UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM DIPLOMA III
PENGARUH KOMUNIKASI UNTUK MENINGKATKAN KINERJA KARYAWAN DAN PELAYANAN MAHASISWA DI BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA
UTARA
TUGAS AKHIR
DIAJUKAN OLEH :
NAMA : BENHARD EVANDER M. SITANGGANG NIM : 092101097
JURUSAN : DIII-KEUANGAN
GUNA MEMENUHI SALAH SATU SYARAT UNTUK MENYELESAIKAN PENDIDIKAN PADA FAKULTAS EKONOMI PROGRAM DIPLOMA III
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN MEDAN
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR
NAMA : BENHARD EVANDER M. SITANGGANG NIM : 092101097
JURUSAN : DIPLOMA III KEUANGAN
JUDUL :PENGARUH KOMUNIKASI UNTUK MENINGKATKAN KINERJA KARYAWAN DAN PELAYANAN MAHASISWA DI BAGIAN
KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA
UTARA
TANGGAL : ... 2012 Dosen Pembimbing
(Dra. Friska Sipayung, M.Si) NIP : 19830119 200604 1 001 TANGGAL : ... 2012 Ketua Program Studi
(Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si) NIP : 19600302 198601 1 001 TANGGAL : ... 2012 Dekan
KATA PENGANTAR
Salam Sejahtera Bagi Kita Semua,
Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan berkat, kasih dan karuniaNya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Adapun isi Tugas Akhir ini membahas “Pengaruh Komunikasi Untuk Meningkatkan Kinerja Karyawan dan Pelayanan Mahasiswa di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”. Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih terdapat banyak kekurangan semua karena keterbatasan ilmu penulis dan kemampuan yang ada pada penulis. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan Tugas Akhir ini.
Dalam penyelesaian Tugas Akhir ini maupun saat belajar di Fakultas Ekonomi, penulis banyak menerima bantuan, bimbingan serta dorongan dan pengarahan dari berbagai pihak pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih pada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si selaku Ketua Program Studi D III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si selaku Sekretaris Program Studi D III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 4. Ibu DRA. Friska Sipayung, M.Si selaku dosen pembimbing yang telah
dengan sabar membimbing penulis dalam pembuatan Tugas Akhir ini sampai pada tahap penyelesaiannya.
5. Kak Nurlailah Sebagai Pengelola Program Studi D III Keuangan. Bapak, Ibu Staf Pengajar yang banyak memberikan ilmu pengetahuannya selama penulis kuliah di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara serta seluruh pegawai administrasi Fakultas Ekonomi.
7. Teristimewa untuk keluarga saya, khususnya Ayahanda Harry Partogi Sitanggang dan Ibunda Tioman br Siboro yang tersayang yang sangat saya cintai, dan selalu mendoakan dan memenuhi kebutuhan penulis hingga saat ini, kakak saya Vonny, Julvianty dan Riris Sitanggang.
8. Teman-teman saya : Diego Sinabang, bang Antonius Ginting, Johanes Saragih, Kurniawan Hutagaol, Rivai Purba, Yansen Simatupang, Amsal Panjaitan, Hengki Gulo, Lauren Bangun, Bernard Tarigan, Richard Silalahi, Erwin Sinaga, Bang Joe dan Bang Ijong yang senantiasa menemani penulis dalam pencarian bahan dari Internet di PSI USU.
9. Teman-teman seperjuangan di Jurusan Keuangan khusunya grup C Universitas Sumatera Utara : Maruli, Alando, Davis, Hendra, Priatno, Lambas, Agustin, teman-teman magang dan masih banyak lagi yang belum tertulis, semoga kita sukses semua.
10.Semua orang yang tidak bias saya sebutkan satu per satu yang membantu dalam doa sampai pada terselesaikannya Tugas Akhir ini.
