commit to user
i
SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMBELIAN BAHAN BAKU PADA PT DAN LIRIS
SUKOHARJO
TUGAS AKHIR
Disusun untuk memenuhi persyaratan mencapai derajat
Ahli Madya Program Studi
Diploma III Akuntansi
Oleh :
MUHAMMAD SAIF SYARIATULLAH
NIM F3309077
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user
commit to user
commit to user
iv
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
"Pahlawan bukanlah orang yang berani menetakan pedangnya ke pundak lawan ,tetapi pahlawan yang sebenarnya ialah orang yang sanggup menguasai dirinya ketika
ia marah"
(Nabi Muhammad SAW)
"musuh yang paling berbahaya di atas dunia ini adalah penakut dan bimbang teman yang paling setia ,hanyalah keberanian dan keyakinan yang teguh
(Andrew Jackson) "From nobody to somebody"
(penulis)
Karya ini kupersembahkan untuk :
· Allah SWT dan RosulNya
commit to user
v
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim
Puji syukur kehadirat Allah S.W.T yang mana kita telah dilimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul“ Sistem Pengendalian Intern Pembelian Bahan Baku Pada PT Dan Liris “.
Adapun tugas akhir disusun dengan maksud untuk memenuhi sebagai persyaratan dalam mencapai derajat Ahli Madya pada Program Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret.
Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis mendapat dorongan dan dorongan dari beberapa pihak baik materiil maupun non materiil, yang akhirnya penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan baik.Penulis mengucapkan terimakasih kepada :
1. Allah SWT, yang telah memberikan rahmatdanHidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan TugasAkhir ini.
2. Bapak Dr. Wisnu Untoro, Ms, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret.
3. Bapak Drs. Agus Budiatmanto, SE, Msi, Ak selaku ketua Program Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Sebelas Maret Surakarta sekaligus dosen
commit to user
vi
4. Untuk Papa dan Mamah tercinta yang selalu memberikan arahan dan motivasi selama ini
5. Buat adik- adikku tercinta, istidanfafa, yang sudah menjadikan hari-hari penulisan tugas akhir menjadi lebih berwarna
6. Temen-temen D3 Akuntansi, leo, Damar, Galih, Hakim, Fanda, Yustian, Iqbal, Ahmed, Gunawan, Haris, Aji, Iphan, dan Seluruhkru “Poker Face”.
7. Buat Ayu Shinta Dewi yang sudah memberikan semangat dan menjadikan hari - hari lebih berwarna
8. Temen-temen Solo Radio yang sudah menjadi partner dalam bekerja dan memberikan bantuan dan motivasi
9. Seluruh staff di Bagian Keuangan PT Dan Liris yang telah memberikan
kesempatan kepada penulis untuk menambah wawasan di dunia kerja yang nyata. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna,namun penulis berusaha menyajikan Tugas Akhir ini dengan sebaik-baiknya. Semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi penulis pada khususnya dan pembaca pada umumnya
Surakarta, Februari 2013
commit to user
vii DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL... i
ABSTRAK ... ii
ABSTRACT ... iii
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ... iv
HALAMAN PENGESAHAN... v
MOTTO DAN PERSEMBAHAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR LAMPIRAN……… xiii
BAB I PENDAHULUAN A. Gambaran Umum Perusahaan ... 1
1. Sejarah berdirinya perusahaan………. 1
2. Visi,Misi dan Sasaran Perusahaan…………... 4
3. Struktur Organisasi……… 4
4. Deskripsi Jabatan……….. 4
5. Kepersonaliaan………. 8
6. Proses Produksi ... 13
B. Latar Belakang ... 15
commit to user
3. Sistem Akuntansi Pembelian ... 21
4. Sistem Pengendalian Intern ... 28
5. Hubungan Sistem Akuntansi Pembelian Dengan Sistem Pengendalian Intern ... 33
B. Pembahasan ... 35
1. Prosedur Pembelian Bahan Baku Pada PT Dan Liris ... 35
a. Prosedur Pembelian Bahan Baku... 35
b. Sistem Dan Prosedur Pembelian Bahan Baku ... 36
2. Prosedur Penerimaan Barang Gudang Bahan Baku Pada PT Dan Liris ... 50
a. Prosedur Penerimaan Barang Gudang ... 50
b. Sistem Dan Prosedur Penerimaan Barang Gudang .... 51
3. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Pembelian Pada PT Dan Liris ... 60
commit to user
ix
b. Sistem Otorisasi Dan Prosedur Pencatatan ... 62
c. Praktik Yang Sehat ... 62
d. Karyawan Yang Mutunya Sesuai Dengan Tanggung Jawabnya ... 63
BAB III TEMUAN ... 64
BAB IV PENUTUP ... 65
A. Kesimpulan ... 65
B. Saran ... 66 DAFTAR PUSTAKA
commit to user
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar
commit to user
xi
DAFTAR LAMPIRAN 1. Surat Pernyataan Tugas Akhir
2. Surat Keterangan Magang pada PT Dan Liris 3. Struktur Organisasi PT Dan Liris
4. Buku Pemantau Harian 5. Nota Intern
6. Nota Debet 7. Cheklist Supplier
8. Daftar Supplier Disetujui 9. Daftar Catatan
commit to user
commit to user
SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMBELIAN BAHAN BAKU
PT DAN LIRIS SUKOHARJO
ABSTRAK
MUHAMMAD SAIF .S NIM F3309077
Sistem akuntansi pembelian merupakan jaringan prosedur yang dirancang untuk menangani transaksi pembelian yang terjadi berulang-ulang guna menyediakan informasi yang dibutuhkan manajemen untuk memudahkan pengelolaan perusahaan.Dalam pelaksanaan sistem akuntansi pembelian tersebut,diperlukan system lain yang berfungsi untuk mengendalikan keseluruhan system yang dibuat oleh manajemen yang disebut dengan system pengendalian intern.
Pada penelitian ini,tujuan yang ingin dicapai penulis adalah untuk mengetahui penerapan system pengendalian intern pembelian bahan baku pada PT Dan Liris
Berdasarkan Hasil evaluasi yang telah dilakukan oleh penulis,pelaksanaan penerapan system dan prosedur pengendalian intern pembelian bahan baku pada PT Dan Liris sudah terlaksana dengan baik sesuai dengan petunjuk tekhnis yang ada dalam Standart Operating Procedure.Hal ini dapat dilihat dari beberapa hal antara lain adanya pemisahan fungsi,otoritas pihak yang berwenang,dokumen bernomor urut tercetak,pencatatan yang didukung oleh dokumen-dokumen
Berdasarkan pembahasan dan evaluasi yang telah dilakukan,saran yang penulis berikan adalah perlunya pemisahan fungsi antara fungsi pembelian dan fungsi penerimaan barang,dengan menambah satu bagian yaitu bagian penerimaan barang.Pada saat barang tiba,akan langsung diterima oleh bagian penerimaan barang.Hal ini dimaksudkan agar aktivitas pengendalian intern system penerimaan barang atas pembelian bahan baku pada PT Dan Liris semakin baik
commit to user
SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMBELIAN BAHAN BAKU
PT DAN LIRIS SUKOHARJO
ABSTRACT
MUHAMMAD SAIF .S NIM F3309077
Purchase accounting system is a network of procedures designed to handle the purchase transaction that occurs repeatedly in order to provide the necessary information to facilitate the management of the implementation of management accounting systems company.In purchase, needed another system whose function is to control the whole system made by management
called the internal control system.
