UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM DIPLOMA III MEDAN
PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN PADA UNIT KERJA BILLS PROCESSING CENTER PT BANK MANDIRI (PERSERO) Tbk MEDAN
PROPOSAL SKRIPSI MINOR
OLEH:
RIZKHA AFRIANI 052103018
D-III KESEKRETARIATAN
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan
Pendidikan Pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara
Medan
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR GAMBAR ... vi
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1
B. Perumusan Masalah ... 2
C. Tujuan dan Manfaat penelitian ... 3
D. Metode Penelitian ... 4
1. Lokasi Penelitian ... 4
2. Sumber data ... 4
3. Teknik Pengumpulan data ... 5
4. Metode Analisis ... 5
... BAB II TINJAUAN UMUM TENTANG ADMINISTRASI PERKANTORAN PADA PT BANK MANDIRI (PERSERO) Tbk MEDAN UNIT KERJA BPC MEDAN A. Profil Perusahaan ... 6
1. Sejarah Perusahaan ... 6
2. Struktur Organisasi Perusahaan ... 12
3. Visi dan Misi Perusahaan... 22
4. Nilai – Nilai Budaya Perusahaan ... 22
C. Fungsi Administrasi Perkantoran Pada Unit Kerja BPC
Medan PT Bank Mandiri (Persero) Tbk Medan ... 27
D. Peranan Administrasi Pada Unit Kerja BPC Medan PT Bank Mandiri (Persero) Tbk Medan ... 30
E. Kegiatan Administrasi Perkantoran Pada Unit Kerja BPC Medan PT Bank Mandiri (Persero) Tbk Medan ... 31
F. Peralatan dan Tata Ruang Kantor Pada Unit Kerja BPC Medan PT Bank Mandiri (Persero) Tbk Medan ... 48
1. Peralatan Kantor Pada Unit Kerja BPC Medan ... 48
2. Tata Ruang Kantor Pada Unit Kerja BPC Medan ... 50
BAB III ANALISIS DAN EVALUASI ... 55
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 63
B. Saran ... 64
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar
1. Gambar 2.1 Aliran dokumen-dokumen ekspor ... 36
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Setiap perusahaan yang didirikan baik itu yang bergerak dibidang jasa,
industri maupun dagang mempunyai tujuan utama yang ingin dicapai oleh perusahaan
antara lain untuk mendapatkan laba (profit) yang maksimal, mempertahankan
kelangsungan hidup perusahaan (survival) serta bertumbuh (growth).
Agar tujuan ini tercapai, maka setiap perusahaan harus mempunyai sistem dan
prosedur yang baik dalam mengelola dan mengawasi semua kegiatan yang ada di
perusahaan tersebut. Hal ini dipenuhi dengan pemanfaatan ilmu pengetahuan dan
teknologi canggih secara optimal serta administrasi yang dijalankan oleh setiap
perusahaan tersebut.
Administrasi merupakan hal yang penting dan utama dalam suatu perusahaan
karena administrasi menunjang tercapainya tujuan yang diharapkan sebelumnya.
Sebagai contoh suatu negara sangat memerlukan administrasi yang baik dan sempurna
karena hal tersebut dapat memberi sumbangan yang sangat berharga bagi
pembangunan.
Administrasi kantor yang direncanakan dengan cermat sesuai dengan
kebutuhannya, disusun dengan baik sehingga berjalan dengan lancar dan senantiasa
disempurnakan, mempunyai nilai yang penting bagi perusahaan. Administrasi kantor
yang baik akan memudahkan pelaksanaan pekerjaan pokok dalam mencapai tujuan
Pada perusahaan pemerintah maupun perusahaan swasta sering dijumpai
pelaksanaan pekerjaan yang kurang efektif dan efisien. Hal ini akibat administrasi
pada perusahaan tersebut kurang menjamin pencapaian sarana maupun prasarana atau
keseluruhan fasilitas yang bersangkutan dengan administrasi perkantoran.
Unit kerja Bills Processing Center (BPC) Medan di PT Bank Mandiri
(Persero) Tbk. Medan adalah unit kerja yang memproses transaksi trade service,
dalam rangka peningkatan pelayanan terhadap nasabah Bank Mandiri yang meliputi
transaksi ekspor Letter of Credit (L/C Ekspor) dan Surat Kredit Berdokumen Dalam
Negeri (SKBDN) dari beberapa member branch yang berada di wilayah
kerjanya.Untuk itu administrasi perkantoran harus senantiasa dipelajari sehingga
dapat selalu ditemukan cara-cara pelaksanaan yang lebih efisien dan sempurna.
Kemudian pelaksanaannya harus dibimbing dan diawasi sehingga dapat memberikan
bantuan yang efektif bagi terlaksananya tugas pekerjaan yang lainya.
Mengingat pentingnya peranan administrasi perkantoran bagi setiap
perusahaan, maka penulis memilih judul : “Peranan Administrasi Perkantoran
Pada Unit Kerja Bills Processing Center PT Bank Mandiri (Persero) Tbk. Medan”.
B. Perumusan Masalah
Masalah dapat diartikan sebagai adanya kesenjangan antara harapan dengan
kenyataan. Setiap perusahaan mempunyai masalah, masalah yang dihadapi oleh
perusahaan itu berbeda-beda satu sama lainnya, begitu juga pada unit kerja BPC PT.
Bank Mandiri (Persero) Tbk. Medan. Agar tidak menghambat kelancaran kegiatan
yang dilakukan suatu perusahaan dalam mencapai tujuan, maka perlu mencari
akan dibahas dalam paper ini adalah : “Apakah administrasi perkantoran pada unit
kerja Bills Processing Center PT. Bank Mandiri (Persero) Tbk Medan sudah efektif
dan efisien ?”
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui administrasi perkantoran dan
peranan adminstrasi perkantoran pada unit kerja Bills Processing Center PT.
Bank Mandiri (Persero) Tbk Medan sudah berjalan dengan efektif dan
efisien.
2. Manfaat Penelitian a. Bagi perusahaan
Yaitu sekiranya hasil penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan
masukan bagi perusahaan khususnya mengenai peranan administrsi
perkantoran pada PT Bank Mandiri (Persero) Tbk. Medan Unit kerja
BPC Medan.
b. Bagi penulis
Menambah wawasan dan pengetahuan dalam bidang administrasi
sehingga penulis dapat membandingkan teori-teori yang diterima pada PT
Bank Mandiri (Persero) Tbk. Medan Unit kerja BPC Medan.
c. Bagi pembaca
Penulis berharap hasil penelitian ini nantinya dapat bermanfaat bagi
D. Metode Penelitian
Metode penelitian yang digunakan dalam penyusunan paper ini adalah sebagai
berikut :
1. Lokasi Penelitian
Perusahaan yang menjadi lokasi penelitian penulis adalah PT Bank
Mandiri (Persero) Tbk. Medan Unit kerja BPC Medan yang terletak di
Jalan Imam Bonjol no. 7 Medan.
2. Sumber Data a. Data Primer
Data primer ialah data dan informasi yang diterima secara langsung dari
kantor atau perusahaan yang menjadi obyek penelitian melalui hasil
wawancara penulis. Data dan informasi yang diperoleh merupakan data
yang otentik guna bahan perbandingan dengan data dan informasi yang
diperoleh dari penelitian kepustakaan.
b. Data Sekunder
Data sekunder ialah data dan informasi yang diperoleh dengan tidak
langsung, yakni dengan melewati orang lain atau lewat dokumen yang
diperoleh dari perusahaan. Data ini merupakan data yang otentik yang
menjadi dasar analisis dan penelitian terhadap data dan informasi yang
diperoleh dari lapangan. Contohnya : sejarah singkat perusahaan dan
struktur organisasi perusahaan.
a. Wawancara (interview) yang dilakukan secara langsung kepada
pihak-pihak yang berkepentingan dalam perusahaan untuk mendapatkan
data–data primer.
b. Dokumentasi yang dilakukan untuk mendapatkan data-data sekunder
yang dimiliki perusahaan
4. Metode Analisis
Untuk memperoleh suatu kesimpulan yang baik perlu dilakukan
penganalisaan yang cepat dan akurat. Untuk itu dalam menganalisis
terhadap berbagai permasalahan yang dihadapi dapat dipakai metode
analisis seperti :
a. Metode Deskriptif
Yaitu metode yang dilakukan untuk memecahkan masalah yang terjadi
dengan jalan mengklasifikasikan data tersebut, sehingga dapat
memberikan gambaran yang lengkap mengenai perusahaan.
b. Metode Deduktif
Yaitu metode yang dilakukan dengan cara membandingkan data yang
ada di dalam perusahaan dengan teori-teori yang ada kemudian
mengambil kesimpulan dari perbandingan tersebut.
