ANALISIS DAN EVALUASI
Analisis dapat diartikan sebagai uraian terhadap sejumlah data atau fakta yang diperoleh dari penelitian, untuk mengetahui keadaan sebenarnya dan melakukan perbandingan dengan teori. Sedangkan evaluasi dapat diartikan sebagai suatu penilaian terhadap suatu data atau fakta berdasarkan analisis yang dilakukan sebelumnya.
Sebagaimana diuraikan pada Bab sebelumnya, maka tujuan dari analisis dan evaluasi ini adalah untuk mengetahui bagaimana unit kerja BPC Medan menerapkan administrasi perkantoran di PT Bank Mandiri (Persero) Tbk Medan.
Pada umumnya kegiatan administrasi dimulai dari surat-surat yang masuk kemudian diproses dengan penerimaan, pencatatan pengaruh dan penerusan kemudian surat keluar sampai dengan kearsipan. Pada unit kerja BPC Medan PT Bank Mandiri (Persero) Tbk Medan sendiri proses kegiatan administrasi perkantorannya sudah diatur dengan sangat baik. Administrasi perkantoran sangatlah berpengaruh pada kelangsungan hidup perusahaan. Dengan prosedur administrasi yang baik , maka
kegiatan administrasi perusahaan akan berjalan dengan lancar sehingga dapat terwujud efisiensi dan efektifitas kerja perusahaan yang bersangkutan.
A. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan hubungan formal dan informal antar anggota suatu organisasi . Struktur organisasi merinci pembagian aktivitas kerja dan hubungan antara aktivitas satu dengan yang lainnya, dalam rangka untuk memberikan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang seimbang, sehingga tugas yang diberikan dapat dikerjakan secara efisien, sitematika dan terkoordinir. Struktur organisasi yang ada pada perusahaan adalah merupakan penyusunan kegiatan struktur organisasi yang akan terus berkembang. Sesuai dengan perkembangan kegiatan serta tujuan perusahaan.
Bank Mandiri maupun unit kerjanya BPC Medan merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa atau pelayanan yang memiliki struktur organisasi garis dan staf. Struktur ini hampir sama dengan struktur garis, dengan satu dimensi tambahan berupa aktivitas struktur garis dengan memfasilitasi pencapaian tujuan utama organisasi. Adapun karekteristik wewenang langsung maupun aktivitas yang secara langsung berhubungan dengan pencapaian tujuan utama perusahaan dari struktur garis masih ada. Yang menjadi perbedaan utama adalah aktivitas garis berperan langsung, sementara aktivitas staf tidak dapat berperan langsung dalam pengambilan keputusan. Keberadaan mereka dibutuhkan sebagai supporting staff bagi manajer yang bertanggung jawab mengelola departemen yang dipimpinnya.
Unit kerja BPC Medan PT Bank Mandir (Persero) Tbk., sejak perusahaan mulai berdiri sampai sekarang telah beberapa mengalami perubahan. Hal ini bertujuan
agar sesuai dengan tuntutan dan perkembangan dari kegiatan-kegiatan yang semakin banyak dan kompleks.
Dari hasil penelitian, maka dapat dievaluasi bahwa yang menjadi kekurangan struktur organisasi garis dan staf ini adalah : konflik antara karyawan sering menjadi masalah. Misalnya, antar sesama karyawan sering kali terjadi perbedaan pendapat..Adapun kelebihan utama dari struktur ini adalah posisi garis terbebas dari aktivitas khusus yang diberikan kepada karyawan staf. Jadi manajer pada posisi garis mempunyai waktu lebih untuk melakukan aktivitas yang berperan secara langsung pada pencapaian tujuan utama perusahaan. Manfaat lainnya adalah fleksibilitas dari personel staf yang memudahkan mereka untuk meleksanakan dan menyelesaikan proyek baru dengan jumlah waktu yang minimum. Sehingga kegiatan dapat berjalan dengan efisien dan efektif.
