UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN
PROSES PENGADAAN BARANG/JASA PADA PT PERKEBUNAN NUSANTARA IV (PERSERO) MEDAN
TUGAS AKHIR
Diajukan Oleh:
RAHDINI RIZKI SARAGIH 112101026
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS MEDAN
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR
NAMA : RAHDINI RIZKI SARAGIH
NIM : 112101026
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KEUANGAN
JUDUL : PROSES PENGADAAN BARANG/JASA
PADA PT PERKEBUNAN NUSANTARA IV (PERSERO) MEDAN
Tanggal ... Dosen Pembimbing
Dra. Marhayanie, M.Si NIP : 195804271985032002
Tanggal ... Ketua Program Studi
Dr. Yeni Absah, SE, M.Si NIP : 197411232000122001
Tanggal ... Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang berjudul “Proses Pengadaan Barang/Jasa pada PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan” yang merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan studi pada Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari ada banyak kekurangan baik dalam penyampaian bahasa, kata maupun dalam penyajian. Untuk itu penulis berbesar hati dan dengan tangan terbuka menerima saran maupun kritik sehat yang bersifat membangun dari para pembaca guna perbaikan dan penyempurnaan Tugas Akhir ini.
Dalam penyelesaian Tugas Akhir ini, penulis banyak mendapatkan bantuan baik moril maupun materil dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini dengan tulus dan ikhlas penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada: 1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Ac, Ak, CA Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara atas dedikasinya demi kemajuan Fakultas Ekonomi.
2. Ibu Dr. Yeni Absah, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Dra. Marhayanie, M.Si selaku dosen pembimbing yang dengan sabar telah memberikan bimbingan kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. 5. Bapak / Ibu Dosen pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
telah memberikan perkuliahan sehingga penulis dapat menyelesaikan studi perkuliahan.
6. Bapak dan Ibu pegawai PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan.
7. Teristimewa untuk Kedua Orangtua saya, Rapidin Saragih dan Maria Ulfa Pohan yang telah membesarkan dan mendidik serta memberikan bimbingan, dorongan, semangat, nasihat dan doa di setiap kesempatan sehingga penulis berhasil menyusun Tugas Akhir dan menyelesaikan studi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
8. Teristimewa untuk Kakak saya Rafika Devi Saragih dan Abang saya Muhammad Fajrin Saragih yang telah memberikan dorongan dan doa sehingga penulis berhasil menyelesaikan tugas akhir ini.
Akhir kata penulis memanjatkan doa dan syukur kehadirat Allah SWT atas segala bantuan yang telah diberikan, semoga memperoleh balasan yang berlipat ganda dari-Nya, dan semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi yang menggunakannya, dan menjadi amal bagi penulis.
Medan, Mei 2014
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR... i
DAFTAR ISI... iii
DAFTAR GAMBAR... v
BAB I PENDAHULUAN... 1
A.Latar Belakang... 1
B.Rumusan Masalah... 3
C.Tujuan Penelitian... 3
D.Manfaat Penelitian... 3
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 5
A.Sejarah Ringkas Perusahaan... 5
B.Visi dan Misi PTPN IV (Persero)... 7
C.Struktur Organisasi... 8
D.Bidang-bidang Kerja/Job Description... 12
1. Dewan Komisaris... 12
2. Direksi... 12
3. Komite Audit... 13
4. Sekretaris Perusahaan... 13
5. Satuan Pengawas Intern (SPI)... 14
F. Kinerja Usaha Terkini... 16
G.Rencana Kegiatan... 18
BAB III PEMBAHASAN... 21
A.Pengertian... 21
B.Jenis Barang dan Jasa... 22
C.Prinsip-prinsip Pengadaan... 24
D.Etika Pengadaan Barang dan Jasa... 25
E. Kebijakan Umum Pengadaan Barang/Jasa pada PTPN IV (Persero)... 26
F. Panitia Pengadaan PTPN IV (Persero)... 27
G.Penyusunan Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa PTPN IV (Persero)... 30
H.Proses Permintaan Pengadaan Barang dan Jasa PTPN IV (Persero)... 31
