• Tidak ada hasil yang ditemukan

Sistem Kearsipan Pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2016

Membagikan "Sistem Kearsipan Pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan"

Copied!
60
0
0

Teks penuh

(1)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III MEDAN

SISTEM KEARSIPAN PADA PT. PERKEBUNAN

NUSANTARA IV (PERSERO) MEDAN

SKRIPSI MINOR

DIAJUKAN OLEH :

YENI ERNITA

052103034

D-III KESEKRETARIATAN

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Studi Diploma III

Fakultas Ekonomi

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

(2)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4

D. Metodologi Penelitian ... 5

1. Lokasi Penelitian ... 5

2. Sumber Data ... 5

3. Teknik Pengumpulan Data ... 6

4. Metode Analisis Data ... 6

BAB II SISTEM KEARSIPAN PADA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA IV (PERSERO) MEDAN A. Profil Perusahaan ... 8

1. Sejarah Singkat Berdirinya Perusahaan ... 8

2. Struktur Organisasi Perusahaan dan Uraian Tugas ... 15

B. Pengertian Arsip dan Peranan Arsip ... 21

C. Maksud dan Tujuan Kearsipan ... 24

D. Fungsi dan Nilai Guna Arsip ... 25

E. Ciri-Ciri Sistem Kearsipan Yang Baik ... 28

(3)

G. Prosedur Kearsipan ... 34

H. Pelaksanaan Kearsipan di Perusahaan ... 38

1. Sistem Penyimpanan Arsip ... 38

2. Sistem Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip ... 41

3. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Arsip ... 45

BAB III ANALISIS DAN EVALUASI ... 49

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 55

B. Saran ... 56

DAFTAR PUSTAKA

(4)

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Perkembangan umum dan teknologi sangat pesat dewasa ini. Hal ini tentu berpengaruh terhadap kemajuan bisnis di sektor pemerintah maupun swasta. Mereka bersaing untuk meningkatkan profesionalisme di perkantoran, perbankan, perhotelan, asuransi, dunia pendidikan, dan lain-lain. Perkembangan ini menuntut manusia untuk bertindak cepat dan efisien dalam segala bidang. Oleh karena itu, memajukan suatu usaha diperlukan dukungan manajemen yang tepat, dan untuk mengelolanya diperlukan informasi yang teliti, tepat dan cepat.

Salah satu sumber informasi yang memegang peranan penting adalah kearsipan, yang merupakan salah satu jenis pekerjaan yang harus dilaksanakan berbagai kantor baik kantor pemerintah maupun swasta ialah pekerjaan menyimpan warkat, arsip atau dokumen. Di perkantoran, arsip-arsip tersebut diperlukan untuk membantu pelayanan langganan atau informasi secara manual atau komputer. Yang terpenting data dan informasi yang diperlukan untuk pelayanan ditemukan dengan cepat dan benar.

(5)

pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian, dan pertanggungjawaban setepat-tepatnya.

Perkembangan teknologi dalam bidang administrasi dan manajemen yang semakin kompleks pada masa sekarang dan sejalan dengan bidang kearsipan. Bidang kearsipan tidak pernah tinggal diam, sebab arsip sebagai ingatan, sumber informasi, sumber sejarah atau bahkan bukti sejarah di kemudian hari karena merupakan faktor yang tidak dapat di tinggalkan dalam menunjang kemajuan di bidang manajemen perkantoran dan administrasi.

Meskipun kearsipan mempunyai peranan penting di dalam administrasi dan kesekretariatan tetapi masih terdapat (pemerintah ataupun swasta) yang tidak melakukan penataan arsip dengan baik. Di samping itu, masih banyak dijumpai arsip-arsip yang ditumpuk di dalam gudang, sehingga arsip mudah dan cepat rusak serta sulit untuk ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Beberapa faktor yang menyebabkan kantor-kantor belum atau tidak melakukan penataan arsip sebagaimana semestinya antara lain adalah kurang adanya kesadaran pegawai khususnya pimpinan kantor sendiri akan pentingnya arsip di dalam kesekretariatan. Kemungkinan faktor lain adalah tak tersedianya sumber daya manusia (SDM) dalam bidang kearsipan.

(6)

Salah satu tugas yang harus dikerjakan oleh seorang sekretaris ialah menyimpan berkas, warkat, surat atau arsip secara teratur, rapi dan sistematis, agar berkas, warkat, surat mudah ditemukan kembali bila sewaktu-waktu pimpinan memerlukannya, maka dapat dikatakan bahwa kunci pokok dari suatu organisasi terletak pada penyelenggaraan arsip yang sederhana, sistematis dan efisien. Apabila pelaksanaan sistem kearsipan itu dilaksanakan dengan baik, sudah tentu tidak akan terjadi kekeliruan administrasi di dalam kantor itu sendiri.

Dengan mengetahui kegunaan arsip bagi perusahaan atau organisasi begitu pentingnya maka penulis ingin sekali mengetahui lebih banyak lagi dan lebih akurat mengenai sistem kearsipan pada perusahaan atau organisasi yang bersangkutan.

Berdasarkan uraian diatas maka latar belakang penulis memilih judul

“Sistem Kearsipan Pada PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan”

adalah penulis ingin mengetahui sistem kearsipan suatu perusahaan atau organisasi, di samping itu bahwa kearsipan dalam perusahaan sangat penting kedudukannya sebagai pendukung kegiatan kesekretariatan.

B. Perumusan Masalah

(7)

Bagaimana Sistem Kearsipan Yang Diterapkan Pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan penelitian

Adapun yang menjadi tujuan penelitian dalam penelitian sistem kearsipan ini adalah :

1. Untuk mengetahui secara langsung masalah-masalah yang dihadapi dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan yang diterapkan Pada PT.Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan.

Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah :

1. Bagi perusahaan

Dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan yang mungkin berguna untuk mendukung kelancaran kegiatan-kegiatan perusahaan khususnya dibidang kearsipan dan sebagai masukan bagi perusahaan untuk mengetahuinya kelemahan dari sistem kearsipan yang digunakan, maka perusahaan itu dapat memperbaiki sistem yang sudah ada menjadi lebih baik.

2. Bagi Penulis

(8)

3. Bagi Masyarakat Umum

Sebagai tambahan informasi dan menambah wawasan bagi para pembaca terhadap kearsipan dalam perusahaan.

D. Metodologi Penelitian

1. Lokasi Penelitian

Lokasi penelitian dilakukan di kantor Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan terletak di jalan Letjend. Suprapto No. 2 Medan. Pada tanggal 21 April s/d 21 Mei 2008.

2. Jenis Data

a. Data Primer (Primary Data)

Data Primer adalah data dan informasi yang diperoleh langsung dari kantor atau perusahaan yang menjadi objek penelitian. Data dan informasi yang diperoleh merupakan data sebagai bahan perbandingan dengan data informasi yang diperoleh dari penelitian kepustakaan.

b. Data Sekunder

(9)

3. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data menjelaskan bagaimana caranya untuk mengumpulkan data terutama bagi para primer, juga terhadap data sekunder. Untuk memperoleh data secara langsung dari objek penelitian, maka teknik yang dipergunakan penulis untuk memperoleh data yakni :

a. Teknik Pengamatan (Observasi)

Yaitu teknik atau pendekatan untuk mendapatkan data primer dengan cara mengamati langsung objek datanya. Dalam hal ini penulis melakukan pengamatan secara langsung terhadap perusahaan mengenai kegiatan operasi perusahaan seperti data manual perusahaan. Pengamatan ini dilakukan penulis selama melaksanakan praktik kerja lapangan (PKL) di tempat penelitian.

b. Teknik Wawancara (Interview)

Yaitu suatu teknik berkomunikasi dua arah untuk mendapatkan data dari responden langsung dengan pimpinan perusahaan, sekretaris perusahaan, serta pegawai yang khusus menangani kearsipan responden adalah pihak yang diwawancarai sebagai mana objek penelitian.

