xv ABSTRAK
ANALISIS EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERN SISTEM PEMBELIAN BAHAN BAKU
Studi Kasus di PD Taru Martani Yogyakarta
Franssiscus Aris Riyadi NIM: 092114104 Universitas Sanata Dharma
Yogyakarta 2014
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengidentifikasi efektivitas pengendalian intern sistem pembelian bahan baku yang dilaksanakan di PD Taru Martani Yogyakarta untuk meningkatkan efektivitas pengendalian intern. Meminimalisir terjadinya kesalahan atau pun kecurangan didalam sistem pembelian, perlu dilakukan pengendalian intern yang efektif.
Analisis efektivitas pengendalian intern sistem pembelian bahan bahan baku dilakukan dengan menggunakan dua metode. Metode pertama yaitu uji pendahuluan, metode yang dilakukan untuk menentukan kuat atau lemahnya pengendalian intern sistem pembelian di perusahaan, dengan alat bantu berupa kuesioner pengendalian intern sistem pembelian bahan baku. Metode kedua yaitu uji kepatuhan, metode yang dilakukan untuk mengetahui efektivitas pengendalian intern sistem pembelian bahan baku dengan menganalisis sampel berupa semua dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian. Analisis sampel tersebut dengan menggunakan metode statistical sampling yaitu attribute sampling dengan model stop-or-go-sampling.
Berdasarkan hasil penelitian dengan menggunakan metode uji pendahuluan terhadap pengendalian intern sistem pembelian bahan baku diperoleh kesimpulkan bahwa pengendalian intern sistem pembelian bahan baku di PD Taru Martani adalah kuat, terbukti dari hasil dua puluh pertanyaan pada kuesioner sebanyak 75% menjawab “ya”. Berdasarkan hasil penelitian dengan menggunakan metode uji kepatuhan, diperoleh kesimpulan bahwa pengendalian intern sistem pembelian bahan baku di PD Taru Martani adalah tidak efektif.
xvi ABSTRACT
THE EFFECTIVENESS ANALYSIS OF INTERNAL CONTROL SYSTEM ON RAW MATERIAL PURCAHSE SYSTEM
A Case Study at PD TaruMartani Yogyakarta
FranssiscusArisRiyadi NIM : 092114104 Sanata Dharma University
Yogyakarta 2014
The aim of this research is to identify the internal control effectiveness on raw materials purchase system applied at PD TaruMartani. To minimize errors or fraud in the purchase system, it requires an effective internal control system.
Analysis the internal control effectiveness on raw materials purchase system was done by two methods. The first method is a preliminary test to determine the advantages and weaknesses of the internal control of purchase system. The second method is the compliance test to determine the effectiveness of internal control on raw materials purchase system by analyzing all purchase system documents. Analysis of the samples was done by statistical sampling method namely attribute sampling with stop-or-go-sampling model.
The results showed that the internal control on raw materials purchasing system at PD Taru Martani was strong. It was proved by the results of the twenty questions in the questionnaire that 75% of total respondents had affirmative answers. Based on the results of the compliance test, it was concluded that the internal control on raw materials purchase system at PD Taru Martani was ineffective.
SISTEM PEMBELIAN BAHAN BAKU
Studi Kasus di PD Taru Martani Yogyakarta
SKRIPSI
Oleh:
Franssiscus Aris Riyadi NIM: 092114104
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
iv
Dalam duka pasti ada harapan untuk suka
Dalam Keputusasaan pasti ada harapan
untuk semangat lagi
Dalam sakit pasti ada harapan untuk sembuh
Dalam miskin pasti ada harapan untuk kaya
Dalam gagal pasti ada harapan untuk berhasil
Dalam ketidakberdayaan pasti ada harapan
untuk mempunyai kekuatan
Dalam ketakutan pasti ada harapan untuk berani
“Harapan & usaha keras berhasil mengalahkan berbagai
masalah hidup”
Kupersembahkan karya ini untuk
Tuhan Yesus,
Bapakku Dionisius Dwi Istiarjo (Alm) dan Ibuku Sarmini,
Kakakku Yudi dan Adikku Devi
vi
UNIVERSITAS SANATA DHARMA FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN AKUNTANSI-PROGRAM STUDI AKUNTANSI
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa Skripsi dengan judul:
Analisis Efektivitas Sistem Pengendalian Intern Pembelian Bahan Baku Studi Kasus di PD Taru Martani Yogyakarta
dimajukan untuk diuji pada tanggal 16 Desember 2014 adalah hasil karya saya:
Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi
ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagaian tulisan orang lain yang saya ambil
dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau symbol
yang menujukan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya
aku seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau
keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan orang
lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.
Apabila saya melakukan hal tersebut diatas, baik sengaja maupun tidak,
dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil
tulisan saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan
tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya
sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya
terima.
Yogyakarta, 30 Januari 2015
Yang membuat pernyataan,
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur dan terimakasih ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah
melimpahkan rahmat dan karunia kepada penulis sehingga dapat meneyelesaikan
skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk
memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi
Universitas Sanata Dharma.
Dalam menyelesaikan skripsi ini penulis mendapat bantuan, bimbingan
dan arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima
kasih yang tak terhingga kepada:
1. Tuhan Yesus yang selalu memberikan berkat dan kasih karunia-Nya sehingga
penulis dapat menyelesaikan skripsi.
2. Drs. Johanes Eka Priyatma, M.Sc.,Ph.D. selaku Rektor Universitas Sanata
Dharma yang telah memberikan kesempatan untuk belajar dan
mengembangkan kepribadian kepada penulis.
3. Dr. H. Herry Maridjo, M.Si. selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sanata Dharma.
4. Drs. YP. Supardiyono, M.Si.,Akt.,QIA. selaku Ketua Program Studi
Akun-tansi Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma.
5. Dr. FA. Joko Susanto, M.M.,Akt.,QIA. selaku dosen pembimbing skripsi
yang telah meluangkan banyak waktu, tenaga, dan pikiran untuk memberikan
viii
6. M. Trisnawati R.,S.E.,M.Si.,Akt.,QIA. dan Lisia Apriani, S.E.,M.Si.,Akt.,
QIA selaku dosen pembimbing akademik Fakultas Ekonomi Sanata Dharma.
7. Drs. YP. Supardiyono, M.Si.,Akt.,QIA. dan Ir. Drs. Hansiadi Yuli H.,M.Si .,
Akt.,QIA. selaku dosen penguji yang membantu penulis dalam proses ujian
skripsi.
8. Para Dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta, yang
telah memberikan fasilitas dan bekal ilmu pengetahuan selama menempuh
kuliah.
9. Para Staf Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma yang mendukung
penulis dalam pembuatan skripsi.
10. Bapak Agus Riyanto selaku kepala bagian keungan PD Taru Martani, Ibu
Theresia Sujirah selaku kepala departemen pembelian PD Taru Martani, Ibu
Hana selaku operator dan personalia PD Taru Martani, Ibu Eny Nurpitasari
selaku kepala departemen personalia PD Taru Martani yang telah membantu
penulis memberikan informasi, saran, dan dukungan dalam penulisan skripsi.
11. Alm. Bapak yang selalu memberikan doa dan dukungan dari surga, serta
menjadi sumber inspirasi saya. Ibu yang selalu memberikan cinta, kasih
sayang, doa, kerja keras untuk membiayai kuliah dan kehidupan penulis,
menemani disaat sakit, yang selalu ada dan tidak pernah meninggalkan
dikeadaan yang seburuk apapun, dan selalu memberikan yang terbaik hingga
penulis mampu menyelesaikan proses studi penulis.
