A. Tinjauan Pustaka
1. Sistem dan Prosedur
Menurut Mulyadi (2001: 2), sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Romney dan Steinbart (2003: 2) sistem ialah jaringan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.
Sistem merupakan suatu kerangka suatu kegiatan dan prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan (Baridwan, 1990: 1)
Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu skema menyeluruh yang terdiri atas prosedur yang saling berhubungan dan atau berinteraksi yang berfungsi bersama-sama melaksanakan kegiatan utama perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan.
2. Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang
commit to user
dibutuhkan manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi 2001: 3).
Dari definisi di atas, Mulyadi (2001: 3-5) membagi unsur sistem akuntansi menjadi lima, antara lain:
a. Formulir
Merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering juga disebut dokumen karena mendokumentasikan peristiwa di atas secarik kertas, disebut media karena formulir merupakan pencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan.
b. Jurnal
Merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklarifikasi, dan meringkas data keuangan serta data lainnya.
c. Buku Besar
Terdiri atas rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam buku besar. Rekening tersebut disediakan dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.
d. Buku Pembantu
Data keuangan di buku besar yang diperlukan perincian lebih lanjut, dapat dibuat buku pembantu yang terdiri atas
rekening-commit to user
rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.
e. Laporan
Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan modal, laporan arus kas, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo sediaan yang lambat penjualan. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer.
3. Sistem Akuntansi Pembelian
Sistem akuntansi pembelian merupakan sistem yang digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan (Mulyadi, 2001: 299). Dari pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi pembelian merupakan jaringan prosedur-prosedur pembelian yang mengatur cara-cara perusahaan dalam melakukan semua pengadaan barang untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
Sistem yang terbentuk terdiri atas beberapa unsur. Unsur yang membentuk sistem pembelian yaitu:
a. Fungsi yang terkait
Menurut Mulyadi (2001: 299-300) fungsi yang terkait dalam transaksi pembelian antara lain ialah:
commit to user
1) Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
2) Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order
pembelian kepada pemasok yang dipilih. 3) Fungsi Penerimaan
Fungsi penerimaan barang bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.
4) Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang yang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber berfungsi sebagai catatan utang, atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang serta fungsi pencatat persediaan
commit to user
yang bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
b. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian, yaitu (Mulyadi, 2001: 301-303):
1) Prosedur Permintaan Pembelian
Dalam posedur ini, fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.
2) Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat penawaran harga kepada pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. 3) Prosedur Order Pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat
order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
commit to user
4) Prosedur Penerimaan Barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
5) Prosedur Pencatatan Utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order
pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
6) Prosedur Distribusi Pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
c. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian antara lain (Mulyadi, 2001: 303-308):
1) Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi
commit to user
pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut.
2) Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3) Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terjadi dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut:
a) Surat Order Pembelian
Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order
pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order
resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan. b) Tembusan Pengakuan oleh Pemasok
Tembusan surat order pembelian ini dikirinkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirimkan kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen tersebut.
commit to user
c) Tembusan bagi Unit Peminta Barang
Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesankan. d) Tembusan Tanggal Penerimaan
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan.
e) Tembusan Pemasok
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.
f) Tembusan Fungsi Penerimaan
Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kualitas, dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.
g) Tembusan Fungsi Akuntansi
Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
commit to user
4) Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan unuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
5) Surat P erubahan Order
Surat pemberitahuan resmi kepada pemasok untuk memberitahukan perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (subtitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.
6) Bukti Kas Keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian.
d. Catatan Akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan unuk mencatat transaksi pembelian ialah (Mulyadi, 2001: 308-310):
1) Register Bukti Kas Keluar
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan
voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register kas keluar.
commit to user
2) Jurnal Pembelian
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan
account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.
3) Kartu Utang
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan
account payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar.
4) Kartu Persediaan
Dalam sistem akuntansi pembelian kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
4. Sistem Pengendalian Intern
Pengendalian intern adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan (Romney dan Steinbart, 2003: 229).
Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan organisasi,
commit to user
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2001: 163). a. Tujuan Pengendalian Intern
1) Menjaga kekayaan organisasi atau perusahaan. 2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. 3) Mendorong efisiensi.
4) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. b. Unsur-Unsur Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2001: 164) dalam mencapai tujuan pengendalian intern, perusahaan harus dapat menerapkan unsur pokok pengendalian intern antara lain:
a) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Struktur organisasi merupakan rerangka (frame work)
pembagian tugas tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip berikut:
a) Harus dipisahkan fungsi operasi, penyimpanan, dan fungsi akuntansi.
b) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
commit to user
Dalam merancang organisasi yang berkaitan dengan sistem akuntansi pembelian, dua prinsip pokok sistem pengendalian intern tersebut dijabarkan sebagai berikut:
a) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan. b) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.
c) Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang.
d) Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi.
b) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya.
Tersedianya sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi sehingga atas dasar otorisasi tersebut suatu transaksi bisa dilaksanakan. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam dalam catatan akuntansi dalam tingkat ketelitian dan keandalan (reliability) yang tinggi dan akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi (Mulyadi, 2001: 166).
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam transaksi pembelian menurut Mulyadi (2001: 314-316):
commit to user
a) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh kepala fungsi pemakai barang untuk barang yang langsung pakai. b) Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau
pejabat yang lebih tinggi.
c) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan atau pejabat yang lebih tinggi.
d) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi.
e) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.
f) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu.
c) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Menurut Mulyadi (2001: 317-318) cara yang ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat dalam sistem pembelian ialah:
a) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak.
b) Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok.
commit to user
c) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order
pembelian dari fungsi pembelian.
d) Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
e) Terdapat pengecekan harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
f) Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.
d) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Unsur mutu karyawan merupakan unsur pengendalian intern yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai dengan batas minimum.
Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, berbagai cara berikut ini dapat ditempuh:
a) Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oeh pekerjaannya. Untuk memperoleh karyawan yang mempunyai kecakapan yang sesuai dengan tuntutan
commit to user
tanggung jawab yang akan dipikulnya, manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuh oeh calon karyawan yang akan menduduki jabatan tersebut.
b) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan pekerjaannya.
5. Hubungan Sistem Akuntansi Pembelian dengan Sistem Pengendalian
Intern
Sistem akuntansi pembelian merupakan jaringan prosedur yang dirancang untuk menangani transaksi pembelian yang terjadi berulang-ulang guna menyediakan informasi yang dibutuhkan manajemen untuk memudahkan pengelolaan perusahaan. Dalam pelaksanaan sistem akuntansi pembelian tersebut, diperlukan sistem lain yang berfungsi untuk mengendalikan keseluruhan sistem yang dibuat oleh manajemen, yang disebut dengan sistem pengendalian intern. Sistem pengendalian intern sendiri meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2001: 163).
Berdasarkan uraian di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa sistem akuntansi pembelian berkaitan erat dengan sistem pengendalian intern. Dengan adanya sistem akuntansi yang di dalamnya dipertimbangkan
commit to user
aktivitas pengendalian intern, maka kekayaan perusahaan dapat terlindungi dan informasi yang dihasilkan akurat dan andal. Disamping itu, kegiatan perusahaan dapat berjalan sesuai kebijakan yang telah ditetapkan.
commit to user
B. Pembahasan
1. Prosedur Pembelian Bahan Baku pada PT Dan Liris a. Prosedur Pembelian Bahan Baku
1) Proses Evaluasi Supplier
a) Bagian Pembelian melakukan evaluasi dan re-evaluasi untuk supplier, meliputi supplier regular dan supplier yang ditinjau. Untuk supplier yang ditunjuk oleh buyer masuk ke dalam daftar supplier nominate.
b) Re-evaluasi dilakukan minimal 1 (satu) tahun sekali, untuk evaluasi supplier baru dapat dilakukan sesuai kebutuhan (kurang dari 1 tahun).
c) Supplier yang telah memenuhi penilaian, maka dapat dimasukkan ke dalam Daftar Supplier Disetujui.
