i Universitas Kristen Maranatha
ABSTRAK
Dalam suatu perusahaan, bagian pembelian merupakan suatu bagian yang sangat penting, karena aktivitas pembelian merupakan aktivitas yang penting dan sangat menentukan bagi aktivitas selanjutnya, yaitu aktivitas produksi. Apabila aktivitas pembelian terganggu, maka akan mengganggu aktivitas produksi. Dalam pelaksanaan pembelian, akan terdapat kesempatan untuk melakukan suatu kecurangan. Kecurangan-kecurangan apapun yang dilakukan, pada umumnya akan merugikan perusahaan. Untuk mencegah hal tersebut perlu dilakukan suatu pengendalian. Sistem akuntansi pembelian memegang peranan yang penting dalam setiap perusahaan, khususnya bagi perusahaan yang mempunyai ruang lingkup luas dan melibatkan banyak orang didalamnya. Sistem informasi akuntansi khususnya pembelian harus dapat menciptakan sistem informasi yang mutakhir mengenai barang, harga, kualitas, pemasok juga harus dapat menciptakan pengendalian intern yang memadai untuk mengamankan pembelian. Sistem informasi akuntansi yang memadai dapat menjadi alat bantu bagi manajemen dalam menyediakan informasi yang tepat, cepat, dan juga dapat dipercaya khususnya mengenai kegiatan pembelian bahan baku di dalam perusahaan. Selain itu, sistem akuntansi pembelian yang memadai juga dapat menunjang efektivitas pengendalian intern pembelian bahan baku. Dengan adanya sistem akuntansi pembelian akan menunjang pengendalian intern yang memadai, sehingga aktivitas pembelian dapat terkendali dengan efektif dan penyerahan bahan baku tepat waktu sesuai dengan jadwal produksi.
Sesuai dengan uraian yang diatas, penulis melakukan penelitian mengenai pengendalian intern pembelian bahan baku yang diterapkan PT X, yang berlokasi di Bandung. Metode yang digunakan adalah metode deskriptif analisis, dan waktu mengumpulkan data digunakan studi lapangan dan studi kepustakaan.
Berdasarkan hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa PT X telah menerapkan struktur pengendalian intern dengan memadai yaitu dengan menerapkan pengendalian intern pembelian bahan baku yang dapat mendukung ketepatan kuantitas, kualitas, dan waktu pengiriman bahan baku, yang dilakukan dengan cara pembelian dengan sistem reoder point, membuat laporan persediaan dari gudang, perencanaan dan perhitungan bahan baku yang benar, checking pada waktu penerimaan barang, informasi mengenai jumlah persediaan yang akurat, pembelian bahan baku yang dilaksanakan tepat waktu, menerapkan struktur pengendalian intern yang baik dalam setiap prosedur yang berhubungan dengan pembelian bahan baku, serta adanya kebijakan perusahaan dalam kegiatan pembelian bahan baku.
Dari hal-hal diatas dapat disimpulkan bahwa adanya peran yang sangat penting dari sistem informasi pengendalian pembelian bahan baku dalam menunjang tercapainya penyerahan bahan baku yang tepat waktu dan optimalisasi persediaan bahan baku pada PT X.
ii Universitas Kristen Maranatha
ABSTRACT
In a company, the purchase is a part which is very important, because the activity of purchase is very important and determine the next activity, which is called as the activity of production. If the activity of purchase is disturbed, it will disrupt the activity of production. In the implementation of the purchase, there will be an opportunity to make a deception. Any deceptions, in general, will be harm the company. To prevent these things need to be a control. Purchase accounting system holds an important role in any company, especially for companies that have a broad scope and involve more people in it. Accounting information system, especially the purchase of the system must be able to create up-to-date information about the goods, price, quality, suppliers must also be able to create an adequate internal control to secure the purchase. Accounting information system which is adequate can be a tool for management to provide accurate information, quickly, and can also be trusted, especially on the activities of purchase of raw materials in the company. In addition, the purchase of the accounting system which is adequate can support the effectiveness of internal control the purchase of raw materials. With the purchase of the accounting system will support an adequate internal control, so that activities of purchase can be restrained effectively and delivery of raw materials on time in accordance with production schedule.