4. Metode Analisis Data

(10)

ekonomi metrika dan sebagainya, yang berkaitan dengan teori-teori dalam penganalisisan tersebut menggunakan dua metode :

a. Metode Analisis Deskriptif

Metode analisis deskriptif yaitu suatu metode yang menggambarkan semua peristiwa, tingkah laku dan perbuatan objek yang di teliti, sehingga memberikan suatu gambaran yang tepat.

b. Metode Analisis Deduktif

(11)

BAB II

SISTEM KEARSIPAN PADA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA

IV (PERSERO) MEDAN

A. Profil Perusahaan

1. Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) adalah suatu perusahaan yang bergerak dibidang agrobisnis perkebunan dibidang kelapa sawit (komoditi utama), teh dan kakao, serta menghasilkan produk minyak kelapa sawit, inti sawit, teh jadi, biji kakao kering serta produk turunan yang berkualitas untuk memberikan kepuasan bagi pelanggan.

PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) dibentuk berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 9 Tahun 1996, tentang penggabungan kebun-kebun yang berada di wilayah Sumatera Utara dari PT. Perkebunan Nusantara VI, PT. Perkebunan VII, dan PT. Perkebunan VII.

(12)

Pada saat ini PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) mengelola lahan perkebunan tanaman seluas 136,353 Ha yang terdiri dari areal Kelapa Sawit seluas 122,33 Ha, Kakalo seluas 7.008 Ha dan teh seluas 7.031 Ha. Juga mengelola 16 Unit Pabrik Kelapa Sawit (PKS) dengan kapasitas 606 ton Tandan Buah Segar per jam, 4 unit Pabrik Pengeringan Biji Kakao (PPBK) dengan kapasitas 152 ton Biji Kakao Basah per hari, 6 unit pabrik teh dengan kapasitas 367 ton daun teh basah per hari dan Pabrik Pengelolaan Inti Sawit (PPIS) dengan kapasitas 400 ton inti sawit per hari.

Untuk mendukung kegiatan perbengkelan juga dikelola 1 unit Pabrik Mesin Tenera (PMT), sedangkan untuk pelayanan kesehatan bagi pegawai PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) dikelola 3 unit rumah sakit yaitu R.S Laras, R. Balimbingan, R.S Pabatu. Jumlah unit usaha yang dikola oleh PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) pada saat ini sebanyak 37 unit usaha dengan jumlah pegawai sebanyak 38.002 orang. Unit usaha PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) berlokasi di 8 Daerah Tingkat II yaitu Simalungun, Serdang Bedagai, Asahan, Labuhan Batu, Langkat, Toba Samosir, Tapanuli Selatan dan Kota Madya Medan.

(13)

Kemudian terhitung tanggal 1 September 2003, PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) telah melakukan perubahan dengan merubah struktur organisasi PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero), melalui pengelompokkan unit usaha dalam 6 Grup Unit Usaha (GUU), serta pendeligasian/penimpahan sebagai wewenang/tugas Direksi kepada Grup Unit Usaha. Hal ini dimaksudkan efektivitas pengambilan keputusan serta fungsi pengawasan dan pengendalian, serta peningkatan produktivitas.

Penentuan letak Kantor Pusat telah tercantum dalam Akte Notaris Sri- Rahayu H.Prasetyo, SH tanggal 26 September 2002. Arahan dari Direksi untuk menempati kantor ini dibangun pada tahun 1926 oleh NV Handeri Vareeninging Amsterdam (HVA) dahulu sebagai Pusat Perkebunan milik Belanda.

Visi dan Misi

PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) mempunyai visi dan misi sebagai berikut :

1. Visi

• Membangun PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) menjadi perusahaan agrobisnis perkebunan yang tangguh dan mampu bersaing, baik di sector hulu dan hilir di tingkat nasional dan regional.

2. Misi

(14)

sawit, inti sawit, teh jadi, biji kakao kering serta produk turunan yang berkualitas untuk memberikan kepuasan bagi pelanggan.

a. Meningkatkan daya saing produk secara terus-menerus yang didukung oleh sistem, cara kerja dan lingkungan kerja yang mendorong munculnya kreativitas dan inovasi untuk meningkatkan produktivitas dan efesien.

b. Meningkatkan laba yang berkesinambungan untuk menjamin pertumbuhan, perkembangan dan kesehatan pegawai perusahaan serta memberikan manfaat dan nilai tambah yang optimal bagi pemegang saham, pegawai dan stakeholder lainnya.

c. Mengelola usaha secara professional untuk meningkatkan nilai perusahaan dengan berpegang teguh pada nilai-nilai etika bisnis dan senantiasa berpedoman pada tata kelola perusahaan secara sehat.

d. Memberikan perhatian dan peran yang sungguh-sungguh dalam membangun kemitraan dan mengembangkan lingkungan (community

depelopment), koperasi, usaha kecil dan menengah, serta kelestarian

lingkungan hidup.

Maksud dan Tujuan Perusahaan

(15)

memupuk keuntungan, sesuai prinsip perusahaan yang sehat. Berdasarkan kepada asas seperti berikut :

a. Mempertahankan dan meningkatkan sumbangan bidang perkebunan bagi Pendapatan Nasional.

b. Memperluas lapangan kerja.

c. Memelihara dan melestarikan Sumber Daya Manusia dan Lingkungan, air serta kesuburan tanah.

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No.12 tahun 1998 tentang Perusahan Perseroaan (Persero) tertanggal 17 Januari 1998 Pasal 4 ayat 1. Maksud dan tujuan pendirian Persero adalah :

a. Untuk menyediakan barang dan jasa yang bermutu tinggi serta berdaya saing kuat terhadap pasar dalam negeri maupun luar negeri.

(16)

Logo PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero)

Setiap perusahaan mempunyai logo sebagai landasan atau cirri pengenal perusahaan itu dan setiap logo mempunyai makna dan tujuan menurut perusahaan masing-masing. Adapun arti dari bentuk logo perusahaan adalah sebagai berikut :

LOGO PERUSAHAAN

PENJELASAN MENGENAI LOGO

a. Gambar

• Bentuk pohon sebagai gambaran dari pohon atau buah yang mendekati bentuk tumbuhan, digambarkan dengan tiga pelepah diatas, dua pelepah dibawah.

• Tiga pelepah diatas adalah mengartikan tiga unit perkebunan antara lain perkebunan kelapa sawit, perkebunan coklat dan perkebunan teh.

PT. PERKEBUNAN NUSANTARA IV (PERSERO)

Jingga

(17)

• Dua pelepah dibawah mengartikan wadah yaitu yang mengelola ketiga unit perkebunan diatasnya dalam hal ini yaitu PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero).

• Empat bidang lengkungan terletak dibawah merupakan landasan yang menunjang ketiga unit diatasnya. Dibuat secara pasif dan kokoh membawa pesan kuat, lengkungan yang mengara ke kiri dan ke kanan merupakan arah perkembangan atau pemasaran, selain mempresentasikan industri hilir PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero), empat bidang lengkungan tersebut mengartikan angka yang berarti PT. Perkebunan Nusantara Empat.