Medan, Juni 2012 Penulis,
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... .i
DAFTAR ISI ... .iii
DAFTAR GAMBAR ... .iv
DAFTAR TABEL……….v
BAB I : PENDAHULUAN... .1
A. Latar Belakang ...1
B. Perumusan Masalah ...……....3
C. Tujuan Penelitian ...4
D. Manfaat Penelitian ...4
BAB II : PROFIL INSTANSI ... .5
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ...5
B. Jenis Usaha dan Kegiatan ...7
C. Struktur Organisasi ...8
D. Job Description ...12
E. Kinerja Usaha Terkini ...12
BAB III : ANALISIS DAN PEMBAHASAN ... .14
A. Konsep Dasar komunikasi ...14
B. Tujuan Komunikasi ...20
C. Bentuk dan Teknik Komunikasi ...21
D. Model Komunikasi………...26
E. Hambatan Komunikasi ...27
F. Analisis dan Pembahasan………31
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... .41
A. Kesimpulan ...41
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR TABEL
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Komunikasi merupakan hal yang memegang peranan penting bagi kelangsungan suatu perusahaan, baik perusahaan swasta maupun pemerintah. Komunikasi sangat diperlukan untuk menjalin hubungan kerjasama yang baik antara manusia yang berperan pada suatu perusahaan dan mempunyai pengaruh yang besar dalam proses pencapaian tujuan suatu perusahaan. Kata “komunikasi” berasal dari bahasa Latin, “comunis”, yang berarti membuat kebersamaan atau membangun kebersamaan antara dua orang atau lebih. Akar katanya “communis” adalah “communico” yang artinya berbagi (Stuart,1983, dalam Vardiansyah, 2004 : 3). Komunikasi memungkinkan setiap anggota dalam suatu perusahaan untuk saling membantu, saling bekerjasama, dan saling mengadakan Interaksi.
Keberhasilan komunikasi akan tercapai apabila pemberi pesan dan penerima pesan sama-sama mengerti maksud dari penyampaian pesan tersebut dan telah memiliki kesimpulan yang sama sesuai dengan maksud yang terkandung dalam pesan yang disampaikan tersebut. Atau dengan kata lain, pemberi dan penerima pesan mengerti tentang apa yang sebenarnya diinformasikan tersebut. Untuk itu sangat dibutuhkan suatu kemampuan atau keterampilan dalam penyampaian informasi tersebut, baik pemilihan kata-kata maupun intonasi yang digunakan dalam suatu perusahaan demi kelancaran kegiatan perusahaan tersebut.
sesama komunikator (pemberi) dan komunikannya (penerima), mengandung unsur kebenaran atau fakta, memiliki keakuratan informasi, lengkap, mencakup keseluruhan fakta yang ada, menarik dan nyata. Hal yang dimaksudkan diatas masih memiliki beberapa proses, karena banyak hambatan dalam melakukan komunikasi tersebut, diantaranya: adanya perantara dalam penyampaian informasi, sehingga keakuratan informasi tersebut bisa dikatakan tidak lagi akurat. Bila hal ini terus terjadi, maka akan muncul salah pengertian (misunderstanding) yang mengakibatkan salah paham dalam pelaksanaan aktifitas suatu perusahaan yang juga akan menjadi penghambat kinerja karyawan. Karena itu, komunikasi haruslah dipahami dengan seksama.
Peran dari komunikasi untuk meningkatkan produktivitas perusahaan sangatlah penting karena komunikasi yang baik dan benar akan meningkatkan kinerja karyawan, serta meningkatkan produktivitas perusahaan. Komunikasi pada dasarnya memiliki peranan penting tidak hanya diperusahaan, tetapi juga dilembaga-lembaga lain, juga dalam pergaulan dengan masyarakat luas.
Komunikasi memberikan pemahaman pada tugas yang berubah dan kemajuan, serta suksesnya perusahaan digunakan untuk penukaran informasi dan pendapat. Tanpa adanya hal tersebut, akan sulit mengadakan koordinasi, karena itu perwujudan komunikasi ini memiliki peran yang sangat penting.
persepsi dalam melaksanakan suatu tugas atau perintah-perintah dan terkadang hal ini menyebabkan terjadinya konflik antara mahasiswa dan pegawai.
Berdasarkan pemahaman di atas, maka penulis mengangkat judul “Pengaruh Komunikasi Untuk Meningkatkan Kinerja Karyawan dan Pelayanan Mahasiswa di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian tersebut maka perumusan masalah yang saya ambil sebagai dasar kajian dalam penelitianan yang saya lakukan adalah: Bagaimana pengaruh komunikasi dalam meningkatkan kinerja karyawan bagian kemahasiswaan dan juga meningkatkan pelayanan bagi mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui adanya pengaruh komunikasi untuk meningkatkan kinerja karyawan dan pelayanan mahasiswa di bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian ini adalah:
b. Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang berminat meneliti lebih lanjut terhadap judul yang telah penulis teliti.
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
/DIKTI/Kep/1987,No.25/DIKTI/Kep/1987, dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan Diploma-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen manajemen c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
b. Meningkatkan kialitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan Dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi professional dan lembaga lain yang terkait bertaraf nasional dan internasional.
B. Jenis Usaha/Kegiatan
pengetahuan, memiliki kualitas yang dibutuhkan dalam masyarakat, terutama dalam pasar tenaga kerja yang berkualitas dan memiliki etos kerja yang tinggi.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batasan-batasan wewenang dan tanggung jawab yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk memperoleh tujuan yang telah ditentukan. Untuk tercapainya tujuan umum dari suatu lembaga/instansi dibutuhkan suatu wadah untuk mengatur semua aktivitas ataupun kegiatan lembaga/instansi tersebut. Hal ini berkaitan dengan pencapaian lembaga/instansi yang telah diterapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi.
Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua dan Sekretaris Departemen Unit Penunjang Fakultas Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program Studi Intra Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua Lab/ Studio/ Bengkel
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU
Gambar .2.2 Struktur Organisasi FE USU Pembantu Dekan I :
Fahmi N Nasution,SE,M.Acc,Ak Nip.19750408 200212 1002
Pembantu Dekan II: Drs. H. Arifin Lubis, MM,Ak Nip. 19560101 198203 1 005
Pembantu Dekan III: Ami Dilham SE,Msi Nip.19670607 199303 1 002
Kasubbag.Akademik : Fepty Aniar,SE
Kasubbag. Keuangan Eka Juliani, SE
Kasubbag. Perlengkapan M. Simba Sembiring SE,
MSi
Kasubbag Kemahasiswaan Nina Zailiana, S.Sos Dekan :
Drs.Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec
D. Job Description
Dibawah ini tertulis uraian tugas dari unit bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
g. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan. h. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan.
i. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
E. Kinerja Usaha Terkini
Untuk mendorong tercapainya hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan juga tepat. Kinerja terkini yang dijalankan fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melalui berbagai macam penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa, dan masyarakat.
BAB III
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
A. Konsep Dasar Komunikasi 1. Pengertian Komunikasi
Komunikasi ialah proses penyampaian atau penerimaan pesan dari satu orang kepada orang lain, baik langsung maupun tidak langsung, secara tertulis, lisan maupun bahasa isyarat. Seseorang yang melakukan komunikasi disebut komunikator. Orang yang diajak berkomunikasi disebut komunikan. Orang yang mampu berkomunikasi disebut komunikatif. Orang yang komunikatif ialah orang yang mampu menyampaikan informasi atau pesan kepada orang lain, baik langsung maupun tidak langsung, secara tertulis, lisan, maupun bahasa isyarat sehingga orang lain dapat menerima informasi (pesan) sesuai dengan harapan si pemberi informasi (pesan). Selain mampu menyampaikan informasi, orang yang komunikatif juga mampu menerima informasi atau pesan orang lain yang disampaikan kepadanya.
Komunikasi antarmanusia merupakan suatu rangkaian proses yang halus dan sederhana. Selalu dipenuhi dengan berbagai unsur-sinyal, sandi, arti tak peduli bagaimana sederhananya sebuah pesan atau kegiatan itu. Komunikasi antarmanusia juga merupakan rangkaian proses yang beraneka ragam. Ia dapat menggunakan beratus-ratus alat yang berbeda, baik kata maupun isyarat ataupun kartu berlubang baik berupa percakapan pribadi maupun melalui media massa dengan audience di seluruh dunia…ketika manusia berinteraksi saat itulah mereka berkomunikasi…saat orang mengawasi orang lain, mereka melakukan melalui komunikasi (Blake dan Haroldsen, 2003 : 2-3).
Pakar komunikasi lain, Joseph A Devito mengemukakan komunikasi sebagai transaksi. Transaksi yang dimaksudkannya bahwa komunikasi merupakan suatu proses dimana komponen-komponennya saling terkait dan bahwa para komunikatornya beraksi dan bereaksi sebagai suatu kesatuan dan keseluruhan. Dalam setiap proses transaksi, setiap elemen berkaitan secara integral dengan elemen lain (Suprapto, 2006 : 5).
Sedangkan, Larry A Samovar, Richard E Porter dan Nemi C Janin dalam bukunya Understanding Intercultural Communication mendefinisikan komunikasi sebagai berikut :
“Communication is defined as a two way on going, berhaviour affecting process in which one person (a source) intentionally encodes and transmits a message
throught a channel to an intended audience (receiver) in order to induce a
particular attitude or behaviour” (Purwasito, 2003 : 198).
apa? (Who? Says what? In which channel? To whom? With what effect?). Laswell juga menganalisis 5 unsur yang menjadi bagian dari komunikasi tersebut:
1. Who? (siapa / sumber)
Komunikator adalah pelaku utama/pihak yang mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi atau yang memulai suatu komunikasi, bias seorang individu, kelompok, organisasi, maupun suatu Negara sebagai komunikator.
2. Says what? (Pesan)
Apa yang akan disampaikan / dikomunikasikan kepada penerima (komunikan), dari sumber (komunikator) atau isi informasi. Merupakan seperangkat simbol verbal/non verbal yang mewakili perasaan, nilai, gagasan/maksud sumber tadi. Ada 3 (tiga) komponen pesan yaitu makna, simbol untuk menyampaikan makna, dan bentuk/organisasi pesan.