In accordance with the description above, the author do the research on the internal control of the purchase of raw materials that are applied by PT. X, which is located in Bandung. Method used is descriptive analysis method, and the time to collect data and used on field studies and literature studies.
Based on the results of research can be concluded that PT. X has implemented internal control structure that is adequate to implement the internal control of the purchase of raw materials that can support the accuracy of the quantity, quality, and time of delivery of raw materials, made with the purchase of the system re-order point, make an inventory report from the warehouse, planning and calculation of the correct raw materials, checking the time on receipt of goods, information on the amount of accurate inventory, the purchase of raw materials that were held on time, apply the good internal control structure in every procedure related to the purchase of raw materials, and the company policy in the purchase of raw materials.
From the things above can be concluded that there is a very important role of information systems control the purchase of raw materials in supporting the achievement of delivering raw materials on time and optimizing the supply of raw materials on the PT. X.
iii Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR ISI
Halaman HALAMAN JUDUL
HALAMAN PENGESAHAN
SURAT PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI
ABSTRAK………i
ABSTRACT………..ii
KATA PENGANTAR………...iii
DAFTAR ISI………..………vi
DAFTAR LAMPIRAN………..ix
DAFTAR GAMBAR………...x
BAB I PENDAHULUAN………...…….1
1.1Latar Belakang Penelitian………..….1
1.2Identifikasi Masalah………....4
1.3Maksud dan Tujuan Penelitian………4
1.4Kegunaan Penelitian………...5
BAB II KAJIAN PUSTAKA, KERANGKA PEMIKIRAN, DAN PENGEMBANGAN HIPOTESIS………..………...6
2.1 Kajian Pustaka………..………..6
2.1.1 Sistem Informasi Akuntansi……….…...…………...6
iv Universitas Kristen Maranatha
2.1.1.2 Pengertian Sistem Informasi………..………..6
2.1.1.3 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi………...6
2.1.2 Pengendalian Intern………...7
2.1.2.1 Pengertian Pengendalian Intern………...…7
2.1.2.2 Unsur-unsur Pengendalian Intern………....9
2.1.2.3 Klasifikasi Pengendalian Intern………...17
2.1.2.4 Peranan Pengendalian Intern………...19
2.1.2.5 Keterbatasan Pengendalian Intern………...21
2.1.2.6 Pertimbangan Pengendalian Intern Dalam Perencanaan Audit.22 2.1.2.7 Pemahaman Atas Pengendalian Intern………...23
2.1.2.8 Pengujian Atas Pengendalian Intern………...26
2.1.3 Pembelian……….27
2.1.3.1 Pengertian dan Tujuan Pembelian yang Efektif……….27
2.1.3.2 Tanggung Jawab dan Tugas Bagian Pembelian……….30
2.1.3.3 Pengendalian Intern Atas Siklus Pembelian………...31
2.1.4 Just In Time………..36
2.1.4.1 Pengertian Just In Time……….36
2.1.4.2 Keuntungan dan Kerugian Penerapan JIT Purchasing……...37
2.2 Rerangka Pemikiran………...38
BAB III METODA PENELITIAN………...……...40
3.1 Objek Penelitian………...…….40
3.1.1 Sejarah dan Latar Belakang Perusahaan……….…..…...40
v Universitas Kristen Maranatha
3.1.3 Aktivitas Usaha Perusahaan………...…..47
3.2 Metoda Penelitian………...48
3.2.1 Metoda Pengumpulan Data………...…...49
3.2.2 Teknik Pengumpulan Data………...49
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN………..…..51
4.1 Ruang Lingkup dan Tujuan Pembelian………...…..51
4.2 Pembahasan Atas Struktur Organisasi dan Uraian Tugas pada PT. X….52 4.3 Pembahasan Atas Prosedur Kegiatan Pembelian Bahan Baku PT. X…. 56 4.3.1 Pembahasan Atas Prosedur Permintaan Pembelian Bahan Baku…57 4.3.2 Pembahasan Atas Prosedur Pembelian Bahan Baku………...61
4.3.3 Pembahasan Atas Prosedur Penerimaan dan Retur Bahan Baku….67 4.3.4 Pembahasan Atas Prosedur Pencatatan dan Pembayaran………....76