In this study, the objectives of the authors is to investigate the application of the internal control system of purchase of raw materials to the PT Dan Liris
Based on the results of the evaluation conducted by the authors, implementation of internal control systems and procedures for the purchase of raw materials to the PT Dan Liris been performing well in accordance with the technical guidance contained in the Standard Operating Procedure.This can be seen from several things, among others, the separation of functions , the authority of the competent authority, the document numbered prints, records that are supported by documents
Based on the discussions and evaluations that have been conducted, the advice the author gives is the necessity of the separation of functions between the purchasing function and the function of receiving the goods, by adding one part of the admissions barang.Pada when the goods arrive, will be directly received by the admissions office is intended to .Activity of the internal control system of goods receipt for the purchase of raw materials to the PT and Lyrical better
commit to user
1 BAB I
PENDAHULUAN
A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan
Pada tahun 1920, seorang pedagang swasta nasional dari kota solo
yang bernama Kwee Tiong Djien, memulai usaha dagang baru yang bergerak
di bidang batik dengan statusnya yang bermula dari usaha dagang
perseorangan. Kemudian setelah beliau wafat pada tahun 1946 usaha tersebut
diteruskan oleh puteranya yang bernama Kasom Tjokrosaputro yang
kemudian diberi identitas dengan nama usaha dagang batik “KERIS”. Sejak
munculnya Orde Baru pada tahun 1966, terbuka pula cakrawala baru bagi
kehidupan social ekonomi bangsa Indonesia.
Pemerintah membuka kesempatan penanaman modal bagi modal asing
(PMA) dan modal dalam negeri (PMDN). Dengan adanya kesempatan
tersebut, maka usaha dagang batik “Keris” pada tahun 1970 diubah bentuk
badan hukumnya menjadi PT. BATIK KERIS.
Dari tahun ke tahun perusahaan mengalami perkembangan yang sangat
pesat, maka untuk menunjang kebutuhan bahan baku agar tidak terganggu
oleh fluktuasi pasar, pada tahun 1974 para pemegang saham PT. Batik Keris
mendirikan PT. DAN LIRIS yang berproduksi di bidang pemintalan benang,
commit to user
dipilih ternyata mempunyai banyak arti tersendiri, sebagaimana sanagat
berartinya sebuah pabrik tekstil bagi kesejahteraan rakyat Indonesia. Nama
Dan Liris sendiri berasal dari kata Udan Liris, merupakan suatu jenis motif
batik yang secara filosofis mempunyai arti “Udan = hujan, Liris = rintik-rintik
(dan terus menerus)”, sehingga diharapkan agar kelangsungan hidup (rejeki)
yang didapat perusahaan ini bisa berjalan stabil dan terus menerus. PT. Dan
Liris pada mulanya didirikan sebagai industry tekstil yang mendukung indusri
pembatikan, baik untuk industri PT. Batik Keris sendiri mauapun juga untuk
industri batik rakyat milik pengusaha batik lainnya.
Kegiatan Usaha PT. Dan Liris dimulai dengan hanya satu bidang saja,
yaitu pertenunan (weaving). Lokasi pabrik tenun pada mulanya berada di Jl.
Adi Sucipto, Desa Blulukan, Kecamatan Colomadu, Kabupaten Karanganyar.
Seiring dengan berkembangnya perusahaan, maka didirikanlah pabrik
perajutan dan Garment di lokasi yang sama sehingga pada tahun 1982 juga
didirikan pabrik pemintalan hingga menjadi industri tekstil terpadu, dengan
adanya produksi cetak (printing) dan pembuatan kain bermotif batik
(finishing). Karena semakin pesatnya perkembangan perusahaan, maka pada
tahun 1983 lokasi pabrik dipindahkan ke Desa Banaran, Kecamatan Grogol,
Kabupaten Sukoharjo hingga sekarang, dan pada akhirnya menjadi industri
tekstil terpadu dengan unit usaha pemintalan (spinning), pertenunan
(weaving), pencelupan dan pewarnaan (dyeing), penyempurnaan (finishing),
commit to user
Kapasitas produksi yang terpasang yaitu:
· Benang : 8.500 ball/bulan
· Kain greige : 7.500.000 meter/bulan
· Kain jadi dan printing : 5.500.000 meter/bulan
· Pakaian jadi : 950.000 pices/bulan
Sebagian besar benang tersebut digunakan sendiri oleh PT. Dan Liris,
sedangkan kain greige, kain jadi dan printing sebagian dijual didalam negeri
sedangkan sisanya dikjual eksport (untuk kualitas A). Bahan baku benag dan
tekstil yang dihasilkan terbuat dari serat katun, polyester atau campuran
keduanya.
Untuk menerapkan kualitas produknya, PT. Dan Liris telah menerapkan
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 (dari SGS) dan sertifikasi dari
Lloyd’s.
Saat ini PT. Dan Liris dipegang oleh generasi ketiga yaitu Ibu
Michelle Tjokrosaputro ( generasi pertama pendiri adalah Kasoem
Tjokrosaputro, dan dikembangkan oleh generasi kedua yaitu Handiman
Tjokrosaputro). Pada Tahun 2007, beliau menerapkan corporate culture yang
baru yaitu : MOVING TOGETHER TOWARDEXCELENCE yang berarti
maju bersama menjadi yang terbaik. Corporate Culture itu diturunkan dalam
commit to user
PT. Dan Liris berdiri diatas lahan seluas ±45 hektar, dengan kantor pusat atau
pabrik di Kelurahan Banaran, Kecamatan Grogol, Kabupaten Sukoharjo –
57193.
1. Visi, dan Misi Perusahaan
a. VISI
Menjadi perusahaan tekstil yang terintregasi yang terkenal sebagai
yang terbaik terutama oleh pemegang saham, pelanggan dan karyawan.
b. MISI
1) Menjadi perusahaan tekstil yang terintregasi yang dapat memuaskan
pemegang saham melalui profit, dan pelanggan melalui baiknya
pelayanan pelanggan, kualitas dan harga.
2) Menyediakan lingkungan kerja yang menekankan kejujuran,
kehati-hatian, keamanan, dan penghargaan berdasarkan hasil.
2. Struktur Organisasi PT. Dan Liris
Penyusunan struktur organisasi dilakukan sesuai dengan
perkembangan perusahaan, sehingga terbentuk dengan jelas mengenai
pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab agar organisasi dapat
berjalan lancar untuk mencapai tujuan perusahaan. Adapun struktur
organisasi dair perusahaan PT. Danl Liris adalah sebagai berikut:
3. Deskripsi Jabatan
Berdasarkan struktur organisasi tersebut, terlihat bahwa PT. Dan
commit to user
jelas. Adapun tugas dan tanggung jawab masing-masing adalah sebagai
berikut:
1. Dewan Komisaris
Mengawasi dan menertibkan pelaksanaan dan tujuan
perusahaan berdasarkan kebijakan umum perusahaan yang telah
ditetapkan. Mengatur dan mengkoordinasi kepentingan para pemegang
saham sesuai dengan Anggaran Dasar Perusahaan. Memberikan
penilaian dan mewakili para pemegang saham atas pengesahan neraca
dan perhitungan laba rugi tahunan yang disampaikan.