12. Kak Yudi dan Dek Devi yang selalu memberikan doa dan semngat kepada
ix
13. Teman-teman seperjuangan prodi akuntansi angkatan 2009 yang telah
menemani, mendukung, dan membantu penulis selama kegiatan perkulihan.
14. Temanku Agata yang membantu dan membimbing penulis menyelesaikan
skripsi.
15. Teman-teman komunitas Cana yang selalu memberikan nasehat, semangat,
dan hiburan pada saat proses mengerjakan skripsi.
16. Teman-temanku yang setia Yos, Yosse, Angga, Dio, Anton, Titok, Erik,
Anes, Budi, Hed, Mayu, Angelin, Martin, Nita, Ita, Aster, Ima, Hans,
Dhimas, Dion, Pak Jalur, Ajeng, Gita, Topan, Maryun, Candra, Charles,
Arton, Redy, Titok, Restu, Joko, Marry, Kristin, Fani, Mas Oko, dan
semuanya yang tidak dapat aku sebutkan satu per satu atas segala dukungan
dan doa dalam penulisan skripsi.
17. Rm. Elias yang selalu memberikan doa serta sentilan-sentilan yang
menggugah semangat penulis dalam mengerjakan skripsi.
18. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu.
Semoga semua kebaikan dan bantuan yang telah diberikan kepada penulis,
mendapat berkat dan rahmat dari Tuhan yang Maha Kasih.
Akhirnya kata demi kesempurnaan skripsi ini, maka saran dan kritik
membangun dari para pembaca sangatlah penulis harapkan. Semoga skripsi ini
dapat memberikan manfaat bagi kemajuan kita bersama.
Yogyakarta, 30 Januari 2015
x
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL………...i
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING………..ii
HALAMAN PENGESAHAN………...………iii
HALAMAN MOTO DAN PERSEMBAHAN………iv
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS………....v
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS………vi
KATA PENGANTAR……….. …...vii
DAFTAR ISI………..x
DAFTAR TABEL………...xiii
DAFTAR GAMBAR………...……xiv
ABSTRAK………....…xv
ABSTRACT………...………..xvi
BAB I. PENDAHULUAN………….……….…...1
A. Latar Belakang Masalah….………...1
B. Rumusan Masalah……….……….…………..3
C. Tujuan Penelitian……….3
D. Manfaat Penelitian………...3
E. Sistematika Penulisan……….…..4
BAB II. LANDASAN TEORI……….…..6
xi
B. Sistem Pembelian………...………...…………...8
C. Pengendalian Intern………...…………..13
D. Tujuan Pengendalian Intern.………...…...23
E. Unsur Pengendalian Intern Sistem Pembelian………….…...……..…….24
F. Statistical Sampling untuk Pengujian Kepatuhan………..……27
G. Standar Mutu dan Waktu…………..………...………..…27
H. Bagan Alir (Flow Chart) Dokumen Sistem Pembelian………..…...28
BAB III. METODE PENELITIAN………...……….……. 33
A. Jenis Penelitian……….…..………...33
B. Tempat dan Waktu Penelitian………...………….…...33
C. Subyek dan Obyek Penelitian………..…………...33
D. Data………..………...34
E. Teknik Pengumpulan Data……….………... 35
F. Teknik Pengambilan Sampel……….………... 35
G. Teknik Analisis Data……….………...37
BAB IV. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN……….…..42
A. Sejarah Perusahaan……….……...42
B. Visi dan Misi Perusahaan………...44
C. Struktur Organisasi………...45
D. Budaya Perusahaan……….……….…...47
E. Produksi………....………...47
xii
Baku di PD Taru Martani………...55
B. Uji Kepatuhan Sistem Pembelian Bahan Baku di PD Taru Martani...56
BAB VI. PENUTUP………...70
A. Kesimpulan………..………...70
B. Keterbatasan Penelitian...………...70
C. Saran……….……...…….………... ...71
DAFTAR PUSTAKA………... ...73
xiii
DAFTAR TABEL
Halaman Tabel 3-1. Besarnya sampel Minimum untuk Pengujian Kepatuhan…..…..40
Tabel 3-2. Evaluasi Hasil: Keandalan 95%………...………....41
Tabel 5-2. Dokumen Populasi Sistem Pembelian Bahan Baku…..……..…...57
Tabel 5-3. Hasil Pemilihan Sampel Dokumen Sistem Pembelian
PD Taru Martani ………..58
Tabel 5-4. Hasil Pemeriksaan Terhadap Dokumen Sistem Pembelian
PD Taru Martani………..59
Tabel 5-5. Hasil Pemeriksaan Terhadap Dokumen Sistem Pembelian
PD Taru Martani (Lanjutan)……….………...60
Tabel 5-6. Evaluasi Hasil Pemeriksaan Efektivitas Pengendalian
Intern Pembelian bahan Baku…….……..….……….63
Tabel 5-1. Tabel Kuesioner Pengendalian Intern………..…...81
xiv
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2-1. Sistem Pembelian………...30
Gambar 2-2. Sistem Pembelian (Lanjutan)……….. 31
Gambar 2-3. Sistem Pembelian (Lanjutan)……….. 32
Gambar 4-1. Struktur Organisasi PD Taru Martani ……….…………. 46
Gambar 4-2. Aliran Proses Produksi Cerutu………51
Gambar 5-1. Sistem Pembelian PD Taru Martani ……….. 76
Gambar 5-2. Sistem Pembelian PD Taru Martani (Lanjutan) ………... 77
Gambar 5-3. Sistem Pembelian PD Taru Martani (Lanjutan)..………. 78
Gambar 5-4. Sistem Pembelian PD Taru Martani (Lanjutan) .………. 79
xv ABSTRAK
ANALISIS EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERN SISTEM PEMBELIAN BAHAN BAKU
Studi Kasus di PD Taru Martani Yogyakarta
Franssiscus Aris Riyadi NIM: 092114104 Universitas Sanata Dharma
Yogyakarta 2014
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengidentifikasi efektivitas pengendalian intern sistem pembelian bahan baku yang dilaksanakan di PD Taru Martani Yogyakarta untuk meningkatkan efektivitas pengendalian intern. Meminimalisir terjadinya kesalahan atau pun kecurangan didalam sistem pembelian, perlu dilakukan pengendalian intern yang efektif.
Analisis efektivitas pengendalian intern sistem pembelian bahan bahan baku dilakukan dengan menggunakan dua metode. Metode pertama yaitu uji pendahuluan, metode yang dilakukan untuk menentukan kuat atau lemahnya pengendalian intern sistem pembelian di perusahaan, dengan alat bantu berupa kuesioner pengendalian intern sistem pembelian bahan baku. Metode kedua yaitu uji kepatuhan, metode yang dilakukan untuk mengetahui efektivitas pengendalian intern sistem pembelian bahan baku dengan menganalisis sampel berupa semua dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian. Analisis sampel tersebut dengan menggunakan metode statistical sampling yaitu attribute sampling dengan model stop-or-go-sampling.