BAB II
TINJAUAN UMUM TENTANG ADMINISTRASI PERKANTORAN PADA PT. BANK MANDIRI (PERSERO) TBK MEDAN UNIT KERJA BPC MEDAN
A. Profil Perusahaan 1. Sejarah Perusahaan
Bank Mandiri berdiri pada tanggal 2 Oktober 1998, sebagai bagian dari
program restrukturisasi yang dilaksanakan pemerintah Indonesia. Pada masa
kepemimpinan B. J. Habibie sebagai Presiden dicetus gagasan penggabungan
beberapa Bank Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang terdiri dari Bank Negara
Indonesia, Bank Bumi Daya, Bank Dagang Negara, Bank Ekspor Impor Indonesia,
Bank Pembangunan Indonesia, Bank Rakyat Indonesia dan Bank Tabungan Negara.
Dari ketujuh Bank tersebut, diantaranya ada empat Bank yang memiliki sejarah yang
dapat ditelusuri lebih dari 140 tahun yang lalu. Keempat Bank tersebut telah turut
membentuk riwayat perkembangan dunia perbankan di Indonesia.
Bank Dagang Negara merupakan salah satu Bank tertua di Indonesia.
Sebelumnya Bank Dagang Negara dikenal sebagai Nederlandsch Indische Escompto
Maatschappij yang didirikan di Batavia (Jakarta) pada tahun 1857. Pada tahun 1949
namanya berubah menjadi EscomptoBank NV. Selanjutnya, pada tahun 1960
EscomptoBank dinasionalisasi dan berubah nama menjadi Bank Dagang Negara,
Bank Bumi Daya didirikan melalui suatu proses panjang yang bermula dari
nasionalisasi sebuah perusahaan Belanda De Nationale HandelsBank NV, menjadi
Bank Umum Negara pada tahun 1959. Pada tahun 1964, Chartered Bank (sebelumnya
adalah Bank milik Inggris) juga dinasionalisasi, dan Bank Umum Negara diberi hak
untuk melanjutkan operasi Bank tersebut. Pada tahun 1965, Bank umum negara
digabungkan ke dalam Bank Negara Indonesia dan berganti nama menjadi Bank
Negara Indonesia Unit IV beralih menjadi Bank Bumi Daya.
Sejarah Bank Ekspor Impor Indonesia (Bank Exim) berawal dari perusahaan
dagang Belanda N.V.Nederlansche Handels Maatschappij yang didirikan pada tahun
1842 dan mengembangkan kegiatannya di sektor perBankan pada tahun 1870.
Pemerintah Indonesia menasionalisasi perusahaan ini pada tahun 1960, dan
selanjutnya pada tahun 1965 perusahan ini digabung dengan Bank Negara Indonesia
menjadi Bank Negara Indonesia Unit II. Pada tahun 1968 Bank Negara Indonsia Unit
II dipecah menjadi dua unit, salah satunya adalah Bank Negara Indonesia Unit II
Divisi Expor – Impor, yang akhirnya menjadi BankExim, Bank Pemerintah yang
membiayai kegiatan ekspor dan impor.
Bank Pembangunan Indonesia (Bapindo) berawal dari Bank Industri Negara
(BIN), sebuah Bank Industri yang didirikan pada tahun1951. Misi Bank Industri
Negara adalah mendukung pengembangan sektor – sektor ekonomi tertentu,
khususnya perkebunan, industri, dan pertambangan. Bapindo dibentuk sebagai Bank
milik negara pada tahun 1960 dan BIN kemudian digabung dengan Bank Bapindo.
Pada tahun 1970, Bapindo ditugaskan untuk membantu pembangunan nasional
melalui pembiayaan jangka menengah dan jangka panjang pada sektor manufaktur,
Oleh karena dirasakan Bank tersebut terlalu banyak sehingga perlu
digabungkan untuk menjadi sebuah Bank yang besar untuk mengejar syarat skala
yang dibutuhkan oleh perBankan global. Untuk itu, diusulkan agar empat Bank dari
tujuh Bank BUMN yang ada yakni, Bank Dagang Negara, Bank Ekspor Impor
Indonesia, Bank Pembangunan Indonesia dan Bank Bumi Daya digabung menjadi
sebuah Bank yang diharapkan nantinya dapat menjadi Bank terbesar di Asia Selatan,
serta menjadi Bank komersial yang kuat dan mandiri. Sehingga, keempat Bank
BUMN yang digabungkan menjadi satu Bank tersebut dinamakan PT. Bank Mandiri
(Persero) Tbk.
Pada bulan Juli 1999 penggabungan keempat Bank BUMN tersebut disahkan
secara hukum. Seiring berjalannya waktu Bank mandiri terus tumbuh dan
berkembang sehingga Bank Mandiri kemudian menjadi perseroan terbuka (Go Public)
pada tahun 2003 untuk menjadi Universal Banking. Selanjutnya sejak tahun 2005,
Bank Mandiri mempunyai 3 tahapan transformasi yang dikenal dengan :
1. Tahapan back on track merupakan tahapan yang mencakup pembenahan budaya
perusahaan, pengelolaan kredit bermasalah, organisasi, SDM dan proses kerja
lainnya.
2. Tahapan outperform the market merupakan tahapan yang penuh tantangan,
dimana akhir tahun 2010 Bank Mandiri dituntut untuk bermain lebih lincah,
tumbuh berkembang lebih agresif dan sehat.
3. Tahapan Shaping the end game yaitu : tahapan dimana Bank mandiri diharapkan
mampu menuju Visi Regional Champion Bank.
Hasil dari keseluruhan tahapan tersebut adalah transformasi yang berhasil
dalam hal kultur, prilaku, produktifitas, daya saing dan tentunya pencapaian yang
organisasi, SDM dan proses kerja lainnya. Tanpa perubahan yang mendasar dan
dukungan dari semua insan Bank Mandiri, pencapaian tahapan ini tidak mungkin
terjadi.
Pada tahapan back on track yang berakhir pada tahun 2007 ini telah dilalui
Bank Mandiri dengan sukses, laba bersih sudah secara kontinyu meningkat secara
signifikan, cost efficiency ratio juga membaik secara tajam, secara implementasi
Good Corporate Gavernance di Bank Mandiri telah mendapatkan pengakuan melalui
award dari majalah Asiamoney dan Bank of the year 2007 for Indonesia dari The
Banker Magazine, London. Untuk itu dalam mewujudkan visi menjadi pemain di
tingkat regional yang didukung standar operasi dan standar layanan perusahaan
dengan kualitas internasional, Bank mandiri melakukan transformasi logo sebagai
bagian dari proses brand transformasion perusahaan , karena panampilan ini
merupakan bagian yang tak terpisahkan dari transformasi secara keseluruhan.
Transformasi logo telah dipersiapkan dengan matang untuk melengkapi proses
transformasi yang telah berhasil selama ini, dan akan dilakukan secara bertahap,
efektif dan efisien. Pergantian segala perlengkapan atau peralatan yang ada dilakukan
secara gradual dan tidak terburu-buru sesuai dengan masa habis pakainya. Hal ini
dimaksudkan agar biaya yang dikeluarkan tidak mubazir dan dapat dialokasikan
sebaik-baiknya untuk kepentingan bersama. Semua proses akan dilakukan sesuai
dengan kondisi perusahaan dan kebutuhan pasar serta mengacu pada internasional
Best Pracrice dan prinsip Good Corporate Governance.
Kini, Bank Mandiri menjadi penerus suatu tradisi layanan jasa perbankan dan
keuangan yang telah berpengalaman selama lebih dari 140 tahun. Masing-masing dari
ketujuh Bank bergabung memainkan peranan yang penting dalam pembangunan
Arti Logo Baru Bank Mandiri
Perubahan logo Bank Mandiri tidak mengubah Legal Name (PT Bank Mandiri
(Persero) Tbk.), dan Nick Name (Bank Mandiri).
Logo baru Bank Mandiri (tanpa kata bank) dengan kebijakan Bank Indonesia ke
depan akan mengizinkan bank untuk menjual produk-produk non-bank seperti
Reksadana, Bank Insurance dan lain-lain, serta sejalan dengan rencana Bank Mandiri
memiliki anak perusahaan non-bank.
Bentuk logo dengan huruf kecil melambangkan sikap ramah dan rendah hati
Ramah terhadap semua segmen bisnis yang dimasuki, menunjukkan keinginan yang
besar untuk melayani dengan rendah hati (Customer Focus).
Warna huruf biru tua
• Biru melambangkan rasa nyaman, tenang, menyejukkan, warna ini umumnya
• Warisan luhur, stabilitas (Command, memimpin) dan serius (Respect) serta tahan
uji (Reliable)
• Dasar pondasi yang kuat, berhubungan dengan kesetiaan, hal yang dapat
dipercaya, kehormatan yang tinggi (Trust, Integrity)
• Simbol dari spesialis (Professionalism)
Bentuk gelombang emas cair sebagai symbol kekayaan finansial di Asia
Lengkungan emas sebagai metamorphosa dari sifat agile, progresif, pandangan ke
depan, fleksibilitas serta ketangguhan atas segala kemungkinan yang akan datang.
