
B. Jenis Data ... 33
C. Teknik Pengumpulan Data ... 34
D. Metode Analisis Data ... 34
BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN ... 35
A. Data Penelitian ... 35
1. Data Perusahaan... 35
a.Sejarah Singkat Perusahaan ... 35
b.Struktur Organisasi Perusahaan ... 41
2. Pelaksanaan Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan ... 47
a.Unsur-unsur Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan ... 47
b.Tujuan Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan ... 51
3. Pelaksanaan Pengelolaan Persediaan Barang Dagangan ... 53
b.Syarat-syarat Pengelolaan Persediaan Barang Dagangan
yang Efektif... 59
B.Analisis Hasil Penelitian Pembahasan Peranan Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan Dalam Menunjang Efektivitas Pengelolaan Persediaan Barang Dagangan ... 63
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 64
A. Kesimpulan ... 64
B. Saran ... 69
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui peranan pengendalian internal persediaan barang dagangan dalam menunjang efektivitas pengelolaan persediaan barang dagangan pada PT. Pupuk Sriwidjaja Kantor Pemasaran Daerah Sumatera Utara.
Jenis data yang digunakan adalah adalah data primer dan data sekunder. Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan adalah teknik dokumentasi dan teknik wawancara. Metode penganalisaan data yang digunakan adalah metode deskriptif yaitu dengan mengumpulkan, mengolah dan menggambarkan keadaan objek penelitian berdasarkan fakta-fakta yang tampak atau sebagaimana adanya kemudian dianalisis sehingga memberikan keterangan yang lengkap.
Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa pengendalian internal persediaan barang dagangan yang dilaksanakan secara memadai akan berperan dalam menunjang efektivitas pengelolaan persediaan barangan.
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perkembangan dunia usaha yang bertambah pesat seiring dengan
perkembangan teknologi telah membawa pengaruh besar terhadap perkembangan
ekonomi Indonesia. Hal ini terlihat dengan adanya persaingan yang ketat dalam
dunia usaha, baik perdagangan maupun perindustrian, serta adanya peningkatan
tuntutan konsumen akan produk atau barang yang dikonsumsinya.
Persaingan yang semakin ketat ini mengharuskan perusahaan untuk
mengelola semua sumber daya yang dimilikinya seoptimal mungkin supaya
perusahaan dapat menghasilkan dan menawarkan produk yang dibutuhkan dan
diinginkan konsumen dengan kualitas tinggi pada harga yang memadai untuk tetap
dapat mempertahankan kelangsungan hidupnya dan dapat semakin berkembang.
Pengendalian internal suatu perusahaan terdiri dari kebijakan dan prosedur
yang diciptakan untuk memberikan jaminan yang memadai agar tujuan
perusahaan dapat tercapai. Kebijakan adalah pedoman yang dibuat manajemen
untuk mencapai tujuan perusahaan, prosedur merupakan langkah-langkah yang
harus dilakukan dan tujuan yaitu akhir dari kegiatan yang sesuai dengan sasaran
hasil yang dicapai adalah maksimal.
Salah satu bagian dalam perusahaan yang perlu dilakukan suatu
pengendalian internal adalah masalah pengelolaan persedian barang dagangan
karena persediaan barang dagangan merupakan bagian utama dalam neraca dan
modal kerja yang besar pula. Dengan besarnya jumlah uang yang ditanamkan pada
persediaan barang dagangan suatu perusahaan, jelaslah bahwa persediaan barang
dagangan merupakan aktiva yang sangat penting untuk dilindungi.
Setiap perusahaan dalam melaksanakan kegiatan pemasaran tidak terlepas
akan kebutuhan akan barang-barang dagangan yang menjadi faktor utama dalam
menunjang jalannya aktivitas pemasaran perusahaan. Dengan terpenuhinya akan
barang tepat pada waktunya, maka kegiatan suatu perusahaan akan dapat berjalan
dengan lancar sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Tanpa adanya persediaan
barang dagangan, perusahaan akan menghadapi resiko dimana pada suatu waktu
tidak dapat memenuhi keinginan dari para pelanggannya. Tentu saja kenyataan ini
dapat berakibat buruk bagi perusahaan, karena secara tidak langsung perusahaan
menjadi kehilangan kesempatan untuk memperoleh keuntungan yang seharusnya
didapatkan.
PT Pupuk Sriwidjaja Medan atau yang lebih dikenal sebagai PT PUSRI
adalah perusahaan yang bergerak di bidang industri pupuk. Persediaan barang
dagangan yang terdapat pada PT Pusri Medan terdiri dari persediaan urea dan
hasil produksi sampingannya. Untuk memenuhi kebutuhan barang-barang tersebut
dan untuk menunjang kegiatan pemasaran, maka perusahaan perlu mengadakan
persediaan barang dagangan dalam jumlah tertentu yang disimpan dalam gudang
untuk selanjutnya dikeluarkan ke truk, kapal atau alat angkut lainnya dan
kemudian dikirim ke gudang unit pemasaran masing-masing daerah.
Menurut riset pendahuluan pada PT. PUSRI Medan, diidentifikasi masalah
barang dagangan sehingga berdampak terhadap efektivitas pengelolaan persediaan
barang dagangan.
Pengelolaan persediaan merupakan fungsi manajerial yang sangat penting,
karena pemeriksaan fisik atas persediaan ini banyak melibatkan investasi rupiah
dan mempengaruhi efektifitas dan efisiensi kegiatan perusahaan. Oleh sebab itu,
pengendalian internal atas persediaan barang sangat diperlukan untuk mengurangi
resiko terjadinya selisih, kehilangan, mengantisipasi kemungkinan terjadinya
kecurangan dan memastikan bahwa prosedur telah dilakukan dengan baik
sehingga kemudian dapat dibuatlah suatu usulan perbaikan. Berkaitan dengan
hal-hal tersebut di atas, maka penulis tertarik untuk memilih judul:
Berkaitan dengan hal-hal tersebut di atas, maka penulis tertarik untuk
memilih judul:
“Peranan Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan Dalam
Menunjang Efektivitas Pengelolaan Persediaan Barang Dagangan Pada PT.
Pupuk Sriwidjaja Kantor Pemasaran Medan”
B. Perumusan Masalah
Setiap perusahaan, termasuk PT Pupuk Sriwidjaja, dalam menjalankan
usahanya bertujuan untuk mencapai tujuan perusahaan seperti maksimalisasi laba,
mengembangkan perusahaan, maupun mempertahankan kelangsungan hidupnya.
Dari uraian di atas, peneliti dapat mengemukakan beberapa permasalahan
sebagai berikut:
1. Apakah pelaksanaan pengelolaan persediaan barang dagangan di
2. Apakah pelaksanaan pengendalian internal persediaan barang dagangan di PT.
Pusri Medan telah dilaksanakan secara efektif?
C. Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian
a. Tujuan Penelitian
1. Untuk mengetahui dan menilai efektivitas pengendalian internal
persediaan barang dagangan yang diterapkan di PT. Pusri Medan.
2. Untuk mengetahui dan menilai efektivitas pengelolaan persediaan barang
dagangan yang diterapkan di PT. Pusri Medan.
3. Untuk mengetahui peranan pengendalian internal persediaan barang
dagangan dalam menunjang efektivitas pengelolaan persediaan barang
dagangan di PT. Pusri Medan.
b. Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut:
1.Bagi Peneliti
Penelitian ini diharapkan dapat menjadi kesempatan bagi peneliti untuk
menerapkan teori-teori yang diperoleh di bangku kuliah dan
membandingkannya dengan praktek yang terjadi dalam perusahaan.
2.Bagi PT. Pusri (Persero) Medan
Dapat memberikan manfaat sebagai bahan masukan dalam mengelola
persediaan, sehingga pihak manajemen dapat memperoleh tambahan
3. Bagi Pihak Lain
Dapat bermanfaat untuk menambah wawasan pengetahuan khusunya dalam
bidang pengendalian internal dan dapat memberikan informasi dan gambaran
BAB II
TINJAUAN TEORITIS
A. Pengendalian Internal
1. Pengertian Pengendalian Internal
Berikut ini penjelasan mengenai pengertian pengendalian internal menurut
Sawyers (2000 : 10) memberikan pengertian pengendalian internal sebagai
berikut:
Audit internal adalah sebuah aktivitas konsultasi dan keyakinan objektif yang dikelola secara independen di dalam organisasi dan diarahkan oleh filosofi penambahan nilai untuk meningkatkan operasional perusahaan. Audit tersebut membantu organisasi dalam mencapai tujuannya dengan menerapkan pendekatan yang sistematis dan berdisiplin untuk mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas proses pengelolaan resiko, kecukupan kontrol dan pengelolaan organisasi.
