BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN
A. Data Penelitian
3. Pelaksanaan Pengelolaan Persediaan Barang Dagangan
PT. Pusri melaksanakan pengelolaan persediaan barang dagangan sebagai berikut:
1. Prosedur Permintaan Pembelian Barang Dagangan
Prosedur ini dimulai dari permintaan akan kebutuhan pupuk oleh konsumen. bagian logistik pemasaran KPW (Kantor Perwakilan Medan) membuat laporan kebutuhan penyediaan kebutuhan pupuk ke kantor pusat Palembang. Tentunya laporan tersebut dibuat berdasarkan permintaan kebutuhan dan disesuaikan dengan target penjualan selama setahun. Setelah hasil laporan tersebut diverifikasi sesuai dengan target penjualan maka kantor pusat Palembang melakukan pengeluaran dan pengiriman pupuk ke Kantor Pemasaran Daerah.
2. Prosedur Penerimaan Persediaan Barang Dagangan
a. Pemasaran Pusri Daerah (PPD) mengeluarkan memo dan Surat Pengantar Angkutan Pupuk (SPAP)
b. Memo dan SPAP ini diserahkan kepada ekspeditur. Ekspeditur adalah perusahaan ekspedisi yang bertugas membawa pupuk urea
dari gudang Kantor Pusat PT Pusri ke gudang Pemasaran Pusri Daerah.
c. Ekspeditur membawa Memo dan SPAP ke Dinas Perbendaharaan PT Pusri di Kantor Pusat Palembang.
d. Setelah menerima memo dan SPAP, Dinas Perbendaharaan mengkonfirmasi ke Pemasaran Pusri Daerah, kemudian Dinas Perbendaharaan membuat Delivery Order.
e. SPAP dan Delivery Order diserahkan kembali ke Ekspeditur, sedangkan memo disimpan oleh Dinas Perbendaharaan.
f. Ekspeditur membawa SPAP dan Delivery Order ke Bagian Eskpedisi yang berlokasi di area Gudang Kantor Pusat PT Pusri Palembang. Sebelum memasuki area gudang, truk milik ekspeditur ditimbang terlebih dahulu dalam keadaan kosong di jembatan timbang.
g. Bagian Ekspedisi kemudian membuat Surat Perintah Kerja (SPK) untuk:
a. Koperasi Karyawan PT Pusri
Koperasi Karyawan PT Pusri adalah pihak ketiga yang terikat kontrak dengan PT Pusri untuk menyediakan tenaga kerja/buruh angkut untuk mengangkut pupuk dari gudang ke truk
b. Surveyor/appraisal
Surveyor adalah pihak ketiga yang terikat kontrak dengan PT Pusri untuk menilai pelaksanaan kegiatan pengangkutan pupuk
dari gudang ke truk, apakah sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tidak merugikan pihak ekspeditur dan PT Pusri. c. Perusahaan Bongkar Muat
Perusahaan Bongkar Muat adalah pihak ketiga yang terikat kontrak dengan PT Pusri untuk menyediakan alat–alat bongkar muat seperti Portal Scrapper, Bags Ship Loader, Quadran Loader, Forklift, dan Loading Arm.
h. Setelah membuat SPK, pengeluaran urea dari gudang dilaksanakan. Setiap urea yang keluar dicatat ke dalam time sheet dan tally sheet. Pengeluaran urea ini juga dibuat berita acaranya. i. Setelah selesai pemuatan urea ke truk, truk yang telah penuh
menuju timbangan untuk ditimbang kembali dalam keadaan berisi urea.
j. Jika truk yang ditimbang sesuai dengan seharusnya maka truk boleh keluar, tetapi jika truk lebih berat dari seharusnya maka truk harus kembali ke gudang untuk mengurangi berat urea yang dibawa.
k. Jika pengangkutan urea ke truk telah selesai, pihak surveyor (Sucofindo atau Proteknika) akan mengeluarkan sertifikat yang menyatakan bahwa pengangkutan urea telah berjalan sebagaimana mestinya.
l. Setelah sampai di dermaga makan SPA (Surat Perintah Angkut) diserahkan kepada pihak expedisi untuk mengambil pupuk dan diangkut ke gudang masing-masing.