Warna kuning emas (kuning ke arah orange)
• Warna logam mulia (emas) menunjukkan keagungan, kemuliaan, kemakmuran
dan kekayaan
• Menjadikan kita merasa tajam perhatiannya (warna yang menarik perhatian
orang), aktif, kreatif dan meriah, warna spiritual dan melambangkan hal yang luar
biasa
• Warna ini juga ramah, menyenagkan dan nyaman
• Warna ini diterima sebagai warna riang, membuat perasaan Anda lebih baik di
masa depan, cemerlang dan menyala-nyala.
2. Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi merupakan hubungan formal dan informal antar anggota
suatu organisasi (Sukoco, 2006:17). Dalam rangka untuk memberikan pendelegasian
wewenang dan tanggung jawab yang seimbang, maka perlu dibentuk struktur
organisasi yang baik, sehingga tugas yang diberikan dapat dikerjakan secara efisien,
Bank Mandiri merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa atau
pelayanan yang memiliki struktur organisasi garis dan staf. Struktur ini hampir sama
dengan struktur garis, dengan satu dimensi tambahan berupa aktivitas struktur garis
dengan memfasilitasi pencapaian tujuan utama organisasi. Adapun karekteristik
wewenang langsung maupun aktivitas yang secara langsung berhubungan dengan
pencapaian tujuan utama perusahaan dari struktur garis masih ada. Yang menjadi
perbedaan utama adalah aktivitas garis berperan langsung, sementara aktivitas staf
tidak dapat berperan langsung dalam pengambilan keputusan. Keberadaan mereka
dibutuhkan sebagai supporting staff bagi manajer yang bertanggung jawab mengelola
departemen yang dipimpinnya. .Adapun struktur organisasi PT Bank Mandiri
(Persero) Tbk telah disajikan di sini.
Begitu juga pada struktur organisasi unit kerja Bills Processing Center (BPC)
Medan PT Bank Mandiri (Persero) Tbk Medan, struktur organisasinya berbentuk
garis dan staf. Berikut ini, penulis sajikan struktur organisasi unit kerja BPC Medan
beserta tugas dan tanggung jawab masing - masing karyawannya :
Sumber : Unit kerja BPC Medan tahun 2008
Tugas dan tanggung jawab masing-masing karyawan unit kerja BPC Medan, yaitu :
BPC MANAGER
a. Melakukan pengawasan dan mengembangkan kegiatan serta mendayagunakan
sarana organisasi Bills Processing Center dan Melakukan koordinasi dan menjalin
hubungan yang harmonis dengan unit kerja terkait dalam penanganan transaksi
trade services. Serta melakukan kerjasama dan membina hubungan yang baik
dengan bank-bank koresponden agar penyelesaian transaksi ekspor dan impor
dapat berjalan lancar.
b. Meyakini kualitas pelayanan di bidang trade services telah dijalankan sesuai
prosedur.
c. Menyelesaikan permasalahan yang timbul dengan bank-bank koresponden
berkenaan dengan kegiatan trade services.
d. Memastikan proses transaksi trade services di BPC telah dikerjakan dengan
akurat, tepat waktu dan efisien, memastikan negosiasi dokumen ekspor atas
permintaan dari cabang atau bisnis unit terkait sesuai dengan ketentuan.
Memastikan seluruh laporan, baik untuk kepentingan intern maupun ekstern telah
dilakukan dengan tertib dan tepat waktu dan memastikan bahwa semua sasaran
kerja departemen telah diintegrasikan ke dalam strategi bank.
e. Menindaklanjuti hasil audit bidang trade services dan melaksanakan tindakan
perbaikan yang diperlukan.
f. Melakukan upaya-upaya meningkatkan produktivitas dan meminimalisir biaya per
g. Memonitori trade line yang telah diberikan oleh bisnis unit atau cabang dalam
pelaksanaan negosiasi atau diskonto.
h. Mengelola Management Information System (MIS) transaksi trade service.
i. Mensupervisi dan mengkoordinasikan pelaksanaan tugas Trade Customer
Services (termasuk yang ditempatkan di cabang-cabang).
j. Mengevaluasi dan mengembangkan langkah-langkah kerja operasional
departemen yang lebih efektif dan efisien.
k. Meyakini bahwa Service Level Agreement (SLA) telah dapat dicapai.
SECTION HEAD EKSPOR
a. Melakukan pengawasan dan mengembangkan kegiatan serta mendayagunakan
sarana organisasi Bills Processing Center.
b. Memelihara ketertiban dan kelancaran kegiatan ekspor, khususnya advising L/C
dan SKBDN, dan administrasi pembayaran ekspor serta checking document.
c. Meyakini kualitas pelayanan di bidang tarde services (advis L/C dan SKBDN,
pengkreditan cabang dan monitoring jatuh tempo wesel berjangka) dan checking
document telah dijalankan sesuai prosedur.
d. Menyelesaikan masalah yang timbul dengan bank-bank koresponden, nasabah dan
Bisnis Unit berkenaan dengan kegiatan advising, pengkreditan dan monitoring
maturity profile serta kegiatan pengecekan dokumen ekspor atau SKBDN.
e. Memastikan bahwa pengecekan transaksi advising, pengkreditan dan monitoring
maturity profile dan kesesuaian dokumen ekspor atau SKBDN di BPC
dilaksanakan secara akurat dan tepat waktu.
f. Memastikan otentikasi L/C ekspor maupun perubahannya dilakukan sesuai
g. Memastikan advis L/C atau perubahannya ke nasabah melalui member business
unit atau pihak ketiga lainnya dilaksanakan sesuai ketentuan.
h. Memastikan pelaksanaan pengkreditan rekening Kantor Pusat dan rekening nostro
atau hasil ekspor sesuai ketentuan.
i. Memastikan pelaksanaan perhitungan ke member business unit atas pendebetan
rekening Kantor Pusat berkaitan dengan transaksi ekspor sesuai dengan ketentuan.
j. Melaksanakan MIS advising, pengkreditan dan monitoring maturity profile.
k. Memastikan pelaksanaan penerimaan, penelitian asli dokumen ekspor atau
SKBDN maupun dalan bentuk imaging documents sesuai ketentuan.
l. Memastikan pelaksanaan proses negosiasi/akseptasi/diskonto/rediskonto wesel
ekspor atau SKBDN sesuai ketentuan.
m. Memastikan pelaksanaan pembebanan biaya-biaya berkaitan dengan transaksi
ekspor termasuk regress negosiasi atau diskonto sesuai ketentuan.
n. Memonitor penyelesaian transaksi ekspor dan SKBDN.
o. Memonitor outstanding transaksi ekspor dan SKBDN.
p. Melaksanakan MIS transaksi ekspor dan SKBDN yang telah ditetapkan.
q. Meyakinkan bahwa Service Level Agreement (SLA) yang telah disepakati telah
dijalankan dengan baik.
r. Membuat laporan produktivitas.
s. Menindaklanjuti hasil temuan audit.
t. Melaksanakan fungsi control terhadap pelaksanaan kerja yang benar, akurat dan
efisien.
a. Memelihara ketertiban dan kelancaran kegiatan ekspor, advising L/C dan
SKBDN, maturity profile ekspor dan administrasi pembayaran ekspor serta
checking document.
b. Meyakini kualitas pelayanan di bidang trade sevices (advis L/C dan SKBDN,
pengkreditan cabang dan monitoring jatuh tempo wesel berjangka) dan
pengecekan dokumen telah dijalankan sesuai prosedur atau ketentuan.
c. Melakukan koordinasi dan menjalin hubungan yang harmonis dengan unit kerja
terkait dalam penanganan transaksi advising, pengkreditan dan monitoring
maturity profile serta pengecekan dokumen ekspor dan SKBDN.
d. Menyelesaikan permasalahan yang timbul dengan bank-bank koresponden,
nasabah dan Bisnis Unit berkenaan dengan kegiatan advising, pengkreditan dan
monitoring maturity profile serta kegiatan pengecekan dokumen ekspor atau
SKBDN dan menyelesaikan permasalahan yang timbul dengan bank-bank
koresponden, nasabah dan Bisnis Unit berkenaan dengan melakukan pengecekan
kesesuaian dokumen ekspor atau SKBDN dengan L/C atau SKBDN di BPC
secara akurat dan tepat waktu.
e. Melakukan pengecekan transaksi advising, pengkreditan dan monitoring maturity
profile di BPC secara akurat dan tepat.
f. Memastikan pelaksanaan pengkreditan rekening Kantor Pusat dan rekening nostro
atas hasil ekspor serta pengkreditan rekening nasabah atau rekening Kantor Pusat
terhadap hasil negosiasi atau diskonto wesel ekspor atau SKBDN, pelaksanaan
perhitungan ke member business unit atas pendebetan rekening Kantor Pusat
berkaitan dengan transaksi ekspor sesuai ketentuan, pelaksanaan proses
ketentuan dan pelaksanaan pembebanan biaya-biaya berkaitan dengan transaksi
ekspor termasuk regress negosiasi atau diskonto.
g. Memonitor penyelesaian transaksi ekspor dan SKBDN dan outstanding transaksi
ekspor dan SKBDN.