BAB V SIMPULAN DAN SARAN………...81
5.1 Simpulan………...81
5.2 Saran……….83
DAFTAR PUSTAKA………....85
LAMPIRAN………...86
vi Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran :
1. Faktur Purchase Order...87
2. Faktur Permintaan Pembelian………...88
3. Faktur Penerimaan Barang………....89
4. Faktur Memo Internal………...90
5. Kartu Persediaan………...91
6. Kartu Hutang……….92
vii Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR GAMBAR
Universitas Kristen Maranatha 1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penelitian
Sektor industri manufaktur kembali terpukul dengan adanya krisis financial global yang menyebabkan ekonomi di negara-negara dunia semakin melemah. Hal itu berakibat pada penyusutan pasar ekspor dan sebagian besar industri manufaktur yang berorientasi ekspor mulai dilanda kelesuan. Disamping pasar yang melemah, industri manufaktur juga menghadapi masalah naiknya biaya produksi karena mahalnya harga bahan baku sehingga sulit untuk bersaing. (Anon, 2009)
Sementara itu, produk-produk hasil manufaktur dalam negeri saat ini, begitu keluar dari pabrik langsung berkompetisi dengan produk luar (Idris, 2009). Melihat kondisi ini, industri manufaktur dalam negeri harus dapat menampilkan keunggulan yang lebih dibandingkan dengan produk-produk lain, antara lain adalah dengan penyerahan produk yang tepat waktu sesuai yang dijanjikan. Salah satu cara untuk mencapai hal tersebut adalah dengan menciptakan kelancaran dalam pengelolaan persediaan bahan baku, pembelian yang tepat waktu dan penyerahan bahan baku yang tepat waktu pada departemen yang bersangkutan, sehingga proses produksi dapat terus berlangsung dan terselesaikan dengan tepat waktu.
Universitas Kristen Maranatha 2
waktu, relevan dan dapat dipercaya. Dalam suatu sistem informasi akuntansi terkandung unsur-unsur pengendalian, maka baik buruknya sistem informasi akuntansi sangat mempengaruhi fungsi manajemen dalam melakukan pengendalian internal, karena informasi yang dihasilkannya akan dijadikan salah satu dasar dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan aktivitas perusahaan. Dari uraian di atas, terlihat ada hubungan yang saling berkaitan antara yang satu dengan yang lainnya, dimana fungsi sistem informasi akuntansi sangat berperan sekali atas pengendalian-pengendalian yang dijalankan perusahaan.
Menurut Hansen dan Mowen (2005:477),
“Manufaktur JIT (just in time) adalah suatu sistem berdasarkan tarikan permintaan
yang membutuhkan barang untuk ditarik melalui sistem oleh permintaan yang ada,
bukan didorong ke dalam sistem pada waktu tertentu berdasarkan permintaan
ssyang diantisipasi.”
Dengan sistem JIT, bahan baku dapat tiba tepat waktu ketika dibutuhkan sehingga produksi dapat berjalan lancar, dan permintaan pembelian dapat dipenuhi. Pembelian JIT (JIT purchasing) mensyaratkan para pemasok untuk mengirimkan bahan baku tepat pada waktunya untuk kelancaran proses produksi.
Universitas Kristen Maranatha 3
perkembangan suatu perusahaan maka untuk menghadapi faktor-faktor tersebut haruslah dipertimbangkan suatu sistem pengendalian yang dapat menunjang seluruh aktivitas produksi sehingga dapat mencapai semua tujuan perusahaan.
Dalam kegiatan produksinya, perusahaan tidak lepas dari kegiatan pembelian bahan baku. Agar kegiatan produksi dapat berjalan dengan baik, maka dibutuhkan sistem pengendalian pembelian bahan baku sebagai bagian yang sangat vital dalam perusahaan. Pentingnya pengendalian pembelian bahan baku dikarenakan dalam pelaksanaan kegiatan produksi barang harus ada bahan baku. Oleh karena itu di dalam usaha, masalah bahan baku merupakan masalah yang sangat penting, agar jangan sampai terjadi keterlambatan ketersediaan bahan baku.