Berdasarkan hasil penelitian dengan menggunakan metode uji pendahuluan terhadap pengendalian intern sistem pembelian bahan baku diperoleh kesimpulkan bahwa pengendalian intern sistem pembelian bahan baku di PD Taru Martani adalah kuat, terbukti dari hasil dua puluh pertanyaan pada kuesioner sebanyak 75% menjawab “ya”. Berdasarkan hasil penelitian dengan menggunakan metode uji kepatuhan, diperoleh kesimpulan bahwa pengendalian intern sistem pembelian bahan baku di PD Taru Martani adalah tidak efektif.
xvi ABSTRACT
THE EFFECTIVENESS ANALYSIS OF INTERNAL CONTROL SYSTEM ON RAW MATERIAL PURCAHSE SYSTEM
A Case Study at PD TaruMartani Yogyakarta
FranssiscusArisRiyadi NIM : 092114104 Sanata Dharma University
Yogyakarta 2014
The aim of this research is to identify the internal control effectiveness on raw materials purchase system applied at PD TaruMartani. To minimize errors or fraud in the purchase system, it requires an effective internal control system.
Analysis the internal control effectiveness on raw materials purchase system was done by two methods. The first method is a preliminary test to determine the advantages and weaknesses of the internal control of purchase system. The second method is the compliance test to determine the effectiveness of internal control on raw materials purchase system by analyzing all purchase system documents. Analysis of the samples was done by statistical sampling method namely attribute sampling with stop-or-go-sampling model.
The results showed that the internal control on raw materials purchasing system at PD Taru Martani was strong. It was proved by the results of the twenty questions in the questionnaire that 75% of total respondents had affirmative answers. Based on the results of the compliance test, it was concluded that the internal control on raw materials purchase system at PD Taru Martani was ineffective.
1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Pada masa sekarang ini pelaku bisnis harus bisa beradaptasi dengan
perkembangan zaman di era globalisasi. Perusahaan selaku pelaku bisnis dituntut
untuk bertahan dalam kondisi ini, tidak hanya itu perusahaan juga harus bisa
berkembang dalam kelangsungan hidup perusahaan. Perusahaan khususnya pada
perusahaan manufaktur dapat berkembang dengan meningkatkan mutu dan kinerja
perusahaan. Hal ini dapat dilakukan dengan meningkatkan mutu sumber daya yang
dimiliki perusahaan baik berupa sumber daya manusia dan sumber daya modal.
Selain itu untuk meningkatkan kinerja perusahaan dapat dilakukan dengan
perancangan, pengorganisasian, dan pengendalian sistem dalam suatu perusahaan.
Perusahaan manufaktur mempunyai kegiatan yang tidak dapat ditangani
langsung oleh pihak manajer sendiri, sehingga perusahaan harus melibatkan banyak
orang dalam aktivitas perusahaan tersebut. Kegiatan pokok perusahaan manufaktur
adalah pembelian bahan baku, pengolahan bahan baku menjadi produk jadi, dan
penjualan produk yang sudah jadi kepada konsumen baik secara kredit maupun secara
tunai. Pembelian bahan baku merupakan salah satu kegiatan pokok perusahaan
manufaktur yang perlu diperhatikan secara khusus. Hal ini disebabkan karena
transakasi pembelian biasanya mencakup jumlah rupiah relatif besar dan frekuensi
terjadinya transakasi juga relatif tinggi. Dengan demikian dalam menentukan bahan
berbagai hal, misalnya: pencurian, kerusakan bahan baku akibat penyimpanan yang
terlalu lama, dan keterlambatan pengiriman. Hal tersebut perlu adanya pengendalian
intern sistem pembelian bahan baku, sehingga pembelian bahan baku dapat terkontrol
sesuai dengan kebutuhan dan juga tidak terjadi kekurangan ataupun kelebihan bahan
baku didalam gudang.
Meminimalisir terjadinya kesalahaan atau pun kecurangan didalam sistem
pembelian, perlu dilakukan pengendalian intern yang efektif. Sistem adalah kelompok
dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang
berfungsi dengan tujuan yang sama (Hall, 2009:6).
Kinerja perusahaan yang baik dapat diukur dari efektivitas pengendalian
intern perusahaan. Efektivitas merupakan salah satu konsep yang memiliki arti
penting. Efektivitas merupakan kemampuan organisasi dalam mencari sumber dan
manufakturnya secara efisien dalam mencapai tujuan tertentu. Oleh karena itu
pengendalian intern harus dievaluasi secara berkala, untuk mengetahui apakah sistem
tersebut berjalan dengan semestinya dan dimodifikasi seperlunya sesuai dengan
keadaan. Hal ini dilakukan karena setiap proyeksi berdasarkan hasil penelitian atas
pengendalain intern yang berlaku sekarang mungkin tidak lagi efektif dimasa yang
akan datang.
Berdasarkan uraian di atas dan mengingat pentingnya pengendalian intern
pada kegiatan perusahaan salah satunya sistem pembelian bahan baku, maka
penelitian ini diharapkan dapat mengevaluasi efektivitas pengendalian intern sistem
B. Rumusan Masalah
Apakah pengendalian intern sistem pembelian bahan baku yang dilaksanakan di
PD Taru Martani efektif?
C. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah mengidentifikasi efektivitas pengendalian intern
sistem pembelian bahan baku yang dilaksanakan di PD Taru Martani guna
meningkatkan efektivitas pengendalian intern.
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi Universitas Sanata Dharma
Sebagai bahan untuk menambah kepustakaan mengenai evaluasi efektivitas
pengendalian intern sistem pembelian bahan baku.
2. Bagi Perusahaan
Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan masukan bagi perusahaan
mengenai efektivitas pengendalian intern, khususnya untuk sistem pembelian
bahan baku.
3. Bagi Penulis
Penulis dapat kesempatan untuk menerapkan teori yang telah diperoleh
selama kuliah dan berguna untuk mengembangkan pengetahuan khususnya
mengenai efektivitas pengendalian intern sistem pembelian bahan baku serta
permasalahannnya sehingga dengan demikian penulis dapat membandingkan
E. Sistematika Penulisan BAB I PENDAHULUAN
Merupakan bab pendahuluan yang menguraikan latar belakang masalah,
rumusan masalah, tujuan masalah, manfaat penelitian, dan sistematika
penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Merupakan bab yang menguraikan tentang dasar-dasar teoritis yang
mendasari penulisan masalah, yang nantinya akan dapat dijadikan sebagai
landasan berpikir bagi penulis dalam mengolah data yang diperoleh dan
menganalisa permasalahan yang diajukan dalam penelitian.
BAB III METODE PENELITIAN
Merupakan bab yang menguraikan jenis penelitian, tempat penelitian,
waktu penelitian, subyek dan obyek penelitian, data yang dicari, teknik
pengumpulan data, teknik pengambilan sampel, dan teknik analisis data.
BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Merupakan bab yang menguraikan tentang sejarah singkat perusahaan,
Sistem organisasi perusahaan, tugas dan tanggung jawab perusahaan, dan
produksi.
BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
Merupakan bab yang menguraikan tentang data hasil penelitian
pengendalian intern sistem pembelian bahan baku yang kemudian
BAB VI PENUTUP
Dalam bab ini berisi ringkasan hasil analisis dan menjelaskan tentang
kesimpulan, keterbatasan, dan saran untuk diusulkan kepada manajemen
6 BAB II
LANDASAN TEORI A. Sistem Akuntansi
Pengertian sistem akuntansi adalah organisasi fomulir, catatan, dan laporan
yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang
dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi
2001:3). Unsur sistem akuntansi adalah sebagai berikut:
1. Fomulir
Fomulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya
transaksi. Fomulir sering disebut istilah dokumen, karena dengan fomulir ini
peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas
secarik kertas. Fomulir sering pula disebut dengan istilah media, karena fomulir
merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke
dalam catatan. Contoh fomulir adalah faktur penjualan, bukti kas keluar, dan
cek. Dalam sistem akuntansi secara manual (manual system), media yang
digunakan untuk merekam pertama kali data transaksi keuangan adalah fomulir
yang dibuat dari kertas (paper form). Dalam sistem akuntansi dengan komputer
(computerized system) digunakan berbagai macam media untuk memasukan
data ke dalam sistem pengolahan data seperti papan ketik (keyboard), optical
and magnetic characters and code, mice, voice, touch sensors, and cats.
2. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat,
jurnal adalah jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal
umum.
3. Buku Besar
Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan
untuk meringkas data keungan yang dicatat sebelumnya dalam jurnal.
Rekening buku besar di satu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk
menggolongkan data keungan, dipihak lain dapat dipandang sebagai wadah
untuk menggolongkan data keungan, di pihak lain dapat dipandang pula
sebagai sumber informasi keungan untuk menyeajikan laporan keungan.
4. Buku Pembantu
Jika data keungan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rincian lebih
lanjut, dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary ledger). Buku pembantu
terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keungan yang
tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.
5. Laporan
Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keungan yang dapat berupa neraca,
laporan laba rugi, laporan perubahan laba ditahan, laporan harga pokok
produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar
umur piutang, daftar utang yang dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat
penjualannya. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem
akuntansi. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada
B. Sistem Pembelian
Pengertian sistem pembelian yaitu, “Sistem pembelian adalah prosedur
kegiatan yang digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang
diperlukan oleh perusahaan (Mulyadi 2001:299), dalam hal penelitian ini adalah
pengadaan bahan baku. Unsur sistem pembelian adalah sebagai berikut:
1. Fungsi yang Terkait
Fungsi-fungsi yang berkaitan dalam dalam sistem pembelian, adalah sebagai
berikut (Mulyadi, 2001: 299-300):
a. Fungsi Gudang
Bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan
posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan yang telah
diterima oleh fungsi permintaan.
b. Fungsi Pembelian
Bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga
barang.Menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan
mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
c. Fungsi Penerimaan
Bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan
kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menetukan dapat atau
tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.
d. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang berkaitan dalam transaksi pembelian adalah fungsi
bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti
kas keluar dan menyelenggarakan arsip dokumen sumber yang berfungsi
sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku
pembantu utang. Sedangkan fungsi pencatatan persediaan bertanggungjawab
untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli.
2. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pembelian
Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian adalah (Mulyadi,
2001:301-303):
a. Prosedur Permintaan Pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam
fomulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.
b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan
penawaran harga kepada para pemasok unutk memeperoleh informasi
mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk
memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok
yang diperlukan oleh perusahaan.
c. Prosedur Order Pembelian
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirim surat order pembelian
kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan unit-unit organisasi lain
dalam perusahaan (misalnya fungsi peneriman, fungsi yang meminta barang,
dan fungsi pencatatan utang) mengenai order pembelian yang sudah
d. Prosedur Penerimaan Barang
Dalam prosedur ini, fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai
jenis, kuantitas dan bemutu barang yang diterima dari pemasok, dan
kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan
penerimaan barang dari pemasok tersebut.
e. Prosedur Pencatatan Utang
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang
berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan
barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan atau mengarsipkan
dokumen sumber sebagai sumber sebagai catatan terutang.
3. Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah (Mulyadi,
2001:303-308):
a. Surat Permintaan Pembelian
Fomulir ini diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk
meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis,
jumlah, dan bermutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan
pembelian tersebut. Surat permintaan ini biasanya dibuat 2 lembar untuk
setiap permintaan, atau satu lembar untuk fungsi pembelian dan
b. Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang
pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi, yang menyangkut jumalah
rupiah pembelian yang besar.
c. Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang
dipilih, dokumen ini terdiri dari:
1)Surat Order Pembelian
Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang
dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikel;uarkan oleh
perusahaan.
2)Tembusan Pengakuan oleh Pemasok
Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, diminta
tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirimkan kembali ke
perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian,
serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti
tersebut dalam dokumen tersebut.
3)Tembusan Bagi Unit Peminta Barang
Tembusan ini dikirim kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa
4)Arsip Tanggal Penerimaan
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian
menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk
mengadakan tindakan penyidikan jika barang tidak datang pada waktu
yang telah ditetapkan.
5)Arsip Pemasok
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian
menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai
pemasok.
6)Tembusan Fungsi Penerimaan
Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan
sebagai otorisasi untuk menerima barang yang sejenis, spesifikasi, mutu,
kuantitas, dan pemasok seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.
7)Tembusan Fungsi Akuntansi
Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagi
salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi
pembelian.
d. Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menujukan bahwa barang
yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan
e. Surat Perubahan Order Pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang
sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa kuantitas,
jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (subtitusi) atau hal lain
yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis. Biasanya
perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan
menggunakan surat perubahan order pembelian.
f. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi
pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas
untuk pembayaran utang kepada pemasok dan sekaligus berfungsi sebagai
surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.
4. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah
(Mulyadi 2001:308-310):
a. Register Bukti Kas Keluar (Voucher Register)
b. Jurnal Pembelian
c. Kartu Utang
d. Kartu Persediaan
C. Pengendalian Intern
Pada Oktober 1987, The National Commission on Fraudulent Financial
Reporting (yang lebih dikenal dengan sebutan The treadway Commission Report)
COSO (Commiitte of Sponsoring Organization) adalah komite yang diorganisir
oleh lima organisasi profess, yaitu IIA, AICPA, IMA, FEI, dan AAA
(Gondodiyoto, 2007:266).
COSO mengeluarkan definisi tentang pengendalian intern pada tahun 1992.
COSO memandang pengendalian internal merupakan rangkaian tindakan yang
menembus seluruh organisasi. COSO juga membuat jelas bahwa pengendalian
internal berada dalam proses manajemen dasar, yaitu perencanaan, pelaksanaan,
dan monitoring. Pengendalian bukanlah sesuatu yang ditambahkan ke dalam
proses manajemen tersebut, akan tetapi merupakan bagian integral (bagian tak
terpisahkan) dalam proses tersebut.
Model COSO adalah salah satu model pengendalian internal yang banyak
digunakan oleh para auditor sebagai dasar untuk mengevaluasi, mengembangkan
internal control. Menutut COSO (The Committee of Sponsoring Organization)
yang dikutip oleh Amin (2000,p.3) dalam bukunya yang berjudul COSO Based
Auditing, sistem pengendalian intern didefinisikan dalam suatu batasan pengertian
sebagai berikut:
Internal Control: a process, effected by an entity’s board of directors,
management, and other personnel, designed toprovide reasonable assurance
regarding the achievement of objectives in following categories:
1. Effectiveness and efficiency of operations.
2. Realibility of fianacial reporting.
3. Compliance with applicable laws and regulations.
Key point model COSO adalah:
1. Internal Control is process.
2. Internal Control is affected by people (board of director, manager, other
3. Internal Control can be expected to provide only reasonable assurance.
4. Internal Control is geated to the achievement of objectives.
Menurut model COSO, internal control adalah suatu proses, melibatkan seluruh
anggota oraganisasi, dan memiliki tiga tujuan utama, yaitu: efektivitas dan
efisiensi operasi, mendorong keandalan laporan keuangan, dan dipatuhinya
hukum dan peraturan yang ada (Gondodiyoto, 2007:267). Artinya dengan adanya
sistem pengendalian internal, maka diharapkan perusahaan dapat bekerja atau
beroperasi secara efektif dan efisien, penyajian informasi dapat diyakini
kebenarannya dan semua pihak akan mematuhi semua peraturan dan kebijakan
yang ada baik peraturan dan kebijakan perusahaan ataupun aturan (legal/hokum)
pemerintah. Dengan dipatuhinya pertauran dan kebijakan maka penyimpangan
dapat dihindari. Salah satu diagram model COSO adalah sebagai berikut:
(Singleton, 2007:28) Pernyataan Standar Audit (Statement On Auditing
Standards-SAS) No. 78 sesuai dengan berbagai rekomendasi komite organisasi
pendukung dari komisi treadway (Committee of sponsoring Organization of the
Treadway Commission-COSO). Pengendalian internal, seperti didefinisikan dalam
SAS 78, terdiri atas lima komponen: lingkungan pengendalian, penilaian risiko,
informasi dan komunikasi, pengawasan, dan aktivitas pengendalian.