Payment & Monitoring
a. Memastikan pelaksanaan administrasi transaksi ekspor atau SKBDN, khususnya
payment dan monitoring sesuai ketentuan. Memastikan pelaksanaan proses
transakasi pengkreditan dan monitoring maturity profile di BPC secara akurat dan
tepat waktu, memastikan pelaksanaan pengkreditan rekening nasabah atau
rekening Kantor Pusat dan rekening nostro atas hasil ekspor atau SKBDN sesuai
ketentuan. Memastikan pelaksanaan perhitungan ke member business unit atas
pendebetan rekening Kantor Pusat dan biaya lainnya yang berkaitan dengan
transaksi ekspor atau SKBDN sesuai ketentuan. Memastikan pelaksanaan jurnal
on balance yang berhubungan dengan akseptasi wesel ekspor atau SKBDN sesuai
ketentuan.
b. Memelihara ketertiban maturity profile dan administrasi pembayaran ekspor atau
SKBDN.
c. Meyakini bahwa proceeds ekspor atau SKBDN sudah merupakan final payment
dari issuing bank.
d. Memelihara ketertiban pelaksanaan pembukuan payment, akseptasi dan
monitoring.
a. Memastikan pelaksanaan transaksi ekspor dan SKBDN, khususnya checking
dokumen sesuai ketentuan dan memastikan pembebanan biaya-biaya yang
berkaitan dengan pemeriksaan dan pengiriman dan negosiasi atau doskonto
dokumen, termasuk regress negosiasi atau diskonto sesuai ketentuan. Serta
memastikan pembebanan biaya-biaya yang berkaitan dengan pemeriksaan dan
pengiriman dan negosiasi atau doskonto dokumen, termasuk regress negosiasi
atau diskonto sesuai ketentuan.
b. Memelihara ketertiban dan kelancaran kegiatan checking dokumen.
c. Meneliti kembali, mencocokkan dan meyakini kesesuaian dokumen ekspor dan
SKBDN atau imaging document dengan syarat-syarat L/C dan SKBDN, serta
dengan peraturan lain yang berlaku.
d. Meyakini proses negosiasi, diskonto wesel ekspor atau SKBDN apabila seluruh
persyaratan telah terpenuhi atau atas dasar penegasan Bisnis Unit dilaksanakan
sesuai ketentuan. Serta meyakini kualitas pelayanan di bidang pengecekan
dokumen telah dijalankan sesuai prosedur atau ketentuan.
e. Mengupayakan penyelesaian outstanding transaksi ekspor dan SKBDN.
f. Meneliti Schedule of Remittance, dokumen-dokumen, surat yang akan dikirim ke
Bank Koresponden.
PELAKSANA EKSPOR Ekspor & SKBDN Advising
a. Memastikan pelaksanaan pengadministrasian dan memproses L/C ekspor dan
SKBDN yang diterima serta perubahannya dari member atau bisnis unit, baik
b. Meneliti dan mempelajari klausul-klausul L/C ekspor dan SKBDN serta
perubahannya sebelum diadviskan.
c. Memastikan pelaksanaan pengadministrasian seluruh proses advising L/C dan
SKBDN di dalam software atau program trade.
d. Memeriksa ketersediaan credit line dengan issuing bank, dan menyampaikan
kepada unit kerja terkait apabila credit line dimaksud belum disetup.
e. Memastikan penerusan L/C ekspor dan SKBDN serta perubahannya ke nasabah
atau member dilaksanakan dengan baik.
f. Memastikan pembuatan nota atau advis debet pembebanan advising fee atas
penerusan L/C dan SKBDN untuk bank lain atau pihak ketiga dilaksanakan
dengan baik. Pelaksanaan pengadministrasian dan memproses semua berita-berita
masuk baik melalui SWIFT maupun mail berkaitan dengan L/C ekspor atau
SKBDN maupun perubahannya. Serta memastikan pembuatan nota jurnal
penyelesaian nota debet dari bank lain dan meneruskan pembebanannya kepada
cabang atau nasabah.
g. Memelihara ketertiban pelaksanaan pembukuan transaksi advising L/C ekspor dan
SKBDN serta perubahannya.
h. Membuat dan memeriksa laporan yang berhubungan dengan advising L/C ekspor
dan SKBDN serta perubahannya.
i. Meyakini kualitas pelayanan advising L/C ekspor dan SKBDN serta
perubahannya telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur.
a. Memastikan pengadministrasian dan memverifikasi serta memproses semua
berita-berita masuk baik melalui SWIFT maupun mail berkaitan dengan payment
dan akseptasi wesel ekspor dan SKBDN.
b. Memonitor hasil pengkreditan wesel ekspor dari Bank Koresponden.
Checking Document
a. Memastikan secara langsung pelaksanaan transaksi ekspor dan SKBDN,
khususnya checking document dilaksanakan sesuai ketentuan.
b. Meneliti kembali, mencocokkan dan meyakini kesesuaian dokumen ekspor dan
SKBDN atau imaging document dengan syarat-syarat L/C dan SKBDN, serta
dengan peraturan lain yang berlaku.
c. Meyakini bahwa trade line negosiasi atau diskonto nasabah sudah tersedia baki
debet trade line dimaksud belum terlampaui.
d. Memastikan proses negosiasi atau diskonto wesel ekspor atau SKBDN apabila
seluruh persyaratan telah terpenuhi atau atas dasar penegasan Bisnis Unit
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan.
e. Mengupayakan penyelesaian outstanding transaksi ekspor dan SKBDN.
3. Visi dan Misi Perusahaan
PT Bank Mandiri (Persero) Tbk. memiliki visi untuk menjadi “Bank
Terpercaya Pilihan Anda”.
Sedangkan misi Bank Mandiri ialah :
• Berorientasi pada pemeliharaan kebutuhan pasar
• Mengembangkan sumber daya manusia profesional
• Melaksanakan manajemen terbuka
• Peduli terhadap kepentingan masyarakat dan lingkungan
4. Nilai-nilai Budaya Perusahaan
Bank Mandiri juga memiliki nilai-nilai budaya perusahaan yang harus dijunjung
tinggi oleh setiap karyawannya, antara lain sebagai berikut :
a. Trust (Kepercayaan), bermakna membangun keyakinan dan sangka baik di antara
stakeholders dalam hubungan yang tulus dan terbuka berdasarkan kehandalan.
Diwujudkan dengan perilaku saling menghargai dan bekerja sama; jujur, tulus dan
terbuka.
b. Integrity (Integritas), bermakna setiap saat berpikir, berkata dan berperilaku
terpuji, menjaga martabat serta menjunjung tinggi kode etik profesi. Diwujudkan
dengan perilaku disiplin dan konsisten; berpikir, berkata dan bertindak terpuji.
c. Profesionalism (Profesionalisme), bermakna berkomitmen untuk bekerja tuntas
dan akurat atas dasar kompetensi terbaik dengan penuh tanggung jawab.
Diwujudkan dengan perilaku kompeten dan bertanggungjawab; memberikan
solusi dan hasil terbaik.
d. Costumer Focus (Fokus pada pelanggan), bermakna senantiasa menjadikan
pelanggan sebagai mitra utama yang saling menguntungkan untuk tumbuh secara
berkesinambungan. Dapat diwujudkan dengan perilaku inovatif, proaktif dan
cepat tanggap; mengutamakan pelayanan dan kepuasan pelanggan.
e. Excellence (Kesempurnaan), bermakna mengembangkan dan melakukan
perbaikan di segala bidang untuk mendapatkan nilai tambah optimal dan hasil
terbaik secara terus-menerus. Diwujudkan dengan perilaku berorientasi pada nilai
B. Konsep-Konsep Administrasi Perkantoran 1. Pengertian Administrasi Perkantoran
Sebagian besar literatur menggunakan istilah administrasi perkantoran dan
manajemen dengan pengertian yang sama. Hal ini dipertegas oleh pernyataan PBB
(1969), bahwa keduanya sama, walaupun istilah administrasi lebih banyak digunakan
untuk hal-hal yang berhubungan dengan negara, sedangkan manajemen lebih banyak
berhubungan dengan perusahaan (Sukoco, 2006 : 3).
Berikut ini beberapa pengertian administrasi perkantoran, yang dikemukan
oleh beberapa ahli :
a. Menurut Gie (2007: 3) yaitu :
“ Office management can be defined as the planning, controlling and organizing of
office work and actuating those performing it so as to achieve the predetermined
objectivities. It deals with the life cycle of business information and data form their
creation through their maintenance, distribution and retention, if of permanent
value or destruction if obsolete ”.
( Manajemen perkantoran dapat didefenisikan sebagai perencanaan, pengendalian,
dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang
melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.
Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dri
sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penyimpanannya kalau
memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalau usang ).
b.Menurut Mills (2001:4) yaitu: Bagian dari proses manajemen yang berhubungan
mengkomunikasikan program dan perkembangan kegiatan diatur dan dicek
berdasarkan target dan rencana.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran merupakan rangkaian
aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi dan
mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib pekerjaan administrasi
perkantoran untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi.
2. Ruang Lingkup Tugas Administrasi Perkantoran
Ruang lingkup tugas administrasi perkantoran dapat dikatakan tugas
pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 (enam) pola perbuatan
(Gie, 2007 :16), yakni :
a. Menghimpun
yaitu : kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan
yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk
dipergunakan bilamana diperlukan.
b. Mencatat
Yaitu : kegiatan yang mebubuhkan dengan berbagai peralatan tulis
keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim
dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang ini termasuk pula
memateri keterangan-keterangan itu dengan alat-alat perekam suara sehingga dapat
didengar, pencatatan dengan pita rekaman.
c. Mengelola
Yaitu : bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan
maksud menyajikannya dalam bentuk yang berguna.
Yaitu : kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah
yang diperlukan.
e. Mengirim
Yaitu : kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak
kepihak lain.
f. Menyimpan
Yaitu : kegitan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang
aman.
Hal atau sasaran yang terkena oleh 6 (enam) pola perbuatan menghimpun,
mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan itu ialah keterangan
(informasi). Yang dimaksud dengan keterangan atau informasi ialah pengetahuan
tentang suatu hal atau peristiwa yang diperoleh terutama melalui pembacaan atau
pengamatan.
Dewasa ini , informasi dapat berupa : surat, panggilan telepon, pesanan, faktur
dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis. Semuanya diterima, direkam
(direcord), diatur, disebarkan dan dilindungi agar tugas kantor dapat terlaksana
dengan efisien dan efektif.
Pada unit kerja BPC Medan PT Bank Mandiri (Persero) Tbk Medan memiliki
ruang lingkup tugas administrasi seperti :
1. Melaksanakan fungsi back office untuk memproses transaksi ekspor member
business unit atau cabang anggotanya.
2. Melaksanakan advising L/C kepada nasabah ekspor melalui member business unit
[kantor-kantor cabang atau business unit yang menjadi anggota (menggunakan
BPC Medan) sebagai unit kerja yang memproses transaksi trade service nasabah
3. Melaksanakan tugas pemeriksaan dokumen ekspor, negosiasi, diskonto, collection
dan wesel ekspor kepada member business unit.
4. Melaksanakan penagihan atas wesel ekspor kepada koresponden.
5. Melaksanakan pengkreditan atas hasil ekspor kepada nasabah melalui member
business unit.
6. Memonitor dan mentraser tagihan atas dasar transaksi ekspor yang masih
outstanding.
7. Melakukan transaksi re-diskonto kepada Bank Indonesia atau kepada bank
koresponden melalui Overseas Office Development and Supervision Department
atau Treasury Department Kantor Pusat Bank Mandiri
8. Memelihara sistem atau database transaksi ekspor member business unit.
9. Menyajikan pelaporan untuk kepentingan intern maupun ekstern.
10.Melaksanakan pembebanan selisih pengkreditan rekening Bank Mandiri dengan
nasabah serta biaya-biaya yang timbul atas transaksi ekspor nasabah.
11.Menangani dan menindaklanjuti temuan audit bidang ekspor.
12.Menyusun target dan rencana kerja bidang ekspor serta realisasinya.
C. Fungsi Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran umumnya berfungsi untuk menentukan tujuan
organisasi dan merumuskan kebijakan umum, sedangkan manajemen berfungsi untuk
melaksanakan kegiatan-kegiatan yang bersifat operasional, karena kegiatan-kegiata
yang bersifat operasional dilaksanakan oleh kelompok pelaksana.
Banyak penulis yang kerap mempergunakan fungsi manajemen sebagai fungsi
administrasi perkantoran (Mills, 2001:4). Adapun fungsi-fungsi tersebut adalah
1. Planning (Perencanaan)
Perencanaan berarti penentuan sasaran sebagai pedoman kinerja organisasi di
masa depan dan penetapan tugas-tugas serta alokasi sumber daya yang diperlukan
untuk mencapai sasaran organisasi. (Daft, 2006:8)
2. Organizing (Pengorganisasian)
Pengorganisasian melibatkan penetapan tugas, pengelompokan tugas-tugas
kedalam departemen dan alokasi bermacam-macam sumber daya ke dalam
berbagai departemen. (Daft, 2006:9)
3. Leading (Kepemimpinan)
Kepemimpinan merupakan fungsi manajemen yang melibatkan penggunaan
pengaruh untuk memotivasi karyawan meraih sasaran organisasi. (Daft, 2006:10)
4. Controlling (Pengendalian)
Pengendalian adalah fungsi keempat yang mempunyai arti memantau aktivitas
karyawan, menjaga organisasi agar tetap berjalan ke arah pencapaian sasaran, dan
membuat koreksi bila diperlukan. (Daft, 2006 :11)
Lain halnya dengan Quible dalam Sukoco (2006 : 4), yang menulis ada 5 jenis
office support functions dalam administrasi perkantoran, fungsi tersebut yaitu :
1. Fungsi Rutin
Yakni fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal
mencakup pengarsipan, pengggandaan dan lainnya. Biasanya fungsi ini
dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan
sehari-hari.
Yakni fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan
perkantoran yang memadai, seperti familieritas dengan sofware. Fungsi ini
biasanya dilakukan oleh staf admnistrasi yang tergabung dalam departemen
Teknologi Informasi (TI) suatu organisasi.
3. Fungsi Analisis
Yakni fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai
kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis
laporan maupun membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasanya dilakukan
oleh seorang asisten manajer yang bertanggung jawab mensupport keputusan yang
akan dibuat oleh atasan.
4. Fungsi Interpersonal
Yakni fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisais sebagai dasar
pengambilan keputusan serta ketrampilan berhubungan dengan orang lain, seperti
mengoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf
administrasi sebagai jenjang karir sebelum naik menjadi manajer pada suatu
organisasi.
5. Fungsi Manajerial
Yakni fungsi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian , pengukuran
dan pemotivasian seperti pembuatan anggaran, staffing dan mengevaluasi
karyawan. Biasanya fungsi ini dilakukan oleh staf setingkat manajer yang
bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi dalam
suatu organisasi.
Pada unit kerja BPC Medan PT Bank Mandiri (Persero) Tbk Medan, fungsi
yang dijalankan pada administrasi perkantorannya sangat mendekati dengan
Operasional Prosedur (SOP) PT Bank Mandiri (Persero) Tbk Unit kerja BPC Medan
yang merupakan petunjuk pelaksanaan rutinitas kerja karyawan sehari-hari, adanya
struktur organisasi dan pembagian tugas, motivasi, pelaihan dan pengembangan
karyawan dan sebagainya.
D. Peranan Administrasi Perkantoran Pada Unit BPC Medan PT Bank Mandiri (Persero) Tbk.
Peranan utama administrasi perkantoran adalah untuk melayani dan membantu
memudahkan pelaksanaan tugas pekerjaan pokok lainnya. Administrasi perkantoran
dilaksanakan disetiap organisasi, dari instansi pemerintahan, perusahaan maupun
pabrik yang tidak hanya pada satu tempat organisasi saja.
Pada dasarnya administrasi perkantoran memiliki peranan yang sangat penting
bagi perusahaan , karena dapat membantu perusahaan dalam memberikan data atau
informasi yang diperlukan oleh pimpinan perusahaan dan memudahkan pimpinan
dalam mengambil keputusan dalam pelaksanaan tugas selanjutnya.
Unit kerja BPC Medan PT Bank Mandiri (Persero) Tbk Medan merupakan
unit kerja yang memproses transaksi trade service, dalam rangka peningkatan
pelayanan terhadap nasabah Bank Mandiri yang meliputi transaksi ekspor Letter of
Credit (L/C Ekspor) dan Surat Kredit Berdokumen Dalam Negeri (SKBDN) dari
beberapa member branch yang berada di wilayah kerjanya. Untuk itu administrasi
perkantoran selalu berperan aktif didalamnya.
Adapun peranan administrasi parkantoran unit kerja BPC Medan PT Bank
Mandiri (Persero) Tbk Medan adalah sebagai berikut :
1. Menyediakan atau menyajikan keterangan-keterangan/pelaporan yang diperlukan
2. Mampu menetapkan dan menyatakan maksud dan tujuan atau sasaran organisasi.
3. Membantu kelancaran perkembangan kantor sebagai suatu kesatuan.
4. Menyediakan kelengkapan untuk kepanitiaan dan pertemuan yang diperlukan bagi
kegiatannya agar tercapai koordinasi yang baik antara para karyawan baik yang
tinggi maupun yang rendah tahap fungsionalnya.
5. Menetapkan rencana yang luas bagi organisasi.
6. Melatih dan menyusun staf pelaksanaan sebagaimana yang telah ditetapkan dalam
pembuatan rencana.