2. Presiden Direktur (Dewan Direksi)
Presiden Direktur bertugas sebagai pejabat tinggi yang
memimpin perusahaan bersama dengan Kepala Divisi untuk menjaga
kelangsungan hidup perusahaan. Presiden Direktur juga
merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan kegiatan
perusahaan. Serta mempertanggungjawabkan semua hasil kegiatan
perusahaan yang telah dijalankan kepada Dewan Komisaris.
3. Kepala Divisi
Merencanakan serta mengembangkan rencana untuk
pencapaian tujuan Perusahaan termasuk kebijakan dan sasaran
mutunya. Menetapkan metode dan kebijakan sebagai alat untuk dapat
melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang dibebankan.
Mengendalikan dan mengawasi Pimpinan di bawahnya (Kepala
commit to user
dan atau menciptakan suasana yang memungkinkan adanya
penemuan-penemuan baru untuk mencapai tujuan perusahaan secara maksimal.
4. Kepala Bagian
Melaksanakan sasaran jangka panjang dan pendek yang
ditetapkan oleh Direksi atau Pimpinan di atasnya dan menterjemahkan
ke dalam pelaksanan kerja bagian yang dipimpinya. Melaksanakan
tindakan perbaikan atau pencegahan dari temual internal atau eksternal
audit, komplain pelanggan dan Tinjauan Manajemen. Mengelola dan
mengontrol semua kegiatan system mutu dalam bagianya. Memberikan
motivasi bawahan guna meningkatkan produktifitas kerja.
Merencanakan kebutuhan pelatihan.
5. Kepala Seksie
Mengkoordinir atau memberi arahan dan mengendalikan
pelaksanaan kegiatan kerja sehari-hari kepada kelompok-kelompok
kerja atau sub-sub di bawahnya agar terjamin bahwa sasaran jangka
pendek dapat tercapai. Mendata, mengevaluasi, mengusulkan atau
menetapkan tindakan perbaikan dan memberikan laporan kepada
Kepala Bagian tetang kemajuan relisasi pekerjaan yang telah dicapai
maupun kesulitan-kesulitan atau hambatan-hambatan yang belum
dapat diatasi. Merencanakan, mengatur dan menyiapkan semua
perlengkapan kerja yang diperlukan untuk kelancaran kegiatan.
Memberikan pelatihan kepada bawahan yang berkaitan dengan
commit to user
meningkatkan sasaran kerja dan memastikan bahwa bawahaan bekerja
sesuai dengan sasaran kerja yang telah di tetapkan.
6. Kepala Sub Seksie (Staff)
Mengatur pelaksanaan kerja berdasarkan rencana kerja
(Prosedur Pengendalian, Instruktur kerja, Planning yang ditetapkan
dan Monitoring Proses) dan tugas lain yang dibebankan pimpinan.
Mengkoordinir, membina atau melatih karyawan agar dapat
melaksanakan pekerjaan sesuai kebijakan dan sasaran mutu
perusahaan. Mengontrol semua tahapan kerja agar dapat dicegah
penyimpangan-penyimpangan kerja yang memungkinkan dapat
terjadinya ketidaksesuaian produk. Memberi dorongan dan
mengevaluasi serta melaporkan semua kegiatan pelaksanaan kerja.
Mengoptimalkan semua kegiatan kerja yang menjadi tanggung
jawabnya.
7. Sumber Daya
Manajemen menjamin bahwa personil yang ditugaskan untuk
pengelolaan pelaksanaan dan verifikasi kegiatan dengan mutu,
termasuk Audit Mutu Internal telah mendapatkan pelatihan dengan dan
pengalaman yang cukup. Sumber daya yang diperlukan untuk
menetapkan, pelaksanaan dan menjaga system mutu ini diidentifikasi
commit to user
4. Kepersonaliaan
Sumber daya merupakan elemen yang sangat penting dalam setiap
kegiatan Perusahaan, sehingga dibutuhkan Sumber Daya Manusia yang
professional demi terwujudnya keefektifan dan keefisienan setiap kegiatan
perusahaan PT. Dan Liris saat ini mempunyai jumlah karyawan sejumlah
6239 orang (data per Januari 2010).
a. Jumlah dan Penggolongan Tenaga Kerja
PT. Dan Liris membagi status karyawannya menjadi 2, yaitu :
Karyawan dan Staff. Status tersebut dibedakan atas dasar sistem
penggajian (dijelaskan dalam keterangan di bawah). Karyawan sendiri
masih dibagi atas beberapa golongan, yaitu A, B, C, D, dan E
berdasarkan bobot tugas dan tanggung jawabnya masing-masing,
sebagai berikut :
1) Golongan A
Tekstil : packing, gudang, oiling, cleaner mesin, pembantu
umum,kebersihan
kebun, minuman, kernet.
Garment : RTP (Pembantu umum, kebersihan kebun, minuman,
kernet), cleaner
mesin.
2) Golongan B
commit to user
Garment : Operator jahit, gosok, melipat, pembantu packing,
pembantu gudang,
pembantu potong.
3) Golongan C
Tekstil : Operator dan maintenance (SMU)
Garment : Mekanik, gelar potong, administrasi, quality qontrol,
helper, sample,
pengawas RTP.
Umum : Anggota Satpam
4) Golongan D
Tekstil : Checker, trainer, coordinator (RTP)
Garment : Asisten leader, PPIC
5) Golongan E
Tekstil : Leader
Garment : Leader, Work study, QMS, operator marker, trainer.
Umum : Karu Satpam, Driver.
Staff juga dibagi atas beberapa golongan, yaitu : IA, IB, IIA,
IIB, IIIA, IIIB, IVA, dan IVB, sesuai dengan tugas dan tanggung
jawabnya, sebagai berikut :
1) Golongan IA
Staff pelaksana, staff administrasi, kesubsie junior, staff yang baru
commit to user
2) Golongan IB
Kesubsie senior, kepala gudang, personalia bagian, staff dengan
jabatan cukup penting (kasubsie senior untuk Garment : 1 line = 50
karyawan jahit).
3) Golongan IIA
Kashift, Koordinator sub seksie, merchandiser, purchaser, kepala
quality control potong (8 line produksi), kepala administrasi,
komputer, staff tinggi (staff dengan posisi yang sangat penting).
4) Golongan IIB
Kepala seksie, kepala produksi Garment s/d 4 lines (200 mesin
jahit), commercial manager, kepala seksie umum, pimpinan unit.
5) Golongan IIIA
Wakil kepala bagian / kepala bagian junior, kepala produksi
Garment : 5 s/d 8 lines (250 s/d 400 mesin jahit)
6) Golongan IIIB
Kepala bagian / kepala produksi senior (Garment) lebih dari 8 lines
(lebih dari 400 mesin jahit), marketing manager, purchasing
manager, wakil manager produksi Garment.