Kesalahan-kesalahan dalam melakukan pembelian bahan baku akan berpengaruh buruk pada perusahaan. Tanpa adanya perencanaan dan pengendalian yang tepat dalam melakukan pembelian memungkinkan terjadinya pembelian yang terlalu sedikit atau mungkin terlalu banyak, harga beli yang terlalu tinggi yang pada akhirnya akan merugikan perusahaan.
Oleh karena itu, untuk mengatasi hal tersebut diperlukan suatu penerapan sistem pengendalian pembelian bahan baku yang efektif guna mencapai penyerahan bahan baku yang tepat waktu dan dengan adanya sistem pengendalian intern pembelian bahan baku juga akan menunjang keefektifan pembelian bahan baku.
Untuk membahas masalah ini penulis tertarik untuk menyusun skripsi ini dengan judul:
Universitas Kristen Maranatha 4
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang penelitian tersebut di atas, penulis mengidentifikasi masalah sebagai berikut:
1. Apakah fungsi sistem informasi akuntansi yang dilaksanakan telah memadai.
2. Apakah pengendalian intern aktivitas pembelian bahan baku telah efektif. 3. Bagaimana peranan sistem informasi akuntansi terhadap pengendalian
intern aktivitas pembelian bahan baku dalam mencapai penyerahan bahan baku yang tepat waktu.
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian
Maksud dari penelitian ini adalah untuk memperoleh data tentang peranan sistem informasi akuntansi terhadap pengendalian intern aktivitas pembelian bahan baku guna mencapai penyerahan bahan baku yang tepat waktu. Sedangkan tujuan penulis melakukan penelitian adalah untuk:
1. Untuk mengetahui kememadaian fungsi sistem informasi akuntansi yang diterapkan oleh PT. X.
2. Untuk mengetahui dan menganalisa keefektifan pengendalian intern aktivitas pembelian bahan baku yang dilaksanakan oleh PT. X.
Universitas Kristen Maranatha 5
1.4 Kegunaan Penelitian
1. Bagi penulis
Hasil penelitian ini akan memberikan wawasan pengetahuan tentang masalah yang diteliti, sehingga dapat diperoleh gambaran yang jelas mengenai peranan sistem informasi akuntansi terhadap pengendalian intern aktivitas pembelian bahan baku guna mencapai penyerahan bahan baku yang tepat waktu, baik secara teori maupun praktik.
2. Bagi perusahaan
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran dan memberikan masukan kepada pihak manajemen dalam rangka perbaikan dan pengembangan dari praktik-praktik yang sudah dianggap memadai.
3. Bagi pihak-pihak lain yang memerlukan
Universitas Kristen Maranatha 81
BAB V
SIMPULAN DAN SARAN
5.1 Simpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pengamatan yang diperoleh dari PT. X, selama mengadakan penelitian serta pembahasan yang telah dilakukan dengan dilandasi teori-teori yang relevan dengan masalah yang dibahas, maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Bahwa secara umum, PT. X telah memiliki struktur organisasi yang cukup baik, dimana dalam struktur organisasi tersebut, telah digambarkan secara jelas hubungan antara tiap bagian, tanggung jawab tiap bagian, wewenang dari tiap bagian, dan pelaporan yang dilakukan oleh setiap bagian dalam menyelesaikan tugasnya masing-masing di perusahaan.
2. Adanya sistem informasi akuntansi pembelian yang memadai, yang mendukung efektivitas dan efisiensi pembelian bahan baku, hal ini dapat dilihat dari:
a. Adanya suatu kebijakan-kebijakan mengenai pembelian bahan baku yang telah diatur sedemikian rupa, sehingga jelas wewenang dari setiap bagiannya, yang mana hal ini akan mempermudah dalam pelaksanaan pengendalian terhadap pembelian bahan baku yang dilakukan oleh perusahaan.
Universitas Kristen Maranatha 82
pembelian bahan baku yang dilakukan perusahaan sehingga penyerahaan bahan baku akan tepat waktu dan tidak menghambat waktu produksi.
c. Adanya pemisahan tugas yang memadai antara fungsi pembelian dengan fungsi penerimaan barang dan fungsi pembelian dengan fungsi akuntansi. d. Penggunaan dokumen dan catatan akuntansi dalam usaha membantu
pelaksanaan prosedur pembelian yang telah ditetapkan perusahaan. e. Adanya otorisasi atas transaksi dan aktivitas pembelian bahan baku.
