Saran

BAB VI. PENUTUP

C. Saran

Adapun saran-saran yang dapat diberikan yang mungkin berguna bagi

pengendalian intern terhadap sistem pembelian bahan baku untuk perusahaan sebagai

bahan pertimbangan adalah sebagai berikut:

1. Sebaiknya ada pemisahan fungsi antara fungsi penyimpanan barang dengan

fungsi quality control atau penerimaan barang, dimana fungsi penerimaan

merupakan fungsi operasi yang bertanggung jawab atas penerimaan atau

penolakan barang yang diterima dari pemasok. Sedangkan fungsi

penyimpanan merupakan fungsi yang bertanggung jawab atas penyimpanan

barang yang telah dinyatakan telah diterima oleh fungsi penerimaan.

Pemisahan kedua fungsi tersebut mengakibatkan penyerahan masing-masing

tanggungjawab ke tangan fungsi yang ahli dalam bidangnya, sehingga

informasi penerimaan barang dan persediaan barang yang disimpan di gudang

dijamin ketelitian dan keandalannya.

2. Sebaiknya dokumen-dokumen yang berkaitan dengan sistem pembelian

bernomor urut tercetak. Hal tersebut perlu dilakukan karena dapat digunakan

untuk pengecekan ada tidaknya dokumen yang hilang, Untuk

pertanggungjawaban karyawan yang diberi kepercayaan untuk mengisi dan

menyimpan dokumen, mendeteksi kecurangan karyawan, dan pencarian

tersebut. Format dokumen disesuaikan dengan prinsip dasar perancangan

formulir sehingga informasi yang terkait dengan pembelian bahan baku dapat

terekam dengan baik dan akan mengurangi kegiatan klerikal dari bagian yang

terkait dengan prosedur.

3. Sebaiknya upaya meningkatkan pengendalian intern dengan lebih maksimal

pada sistem pembelian bahan baku melalui pelaksanaan unsur-unsur

pengendalian intern yaitu struktur organisasi, sistem otorisasi, prosedur

pencatatan, dan praktik yang sehat. Sebaiknya PD Taru Martani

mempertimbangkan untuk merancang kembali sistem pembelian bahan baku

73

DAFTAR PUSTAKA

Ahyari, A. 1986. Pengendalian Produksi. Buku 1, Edisi keempat. BPFE, Yogyakarta.

Dyckman, Thomas R, Davis, Charles J, and Dukes, Roland E. (2001). Intermediate Accounting, 5th ed., New York: Irwin Mc Graw-Hill, USA.

Gondodiyoto, Sanyoto., MKom., MComm. (IS)., MM (SI)., PIA., Akuntan. 2007. Audit Sistem Informasi. Edisi Revisi. Mitra Wacana Media, Jakarta.

Hall, James A. 2009. Accounting Information System. Salemba Empat, Yogyakarta.

Harnani, Sri. 2010. Evaluasi Kekuatan dan Kelemahan Sistem Pengendalian Internal Pada Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum (PK-BLU). http://eprints.uns.ac.id/6157/1/Unlock-k.pdf. Diakses tanggal 12 November 2014.

Jusup Haryono, AL. 2001. Auditing (Pengauditan) (Buku 1). Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi-YKPN, Yogyakarta.

Kachfi, Harry. 2009. Analisis Pelaksanaan Internal Audit pada PT Indosat (Persero) Jakarta.http://www.gunadarma.ac.id/library/article/graduate/economy/2009/ Artikel_20205564.pdf. Diakses tanggal 12 November 2014.

Lukman, Ali, dkk. 1999. Kamus Besar Bahasa Indonesia (edisi kedua), Jakarta: Balai Pustaka, PT. (Persero) Penerbitan dan Percetakan.

Mulyadi. 1989. Organisasi Teori, Struktur dan Proses. FPIPS-IKIP, Yogyakarta.

Mulyadi. 1992. Pemeriksaan Akuntansi. Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi- YKPN, Yogyakarta.

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi (edisi 3). Salemba Empat, Jakarta.

Mulyadi. 2002. Auditing. Edisi Keenam. Salemba Empat, Jakarta.

Munawir. 1995. Auditing Modern (edisi 3). Salemba Empat, Jakarta.

Munawir. 1995. Auditing Modern. BPFE, Yogyakarta.