7) Golongan IVA
Wakil kepala divisi / kepala divisi junior, manager produksi
commit to user
8) Golongan IVB
Kepala divisi, general manager
9) Direktur
b. Jam Kerja Perusahaan
Untuk mempermudah dan memperlancar pelaksanaan kegiatan
operasional perusahaan setiap harinya, agar tercapai efektifitas dan
efisiensi perusahaan, maka perlu adanya peraturan jam kerja. Kebijakan
peraturan jam kerja di PT. Dan Liris sebagai berikut :
1) Kantor (day shift)
Senin – Kamis : 08.00 – 16.00 (jam istirahat : 12.00 – 13.00)
Jum’at : 08.00 – 16.30 (jam istirahat : 11.30 – 13.00)
Sabtu : 08.00 – 13.00 (tanpa istirahat)
2) Produksi (shift)
Shift 1 : 06.00 – 14.00 (jam istirahat : 09.00 – 10.00)
Shift 2 : 14.00 – 22.00 (jam istirahat : 18.00 – 19.00)
Shift 3 : 22.00 – 06.00 (jam istirahat : 02.00 – 03.00)
c. Sistem Penggajian
Sistem penggajian di PT. Dan Liris dibagi menjadi 2 yaitu :
bulanan dan harian. Gaji bulanan merupakan pembayaran kepada Staff
yang dilakukan setiap 1 bulan sekali (melalui kerja sama dengan pihak
commit to user
karyawan harian, atas dasar “no work no pay”, sedangkan sistem
pembayarannya tetap sama, yaitu diberikan 1 bulan sekali.
Dalam memberikan gaji kepada karyawan, PT. Dan Liris
mengacu kepada standart Upah Minimum Regional (UMR) Kabupaten
Sukoharjo. Sedangkan komponen gaji yang diberikan sesuai dengan
UU RI tentang ketenagakerjaan no. 13 th 2003 pasal 94, dimana
disebutkan komponen upah terdiri upah pokok dan tunjangan tetap,
dalam hal ini adalah tunjangan tetap makan.
d. Kesejahteraan
Selain mendapat gaji (upah pokok dan tunjangan tetap makan),
Perusahaan juga memberikan fasilitas berupa tunjangan-tunjangan bagi
karyawan sebagai suatu bentuk komitmen PT. Dan Liris terhadap
peningkatan kesejahteraan karyawan dengan tujuan untuk
meningkatkan semangat dan etos kerja para karyawan.
Fasilitas yang diberikan perusahaan meliputi :
Ø Jaminan social tenaga kerja, yang meliputi Jaminan Kesehatan,
Jaminan Pemeliharaan Kesehatan, Jaminan Hari Tua, Jaminan
Kematian.
Ø Tunjangan istimewa (Tunjangan Hari Besar Keagamaan / THR)
Ø Sumbangan Kematian (dari Perusahaan)
Ø Sumbangan Pernikahan
Ø Sumbangan Kelahiran Anak (dibatasi 2 anak)
commit to user Ø Jaminan perjalanan dinas
Ø Bantuan Pendidikan dan Kerohanian.
5. Proses Produksi
Seperti yang telah disampaikan di atas bahwa PT. Dan Liris
merupakan perusahaan tekstil terpadu yang bergerak dari Spinning
(pemintalan), Weaving (pertenunan), Finishing Printing (pencelupan,
pewarnaan dan penyempurnaan) serta Garment (konfeksi pakaian
jadi).Secara lebih detail bias dijelaskan sebagai berikut :
a. Spinning
Proses Spinning (pemintalan benang) merupakan proses awal, yang
terdiri dari:
· Blowing
bertujuan untuk membuka ball kapas, membersihkan kapas, dan juga
mixing atau pencampuran berbagai jenis kapas
· Carding
Bertujuan untuk meluruskan serat.
· Lap former
Bertujuan untuk membuat lap untuk prosoes berikutnya dan
peranagkapan.
· Drawing
Perangkapan, mengurangi ketidakrataan dan pencampuran kapas
commit to user · Combing
Bertujuan untuk memisahkan serat panjang dengan serat pendek.
· Flyer
Bertujuan untuk roving dan pemberian twist.
· Ring spinning
Bertujuan untuk mengumpulkan benang dan penomeran benang.
· Winder
Bertujuan untuk penggulungan menjadi besar, menghilangkan
cacat, dan terakhir digulung berulang ulang jika terjadi kesalahan
dalam penggulungan sebelumnya.
b. Weaving
Proses penenunan benang menjadi kain mentah atau kain setengah
jadi, hasil akhirnya disebut dengan kain greige.
c. Finishing
Finishing : proses mengubah kain greige untuk diberi warna dasar.
Printing : proses mengubah kain finishing menjadi kain siap pakai
dengan pemberian motif dan desain.
d. Garment
Proses mengubah kain siap pakai menjadi pakaian siap pakai. Ini
commit to user
A. Latar Belakang Masalah
Dunia bisnis di Indonesia pada saat ini semakin berkembang. Hal ini
dapat dilihat dengan semakin banyaknya persaingan di berbagai bidang,
antara lain teknologi, inovasi, ekonomi, dan lain-lain. Perkembangan ini
menuntut setiap perusahaan untuk dapat meningkatkan daya saingnya agar
tetap dapat bertahan. Aspek-aspek yang perlu ditingkatkan ialah mutu dan
kualitas produk yang dihasilkan oleh perusahaan tersebut. Dalam upaya
mencapai hal tersebut, diperlukan suatu sistem akuntansi yang baik sehingga
perusahaan dapat berjalan teratur sesuai dengan apa yang menjadi tujuan
perusahaan.
Manajemen yang profesional dan handal sangat diperlukan oleh
perusahaan dalam menghadapi persaingan yang ketat. Manajemen yang
profesional juga sangat berpengaruh terhadap berkembangnya aktivitas
perusahaan. Salah satu aktivitas tersebut ialah pembelian bahan baku. Dalam
perusahaan manufaktur, pembelian bahan baku termasuk aktivitas yang
pokok. PT Dan Liris ialah salah satu perusahaan manufaktur yang melakukan
kegiatan tersebut untuk proses produksi. Proses pembelian PT Dan Liris salah
satunya dilakukan berdasarkan job order. Pembelian yang dilakukan antara
lain pembelian fabric dan accessories. Selain manajemen yang profesional
dan handal, diperlukan juga sistem yang dapat mengatur semua aktivitas
perusahaan, sehingga tercipta suatu keteraturan dan mempermudah upaya
commit to user
Sistem merupakan sekelompok unsur yang erat berhubungan satu
dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu
(Mulyadi, 2008: 2). Oleh karena itu, dalam upaya mencapai tujuan
perusahaan, diperlukan kerjasama dari berbagai fungsi yang ada dalam
perusahaan tersebut.
Sistem akuntansi erat hubungannya dengan sistem pengendalian intern.
Sistem pengendalian intern yang baik dapat membuat sistem akuntansi baik
pula. Sistem pengendalian intern juga digunakan pihak manajemen untuk
mengawasi jalannya perusahaan, sehingga dapat meminimalkan
kesalahan-kesalahan dan penyelewengan yang mungkin terjadi. Sistem pengendalian
intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang
dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan
keandalan data akuntansi, mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
(Mulyadi, 2008: 3). Pada pengendalian intern terdapat beberapa prinsip,
yaitu:
1) Adanya pemisahan struktur organisasi secara tegas.
2) Terdapat sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan pada seluruh aset organisasi.
3) Adanya praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi.
