BAB III : ANALISIS DAN PEMBAHASAN
F. Analisis dan Pembahasan
Komunikasi pada dasarnya sangat dibutuhkan dalam mencapai tujuan. Tanpa adanya komunikasi yang baik, dapat dipastikan hasil yang dicapai belum maksimal. Pada lembaga atau organisasi pun komunikasi sangat diperlukan. Salah satu contoh lembaga tersebut adalah lembaga yang bergerak di bidang pendidikan seperti Universitas, dalam hal ini Universitas yang dimaksud adalah Universitas Sumatera Utara. Yang menjadi acuan penelitian berada pada bagian Kemahasiswaan Universitas tersebut.
Dalam kinerjanya pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, para staf pekerja menggunakan komunikasi sebagai salah satu bagian terpenting demi tercapainya tujuan. Hal ini terbukti dengan adanya pelayanan yang baik bagi mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Ada dua konsep komunikasi yang terjadi ataupun yang digunakan dalam kinerja bagian Kemahasiswaan. Adapun komunikasi tersebut adalah:
1. Komunikasi Secara Langsung
Secara teori, komunikasi langsung merupakan komunikasi yang paling sering dilakukan dalam kinerjanya sehari-hari, dimana para staf melayani mahasiswa secara langsung (tatap muka). Komunikasi ini dilakukan secara verbal,
dalam arti kata dilakukan dengan penyampaian kata-kata yang baik dan benar. Komunikasi ini telah dilakukan secara efektif, seperti saat melayani mahasiswa yang sedang mengurus pengisisan data diri, registrasi pendaftaran Beasiswa, juga penulisan format surat pengajuan ataupun surat-surat rekomendasi lainnya.
Dalam hal ini juga, sikap yang ramah dan bersahabat menjadi nilai tambah tersendiri bagi staf bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara. Hal ini dapat ditunjukkan dari cara mentoring para staf pegawai Kemahasiswaan kepada mahasiswa peserta magang. Penyampaian maksud yang jelas dan mudah dimengerti sangat membantu mahasiswa peserta magang dalam melakukan tugas magangnya. Dengan komunikasi yang seperti ini, bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera telah mencapai tujuannya untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi mahasiswa yang memiliki urusan di bagian ini.
2. Komunikasi Tidak Langsung
Komunikasi tidak langsung biasanya disertai dengan media pendukung dalam penyampaiannya. Secara teori, komunikasi ini dapat berupa penyampaian informasi melalui surat, pengumuman, selebaran, ataupun media lainnya. Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga menggunakan komunikasi ini. Hal ini dapat dilihat dari adanya pembuatan pengumuman-pengumuman, seperti pengumuman nama-nama mahasiswa yang belum mengisi daftar mahasiswanya, daftar nama-nama mahasiswa yang menerima Beasiswa, pembuatan surat-surat Rekomendasi, ataupun pembuatan informasi yang lainnya. Sampai saat ini komunikasi tidak langsung ini berjalan dengan lancar, namun ada beberapa bagian yang membuat komunikasi ini
mengalami hambatan. Yang menjadi hambatan adalah sarana/fasilitas yang digunakan dalam pembuatan informasi tersebut. Beberapa fasilitas pendukung seperti komputer ataupun printer yang digunakan mengalami kerusakan. Hal ini menyebabkan terhalangnya informasi yang akan disampaikan. Hambatan ini sampai sekarang belum mendapatkan perhatian intensif dari Fakultas. Dan bila hal ini tetap berlangsung, maka bias menjadi suatu penghalang tersendiri bagi kinerja staf pegawai di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Klasifikasi Penggunaan Komunikasi Non Verbal
Komunikasi non verbal mencakup aspek-aspek yang berhubungan dengan hal yang dailakukan atau dirasakan oleh tubuh manusia, diantaranya: Bahasa Tubuh (isyarat tangan, gerakan kepala, postur tubuh dan posisi kaki, ekspresi wajah dan tatapan mata), sentuhan, parabahasa, penampilan fisik (busana, karakteristik fisik), bau-bauan, orientasi ruangan, konsep waktu, diam, dan warna.
Dari beberapa aspek diatas, beberapa diantaranya sudah dilakukan oleh staf pegawai bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Bahasa tubuh yang sering digunakan adalah isyarat tangan (melambaikan tangan/menyatakan tidak, menggerakkan tangan keatas dan kebawah/mengartikan memanggil). Parabahasa yang digunakan juga sudah pasti bahasa yang mudah dimengerti dan sopan. Penampilan fisik (berupa busana dan karakteristik fisik) juga sangat diperhatikan oleh para staf pegawai, terutama kepada para mahasiswa. Mahasiswa yang tidak mengikuti peraturan berbusana yang layak tidak akan dilayani. Hal ini dilakukan selain menerapkan tata tertib, juga sebagai bagian yang bias mempermudah proses komunikasi.