3. Prosedur Penyimpanan Persediaan Barang Dagangan
a. Barang yang sudah diterima disimpan dalan UPP PT. Pusri (Unit Penyimpanan Pupuk)
b. Penyimpanan barang di gudang dilaksanakan oleh kepala gudang Barang yang disimpan di gudang ditempatkan sesuai dengan jenisnya. Penempatan terpisah dilakukan memudahkan pengidentifikasian dan mencegah terjadinya kontaminasi yang terjadi. Selain itu, pemisahan ini memudahkan dan mempercepat pengambilan barang yang dikirmkan ke konsumen. Penyimpanan ini diatur sedemikian rupa sehingga barang-barang yang pertama kali masuk pertama kali pula keluar sesuai dengan nomor DO (Delivery Order) yang dikeluarkan oleh PT. Pusri Palembang.
c. Pengamanan fisik terhadap barang di gudang dilakukan dengna membatasi pihak-pihak yang boleh masuk ke gudang.
4. Prosedur Pengeluaran Persediaan Barang Dagangan
a. Syarat pengeluaran barang dari gudang ke konsumen adalah harus ada DO (Delivery Order) dari KPW (Kantor Pemasaran Daerah) yang proses pengambilannya ditunjuk oleh PT. Pusri b. DO (Delivery Order) yang dibuat oleh konsumen untuk pemuatan
barang dari gudang ke truk harus dilampirkan DO (Delivery Order) dari KPW
c. Petugas gudang yaitu kepala gudang harus memverifikasi apakah DO tersebut sudah sesuai dengan wilayah yang akan didistribusikan
d. Apabila sudah sesuai maka kepala gudang mengeluarkan barang tersebut untuk dimuat ke truk
5. Prosedur Pencatatan Persediaan Barang Dagangan
PT. Pusri melakukan pencatatan persediaan barang dagangan menggunakan sistem pencatatan perpetual untuk setiap mutasi persediaan baik itu mutasi penambahan persediaan barang dagangan ataupun mutasi pengurangan persediaan barang dagangan. Bagian akuntansi menjurnal data persediaan sebagai berikut:
Aktivitas penerimaan / pembelian:
Dr. Persediaan barang dagangan Rp. XXX
Cr. Kas Rp. XXX
Aktivitas pengeluaran / penjualan
Dr. Harga pokok barang yang dijual Rp. XXX
Cr. Persediaan barang dagangan Rp. XXX
Dr. Kas Rp. XXX
Cr. Penjualan Rp. XXX
6. Prosedur Penilaian Persediaan Barang Dagangan
Metode penilaian persediaan yang digunakan di PT. Pusri adalah metode penilaian FIFO (First In First Out). Setiap penerimaan dan pengeluaran barang dicatat dikartu bintex. Kartu
ini berfungsi untuk membedakan stok pupuk yang diangkut oleh masing-masing kapal. Jadi, stok pupuk yang diangkut oleh kapal yang paling awal masuk harus lebih awal dikeluarkan. Apabila barang yang dikeluarkan tidak sesuai dengan yang tertera di kartu tersebut maka tidak dapat dilakukan pemuatan barang ke truk. 7. Prosedur Pengendalian Persediaan Barang Dagangan
Pengendalian persediaan barang dagangan di PT.Pusri dilakukan sejak perencanaan pengadaan, penyimpanan sampai pengeluaran barang. Pemesanan barang dilakukan apabila persediaan barang di gudang sudah tidak mencukupi lagi untuk memenuhi kebutuhan barang dari konsumen dari masing-masing daerah. Untuk menjamin kelancaran atas penyediaan dan distribusi pupuk PT. Pusri mempersiapkan pengadaan pupuk pada musim-musim tanam tertentu agar pendistribusian yang dilakukan mencapai hasil yang maksimal.