4) Adanya karyawan yang cakap sesuai dengan bidang tanggung jawabnya.
Aktivitas pembelian per job order pada PT Dan Liris dilakukan oleh
commit to user
pesanan dari Bagian Penjualan melalui surat, dan atau email dan atau PO ke
supplier yang telah disetujui. Atas hal tersebut, penulis tertarik untuk
menjadikan masalah pengendalian intern pembelian bahan baku sebagai
fokus dalam penulisan ini, dengan judul “SISTEM PENGENDALIAN
INTERN PEMBELIAN BAHAN BAKU PT DAN LIRIS SUKOHARJO”.
B. Perumusan Masalah
Dalam penulisan tugas akhir ini penulis menggunakan perumusan
masalah agar dalam melakukan penelitian dapat berjalan dengen lebih cermat
dan tepat, serta dapat mengetahui obyek-obyek yang diteliti, bertujuan agar
ruang lingkup penelitian lebih terarah dan tidak melenceng dari masalah yang
diteliti. Rumusan masalah yang dipaparkan penulis untuk pembahasan dan
pemahamannya ialah bagaimana sistem pengendalian intern pembelian bahan
baku pada PT Dan Liris.
C. Tujuan Penelitian
Berdasarkan dari rumusan masalah yang diambil penulis, penelitian ini
bertujuan untuk mengetahui penerapan sistem pengendalian intern pembelian
commit to user
D. Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian dan penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai
berikut ini:
1. Bagi Perusahaan
Sebagai bahan masukan bagi perusahaan yang dapat digunakan sebagai
bahan evaluasi dan pertimbangan, sehingga perusahaan dapat mengambil
kebijakan yang lebih baik.
2. Bagi Pembaca
Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah pengetahuan pembaca
serta menjadi referensi tambahan untuk penelitian berikutnya.
3. Bagi Penulis
Menambah wawasan penulis tentang praktik kerja yang sesungguhnya,
sehingga dapat menambah pengetahuan dan pengalaman sebagai bekal
commit to user
19 BAB II
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Tinjauan Pustaka
1. Sistem dan Prosedur
Menurut Mulyadi (2001: 2), sistem adalah sekelompok unsur yang
erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama
untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Romney dan Steinbart (2003: 2)
sistem ialah jaringan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau
subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.
Sistem merupakan suatu kerangka suatu kegiatan dan
prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu
skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi
utama dari perusahaan (Baridwan, 1990: 1)
Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem
adalah suatu skema menyeluruh yang terdiri atas prosedur yang saling
berhubungan dan atau berinteraksi yang berfungsi bersama-sama
melaksanakan kegiatan utama perusahaan dalam mencapai tujuan
perusahaan.
2. Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan
commit to user
dibutuhkan manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan
(Mulyadi 2001: 3).
Dari definisi di atas, Mulyadi (2001: 3-5) membagi unsur sistem
akuntansi menjadi lima, antara lain:
a. Formulir
Merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam
terjadinya transaksi. Formulir sering juga disebut dokumen karena
mendokumentasikan peristiwa di atas secarik kertas, disebut media
karena formulir merupakan pencatat peristiwa yang terjadi dalam
organisasi ke dalam catatan.
b. Jurnal
Merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk
mencatat, mengklarifikasi, dan meringkas data keuangan serta data
lainnya.
c. Buku Besar
Terdiri atas rekening-rekening yang digunakan untuk
meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam buku
besar. Rekening tersebut disediakan dengan unsur-unsur informasi
yang akan disajikan dalam laporan keuangan.
d. Buku Pembantu
Data keuangan di buku besar yang diperlukan perincian lebih
rekening-commit to user
rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum
dalam rekening tertentu dalam buku besar.
e. Laporan
Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang
dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan modal,
laporan arus kas, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok
penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar,
daftar saldo sediaan yang lambat penjualan. Laporan dapat berbentuk
hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer.
3. Sistem Akuntansi Pembelian
Sistem akuntansi pembelian merupakan sistem yang digunakan
dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh
perusahaan (Mulyadi, 2001: 299). Dari pengertian tersebut, dapat
disimpulkan bahwa sistem akuntansi pembelian merupakan jaringan
prosedur-prosedur pembelian yang mengatur cara-cara perusahaan dalam
melakukan semua pengadaan barang untuk memenuhi kebutuhan
perusahaan.
Sistem yang terbentuk terdiri atas beberapa unsur. Unsur yang
membentuk sistem pembelian yaitu:
a. Fungsi yang terkait
Menurut Mulyadi (2001: 299-300) fungsi yang terkait dalam
commit to user
1) Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan
permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada
di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima
oleh fungsi penerimaan.
2) Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh
informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang
dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order
pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3) Fungsi Penerimaan
Fungsi penerimaan barang bertanggung jawab untuk
melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kualitas
barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau
tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.
4) Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian
adalah fungsi pencatat utang yang bertanggung jawab untuk
mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar
dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber berfungsi
sebagai catatan utang, atau menyelenggarakan kartu utang
commit to user
yang bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan
barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
b. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian
Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian,
yaitu (Mulyadi, 2001: 301-303):
1) Prosedur Permintaan Pembelian
Dalam posedur ini, fungsi gudang mengajukan permintaan
pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada
fungsi pembelian.
2) Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat
penawaran harga kepada pemasok untuk memperoleh informasi
mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain,
untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk
sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.
3) Prosedur Order Pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat
order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan
memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam
perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan
commit to user
4) Prosedur Penerimaan Barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaaan melakukan
pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang
diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan
penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari
pemasok tersebut.
5) Prosedur Pencatatan Utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa
dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order
pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari
pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau
mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
6) Prosedur Distribusi Pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari
transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan
manajemen.
c. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian
antara lain (Mulyadi, 2001: 303-308):
1) Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi
commit to user
pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah,
dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut.
2) Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga
bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali
terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah
pembelian yang besar.
3) Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada
pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terjadi dari berbagai
tembusan dengan fungsi sebagai berikut:
a) Surat Order Pembelian
Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order
pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order
resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.
b) Tembusan Pengakuan oleh Pemasok
Tembusan surat order pembelian ini dikirinkan kepada
pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut
dan dikirimkan kembali ke perusahaan sebagai bukti telah
diterima dan disetujuinya order pembelian, serta
kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang
commit to user
c) Tembusan bagi Unit Peminta Barang
Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta
pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesankan.
d) Tembusan Tanggal Penerimaan
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi
pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang
diharapkan sebagai dasar untuk mengadakan tindakan
penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang
telah ditetapkan.
e) Tembusan Pemasok
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi
pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk
mencari informasi mengenai pemasok.
f) Tembusan Fungsi Penerimaan
Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan ke fungsi
penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang
jenis, spesifikasi, mutu, kualitas, dan pemasoknya seperti
yang tercantum dalam dokumen tersebut.
g) Tembusan Fungsi Akuntansi
Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi
akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat
commit to user
4) Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan unuk
menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah
memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang
tercantum dalam surat order pembelian.
5) Surat P erubahan Order
Surat pemberitahuan resmi kepada pemasok untuk
memberitahukan perubahan kuantitas, jadwal penyerahan
barang, spesifikasi, penggantian (subtitusi) atau hal lain yang
bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.
