Penelitian ini menggunakan pendekatan teori sibernatika dengan menggunakan teori Karl Weick tentang berorganisasi, di mana teori ini menggunakan komunikasi sebagai sebuah dasar bagi pengorganisasian manusia dalam memberikan sebuah dasar pemikiran untuk memahami bagaimana manusia berorganisasi. Organisasi bukanlah susunan yang terbentuk oleh posisi dan peranan, tetapi oleh aktivitas komunikasi, organisasi merupakan sesuatu yang dicapai manusia melalui proses komunikasi yang berkelanjutan. Weick juga menekankan bahwa berorganisasi adalah interkasi ganda meliputi tindakan, interkasi, dan interaksi ganda.
Dalam teori pengorganisasian Weick struktur perilaku dan lingkungan sebagai faktor kunci dalam organisasi, struktur ditandai oleh prilaku pengorganisasian, dan komunikasi menjadi proses penting. Weick juga berpendapat bahwa orang-orang terlibat secara aktif dalam menciptakan organisasi itu sendiri, mereka membuat lingkungan mereka melalui interaksi dan penciptaan makna, sebagian llingkungan tersebut dibangun oleh masyarakat, sehingga para anggota organisasi lebih memperhatikan suatu penciptaan daripada realitas objektif. Weick mendefinisikan pengorganisasian sebagai suatu gramatikal yang disahkan secara mufakat melalui (consensual validation), yang berarti bahwa realitas organisasi muncul secara bersamaan melalui sistem penyampaian pesan dapat dengan penggunaan lambang atau dengan pesan verbal (tulisan dan lisan).
Realitas organisasi merupakan suatu tatanan sosial yang terjadi melalui interkasi. satuan penting dalam analisis Weick adalah interaksi ganda (double interact) dalam hal ini A berkomunikasi dengan B, B memberi respons pada A. Dan A membuat beberapa penyesuaian atau memberi respons kepada B. Jenis kegiatan komunikasi yang khas ini membentuk basis pengorganisasian. Jadi dapat disimpukan dalam teori ini menekankan pada unsur keterbukaan, penggunaan media dalam penyampaian pesan didasarkan pada kesepakatan (consensual validation), fase perilaku menjadikan waktu penyampaian pesan (timing) menjadi penting dan pengulangan pesan merupakan hal yang biasa terjadi dalam suatu organisasi.
Untuk mencapai tujuan organisasi seorang manajer harus mampu berkomunikasi dengan semua karyawan disemua bidang dan tingkat kemampuan untuk berkomunikasi itu berlaku bagi semua manajer.
Fungsi Public Relations yang juga sebagai atasan di dalam Bagian Operasional Building Menara BCA merupakan fungsi manajemen yang turut menentukan suksesnya operasi suatu perusahaan. Karena Public Relations bertugas membina hubungan baik dengan pihak-pihak dalam dan di luar organisasi melalui suatu proses komuniksi. Pihak-pihak tersebut adalah khalayak sasaran kegiatan Public Relations, dan disebut stakeholders. Stakeholders bisa berarti pula setiap orang yang mempertaruhkan hidupnya pada perusahaan.
Tugas Public Relations dalam Divisi Operasional Menara BCA adalah melakukan penilaian terhadap organisasi yang diwakilinya, mengenai pelayanannya, kegiatan-kegiatannya, dan para anggotanya, tetapi juga mengenai
keseluruhan mengenai organisasinya tersebut. Bukan hanya penilaian terhadap organisasi secara internal saja, namun juga secara eksternal yaitu dengan melakukan penilaian terhadap publik mengenai pendapat umum kepada Divisi Operasional Menara BCA.
Karena bawahan memiliki kebutuhan dan keinginan informasi untuk mengetahui tugas-tugasnya dan mengerti seluruh tujuan dan strategi perusahaan. Keterbukaan dan kejujuran kebijakan komunikasi harus dibangun oleh pimpinan dan harus diterima oleh setiap bawahan. Komunikasi dari manajemen-bawahan (atasan-bawahan), bawahan ke pihak manajemen harus jujur dan dibangun berdasar kepercayaan jika digunakan untuk membangun semangat kerja, produktivitas dan kemajuan organisasi.
Organisasi harus selalu memberikan informasi kepada bawahan tentang program-program organisasi, masalah yang dihadapi, perubahan-perubahan yang dilakukan beserta alasannya atau segala hal yang menarik minat bawahan. Perlu ditumbuhkan kebebasan untuk berdiskusi antara pimpinan dan bawahan. Bila bawahan selalu diberi informasi, maka bawahan akan lebih merasa dihargai, dipercaya dan akan lebih termotivasi dan kooperatif mencurahkan usaha pada tujuan-tujuan organisasi. Mediasi yang digunakan untuk melakukan semua itu adalah komunikasi.
Komunikasi atasan bawahan yang efektif sangat penting terhadap motivasi karyawan, karena komunikasi yang efektif akan menghasilkan kepuasan dan produktivitas bawahan, perbaikan pencapaian hasil karya dan tujuan perusahaan. Komunikasi yang efektif tergantung dari hubungan bawahan yang memuaskan
yang dibangun berdasarkan iklim dan kepercayaan atau suasana perusahaan yang positif.