I. Batasan Kewenangan Pengadaan Barang dan Jasa... 35
J. Proses Pengadaan Barang dan Jasa PTPN IV (Persero)... 36
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 44
A.Kesimpulan... 44
B.Saran... 46
DAFTAR GAMBAR
Nomor Judul Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT Perkebunan Nusantara IV
(Persero)... 10 Gambar 3.1 Prosedur Permintaan Pengadaan Barang dan Jasa PT
Perkebunan Nusantara IV (Persero) Kantor
BAB I PENDAHULUAN
A.Latar Belakang
Suatu lembaga atau perusahaan tumbuh dan berkembang seiring dengan semakin meningkatnya aktivitas yang dijalankan oleh perusahaan. Perusahaan merupakan suatu organisasi dimana sumber daya (input) dasar seperti bahan dan tenaga kerja dikelola serta diproses untuk menghasilkan barang atau jasa (output) kepada masyarakat. Oleh karena itu, setiap badan usaha pada umumnya bertujuan untuk memperoleh laba yang tinggi sebagai sumber pembiayaan yang optimal bagi kelangsungan hidup lembaga atau instansi tersebut. Selain itu, untuk memperoleh laba demi kelangsungan hidup perusahaan terdapat tujuan-tujuan lain, seperti perkembangan, prestise, servis dan diterimanya badan usaha tersebut dalam kehidupan masyarakat. Sehingga para pengelola perusahaan akan selalu berusaha bertindak secara profesional dan berusaha untuk terus mengembangkan inovasi-inovasi yang berbeda dalam rangka mencapai apa yang menjadi tujuannya. Dalam praktiknya harus dilandasi dengan konsep-konsep manajemen yang memang sudah berlaku secara universal.
Bila pengadaan tidak berjalan dengan semestinya mereka akan kurus, mati, dan tidak berkembang, bahkan bisa punah.
Demikian pula masyarakat dunia modern, pengadaan barang/jasa merupakan kegiatan yang harus dilakukan dengan cerdas apakah itu untuk keperluan diri sendiri, rumah tangga, kelompok masyarakat, perusahaan ataupun keperluan pemerintahan dan penyelenggaraan negara. Jadi jelas bahwa pengadaan barang/jasa perusahaan yang sehat, dimulai dari saat perencanaan, proses pemilihan penyedia barang/jasa, dan pelaksanaan kontrak, akan membuat perusahaan tersebut berkembang dan lebih maju.
Pengadaan barang dan jasa identik dengan adanya berbagai fasilitas baru, berbagai bangunan, gedung perkantoran, alat tulis dan sebagainya yang dilaksanakan di sebuah perusahaan. Kegiatan pengadaan barang dan jasa yang sering ditenderkan ini sebenarnya bukan hanya terjadi di BUMN dan perusahaan swasta nasional maupun internasional. Pengadaan barang dan jasa bisa terjadi pada instansi pemerintah. Pengadaan barang dan jasa dibuat untuk memenuhi kebutuhan perusahaan atau instansi pemerintah akan barang atau jasa yang dapat menunjang kinerja dan performance mereka. Selain itu, kegiatan pengadaan barang dan jasa juga diharapkan mampu meningkatkan penggunaan produksi dalam negeri, meningkatkan peran serta usaha kecil dan menengah termasuk koperasi, dan menumbuhkembangkan peran serta usaha nasional.
yang menyebar di 9 Kabupaten. Kegiatan pengadaan barang dan jasa pada perusahaan ini memiliki sebuah proses yang sangat panjang. Oleh karena itu proses tersebut harus diterapkan secara terpadu, sistematis, dan lebih jelas sehingga dapat menunjang segala kegiatan yang ada di perusahaan.
Dengan latar belakang pemikiran yang sedemikian ditambah dengan keinginan penulis untuk mendalami pengetahuan mengenai proses pengadaan barang/jasa di suatu perusahaan, maka dari itu penulis memilih judul mengenai “Proses Pengadaan Barang/jasa pada PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan.”
B.Rumusan Masalah
Sesuai dengan judul yang diambil maka penulis mengajukan masalah pokok yang akan dibahas dalam Tugas Akhir ini yaitu, ”Bagaimana Proses Pengadaan Barang/jasa pada PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan?”
C.Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian yang dilakukan yaitu untuk mengetahui Bagaimana Proses Pengadaan Barang/jasa pada PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan.