6) Bukti Kas Keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar
pencatatan transaksi pembelian.
d. Catatan Akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan unuk mencatat transaksi
pembelian ialah (Mulyadi, 2001: 308-310):
1) Register Bukti Kas Keluar
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan
voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk
commit to user
2) Jurnal Pembelian
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan
account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk
mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.
3) Kartu Utang
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan
account payable procedure, buku pembantu yang digunakan
untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. Jika
dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher
payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah
arsip bukti kas keluar yang belum dibayar.
4) Kartu Persediaan
Dalam sistem akuntansi pembelian kartu persediaan ini
digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
4. Sistem Pengendalian Intern
Pengendalian intern adalah rencana organisasi dan metode bisnis
yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang
akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya
organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah
ditetapkan (Romney dan Steinbart, 2003: 229).
Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode
commit to user
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi
dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2001: 163).
a. Tujuan Pengendalian Intern
1) Menjaga kekayaan organisasi atau perusahaan.
2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
3) Mendorong efisiensi.
4) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
b. Unsur-Unsur Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2001: 164) dalam mencapai tujuan
pengendalian intern, perusahaan harus dapat menerapkan unsur pokok
pengendalian intern antara lain:
a) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional
secara tegas.
Struktur organisasi merupakan rerangka (frame work)
pembagian tugas tanggung jawab fungsional kepada unit-unit
organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan
pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam
organisasi didasarkan pada prinsip berikut:
a) Harus dipisahkan fungsi operasi, penyimpanan, dan fungsi
akuntansi.
b) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk
commit to user
Dalam merancang organisasi yang berkaitan dengan sistem
akuntansi pembelian, dua prinsip pokok sistem pengendalian
intern tersebut dijabarkan sebagai berikut:
a) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan.
b) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.
c) Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan
barang.
d) Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau
lebih dari satu fungsi.
b) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan,
dan biaya.
Tersedianya sistem yang mengatur pembagian wewenang
untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi sehingga atas
dasar otorisasi tersebut suatu transaksi bisa dilaksanakan.
Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam
dalam formulir dicatat dalam dalam catatan akuntansi dalam
tingkat ketelitian dan keandalan (reliability) yang tinggi dan akan
menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai
kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi
(Mulyadi, 2001: 166).
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam transaksi
commit to user
a) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang,
untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh kepala
fungsi pemakai barang untuk barang yang langsung pakai.
b) Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau
pejabat yang lebih tinggi.
c) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi
penerimaan atau pejabat yang lebih tinggi.
d) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau
pejabat yang lebih tinggi.
e) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas
dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen
pendukung yang lengkap.
f) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh
karyawan yang diberi wewenang untuk itu.
c) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap
unit organisasi.
Menurut Mulyadi (2001: 317-318) cara yang ditempuh oleh
perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat dalam sistem
pembelian ialah:
a) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak.
b) Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga
commit to user
c) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan
jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order
pembelian dari fungsi pembelian.
d) Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang
diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan
menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya
dengan tembusan surat order pembelian.
e) Terdapat pengecekan harga, syarat pembelian, dan ketelitian
perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut
diproses untuk dibayar.
f) Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara
periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam
buku besar.
d) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Unsur mutu karyawan merupakan unsur pengendalian
intern yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan
yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat
dikurangi sampai dengan batas minimum.
Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat
dipercaya, berbagai cara berikut ini dapat ditempuh:
a) Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang
dituntut oeh pekerjaannya. Untuk memperoleh karyawan
commit to user
tanggung jawab yang akan dipikulnya, manajemen harus
mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan
menentukan syarat-syarat yang dipenuh oeh calon karyawan
yang akan menduduki jabatan tersebut.
b) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi
karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan pekerjaannya.
5. Hubungan Sistem Akuntansi Pembelian dengan Sistem Pengendalian
Intern
Sistem akuntansi pembelian merupakan jaringan prosedur yang
dirancang untuk menangani transaksi pembelian yang terjadi
berulang-ulang guna menyediakan informasi yang dibutuhkan manajemen untuk
memudahkan pengelolaan perusahaan. Dalam pelaksanaan sistem
akuntansi pembelian tersebut, diperlukan sistem lain yang berfungsi
untuk mengendalikan keseluruhan sistem yang dibuat oleh manajemen,
yang disebut dengan sistem pengendalian intern. Sistem pengendalian
intern sendiri meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran
yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek
ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong dipatuhinya
kebijakan manajemen (Mulyadi, 2001: 163).
Berdasarkan uraian di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa sistem
akuntansi pembelian berkaitan erat dengan sistem pengendalian intern.
commit to user
aktivitas pengendalian intern, maka kekayaan perusahaan dapat
terlindungi dan informasi yang dihasilkan akurat dan andal. Disamping
itu, kegiatan perusahaan dapat berjalan sesuai kebijakan yang telah
commit to user
B. Pembahasan
1. Prosedur Pembelian Bahan Baku pada PT Dan Liris
a. Prosedur Pembelian Bahan Baku
1) Proses Evaluasi Supplier
a) Bagian Pembelian melakukan evaluasi dan re-evaluasi
untuk supplier, meliputi supplier regular dan supplier yang
ditinjau. Untuk supplier yang ditunjuk oleh buyer masuk ke
dalam daftar supplier nominate.
b) Re-evaluasi dilakukan minimal 1 (satu) tahun sekali, untuk
evaluasi supplier baru dapat dilakukan sesuai kebutuhan
(kurang dari 1 tahun).
c) Supplier yang telah memenuhi penilaian, maka dapat
dimasukkan ke dalam Daftar Supplier Disetujui.
2) Proses Pembelian
a) Bagian Pembelian mencarikan barang berdasarkan booking
dari Penjualan melalui surat, dan atau email dan atau
purchase order untuk job order.
b) Bagian Pembelian melengkapi PO dengan harga yang telah
disepakati, tanggal pengiriman, nama supplier, dan syarat
lain yang diperlukan.
Bagian Pembelian mengorderkan barang berdasarkan
booking dari Penjualan melalui surat, dan atau email dan
commit to user
c) Bagian Pembelian memonitor barang yang dibeli
berdasarkan Buku Pemantau Harian.
d) Bagian Pembelian menerima barang dengan verifikasi surat
jalan dari supplier dengan memberi paraf dan tanggal
barang datang untuk diserahkan ke bagian yang
membutuhkan, kemudian bagian pembelian menerima Bon
Penerimaan dari bagian yang telah menerima barang.
e) Bagian yang membutuhkan barang melakukan pemeriksaan
terhadap barang yang datang, apabila terdapat
ketidaksesuaian akan dikomunikasikan ke bagian
pembelian.
f) Berdasarkan bon penerimaan, PO, Invoice, dan atau faktur
pajak dilanjutkan pembuatan Nota Intern untuk proses
pembayaran ke supplier.
g) Setelah proses pembayaran selesai dilaksanakan oleh bagian
Keuangan, semua file didokumentasikan di bagian
Pembukuan.
b. Sistem dan Prosedur Pembelian Bahan Baku
1) Fungsi yang terkait
Sistem pembelian bahan baku pada PT Dan Liris melibatkan
commit to user
a) Fungsi Penjualan
Fungsi ini bertugas untuk memberikan informasi kepada
bagian pembelian mengenai bahan-bahan yang harus dibeli.