Jika dilihat dari defenisi tersebut, maka hakikatnya pengendalian internal
sesungguhnya mencakup seluruh kegiatan operasional perusahaan. selanjutnya
setelah diuraikan pengertian sistem pengendalian intern, berikutnya
dikemukakan pengertian sistem pengendalian internal sebagai berikut.
Mulyadi (2001 : 163) menjelaskan bahwa “sistem pengendalian intern
meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan
untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data
akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen.”
Dari defenisi diatas dapat diterapkan baik dalam perusahaan yang
mengelola informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan maupun
dengan komputer. Sistem pengendalian intern dalam perusahaan yang
pelaksanaannya. Sebaliknya pada perusahaan yang telah menggunakan
computer sebagai alat bantu pengolahan data menitikberatkan pada sistem yang
berorientasi pada komputer.
2. Tujuan Pengendalian Internal
Sesuai dengan defenisinya maka aktivitas pengendalian internal adalah
aktivitas yang memiliki tujuan membantu pihak yang berkepentingan untuk
mendapatkan keandalan informasi yang diperoleh mengenai operasional
perusahaan agar sesuai dengan tujuan perusahaan yang telah ditetapkan.
Menurut Mulyadi (2001 : 163) menerangkan bahwa tujuan sistem
pengendalian internal menurut defenisinya adalah: (1) mejaga kekayaan
organisasi, (2) mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, (3)
mendorong efisiensi, dan (4) mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Maka menurut tujuannya pengendalian internal dapat dibagi menjadi
pengendalian akuntansi (internal accounting control) dan pengendalian
administrative (internal administrative control) dimana tujuan menjaga kekayaan
dan mengecek ketelitian dan keandalan data merupakan bagian dari internal
accounting kontrol dan tujuan mendorong efisiensi dan kepatuhan terhadap
kebijakan manajemen merupakan bagian dari internal administrative kontrol.
3. Unsur-unsur Pengendalian Internal
Setiap perusahaan memiliki karakteristik atau sifat-sifat khusus yang
berbeda. Karena perbedaan karakteristik tersebut, pengendalian internal yang
baik dalam suatu perusahaan belum tentu baik untuk perusahaan lainnya. Oleh
sebab itu untuk menciptakan pengendalian internal harus memperhatikan
Unsur-unsur pengendalian internal menurut Mulyadi (2001 : 164) terdiri
dari empat unsur yaitu:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup tentang kekayaan, utang, pendapatan dan biaya
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Dalam menunjang pencapaian tujuan pengendalian (control) internal
memerlukan komponen kontrol internal. Menurut Sawyers (2005 : 58):
Statement of Auditing Standards (SAS) mendefenisikan lima komponen kontrol
internal yang saling berkaitan pada pernyataan COSO:
1. Lingkungan Kontrol
Lingkungan control meliputi sikap manajemen disemua tingkatan operasi secara umum dan konsep control secara khusus. Hal ini mencakup etika, kompetensi, serta integritas dan kepentingan terhadap kesejahteraan organisasi. Juga mencakup struktur organisasi serta kebijakan dan filosofi manajemen.
2. Penentuan Risiko
Penentuan risiko telah menjadi bagian dari aktivitas audit internal yang terus berkembang. Penentuan risiko mencakup penentuan risiko di semua aspek organisasi dan penentuan kekuatan organisasi melalui evaluasi risiko. Pertimbangan-pertimbagan untuk memastikan bahwa semua bagian organisasi bekerja secara harmonis juga menjadi tambahan.
3. Aktivitas Kontrol
Aktivitas control mencakup aktivitas-aktivitas yang dahulunya dikaitkan dengan konsep control internal. Aktivitas-aktivitas ini meliputi persetujuan, tanggung jawab dan kewenangan, pemisahan tugas, pendokumentasian, rekonsiliasi, karyawan yang kompeten dan jujur, pemeriksaaan internal dan audit internal. Aktivitas-aktivitas ini harus dievaluasi risikonya untuk organisasi secara keseluruhan.
4. Informasi dan komunikasi
Informasi dan komunikasi merupakan bagian penting dari proses manajemen. Manajemen tidak dapat berfungsi tanpa informasi. Komunikasi informasi tentang operasi control internal memberikan substansi yang dapat digunakan manajemen untuk mengevaluasi efektivitas control dan untuk mengelola operasinya.
5. Pengawasan
4. Keterbatasan Pengendalian Internal
Tidak ada satu sistem pun yang dapat mencegah secara sempurna semua
pemborosan dan penyelewengan yang terjadi pada suatu perusahaan. karena
pengendalian internal setiap perusahaan memiliki keterbatasan bawaan.
Keterbatasan bawaan yang melekat pada pengendalian internal menurut Mulyadi
(2002 : 181) sebagai berikut:
1. Kesalahan dalam pertimbangan
Seringkali, manajemen dan personil lain dapat salah dalam mempertimbangkan keputusan bisnis yang diambil atau dalam melaksanakan tugas rutin karena tidak memadainya informasi, keterbatasan waktu, atau tekanan lain.
2. Gangguan
Gangguan dalam pengendalian yang telah ditetapkan dapat terjadi karena personil secara keliru memahami perintah atau membuat kesalahan karena kelalaian, tidak adanya perhatian, atau kelelahan. Perubahan yang bersifat sementara atau permanen dalam personil atau dalam system dan prosedur dapat pula mengakibatkan gangguan.
3. Kolusi
Tindakan bersama beberapa individu untuk tujuan kejahatan disebut dengan kolusi (collusion). Kolusi dapat mengakibatkan bobolnya pengendalian internal yang dibangun untuk melindungi kekayaan entitas dan tidak terungkapnya ketidakberesan atau tidak terdeteksinya kecurangan oleh pengendalian internal yang dirancang.
4. Pengabaian oleh manajemen
Manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur yang telah ditetapkan untuk tujuan yang tidak sah seperti keuntungan pribadi manajer, penyjian kondisi keuangan yang berlebihan, atau kepatuhan semu.
5. Biaya lawan manfaat
B. Pengertian Persediaan
1. Pengertian Persediaaan
Menurut Standar Akuntansi Keuangan yang dikeluarkan oleh Ikatan
Akuntan Indonesia (2002: 14.1-14.3) didefenisikan sebagai berikut:
“Persediaan adalah aktiva:
(a) tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal (b) dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan; atau
(c) dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa”
sedangkan menurut Horngren, dkk (2002: 167) mengemukakan pendapat
mereka mengenai persediaan barang dagangan sebagai berikut:
“Inventory include all goods that the company owns and expect to sell in the normal course of operation”
Pengertian di atas menyatakan bahwa pada intinya persediaan adalah barang
milik perusahaan untuk dijual kembali dalam kegiatan usahanya, barang-barang
yang masih dalam proses produksi, atau bahan-bahan yang akan digunakan
dalam proses produksi.
2. Penggolongan Persediaan
Mulyadi (2001 : 553) mengelompokkan persediaan sebagai berikut:
“Dalam perusahaan manufaktur persediaan terdiri dari : persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan habis pakai pabrik, persediaan suku cadang. Dalam perusahaan dagang persediaan hanya terdiri dari satu golongan saja yaitu persediaan barang dagangan”
C. Tujuan Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan
Secara umum telah disebutkan bahwa tujuan pengendalian internal dalam suatu
bahwa tujuan tertentu dari perusahaan akan tercapai. Menurut Arens, dkk (2003:
272) terdapat enam rincian yang harus dipenuhi oleh pengendalian internal untuk
mencegah terjadinya kesalahan dalam jurnal dan catatan perusahaan:
1. Recorded transaction are exist (existence)
2. Exisiting transaction are recorded (completeness)
3. Recorded transaction are stated at the correct amount (accurancy) 4. Transaction are properly classified (classification)
5. Transaction are recorded on the correct dates (timing)
6. Recorded transaction are properly included in the master file and correctly summarized (posting and summarization)
Tujuan pengendalian internal persediaan barang dagangan adalah:
1. Transaksi benar-benar terjadi dan dilaksanakan (eksistensi)
Menyatakan bahwa transaksi yang dicatat adalah transaksi yang benar-benar
terjadi dalam perusahaan.