3. Peranan sistem informasi akuntansi sangat berperan penting dalam pengendalian pembelian bahan baku, dimana PT. X memiliki prosedur-prosedur yang memadai seperti yang telah dibahas diatas. Dengan adanya sistem akuntansi dalam pengendalian pembelian bahan baku, jadwal produksi tidak terlambat dan selalu tepat waktu, karena penyerahan bahan baku yang tepat pada waktunya.
Selain point-point diatas, penulis juga menyimpulkan adanya beberapa kelemahan yaitu sebagai berikut:
1. PT. X tidak membuat laporan kinerja pemasok yang dapat diandalkan untuk mengevaluasi kinerja pemasok secara berkala.
2. Penggunaan dokumen memo internal sebagai pengganti rangkapan purchase order yang diberikan oleh bagian pembelian pada bagian penerimaan barang.
Universitas Kristen Maranatha 83
3. Tidak adanya dokumen packing slip dari bagian penerimaan barang ke gudang, sehingga bagian gudang tidak dapat memeriksa kembali jumlah barang yang masuk.
4. Tidak adanya bagian khusus keuangan yang benar-benar menangani masalah keuangan. PT. X merangkapkan fungsi akuntansi sebagai fungsi keuangan juga.
5.2 Saran
Saran yang dapat penulis ajukan sebagai bahan pertimbangan untuk usaha perbaikan dan pengembangan perusahaan, setelah melakukan penelitian di PT. X adalah sebagai berikut:
1. PT. X sebaiknya membuat laporan kinerja pemasok agar kinerja pemasok dapat dievaluasi secara periodik sehingga perusahaan dapat memastikan bahwa pemasok-pemasok yang bekerja sama dengan perusahaan dapat diandalkan.
2. Sebaiknya bagian penerimaan barang menerima rangkapan purchase order dari bagian pembelian, karena dokumen purchase order telah dibuat dan diperiksa dengan teliti serta diotorisasi oleh pihak yang berwenang. Penggunaan memo internal sebagai pengganti rangkap purchase order dari bagian pembelian pada bagian penerimaan barang sebaiknya ditiadakan. 3. PT. X membuat dokumen packing slip pada saat barang akan dikirim ke
Universitas Kristen Maranatha 84
Universitas Kristen Maranatha 85
DAFTAR PUSTAKA
Arens, Alvin A, Randal J.Elder, dan Mark S.Beasley. (2005). Auditing and Assurance Services. New Jersey:Prentice Hall, Inc
Basalamah, Aries S.M. (2008). Auditing PDE Dengan Standar IAI. Depok Timur. Penerbit Usaha Kami
Bloomberg, David J., Stephen Lemay, Joe B. Hanna. (2002). Logistic. United States of America: Prentice – Hall, Inc
Don. R Hansen, Maryanne M. Mowen. (2005). Edisi 8. Akuntansi Manajemen. Jakarta:Salemba Empat
George, H. Bodnar., William S. Hopwood. (2006). Edisi 8. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta:Salemba Empat
Ikatan Akuntan Indonesia. (2001). Standar Profesional Akuntan Publik. Yogyakarta. Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi:YPKN
Leenders, Michiel R, Harold E.Fearon, Anna E.Flynn, P. Fraser Johnson, Ph.D. (2002). Twelfth Edition. Purchasing and Supply Management. New York:The Mc.Grow – Hill Companies, Inc
Mulyadi. (2008). Cetakan Keenam. Sistem Akuntansi. Jakarta:Salemba Empat Romney, M.B, and Paul John Steinbart. (2008). Edisi 11. Accounting Information Systems. New Jersey:Prentice Hall, Inc
Stevenson, William J. (2005). Operations Management. United States of America:McGraw – Hill
Sunarto. (2003). Cetakan Kesatu. Auditing. Yogyakarta:Penerbit Panduan
Wilkinson, Joseph W., and Michael J. Cerullo. (2004). Accounting Information System Essentials. United States of America: John Wiley & Sons, Inc