Fungsi ini dilaksanakan oleh Bagian Merchandise
(budgeting).
b) Fungsi Pembelian
Fungsi ini memiliki tanggung jawab melakukan pemesanan
dan pembelian bahan-bahan dari pemasok dan
menerimanya pada saat barang tersebut telah tiba. Fungsi
pembelian dilaksanakan oleh Bagian Pembelian.
c) Fungsi Keuangan
Fungsi keuangan bertanggung jawab untuk melakukan
pembayaran atas bahan-bahan yang dibeli dari pemasok.
Fungsi Keuangan dilaksanakan oleh Bagian Kasir.
d) Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk melakukan
pencatatan dan mengarsip semua dokumen yang
berhubungan dengan transaksi. Fungsi Akuntansi
dilaksanakan oleh Bagian Pembukuan.
2) Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian bahan baku
commit to user
a) Purchase order
Dokumen ini dibuat dan diisi oleh Bagian Pembelian
kemudian melengkapinya untuk dikirimkan kepada
pemasok. Dokumen ini terdiri dari empat rangkap dan berisi
harga, tanggal pengiriman, nama pemasok, dan syarat lain
yang diperlukan.
b) Bon Penerimaan
Dokumen ini dibuat oleh Bagian Gudang yang telah
menerima barang dari Bagian Pembelian.
c) Invoice
Dokumen ini diterima dari pemasok yang disertakan pada
saat barang tersebut dikirimkan. Dokumen ini berisi tentang
spesifikasi barang yang dikirim oleh pemasok.
d) Faktur Pajak
Dokumen ini juga ikut disertakan pada saat barang tersebut
dikirim pemasok bersama dengan invoice. Faktur pajak
berisi tentang pajak terutang berkenaan dengan barang yang
dibeli.
e) Nota Intern
Dokumen ini dibuat oleh Bagian Kasir setelah menerima
barang yang dipesan berdasarkan purchase order, invoice,
dan atau faktur pajak untuk proses pembayaran kepada
commit to user
3) Catatan akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pembelian
bahan baku pada PT Dan Liris ialah:
a) Jurnal Pembelian
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi
pembelian bahan baku.
b) Kartu Utang
Catatan ini digunakan untuk mencatat utang kepada
pemasok. Catatan ini dibuat oleh Bagian Akuntansi.
c) Buku Pemantau Harian
Catatan ini digunakan untuk merekap purchase order yang
berisi nomor PO, nomor artikel pemasok, spesifikasi
barang, jumlah dan harga barang, tanggal order dan tanggal
kirim, realisasi tanggal kirim. Catatan ini juga digunakan
untuk mencatat nomor surat jalan barang yang diterima
berdasarkan nota intern. Catatan ini diisi oleh Bagian
Pembelian dan terpisah menurut nama pemasok.
4) Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian bahan
baku pada PT Dan Liris sebagai berikut:
commit to user
(1) Bagian Pembelian melakukan evaluasi dan re-evaluasi
untuk pemasok, meliputi pemasok regular dan pemasok
yang ditinjau. Untuk pemasok yang ditunjuk oleh buyer
masuk ke dalam daftar supplier nominate.
(2) Re-evaluasi dilakukan minimal satu tahun sekali, untuk
evaluasi pemasok baru dapat dilakukan sesuai
kebutuhan (kurang dari satu tahun).
(3) Pemasok yang telah memenuhi penilaian, maka dapat
dimasukkan ke daftar supplier disetujui.
b) Prosedur Permintaan Pembelian
Bagian Merchandise melakukan perhitungan dengan buyer
tentang bahan baku yang dibutuhkan. Setelah tercapai
kesepakatan tentang bahan yang diperlukan, Bagian
Penjualan melakukan booking kepada Bagian Pembelian
melalui surat, dan atau email dan atau purchase order.
c) Prosedur Order Pembelian
Bagian Pembelian membuat dan melengkapi purchase
order sebanyak empat lembar yang diotorisasi oleh bagian
merchandise dan bagian pembelian, lembar pertama dikirim
kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan
perusahaan, lembar kedua dikirim ke Bagian Kasir untuk
pembayaran, lembar ketiga dikirim ke Bagian Merchandise
commit to user
unuk menunjukkan bahwa barang yang diminta telah
dipesan.
d) Prosedur Penerimaan Barang
Bagian Pembelian menerima barang dengan verifikasi surat
jalan dari supplier dengan memberi paraf dan tanggal
barang datang untuk diserahkan ke bagian yang
membutuhkan, kemudian bagian pembelian menerima bon
penerimaan dari bagian yang telah menerima barang.
e) Prosedur Pembayaran
(1) Berdasarkan bon penerimaan, purchase order, invoice,
dan atau faktur pajak dilanjutkan pembuatan nota intern
untuk proses pembayaran ke pemasok.
(2) Setelah proses pembayaran selesai dilaksanakan, semua
file didokumentasikan oleh bagian pembukuan.
5) Bagan Alir/ flowchart
Bagan alir sistem/ flowchart sistem pembelian bahan baku pada
commit to user
Bagian Merchandise
Gambar 2. 1
Bagan Alir Sistem Pembelian Barang
Prosedur pemesanan barang
Melakukan perhitungan dengan buyer tentang bahan
commit to user
Bagian Pembelian
Gambar 2. 1
Bagan Alir Sistem Pembelian Barang
Prosedur pemesanan barang (lanjutan)
Keterangan:
commit to user
Bagian Pembelian
Gambar 2. 2
Bagan Alir Sistem Pembelian Barang
commit to user
Bagian Gudang
Gambar 2. 2
Bagan Alir Sistem Pembelian Barang
commit to user
Bagian Kasir
Gambar 2. 3
Bagan Alir Sistem Pembelian Barang
Prosedur pembayaran kepada pemasok
Keterangan:
PO : Purchase Order
commit to user
Bagian Akuntansi
Gambar 2. 4
Bagan Alir Sistem Pembelian Barang
Prosedur pembukuan
1
BPH
Kartu utang
Jurnal pembelian
Membuat pembukuan berdasarkan dokumen transaksi
commit to user
Penjelasan Bagan Alir Sistem Pembelian Bahan Baku PT Dan Liris.
a) Prosedur pemesanan barang
(1) Setelah bagian merchandise selesai melakukan perhitungan
bahan baku yang dibutuhkan dengan buyer, dilanjutkan
dengan melakukan booking kepada bagian pembelian
dengan membuat purchase order sebanyak empat rangkap.
(2) Bagian pembelian menerima purchase order dari bagian
merchandise lalu mengisi dan melengkapi purchase order.
Lembar pertama dikirimkan kepada pemasok setelah
sebelumnya mencatat dalam buku pemantau harian, lembar
kedua dikirimkan kepada bagian kasir, lembar ketiga
dikirimkan kembali kepada bagian merchandise untuk
diarsipkan, kemudian lembar keempat dikirimkan kepada
bagian gudang untuk digunakan dalam pengambilan barang.