Secara keseluruhan, bentuk logo ini mengarahkan keatas kalau diambil garis lurus menuju kesatu titik, yang berarti ketajaman focus usaha dalam mencapai tujuan demi kesejahteraan bersama yang berlandaskan kepada Ketuhanan Yang Maha Esa.

b. Warna

Mengenai warna logo, selain lambang juga sebagai unsure estetis. • Hijau bersifat sejuk, dingin, keyakinan.

• Jingga bersifat panas, semangat berani.

(18)

timbale balik, dalam hal ini PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) yang jernih dalam pola pikiran dan keyakinan dalam hasil kerja.

Jingga pada wadah dalam bentuk tiga pelepah adalah semangat membara untuk mempertahankan serta meningkatkan mutu produksi dalam merebut pasar dari para pesaing di tiga produk yang dipasarkan. Dengan tangan dingin serta keyakinan dan semangat kerja maka keberhasilan akan tercapai berkat keyakinan dan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa, semua berasal dari satu titik, yaitu Sang Maha Pencipta maka kita patut untuk mensyukurinya.

2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

Dilihat dari pengertianya struktur organisasi merupakan suatu susunan kerangka hubungan unit-unit organisasi yang ada pada organisasi mulai dari departemen yang tinggi sampai dengan unit terkecil dengan tugas, fungsi dan wewenang masing-masing.

Setiap perusahaan pada umumnya baik perusahaan besar maupun perusahaan kecil biasanya mempunyai struktur organisasi. Jenis struktur organisasi yang dipakai tergantung pada kebijaksanaan dan kebutuhan perusahaan, biasanya semakin besar suatu perusahaan, maka struktur organisasinya semakin luas dan kompleks sejalan dengan perkembangan dan luas bidang usaha perusahaan sebagaimana halnya pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan.

(19)

komando, staffing dan koordinasi (terlampir), dimana masing-masing bagian bertanggung jawab langsung pada atasannya, pimpinan mempunyai wewenang untuk mendeligasikan tugas pada bawahannya. Berikut akan dijabarkan struktur organisasi dan uraian tugas (Job Describtion) masing-masing bagian pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan.

Kepala Bagian Sekretaris Perusahaan (Corporate Secretary)

Uraian tugas :

a. Menyusun dan mengevaluasikan kebijakan dibidang sekretaris perusahaan. b. Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibagian sekretaris

perusahaan.

c. Mengelola penyelenggaraan rapat-rapat Direksi dan Kesekretariatan, yang berkaitan dengan kegiatan Direksi.

d. Membina hubungan dengan investor/partner bisnis.

e. Membangun terbentuknya citra perusahaan yang positif dan hubungan baik dengan stakeholder.

f. Mengikuti perkembangan pasar modal termasuk peraturan-peraturan yang berlaku di pasar modal dan memberikan masukan kepada Direksi.

g. Memberikan pelayanan kepada masyarakat atas setiap informasi yang dibutuhkan yang berkaitan dengan kondisi perusahaan.

h. Mengurus dan menyelenggarakan administrasi (surat-menyurat) perusahaan. i. Menjalankan aspek legal perusahaan (corporate law) yaitu aspek hukum yang

(20)

kerja sama strategi perusahaan dan kepatuhan (compliance) serta tata kelola perusahaan yang baik (goog corporate govermance).

Kepala Bagian SDM dan Umum

Uraian tugas :

a. Menyusun dan mengevaluasi kebijakan dibidang SDM

b. Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibidang Sumber Daya Manusia.

c. Merumuskan sistem dan prosedur administrasi kepersonaliaan dan memberikan bimbingan dan konsultasi bagi para unit dalam pelaksanaannya.

d. Membuat pemetaan personil untuk keperluan penempatan dan pengembangan.

e. Menyusun rencana dan menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan pegawai dalam rangka menuju perkembangan kompetensi perusahaan. f. Menyelenggarakan penyeleksian pegawai pimpinan untuk semua unit

usaha dan seluruh level pegawai untuk kantor pusat dari dalam maupun luar perusahaan dalam rangka memenuhi kebutuhan.

g. Menyusun sistem pengembangan karir, penilaian kinerja serta reward and

punishment.

h. Menyusun kualifikasi jabatan dan spesifikasi jabatan untuk semua lini pekerjaan.

(21)

j. Menyusun pedoman pelayanan kesehatan bagi pegawai.

Kepala Bagian Satuan Pengawasan Intern (SPI)

Uraian tugas :

a. Menyusun dan mengevaluasi kebijakan dalam rangka pengawasan intern perusahaan.

b. Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibagian satuan pengawasan intern.

c. Menyusun program kerja pemeriksaan tahunan, program pemeriksaan, evaluasi hasil pemeriksaan, laporan triwulan dan laporan tahunan.

d. Melaksanakan pemerikasaan intern meliputi keuangan, operasional dalam pelaksanaan kegiatan di perusahaan.

e. Memonitor dan mengevaluasi tindak lanjut hasil audit.

Kepala Bagian Tanaman

Uraian tugas :

a. Menyusun dan mengevaluasikan kebijakan dibidang produksi tanaman. b. Menyusun program kegiatan dan kebutuhan dibidang tananam.

c. Menyusun dan mengevaluasikan hasil pemeriksaan pelaksanaan atau hasil-hasil kerja dibidang produksi tanaman.

d. Melaksanakan pengukuran dan pemetaan areal kebun.

(22)

Kepala Bagian Teknik

Uraitan tugas :

a. Menyusun dan mengevaluasikan kebijakan dibidang teknik.

b. Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibidang teknik. c. Menyusun dan mengevaluasikan norma-norma dibidang teknik. d. Memonitor dan mengevaluasikan kinerja dibidang pengelolaan.

e. Melakukan evaluasi terhadap permintaan pembelian dari Grup Unit Usaha (GUU).

Kepala Bagian Perencanaan dan Pengembangan

Uraian tugas :

a. Menyusun dan mengevaluasikan kebijakan dibidang perencanaan, pengkajian dan pengembangan.

b. Menyusun Rencana Strategik dan Rencana Jangka Panjang (RIP) perusahaan.

c. Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibagian perencanaan, pengkajian dan pengembangan.

d. Melaksanakan analisis bisnis dalam rangka penyusunan perencanaan perusahaan yang sesuai dengan kondisi dan situasi serta merumuskan kebijakan dalam rangka antisipasi terhadap resiko perusahaan.

(23)

Kepala Bagian Keuangan

Uraian tugas :

a. Menyusun dan mengevaluasikan kebijakan dibagian keuangan. b. Menyusun program kegiatan kebutuhan anggaran dibidang keuangan. c. Menyusun pedoman pembuatan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan

(RKAP) bagian kebun atau unit dan mengkoordinir pembuatan RKAP perusahaan.

d. Merencanakan, mengelola dan mengevaluasikan sumber dana dan pengalokasian dana untuk mencapai sasaran keuangan perusahaan.

e. Membantu kelancaran pelaksanaan audit eksternal.

Kepala Bagian Akuntansi

Uraian tugas :

a. Menyusun dan mengevaluasikan dibidang akuntansi.

b. Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibidang akuntansi. c. Menyelenggarakan akuntansi keuangan (financial accounting), akuntansi

biaya, vertifikasi dan penyusunan laporan keuangan serta administrasi PIR dan administrasi penyertaan modal anak perusahaan.

d. Menyelenggarakan pembuatan laporan manajemen perusahaan, penyusunan laporan Direksi Kepala Dewan Komisaris dan pemegang saham.