3. In which Channel? (Saluran / Media)
Wahana atau alat untuk menyampaikan pesan dari komunikator (sumber) kepada komunikan (penerima) baik secara langsung (tatap muka), maupun tidak langsung (melalui media cetak, elektronik, dan media lain).
4. To whom? (Untuk siapa/penerima)
Orang / kelompok / organisasi / suatu Negara yang menerima pesan dari sumber. Disebut juga tujuan (destination), pendengar (listener), khalayak (audience), komunikan, penafsir, penyandi balik (decorder).
5. With What Effect? (dampak / efek)
2. Karakteristik Komunikasi
Komunikasi memiliki karakteristik tersendiri, diantaranya:
a. Komunikasi merupakan suatu proses, artinya bahwa komunikasi merupakan serangkaian tindakan atau peristiwa yang terjadi secara berurutan serta berkaitan satu sama lainnya ddalam kurun waktu tertentu.
b. Komunikasi adalah upaya yang disengaja serta mempunyai tujuan, artinya komunikasi yang dilakukan memang sesuai dengan kemauan dari pelakunya sementara tujuan menunjuk pada hasil atau akibat yang ingin dicapai.
c. Komunikasi menurut adanya partisipasi dan kerja sama dari para pelaku yang terlibat, artinya kegiatan komunikasi akan berlangsung dengan baik apabila pihak-pihak yang berkomunikasi (dua orang atau lebih) sama-sama ikut terlibat dan sama-sama mempunyai perhatian yang sama terhadap topik pesan yang dikomunikasikan.
d. Komunikasi bersifat simbolis, artinya komunikasi pada dasarnya merupakan tindakan yang dilakukan dengan menggunakan lambang-lambang, misalnya bahasa.
e. Komunikasi bersifat transaksional, artinya komunikasi menuntut dua tindakan: memberi dan menerima. Dua tindakan tersebut tentunya perlu dilakukan secara seimbang atau proposional oleh masing-masing pelaku yang terlibat dalam komunikasi.
waktu serta tempat yang sama. Dengan adanya berbagai produk teknologi komunikasi seperti telepon, faksimili, teleks, dan lain-lain, kedua faktor tersebut (ruang dan waktu) bukan lagi menjadi persoalan dan hambatan dalam berkomunikasi.
3. Karakteristik Sumber Komunikasi
Proses penyampaian informasi (informing) melibatkan dua sumber:
Communicator sebagai orang yang menyampaikan pesan; dan Fasilitator
komunikasi sebagai media/sarana yang menyampaikan pesan. a. Komunikator
Partisipasi merupakan modal dasar untuk menyelenggarakan komunikasi yang efektif. Karenanya dibutuhkan kemampuan komunikasi efektif. Kemampuan ini meliputi kemampuan untuk berbagi ide, mengkritik dari semua aspek, mendorong dan merangsang imajinasi, menolak buah pikiran yang kurang tepat, dan mengenal sejak dini solusi yang mungkin bisa diambil.
b. Fasilitator Komunikasi
B. Tujuan Komunikasi
Komunikasi memiliki tujuan antara lain: 1. Perubahan sikap (attitude change)
Seorang komunikan setelah menerima pesan kemudian sikapnya berubah, baik positif maupun negatif. Dalam berbagai situasi kita berusaha mempengaruhi sikap orang lain dan berusaha agar orang lain bersikap positif sesuai keinginan kita.
2. Perubahan pendapat (opinion change)
Dalam komunikasi berusaha menciptakan pemahaman. Pemahaman ialah kemampuan memahami pesan secara cermat sebagaimana dimaksudkan oleh komunikator. Setelah memahami apa yang dimaksud komunikator maka akan tercipta pendapat yang berbeda-beda bagi komunikan.
3. Perubahan Perilaku (behavior change)
Komunikasi bertujuan untuk mengubah perilaku maupun tindakan seseorang.
4. Perubahan sosial (social change)
Membangun dan memelihara ikatan hubungan dengan orang lain sehingga menjadi hubungan yang makin baik. Dalam proses komunikasi yang efektif secara tidak sengaja meningkatkan kadar hubungan interpersonal.
C. Bentuk dan Teknik Komunikasi 1. Verbal
kata-kata adalah abstraksi realitas kita yang tidak mampu menimbulkan reaksi yang merupakan totalitas objek atau konsep yang diwakili kata-kata itu.
Komunikasi Verbal:
a. Perilaku verbal adalah saluran tunggal, contoh: kata-kata datang dari satu sumber, misalnya yang diucapkan orang yang kita baca dalam media cetak.
b. Pesan verbal terpisah-pisah, artinya orang dapat mengawali dan mengakhiri pesan verbal kapanpun ia menghendakinya.
c. Komunikasi verbal, kata-kata umumnya digunakan untuk menyampaikan fakta, pengetahuan atau keadaan.