7. Mengadakan evaluasi yang teliti terhadap keseluruhan hasil dalam hubungannya
dengan tujuan yang nyata.
8. Melihat kedepan dan meramalkan dengan baik mengenai tujuan organisasi
maupun cara dan saran untuk merealisasikannya.
E. Kegiatan Administrasi Perkantoran Pada Unit BPC Medan PT Bank Mandiri (Persero) Tbk. Medan
Kegiatan administrasi pada unit kerja BPC Medan terdiri dari :
1. Surat Menyurat
Dalam hal ini Tugas General Affairs (GA) dijalankan oleh seorang karyawan
NonClerk (NCL) yang menangani tugas-tugas support (pendukung) bagi unit kerja
BPC di luar aktivitas ekspor dan advising L/C yang berhubungan langsung dengan
comput er system dan dimonitori oleh seorang Officer Ekspor yang dinamakan
General Services (GS) sedangkan kepala General Services dipegang oleh Kantor
administrasinya. Adapun prosedur administrasi yang dijalankanya ialah sebagai
berikut :
a. Prosedur Penerimaan dan Pendistribusian Memo/SWIFT Masuk
• Tugas General Affairs :
a. Terima surat atau memo dari ekspedisi dan SWIFT dari mesin SWIFT.
b. Catat pada buku agenda masuk.
c. Serahkan pada General Services.
• Tugas Kepala General Services :
a. Memeriksa kebenaran pencatatan pada buku agenda masuk.
b. Kembalikan kepada petugas General Affairs untuk didistribusikan kepada unit
yang terkait.
• Tugas General Affairs :
a. Menerima dari General Services.
b. Mendistribusikan kepada unit terkait yang menangani transaksi dimaksud.
Wewenang General Affairs atau General Services :
a. Melaksanakan kegiatan kesekretariatan, filling, kekaryawanan dan administrasi
untuk mendukung lancarnya transaksi atau pekerjaan di BPC.
b. Membantu bagian-bagian pada BPC, menyusun target, rencana kerja dan
anggaran perusahaan.
c. Mengkomplikasi target dan rencana kerja seluruh Trade Service Operation (TSO).
d. Melakukan verifikasi atas test key, pencocokan tanda tangan pada L/C atau
SKBDN masuk.
• Tugas Kepala General Affairs :
a. Menerima surat/memo/SWIFT dari unit kerja di BPC.
b. Memberikan nomor surat apabila belum ada.
c. Mengirimkan surat atau memo menggunakan ekspedisi dan menggunakan mesin
SWIFT bisa juga melalui internet.
d. Mengadministrasikan bukti pengiriman dan memberikan copy
surat/memo/SWIFT ke unit kerja terkait.
2. Prosedur Pengadaan Alat Tulis dan Kantor (ATK)
• Tugas General Affairs :
a. Mengiventarisasi surat keperluan ATK di BPC.
b. Membuat surat atau memo permintaan pengadaan ATK di BPC.
c. Menyerahkan kepada General Services.
• Tugas Kepala General Services :
a. Menerima surat atau memo dari petugas General Affairs.
b. Meneliti dan menandatangani surat atau memo permintaan ATK.
c. Menyerahkan kembali ke petugas General Affairs.
• Tugas General Affairs :
a. Kembali menerima surat atau memo yang sudah ditandatangani dari General
Services.
b. Melaksanakan pembelian atau order ATK.
c. Menyimpan dan mengadministrasikan ATK yang dimiliki.
a. Membuat rekapitulasi Bulanan absensi karyawan untuk dilaporkan ke Manager
BPC.
b. Membuat dan mengadministrasikan surat keputusan mutasi.
c. Memelihara arsip personil yang ada di BPC.
d. Menyerahkan laporan-laporan dan surat atau memo kekaryawanan kepada
General Services.
• Tugas Kepala General Services :
a. Memeriksa berkas yang diserahkan oleh petugas administrasi personil.
b. Menandatangani dan meneruskan kepada Manager BPC sesuai kewenangan yang
berlaku.
c. Mengembalikan kepada petugas administrasi personil untuk ditindaklanjuti.
Tugas Administrasi Personil (Sekretariat Unit)
a. Menerima berkas dari Kepala general Services atau Manager BPC.
b. Meneruskan ke unit kerja atau divisi yang terkait.
c. Mengadministrasikan arsip dengan baik.
4. Prosedur Pendistribusian Alat Tulis dan Kantor
a. Menerima dan memeriksa memo permintaan ATK dari unit kerja di BPC.
b. Memberikan ATK sesuai permintaan.
c. Mengarsipkan tanda terima barang dari unit kerja yang memerlukan ATK.
5. Prosedur Pelaksanaan Tugas Lainnya
• Tugas General Affairs :
a. Mengadministrasikan nomor surat edaran.
c. Membuat surat perjalanan dinas.
d. Mengurus permintaan kendaraan dinas dari unit kerja lain.
e. Mengkomplikasi laporan yang dibuat unit kerja lain di BPC.
f. Menerima dan membuat rekapitulasi konduite karyawan di BPC.
g. Memelihara arsip yang ada di BPC.
• Tugas Kepala General Services :
a. Menerima berkas laporan dari petugas General Affairs.
b. Memberikan disposisi atau tanda tangan.
c. Meneruskan kepada Kepala Manager BPC sesuai kewenangannya.
d. Menyerahkan kepada petugas General Affairs untuk ditindaklanjuti.
• Tugas General Affairs :
a. Menerima dari General Services atau manager BPC berkas laporan.
b. Melaksanakan sesuai disposisi.
6. Prosedur aliran dokumen dalam unit kerja BPC Medan
Prosedur aliran dokumen dalam unit kerja BPC terdiri dari 2 (dua) bagian, yaitu:
a. Aliran dokumen-dokumen ekspor
Aliran dokumen ini dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 2.1. Aliran dokumen-dokumen ekspor
5 4
Sumber : Unit kerja BPC Medan 2008
Keterangan :
1. Dokumen diterima dari nasabah melalui unit kerja Trade servicing Center (TSC)
2. NCL mencatatnya kedalam buku penerimaan dokumen (registrasi).
3. Export Officer memastikan dokumen tersebut telah sesuai dengan ketentuan dan
kemudian didistribusikan kepada masing-masing Clerk untuk diproses.
4. Clerk memproses dokumen tersebut.
5. Bila sudah selesai diproses, dokumen kembali diserahkan kepada Export Officer
untuk diperiksa dan diverifikasi,
6. Dokumen tersebut diserahkan kepada Section Head untuk direlease (diotorisasi
secara sistem komputer) sesuai wewenang Section Head
7. Apabila melampaui wewenang diserahkan ke BPC Manager. Selanjutnya
diserahkan kepada Clerk untuk diproses kembali.
b. Aliran advising L/C ekspor
Advising L/C ekspor yaitu proses menerima dan mengadministrasikan L/C
yang masuk (incoming L/C) yang dibuka oleh issuing bank untuk
diadministrasikan kepada nasabah eksportir. Alat komunikasi yang digunakan
adalah melalui SWIFT dan mail. Adapun aliran advising L/C dapat
digambarkan sebagai berikut:
Gambar 2. 2 Aliran Advising L/C Ekspor
PROCESSOR OFFICER SECTION HEAD
Sumber :Unit Kerja BPC Medan 2008
Keterangan :
1. L/C bisa masuk melalui SWIFT atau mail. L/C yang diterima harus di otentifikasi
terlebih dahulu. Keotentikan L/C dapat dilihat dari :
• SWIFT, dilihat dengan kode Message Type (MT).
Jika L/C menunjukan MT kepala 7 contohnya MT 700 atau MT 701, L/C
tersebut bisa dipastikan otentik karena MT 700 atau MT 701 otomatis tunduk
pada Uniform Customs and Practice for Documentary Credits (UCP DC) atau
disingkat dengan nama UCP saja, yaitu pedoman dan ketentuan yang Start
Menerima incoming L/C (SWIFT,MAIL)
Otentifikasi L/C
Input eximbills
Cetak out put
Split dokumen
Kirim dokumen ke nasabah, cabang,
BPC
Finish
Approval
Otorisasi dan tanda tangan out
mengatur hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan Kredit Dokumenter
(L/C) yang disusun oleh International Chamber of Commerce (Kamar Dagang
Internasional) yang dilaksanakan oleh negara-negara di seluruh dunia
sehingga tidak perlu mencantumkan klausul tunduk pada UCP 600, sedangkan
jika ada L/C menggunakan MT 799 (free format message type) harus
menyatakan tunduk pada UCP 600.
• L/C melalui mail dapat diteliti otentikasinya dengan memverifikasi wewenang
tanda tangan pejabat issuing banknya. Verifikasi ini dilakukan dengan
membandingkan tanda tangan di L/C dengan spesimen pejabat issuing bank
yang berwenang yang dikelola oleh Central Operation kantor pusat.
2. Meneliti hubungan koresponden dengan issuing bank terkait dengan commercial
line (pelapon bisnis yang ditetapkan pada bank koresponden) dari issuing bank
tersebut.