(24)

Kepala Bagian Pemasaran

Uraian tugas :

a. menyusun dan mengevaluasikan kebijakan dibidang pemasaran.

b. Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibidang pemasaran. c. Melaksanakan analisis pasar, promosi, survey kebutuhan atau kepuasan

secara periodik.

d. Merumuskan strategi, pemasaran dan kebijakan harga.

e. Melakukan pengujian mutu komoditi atau produk yang dihasilkan.

Kepala Bagian Pengadaan

Uraian tugas :

a. Menyusun dan mengevaluasikan kebijakan dibidang pengadaan.

b. Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibidang pengadaan. c. Merencanakan dan melaksanakan pengadaan barang secara efektif dan

efesien.

d. Menyelenggarakan pergudangan untuk persediaan barang yang digunakan dalam proses produksi.

e. Menyusun program pengembangan atau pembinaan dalam melaksanakan penilaian pegawai dibidang pengadaan.

B. Pengertian dan Peranan Arsip

Pengertian Arsip

(25)

kata “Arche” ini berkembang menjadi kata “Archia” yang berarti catatan. Selanjutnya dari kata “Archia” berubah lagi menjadi kata “Ar-chieon” yang berarti Gedung Pemerintahan. Sedangkan dalam bahasa Latin disebut “Archium”. Pada akhirnya dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai sekarang ini (Sedarmayanti, 2001, 7).

Menurut Sutarto (1997; 200) Arsip adalah suatu warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

Sedangkan Lembaga Administrasi Negara memberikan rumusan secara lengkap bahwa “Arsip” adalah segala kertas, buku naskah, gambaran peta, bagan atau dokumen lainnya. Dimana diartikan sebagai segala macam bentuk dan sifat aslinya atau salinan serta dengan segala cara penciptaannya oleh suatu badan sebagai bukti dari pada tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, kegiatan lainnya dari pada pemerintahan karena informasi yang penting terkandung didalamnya.

Pengertian Arsip di Indonesia, diatur dalam Undang-Undang No.7 tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok Kearsipan” pada Bab I pasal 1 berbunyi sebagai berikut :

(26)

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kebangsaan.

Dari definisi diatas jelas bahwa Arsip yaitu pusat ingatan bagi seluruh kegiatan pekerjaan dimana surat/warkat yang diproses berdasarkan pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun, disimpan dan dipelihara sedemikian rupa selama masih diperlukan.

Yang dimaksud dengan Arsip bagi PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) adalah Naskah yang dibuat dan diterima oleh perusahaan dalam bentuk corak apapun, baik tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan administrasi perusahaan.

Peranan Arsip

Arsip mempunyai peranan sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber informasi, arsip dapat membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai suatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat dipergunakan oleh pemimpin organisasi untuk membuat ataupun mengambil keputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi. Oleh sebab itu dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai berikut :

1. Alat utama ingatan organisasi. 2. Bahan atau alat pembuktian.

(27)

C. Maksud dan Tujuan Kearsipan

Pekerjaan menyimpan surat atau dokumen-dokumen sering pula disebut administrasi kearsipan. Adapun pendapat yang mengatakan, bahwa kearsipan adalah segala kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinas maupun arsip pribadi. Kearsipan merupakan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran maupun pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam warkat lainnya.

Kearsipan ini merupakan salah satu bidang kerja ketatausahaan pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan yang mengelolah berbagai informasi bagi perkembangan dan kemajuan pemusnahan tersebut.

Maksud Kearsipan

Maksud Kearsipan adalah agar tercipta suatu pengertian atau pemahaman tata cara yang seragam dalam penyelenggaraan arsip di lingkungan perusahaan.

Tujuan Kearsipan

a. Sebagai bahan pertanggung jawaban perusahaan tentang pelaksanan dan pengelolaan perusahaan perlu untuk mempersiapkan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi perusahaan.

(28)

D. Fungsi dan Nilai Guna Arsip

Setelah kita mengetahui bahwa pengertian arsip ini adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis sedangkan peranan arsip itu sendiri adalah sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Maka untuk lebih jelasnya peranan arsip ini erat hubungannya dengan fungsi dan nilai guna arsip (Maulana, 1991 ;10).

Fungsi Arsip

Fungsi arsip menurut Pasal 2 Undang-undang No. 7 tahun 1971 dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu :

a. Arsip Dinamis

Arsip Dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan adinistrasi Negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi :

- Arsip Aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi kelangsungan kerja. Jadi, arsip ini masih ada di tempat-tempat unit pengelola dalam masa transisi antara aktif dan in-aktif.

(29)

- Arsip in-aktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

b. Arsip Statis

Arsip Statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

Arsip merupakan sesuatu yang bertumbuh terus dan selalu berubah seirama dengan tata kehidupan masyarakat maupun tata pemerintahan.

Dua jenis sifat dan arti tersebut menegaskan adanya 2 (dua) jenis sifat dan arti arsip secara fungsionalnya yakni :

a) Arsip Dinamis, sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.

b) Arsip Statis, sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai abadi khusus sebagai bahan pertanggung jawaban nasional/pemerintahan.

Nilai Guna Arsip

Nilai guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaanya bagi kepentingan penggunaan arsip. Nilai guna Arsip pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan dibedakan atas :

a. Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip itu sendiri, meliput i :

(30)

Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi pencipta arsip-arsip yang mempunyai nilai kegunaan administrasi antara lain meliputi :

a) Arsip yang berkenaan dengan asal-usul suatu organisasi yang mencakup pula pelaksanaan.

b) Arsip-arsip yang berkenaan dengan organisasi, struktur, instruksi, struktur personalia, daftar pegawai, dan pedoman kerja lainnya.

c) Arsip yang berkaitan dengan fungsi dan pencapaiannya termasuk arsip-arsip tentang keputusan suatu kebijaksanaan, perubahan kebijaksanaan, pelaksanaan kebijaksanaan, program kerja dan lainnya. 2) Nilai guna Keuangan

Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala sesuatu transaksi dan pertanggung jawaban keuangan.

3) Nilai guna Hukum

Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut memberikan informasi-informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian dibidang hukum atau arsip yang mengandung hak-hak dan kewajiban baik jangka pendek maupun jangka panjang bagi pegawai instansi pemerintahan maupun swasta yang menyangkut kontrak, sewa-menyewa dan masih banyak lainnya.

(31)

Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian terapan.

b. Nilai guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan pertanggung jawaban, meliputi : a) Nilai guna kebuktian

Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi diciptakan, dikembangkan, diatasi, fungsi dan tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya. b) Nilai guna Informational

Arsip yang bernilai guna informational ialah arsip yang mengandung berbagai kepentingan bagi penelitian dan sejarah.

E. Ciri-ciri Sistem Kearsipan Yang Baik

Menurut Pasal 3 Undang-undang No. 7 tahun 1971 mengatakan bahwa tujuan kearsipan ialah menjamin keselamtan bahwa pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi kegiatan pemerintah.

(32)

1. Mudah dilaksanakan

Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan baik dalam penyimpanan, pengambilan maupun dalam pengembalian arsip-arsip.

2. Mudah dimengerti

Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya. Dengan kata lain, sistem kearsipan harus disesuaikan dengan jenis dan luasnya ruang lingkup kegiatan organisasi.

3. Murah/Ekonomis

Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus mudah/ekonomis baik dalam pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip.

4. Tidak memakan tempat

Yang dimaksud dengan tempat adalah tempat menyimpan arsip-arsip yang harus disimpan oleh suatu badan pemerintah atau swasta. Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan atau gudang (gedung arsip), rak arsip, lemari dan sebagai terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang dipergunakan pada dasarnya sistem kearsipan yang dilaksanakan jangan terlalu banyak memakan tempat.