Komunikasi Non Verbal
Kode nonverbal (atau lebih dikenal dengan Komunikasi Non Verbal) adalah sejumlah perilaku yang digunakan untuk menyampaikan makna. Sistem kode nonverbal memiliki sejumlah perangkat struktural:
a. Kode Nonverbal cenderung bersifat analog daripada digital. Sinyal digital bersifat terpisah (discrete), seperti angka dan huruf, sedangkan sinyal analog bersifat bersambungan (continous) yang membentuk suatu spektrum atau tingkatan, seperti tingkat suara dan tingkat terang cahaya.
b. Pada sebagian kode nonverbal (berarti tidak semuanya) terdapat faktor yang disebut iconicity, yaitu kemiripan (resemblance).
c. Beberapa kode nonverbal menyampaikan makna universal. Misalnya, tanda adanya ancaman serta ungkapan emosi yang bersifat biologis.
e. Tanda nonverbal sering kali menghasilkan tanggapan otomatis tanpa berpikir. Misalnya, Anda langsung menginjak rem ketika ada orang yang menyeberang jalan secara tiba-tiba.
f. Tanda nonverbal sering kali ditunjukkan secara spontan. Misalnya, ketika seseorang merasa cemas (nervous), sering kali ia bermain-main dengan rambutnya atau menggoyangkan kaki.
Kode nonverbal memiliki tiga dimensi, yaitu dimensi semantik, sintatik, dan pragmatik.
1. Semantik, yaitu dimensi yang mengacu pada makna dari suatu tanda.
2. Sintatik, yaitu dimensi yang mengacu pada cara tanda disusun atau diorganisir dengan tanda lainnya di dalam sistem.
3. Pragmatik, yaitu dimensi yang mengacu pada efek atau perilaku yang ditunjukkan oleh tanda, sebagaimana contoh orang yang meminta Anda diam, namun yang pertama Anda terima sebagai menunjukkan sikap tidak suka (antipati) kepada Anda, sedangkan lainnya diterima sebagai sikap yang ramah atau bersahabat.
2. Komunikasi Non Verbal:
a. Perilaku Nonverbal bersifat multisaluran, maksudnya: isyarat nonverbal dapat dilihat, didengar, dirasakan, dibaui, atau dicicipi, dan beberapa isyarat boleh jadi berlangsung secara simultan.
b. Pesan Nonverbal bersinambung; tetap “mengalir”, sepanjang ada orang yang hadir didekatnya. Ini mengingatkan kita pada salah satu prinsip komunikasi bahwa kita tidak dapat tidak berkomunikasi; setiap perilaku punya potensi untuk ditafsirkan. Jadi meskipun Anda dapat menutup saluran linguistik anda untuk berkomunikasi dengan menolak berbicara atau menulis, Anda tidak mungkin menolak berperilaku nonverbal.
c. Komunikasi Nonverbal mengandung lebih banyak muatan emosional dimana pesan nonverbal lebih potensial untuk menyatakan perasaan seseorang, yang terdalam sekalipun, seperti rasa sayang atau rasa sedih.
Klasifikasi Pesan Non Verbal 1. Bahasa Tubuh :
a. Isyarat tangan b. Gerakan kepala
c. Postur tubuh dan posisi kaki d. Ekspresi wajah dan Tatapan mata 2. Sentuhan
3. Parabahasa 4. Penampilan Fisik a. Busana
5. Bau-bauan
6. Orientasi Ruangan dan Jarak Pribadi a. Ruang Pribadi Vs Ruang Publik b. Posisi duduk dan Pengaturan Ruangan 7. Konsep Waktu
8. Diam 9. Warna.
Selain itu kita juga harus mengetahui saluran (media) yang kita gunakan dalam melakukan komunikasi. Karakteristik saluran komunikasi dibagi atas tiga, yaitu:
a. Media cetak
Dengan adanya teknologi komunikasi baru, publikasi cetak masih menjadi media utama untuk komunikasi internal di kebanyakan organisasi.
b. Media Elektronik
Menyediakan informasi dalam bentuk Audible, Visual, dan Audio Visual terdiri dari: radio, televisi (TV)/TV kabel dan satelit, display, Video, telekonferensi, hotline, dan internet (blog, facebook, chatting, email letter).