Komunikasi antara atasan dan bawahan meliputi komunikasi interpersonal. Proses komunikasi yang terjadi di dalam organisasi khususnya yang menyangkut komunikasi antara pimpinan dan bawahan merupakan faktor penting dalam menciptakan suatu organisasi yang efektif. Komunikasi efektif tergantung dari hubungan bawahan yang memuaskan yang dibangun berdasarkan iklim dan kepercayaan atau suasana organisasi yang positif. Hubungan atasan dan bawahan merupakan jantung pengelolaan yang efektif. Agar hubungan ini berhasil, harus ada kepercayaan dan keterbukaan antara atasan dan bawahan. Rasa percaya, keyakinan, keterbukaan, kejujuran, dukungan keamanan, kepuasan, keterlibatan, tingginya harapan merupakan gambaran iklim perusahaan yang ideal.
Peneliti menilai bahwa atasan di Bagian Operasional Building Menara BCA telah menerapkan dengan baik semua dimensi Downward Communication dari atasan ke bawahan. Hal tersebut terlihat dari pernyataan para narasumber yang telah diuraikan dalam bagian sebelumnya. Di mana atasan di Bagian Operasional Building Menara BCA telah menerapkan dimensi keterbukaan dalam penyampaian pesan, memperoleh kepercayaan bawahan pada pesan tulisan, pesan yang tidak berlebihan, mempertimbangkan timing yang tepat dalam menyampaikan pesan kepada bawahan, dan karena karyawan telah percaya kepada atasan sehingga karyawan tidak menyaring pesan dari atasan.
Motivasi yang pada intinya mempersoalkan mengenai bagaimana caranya mendorong gairah kerja bawahan, agar mereka mau bekerja keras dengan memberikan semua kemampuan dan keterampilannya untuk mewujudkan tujuan perusahaan.
Herzberg menjelaskan bahwa apabila para pekerja merasa puas dengan pekerjaannya, kepuasan itu didasarkan pada faktor-faktor yang sifatnya intrinsik seperti keberhasilan mencapai sesuatu, pengakuan yang diperoleh, sifat pekerjaan yang dilakukan, rasa tanggung jawab, kemajuan dalam karir, dan pertumbuhan profesional dan intelektual, yang dialami oleh seseorang. Sebaiknya apabila para pekerja merasa tidak puas dengan pekerjaannya, ketidakpuasan itu pada umumnya dikaitkan dengan faktor-faktor yang bersifat ekstrinsik, artinya bersumber dari luar diri pekerja yang bersangkutan, seperti kebijaksanaan organisasi, pelaksanaan kebijaksanaan yang telah ditetapkan, supervisi oleh para manajer, hubungan interpersonal dan kondisi kerja.
Teori motivasi Herzberg yang digunakan dalam penelitian ini telah sesuai dengan yang ditemukan dari hasil penelitian, di mana karyawan sudah mapan, di mana uang bukanlah menjadi faktor atau motivasi utama mereka bekerja, namun mereka juga membutuhkan keberhasilan mencapai sesuatu, pengakuan yang diperoleh, sifat pekerjaan yang dilakukan, rasa tanggung jawab, kemajuan dalam karir, dan pertumbuhan profesional dan intelektual, yang dialami oleh karyawan.
Manfaat motivasi yang utama adalah menciptakan gairah kerja, sehingga produktivitas kerja meningkat. Sementara itu manfaat yang diperoleh karena bekerja dengan orang-orang yang termotivasi adalah pekerjaan dapat diselesaikan
dengan tepat, artinya pekerjaan yang diselesaikan sesuai standar yang ditetapkan dan dalam skala waktu yang sudah ditentukan, serta orang senang melakukan pekerjaannya.
Secara keseluruhan, Downward Communication yang telah diterapkan oleh atasan di Bagian Operasional Building Menara BCA sudah sangat baik, efektif dan efisien. karena atasan telah menerapkan arus komunikasi yang bersifat terbuka, dapat dipercaya dan menganut prinsip kesetaraan dengan bawahan, sehingga bawahan merasa termotivasi untuk bekerja lebih baik.
Namun, Menara BCA juga dapat melakukan berbagai upaya lain yang belum pernah dilakukan agar dapat meningkatkan motivasi bawahan di masa yang akan datang dan agar tetap dapat mempertahankan prestasi dan kinerja Menara BCA sebagai salah satu pusat perkantoran di Jakarta Pusat, berada dekat dengan Bundaran Hotel Indonesia (Bundaran HI) serta pusat belanja Mall Grand Indonesia.
Peneliti menilai bahwa atasan di Bagian Operasional Building Menara BCA telah berhasil memenuhi faktor-faktor intrinsik dalam motivasi bawahan, di mana atasan telah membuat karyawan merasa diakui dan dihargai sehingga termotivasi untuk bekerja, bertanggung jawab terhadap pekerjaannya, bawahan juga memiliki keyakinan dalam dirinya untuk berprestasi, dan bersedia untuk melakukan pekerjaan yang memiliki arti penting bagi diri mereka sendiri dan bagi organisasi, serta atasan juga memberikan kesempatan bagi bawahan untuk mengembangkan potensi diri.