1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian (control environment) adalah dasar untuk keempat
komponen pengendalian lainnya. Lingkungan pengendalian menetapkan arah
perusahaan dan pengaruh kesadaran pihak manajemen dan para karyawannya
akan pengendalian. Lingkungan pengendalian memiliki beberapa elemen
penting:
a. Nilai intergritas dan etika pihak manajemen.
b. Struktur perusahaan.
c. Keterlibatan dewan komisaris dan komite audit perusahaan
d. Pihak manajemen dan gaya beroprasi.
e. Prosedur untuk mendelegasikan tanggung jawab dan wewenang.
f. Metode pihak manajemen untuk menilai kinerja.
g. Pengaruh eksternal, seperti pemeriksaan oleh lembaga yang berwenang.
h. Kebijakan dan praktik perusahaan untuk mengelola sumber daya
manusianya.
SAS 78 mengharuskan para auditor memiliki pengetahuan yang memadai
komisaris, dan para pemilik atas pengendalian intern. Paragraf berikut ini
memberikan contoh berbagai teknik yang dapat digunakan untuk mendapatkan
pemahaman mengenai lingkungan pengendalian:
a. Auditor harus menilai integritas pihak manajemen perusahaan dan dapat
menggunakan lembaga penyelidik untuk memberikan laporan mengenai
latar belakang para manajer pentingnya. Beberapa dari empat KAP besar
menggunakan bekas agen-agen FBI yang bertanggung jawab utamanya
adalah melakukan pemeriksaan latar belakang atas klien yang ada dan yang
akan datang. Jika tampak kualifikasi yang sangat meragukan mengenai
integritas klien terkait, maka auditor harus mengundurkan diri dari audit
tersebut. Reputasi dan integritas pihak manajemen adalah faktor-faktor
yang sangat penting dalam menentukan dapat tidaknya suatu perusahaan
diaudit. Para auditor tidak dapat berfungsi dengan benar dalam lingkungan
yang manajemen kliennya dianggap tidak beretika dan rusak.
b. Auditor harus memperhatikan berbagai kondisi yang akan memungkinkan
pihak manajemen suatu perusahaan melakukan penipuan. Beberapa dari
kondisi yang jelas tersebut dapat berupa kurangnya modal kerja yang
memadai, kondisi industry yang negative, peringkat kredit yang buruk, dan
syarat yang ekstrem dari bank atau perjanjian yang mengikat. Jika para
auditor menghadapi kondisi semacam ini, pemeriksaan mereka harus
memberikan pertimbangan dengan hati-hati kemungkinan adanya laporan
keuangan yang menipu. Ukuran yang tepat harus dilakukan, dan setiap
c. Auditor harus memahami bisnis dan indistri kliennya serta harus
mengetahui berbagai kondisi luar biasa dalam industry tersebut yang
mungkin dapat mempengaruhi audit terkait. Para auditor harus membaca
bebrbagai literatur yang berkaitan dengan indistri dan membuat diri mereka
mengenal baik berbagai risiko yang inheren dalam bisnis tersebut.
d. Auditor harus menentukan apakah dewan komisaris perusahaan secara aktif
dilibatkan dalam pembentukan kebijakan bisnis dan apakah dewan tersebut
memonitor pihak manajemen serta operasi perusahaan. Fungsi audit
internal yang independen dan yang bertanggung jawab pada komite audit
dewan komisaris adalah lingkungan pengendalian yang sempurna.
e. Dari struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan, auditor dapat menilai
apakah pemisahaan antar berbagai fungsi di perusahaan telah memadai.
Secara khusus, auditor harus memperhatikan pemisahaan tugas di dalam
dan antar fungsi akuntansi dengan berbagai area fungsional lainnya.
2. Penilaian Risiko
Perusahaan harus melakuakn penilaian risiko (risk assessment) untuk
mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang berkaitan dengan
pelaporan keuangan. Berbagairisiko dapat timbul dari berbagai perubahan
lingkungan, seperti berikut ini:
a. Perubahan dalam lingkungan operasional yang membebankan berbagai
tekanan persaingan baru atas perusahaan.
b. Personel baru yang memiliki pemahaman berbeda atau tidak memadai atas
c. Sistem informasi baru atau yang direkayasa ulang sehingga mempengaruhi
pemrosesan transaksi.pertumbuhan yang signifikan dan cepat hingga
mengalahkan pengendalian internal yang ada.
d. Implementasi teknologi yang baru ke dalam proses produksi atau sistem
informasi yang berdampak pada pemrosesan transaksi.
e. Pengenalan lini baru produk atau aktivitas di mana perusahaan hanya
memiliki pengalaman sedikit mengenainya.
f. Restrukturisasi organisasional yang mengakibatkan pengurangan dan/atau
relokasi personel hingga operasi bisnis serta pemrosesan transaksi terkena
pengaruhnya.
g. Masuk ke pasar asing yang dapat berdampak pada pembuatan laporan
keuangan.
SAS 78 mengharuskan para auditor mendapatkan pengetahuan yang cukup atas
prosedur penilaian risiko perusahaan untuk memahami bagaimana cara pihak
manajemen mengidentifikasi, membuat prioritas, serta mengelola berbagai
risiko yang berkaitan dengan pelaporan keungan.
3. Informasi dan Komunikasi
Sistem informasi akuntansi terdiri atas berbagai record dan metode yang
digunakan untuk memulai, mengidentifikasi, menganalisis, mengklasifikasi,
serta mencatat berbagai transaksi perusahaan dan untuk menghitung aktiva
serta kewajiban yang terkait. Kualitas dari informasi yang dihasilkan oleh SIA
berdampak pada kemampuan pihak manajemen untuk melakukan tindakajn dan
membuat laporan keuangan yang andal. Sistem informasi akuntansi yang
efektif akan dapat melakukan berbagai hal sebagai berikut:
a. Mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi keuangan yang valid.
b. Menyediakan informasi secara tepat waktu mengenai berbagai transaksi
dalam detail yang memadai untuk memungkinkan klasifikasi dan pelaporan
keungan yang benar.
c. Secara akurat mengukur nilai keuangan berbagai transaksi agar
pengaruhnya dapat dicatat ke dalam laporan keuangan.
d. Secara akurat mencatat berbagai transaksi dalam periode waktu terjadinya.