2) Proses Pembelian
a) Bagian Pembelian mencarikan barang berdasarkan booking
dari Penjualan melalui surat, dan atau email dan atau
purchase order untuk job order.
b) Bagian Pembelian melengkapi PO dengan harga yang telah disepakati, tanggal pengiriman, nama supplier, dan syarat lain yang diperlukan.
Bagian Pembelian mengorderkan barang berdasarkan
booking dari Penjualan melalui surat, dan atau email dan atau PO ke supplier yang telah disetujui.
commit to user
c) Bagian Pembelian memonitor barang yang dibeli berdasarkan Buku Pemantau Harian.
d) Bagian Pembelian menerima barang dengan verifikasi surat jalan dari supplier dengan memberi paraf dan tanggal barang datang untuk diserahkan ke bagian yang membutuhkan, kemudian bagian pembelian menerima Bon Penerimaan dari bagian yang telah menerima barang.
e) Bagian yang membutuhkan barang melakukan pemeriksaan terhadap barang yang datang, apabila terdapat ketidaksesuaian akan dikomunikasikan ke bagian pembelian.
f) Berdasarkan bon penerimaan, PO, Invoice, dan atau faktur pajak dilanjutkan pembuatan Nota Intern untuk proses pembayaran ke supplier.
g) Setelah proses pembayaran selesai dilaksanakan oleh bagian Keuangan, semua file didokumentasikan di bagian Pembukuan.
b. Sistem dan Prosedur Pembelian Bahan Baku 1) Fungsi yang terkait
Sistem pembelian bahan baku pada PT Dan Liris melibatkan beberapa fungsi antara lain:
commit to user
a) Fungsi Penjualan
Fungsi ini bertugas untuk memberikan informasi kepada bagian pembelian mengenai bahan-bahan yang harus dibeli. Fungsi ini dilaksanakan oleh Bagian Merchandise (budgeting).
b) Fungsi Pembelian
Fungsi ini memiliki tanggung jawab melakukan pemesanan
dan pembelian bahan-bahan dari pemasok dan
menerimanya pada saat barang tersebut telah tiba. Fungsi pembelian dilaksanakan oleh Bagian Pembelian.
c) Fungsi Keuangan
Fungsi keuangan bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran atas bahan-bahan yang dibeli dari pemasok. Fungsi Keuangan dilaksanakan oleh Bagian Kasir.
d) Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk melakukan pencatatan dan mengarsip semua dokumen yang berhubungan dengan transaksi. Fungsi Akuntansi dilaksanakan oleh Bagian Pembukuan.
2) Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian bahan baku pada PT Dan Liris ialah:
commit to user
a) Purchase order
Dokumen ini dibuat dan diisi oleh Bagian Pembelian kemudian melengkapinya untuk dikirimkan kepada pemasok. Dokumen ini terdiri dari empat rangkap dan berisi harga, tanggal pengiriman, nama pemasok, dan syarat lain yang diperlukan.
b) Bon Penerimaan
Dokumen ini dibuat oleh Bagian Gudang yang telah menerima barang dari Bagian Pembelian.
c) Invoice
Dokumen ini diterima dari pemasok yang disertakan pada saat barang tersebut dikirimkan. Dokumen ini berisi tentang spesifikasi barang yang dikirim oleh pemasok.
d) Faktur Pajak
Dokumen ini juga ikut disertakan pada saat barang tersebut dikirim pemasok bersama dengan invoice. Faktur pajak berisi tentang pajak terutang berkenaan dengan barang yang dibeli.
e) Nota Intern
Dokumen ini dibuat oleh Bagian Kasir setelah menerima barang yang dipesan berdasarkan purchase order, invoice, dan atau faktur pajak untuk proses pembayaran kepada pemasok oleh Bagian Kasir.