B. Kegiatan administrasi Perkantoran
Berdasarkan hasil penelitian penulis, maka dapat dianalisis dan dievaluasi bahwa kegiatan administrasi perkantorana pada perusahaan sudah berjalan sesuai prosedur administrasi perkantoran , sehingga kegiatannya berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam perusahaan. Hal ini terlihat seperti prosedur surat menyurat yang ditangani dengan sangat luwes dan telah direncanakan dengan baik sebelumnya, surat-surat yang masuk dan surat yang keluar, dihimpun, dicatat, dikelola, digandakan, dikirim dan disimpan dengan baik sesuai dengan prosedur yang ada.
Setiap surat yang berupa mail maupun SWIFT yang berbentuk dokumen L/C luar negeri atau SKBDN diterima oleh perusahaan dicatat (registrasi) dibuku penerimaan dokumen oleh petugas Sekretariat Unit lalu diserahkan kepada Export
Officer yang kemudian didistribusikan kepada masing-masing Clerk untuk diproses. Bila sudah selesai diproses, dokumen kembali diserahkan kepada Export Officer untuk diperiksa dan diverifikasi, lalu dokumen tersebut diserahkan kepada Section Head untuk direlease (diotorisasi secara sistem komputer) sesuai wewenang Section Head dan apabila melampaui wewenang diserahkan ke BPC Manager. Selanjutnya diserahkan kepada Clerk untuk diproses kembali.
C. Peralatan kantor
Pada umumnya setiap Bank memiliki peralatan kantor yang sudah canggih. Hal ini bertujuan agar pekerjaan yang dikerjakan dapat lebih cepat dan lebih mudah. Pada Bank Mandiri (Persero) Tbk Medan peralatan kantornya sudah dapat menjamin perkerjaan yang terjadi dengan efisien dan efektif. Peralalatan kantor tersebut berupa mesin ketik, komputer, Mesin SWIFT, Mesin photocopy, Printer, Mesin Faximile,
Filling Cabinet (lemari arsip), Telepon, Internal phone (IP), Scanner, Berkas kotak
(Box file), File yang dapat dilihat, Meja, Kursi, Kalkulator.
Terlebih lagi Bank tersebut telah memiliki mesin SWIFT yang berfungsi untuk menerima L/C nasabah dan mengirim korespondensi (komunikasi) dengan pihak- pihak Bank dalam dan luar negeri yang khusus menyangkut komunikasi financial yang berasal dari transaksi ekspor nasabah. Kode SWIFT nya dikenal dengan BEIIIDJA yang dapat diketahui disetiap surat yang ada di perusahaan. Berdasarkan analisis penulis tidak semua Bank di Indonesia memiliki mesin SWIFT ini, oleh sebab itu terkadang Bank-Bank lain di Indonesia menggunakan jasa Bank Mandiri dalam melakukan transaksi Ekspor dan Impor melalui L/C dan dokumen pendukung lainnya. Oleh karena itu peralatan Bank Mandiri sudah sangat lengkap dan canggih serta sangat memuaskan, sehingga pekerjaannya pun dapat dijalankan dengan lancar.
D. Peranan Administrasi Perkantoran
Peranan administrasi sangat diperlukan oleh perusahaan karena dapat memberikan data yang diperlukan oleh pimpinan perusahaan dan mempermudah pimpinan dalam mengambil keputusan untuk pelaksanaan selanjutnya.
Berdasarkan hasil pegamatan yang penulis lakukan ketika mengadakan riset maupun praktek kerja lapangan atau magang, penulis dapat menyatakan bahwa peranan administrasi perkantoran sebagai berikut :
9. Menyediakan keterangan-keterangan/pelaporan yang diperlukan bagi pihak pengurus dan pimpinan dalam proses pembuatan keputusan. Dengan begitu pimpinan dapat dengan mudah memperoleh informasi atau data dan memudahkan pimpinan dalam pengambilan keputusan.