5. Mudah dicapai

(33)

suatu organisasi belum tentu baik atau cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain.

6. Fleksibel atau luwes

Fleksibel atau luwes artinya sistem filing yang digunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi. Perlu diingat bahwa organisasi bersifat dinamis (berkembang), jadi jangan sampai filing yang dilaksanakan setiap saat berubah yang disebabkan oleh perkembangan organisasi.

7. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip

Salah satu tujuan kearsipan adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Oleh karenaitu, sistem kearsipan yang dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggung jawab, yang tidak berwenang bertugas dalam bidang kearsipan. Arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan kelembapan udara.

8. Mempermudah pengawasan

Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem kearsipan akan dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam perlengkapan/peralatan misalnya :

(34)

- Kartu Pinjaman Arsip atau out slip dan sebagainya.

Pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) telah melakukan sistem kearsipan yang baik menurut ciri-ciri tersebut tetapi tidak ada penyimpanan arsip khusus untuk gabungan seluruh arsip semua bagian pada perusahaan.

F. Peralatan Kearsipan

Peralatan-peralatan kearsipan sangat berperan dalam penyimpanan arsip-arsip agar arsip tersebut tersusun secara rapi, tidak tercecer dan bila setiap kali diperlukan dapat secara cepat menemukan kembali.

Ada 11 (sebelas) peralatan kearsipan yang umum digunakan perusahaan-perusahaan swasta maupun pemerintah, yaitu :

1. Map

a. Map Biasa (Stop Map), gunanya untuk menyimpan sementara warkat-warkat. Adapun keuntungannya adalah praktis dan mudah mempergunakannya. Sedangkan kerugiannya adalah kemampuan untuk menyimpan warkat dalam jumlah yang sangat terbatas dan juga warkat-warkat tersebut mudah lepas.

b. Stop Map Tali (Portable), memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya, terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita. Keuntungannya adalah biayanya murah dan dapat dibuat sendiri.

(35)

d. Map Tebal atau Besar dengan Jepitan (Ordner or Brie Ordner), adalah map dengan memakai jepitan khusus dan bentuknya kuat sehingga dapat disimpan secara vertical. Penyimpanannya lebih baik di atas rak sehingga mudah dilihat apabila kita memerlukannya.

2. Folder (Sampul Arsip)

Adalah merupakan lipatan kertas tebal atau karton manila berbentuk empat persegi panjang. Kegunaannya adalah untuk menyimpan warkat di dalam

filling cabinet.

Ciri-ciri folder adalah :

• Folder merupakan tempat atau wadah arsip.

• Bentuknya seperti map tanpa daun penutup pada sisinya.

• Di atasnya terdapat tab yang gunanya untuk menempatkan kode dan indeks arsip.

• Fungsi dari tab folder adalah untuk menempatkan kode-kode atau tanda-tanda atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.

3. Guide atau Sekat

Adalah lembaran kertas tebal atau manila yang dipergunakan sebagai penunjuk atau sekat pemisah dalam penyimpanan arsip.

Ciri-ciri Guide atau Sekat adalah :

(36)

• Dibuat dari karton tebal (supaya dapat tegak).

• Memiliki bagian yang menonjol yang dinamakan tab.

• Tab gunanya untuk menempatkan atau mencantumkan masalah sampai ke sub-sub masalah.

4. Filling Cabinet (File Cabinet)

Adalah perabot kantor berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertical, dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat dan dapat dibuat dari kayu, logam atau metal.

5. Lemari Arsip

Adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal, berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip, seperti rol film, ordner, dan lain-lain.

6. Meja

Fungsinya yaitu untuk tempat menulis dan menyimpan warkat-warkat secara sementara.

7. Kursi

Ada 4 (empat) jenis kursi yang perlu digunakan, yaitu : • Kursi yang digunakan Administrator.

• Kursi yang digunakan Tata Usaha. • Kursi yang digunakan para Exekutif • Kursi yang digunakan pada waktu rapat.

8. Berkas Kotak (Box File)

(37)

9. Rak Arsip

Sejenis lemari tetapi tidak berpintu yang merupakan rakitan dari berbagai keeping papan kemudian diberi tiang untuk menyimpan warkat-warkat. Biasanya warkat yang disimpan di sini adalah warkat atau arsip yang telah lama di jilid pertahun.

10.Mesin-mesin Kantor

Misalnya, computer dimana arsip dapat disimpan di dalam disket dan dapat dengan mudah dilihat sewaktu-waktu apabila diperlukan nantinya.

11.Alat-alat Tulis dan Lainnya

Misalnya, pensil, pena, penggaris, spidol, hekter, dan lain sebagainya.

G. Prosedur Kearsipan

Prosedur kearsipan yang dilaksanakan PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan terdiri dari :

1. Pemberian Tanda

Semua surat masuk dan surat keluar harus terlebih dahulu disampaikan kepada Administrator. Apabila administrator telah memberikan komentar seperlunya, selanjutnya diserahkan kepada KTU untuk diteruskan kepada bagian kearsipan untuk diberikan stempel dan akan dicatat dalam buku agenda.

2. Pengagendaan

(38)

3. Penyimpanan Peminjaman

Sebagai pegangan sistem penyimpanan arsip hingga sekarang ini masih ada kebaikannya, yaitu terdiri dari :

a. Sistem Abjad

Sistem penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang dibuat atau diterima yang didalamnya termuat nama orang, nama organisasi, nama wilayah, ataupun nama pokok soal disimpan menurut urutan abjad dari huruf A–Z.

b. Sistem Pokok Sosial

Pada sistem ini, misalnya warkat yang berupa surat-surat milik instansi atau organisasi lainnya, baik surat masuk maupun keluar tidak dipisahkan sistem penyimpanannya. Dengan adanya sistem penyimpanan menurut pokok soal surat akan melancarkan penemuan kembali arsip yang diperlukan, karena bagian kearsipan lebih mengingat pokok soal surat dari pada mengingat nomor suratnya.

c. Sistem Wilayah

Pada sistem ini surat masuk dan surat keluar yang alamatnya satu wilayah yang sama dapat disimpan dalam satu berkas, atau pada tempat yang tertentu, sistem ini sangat baik digunakan untuk menyimpan surat-surat milik perusahaan perkebunan yang banyak mempunyai cabang-cabang atau perwakilannya.

d. Sistem Nomor

(39)

nomor 1 (satu) dan terus menerus meningkat sampai pada bilangan yang terbesar. Surat-surat yang disimpan menurut nomor urut tidak menjamin kelancaran sewaktu mencari arsip yang diperlukan. Dengan demikian, sistem nomor untuk penyimpanan surat tidak tepat, karena untuk mengingat suatu nomor adalah sulit. Oleh sebab itu, petugas bagian arsip mengalami kesulitan dalam mencari arsip yang diperlukan.

e. Sistem Tanggal

Pada sistem ini setiap benda arsip yang mempunyai tanggal jatuh tertentu misalnya surat tagihan, daftar gaji, laporan bulanan, laporan tahunan, dan sebagainya disimpan menurut urutan tanggal yang tertera pada surat.

4. Peminjaman

Setiap peminjaman arsip hasus diketahui terlebih dahulu oleh KTU. Hal ini dilakukan untuk menjaga keutuhan dan kemudahan di dalam mencari arsip yang diperlukan.

