ANALISIS DAN EVALUASI
A. Analisis Sistem Penyimpanan Arsip
1. Efesiensi Sistem Penyimpanan Arsip pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero).
Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting dalam administrasi, yakni sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisisan, perumusan kebijaksanaan, penilaian, pengendalian dan pertanggung jawaban setepat-tepatnya. Oleh sebab itu, penyelenggaraan arsip dalam perusahaan disusun secara sistematis agar mudah menemukan kembali.
Berdasarkan pada Bab sebelumnya, supaya tercipta penataan kearsipan yang baik maka diperlukan sistem penyimpanan arsip yang tepat. Sistem penyimpanan arsip terdiri atas ; sistem penyimpanan arsip menurut abjad, sistem penyimpanan arsip menurut abjad bernomor, sistem penyimpanan arsip menurut wilayah, sistem penyimpanan arsip menurut tanggal, sistem penyimpanan arsip menurut nomor urut, sistem penyimpanan arsip menurut nomor 2 akhir, sistem penyimpanan arsip menurut 2 nomor tengah, sistem penyimpanan arsip menurut persepuluhan, sistem penyimpanan arsip menurt nomor berkode, dan sistem penyimpanan arsip menurut suara.
Berdasarkan pengamatan penulis selama melakukan penelitian dapat dianalisis bahwa penyimpanan arsip yang dilaksanakan pada PT. Perkebunan
Nusantara IV (Persero) Medan sudah efesien. Hal ini dapat dilihat dari sistem penyimpanan arsip yang menggunakan sistem tanggal (kronologis). Sistem tanggal adalah penyimpanan arsip yang berdasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat tersebut. Dengan sistem ini maka penemuan kembali arsip akan lebih mudah dan cepat. Sebagai contoh : apabila suatu waktu pinjaman memerlukan data mengenai mutasi suatu jabatan tahun 2004, maka sekretaris cukup melihat tanggal berapa datangnya surat tersebut, sehingga sekretaris dapat mudah dalam menemukan arsip dan cepat menyerahkannya kepada pimpinan.
Agar arsip tidak tercecer maka PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan melakukan penyimpanan arsip berdasarkan arsip azas Kombinasi Sentralisasi – Desentrasilisasi. Dengan azas tersebut, pengurusan arsip dapat lebih cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan, karena lokasinya tidak begitu jauh. Seluruhnya tersimpan rapi dalam lemari arsip, sehingga apabila pegawai ingin mengambil arsip maka dapat diambil dalam lemari dengan waktu yang singkat.
Meskipun sudah berjalan cukup efisien, bukan berarti PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan tidak mendapat hambatan-hambatan dalam pelaksanaannya. Untuk mengatasinya, maka PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan melakukan pembenahan-pembenahan sehingga sistem kearsipan dalam perusahaan dapat berjalan lebih baik lagi dikemudian hari, diantaranya menerapkan sistem komputerisasi dalam penyimpanan arsip.
2. Efektifitas Sistem Penyimpanan Arsip pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan.
Sistem penyimpanan arsip yang baik sangat penting dan bermanfaat dalam suatu perusahaan karena arsip sangat penting untuk menunjang kegiatan bisnis. Arsip-arsip tersebut digunakan untuk keperluan informasi internal dan eksternal, salah satunya adalah pengurusan surat-surat.
Berdasarkan Bab sebelumnya, untuk mencapi sistem kearsipan yang baik dan bertanggung jawab. Setiap instansi (baik pemerintah maupun swasta) harus mengadakan sistem kearsipan yang sesuai dengan atuaran. Sistem kearsipan yang baik mempunyai ciri-ciri sebagai berikut : mudah dilaksanakan, mudah dimengerti, murah/ekonomis, tidak memakan tempat, mudah dicapai, cocok bagi organisasi, fleksibel atau luwes, dapat mencegah kerusahan dan kehilangan arsip dan mempermudah pengawasan.
Menurut hasil penelitian yang dilakukan, selama penyimpanan arsip yang dilaksanakan pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan telah berjalan dengan baik. Hal ini dapat diketahui dari sistem penyimpanan arsip yang digunakan telah memenuhi tujuan yang diharapkan perusahaan. Tujuan yang diharapkan itu antara lain terpeliharanya arsip yang baik, sehingga tidak ada arsip yang hilang atau tercecer. Sebagai contoh : tempat penyimpanan arsip diberi
confer agar terhindar dari kerusakan yang disebabkan serangga pemakan kertas
dan tidak memperbolehkan meminjam arsip kepada pihak yang tidak berkepentingan tanpa persetujuan pimpinan.
B. Analisis Sistem Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
Arsip harus dijaga keamanannya, baik dari segi kualitas (tidak adanya yang tercecer atau hilang), kualitas (tidak mengalami kerusakan) maupun dari segi informalitas (kerahasiaannya). Berdasarkan teori yang sudah dijelaskan pada Bab sebelumnya, pemeliharaan dan pengamanan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : pengaturan ruangan, pemeliharaan tempat penyimpanan, penggunaan bahan-bahan pencegah kerusakan, larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar dan kebersihan. Sedangkan pengamanan arsip menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya diatur dalam pasal 11 UU No 7 tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan dan Pengamanan dari segi faktor internal (kualitas kertas, tinta, dan bahan perekat) dan faktor eksternal (lingkungan, sinar matahari, debu, serangga dan kutu serta jamur dan sejenisnya).
Berdasarkan hasil penelitian yang dilaksanakan maka dapat dianalisis bahwa sistem pemeliharaan dan pengamanan arsip pada PT. Perkebunan IV (Persero) Medan telah berjalan dengan baik. Hal ini dapat diketahui dari ruangan tempat penyimpanan arsip yang memiliki ventilasi yang memadai dan menggunakan pendingin ruangan (AC) agar tetap kering (tidak lembab) dengan suhu udara berkisar 50 % - 60 % serta sinar matahari yang tidak langsung ke ruangan.
Karena penyimpanan arsip PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) ditempatkan ditempat yang tertutup (lemari) maka lemari tersebut sering dibuka dan ditata tidak terlalu rapat agar udara masuk antara berkas satu dengan yang lain juga memberikan confer (kapur barus) secara berkala dan arsip difumigasi dalam
waktu yang berjangka. Setiap harinya, petugas kebersihan membersihkan tempat penyimpanan arsip dan warkat tersebut agar senantiasa tetap bersih dan awet. Adanya peraturan diantaranya : tidak diperbolehkan meletakkan arsip/dokumen disembarang tempat.
Untuk pengamatan arsip maka masing-masing unit bagian kerja pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) berkewajiban menjaga arsip dari pihak internal maupun dari pihak eksternal.
Dengan melihat situasi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa pemeliharaan dan pengamanan arsip pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) sudah benar karena sesuai dengan cara-cara yang ada dalam teori.
C. Analisis Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai kegunaan lagi. Sedangkan pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut dilakukan dengan cara pembakaran arsip, penghancuran arsip dengan bahan kimia (misalnya soda api) dan pencacahan arsip dengan mesin pencacah arsip.
Berdasarkan uraian dalam Bab sebelumnya, ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penyusutan arsip yaitu :
- Angka pemakaian - Jadwal retensi arsip
Dengan melihat situasi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa penyusutan dan pemusnahan arsip pada PT. Perkebunan IV (Persero) Medan telah dilakukan dengan benar karena sesuai dengan teori mengenai penyusutan dan pemusnahan arsip.