c. Komunikasi Tatap Muka
D. Model Komunikasi Model S-R
Model stimulus – respon (S – R) adalah model komunikasi paling dasar. Model ini dipengaruhi oleh disiplin psikologi, khususnya yang beraliran behaviorstik. Model tersebut menggambarkan hubungan stimulus – respon. Model S – R mengansumsikan bahwa kata-kata verbal (lisan – tulisan), isyarat-isyarat nonverbal, gambar-gambar, dan tindakan-tindakan tertentu akan merangsang orang lain untuk memberikan respon dengan cara tertentu. Model ini juga memiliki 2 input, yaitu komunikasi yang positif – positif dan yang negatif – negatif, maksudnya adalah hasil atau dampak stimulus – respon yang dihasilkan saat melakukan komunikasi. Misalkan saat Anda sedang berjalan menuju ruangan kuliah Anda, Anda berpapasan dengan salah seorang dosen. Selanjutnya Anda melontarkan senyum kepada sang dosen, lalu sang dosen bereaksi dengan melontarkan senyum juga kepada Anda. Dalam hal ini, yang terjadi adalah komunikasi yang bersifat positif – positif. Sebaliknya ketika Anda berurusan pada bagian kepegawaian kampus Anda, namun Anda melakukan kesalahan dengan cara mengeluarkan kata-kata dengan intonasi yang bernada tidak sopan atau “Kasar”, pegawai itu pun membalas dengan intonasi yang kasar atau bahkan sampai memunculkan rasa kesal, itu berarti komunikasi yang timbul adalah komunikasi yang bersifat negatif – negatif.
E. Hambatan Komunikasi
a. Hambatan dari pengirim pesan,misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional sehingga mempengaruhi motivasi, yaitu mendorong seseorang untuk bertindak sesuai dengan keinginan, kebutuhan atau kepentingan.
b. Hambatan dalam penyandian/simbol. Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.
c. Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.
d. Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima.
e. Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima/mendengarkan pesan, sikap prasangka, tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.
f. Hambatan dalam memberikan balikan (respon). Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.
2. Hambatan Fisik
3. Hambatan Semantik
Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima, dengan kata lain bahasa yang digunakan berbeda. 4. Hambatan Psikologis
Hambatan psikologis dan social kadang-kadang menggangu komunikasi. Dalam musibah ini komunikan masih trauma dengan musibah yang menimpa mereka.
Secara sederhananya, ada 18 hambatan komunikasi yang terjadi, antara lain: a. Komunikator menggunakan bahasa yang sukar dipahami
b. Perbedaan persepsi akibat latar belakang yang berbeda c. Terjemahan yang salah
d. Kegaduhan
e. Reaksi emosional seperti terlalu bertahan (depensif) atau terlalu menyerang (agresif)
f. Gangguan fisik (gagap, tuli, buta) g. Semantik yaitu pesan bermakna ganda
h. Belum berbudaya baca dan tulis, serta budaya diam i. Kecurigaan
j. Teknik bertanda yang buruk k. Teknik menjawab yang buruk l. Tidak jujur
o. Kurang dewasa p. Kurang respek
q. Kurang menguasai materi r. Kurang persiapan
s. Kebiasaan menjadi pembicara dan pendengar yang buruk.
F. Analisis dan Pembahasan
Komunikasi pada dasarnya sangat dibutuhkan dalam mencapai tujuan. Tanpa adanya komunikasi yang baik, dapat dipastikan hasil yang dicapai belum maksimal. Pada lembaga atau organisasi pun komunikasi sangat diperlukan. Salah satu contoh lembaga tersebut adalah lembaga yang bergerak di bidang pendidikan seperti Universitas, dalam hal ini Universitas yang dimaksud adalah Universitas Sumatera Utara. Yang menjadi acuan penelitian berada pada bagian Kemahasiswaan Universitas tersebut.
Dalam kinerjanya pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, para staf pekerja menggunakan komunikasi sebagai salah satu bagian terpenting demi tercapainya tujuan. Hal ini terbukti dengan adanya pelayanan yang baik bagi mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Ada dua konsep komunikasi yang terjadi ataupun yang digunakan dalam kinerja bagian Kemahasiswaan. Adapun komunikasi tersebut adalah:
1. Komunikasi Secara Langsung
dalam arti kata dilakukan dengan penyampaian kata-kata yang baik dan benar. Komunikasi ini telah dilakukan secara efektif, seperti saat melayani mahasiswa yang sedang mengurus pengisisan data diri, registrasi pendaftaran Beasiswa, juga penulisan format surat pengajuan ataupun surat-surat rekomendasi lainnya.
Dalam hal ini juga, sikap yang ramah dan bersahabat menjadi nilai tambah tersendiri bagi staf bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara. Hal ini dapat ditunjukkan dari cara mentoring para staf pegawai Kemahasiswaan kepada mahasiswa peserta magang. Penyampaian maksud yang jelas dan mudah dimengerti sangat membantu mahasiswa peserta magang dalam melakukan tugas magangnya. Dengan komunikasi yang seperti ini, bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera telah mencapai tujuannya untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi mahasiswa yang memiliki urusan di bagian ini.