5. Pemeliharaan

Usaha pemeliharaan arsip terutama dimaksudkan untuk melindungi, mengawasi, dan mengambil langkah-langkah untuk menyelamatkan arsip, serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang tidak diinginkan.

(40)

a. Benda-benda arsip yang dipinjam harus dibuat tanda bukti peminjaman arsip.

b. Lingkungan dan ruangan tempat penyimpanan arsip harus diperhatikan, agar cahaya, temperature, dan debu-debu tidak dapat merusak arsip.

6. Penyusutan

Benda-benda arsip yang sudah tidak dapat dipergunakan lagi akan dipindahkan dari tempat penyimpanan arsip yang aktif ke tempat penyimpanan yang lain. Kegunaan dari penyusutan arsip yaitu memudahkan mencari kembali arsip yang diperlukan dan menghemat biaya.

Adapun tujuan dari penyusutan arsip dapat dilihat dari 2 (dua) segi, yaitu segi administrasi dan segi ilmiah. Dari segi administrasi tujuan penyusutan arsip adalah :

a. Menghindari percampur adukan antara arsip-arsip yang masih aktif dengan yang tidak aktif (semi statis), serta antara arsip yang benilai penting dengan yang tidak penting.

b. Memudahkan mencari kembali arsip jika sewaktu-waktu diperlukan. c. Menghemat biaya, baik untuk membeli peralatan, pemeliharaan,

kepegawaian, dan lain-lain.

d. Tempat yang digunakan untuk menyimpanan arsip aktif menjadi longgar untuk menampung bertambahnya arsip baru.

(41)

f. Untuk memantapkan pemeliharaan arsip yang bernilai permanen, hingga arsip tersebut dapat diperlakukan permanent dan diatur dengan baik, terlindung dari segala faktor bahaya.

g. Untuk memudahkan pengiriman ke Arsip Nasional.

Dari segi ilmiah tujuan penyusutan adalah akan membantu para ilmuan dalam melakukan penelitian terutama jika arsip-arsip sudah mencapai masa statis. Karena arsip statis akan menonjol kegunaannya dibidang penelitian ilmiah.

H. Pelaksanaan Kearsipan di PT Perkebunan Nusantara IV (Persero)

Medan.

1. Sistem Penyimpanan Arsip

Macam-macam sistem penyimpanan arsip (Sutarto, 1997:209-232) adalah sebagai berikut :

a. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Abjad

Sistem penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang dibuat atau diterima yang didalamnya termuat nama orang, nama wilayah, ataupun nama pokok soal disimpan menurut urutan abjad dari huruf A-Z.

(42)

disamping dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan utama dapat pula digunakan sebagai sistem penyimpanan lanjutan.

b. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Abjad Bernomor

Sistem penyimpanan arsip menurut abjad bernomor ini berarti warkat yang telah dibuat atau diterima yang didalamnya termuat nama orang, nama organisasi, nama wilayah maupun nama pokok soal disimpan menurut gabungan urutan abjad dan nomor dari A1, A2, A3, dan seterusnya sampai Z1, Z2, Z3, Z4 dan seterusnya.

c. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Pokok Soal

Sistem penyimpanan arsip menurut pokok soal berarti warkat yang dibuat atau diterima disimpan menurut pokok masalah/pokok urusan, masalah/urusan ataupun sub masalah/sub urusan yang tertera didalamnya. Misalnya semua surat yang berhubungan dengan urusan kurikulum, perubahan kurikulum, pengiriman kurikulum kepada dosen, dihimpun menjadi suatu berkas yang berjudul “kurikulum” kemudian berbagai pokok soal yang ada disusun menurut abjad untuk mempercepat penemuan kembali.

d. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Wilayah

(43)

Kampung, Rukun Tetangga. Pada tiap satuan daerah tertentu diatas disusun warkat-warkat yang bersangkutan dengan nama orang, nama organisasi, nama pokok soal, yang telah diurutkan menurut abjad agar pada saat penemuan kembali dapat dilakukan dengan cepat.

e. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Tanggal

Sistem penyimpanan arsip menurut tanggal berarti warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi disimpan menurut tanggal yang tertera pada warkat tersebut. Sistem ini biasanya dipakai untuk warkat-warkat yang penyimpanannya memerlukan jangka waktu tertentu untuk pemakaian kembali. Misalnya suatu tagihan peminjaman uang, kartu peminjaman arsip, kartu peminjaman buku pada perpustakaan dan lain-lain.

f. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Nomor Kode

(44)

g. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Suara

Sistem penyimpanan arsip menurut suara berarti warkat-warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi yang memuat nama-nama orang untuk berbunyi pengucapannya sama terlepas dari bagaimana menulisnya akan memberi kode nomor yang sama dan disimpan ditempat yang sama.

Contoh : - Sunarti - S 563 - Sunarto - S 563 - Sunardi - S 563 S – huruf pertama, S – N, 6 – r, 3

Proses penyimpanan arsip adalah aman, awet, up to date dan efesien.

2. Sistem Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip

a. Sistem Pemeliharaan Arsip

Arsip harus dijaga keamanannya, baik dari segi kuantitas (tidak adanya yang tercecer/hilang), kualitas (tidak mengalami kerusakan), maupun dari segi informalitas (kerahasiaannya). Dalam pemeliharaan arsip terkandung 2 (dua) pengertian yaitu : (Abu Bakar, 1996 :16)

• Pemeliharaan, perawatan dan penjagaan (pengamanan) terhadap arsip. • Pemeliharaan, perawatan dan penjagaan (pengamanan) terhadap

(45)

arsip-arsip dicuri dan diperjual belikan untuk dijadikan kertas pembungkus. Akibatnya kelestarian informasi yang terkandung di dalamnya tidak akan terjamin.

Berdasarkan kejadian tersebut, maka pemeliharaan, perawatan dan pengamanan arsip mutlak dilakukan untuk menjamin kelestariannya informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut.

Pemeliharaan secara fisik dapat dilakukan dengan cara-cara (Mulyono dkk, 1985:48-50) sebagai berikut :

 Pengaturan Ruangan

Ruangan penyimpanan arsip harus terjaga agar tetap kering (tidak terlalu lembab), terang (sinar matahari tidka terkena langsung). Ruangan harus kuat dan mempunyai ventilasi yang memadai, sehingga sirkulasi udara dapat terjaga dan dapat terhindar dari serangan api, air maupun serangga pemakan kertas.

 Pemeliharaan Tempat Penyimpanan

Sebaiknya arsip disimpan ditempat-tempat yang terbuka, misalnya dengan menggunakan rak-rak arsip. Apabila harus disimpan ditempat tertutup (seperti lemari), maka lemari tersebut harus sering dibuka untuk menjaga tingkat kelembapan. Penataan arsip dilemari harus renggang agar ada udara diantara arsip-arsip tersebut. Tingkat kelembapan yang terlalu tinggi dapat menyebabkan timbulnya jamur dan sejenisnya yang akan merusak arsip yang disimpan.

(46)

Untuk menjaga keutuhan agar tetap baik dapat dilakukan secara preventif, yaitu dengan cara memberikan bahan pencegah kerusakan seperti confen (kapur barus) untuk mencegah serangga-serangga maupun kemungkinan-kemungkinan yang lain.

 Larangan-larangan Yang Tidak Boleh Dilanggar

Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa, supaya tetap terjamin keutuhan, keamanan, kebersihan, kerapian, dan sebagainya. Untuk itu, perlu dibuat peraturan untuk menjaganya, misalnya petugas atau siapapun dilarang membawa arsip pulang kerumah akan dikenakan sanksi walaupun dilakukan hanya sekali saja.