2. Transaksi yang terjadi diidentifikasikan dan dicatat secara lengkap
(kelengkapan)
Menyatakan bahwa transaksi telah dicatat dengan lengkap sehingga mencegah
penghilangan transaksi dari catatan.
3. Transaksi yang terjadi telah dicatat dengan benar (akurasi)
Menyatakan bahwa transaksi telah dicatat dengan benar. Tujuan ini menyangkut
keakuratan informasi untuk transaksi akuntansi.
4. Transaksi yang terjadi diklasifikasikan dengan benar (klasifikasi)
Menyatakan bahwa transaksi yang telah terjadi diklasifikasikan pada perkiraan
yang benar.
5. Transaksi yang terjadi dicatat pada saat yang tepat (ketepatan waktu)
Menyatakan bahwa transaksi yang dicatat pada waktu yang tepat, sehingga
6. Transaksi yang dimasukkan ke dalam catatan tambahan dan diikhtisarkan
(posting dan pengikhtiaran)
D. Pengertian Efektivitas
Pengertian efektivitas menurut IBK. Bayangkara (2008: 14) efektivitas
adalah merupakan tingkat keberhasilan suatu perusahaan untuk mencapai tujuannya
atau merupakan ukuran dari output.
Dari pernyataan diatas dapat diketahui bahwa efektivitas lebih menitik
beratkan tingkat keberhasilan organisasi dalam pencapaian tujuan yang telah
ditetapkan. Penilaian efektivitas didasarkan atas sejauh mana tujuan organisasi
dapat dicapai. Jadi, efektivitas merupakan derajat tingkat keberhasilan atau
kegagalan dalam mencapai target yang telah ditentukan.
E. Pengelolaan Persediaan Barang Dagangan yang Efektif
Pengelolaam persediaan barang dagangan merupakan aktivitas yang selalu
melekat pada persediaan barang dagangan, karena melalui pengelolaan persediaan
barang dagangan yang efektif akan memberikan pendapatan maksimal bagi
perusahaan. Menurut Willson dan Campbell yang dialihbahasakan oleh Tjintjin
Fenix Tjendera (2001:428) pengelolaan persediaan secara luas adalah:
Secara luas fungsi pengelolaan persediaan meliputi pengarahan arus dan
penanganan barang secara wajar mulai dari penerimaan sampai pergudanagan dan
penyimpanan, menjadi barang dalam pengolahan dan barang jadi, sampai berada di
tangan pelanggan.
Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa unsur-unsur
pengelolaan barang dagangan terdiri dari:
Biasanya dilakukan oleh departemen pembelian yang dipimpin oleh kepala
pembelian umum. Dalam keadaan apapun. Prosedur sistematis harus dinyatakan
dalam bentuk tertulis untuk menetapkan tanggung jawab dan untuk memberi
informasi yang lengkap mengenai penggunaan seluruh barang yang terima.
2. Prosedur penerimaan persediaan barang dagangan
Kegiatan dalam prosedur penerimaan persediaan barang dagangan adalah
penanganan fisik atas persediaan barang dagangan yang diterima dan
mengirimkannya kepada bagian gudang. Jenis dan kuantitas barang yang
diterima harus diverifikasi secara hati-hati. Verifikasi ini dalam perusahaan
besar dilakukan dua kali, pertama pada waktu barang diterima oleh bagian
penerimaan dan yang kedua pada waktu barang diterima oleh bagian gudang
untuk disimpan.
3. Prosedur penyimpanan persediaan barang dagangan
Prosedur penyimpanan barang dimulai dari penerimaan barang dari departemen
penerimaan yang dilampirkan dengan laporan penerimaan yang diteruskan ke
gudang. Tujuan penyimpanan barang di gudang adalah untuk mencegah dan
mengurangi kerugian yang timbul akibat pencurian dan kerusakan barang. Yang
bertanggung jawab disini adalah kepala gudang, artinya barang harus disimpan
dalam gudang agar tetap terjaga baik kualitasnya maupun kuantitasnya.
Persediaan barang dagangan yang ada di gudang harus dikelompokkan menurut
jenis, ukuran dan sifat sehingga akan memudahkan bila diperlukan.
4. Prosedur pengeluaran persediaan barang dagangan
Kepala gudang sebagai pejabat bagian penyimpanan biasanya menerima
barang yaitu bahwa barang hanya boleh dikeluarkan berdasarkan instruksi dari
pejabat yang berwenang atau berdasarkan bon permintaan barang dari bagian
yang memerlukan barang dagangan tersebut. Kepala gudang bertanggung jawab
atas pelaksanaan pengeluaran barang maupun kelengkapan dokumen yang
menyertainya. Surat permintaan barang merupakan dokumen permintaan barang
yang ditujukan kepada bagian gudang agar mengeluarkan dan mengangkat
barang ke tempat yang telah ditentukan dan menyerahkan kepada personel yang
mengajukan dengan prosedur yang sesuai. Bagian gudang kemudian
mengeluarkan bukti pengeluaran barang yang didistribusikan kepada bagian
akuntansi, bagian yang meminta pengeluaran barang, serta arsip untuk bagian
gudang sendiri.
5. Prosedur pencatatan persediaan barang dagangan
Menurut Horngren (2002: 356) persediaan dapat dicatat dengan dua cara yaitu:
a. Perpetual Inventory System b. Periodic Inventory System Berikut penjelasannya:
a. Perpetual Inventory System
Dalam system ini pembelian barang dagangan untuk dijual kembali atau
bahan baku untuk diproduksi didebet pada perkiraan persediaan. Biaya
pengangkutan, pengembalian barang dan potongan pembelian dicatat pada
perkiraan persediaan, harga pokok barang diperoleh untuk setiap penjualan
dengan mendebit perkiraan harga pokok barang dan mengkredit persediaan.
Persediaan harga pokok barang diperlukan untuk mengakumulasi cost dari
menunjukkan nilai persediaan akhir yang dimiliki. Perpetual inventory
system menyediakan catatan yang kontinyu dari saldo perkiraan persediaan dan harga pokok barang.
Adapun ayat jurnal untuk metode perpetual adalah:
Aktivitas pembelian
Dr. Persediaan barang dagangan Rp. XXX
Cr. Kas/Hutang dagang Rp. XXX
Aktivitas penjualan
Dr. Harga pokok barang yang dijual Rp. XXX
Cr. Persediaan barang dagangan Rp. XXX
Dr. Kas/Piutang dagang Rp. XXX
Cr. Penjualan Rp. XXX
b. Periodic Inventory System
Pada sistem ini, pembelian yang terjadi didebet ke perkiraan pembelian. Jadi
dengan menggunakan system ini perkiraan persediaan tidak akan
terpengaruh atau tetap sampai akhir periode akuntansi karena tidak ada
jurnal yang berhubungan dengan perkiraan persediaan saat terjadi pembelian
dan penjualan. Pada akhir akuntansi, seluruh persediaan yang ada dihitung
dan nilainya ditetapkan sebesar cost, dimana nilai ini akan dimasukkan
sebagai jumlah persediaan akhir yang ada. Harga pokok barang yang dijual
pada akhir peroide ditentukan dengan cara persediaan awal ditambah
pembelian lalu dikurangi dengna persediaan akhir. Jika perusahaan
menggunakan sistem ini maka salah satu cara yang dapat digunakan untuk
metode fisik setahun sekali. Adapun ayat jurnal untuk metode periodik
adalah:
Aktivitas pembelian
Dr. Pembelian barang dagangan Rp. XXX
Cr. Kas/Hutang dagang Rp. XXX
Aktivitas penjualan
Dr. Kas/piutang dagang Rp. XXX
Cr. Penjualan Rp. XXX
Metode penilaian persediaan merupakan faktor penting dalam menetapkan
hasil operasi dan kondisi keuangan karena berkaitan dengan menentukan
harga pokok barang yang dijual.