2. Komunikasi Tidak Langsung
mengalami hambatan. Yang menjadi hambatan adalah sarana/fasilitas yang digunakan dalam pembuatan informasi tersebut. Beberapa fasilitas pendukung seperti komputer ataupun printer yang digunakan mengalami kerusakan. Hal ini menyebabkan terhalangnya informasi yang akan disampaikan. Hambatan ini sampai sekarang belum mendapatkan perhatian intensif dari Fakultas. Dan bila hal ini tetap berlangsung, maka bias menjadi suatu penghalang tersendiri bagi kinerja staf pegawai di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Klasifikasi Penggunaan Komunikasi Non Verbal
Komunikasi non verbal mencakup aspek-aspek yang berhubungan dengan hal yang dailakukan atau dirasakan oleh tubuh manusia, diantaranya: Bahasa Tubuh (isyarat tangan, gerakan kepala, postur tubuh dan posisi kaki, ekspresi wajah dan tatapan mata), sentuhan, parabahasa, penampilan fisik (busana, karakteristik fisik), bau-bauan, orientasi ruangan, konsep waktu, diam, dan warna.
Orientasi ruangan juga hal yang diterapkan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Ada pembagian dalam hal ruangan, yaitu ruangan pribadi dan ruangan publik. Dalam hal ini, ruangan dari Pembantu Rektor III sebagai ruangan pribadi dan bagian lain pada bagian Kemahasiswaan tersebut adalah ruangan publik. Apabila mahasiswa memiliki urusan atau kepentingan kepada Pembantu Rektor III, mahasiswa tidak dapat dengan seenaknya memasuki ruangan tersebut, melainkan harus melalui persetujuan staf pegawai bagian Kemahasiswaan tersebut. Hal ini dilakukan untuk mencegah adanya hal-hal yang tidak diinginkan, terutama yang sifatnya menggangu. Hal ini juga dapat mempermudah kinerja para staf pegawai bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Karakteristik Komunikasi
Sebagai pemberi informasi (komunikator), para staf pegawai di bagian Kemahasiswaan fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah memenuhi aspek-aspek yang harus dipenuhi sebagai komunikator yang efektif. Pemberian solusi dalam berbagai permasalahan mahasiswa, dalam hal ini pengurusan beasiswa ataupun surat-surat rekomendasi lainnya, pengarahan yang sederhana dalam praktik kerja mahasiswa peserta magang, serta suasana nyaman yang terbentuk pada bagian Kemahasiswaan tersebut telah memberikan bagian tersendiri untuk kelancaran komunikasi demi meningkatkan kinerja dan pelayanannya kepada mahasiswa.
Selain itu, adanya partisipasi dan respon dari mahasiswa itu sendiri membuktikan bahwa komunikasi sudah berjalan dengan baik. Karena komunikasi itu sendiri memiliki karakteristik memberi dan menerima, staf pegawai sebagai pemberi informasi dan mahasiswa sebagai penerima informasi. Kelancaran komunikasi ini juga secara langsung meningkatkan kinerja bagi staf pegawai di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Kualitas Komunikator Efektif
Komunikasi juga memiliki beberapa hal penting yang menjadi acuan atas kualitas dari komunikator yang efektif. Beberapa hal tersebut antara lain:
a. Mendengarkan secara aktif, yaitu berusaha keras memahami keinginan dan masalah orang lain.
b. Memberikan pujian, yaitu menghargai orang lain dan kontribusi mereka di depan umum.
d. Menggunakan bahasa jelas, lugas, dan tepat, yaitu penggunaan kata-kata yang lazim, kongkret, pemberian petunjuk yang menyentuh perasaan pendengar, menghindari kata-kata yang bercitarasa buruk, ataupun kata-kata langsung.
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, beberapa aspek tersebut telah dipenuhi dalam praktek komunikasinya kepada mahasiswa. Misalnya dalam hal mendengarkan secara aktif, para staf pegawai senantiasa mendengarkan segala bentuk pertanyaan ataupun maksud yang disampaikan oleh para mahasiswa, terutama juga yang paling terlihat saat pengurusan data beasiswa. Mahasiswa yang kekurangan informasi tentang pengurusan tersebut dilayani dengan baik oleh para staf pegawai.