 Kebersihan

Ruangan arsip hendaknya senantiasa bersih dari segala macam debu untuk membersihkan debu dari ruangan maupun debu yang melekat diarsip sebaiknya digunakan alat penyedot debu (vacuum cleaner). Arsip juga harus dibersihkan/dijaga dari noda karat yang ditimbulkan oleh penggunaan klip dari logam dalam pemberkasan arsip. Untuk mencegahnya sebaiknya digunakan klip dari bahan plastic yang tidak dapat menimbulkan karat.

b. Sistem Pengamanan Arsip

(47)

 Pengamanan Arsip dari Segi Informasi

Pengamanan arsip dari segi informasinya terdapat dalam Pasal 11 Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok Kearsipan” yang berbunyi sebagai berikut “

- Barang siapa yang sengaja dan melawan hukum, memiliki arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 UU No. 7 tahun 1971 ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 tahun.

- Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf a UU No. 7 tahun 1971 ini dengan memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana seumur hidup.

 Pengamanan Arsip dari Segi Fisiknya

Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan arsip dari kerusakan. Kerusakan arsip dapat terjadi karena faktor internal (kerusakan arsip yang disebabkan dari dalam) dan faktor eksternal (kerusakan arsip yang disebabkan dari luar). (Mulyono dkk, 1985 :46-48).

Kerusakan arsip dari segi faktor internal antara lain : • Kualitas Kertas

• Tinta

(48)

Kerusakan arsip dari segi faktor eksternal antara lain : • Lingkungan

• Sinar matahari • Debu

• Serangga dan kutu • Jamur dan sejenisnya

3. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Arsip

A. Sistem Penyusutan Arsip

Tidak semua warkat memiliki guna abadi, sebagian warkat pada suatu saat akan habis kegunaannya. Dengan demikian tidak semua warkat harus disimpan terus-menerus, melainkan ada sebagian harus dipindahkan atau bahkan dimusnahkan (penyusutan arsip) dapat berupa pemusnahan. Pemusnahan dilakukan pada warkat yang tidak memiliki nilai guna tertentu..

Menurut Teh Liang Gie (Gie, 1998 : 50), dalam melakukan penyusunan arsip ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebagai berikut :

(49)

Penyusutan arsip pada kantor PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan dapat dilakukan melalui 2 cara yaitu :

a. Pemindahan arsip in-aktif dari pengelola ke unit kearsipan atau pemindahan arsip dari berkas kerja (file aktif) ke file in-aktif.

b. Pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna yang berdasarkan perundingan yang berlaku.

Tujuan penyusutan arsip adalah, untuk :

a. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.

b. Menghemat ruang, peralatan dan perlengkapan. c. Mempercepat penemuan kembali arsip.

d. Menyelamatkan bahan bukti pertanggung jawaban. Tahap-tahap pelaksanaan penyusutan arsip adalah :

a. Tata tertib

Penyusutan arsip di unit pengelola antara lain :

 Menyiangi, berdasarkan atas Jadwal Referensi Arsip (JRA) dengan melihat referensi pada folder berkas.

 Menyisihkan, berkas yang sudah in-aktif dari berkas aktif dan disimpan pada transfer file.

 Menyortir, memilah-milah arsip yang dimusnahkan dan tidak dipindahkan ke pusat arsip.

(50)

 Arsip-arsip yang dipindahkan ke pusat arsip dimasukkan pada box arsip in-aktif tanpa mengubah sistem pemberkasan pada masa aktif.

 Pemindahan dan pemusnahan dilakukan setelah mendapat persetujuan pimpinan unit kerja dengan membuat berita acara. b. Penyusutan arsip pada masa transisi (sebelum membuat retensi arsip)

 Memberkas kembali arsip-arsip yang tidak teratur misalnya : majalah, map-map, amplop, formulir-formulir yang berlaku dan seterusnya.

 Membenahi arsip dengan benar. Sistem pembenahan memakai tata cara yang teratur yaitu dengan memberkas arsip sesuai dengan kepentingan.

 Melakukan penilaian

- Mana yang tetap disimpan di unit pengelola - Mana yang dimusnahkan

- Mana yang layak untuk dipindahkan ke pusat arsip.

 Membuat daftar atas kelompok kegiatan tersebut pada 3 butir

B. Pemusnahan Arsip

(51)

1. Setiap pemusnahan arsip harus mendapat persetujuan dari Komisaris maupun Direktur Perusahaan.

2. pemusnahan arsip dilakukan secara keseluruhan sehingga tidak dapat dikenal baik isi maupun bentuknya. Pemusnahan arsip dapat dilaksanakan dengan cara membakar dan mencacah.

3. Pemusnahan disaksikan oleh beberapa pegawai atau staff yang terkait. 4. Membuat berita acara pemusnahan arsip in-aktif yang ditanda tangani

(52)

BAB III

ANALISIS DAN EVALUASI

A. Analisis Sistem Penyimpanan Arsip

1. Efesiensi Sistem Penyimpanan Arsip pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero).

Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting dalam administrasi, yakni sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisisan, perumusan kebijaksanaan, penilaian, pengendalian dan pertanggung jawaban setepat-tepatnya. Oleh sebab itu, penyelenggaraan arsip dalam perusahaan disusun secara sistematis agar mudah menemukan kembali.

Berdasarkan pada Bab sebelumnya, supaya tercipta penataan kearsipan yang baik maka diperlukan sistem penyimpanan arsip yang tepat. Sistem penyimpanan arsip terdiri atas ; sistem penyimpanan arsip menurut abjad, sistem penyimpanan arsip menurut abjad bernomor, sistem penyimpanan arsip menurut wilayah, sistem penyimpanan arsip menurut tanggal, sistem penyimpanan arsip menurut nomor urut, sistem penyimpanan arsip menurut nomor 2 akhir, sistem penyimpanan arsip menurut 2 nomor tengah, sistem penyimpanan arsip menurut persepuluhan, sistem penyimpanan arsip menurt nomor berkode, dan sistem penyimpanan arsip menurut suara.

(53)

Nusantara IV (Persero) Medan sudah efesien. Hal ini dapat dilihat dari sistem penyimpanan arsip yang menggunakan sistem tanggal (kronologis). Sistem tanggal adalah penyimpanan arsip yang berdasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat tersebut. Dengan sistem ini maka penemuan kembali arsip akan lebih mudah dan cepat. Sebagai contoh : apabila suatu waktu pinjaman memerlukan data mengenai mutasi suatu jabatan tahun 2004, maka sekretaris cukup melihat tanggal berapa datangnya surat tersebut, sehingga sekretaris dapat mudah dalam menemukan arsip dan cepat menyerahkannya kepada pimpinan.

Agar arsip tidak tercecer maka PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan melakukan penyimpanan arsip berdasarkan arsip azas Kombinasi Sentralisasi – Desentrasilisasi. Dengan azas tersebut, pengurusan arsip dapat lebih cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan, karena lokasinya tidak begitu jauh. Seluruhnya tersimpan rapi dalam lemari arsip, sehingga apabila pegawai ingin mengambil arsip maka dapat diambil dalam lemari dengan waktu yang singkat.

(54)

2. Efektifitas Sistem Penyimpanan Arsip pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan.

Sistem penyimpanan arsip yang baik sangat penting dan bermanfaat dalam suatu perusahaan karena arsip sangat penting untuk menunjang kegiatan bisnis. Arsip-arsip tersebut digunakan untuk keperluan informasi internal dan eksternal, salah satunya adalah pengurusan surat-surat.