Orientasi ruangan juga hal yang diterapkan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Ada pembagian dalam hal ruangan, yaitu ruangan pribadi dan ruangan publik. Dalam hal ini, ruangan dari Pembantu Rektor III sebagai ruangan pribadi dan bagian lain pada bagian Kemahasiswaan tersebut adalah ruangan publik. Apabila mahasiswa memiliki urusan atau kepentingan kepada Pembantu Rektor III, mahasiswa tidak dapat dengan seenaknya memasuki ruangan tersebut, melainkan harus melalui persetujuan staf pegawai bagian Kemahasiswaan tersebut. Hal ini dilakukan untuk mencegah adanya hal-hal yang tidak diinginkan, terutama yang sifatnya menggangu. Hal ini juga dapat mempermudah kinerja para staf pegawai bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Karakteristik Komunikasi
Pada dasarnya, proses komunikasi di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memiliki tujuan tersendiri, yaitu penyampaian informasi yang akurat kepada mahasiswa. Pemberian informasi yang akurat telah membantu para mahasiswa untuk menyelesaikan urusan mengenai data diri maupun pengurusan surat-surat penting lainnya. Media komunikasi juga sudah digunakan secara maksimal dalam tujuan penyampaian informasi kepada mahasiswa, misalnya pada saat pengurusan data untuk penerimaan beasiswa, para pegawai di bagian Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara secara personal menghubungi mahasiswa yang belum melengkapi data yang ada melalui telepon genggam (HP). Hal ini telah menggambarkan bahwa karakteristik dalam berkomunikasi, yaitu komunikasi yang menembus ruang dan waktu sudah dipraktekkan dengan cukup baik.
Sebagai pemberi informasi (komunikator), para staf pegawai di bagian Kemahasiswaan fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah memenuhi aspek-aspek yang harus dipenuhi sebagai komunikator yang efektif. Pemberian solusi dalam berbagai permasalahan mahasiswa, dalam hal ini pengurusan beasiswa ataupun surat-surat rekomendasi lainnya, pengarahan yang sederhana dalam praktik kerja mahasiswa peserta magang, serta suasana nyaman yang terbentuk pada bagian Kemahasiswaan tersebut telah memberikan bagian tersendiri untuk kelancaran komunikasi demi meningkatkan kinerja dan pelayanannya kepada mahasiswa.
Selain itu, adanya partisipasi dan respon dari mahasiswa itu sendiri membuktikan bahwa komunikasi sudah berjalan dengan baik. Karena komunikasi itu sendiri memiliki karakteristik memberi dan menerima, staf pegawai sebagai pemberi informasi dan mahasiswa sebagai penerima informasi. Kelancaran komunikasi ini juga secara langsung meningkatkan kinerja bagi staf pegawai di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Kualitas Komunikator Efektif
Komunikasi juga memiliki beberapa hal penting yang menjadi acuan atas kualitas dari komunikator yang efektif. Beberapa hal tersebut antara lain:
a. Mendengarkan secara aktif, yaitu berusaha keras memahami keinginan dan masalah orang lain.
b. Memberikan pujian, yaitu menghargai orang lain dan kontribusi mereka di depan umum.
c. Memberikan contoh yang baik, yaitu melakukan apa yang diharapkan orang lain.
d. Menggunakan bahasa jelas, lugas, dan tepat, yaitu penggunaan kata-kata yang lazim, kongkret, pemberian petunjuk yang menyentuh perasaan pendengar, menghindari kata-kata yang bercitarasa buruk, ataupun kata-kata langsung.
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, beberapa aspek tersebut telah dipenuhi dalam praktek komunikasinya kepada mahasiswa. Misalnya dalam hal mendengarkan secara aktif, para staf pegawai senantiasa mendengarkan segala bentuk pertanyaan ataupun maksud yang disampaikan oleh para mahasiswa, terutama juga yang paling terlihat saat pengurusan data beasiswa. Mahasiswa yang kekurangan informasi tentang pengurusan tersebut dilayani dengan baik oleh para staf pegawai.
Para staf pegawai juga memberikan apresiasi berupa pujian kepada mahasiswa peserta magang atas kerja yang telah terlaksana, baik dalam praktek kerjanya dalam pembuatan data, maupun dalam penyampaian informasi secara tidak langsung. Misalnya dalam hal hasil kerja berupa ketikan ataupun pendataan berkas, para staf pegawai akan memuji hasil dari kinerja mahasiswa peserta magang tersebut. Hal ini menumbuhkan rasa nyaman dan komunikasi yang menyenangkan bagi mahasiswa itu sendiri.