Dalam melaksanakan pengendalian atas pengamanan persediaan barang di gudang, PT. Pusri menerapkan prosedur untuk membuat laporan hasil penerimaan dan pengeluaran pupuk setiap daerah yang dibuat per hari untuk pemantauan agar selisih fisik barang dapat diminimalisir.
b. Syarat-syarat Pengelolaan Persediaan Barang Dagangan
Syarat-syarat pengelolaan persediaan barang dagangan yang efektif telah terlaksana dengan baik, hal ini dapat dilihat dari:
1. Penetapan Tanggung Jawab dan Kewenangan yang Layak atas Persediaan
PT. Pusri memiliki penetapan tanggung jawab dan wewenang yang jelas, yang mana masalah pengelolaan persediaan barang dagangan berada dibawah Kepala Seksi Akuntansi dan Keuangan. Pengawasan gudang dilakukan oleh kepala gudang, diperlukan untuk membuat keputusan dan instruksi yang berhubungan dengan persediaan.
2. Sasaran dan kebijakan yang dirumuskan dengan baik
PT. Pusri menetapkan sasaran dan kebijakan yang dirumuskan sudah memadai. Hal ini tampak dalam berbagai proses dalam pengelolaan persediaan barang dagangan, pada setiap tahapannya tidak pernah terlepas dari ketentuan yang telah ditetapkan.
3. Fasilitas pergudangan dan penaganan yang memuaskan
Fasilitas gudang yang dimiliki oleh PT. Pusri sudah cukup memadai, hal ini dilihat dari letak gudang penyangga yang tempatnya dekat dengan daerah-daerah pendistribusian barang ke konsumen. Keamanan gudang juga dijaga sehingga dapat mencegah terjadinya pencurian persediaan barang dagangan. 4. Klasifikasi dan Identifikasi Persediaan yang Layak
Persediaan barang dagangan di gudang diatur sedemikian rupa sesuai denga jenis, ukuran untuk mempermudah pencarian dan pengeluaran persediaan barang dagangan pada waktu
pemuatan ke truk. Kepala seksi penjualan yang bekerjasama dengan kepala seksi Pengadaan dan pergudangan untuk melakukan pemeriksaan dan pengidentifikasian barang mana yang lebih diminati dan tingkat penjualannya sangat tinggi sehingga untuk barang yang kurang diminati akan dilakukan peningkatan usaha pemasaran.
5. Standarisasi dan Simplikasi Persediaan
PT. Pusri menerapkan beberapa standar untuk mengurangi beberapa jenis barang yang dianggap kurang diminati oleh konsumen dan apabila terus menerus di produksi akan menjadi tidak efisien sehingga pengendalian lebih mudah dilakukan. Selain itu PT. Pusri memperoleh barang dagangan atas persetujuan oleh PT. Pusri Palembang sesuai dengan kebutuhan dan tentunya dilhat juga dari pencapaian target penjualan per tahun.
6. Catatan dan Laporan yang Cukup
Sistem pencatatan dan pelaporan mengenai aktivitas pengelolaan persediaan barang dagangan yang dilakukan oleh PT. Pusri telah cukup memadai. Hal ini terlihat dari system dan prosedur dari perencanaan, penerimaan, penyimpanan, sampai pengeluaran persediaan barang dagangan yang selalu dilengkapi dengan dokumen dan laporan-laporan serta catatan yang cukup untuk didistribusikan ke bagian yang terkait.
7. Tenaga Kerja yang Memuaskan
Dalam rangka melakukan efisiensi dan meningkatakan kinerja perusahaan untuk menghadapi persaingan yang semakin ketat. Langkah yang dilakukan oleh PT. Pusri adalah melalui program assesment untuk mendapatkan karyawan dengan kualifikasi kompetensi dan motivasi tinggi. Dalam rangka memacu produktivitas karyawan PT. Pusri mengupayakan peningkatan kualitas SDM secara berkesinambungan malalui program pendidikan dan pelatihan yang dirancang sistematis. Program pendidikan dan pelatihan ini diselenggarakan sesuai dengan kebutuhan dan disiplin dalam profesi masing-masing berupa pendidikan dan pelatihan teknis dan umum.