SAS 78 mengharuskan para auditor untuk mendapatkan cukup pengetahuan
mengenai sistem informasi perusahaan untuk memahami berbagai aspek
berikut ini:
a. Penggolongan transaksi yang material bagi laporan keuangan dan
bagaimana transaksi-transaksi tersebut dilakukan.
b. Berbagai catatan akuntansi beserta akunnya yang diginakan dalam
pemrosesan transaksi yang material.
c. Langkah-langkah pemrosesan transaksi yang dilibatkan dari awal suatu
peristiwa ekonomi hingga perhitungan masuknya ke dalam laporang
keuangan.
d. Proses pelaporan keuangan yang digunakan untuk membuat laporan
4. Pengawasan
Pengawasan (monitoring) adalah proses di mana kualitas dari desain dan
operasi pengendalian internal dapat dinilai. Penilaian ini dapat dicapai dengan
prosedur yang terpisah atau melalui aktivitas yang berjalan. Para auditor
internal perusahaan dapat memonitor aktivitas entitas terkait dalam berbagai
prosedur yang terpisah. Mereka dapat mengumpulkan bukti kecukupan
pengendalian dengan menguji berbagai pengendalian, kemudian
mengkomunikasikan kekuatan serta kelemahan pengendalian ke pihak
manajemen. Sebagai bagian dari proses ini, para auditor internal membuat
rekomendasikan khusus untuk perbaikan pengendalian.pengawasan yang
berjalan dapat dicapai dengan mengintegrasikan berbagai computer khusus ke
dalam sistem informasi yang mengukap data penting dan /atau memungkinkan
uji pengendalian dilakukan sebagai bagian dari operasi rutin. Mudul audit
melekat semacam ini memungkinkan pihak manajemen dan para auditor
memepertahankan keberlanjutan yang konstan atas fungsinnya pengendalian
internal serta integritas data transaksi.
Teknik lainnya untuk mewujudkan pengawasan berjalan adalah
penggunaan secara hati-hati laporan manajemen. Laporan yang tepat waktu
memungkinkan para manajer di area-area fungsional seperti penjulan,
pembelian, produksi, dan pengeluaran kas untuk mengawasi serta
mengendaliakn operasi mereka. Dengan meringkas berbagai aktivitas,
dari kinerja normal, laporan manajemen yang didesain dengan baik dapat
memberikan bukti atas fungsinya atau gagalnya pengendalian internal.
Model COSO juga dapat digambarkan dalam diagram berikut ini. Secara
vertical dapat dilihat: Definisi (batasan pengertian) pengendalian intern, katagori
(tujuan atau objectives) yang hendak dicapai dengan dirancangnya pengendalian
intern: yaitu efektivitas, efisien oprasi, proses pelaporan yang akurat, dan
kepatuhan pada aturan, serta komponen (lingkungan pengendalian, risiko,
aktivitas pengendalian, informasi-komunikasi, dan pemantauan (monitor).
Unsur-unsur sistem pengendalian intern sangat penting karena sistem
mempunyai beberapa unsur dan sifat-sifat tertentu yang dapat meningkatkan
kemungkinan dapat dipercayainya data-data akuntansi serta tindakan pengamanan
terhadap aktiva dan catatan perusahaan. Setiap unsur mempunyai kaitan langsung
dengan tujuan pengendalian internal serta langkah-langkah yang dapat ditempuh
perusahaan untuk memenuhinya. Unsur paling penting dari yang kompeten dan
dapat dipercaya. Orang-orang yang jujur dan bekerja secara efeisien selalu mampu
untuk bekerja dengan segala kesungguhan, meskipun hanya didukung oleh sedikit
unsur pengendalian lainnya, dan meskipun kelima unsur pengendalian lain
tersebut begitu kuat, akan tetapi orang-orang yang berantakan. Memang,
memepekerjakan para pelaksanaan yang kompeten dan dapat dipercaya tidak
dengan sendirinya akan memenuhi syarat untuk membuat sistem memadai. Setiap
orang mempunyai sejumlah kekurangan lahirlah sesuai dengan kodratnya,
misalnya rasa bosan atau kecewa, dan persoalan-persoalanpribadi yang dapat
Dari sudut kepentingan audit, mempertimbangan mengenai kompetensi
dan integritas setiap karyawan selalu mempunyai makna yang penting, meskipun
sangat sukar untuk melakukannya, dan menggunakan sebagai bagian dari dari
evaluasi sistem secara keseluruhan. Agar sistem dapat berfungsi sebagaimana
mestinya dan pekerjaan dapat diselenggarakan dengan baik harus ditetapkan
pertanggungjawaban untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu bagi orang-orang
tertentu pula. Jadi apabila ada tugas yang tidak dilaksanakan sebagaimana
mestinya, dapat diminta pertanggungjawaban tersebut agar yang bersangkutan
dapat bekerja lebih giat serta hati-hati, dan manajemen dapat lebih mudah
mengawasinya.
D. Tujuan Pengendalian Intern
Tujuan pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua, yaitu: pengendalain
akuntansi (internal administrative control). Pengendalian akuntansi, yang
merupakan bagian dari pengendalian intern, meliputi kebijakan dan prosedur yang
terutama digunakan untuk menjaga kekayaan atau catatan organisasi, mengecek
ketelitian dan keandalan dan akuntansi, sedangkan pengendalian administrative
meliputi kebijakan dan prosedur yang diutama untuk mendorong efisiensi dan
dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 1992: 69).
Manajemen merancang pengendalian intern yang efektif dengan empat pokok
berikut ini (Mulyadi, 1992: 68-70):
1. Menjaga kekayaan dan catatan organisasi
Kekayan fisik perusahaan dapat dicuri, disalah gunakan, atau hancur karena
yang memadai. Begitu juga dengan kekayaan perusahaan yang tidak memiliki
wujud fisik, seperti piutang dagang akan rawan oleh kecurangan jika dokumen
penting (seperti kartu piutang atau account receivable file) tidak dijaga.
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
Pengelola di dalam mengambil keputusan harus didasarkan pada informasi
yang dapat diandalkan. Untuk itu pengelola harus memiliki informasi yang
dapat diteliti dan dapat dipercaya. Kualitas informasi akan tergantung pada
pengendalian intern. Semakin efektif sistem maka pengendalian intern yang
digunakan semakin efektif informasi yang dihasilkan.
3. Mendorong efisiensi
Pengawasan suatu oraganisasi berarti mencegah adanya duplikasi yang tidak
perlu, mencegah terjadinya pemborosan-pemborosan pada setiap aspek
perusahaan dan mencegah pemakaian sumber-sumber perusahaan ecara tidak
efisien, maka kemungkinan besar catatan keuangan juga kurang dapat
diandalkan.
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Manajemen menetapkan prosedur-prosedur dan aturan-aturan untuk mencapai
tujuan yang diterapkan. Sistem pengendalian intern dapat dipakai untuk
menjamin bahwa prosedur-prosedur dan aturan-aturn yang diterapkan itu telah
ditaati oleh para karyawan.
E. Unsur Pengendalian Intern Sistem Pembelian
Unsur pengendalian intern sistem pembelian dijabarkan sebagai berikut
1. Organisasi
Adapun perincian dari keempat unsur pengendalian intern adalah sebagai
berikut:
a. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan,
b. Fungsi pembelian harus terpisah dari akntansi,
c. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang,
d. Transaksi pembelian harus dilaksanakan olehlebih dari satu orang atau
lebih dari satu fungsi.
2. Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Pengendalian Intern Sistem Pembelian
Adapun otorisasi dan prosedur pencatatan pengendalian intern sistem
pembelian sebagai berikut:
a. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk
batang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang,
untuk barang yang langsung pakai.
b. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat
yang lebih tinggi.
c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.
d. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang
f. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang
didukung surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan
faktur dari pemasok.
g. Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar (voucher
register) diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
3. Praktik yang Sehat
a. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakainya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.
b. Surat order pembelian bernomor tercetak dan pemakainnya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
c. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakainnya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.
d. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari
berbagai pemasok.
e. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika
fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi
pembelian.
f. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari
pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut
dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
g. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian
perkalian dalam faktur dari pemaok sebelum faktur tersebut diproses
h. Pembayaran faktur dari pemasok dilakuakn sesuai dengan syarat
pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh
potongan tunai.
i. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap +”lunas” oleh
fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.