3. L/C diadministrasikan dan dilakukan pemeriksaan syarat-syaratnya. Hal ini
dilakukan untuk melihat klausul-klausul di L/C yang mungkin dapat memberatkan
beneficiary maupun bank penegosiasi. Adapun klausul-klausul L/C yang harus
diperhatikan antara lain:
• Jenis L/C harus irrevocable (tidak dapat dibatalkan sepihak). Bank Mandiri
tidak menerima L/C revocable sesuai dengan peraturan Bank Indonesia. Kalau
dalam L/C tidak dinyatakan bahwa L/C tersebut irrevocable, maka L/C
tersebut adalah irrevocable.
• Expiry date L/C, L/C yang diterima oleh bank harus belum expired jika sudah
expired, maka advising bank wajib memberitahukan kepada beneficiary untuk
menghubungi applicant untuk merubah tanggal berlakunya L/C melalui
• Presentation documents, yaitu waktu dimana dokumen sudah harus diterima
oleh negotiating bank.
4. Karyawan bagian ekspor akan melakukan input data yang ada di L/C ke dalam
Eximbills. Output dari proses ini adalah nomor registrasi, surat pemberitahuan
kepada cabang dan advis debet. Advis debet ini berfungsi sebagai pemberitahuan
biaya-biaya administrasi yang dikenakan kepada nasabah.
5. Proses selanjutnya adalah rechecking oleh Export Officer atas syarat-syarat L/C
dan kebenaran input pada Eximbills.
6. Kemudian jika tidak ada kesalahan, maka Section Head akan melakukan proses
release di Eximbills. Section Head kemudian menandatangani surat advis L/C.
7. Melakukan distribusi L/C, dimana nasabah akan mendapatkan copy L/C, surat
pemberitahuan dan advis debet. Asli L/C disimpan oleh BPC, kecuali jika
beneficiary bukan merupakan nasabah Bank Mandiri, maka akan dikirimkan
dokumen aslinya kepada bank beneficiary tersebut melalui kurir dan biayanya
dibebankan melalui kliring.
7. Tata Kearsipan Pada Unit Kerja BPC Medan PT Bank Mandiri (Persero) Tbk Medan
Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata
usaha, yang banyak dilakukan oleh suatu badan usaha, baik badan usaha
pemerintahan maupun badan usaha swasta. Kegiatan kearsipan menyangkut pekerjaan
yang baerhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen kantor
lainnya.
Sebelum sebuah institusi memulai proses pengelolaan arsip, harus terlebih
Archives dalam Sukoco (2006:82), dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan
bisa diakses serta digunakan. Adapun The International Standard Organization (ISO
on Records Management-ISO 15489) mendefinisikan records (dokumen) sebagai
informasi yang diciptakan, diterima, dan dikelola sebagai bukti maupun informasi
yang oleh atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau
transaksi bisnis. Dokumen ini mempunyai awal dan akhir yang dapat berupa teks,
data, peta digital, spreadsheet, database, gambar dan data suara. Sedangkan arsip
didefinisikan oleh Deserno dalam Sukoco (2006:82) sebagai dokumen dalam semua
media yang mepunyai nilai historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen.
Odgers dalam Sukoco(2006:82) mendefinisikan manajemen arsip sebagai
proses pengawasan, penyimpanan dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam
bentuk kertas maupun media elektronik. Adapun Charman mendefimisikannya
sebagai proses yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi perkantoran,
pengelolaan dan pemusnahan dokumen apabila tidak diperlukan lagi.
Menurut Basuki dalam Sukoco (2006:84), dokumen yang harus memenuhi
syarat yang ditentukan, lengkap, cukup, bermakna, komprehensif, tepat dan tidak
melanggar hukum. Dokumen dapat dibagi menjadi beberapa kategori. Kategori yang
lazim digunakan meliputi :
1. Dokumen administratif meliputi dokumentasi prosedur, formulir , dan
korespondensi. Contohnya, buku log yang menyangkut tugas pemeliharaan dan
pembukuan perjalanan.
2. Dokumen akuntansi meliputi laporan, formulir dan korespondensi terkait.
Contohnya : tagihan , invoice, arsip dinamis rekening bank, laporan penagiahan
3. Dokumen proyek meliputi korespondensi, nota, dokumentasi pengembangan
produk, dan sebagainya yang berkaitan dengan proyek tertentu.
4. Berkas kasus meliputi dokumen nasabah, asuransi, kontrak, dan berkas tuntutan
hukum.
Jika ditinjau dari sudut perundang-undangan, arsip dapat dibagi menjadi 2 (dua), yaitu
:
1. Arsip otentik, yang di atasnya terdapat tanda tangan sah dengan tinta sebagai
tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan.
2. Arsip tidak otentik, yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan sah dengan tinta.
Berdasarkan kegunaannya, Menurut Deserno dalam Sukoco (2006:84)
dokumen dapat digolongkan sebagai berikut :
1. Dokumen aktif yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu minimal 12 kali
dalam setahun. Dokumen ini mencakup berkas karyawan yang masih bekerja,
dokumen pembelian bahan baku pada tahun anggaran yang sedang berjalan, dan
korespondensi yang dilakukan organisasi dengan pihak eksternal.
2. Dokumen inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen semi aktif.
Dokumen disebut semi aktif bila hanya digunakan minimal 5 kali dalam setahun.
Dokumen jangka panjang memiliki nilai bersinambungan bagi pelaksanaan
perusahaan dan disimpan untuk jangka waktu tertentu sesuai dengan jadwal
retensi dokumen. Contoh dokumen inaktif adalah berkas karyawan yang sudah
pensiun, pembelian bahan baku yang sudah dibayar pada tahun anggaran yang
lalu, dan dokumen lain yang telah berlalu.
Organisasi memerlukan sistem manajemen dokumen yang dimiliki sistem
pelacakan berkas dan atau dokumen yang efektif. Pengelola perlu mengetahui di mana
dokumen atau berkas berada, apakah pada tangan pemakai, dirak penyimpanan atau
ditempat lain.
Menurut Basuki dalam Sukoco(2006:85), untuk keperluan sistem pelacakan dapat
menggunakan :
1. Sistem manual (hastawi)
Sistem ini digunakan untuk mengendalikan dokumen-dokumen yang belum
masuk ke berkas ataupun untuk surat menyurat yang belum masuk berkas tertentu.
Sistem ini mencakup:
• Pemakaian buku agenda yang mencatat dokumen yang dipinjam, dan disusun
berdasarkan tanggal peminjaman atau tanggal dokumen dikeluarkan dari rak
penyimpanan. Walaupun sistem ini relatif mudah digunakan, namun kurang
efisien dikarenakan sulit melacak kembali siapa yang meminjam berkas.
• Pemakaian kartu kendali yang akan dipasangkan pada masing-masing dokumen
yang dipinjam. Kartu ini disusun menurut nama dokumen atau menurut nomor
yang digunakan.
• Pemakaian kartu keluar yang diletakkan di tempat dokumen bila dokumen itu
dipinjam seorang pengguna. Apabila dokumen tertentu dipinjam, maka sebagai
pengganti dokumen tersebut akan diberi kartu, atau sulih (dummy) yang
menunjukkan bahwa berkas sedang dipinjam keluar. Kartu ini akan berisikan
kolom pemakai, tanggal peminjaman, dan tanggal pengembalian.
• Pemakaian sistem terotomatisasi yang mencakup kegiatan sebagai berikut :
~ Perekaman dokumen yang dipinjam beserta catatan penggunaannya
~ Perekaman secara elektronik atas dokumen dapat dilakukan secara terpusat
atau terdesentralisasi.
~ Dengan menggunakan sensor, perekaman dapat dilakukan dari jarak jauh dan
dapt mengurangi metode lain yang kurang efisien, karena sistem ini
memungkinkan pemberitahuan kepada pusat dokumen bahwa sebuah
dokumen telah dipinjamkan kepada seorang pemakai. Adapun cara
sebelumnya ialah dengan telepon, pemberitahuan lisan, ataupun mengirm slip
transfer berkas.
2. Sistem Barcoding
Dengan memberikan tandaberupa garis atau balok secar vertikal pada berkas
atau dokumen. Setiap lokasi atau berkas memperoleh sandi balok yang unik, dan
untuk membacanya digunkan barcode scanner. Alat baca sandi balok jinjing (portable
barcode reader) dapat digunakan untuk melaksanakan sensor berkas atau audit
berkas. Manajer dokumen dapat memeriksa setiap ruangan portable barcode reader
yang dapat memindai sandi balok pemakai atau lokasi, dan informasi kemudian
dikirim ke sistem pelacakan otomatis, sehingga pemantauan gerakan dokumen lebih
aktual.
Sangat lazim ditemui sebuah organisasi mengalami berkas yang hilang atau
salah tempat dikarenakan staf menyerahkannya kepada orang lain tanpa mencatatnya
pada buku peminjaman. Dengan melakukan sensus barcode, berkas akan dapat lilacak
dimanapun berkas itu berada. Keuntungan lain dari sistem ini adalah mudah
di-upgrade ketika sistem lama tidak dapat memenuhi kebutuhan organisasi.