10.Mampu menetapkan dan menyatakan maksud dan tujuan atau sasaran organisasi. Dapat dinilai melalui hasil riset, peranan ini dapat membantu dalam menyatakan maksud dan tujuan perusahaan sebagaimana yang telah ditetapkan bahwa maksud dan tujuan unit kerja BPC Medan adalah untuk memberikan pelayan kepada nasabah.
11.Membantu kelancaran perkembangan kantor sebagai suatu kesatuan. Hal ini tentunya dapat membantu unit kerja BPC Medan dalam menjalankan fungsinya sebagai salah satu unit kerja Bank Mandiri yang memproses transaksi trade service, dalam rangka peningkatan pelayanan terhadap nasabah Bank Mandiri yang meliputi transaksi ekspor dan impor Letter of Credit (L/C Ekspor dan Impor) dan Surat Kredit Berdokumen Dalam Negeri (SKBDN) dari beberapa member Unit Business yang berada di wilayah kerjanya.
12.Menyediakan kelengkapan untuk kepanitiaan dan pertemuan yang diperlukan bagi kegiatannya agar tercapai koordinasi yang baik antara para karyawan baik yang tinggi maupun yang rendah tahap fungsionalnya.
13.Menetapkan rencana yang luas bagi organisasi. Peranan ini terlihat dari adanya fungsi planning yang berperan dalam unit kerja BPC Medan yakni adanya rencana untuk tetap menjadi unit kerja yang terbai dan terus berkembang.
14.Melatih dan menyusun staf pelaksanaan sebagaimana yang telah ditetapkan dalam pembuatan rencana. Dalam unit kerja BPC Medan peranan ini telah dapat meningkatkan kinerja para karyawannya, yakni ditandai dengan adanya pelatihan dan pengembangan karyawan yang diadakan setiap tahun sekali.
15.Mengadakan evaluasi yang teliti terhadap keseluruhan hasil dalam hubungannya dengan tujuan yang nyata. Berdasarkan data yang diperoleh dari hasil riset maupun praktek kerja lapangan maka manajer BPC dapat mengevaluasi setiap kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada unit kerja BPC Medan disetiap minggunya melalui kegiatan yang dikenal coffe morning, dimana setiap karyawannya memiliki agenda kerja yang akan dievaluasi oleh pimpinan BPC.
16.Melihat kedepan dan meramalkan dengan baik mengenai tujuan organisasi maupun cara dan saran untuk merealisasikannya. Peranan ini bertujuan bagi perusahaan dalam berkembang dan maju dibandingkan Bank lainnya, dalam hal ini perusahaan telah menjalankan fungsi manajemen yakni fungsi planning, organizing, leading, dan controling dengan baik dan sesuai denagan prosedur yang ada dalam perusahaan
Ruangan unit kerja BPC Medan merupakan jenis tata ruang gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, terbuka dan berhias. Dalam manajemen perkantoran bentuk tata ruang kantor gabungan ini dapat mencegah atau mengurangi kerugian yang ditimbulkan dari salah satu jenis tata ruang tersebut. Sehingga dapat dikatakan tata ruang tersebut merupakan tata ruang yang sangat baik dalam meningkatkan produktifitas kerja karyawan Unit Kerja BPC Medan PT Bank Mandiri (Persero) Tbk Medan.
F. Tata Kearsipan Kantor
Tata kearsipan pada unit kerja BPC Medan merupakan sistem kearsipan yang sudah cukup baik dalam penyusunan dokumen-dokumennya, unit ini menggunakan sistem alfabet, berdasarkan nama nasabah PT. Bank Mandiri (Persero) Tbk, sehingga mudah mencari dan mendapatkan informasi atau data yang diperlukan pada waktu tertentu. Filling cabinetnya telah ditata dengan baik dan sesuai dengan prosedur administrasi yang telah ditentukan oleh perusahaan.