(3) Purchase order yang diterima dari bagian pembelian
diarsipkan oleh bagian merchandise menurut nomor
purchase order.
b) Prosedur penerimaan barang
(1) Pada saat barang datang diterima oleh bagian pembelian
yang kemudian mencocokkan antara buku pemantau harian
dengan dokumen yang menyrtai barang tersebut, antara lain
commit to user
pajak dan invoice dikirimkan ke bagian kasir untuk
kelengkapan dokumen pembayaran.
(2) Bagian konveksi menerima barang dari bagian pembelian
dan mencocokkannya dengan purchase order lembar
keempat. Apabila terdapat perbedaan maka akan dilaporkan
kepada bagian pembelian dan menunggu keputusan dari
kepala bagian pembelian.
(3) Selanjutnya jika sudah cocok, bagian gudang membuat bon
penerimaan untuk bagian pembelian dan diteruskan ke
bagian kasir.
c) Prosedur pembayaran kepada pemasok
(1) Berdasarkan purchase order lembar kedua, invoice, faktur
pajak dan bon penerimaan yang diterima, bagian kasir
membuat nota intern untuk pembayaran kepada pemasok.
(2) Setelah proses pembayaran selesai, semua dokumen
tersebut dikirimkan ke bagian akuntansi untuk
didokumentasikan.
d) Prosedur pembukuan
Berdasarkan dokumen Buku Pemantau Harian (BPH) yang
dibuat oleh bagian pembelian dapat diketahui data kartu
utang dan jurnal pembelian sehingga dapat dilakukan
commit to user
2. Prosedur Penerimaan Barang Gudang Bahan Baku pada PT Dan Liris
a. Prosedur Penerimaan Barang Gudang
1) Bagian gudang menerima barang baik bahan baku
berdasarkan purchase order dan surat jalan dari bagian
pembelian.
2) Surat jalan ditandatangani terlebih dahulu oleh bagian
pembelian sebelum barang diterima oleh bagian gudang.
3) Bahan baku dimintakan validasi oleh bagian gudang terlebih
dahulu ke bagian penjualan merchandise dengan menggunakan
persetujuan bahan baku.
a) Pengecekan kuantitas
(1) Bagian gudang mengecek kesesuaian jumlah barang
yang diterima apabila telah sesuai dengan surat jalan
atau lampirannya, maka untuk sementara bahan baku
yang telah diterima, dicatat di dalam formulir data
penerima bahan baku awal.
(2) Apabila barang datang tidak sesuai dengan surat jalan
atau lampiran dari pemasok, maka langsung
dikomunikasikan ke bagian pembelian untuk
ditindaklanjuti dan ketidaksesuaian dicatat dalam data
commit to user
b) Pengecekan kualitas
(1) Dilakukan pengecekan kualitas bahan baku oleh bagian
quality control, apabila telah memenuhi persyaratan
maka barang-barang tersebut dinyatakan diterima
penuh oleh bagian gudang.
(2) Apabila barang datang tidak sesuai dengan kualitas
yang dipersyaratkan, maka langsung dikomunikasikan
ke bagian pembelian untuk ditindaklanjuti dengan
menggunakan formulir Laporan Penilaian Kualitas 10
Point Sistem.
4) Bagian gudang membuat bon penerimaan barang setelah proses
pengecekan selesai dilaksanakan.
b. Sistem dan Prosedur Penerimaan Barang Gudang
1) Fungsi yang terkait
Sistem penerimaan barang gudang pada PT Dan Liris
melibatkan beberapa fungsi antara lain:
a) Fungsi Penerimaan
Fungsi ini bertugas menerima barang dan memberikan
validasi pada surat jalan yang diterima dari pemasok.
commit to user
b) Fungsi Gudang
Fungsi ini bertugas menerima barang dari bagian
pembelian dan kemudian menyimpannya di dalam gudang.
Fungsi ini dilaksanakan oleh Bagian Gudang
c) Fungsi Pengecekan
Fungsi ini bertugas untuk melakukan pengecekan kualitas
bahan baku yang diterima. Fungsi ini dilaksanakan oleh
Bagian Quality Control.
d) Fungsi Penjualan
Fungsi ini bertugas untuk memberikan validasi kepada
bagian gudang mengenai bahan-bahan yang diterima.
Fungsi ini dilaksanakan oleh Bagian Merchandise.
2) Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan barang
gudang pada PT Dan Liris ialah:
a) Persetujuan Bahan Baku
Dokumen ini dibuat oleh bagian gudang dan digunakan
untuk dimintakan validasi kepada bagian merchandise atas
bahan baku yang diterima.
b) Bon Penerimaan Barang
Dibuat oleh bagian gudang setelah proses pengecekan
commit to user
3) Catatan akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan
barang gudang pada PT Dan Liris ialah:
a) Data Penerimaan Bahan Baku Awal
Data penerimaan bahan baku awal digunakan oleh bagian
gudang untuk mencatat pada saat dilakukan pengecekan
kesesuaian jumlah barang yang diterima.
b) Laporan Penilaian Kualitas 10 Point Sistem
Catatan ini digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat
apabila terdapat ketidaksesuaian kualitas barang yang
diterima dengan yang dipersyaratkan pada saat diperiksa
oleh bagian quality control.
4) Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian bahan
baku pada PT Dan Liris sebagai berikut:
a) Prosedur Penerimaan Barang
Bagian gudang menerima barang dari bagian pembelian
berdasarkan purchase order dan surat jalan yang telah
ditandatangani oleh bagian pembelian. Bahan baku yang
commit to user
b) Prosedur Pengecekan
(1) Untuk pengecekan kuantitas dilakukan oleh bagian
gudang dengan memeriksa jumlah barang yang
diterima dengan surat jalan dan lampirannya, kemudian
dicatat di dalam formulir data penerimaan bahan baku
awal. Apabila terdapat ketidaksesuaian, akan langsung
dikomunikasikan ke bagian pembelian untuk
ditindaklanjuti.
(2) Pengecekan kualitas bahan baku yang diterima
dilakukan oleh bagian quality control. Jika telah
memenuhi persyaratan, barang-barang tersebut
dinyatakan diterima penuh oleh bagian gudang, tetapi
jika barang yang datang tidak sesuai yang
dipersyaratkan, akan langsung dikomunikasikan ke
bagian pembelian untuk ditindaklanjuti dengan
menggunakan formulir laporan penilaian kualitas 10
point sistem.
5) Bagan Alir/ flowchart
Bagan alir sistem/ flowchart sistem penerimaan barang gudang
commit to user
Bagian Gudang Bagian Merchandise
Gambar 2. 5
Bagan Alir Sistem Penerimaan Gudang
commit to user
Bagian Gudang
Gambar 2. 6
Bagan Alir Sistem Penerimaan Gudang
Prosedur pengecekan barang
Keterangan:
commit to user
Bagian Quality Control
Gambar 2. 6
Bagan Alir Sistem Penerimaan Gudang
Prosedur pengecekan barang (lanjutan)
Membandingkan untuk pengecekan
kualitas
Konfirmasi ke bag pembelian
Ditindaklanjuti oleh bag pembelian
PO PBB
Cocok
Tidak cocok
PO
PBB
6
commit to user
Bagian Gudang
Gambar 2. 7
Bagan Alir Sistem Penerimaan Gudang
Prosedur pencatatan barang
6
PO
PBB
Membuat Bon Penerimaan
Bon Penerimaan
Ke sistem pembelian bahan baku
T