Penggunaan nomor seri pada dokumen sangat penting dan dilakukan dengan
menyusunnya menurut sistem berkas atau disusun sebagai satu unit tunggal karena
dokumen tersebut berkaitan dengan fungsi khusus organisasi, seperti berasal dari
aktivitas yang sama, memiliki bentuk khusus, atau karena hubungan lainnya yang
timbul akibat penciptaan atau pengunaan dokumen tersebut. Manajer dokumen pada
tahap perencanaan akan menentukan nilai masing-masing seri bagi kepentingan
instansi atau lembaga berdasarkan nilai guna administratif, fiskal, hukum, dan
historis.
Sistem pengindeksan
Sistem pengindeksan adalah sistem yang mengatur urutan unit-unit atau
bagian-bagian dari kata-kata kunci yang disusun menurut abjad, sebagai tanda
pengenal untuk memudahkan penentuan tempat penyimpanan dan penemuan kembali
arsip. Bentuk indeks ini dapat berupa kartu, daftar, atau buku yang disusun
sedemikian rupa agar nantinya tidak mendapat kesulitan dalam menemukan kembali
arsip yang dibutuhkan.(Sukoco, 2006:88)
Ada beberapa sistem yang digunakan dalam mengindeks dokumen maupun
arsip menurut Gie dalam Sukoco (2006:88), yaitu:
1. Sistem kronologis
Sistem yang menggunakan kalender sebagai patokan pengineksan. Dalam
bidang administrasi, tanggal dapat menunjukan :
• Saat ditandatanganinya sebuah surat atau dokumen atau arsip.
• Saat dimulai ketentuan yang ada dalam surat atau dokumen atau arsip.
• Saat yang menunjukan hari, bulan dan tahun berlangsungnya suatu peristiwa atau
ditulisnya surat atau dokumen atau arsip.
2. Sistem Abjad
Sistem ini digunakan untuk menyimpan dokumen yang ada berdasarkan
urutan abjad dan nama dokumen yang bersangkutan. Nama dapat terdiri dari dari 2
jenis, yaitu : nama orang (nama lengkap dan nama tunggal); dan nama badan (nama
badan pemerintah, nama badan swasta, nama organisasi). Sistem ini juga disebut
direct filling system, diman petugas dapat langsung menuju file penyimpanan dalam
mencari dokumen tanpa melalui alat bantu (indeks).
3. Sistem Subjek
Sistem ini didasarkan pada isi dari dokumen yang bersangkutan,
misalnyaperihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat dan lain-lain. Sistem ini
juga disebut dengan topical filling atau data filling dan dikenal sulit dalam
pengelolaannya.
4. Sistem Numerik
Sistem ini merupakan sistem penyimpanan warkat yangberdasarkan kode
nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga indirect
filing system ( kareana penentuan nomor yang digunakan memerlukan
pengelompokan masalahnya terlebih dahulu).
5. Sistem Geografis
Sistem ini didasarkan pada pengelompokan menurut nama tempat. Sisitem ini
dapat dikelola menurut 3 (tiga) tingkatan, yaitu :
• Nama negara, surat atau dokumen yang diterima nantinya dikelompokkan
• Nama wilayah administrasi negar setingkat propinsi
• Nama wilayah administrasi khusus
• Nama wilayah administrasi negara setingkat kabupaten.
Tata kearsipan di unit kerja BPC Medan menggunakan sistem alfabet,
berdasarkan nama nasabah PT. Bank Mandiri (Persero) Tbk, sehingga mudah mencari
dan mendapatkan informasi atau data yang diperlukan pada waktu tertentu.
Unit kerja tersebut memiliki arsip manual yang disimpan di lemari arsip
merupakan arsip dokumen trade service yang berasal dari aktivitas penanganan L/C
ekspor atau SKBDN dan arsip pendukung kerja para karyawan di unit kerja BPC
Medan. Selain arsip manual unit kerja BPC Medan juga memiliki arsip elektronik
yang disimpan di dalam komputer.
Lamanya proses penyimpanan arsip sampai ke lemari arsip antara 1 sampai
dengan 3 bulan. Sedangkan lama penyimpanan di lemari arsip selama 1 sampai
dengan 2 tahun. Selanjutnya bila lemari arsip sudah penuh, arsip dipindahkan ke
gudang arsip di Jalan Jend. Gatot Subroto Medan. Retensi arsip dokumen-dokumen
ekspor disimpan selama 30 tahun.
F. Peralatan dan Tata Ruang Kantor Pada Unit Kerja BPC Medan PT Bank Mandiri (persero) Tbk
1. Peralatan Kantor Pada Unit Kerja BPC Medan
Peralatan kantor yang dipergunakan pada unit kerja BPC Medan adalah :
• Mesin ketik
Fungsinya untuk mengetik surat, maupun laporan secara manual.
Fungsinya untuk menerima dan mengirim email yang bermanfaat untuk via
elektronik : surat, laporan, data, informasi, chatting dan sebagainya.
• Mesin SWIFT (Societe Worldwide Interbank Financial Transaction)
fungsinya untuk menerima L/C nasabah dan mengirim korespondensi
(komunikasi) dengan pihak-pihak bank dalam dan luar negeri yang khusus
menyangkut komunikasi financial yang berasal dari transaksi ekspor nasabah.
• Mesin photocopy
Mesin yang berfungsi untuk merangkapkan atau menduplikasikan setiap L/C
ekspor maupun dokumen pendukung lainnya.
• Printer
Fungsinya untuk menduplikasi data yang berasal dari komputer, dapat berupa:
surat dan dokumen-dokumen tertentu.
• Mesin Faximile
Fungsinya untuk mengirimkan photocopy dokumen-dokumen yang dibutuhkan
oleh nasabah dan kantor cabang-kantor cabang yang terkait dalam kegiatan
transaksi ekspor nasabah.
• Filling Cabinet (lemari arsip)
Dipergunakan sebagai tempat menyimpan arsip-arsip nasabah dan arsip karyawan
yang penting seperti formulir L/C ekspor, SKBDN dan sebagainya.
• Telepon
Fungsinya untuk berkomunikasi kepada pihak-pihak yang diperlukan oleh BPC
Medan.
• Internal phone (IP)
fungsinya untuk berkomunikasi lokal dan interlokal antar sesama karyawan Bank
• Scanner
fungsinya untuk mengirimkan photocopy dokumen yang diperlukan yang berasal
dari nasabah dan dari bank kepada nasabah melalui komputer.
• Berkas kotak (Box file)
Tempat penyimpanan segala warkat kantor.
• File yang dapat dilihat
Yakni berupa file yang diletakkan diatas meja yang akan segera diproses dan
ditanda tangani oleh pimpinan.
• Meja
Tempat untuk meletakan telepon , kalender, komputer dan berkas-berkas
pendukung.
• Kursi
Tempat para karyawan duduk yang telah disediakan sesuai dengan kebutuhan
kantor.
• Kalkulator
Merupakan mesin hitung yang dipergunakan pihak BPC untuk menghitung
angka-angka dalam jutaan rupiah.
2. Tata Ruang Kantor Pada Unit Kerja BPC Medan
Ruangan kantor BPC merupakan ruangan yang bergabung dengan unit kerja
lain yaitu unit kerja Trade Servicing Center (TSC). TSC ialah unit yang langsung
menangani nasabah yang ingin melakukan transakasi ekspor maupun SKBDN, oleh
Ruangan kerja karyawan BPC Medan terletak pada lantai tiga gedung Bank
Mandiri. Ruang kantor gedung Bank Mandiri merupakan gabungan antara bentuk tata
ruang kantor berkamar, terbuka dan berhias, sehingga bentuk tata ruang kantor
gabungan ini dapat mencegah atau mengurangi kerugian yang ditimbulkan dari salah
satu jenis tata ruang tersebut.
Tata ruang kantor BPC terdiri dari :
• Ruang BPC Manager
Ruangan kerja BPC Manager terpisah dan tertutup, terpisah dengan ruangan kerja
karyawan lainnya (bawahan).
• Ruang Section Head
Ruangan kerja Section Head terpisah dengan ruangan kerja karyawan pelaksana
dan berdampingan dengan ruangan kerja Officer Ekspor dan BPC Manager dan
hanya dipisahkan oleh dinding dan partisi atau sekat.
• Ruang Export Officer
Ruangan kerja Officer Ekspor terpisah dengan ruangan kerja karyawan pelaksana
dan berdampingan dengan ruangan kerja Section Head yang dibatasi oleh partisi
atau sekat.
• Ruang Clerk ( Pelaksana ekspor)
Ruangan kerja karyawan pelaksana berada di satu ruangan tanpa menggunakan
partisi atau sekat.
sehingga proses komunikasi diantara karyawan pelaksana dapat berlangsung
dengan cepat dan mudah.