F. Statistical Sampling untuk Pengujian Kepatuhan
Dalam pemeriksaan tidak dikumpulkan semua bukti untuk merumuskan
pendapatnya, melainkan melakukan pengujian terhadap transaksi sebagaian bukti
untuk membuat kesimpulan mengenai karateristik seluruh bukti. Salah satu cara
pengujian karateristik ini dapat dilakukan dengan melakukan statistical sampling
(Mulyadi, 1992:159).
Dalam statistical sampling dipilih anggota sampel secara acak dari seluruh
anggota populasi dan menganalisis hasil pemeriksaan terhadap anggota sampel
secara matematis. Sampel merupakan bagian obyek dari populasi yang akan
diambil sebagai contoh dalam penelitian, sedangkan populasi merupakan
sekumpulan data yang ada dalam perusahaan yang dijadikan obyek penelitian.
Statistical sampling dibagi menjadi dua yaitu atribut sampling dan variable
sampling.
Attribute sampling atau proportional sampling digunakan terutama untuk
menguji efektivitas struktur pengndalian intern dalam pengujian kepatuhan,
sedangkan variable sampling digunakan terutama untuk menguji nilai rupiah yang
G. Standar Mutu dan Waktu
Kualitas bahan baku sangat menetukan produk akhir yang dihasilkan. Oleh
karena itu, maka pengawasan kualitas bahan baku mutlak dilakukan perusahaan.
Standar mutu bahan baku yang diterima ditentukan oleh perusahaan itu sendiri.
Menurut Ahyari (1986), beberapa hal yang sebaiknya dilakukan oleh perusahaan
agar kualitas bahan bakunya sesuai dengan diinginkan, adalah:
a. Seleksi sumber bahan baku
b. Dari beberapa sumber bahan baku yang ada, dipilih sumber-sumber yang
memasok bahan baku sesuai dengan criteria yang diperlukan perusahaan.
c. Pemeriksaan dokumen pembelian bahan baku
d. Dengan pemeriksaan dapat diketahui apakah bahan baku yang diminta
dengan standar mutu yang telah ditetapkan dapat dipenugi oleh pemasok.
e. Pemeriksaan penerimaan bahan baku
f. Pemeriksaan dilakukan agar bahan baku tersebut sesuai dengan dokumen
pembelian yang ada, baik dalam jumlah maupun kulaitasnya.
H. Bagan Alir (Flow Chart) Dokumen Sistem Pembelian
Sistem flowchart adalah teknik menjelaskan suatu sistem dengan
menggunakan simbol-simbol yang disajikan secara diagram. Menurut American
Institute of Certified Public Accountants (AICPA) keuntungan dari flowchart
adalah sebagai berikut:
1. Memberikan gambaran secara visual mengenai rencana organisasi dan
2. Memakai cara ini lebih sederhana dalam bentuk lukisan (descriptive)
termasuk pedoman prosedur dan praktek akuntansi.
3. Flowchart tidak mudah disalah artikan karena simbol lebih menjelaskan
daripada kalimat.
4. Menyajikan aspek pengendalian lebih ringkasan dan jelas.
Kelemahan utama flowchart sebagai teknik untuk menyelidiki pengawasan
intern adalah bahwa pembuatannya memerlukan waktu yang cukup lama
terutama dalam pemeriksaan pertama kali. Berdasarkan unsur-unsur
pengendalian intern tersebut diatas, maka dirancang sistem akuntansi
pembelian yang bagan alir dokumennya disajiakan pada gambar 1, gambar
Gambar 2-1. Sistem Pembelian
Sumber: Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi (edisi 3). Salemba Empat, Jakarta. (hal
Gambar 2-2. Sistem Pembelian (Lanjutan)
Sumber: Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi (edisi 3). Salemba Empat, Jakarta. (hal. 169)
Gambar 2-3. Sistem Pembelian (Lanjutan)
Sumber: Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi (edisi 3). Salemba Empat, Jakarta. (hal.170)
Bagian kartu Persediaan
Bukti Kas 2 Keluar
Kartu Persediaan
Selesai
33
BAB III
METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang dipakai adalah studi kasus. Penelitian ini dilakukan dengan
menyajikan konsep teoritis pengendalian intern sistem pembelian bahan baku,
kemudian diuraikan hasil penelitian lapangan dan akhirnya dianalisis untuk
memperoleh kesimpulan.
B. Tempat dan Waktu Penelitian
1. Tempat Penelitian
Lokasi penelitian ini bertempat di PD Taru Martani Yogyakarta.
2. Waktu Penelitian
Waktu penelitian dilakukan pada bulan Desember 2013 sampai dengan
November 2014
C. Subyek dan Obyek Penelitian
1. Subyek Penelitian
Subjek penelitian ini adalah pihak-pihak yang terlibat dalam pemberian
informasi terkait penelitian yaitu:
a. Pemimimpin Perusahaan
b. Karyawan Perusahaan Bagian Gudang
c. Karyawan Perusahaan Bagian Pembelian
e. Karyawan Perusahaan Bagian Penerimaan Barang
f. Karyawan Perusahaan Bagian Akuntansi
2. Obyek Penelitian
Obyek penelitian adalah dokumen sistem pembelian bahan baku PD Taru
Martani Yogyakarta yaitu:
1. Surat Permintaan Barang
2. Surat Permintaan Pembelian
3. Surat Penawaran Harga
4. Purchase Order
5. Laporan Penerimaan Barang
6. Bukti Kas Keluar
7. Surat Permintaan Pembayaran
D. Data
Data yang dicari untuk mendukung dalam penelitian adalah:
1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan.
2. Struktur Organisasi.
3. Deskriptif jabatan dan organisasi yang berkaitan dengan sistem pembelian
bahan baku.
4. Prosedur yang digunakan dalam sistem pembelian bahan baku sebagai
berikut:
a. Prosedur permintaan pembelian bahan baku
c. Prosedur order pembelian
d. Prosedur penerimaan barang
e. Prosedur pencatatan utang dan persediaan
f. Dokumen, fomulir, dan catatan yang digunakan
g. Flowchart (bagan alir) sistem pembelian bahan baku
E. Teknik Pengumpulan Data
1. Wawancara
Metode pengumpulan data dengan cara menanyakan secara langsung kepada
karyawan baik karyawan inti maupun pelaksanaan untuk memperoleh
informasi yang dibutuhkan.
2. Observasi
Metode pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan secara
langsung terhadap obyek yang diteliti.
3. Dokumentasi
Metode pengumpulkan data dengan cara mencatat data-data atau keterangan
dari buku-buku, catatan dan laporan perusahaan.
4. Kuesioner
Metode pengumpulan data dengan menggunakan daftar pertanyaan secara
tertulis mengenai unsur pengendalian intern terhadap pembelian bahan baku.
F. Teknik Pengambilan Sampel
Untuk menjawab rumusan masalah, teknik pengambilan sampel yang ditempuh
1. Menetukan Populasi
Dalam penelitian ini yang menjadi populasi adalah semua dokumen sumber
dan dokumen pendukung dari transaksi-transaksi pembelian bahan baku.