Pedoman Penulisan Skripsi Universitas Sanata Dharma. (2010). Universitas Sanata Dharma. BPFE, Yogyakarta.

Setyawan, Jhony, T. 1998. Pemeriksaan Kinerja (Performance Auditing), Edisi pertama. BPFE, Yogyakarta.

Singleton, Hall. 2007. Information Technology Auditing and Assurance. Salemba Empat, Yogyakarta.

Trisnawati, Liena. 1995. Analisis Pengendalian Persediaan. http://repository.ipb.ac.id /bitstream/handle/123456789/31193/A95ltr.pdf. Di-akses tanggal 27 Mei 2013.

75

Gambar 5-1. Sistem Pembelian PD TARU MARTANI

Sumber: PD TARU MARTANI

Bagian Gudang Mulai Menerima Prmintaan Pmbelian dari Departemen yang membutuhkan Membuat Srat Prmintaan Pmbelian PO 2 PO 1 1 N 2 Dari Pemasok Bersama Barang Surat Pengantar SP 2 Memeriksa dan membandingkan barang yang datang dengan Surat Pesanan Membuat Laporan Peneriman Barang SP 2 LPB 3 LPB 2 Laporan 1 Penerimaan Barang 3 4 T Kartu Gudang PO : Purchase Order

LPB : Laporan Penerimaan Barang SPH : Surat Penawaran Harga SPB : Surat Permintaan Pembelian BKK : Bukti Kas Keluar

Gambar 5-2. Sistem Pembelian PD TARU MARTANI (Lanjutan)

Sumber: PD TARU MARTANI

1 PO 1 Membuat Surat Penawaran Surat Penawaran Surat Penawaran Harga (SPH) SPH PO 1 N 1A Pemasok Dikirim ke pemasok, minimal 3 pemasok 1A Mendapatan jawaban dari pemasok Diotorisasi Divisi akuntnasi dan keuangan Membuat surat pesanan SP 1 SP 2 Surat Pesanan 1 Prosedur dihentikan dan diulang dari awal Selesai 2 Laporan 1 Pembelian 7 T 2 Pemasok Ya Tidak Bagian Pembelian

Gambar 5-3. Sistem Pembelian PD TARU MARTANI (Lanjutan)

Sumber: PD TARU MARTANI 3 Laporan 1 Penerimaan Barang Mencatat tanggal penerimaan pada surat pesanan lembar 1 Membuat surat Permintaan Pembayaran Surat Permintaan Pembayaran N 4 Bagian Pembelian Pemasok Faktur Memeriksa Faktur Faktur 4

Gambar 5-4. Sistem Pembelian PD TARU MARTANI (Lanjutan)

Sumber: PD TARU MARTANI

Bagian Kasir 5 Surat Permintaan 1 Pembayaran Membuat Bukti Kas Keluar SPP BKK 3 BKK 2 Bukti Kas 1 Keluar 2 Laporan 1 Harian Kas 6 Pemasok 4 LPB 2 Faktur Surat Permintaan 1 Pembayaran Otorisasi Surat Permintaan Pembayaran Surat Permintaan Pembayaran 7 T 5 Otorisasi SPB 6 Mencatat Jurnal Kas BKK 2 Jurnal Pengeluaran Kas Selesai Bagian Akuntansi

Gambar 5-5. Sistem Pembelian PD TARU MARTANI (Lanjutan)

Sumber: PD TARU MARTAN

Sistem Pengawas Intern

LHK 1 7 Memeriksa kebenaran LHK 1 T Selesai Laporan 1 Pembelian Laporan 1 Pembelian

Tabel 5-1. Koesioner Pengendalian Intern Sistem Pembelian

Koesioner Pengendalian Intern Sistem Pembelian

Unsur Pengendalian Intern Sistem

Pembelian

Pertanyaan Ya Tidak

Organisasi 1. Apakah fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan barang?

√

2. Apakah fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan barang?

√

3. Apakah fungsi penerimaan barang terpisah dari fungsi penyimpanan barang?

√

4. Transaksi pembelian harus dilaksanakan olehlebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi.

√

Sistem Otorisasi 5. Apakah Surat permintaan pembelian sudah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang?