Berdasarkan Bab sebelumnya, untuk mencapi sistem kearsipan yang baik dan bertanggung jawab. Setiap instansi (baik pemerintah maupun swasta) harus mengadakan sistem kearsipan yang sesuai dengan atuaran. Sistem kearsipan yang baik mempunyai ciri-ciri sebagai berikut : mudah dilaksanakan, mudah dimengerti, murah/ekonomis, tidak memakan tempat, mudah dicapai, cocok bagi organisasi, fleksibel atau luwes, dapat mencegah kerusahan dan kehilangan arsip dan mempermudah pengawasan.

Menurut hasil penelitian yang dilakukan, selama penyimpanan arsip yang dilaksanakan pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan telah berjalan dengan baik. Hal ini dapat diketahui dari sistem penyimpanan arsip yang digunakan telah memenuhi tujuan yang diharapkan perusahaan. Tujuan yang diharapkan itu antara lain terpeliharanya arsip yang baik, sehingga tidak ada arsip yang hilang atau tercecer. Sebagai contoh : tempat penyimpanan arsip diberi

confer agar terhindar dari kerusakan yang disebabkan serangga pemakan kertas

(55)

B. Analisis Sistem Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip

Arsip harus dijaga keamanannya, baik dari segi kualitas (tidak adanya yang tercecer atau hilang), kualitas (tidak mengalami kerusakan) maupun dari segi informalitas (kerahasiaannya). Berdasarkan teori yang sudah dijelaskan pada Bab sebelumnya, pemeliharaan dan pengamanan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : pengaturan ruangan, pemeliharaan tempat penyimpanan, penggunaan bahan-bahan pencegah kerusakan, larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar dan kebersihan. Sedangkan pengamanan arsip menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya diatur dalam pasal 11 UU No 7 tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan dan Pengamanan dari segi faktor internal (kualitas kertas, tinta, dan bahan perekat) dan faktor eksternal (lingkungan, sinar matahari, debu, serangga dan kutu serta jamur dan sejenisnya).

Berdasarkan hasil penelitian yang dilaksanakan maka dapat dianalisis bahwa sistem pemeliharaan dan pengamanan arsip pada PT. Perkebunan IV (Persero) Medan telah berjalan dengan baik. Hal ini dapat diketahui dari ruangan tempat penyimpanan arsip yang memiliki ventilasi yang memadai dan menggunakan pendingin ruangan (AC) agar tetap kering (tidak lembab) dengan suhu udara berkisar 50 % - 60 % serta sinar matahari yang tidak langsung ke ruangan.

(56)

waktu yang berjangka. Setiap harinya, petugas kebersihan membersihkan tempat penyimpanan arsip dan warkat tersebut agar senantiasa tetap bersih dan awet. Adanya peraturan diantaranya : tidak diperbolehkan meletakkan arsip/dokumen disembarang tempat.

Untuk pengamatan arsip maka masing-masing unit bagian kerja pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) berkewajiban menjaga arsip dari pihak internal maupun dari pihak eksternal.

Dengan melihat situasi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa pemeliharaan dan pengamanan arsip pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) sudah benar karena sesuai dengan cara-cara yang ada dalam teori.

C. Analisis Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Arsip

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai kegunaan lagi. Sedangkan pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut dilakukan dengan cara pembakaran arsip, penghancuran arsip dengan bahan kimia (misalnya soda api) dan pencacahan arsip dengan mesin pencacah arsip.

Berdasarkan uraian dalam Bab sebelumnya, ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penyusutan arsip yaitu :

(57)
(58)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Setelah penulis melakukan penelitian pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan, maka penulis mencoba menarik kesimpulan terhadap pelaksanaan sistem kearsipan dan memberi saran-saran, sebagai berikut :

1. Kesimpulan

Sistem penyimpanan arsip yang dilakukan pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan sudah berjalan dengan efesien. Hal ini dapat diukur dari sistem penyimpanan arsip yang digunakan, yang memakai sistem tanggal (kronologis) dan menggunakan Azas Kombinasi Sentralisasi – Desentralisasi. Dengan sistem ini, penemuan kembali arsip akan lebih cepat dan mudah apabila sewaktu-waktu diperlukan. Sistem penyimpanan arsip yang digunakan sudah tepat karena sesuai dengan ruang lingkup kegiatan organisasi perusahaan atau kantor. Tujuannya antara lain : agar terpeliharanya arsip dengan baik, sehingga tidak ada arsip yang hilang atau tercecer.

(59)

Sistem penyusutan dan pemusnahan arsip pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan telah dijalankan dengan baik dan benar karena penyusutan yang dilakukan berpedoman pada JRD (Jadwal Retensi Dokumen). Proses penyusutan dan pemusnahan arsip dimulai dari melakukan pemindahan arsip in-aktif dari setiap unit bagian atau unit pengelola ke unit kearsipan dan membuat berita acara pemindahan arsip. Pemusnahan arsip dilakukan dengan cara membakar dan mencacah arsip yang dilaksanakan dalam waktu berjangka.

2. Saran

a. Kantor PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan hendaknya membangun suatu ruangan khusus sebagai pusat tempat kearsipan dari seluruh bagian yang ada dalam perusahan agar tercipta efesiensi dan efektifitas dalam pengelolah kearsipan.

b. Arsip yang dipinjam, sebaiknya menggunakan kartu pinjaman arsip. Kartu ini berguna untuk menghindari hilangnya arsip dan merupakan cara yang paling mudah untuk mengingat arsip yang disimpan.

(60)

DAFTAR PUSTAKA

Abu Bakar, Hadi, Drs, Pola Kearsipan Modern, Djambatan, Cetakan 5, Jakarta, 2000.

Maulana, Manajemen Kearsipan, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta :1999. Mulyono Sularso, Mushim Dan Marinim, Dasar-Dasar Kearsipan,

Penerbit Erlangga , Yogyakarta, 2000.

Sedarmayanti, DR.M.Pd, Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan

Teknologi Modern, Penerbit CV. Mandar Maju, Bandung, 2003.

Sutarto, Sekretaris Dan Tata Warkat, Cetakan III, Penerbit Gajah Mada Univercity Press, Yogyakarta, 1999.

Referensi

Dokumen terkait

Pada PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan, sistem pengendalian internal gaji dan upah dilakukan dengan cara, membuat daftar gaji yang dilakukan oleh pembuat daftar gaji

Pada PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan kegunaan anggaran dalam bagian keuangan adalah pada saat penyusunan anggaran yang didahului oleh analisis permasalahan pada

Ester Retina: Analisis Gaya Kepemimpinan pada PT.. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Bagian

Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan adalah tidak efektif dapat dilihat pada tingkat pengumpulan piutang pada tahun 2004 sebanyak 26 (dua puluh enam) kali dengan rata-rata

Dati analisis dan evaluasi yang dilakukan pada kelima komponen pengawasan intern yang ada dapat disimpulkan bahwa pengawasan piutang pada PT Perkebunan Nusantara IV (Persero)

Melalui Program Kemitraan di PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan ini, masyarakat sangatlah terpengaruh mengenai pemberian bantuan dana Program Kemitraan dan Bina Lingkungan

BAB III : PENGAWASAN INTERNAL KREDIT MITRA BINAAN PADA PT PERKEBUNAN NUSANTARA IV (PERSERO) MEDAN. Dalam bab ini penulis menguraikan hasil

11 dari Notaris Sri Ismiyati, SH tanggal 4 Agustus 2008 tentang Pernyataan Keputusan Rapat Pemegang Saham Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perkebunan Nusantara