2. Menentukan Sampel
Dalam penelitian ini menjadi sampel adalah dokumen dari transaksi-transaksi
sistem pembelian bahan baku pada bulan Januari 2014-Oktober 2014 yang
diambil secara acak sebanyak 60 sampel. Sampel yang diambil dari populasi
dengan cara acak manual yaitu dengan membuat kode sampel dari
masing-masing dokumen sistem pembelian bahan baku yang diteliti dengan
menggunakan huruf “A”- “Z” tergantung jumlah dokumen yang diteliti.
Kemudian masing dokumen diurutkan dari nomor satu sampai dengan selesai
tergantung jumlah populasi yang diteliti berdasarkan kode sampel. Lalu
penulis mengacak nomor tersebut seperti arisan setelah nomor tersebut keluar
maka nomor tersebut dicocokan dengan urutan kode sampel, jika nomor itu
ada yang sesuai maka dokumen tersebut merupakan dokumen yang dijadikan
sampel. Cara ini dimaksudkan agar setiap anggota populasi memiliki peluang
yang sama untuk menjadi sampel.
3. Menentukan Atribut
Atribut yang digunakan dalam penelitian adalah kelengkapan dokumen
pendukung, otorisasi, kesesuaian dengan dokumen pendukung, dan nomor
G. Teknik Analisa Data
Untuk menjawab rumusan masalah yang ada, maka dilakukan teknik analisis data
yang ditempuh dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Melakukan uji pendahuluan guna mengetahui kuat atau lemahnya pengendalian
intern. Hal tersebut dilakukan dengan analisis deskriptif dengan menggunakan
metode deskriptif persentase (DP) yaitu dengan melihat dari besarnya presentase
menjawaba “ya” pada kuesioner pengendalian intern. Penghitungan indeks
presentase dihitung dengan menggunakan rumus sebagai berikut (Harnani,
2010:49):
%
100
%
x
N
n
Keterangan:
n = jumlah menjawab “ya”
N = Jumlah seluruh jawaban
% = Tingkat keberhasilan yang dicapai
Adapun penafsiran terhadap analisis deskriptif terdiri dari langkah-langkah sebagai
berikut (Harnani 2010:49-50):
a. Menentukan presentase maksimal yaitu 100%
c. Menentukan rentang presentase (r%), diperoleh dari pengurangan presentase
minimal terhadap presentase maksimal, maka didapatkan yaitu
100%-0%=100%
d. Menetukan interval kelas presentase, diperoleh dari pembagian kriteria terhadap
rentang presentase, maka didapatkan yaitu 100%:4=25%
e. Menetapkan kriteria yaitu sangat kuat, kuat, kurang kuat, tidak kuat (lemah)
f. Menentukan kriteria kekuatan dan kelemahan pengendalian intern sebagai
berikut:
1)00,00%-25,00%= tidak kuat
2)26,00%-50,00%= kurang kuat
3)51,00%-75,00%= kuat
4)76,00%-100,00%= sangat kuat
2. Setelah dilakukan uji kepatuhan untuk mengetahui kuat atau lemahnya
pengendalian intern sistem pembelian, selanjutnya dilakukan pengujian kepatuhan
guna mengetahui efektivitas pengendalian intern sistem pembelian bahan baku
dalam mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan perusahaan. Uji kepatuhan
tersebut dilakukan dengan menganalisis sampel berupa dokumen sumber dan
dokumen pendukung yang disertai adanya otorisasi dari pihak yang berwenang,
kesesuaian catatan dokumen dengan dokumen pendukung, dan dokumen bernomor
urut tercetak. Dalam analisis terhadap sampel tersebut dengan menggunakan
metode statistical sampling yaitu attribute sampling dengan model stop or go
kesalahan tertentu yang telah ditetapkan maka dapat menghentikan pengambilan
sampel . Prosedur pengambilan sampel adalah sebagai berikut (Mulyadi
2002:254):
a. Penentuan attribute yang akan diperiksa untuk menguji efektivitas pengendalian
intern. Dalam hubungannya dengan pengujian pengendalian intern, Attribute
adalah penyimpangan dari atau tidak adanya unsur tertentu dalam suatu
pengendalian intern yang seharusnya ada. Attribute yang dipriksa adalah
sebagai berikut:
1)Adanya Otorisasi dari pihak yang berwenang
2)Kelengkapan dokumen pendukung
3)Kesesuaian antara catatan pada dokumen yang diteliti dengan catatan yang
tercantum dalam dokumen pendukungnya.
4)Dokumen-dokumen yang digunakan dalam transaksi pembelian bernomor
urut tercetak.
b. Penentuan populasi yang akan diambil sampelnya. Dalam pengujian
pengendalian terhadap sistem pembelian, maka yang menjadi populasi adalah
dokumen-dokumen dalam sistem pembelian di PD Taru Martani.
c. Pemilihan anggota sampel dari seluruh anggota populasi. Untuk menemukan
besarnya sampel yang akan diambil dari populasi tersebut secara statistik, maka
penulis mempertimbangkan faktor-faktor sebagai berikut:
1) Penentuan tingkat keandalan (reliability level) atau disingkat R%. tingkat
pengendalian intern. Dalam penelitian ini penulis menentukan tingkat
keandalan sebesar 95% atau R%=95%.
2) Penentuan batas ketepatan atas yang diiinginkan (desired upper precision
limit atau DUPL). Dalam penelitian ini penulis menetukan DUPL sebesar
5%.
3) Penggunaan tabel penentuan besarnya sampel untuk menentukan besarnya
sampel minimum. Menentuan besarnya sampel yang tersedia adalah disusun
menurut R% yaitu sebesar 95% (lihat tabel 3-1).
Tabel 3-1. Tabel Besarnya Sampel Minimum untuk Pengujian Kepatuhan
Desired Upper Precision Limit
Besarnya Sampel atas Dasar Pengujian Pengendalian 90% 95% 97,5%
d. Pemeriksaan sampel berdasarkan attribute yang menunjukan efektivitas unsur
pengendalian intern. Kemudian menetukan AUPL (lihat tabel 3-2), dengan
melihat banyaknya sampel yang diteliti yaitu sebesar 60 lembar dan tingkat
keandalan 95% atau R%=95%, hasil dari AUPL dibandingkan dengan hasil
DUPL untuk menentukan efektivitas pengendalian intern sistem pembelian
Tabel 3-2. Evaluasi Hasil: Keandalan 95% Number of Observed Occurrence
Upper Precision Limit: Percent Rate of Occurrence
SS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 12 14 16 18 20 25 30 35 40 45 50
10 0 1 2
20 0 1 2 3 4 5 6
30 0 1 2 4 5 6 8 9 10 40 0 1 2 3 4 6 7 9 11 13 15 50 0 1 2 3 4 5 8 10 12 15 17 19 60 0 1 2 3 4 5 6 7 10 13 15 18 21 24 70 0 1 2 3 4 5 6 8 9 12 15 18 22 25 29 80 0 1 2 3 4 5 6 8 9 10 14 18 22 25 29 33 90 0 1 2 3 4 6 7 9 11 12 16 20 25 29 23 38 100 0 1 2 3 4 5 7 9 10 12 14 19 23 28 33 38 43 Sumber: Mulyadi. 2002. Auditing. Edisi Keenam. Salemba Empat, Jakarta. (hal. 263)
e. Evaluasi hasil pemeriksaan terhadap attribute anggota sampel.
1) Jika AUPL=DUPL, artinya unsur pengendalian intern yang diperiksa adalah
efektif.
2) Jika AUPL<DUPL, artinya unsur pengendalian intern yang diperiksa adalah
efektif.
3) Jika AUPL>DUPL, artinya unsur pengendalian intern yang diperiksa adalah