√

6. Apakah surat order pembelian di- otorisasi oleh pejabat yang berwenang?

√

7. Apakah laporan penerimaan barang diotorisasi oleh pejabat yang berwe- nang?

√

8. Apakah buti kas keluar diotorisasi oleh pejabat yang berwenang?

√ Prosedur

Pencatatan

9. Apakah pencatatan terjadinya utang berdasarkan bukti kas keluar yang didukung dengan bukti pendukung?

√

10.Apakah pencatatan ke dalam jurnal umum diotorisasi oleh pejabat yang berwenang?

√ Praktik yang

Sehat

11.Apakah Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang?

√

12.Apakah Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya diper- tanggungjawabkan oleh fungsi pembe- lian?

√

13.Apakah laporan penerimaan barang bernomot urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian?

Sumber: Data diolah

Koesioner Pengendalian Intern Sistem Pembelian

Unsur Pengendalian Intern Sistem

Pembelian

Pertanyaan Ya Tidak

14.Apakah laporan pengiriman barang bernomor urut tercetak dan pema- kaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan barang?

√

15.Apakah pemasok dipilih berdasar-kan jawaban penawaran harga pesa-ing dari berbagai pemasok?

√

16.Apakah fungsi penerimaan barang hanya memeriksa dan menerima barang jika fungsi tersebut telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian?

√

17.Apakah fungsi penerimaan barang melakukan pemeriksaan yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi ba-rang tersebut kemudian memban-dingkan dengan tembusan surat or-der pembelian?

√

18.Apakah ada pengecekan harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pema-sok, sebelum faktur tersebut dipro-ses untuk dibayar?

√

19.Apakah pembayaran faktur dilakukan sesuai syarat pembayaran guna mencegah kehilangan kesem-patan untuk memperoleh potongan tunai?

√

20.Apakah buti kas kelaur beserta dokumen

pendukungnya dicap “Lunas” oleh fungsi

pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok?

√

Pedoman Wawancara

A. Prosedur Permintaan Bahan Baku

1. Siapakah yang meminta dilakukan pembelian ?

2. Apakah menggunakan surat permintaan pembelian?

3. Apakah surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak?

4. Siapakah yang mengotorisasi surat permintaan pembelian?

B. Prosedur Order Pembelian Bahan Baku

1. Siapakah yang mengadakan order pembelian?

2. Apakah menggunakan surat order pembelian?

3. Apakah menggunakan nomor urut tercetak?

4. Siapakah yang mengotorisasi surat order pembelian bahan baku?

5. Apakah pemilihan pemasok didasarkan pada harga terendah? Bagaimana kebijakan pemilihan pemasok?

6. Jumlah pemasok yang dikehendaki perusahaan?

7. Apakah perusahaan menetukan standar mutu bahan kepada para pemasok?

C. Prosedur Penawaran Harga dari Pemasok

1. Siapakah yang mengadakan permintaan penawaran harga pada pemasok? Apakah dilaksanakan secara tender?

2. Apakah menggunakan surat penawaran harga kepada pemasok? Apakah dilaksanakan setiap kali melakukan pembelian?

3. Apakah Surat permintaan penawaran harga bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawaban oleh pihak yang berwenang?

4. Bagaimana pendistribusian surat prosedur permintaaan harga?

D. Prosedur Permintaan Bahan Baku

1. Siapakah yang menerima bahan baku yang dibeli dari pemasok? Apakah dibuatkan laporan penerimaan barang dan siapakah yang membuatnya?

2. Apakah laporan penerimaan barang bernomor tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh pihak yang berwenang?

3. Siapakah yang mengotorisasi laporan penerimaan barang?

4. Apakah bahan baku yang diterima selalu dipriksa, dilakukan pengecekan terhadap harga, syarat pembelian dan pemasok?

5. Bagaimana pendistribusian penerimaan barang yang telah dibuat?

6. Siapakah yang menyimpan bahan baku yang diterima dari pemasok dan telah diteliti?

E. Kegiatan Sistem Pembelian Bahan Baku

1. Bagaimana uraian kegiatan sistem pembelian bahan baku?

2. Bagaiamana bagan alir (flowchart) sistem pembelian bahan baku?

3. Apa saja fungsi yang melaksanakan transaksi pembelian bahan baku dari awal samapai akhir?