6. Prosedur penilaian persediaan barang dagangan
Metode penilaian persediaan menurut Kieso, dkk (2007 : 334-340) yang
biasa dipergunakan perusahaan antara lain:
1. Specific Indentification Method 2. First-in, First-out Method 3. Last-in, First-out Method 4. Average Method
Berikut ini merupakan penjelasannya, yaitu:
1. Specific Identification Method
Metode ini menelusuri arus fisik aktual dari barang. Masing-masing
jenis persediaan ditandai, diberi label, ataupun diberi kode sesuai dengan
spesifik biaya per unitnya. Pada akhir periode, biaya spesifik dari
persediaan yang masih menjadi persediaan merupakan biaya total dari
diasumsikan Southland Music Company membeli 3 set televisi 46 inchi
dengan harga masing-masing $700, $750, dan $800. Selama tahun
berjalan 2 set televisi tersebut terjual dengan harga $1.200 per unit. Pada
tanggal 31 Desember, televisi dengan harga $750 masih belum terjual.
Persediaan akhirnya adalah $750 dengan harga pokok penjualannya
adalah $1.500 ($700 + $800).
2. First-in, First-Out method (FIFO)
Metode ini mengasumsikan bahwa barang yang pertama kali dibeli
adalah barang yang pertama kali dijual. FIFO bahkan paralel dengan
arus fisik aktual persediaan barang dagang karena umumnya merupakan
praktik bisnis yang sehat untuk menjual pertama kali barang yang dibeli
lebih dulu. Dengan metode FIFO, harga pokok barang yang lebih dulu
dibeli merupakan biaya yang pertama kali diakui sebagai harga pokok
penjualan. Sebagai contoh,
Kumpulan Biaya
Harga Pokok Barang Tersedia untuk dijual
Tanggal Uraian Unit Biaya per Unit Biaya Total
1/1 Persediaan awal 100 $10 $ 1.000
15/4 Pembelian 200 $11 $ 2.200
24/8 Pembelian 300 $12 $ 3.600
27/11 Pembelian 400 $13 $ 5.200
Total 1.000 $12.000
Selama tahun berjalan, 550 unit terjual dan 450 unit masih tersisa per
tanggal 31 Desember, dengan perincian sebagai berikut:
Tanggal Unit Biaya per Unit Biaya Total
27/11 400 $13 $5.200
24/8 50 $12
Total 450 $5.800
$ 600
Maka, harga pokok penjualannya adalah sebagai berikut:
Harga pokok barang tersedia untuk dijual $12.000
Dikurangi : Persediaan akhir
Harga pokok penjualan $ 6.200
$ 5.800
3. Last-in, First-out method (LIFO)
Metode ini mengasumsikan bahwa barang yang terakhir dibeli adalah
barang yang pertama kali ditetapkan dalam menghitung harga pokok
penjualan. Sebagai contoh,
Kumpulan Biaya
Harga Pokok Barang Tersedia untuk Dijual
Tanggal Uraian Unit Biaya per Unit Biaya Total
1/1 Persediaan awal 100 $10 $ 1.000
15/4 Pembelian 200 $11 $ 2.200
24/8 Pembelian 300 $12 $ 3.600
27/11 Pembelian 400 $13 $ 5.200
Total 1.000 $12.000
Selama tahun berjalan, 550 unit terjual dan 450 unit masih tersisa per
tanggal 31 Desember, dengan perincian sebagai berikut:
Tanggal Unit Biaya per Unit Biaya Total
1/1 100 $10 $1.000
15/4 200 $11 $2.200
24/8 150 $12
Total 450 $5.000
$1.800
Maka, harga pokok penjualannya adalah:
Harga pokok barang tersedia untuk dijual $12.000
Dikurangi : Persediaan akhir
Harga pokok penjualan $ 7.000
$ 5.000
4. Average method (Metode rata-rata)
Metode ini mengasumsikan bahwa barang yang tersedia untuk dijual
memiliki biaya per unit yang sama (rata-rata). Pada umumnya barang
yang dijual adalah identik. Berdasarkan metode tersebut, harga pokok
barang tersedia untuk dijual dialokasikan pada dasar biaya rata-rata
tertimbang per unit. Rumus dan contoh perhitungan dari biaya rata-rata
tertimbang per unit adalah sebagai berikut:
Biaya rata-rata tertimbang per unit =
Sebagai contoh,
Kumpulan Biaya
Harga Pokok Barang Tersedia untuk Dijual
Tanggal Uraian Unit Biaya per unit Biaya Total
1/1 Persediaan awal 100 $10 $ 1.000
15/4 Pembelian 200 $11 $ 2.200
24/8 Pembelian 300 $12 $ 3.600
27/11 Pembelian 400 $13 $ 5.200
Total 1.000 $12.000
Sumber : Kieso (2007 : 340)
Selama tahun berjalan, 550 unit terjual dan 450 unit masih tersisa per
tanggal 31 Desember, dengan perincian sebagai berikut:
$12.000 : 1.000 = $12
Unit Biaya per unit
450 x $12 = $5.400
Biaya Total
Maka, harga pokok penjualan sebagai berikut:
Harga pokok barang tersedia untuk dijual $12.000
Dikurangi : Persediaan akhir
Harga pokok penjualan $ 6.600
$ 5.400
7. Prosedur pengendalian persediaan barang dagangan
Pengendalian persediaan menurut Willson dan Campbell yang
“Pengendalian persediaan meliputi pengendalian kuantitas dan jumlah
dalam batas-batas yang telah direncanakan dan perlindungan fisik
persediaan.”
Jadi pengendalian persediaan barang dagangan meliputi:
1. Penentuan kuantitas persediaan barang dagangan yang mencukupi
kebutuhan untuk proses penjualan.
2. Perlindungan fisik terhadap persediaan barang dagangan.
Menurut Willson dan Campbell yang dialihbahasakan oleh Tjintjin
Tjendera (2001: 430) ada beberapa titik persediaan yang dapat dipandang
sebagai alat untuk mencapai pengendalian persediaan yaitu:
1. Penetapan titik persediaan maksimum dan minimum
2. Penggunaan rasio perputaran persediaan (inventory turn over) 3. Pertimbangan manajemen
4. Analisa nilai
5. Pengendalian budgeter
Dalam berbagai perusahaan terdapat beberapa macam cara pengendalian
tergantung dari jenis pengendalian. Berikut ini pendapat dari beberapa pakar
mengenai pengendalian terhadap persediaan barang dagangan:
1. Economic Order Quantity (EOQ)
Adalah jumlah pesanan yang secara ekonomis menguntungkan yaitu
besarnya pesanan yang menyebabkan biaya pemesanan dan biaya pengiriman
yang minimal. Sebenarnya penggunaan rumus EOQ banyak diterapkan dalam
menetapkan jumlah pembelian setiap kali untuk perusahaan industri. Meskipun
demikian rumus ini dapat pula dipakai untuk menetapkan jumlah tiap kali
pembelian yang tepat untuk pedagang perantara.
EOQ =
R = Jumlah (dalam unit) yang dibutuhkan dalam satu periode tertentu, misalnya
satu tahun
S = Biaya pesanan setiap kali pesan
P = Harga per unit yang dibayarkan
I = Biaya penyimpanan dan pemeliharaan di gudang, dinyatakan dalam
persentase dari nilai rata-rata dalam rupiah dari persediaan
2. Reorder Point (ROP) dan Safety Stock (SS)
Reorder point adalah titik dimana harus diadakan pemesanan kembali sehingga kedatangan barang yang dipesan tepat pada waktunya, dimana
persediaan atas safety stock sama dengna nol. Masalah pesanan ini tergantung
pada tiga faktor yaitu:
a. Waktu yang diperlukan untuk penyimpanan
b. Tingkat pemakaian barang
c. Persediaan minimal atau penyelamat (safety stock)
Perkiraaan atau penaksiran lead time dari pesanan biasanya menggunakan
ratarata hitung beberapa hari pesanan lead time pesanan sebelumnya.