commit to user
3) Catatan akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pembelian bahan baku pada PT Dan Liris ialah:
a) Jurnal Pembelian
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi pembelian bahan baku.
b) Kartu Utang
Catatan ini digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok. Catatan ini dibuat oleh Bagian Akuntansi.
c) Buku Pemantau Harian
Catatan ini digunakan untuk merekap purchase order yang berisi nomor PO, nomor artikel pemasok, spesifikasi barang, jumlah dan harga barang, tanggal order dan tanggal kirim, realisasi tanggal kirim. Catatan ini juga digunakan untuk mencatat nomor surat jalan barang yang diterima berdasarkan nota intern. Catatan ini diisi oleh Bagian Pembelian dan terpisah menurut nama pemasok.
4) Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian bahan baku pada PT Dan Liris sebagai berikut:
commit to user
(1) Bagian Pembelian melakukan evaluasi dan re-evaluasi untuk pemasok, meliputi pemasok regular dan pemasok yang ditinjau. Untuk pemasok yang ditunjuk oleh buyer
masuk ke dalam daftar supplier nominate.
(2) Re-evaluasi dilakukan minimal satu tahun sekali, untuk evaluasi pemasok baru dapat dilakukan sesuai kebutuhan (kurang dari satu tahun).
(3) Pemasok yang telah memenuhi penilaian, maka dapat dimasukkan ke daftar supplier disetujui.
b) Prosedur Permintaan Pembelian
Bagian Merchandise melakukan perhitungan dengan buyer
tentang bahan baku yang dibutuhkan. Setelah tercapai kesepakatan tentang bahan yang diperlukan, Bagian Penjualan melakukan booking kepada Bagian Pembelian melalui surat, dan atau email dan atau purchase order.
c) Prosedur Order Pembelian
Bagian Pembelian membuat dan melengkapi purchase order sebanyak empat lembar yang diotorisasi oleh bagian
merchandise dan bagian pembelian, lembar pertama dikirim kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan perusahaan, lembar kedua dikirim ke Bagian Kasir untuk pembayaran, lembar ketiga dikirim ke Bagian Merchandise
commit to user
unuk menunjukkan bahwa barang yang diminta telah dipesan.
d) Prosedur Penerimaan Barang
Bagian Pembelian menerima barang dengan verifikasi surat jalan dari supplier dengan memberi paraf dan tanggal barang datang untuk diserahkan ke bagian yang membutuhkan, kemudian bagian pembelian menerima bon penerimaan dari bagian yang telah menerima barang.
e) Prosedur Pembayaran
(1) Berdasarkan bon penerimaan, purchase order, invoice, dan atau faktur pajak dilanjutkan pembuatan nota intern untuk proses pembayaran ke pemasok.
(2) Setelah proses pembayaran selesai dilaksanakan, semua file didokumentasikan oleh bagian pembukuan.
5) Bagan Alir/ flowchart
Bagan alir sistem/ flowchart sistem pembelian bahan baku pada PT Dan Liris nampak pada gambar berikut.
commit to user
Bagian Merchandise
Gambar 2. 1
Bagan Alir Sistem Pembelian Barang Prosedur pemesanan barang
Melakukan perhitungan dengan buyer tentang bahan
baku yang dibutuhkan Melakukan booking kepada bagian pembelian dengan membuatpurchase order 4 3 2 1 Purchase order Mulai 1 3
N
Purchase order 3commit to user
Bagian Pembelian
Gambar 2. 1
Bagan Alir Sistem Pembelian Barang Prosedur pemesanan barang (lanjutan)
Keterangan:
commit to user
Bagian Pembelian
Gambar 2. 2
Bagan Alir Sistem Pembelian Barang Prosedur penerimaan barang
commit to user
Bagian Gudang
Gambar 2. 2
Bagan Alir Sistem Pembelian Barang Prosedur penerimaan barang (lanjutan)
commit to user
Bagian Kasir
Gambar 2. 3
Bagan Alir Sistem Pembelian Barang