Dalam prosesnya, para mahasiswa magang juga membutuhkan arahan dan bimbingan dalam praktek kerjanya, karena para peserta magang menemukan banyak hambatan, misalnya dalam penggunaan fasilitas pada bagian Kemahasiswaan. Pada bagian ini, staf pegawai memberikan contoh dan praktek dalam penggunaan fasilitas tersebut. Hal ini selain membantu mahasiswa magang dalam kinerjanya, juga membantu meningkatkan kinerja staf pegawai, karena
beberapa dari pekerjaan yang dikerjakan bisa selesai tepat waktu dan dengan hasil yang memuaskan.
Komunikasi yang berlangsung pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai saat ini berjalan dengan baik. Hal ini terjadi karena dalam proses komunikasinya para staf pegawai menggunakan bahasa yang jelas, lugas, dan tepat dalam penyampaian informasinya kepada mahasiswa. Pemilihan kata yang tepat, sikap ramah, dan mau mendengarkan mahasiswa menjadikan proses komunikasi berjalan dengan baik. Informasi yang dibutuhkan oleh mahasiswa pun dapat diterima secara jelas, dan inti dari permasalahan mahasiswa dapat terpecahkan.
6. Bentuk Komunikasi Yang Digunakan
Bentuk dari komunikasi yang paling lazim dijumpai dalam prakteknya adalah Stimulus-Respon atau lebih dikenal dengan bentuk S-R. Bentuk ini memungkinkan komunikasi yang diberikan akan merangsang orang tertentu untuk memberikan respon untuk menanggapi komunikasi tersebut. Respon yang diberikan pun tergantung stimulus yang diberikan, apakah berdampak negatif atau positif. Apabila berdampak positif, maka respon yang diberikan juga akan bersifat positif, begitu pula sebaliknya apabila respon tersebut bersifat negatif, maka respon yang diberikan juga pastilah akan negatif. Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sendiri menggunakan bentuk komunikasi ini, karena bentuk ini memang merupakan bentuk yang paling dasar dalam berkomunikasi.
Dalam prakteknya, baik kepada sesama staf pegawai, mahasiswa, bahkan atasan tertinggi dalam hal ini Pembantu Rektor III, komunikasi ini berjalan
dengan baik. Namun terkadang dalam berbagai kesempatan ditemui juga hal yang menyebabkan respon yang diberikan bukanlah yang bersifat positif, melainkan negatif. Sebagai contoh dalam pengurusan berkas berupa surat rokomendasi ataupun surat ijin, dijumpai beberapa mahasiswa yang memberikan tingkah laku yang tidak sopan, juga kata-kata yang bertele-tele. Hal ini menimbulkan respon yang negatif, karena para staf menilai mahasiswa tersebut memiliki sifat yang tidak sopan. Walaupun informasi bisa dikatakan telah diberikan dan komunikasi tetap berjalan, namun respon negatif tersebut menjadi hambatan tersendiri, karena dapat menimbulkan perubahan dalam keadaan lingkungan kerja di bagian Kemahasiswaan tersebut.
Walaupun demikian hal ini merupakan beberapa hambatan yang masih bisa diatasi dalam prakteknya dan tidak berdampak besar dalam komunikasinya, namun hal ini tidak boleh dibiarkan berlangsung secara terus-menerus karena dampaknya sedikit banyak akan sangat mempengaruhi efektivitas pelayanan kepada mahasiswa.
7. Hambatan Komunikasi
Selain dari hambatan media tersebut, terdapat beberapa hambatan komunikasi yang terjadi di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Hambatan tersebut berasal dari faktor internal dan eksternal. Dari faktor internal, sebagai contoh, tidak hadirnya staf pegawai menjadi hambatan dalam penyampaian komunikasi. Mahasiswa yang ingin berurusan dengan pegawai tersebut harus menunggu sampai pegawai tersebut datang, ataupun kembali lagi lain waktu untuk menjumpai pegawai tersebut. Hal ini juga dapat mempengaruhi kinerja pada bagian Kemahasiswaan tersebut.
Sedangkan dari faktor eksternal, banyaknya mahasiswa yang tidak menggunakan teknik komunikasi yang benar, sehingga memunculkan kesan negatif bagi staf pegawai bagian Kemahasiswaan. Dalam penyampaian informasi, mahasiswa menggunakan komunikasi yang bertele-tele, alasan-alasan yang tidak dimengerti oleh staf pegawai, bahkan dengan ekspresi tubuh yang tidak baik. Misal, dalam pengurusan formulir penerimaan beasiswa, banyak mahasiswa yang tidak melengkapi data secara valid, sedangkan informasi yang disampaikan melalui pengumuman sudah cukup jelas. Hal ini juga menjadi hambatan karena banyaknya mahasiswa yang memiliki data yang tidak lengkap.