Tingkat pemakaian barang juga diperlukan untuk menentukan waktu
pemesanan yang tepat. Salah satu dasar untuk memperkirakan kuantitas barang
dalam periode tertentu, khususnya selama periode pemesanan adalah rata-rata
pemakaian kuantitas barang masa sebelumnya atau selama periode waktu.
pembelian persediaan yang ekonomis untuk penjagaan atau permintaan
langganan yang tidak umum.
Rumus Reorder Point:
ROP = (Lead time x average inventory usage rate) + safety stock 3. Budgetary Control (Pengendalian Budgeter)
Pengendalian melalui penyusunan anggaran merupakan suatu cara yang
dilakukan untuk membandingkan antara keadaan yang sebenarnya dengan
keadaan yang direncanakan. Dalam penyusunan anggaran , perlu dimulai
dengan menetapkan terlebih dahulu berapa jumlah yang harus dijual. Jumlah ini
ditetapkan lebih dulu melalui suatu estimasi atau taksiran datri pihak pimpinan
kemudian berdasarkan rencana penjualan dan rencana persediaan barang
dagangan, dapat dibuat anggaran pembelian barang dagangan dan anggaran
lainnya.
4. Inventory Turn Over (Rasio Perputaran Persediaan)
Perputaran persediaan merupakan angka yang menunjukkan kecepatan
pergantian dalam periode tertentu, biasanya dalam waktu satu tahun. Angka
tersebut dapat diperoleh dengan membagi semua harga persediaan atau barang
yang dipergunakan selama periode tertentu dengan jumlah rata-rata persediaan
selama periode tertentu. Perhitungan inventory turn over dapat dilakukan untuk
semua persediaan yang ada dalam perusahaan. untuk persediaan barang
dagangan dapat dihitung dengan menggunakan rumus sebagai berikut:
Merchandise Inventory Turn Over =
Tinggi rendahnya inventory turn over menunjukkan esar kecilnya investasi
pada persediaan barang dagangan. Suatu tingkat merchandise inventory yang
rendah dapat menunjukkan adanya investasi yang terlalu besar dalam persediaan
dan makin lamanya modal yang tertanam dalam persediaan. Sedangkan
merchandise inventory yang tinggi menunjukkan adanya invenstas yang terlalu
rendah atau pendeknya waktu tertanamnya modal dalam perusahaan. Apabila
modal yang digunakan untuk membiayai persediaan tersebut adalah modal asing
tingginya inventory turn over memperkecil beban harga. Tingkat perputaran
persediaan memegang yang penting dalam efisiensi.
Jadi berdasarkan pengertian di atas, maka pengendalian persediaan dapat
digunakan sebagai alat untuk memastikan bahwa perencanaan persediaan telah
dikerjakan dengan sesuai atau tidak. Apabila belum dikerjakan dengan sesuai
maka pengendalian persediaan akan membuat tindakan yang tepat untuk
mengarahkannya.
F. Syarat-syarat Pengelolaan Persediaan Barang Dagangan yang Efektif
Menurut Willson dan Campbell yang dialihbahasakan oleh Tjintjin Felix
Tjendera (2001: 430-431) mengungkapkan mengenai syarat-syarat pengelolaan
persediaan barang dagang yang efektif adalah sebagai berikut:
1. Penetapan tanggung jawab dan kewenangan yang jelas terhadap persediaan 2. Sasaran dan kebijakan yang dirumuskan dengan baik
3. Fasilitas pergudangan dan penanganan yang memuaskan 4. Klasifikasi dan identifikasi persediaan yang layak
Adapun ketujuh syarat pengelolaan persediaan barang dagang yang efektif
adalah sebagai berikut:
1. Penetapan tanggungjawab dan kewenangan yang jelas terhadap persediaan
Tanggung jawab didefenisikan sebagai penugasan pekerjaan dan kewajiban
spesifik untuk dilaksanakan oleh seseorang dengan sebaik-baiknya. Tanggung
jawab ini harus disertai kewenangan yang diperlukan yaitu hak untuk membuat
keputusan-keputusan dan untuk meminta atau memperoleh ketaatan terhadap
instruksi-instruksi yang ada hubungannya dengan pelaksanaan permintaan.
2. Sasaran dan kebijakan yang dirumuskan dengan baik
Mereka yang bertanggung jawab untuk melaksanakan keinginan pimpinan
dalam hubungannya dengan persediaan, harus memahami dengan jelas
aturan-aturan bertindak yang akan menjadi pedoman bagi mereka. Tidak ada yang
demikian dan merusak moral dan dapat menimbulkan kebingungan pelimpahan
suatu tugas tetapi tidak mengetahui harapan dari tugas yang diharapkan dati
tugas itu.
3. Fasilitas pergudangan dan penanganan yang memuaskan
Faktor ketiga yang penting dalam pengendalian persediaan adalah
fasilitas-fasilitas pergudangan dan penyelengaraan yang cukup. Tidak ada prosedur yang
sekalipun telah direncakan dengan sangat baik dapat berhasil dalam suatu bidang
pergudangan atau penyimpanan yang tidak terorganisir, atau dilengkapi dengan
tindakan yang tidak baik.
4. Klasifikasi dan identifikasi persediaan secara layak
Klasifikasi ini harus dikenal dalam menetapkan anggaran dan pengendalian serta
Pengendalian akuntansi menjadi betul-betul tidak berguna apabila barang yang
diminta dilaporkan sebagai barang lain. Klasifikasi dan identifikasi persediaan
secara wajar adalah perlu bagi suatu pengendalian persediaan yang efektif.
5. Standarisasi dan simplikasi persediaan
Standarisasi merupakan suatu istilah yang lebih lazim yang berhubungan dengan
penetapan standar. Dalam hal persediaan, standarisasi berhubungan dengan
pengurangan suatu garis produk menjadi beberapa jenis, ukuran, karakteristik
tetap yang dianggap sebagai standar. Tujuannya adalah untuk mengurangi
banyaknya unsur atau jenis barang, untuk menetapkan standar kualitas bahan.
Dengan adanya dengan banyaknya jenis atau unsur persediaan yang mungkin
diselenggarakan, maka masalah pengendalian dapat dipermudah. Simplikasi
hanya menyangkut eliminasi jenis dan ukuran produk yang berlebihan.
Eliminasi produk-produk yang tidak dijual dapat dengan cepat memberikan
kontribusi besar untuk mengurangi persediaan yang harus dilaksanakan.
6. Catatan dan laporan yang cukup
Perencanaan dan pengendalian persediaan didasarkan pada suatu anggapan
pendahuluan yaitu adanya pengetahuan mengenai fakta-fakta dan ketersediaan
fakta-fakta memerlukan catatan dan laporan persediaan yang cukup.
Catatan-catatan persediaan harus berisi informasi untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan
para staf pembelian, produksi, penjualan, dan keuangan.
7. Tenaga kerja yang memuaskan
Pengelolaan persediaan tidak dicapai melalui penetapan prosedur dan
penyelenggaraan catatan pembukuan, tapi diperoleh melalui tindakan manusia,
Seseorang harus mempunyai perhatian dan inisiatif yang cukup untuk menelaah
catatan dan merekomndasikan atau mengambil tindakan perbaikan. Kecakapan
ini tidak dapat hanya berada di jenjang pimpinan yang tinggi, tetapi harus
sampai pada mereka yang diberi tanggung jawab khusus terhadap pengendalian
persediaan.
Berdasarkan defenisi di atas, suatu pengelolaan persediaan barang
dagangan dikatakan efektif jika telah memenuhi ketujuh persyataran di atas.