Para staf pegawai juga memberikan apresiasi berupa pujian kepada mahasiswa peserta magang atas kerja yang telah terlaksana, baik dalam praktek kerjanya dalam pembuatan data, maupun dalam penyampaian informasi secara tidak langsung. Misalnya dalam hal hasil kerja berupa ketikan ataupun pendataan berkas, para staf pegawai akan memuji hasil dari kinerja mahasiswa peserta magang tersebut. Hal ini menumbuhkan rasa nyaman dan komunikasi yang menyenangkan bagi mahasiswa itu sendiri.
beberapa dari pekerjaan yang dikerjakan bisa selesai tepat waktu dan dengan hasil yang memuaskan.
Komunikasi yang berlangsung pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai saat ini berjalan dengan baik. Hal ini terjadi karena dalam proses komunikasinya para staf pegawai menggunakan bahasa yang jelas, lugas, dan tepat dalam penyampaian informasinya kepada mahasiswa. Pemilihan kata yang tepat, sikap ramah, dan mau mendengarkan mahasiswa menjadikan proses komunikasi berjalan dengan baik. Informasi yang dibutuhkan oleh mahasiswa pun dapat diterima secara jelas, dan inti dari permasalahan mahasiswa dapat terpecahkan.
6. Bentuk Komunikasi Yang Digunakan
Bentuk dari komunikasi yang paling lazim dijumpai dalam prakteknya adalah Stimulus-Respon atau lebih dikenal dengan bentuk S-R. Bentuk ini memungkinkan komunikasi yang diberikan akan merangsang orang tertentu untuk memberikan respon untuk menanggapi komunikasi tersebut. Respon yang diberikan pun tergantung stimulus yang diberikan, apakah berdampak negatif atau positif. Apabila berdampak positif, maka respon yang diberikan juga akan bersifat positif, begitu pula sebaliknya apabila respon tersebut bersifat negatif, maka respon yang diberikan juga pastilah akan negatif. Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sendiri menggunakan bentuk komunikasi ini, karena bentuk ini memang merupakan bentuk yang paling dasar dalam berkomunikasi.
dengan baik. Namun terkadang dalam berbagai kesempatan ditemui juga hal yang menyebabkan respon yang diberikan bukanlah yang bersifat positif, melainkan negatif. Sebagai contoh dalam pengurusan berkas berupa surat rokomendasi ataupun surat ijin, dijumpai beberapa mahasiswa yang memberikan tingkah laku yang tidak sopan, juga kata-kata yang bertele-tele. Hal ini menimbulkan respon yang negatif, karena para staf menilai mahasiswa tersebut memiliki sifat yang tidak sopan. Walaupun informasi bisa dikatakan telah diberikan dan komunikasi tetap berjalan, namun respon negatif tersebut menjadi hambatan tersendiri, karena dapat menimbulkan perubahan dalam keadaan lingkungan kerja di bagian Kemahasiswaan tersebut.
Walaupun demikian hal ini merupakan beberapa hambatan yang masih bisa diatasi dalam prakteknya dan tidak berdampak besar dalam komunikasinya, namun hal ini tidak boleh dibiarkan berlangsung secara terus-menerus karena dampaknya sedikit banyak akan sangat mempengaruhi efektivitas pelayanan kepada mahasiswa.
7. Hambatan Komunikasi
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan
1. Komunikasi memiliki peranan yang penting bagi pelayanan mahasiswa sekaligus meningkatkan kinerja para pegawai di bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Pada bagian Kemasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, komunikasi telah berjalan dengan baik, namun beberapa hambatan masih terjadi dalam pelaksanaannya.
3. Komunikasi yang baik dapat menjadi penunjang akan mutu dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara bila dilakukan secara berkelanjutan dan berkesinambungan.
B. Saran
1. Staf Pegawai pada bagian Kemahasiswaan lebih lagi meningkatkan komunikasi yang baik bagi para mahasiswa agar bagian Kemahasiswaan bias lebih baik lagi dalam pelayanannya kepada mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Staf pegawai bagian Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara dalam hal ini agar tetap menjaga komunikasi agar dapat berjalan dengan baik.
DAFTAR PUSTAKA
Blake, Reed H., and Haroldsen, Edwin O. Taksonomi Konsep Komunikasi. Cetakan Ke-1. Terj. Hasan Bahanan. Surabaya: Papyrus, 2003.
Fajar, Marhaeni. Ilmu Komunikasi: Teori & Praktek. Cetakan pertama. Yogyakarta: Graha Ilmu, 2009.
Morissan dan Wardhani, Andy Corry. Teori Komunikasi. Cetakan Pertama. Bogor: Ghalia Indonesia. 2009.
Suprapto, Tommy. Pengantar Teori Komunikasi. Cetakan Pertama. Yogyakarta: Media Pressindo, 2006.
Usman, Husaini. Manajemen: Teori, Praktek, dan Riset Pendidikan. Cetakan Pertama. Jakarta: Bumi Aksara, 2006.