G. Peranan Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan dalam
Menunjang Efektivitas Pengelolaan Persediaan Barang Dagangan
Pengendalian internal merupakan metode dan tindakan yang dilaksanakan oleh
perusahaan dan dipakai sebagai alat pengendali yang berfungsi untuk mengamankan
persediaan barang dagangan sejak mendatangkan, menerima, menyimpan,
mengeluarkannya, baik fisik maurpun kuantitas dan pencatatannya, termasuk
penilaiannya. Hal ini berarti dengan adanya pengendalian internal persediaan barang
dagangan yang memadai, maka pengelolaan persediaan barang dagangan yang efektif
diharapkan dapat tercapai.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mencapai pengendalian internal
persediaan barang dagangan yang efektif yaitu pengendalian persediaan barang
dagangan yang memadai. Pengendalian internal yang efektif selalu terikat dengan
unsur-unsur pengendalian internal, sehingga berfungsi atau tidaknya pengendalian
internal dapat dilihat dari bagaimana menerapkan unsur-unsur pengendalian internal
tersebut dalam aktivitas pengelolaan persediaan barang dagangan. Adapun
pengendalian, penilaian risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi serta
pemantauan.
Pengendalian internal persediaan barang dagangan dapat berperan jika dapat
mencapai tujuannya untuk mencapai pengelolaan persediaan barang dagangan yang
efektif. Dengan diterapkannya unsur-unsur dan tujuan pengendalian internal persediaan
barang dagangan tersebut, diharapkan dapat menciptakan pengendalian internal
persediaan barang dagangan yang memadai. Efektif tidaknya pengelolaan persediaan
barang dagangan dapat diukur dari sejauh mana perusahaan dapat melaksanakan
unsur-unsur pengelolaan persediaan barang dagangan yang efektif. Dengan demikian
pengendalian internal persediaan barang dagangan yang merupakan salah satu alat
untuk mencapai syarat-syarat pengelolaan persediaan barang dagang yang efektif yaitu
penetapan tanggung jawab dan kewenangan yang jelas terhadap persediaan, sasaran dan
kebijakan yang dirumuskan dengan baik, fasilitas pergudangan dan penanganan yang
memuaskan, klasifikasi dan identifikasi persediaan secara layak, standarisasi dan
simplikasi persediaan, catatan dan laporan yang cukup serta tenaga kerja yang
memuaskan.
H. Tinjauan Penelitian Terdahulu
Adapun penelitian terdahulu yang mendukung terhadap penelitian yang akan
dilakukan penulis antara lain:
Penelitian yang dilakukan oleh Dian Radiani tahun pada tahun 2004,
berdasarkan penelitiannya diperoleh hasil bahwa pengendalian internal yang memadai
dan efektif atas persediaan barang dagangan akan dapat menunjang efektivitas
I. Kerangka Konseptual
Keterangan:
Pengendalian merupakan fungsi manajemen yang melaksanakan analisa seluruh
aktivitas perusahaan. Fungsi ini sangat penting karena menghasilkan pertimbagan dan
saran yang bermanfaat untuk perencanaan berikutnya. Adanya pengendalian di
perusahaan, maka diharapkan seluruh aktivitas perusahaan termasuk pengelolaan
persediaan barang dagangan dapat berjalan sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang
telah ditetapkan sebelumnya. Efektivitas adalah ukuran keberhasilan suatu kegiatan
atau program yang dikaitkan dengan tujuan yang ditetapkan. Efektivitas dalam
pengelolaan persediaan barang dagangan berarti penyediaan persediaan barang
dagangan tepat waktu pada saat dibutuhkan dengan harga yang terjangkau. PT. PUSRI Medan
Pengelolaan Persediaan Barang dagangan Pengendalian Internal
Persediaan Barang Dagangan
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Tempat dan Waktu Penelitian
Dalam menulis skripsi ini, penulis melakukan penelitian di PT. Pupuk
Sriwidjaja Medan dengan lokasi di Jl. Gajah Mada No. 25 Medan. Waktu penelitian
yang dimulai dari bulan Juli sampai dengan selesai. Jadwal penelitian yang
direncanakan adalah sebagai berikut:
Jadwal Penelitian
Data yang digunakan untuk menunjang penelitian ini adalah:
a. Data Primer
Data primer adalah data yang diperoleh langsung dari perusahaan mengenai
objek penelitian yang diteliti dan kemudian akan diolah lagi oleh penulis.
b. Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang telah ada di perusahaan, seperti struktur
C. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah sebagai berikut:
a. Teknik dokumentasi yaitu teknik pengumpulan data yang berkaitan dengan
pengendalian internal persediaan barang dagangan dan pengelolaan persediaan
barang dagangan.
b. Teknik wawancara, yaitu pengumpulan data dengan mengajukan
pertanyaan-pertanyaan kepada pihak-pihak yang berwenang atau bagian-bagian yang
berhubungan dengan masalah yang diteliti.
D. Metode Analisis Data
Dalam penyusunan skripsi ini penulis menggunakan metode deskriptif, yaitu
suatu metode penganalisaan data, dimana data yang sudah dikumpulkan kemudian
diklasifikasikan, diinterpretasikan dan kemudian dianalisis sehingga memberikan
BAB IV
HASIL PENELITIAN
A. Data Penelitian
1. Data Perusahaan
a. Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Pupuk Sriwijaja Badan Usaha Milik Negara (BUMN) dibawah
Departemen Perindustrian dan Perdagangan Republik Indonesia yang didirikan
pada tanggal 24 Desember 1959, dengan Akte Notaris Eliza Pondang No.177
dengan status hukum Perseroan Terbatas (PT). PT. Pupuk Sriwijaja dicantumkan
keberadaannya pada lembar Berita Negara No.46 sebagai Badan Usaha Milik
Negara (BUMN) yang kegiatan utamanya adalah memproduksi pupuk urea
dengan pemegang saham tunggal yaitu Pemerintah Republik Indonesia Pemegang
sahamnya adalah Meteri Keuangan dan sebagai kuasa hukum adalah Meteri
Perindustrian.
PT. Pupuk Sriwijaja (Persero) sejak berdirinya telah mengalami perubahan
Badan Usaha sebagai berikut :
1. Berdasarkan Peraturan Pemerintah No.20 tahun 1964 sejak bulan Mei 1964
berubah dari Perseroan Terbatas (PT) menjadi Perusahaan Negara (PN).
2. Berdasarkan Peraturan Pemerintah No.20 tahun 1969 dengan Akte Notaris
Soeleman Arjasasmita pada bulan Januari 1976 dikembalikan lagi menjadi
Perseroan Terbatas (PT).
Saat ini kantor pusat berlokasi di Palembang di lingkungan area pabrik
pupuk Pusri IB, Pusri II, Pusri III, dan Pusri IV Keempat pabrik tersebut
1. Pada tahun 1963 didirikan pabrik pupuk urea pertama yaitu Pusri I dengan
kapasitas terpasang sebesar 100.000 ton per tahun.
2. Pada tahun 1974 didirikan pabrik urea kedua yaitu Pusri II dengan kapasitas
sebesar 380.000 ton per tahun, sejak tahun 1992 kapasitasnya bertambah
menjadi 570.000 ton per tahun.
3. Pada tahun 1976 didirikan pabrik pupuk urea ketiga yaitu Pusri III dengan
kapasitas terpasang 570.000 ton per tahun.
4. Pada tahun 1977 didirikan pabrik pupuk urea keempat yaitu Pusri IV dengan
kapasitas 570.000 ton per tahun.
5. Pada tahun 1990 didirikan pabrik pupuk urea kelima yaitu Pusri IB dengan
kapasitas terpasang 570.000 ton per tahun sebagai pengganti Pusri I karena
usia teknisnya tidak memungkinkan dan secara efisien sudah tidak layak
untuk dipergunakan lagi, tetapi Pusri IB ini mulai berproduksi tahun 1994.
Adapun faktor-faktor yang menyebabkan PT. PUSRI berkantor pusat dan
pusat produksi di Palembang adalah :
1. Faktor bahan dasar yang diperlukan dalam pembuatan pupuk urea yang cukup
banyak tersedia.
2. Faktor gas alam dimana untuk penyediaannya disanggupi PT. Stanvac
Indonesia dengan kontrak selama 20 tahun dan selanjutnya disediakan oleh
Pertamina.
3. faktor air sebagai bahan dan pendingin mesin yang tersedia yang diperoleh
dari sungai Musi, dimana lakoasi Pabrik PT. PUSRI berada di tepi sungai
Disamping kantor pusat dan pabrik yang berlokasi di Palembang, PT.
Pupuk Sriwijaja juga memiliki Kantor-Kantor Pemasaran Wilayah (KPW) yang
tersebar di seluruh daerah tingkat II di Indonesia serta unit-unit pengantongan
Pupuk curah di Belawan, Cilacap, Semarang dan Meneng (Banyuwangi) berikut
kapal-kapal angkutan pupuk curah dan armada kereta apai untuk mengangkut
pupuk ke dalam kantong.
Akselerasi pembangunan di sektor agroindustri telah membuka peluang
besar bagi industri pupuk di Indonesia. Industri pupuk nasional hampir dikatakan
identik dengan Molding BUMN pupuk, dimana PT. PUSRI merupakan BUMN
dengan pemegang saham tunggal adalah pemerintah Indonesia. Kemudian
menyusul industri pupuk di tanah air antara lain pendirian PT. Petrokimia Gresik
dan PT. Kujang pada tahun 1975, PT. Pupuk Kaltim tahun 1977, PT. Pupuk
Iskandar Muda pada tahun 1982. berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) No.28
tahun 1997 dan PP no.34 tahun 1998, industri pupuk di tanah air menjadi satu
keluarga (Holding Company) atau satu wadah persatuan pupuk nasional guna
menggalang persatuan diantara produsen-produsen pupuk dengan ditunjukkannya
PT. PUSRI sebagai induk perusahaan (Operating Holding Company) dengan anak
perusahaan yaitu industri pupuk di tanah air.
Sejalan dengan perkembangan industri pupuk di tanah air, pemerintah
Republik Indonesia melalui Peraturan Pemerintah nomor 17 tanggal 24 Juni 1997
dan nomor 28 tanggal 07 Agustus 1997 dengan akta notaris Imas Fatimah, SH
nomor 47 tanggal 13 Agustus 1997 dan nomor 41 tanggal 14 Oktober 1997,
menetapkan seluruh saham Pemerintah pada Industri pupuk PT. Pupuk Kujang,
Gresk sejumlah Rp. 1.829.290.000.000,00 dialihkan kepemilikannya kepada PT.
PUSRI.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 34 tanggal 28 Februari
1998 menetapkan peralihan saham pemerintah sebesar Rp. 6.000.000.000,00 di
PT. Mega Eltra kepada PT. PUSRI dan selanjutnya Menteri Negara Penanaman
Modal dan Pembinaan BUMN dengan keputusan nomor
Kep-26/M-PM/BUMN/2000 tanggal 03 Juni 2000, menyetujui kapitalisasi laba ditahan PT.
Pupuk Kalimantan Timur Tbk. Sebesar Rp. 728.768.000.000,00 menjadi
tambahan modal disetor.
PT Pupuk Sriwijaya yang lebih dikenal dengan singkatan PT PUSRI
adalah salah satu perusahaan milik negara dengan tugas utama memproduksi
pupuk ke seluruh wilayah Indonesia. Dalam mengembangkan usahanya, PT
PUSRI mempunyai visi dan misi untuk meningkatkan pelayanan kepada
masyarakat. Adapun visi dan misi tersebut adalah:
Visi
“Menjadi perusahaan kelas dunia dalam industri pupuk, petrokimia dan jasa-jasa
teknik melalui maksimasi nilai untuk perusahaan dan kepuasaan pelanggan“.
Misi
“Memproduksi dan memsarkan pupuk untuk Ketahanan Pangan Nasional
(Swasembada Pangan), produk-produk kimia dan jasa-jasa teknik di pasar
nasional dan global dengan memperhatikan aspek mutu secara menyeluruh”.
Sebagai BUMN, PT PUSRI mengemban nilai dalam rangka pembangunan
nasional yaitu :
PT PUSRI harus mampu mengelola modal yang dipercayakan kepadanya
sehingga mendatangkan untung dan mampu membayar operasinya sendiri dan
mampu menghasilkan surplus dari perputaran modal tersebut.
2. Sebagai penggerak pembangunan (Agent of Development)
Sejalan dengan program pemerintah dalam pembangunan perekonomian
nasional seperti yang tertera dalam UUD 1945, GBHN telah secara jelas dan
tegas menunjukkan bahwa dalam kegiatan ekonomi termasuk industri harus
dihindarkan timbulnya “etatisme” dan sistem “free fight lineralism”, maka
dalam hubungan inilah PT. PUSRI diharapkan kontribusinya yaitu sebagai
penggerak pembangunan dalam perekonomian industri baik untuk wilayah
Sumatera Selatan maupun nasional antara lain dengan program “Bapak
Angkat”.
3. Sebagai Stabilator
Pengadaan pupuk adalah masalah yang tidak dapat dipisahkan dari masalah
stabilisasi pengadaan/penyediaan pangan nasional perusahaan mendapat
kepercayaan untuk ikut serta mengelola pengadaan pupuk nasional, buka saja
pupuk yang berasal dari produksi sendiri tetapi juga pupuk dari unit-unit
produksi lainnya serta dari impor dengan prinsip 6 tepat yaitu : tepat jumlah,
waktu, jenis, tempat, harga, dan pembayaran (PT. PUSRI ditunjuk sebagai
penyalur tunggal dalam pengadaan penyediaan serta penyaluran pupuk untuk
kebutuhan dalam negeri).
Adapun tujuan perusahaan adalah untuk turut melaksanakan dan
menunjang kebijaksanaan program pemerintah di bidang ekonomi dan
industri kimia lainnya, disamping menyelenggarakan kegiatan distribusi dan
perdagangan baik dalam maupun di luar negeri yang berhubungan dengan
produk-produk tersebut diatas.
Dalam rangka penyaluran dan penjualan pupuk untuk mencapai tingkat
pemasaran yang diharapkan dilakukan usaha melalui kegiatan promosi,
penyuluhan dan popularisasi. Untuk meningkatkan kelancaran usaha
penyaluran pupuk ke daerah-daerah dan menggerakkan kegiatan untuk
persiapan program pemasran di masa mendatang, Direksi PT. Pusri dengan
Surat Keputusan No. KPTS/Dir/001/D/1970 tanggal 3 Januari 1970 telah
membentuk kantor-kantor pemasaran daerah yang berjumlah 25 kantor.
Tugas pokok kantor Pemasaran Pusri Daerah (PPD) adalah mengadakan
pengawasan dan pengarahan atas penyaluran pupuk melalui distributor, pupuk
yang dihasilkan PT. Pusri ada yang berbentuk kemasan dalam kantong dan ada
yang berbentuk curah sehingga pengantongan di daerah PT. Pusri mempunyai
unit pengantongan pupuk, antara lain:
1. Unit pengantongan pupuk PT. Pusri Belawan
2. Unit pengantongan pupuk PT. Pusri Cilacap
3. Unit pengantongan pupuk PT. Pusri Meneg
4. Unit pengantongan pupuk PT. Pusri Surabaya
5. Unit pengantongan pupuk PT. Pusri Ujung Pandang
PT. Pusri Medan yang berkedudukan di Medan merupakan salah satu
cabang pemasaran yang bertugas untuk menyalurkan pupuk ke seluruh daerah
b. Struktur Organisasi Perusahaan
Organisasi merupakan perkumpulan orang-orang dengan tujuan yang
sama dan bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan bersama
harus memiliki struktur organisasi yang baik. Dengan adanya struktur
organisasi maka dapat diketahui tempat dan fungsinya masing-masing untuk
bekerja dan melaksanakan tugasnya sesuai dengan tujuan pokok yang
digariskan oleh pimpinan.
Mengingat besaranya peranan dan sumbangan dari struktur organisasi
dalam mencapai tujuan perusahaan, maka PT. Pusri Medan turut serta memilih
Gambar 4.1
STRUKTUR ORGANISASI PT. PUPUK SRIWIDJAJA KANTOR PPD SUMUT-MEDAN
Dari bagan struktur organisasi PT. Pusri Medan, maka tugas dan tanggung
jawab masing-masing bagian dapat dijelaskan sebagai berikut:
a. Kepala Kantor Pemasaran Pusri Daerah (PPD), mempunyai fungsi:
1. Melaksanakan pemasaran dan pendistrbusian setiap produk pupuk
2. Menjalin hubungan dan kerjasama yang baik dengan instansi/jawatan
pemerintah setempat. Kepala PPD secara hirarki bertanggung jawab
kepada Kepala Divisi Operasi di Kantor Pusat.
Tugas dan tanggung jawabnya:
a. Melaksanakan program kerja sesuai dengan kebijaksanaa yang telah
ditentukan oleh Kepala Divisi dan Kepala Pemasaran Produk.
b. Menentukan prioritas kegiatan dan langkah-langkah kegiatan yang akan
dilaksanakan dan sarana-sarana yang telah ditentukan sebelumnya.
c. Mengkoordinir pekerjaan-pekerjaan di Kantor Pemasaran Pusri Daerah.
d. Memberikan laporan formal secara periodik kepada Kepala Divisi
Operasi.
e. Menghubungi pihak-pihak ekstern untuk menjalin kerjsaama dan menjaga
hubungan baik.
f. Aktif membina peningkatan kemampuan KUD baik dalam administrasi
maupun operasional dalam hal penyaluran pupuk bersubsidi di tingkat
kecamatan.
g. Mengawasi adanya kekurangan pupuk pada salah satu kecamatan yang
diakibatkan ketidakmampuan KUD penyalur pupuk.
b. Kepala Seksi Administrasi dan Keuangan
1. Melaksanakan kegiatan keuangan Kantor PPD sesuai dengan Standard Operating Procedure (SOP) bidang keuangan.
2. Melaksanakan kegiatan administrasi dan tata usaha kantor PPD
(Pemasaran Pusri Daerah)
3. Melaksanakan kegiatan administrasi kepegawaian sesuai dengan
ketentuan-ketentuan yang digariskan.
4. Menyusun anggaran PPD, laporan keuangan, inventaris PPD serta
kepegawaian
c. Kepala Seksi Penjualan
Tugas dan tanggung jawab:
1. Menghubungi pihak-pihak yang membutuhkan pupuk dan non pupuk.
2. Menginventarisir seluruh kebutuhan pupuk dan non pupuk untuk
dilaporakan kepada Kepala PPD.
3. Menyiapkan data-data lengkap mengenai rencana kebutuhan pupuk
untuk dibahas Kepala PPD dengan Bapem.
4. Menyiapkan laporan kebutuhan pupuk secara periodik.
5. Memonitor dan melaporkan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi
dibandingkan dengan rencana penjualan.
6. Mengawasi penditribusian pupuk melalui penyaluran-penyaluran,
pengecer-pengecer sampai ke KUD maupun para petani.
7. Mengawasi penerbitan DO atau faktur sesuai dengan rencana.
8. Menyusun rencana kerja serta rencana anggaran kegiatan
d. Kepala Seksi Penyediaan dan Pergudangan
Tugas dan tanggung jawab:
1. Mengatur penerimaan pupuk dan non pupuk sesuai dengan rencana yang
telah ditentukan.
2. Mengatur sarana angkutan dan prasarana gudang tempat penyimpanan
pupuk.
3. Mengawasi pelaksanaan dan penerimaan serta penyimpanan
dibandingkan dengan rencana.
4. Memberi penugasan, pengendalian, pembinaan dan penilaian kerja
kepada para Asisten Manger dalam lingkungan Bagian Keuangan.
5. Memonitor seluruh biaya pelaksanaan, penerimaan dan penyimpanan
pupuk dan non pupuk dibandingkan dengan rencana anggaran.
6. Memonitor pengeluaran pupuk dan non pupuk dari gudang-gudang.
7. Membimbing dan mengarahkan sub ordinasi.
2. Pelaksanaan Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan
a. Unsur-unsur Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan yang di
ada di PT. Pusri adalah
1. Lingkungan Pengendalian
Terdiri dari tindakan, kebijakan, dan prosedur yang mencerminkan
sikap menyeluruh manajemen puncak. Lingkungan pengendalian di
PT. Pusri digambarkan dengan integritas dan nilai etika yang
ditetapkan manajemen perusahaan dengan menerapkan
peraturan-peraturan yaitu tata cara kepegawaian mengenai etika dan perilaku
baik lisan maupun tulisan, yang dikmonukasikan kepada setiap
pegawai yang tidak melaksanakan aturan dan kebijakan tersebut,
akan dikenakan sanksi berupa teguran lisan, teguran tertulis dan surat
peringatan.
2. Penilaian Risiko
Dalam proses penaksiran resiko yang mungkin timbul dalam
perusahaan, PT. Pusri harus mempertimbangkan faktor-faktor yang
mungkin timbul, diantaranya kualitas mutu karyawan sangat
mempengaruhi pengendalian internal di PT. Pusri. Pihak personalia
melakukan penempatan pegawai sesuai keahlian dan latar belakang
pendidikannya masing-masing dengan bidang pekerjaan yang sesuai
pula. Risiko penempatan karyawan yang tidak sesuai dengan
kemampuan dan latar belakang pendidikan diminimalkan dengan
diadakannya training. Dalam kegiatan tersebut pihak manajemen
berusaha untuk melatih karyawan baru dengan kriteria yang sesuai
dengan bidang pekerjaan yang ada si PT. Pusri.
3. Aktivitas pengendalian
Aktivitas pengendalian di PT. Pusri meliputi adanya kebijakan dan
prosedur-prosedur yang dijalankan dalam perusahaan yang dapat
menjamin bahwa sistem tersebut telah berjalan dengan efektif.
Aktivitas pengendalian yang dilakukan oleh PT. Pusri terdiri dari:
a. Pemisahan tugas yang cukup
Struktur organisasi merupakan rangkaian pembagian tugas
untuk mencegah kesalahan dan agar dilakukannya tindakan
perbaikan.
b. Otorisasi yang pantas atas transaksi
Penentuan fungsi yang memberikan otorisasi telah diterapkan di
PT. Pusri. Setiap dokumen yang telah diotorisasi merupakan
pedoman bahwa dokumen yang ada adalah sah. Otorisasi atas
transaksi di PT. Pusri adalah sebagai berikut:
1. Pada aktivitas permintaan barang untuk kantor daerah
diotoriasasi oleh kepala seksi pengadaan dan pergudangan.
2. Pada aktivitas penerimaan barang, bukti penerimaan barang
diotorisasi oleh kepala pengadaan dan pergudangan serta
kepala gudang.
3. Pada aktivitas pengeluaran barang dari gudang, formulir
pengeluaran barang diotoriasi oleh kepala gudang.
4. Pada aktivitas pembayaran dan pengeluaran kas, diotorisasi
oleh kepala seksi administrasi dan keuangan.
c. Dokumen dan catatan yang memadai
Catatan yang dibuat dengan baik akan berfungsi sebagai
informasi dan dapat meningkatkan pengendalian internal. Oleh
karenanya PT. Pusri perlu membuat catatan dengan baik agar
dapat memenuhi fungsi tersebut. Penggunaan sistem komputer
telah mengubah sebagian dokumen dan catatan ke dalam bentuk
menyediakan data yang dapat diandalkan untuk pengambilan
keputusan.
d. Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan
Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan merupakan
faktor yang penting dalam pengelolaan persediaan barang
dagangan. Pengawasan fisik atas aktiva dilakukan oleh kepala
gudang pada penyimpanan barang dan penerimaan barang serta
pengeluaran barang.
PT. Pusri telah membuat laporan sisa stok di gudang yang
dilakukan setiap harinya atas transaksi pengeluaran barang yang
telah dilakukan merupakan suatu pengendalian internal yang baik
untuk menyesuaikan data persediaan barang dagangan yang ada
di gudang secara fisik. Dengan adanya pengendalian ini
diharapkan dapat menghindari pencurian dan penyelewengan
terhadap persediaan barang dagangan.
4. Informasi dan komunikasi
Informasi dan komunikasi yang ada di PT.Pusri berjalan
dengan lancar. Informasi yang diperlukan untuk pimpinan disajikan
oleh pihak yang berkepentingan untuk mengidentifikasikan tindakan
yang akan dilakukan. Kendala-kendala yang dihadapi PT. Pusri
selalu dikomunikasikan dengan atasan masing-masing. Adanya
komunikasi yang baik antara atasan dengan bawahan sehingga setiap
masalah dapat didiskusikan dengna baik. Adanya komunikasi dan