D.Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian yang ingin dicapai penulis adalah :
barang/jasa pada masa yang akan datang,
2. Bagi penulis, untuk menambah dan memperluas wawasan penulis mengenai pengadaan barang/jasa pada masa yang akan datang,
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
A. Sejarah Ringkas Perusahaan
PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) disingkat PTPN IV didirikan berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 09 tahun 1996 tentang Peleburan Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perkebunan Nusantara VI, Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perkebunan VII, dan Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perkebunan VIII menjadi Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perkebunan Nusantara IV dan Akte Notaris Harun Kamil, SH No. 37 tanggal 11 Maret 1996, telah mendapatkan pengesahan dari Menteri Kehakiman dengan Surat Keputusan No. C2-8332. HT.01.01 tanggal 8 Agustus 1996, dan diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia No. 81 tanggal 8 Oktober 1996, Anggaran Dasar telah mengalami beberapa kali perubahan terakhir berdasarkan Akta No. 18 dari Notaris Sri Rahayu H. Prasetio, SH tanggal 26 September 2002 yang disetujui oleh Menteri Kehakiman dan Hak Azasi Manusia RI dengan Surat Keputusan No. C-20652. HT.01.04 tanggal 23 Oktober 2002. Diubah terakhir kali berdasarkan Akte Notaris Sri Ismiyati, SH Nomor 11 tanggal 4 Agustus 2008, diumumkan dalam Berita Negara R.I No. 90, tanggal 7 November 2008, Tambahan Berita Negara No.22826. Yang kini beralamat di Jl. Letjend.Suprapto No. 2 Medan.
Simalungun, Asahan, Labuhan Batu, Padang Lawas , Batubara dan Mandailing Natal. Dalam proses pengolahan, PTPN IV memiliki 15 Unit Pabrik Kelapa Sawit (PKS) dengan kapasitas total 575 ton Tandan Buah Segar (TBS) per jam, 2 unit Pabrik Teh dengan kapasitas total 154 ton Daun Teh Basah (DTB) per hari, dan 1 unit Pabrik Pengolahan Inti Sawit dengan kapasitas 450 ton per hari.
PTPN IV juga didukung oleh 1 Unit Usaha Engineering Manufacturing and Construction yaitu Pabrik Mesin Tenera (PMT) dan 3
Unit Usaha Rumah Sakit yaitu RS. Laras, RS. Balimbingan dan RS. Pabatu. Seluruh Unit Usaha dan Proyek Pengembangan PTPN IV dikelompokkan ke dalam 5 (lima) Grup Unit Usaha (GUU) yang ditetapkan sebagai berikut:
1. Grup Unit Usaha-I meliputi : Unit Usaha Bah Jambi, Unit Usaha Balimbingan, Unit Usaha Tonduhan, Unit Usaha Pasir Mandoge, Unit Usaha Sei Kopas, Unit Usaha Dolok Sinumbah, Unit Usaha Marihat.
2. Grup Unit Usaha-II meliputi : Unit Usaha Gunung Bayu, Unit Usaha Mayang, Unit Usaha Bukit Lima, Unit Usaha Dolok Ilir, Unit Usaha Laras, Unit Usaha Tanah Itam Ulu.
3. Grup Unit Usaha-III meliputi : Unit Usaha Pabatu, Unit Usaha Adolina, Unit Usaha Air Batu, Unit Usaha Tinjowan, Unit Usaha Padang Matinggi, Unit Usaha Aek Nauli, Unit Usaha Sawit Langkat.
5. Grup Unit Usaha-V meliputi : Unit Usaha Marjandi, Unit Usaha Bah Butong, Unit Usaha Sidamanik, Unit Usaha Tobasari, Unit Usaha Bah Birong Ulu.
B. Visi dan Misi PTPN IV (Persero)
Berikut ini akan dijelaskan visi dan misi PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan.
1. Visi PT Perkebunan Nusantara IV (Persero)
Menjadi pusat keunggulan pengelolaan perusahaan agroindustri kelapa sawit dengan tata kelola perusahaan yang baik serta berwawasan lingkungan. 2. Misi PT Perkebunan Nusantara IV (Persero)
a. Menjamin keberlanjutan usaha yang kompetitif.
b. Meningkatkan daya saing produk secara berkesinambungan dengan sistem, cara dan lingkungan kerja yang mendorong munculnya kreativitas dan inovasi untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi.
c. Meningkatkan laba secara berkesinambungan.
d. Mengelola usaha secara profesional untuk meningkatkan nilai perusahaan yang mempedomani etika bisnis dan tata kelola perusahaan yang baik (GCG).
e. Meningkatkan tanggung jawab sosial dan lingkungan.
C.Struktur Organisasi
PTPN IV adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak pada bidang usaha agroindustri. PTPN IV mengusahakan perkebunan dan pengolahan komoditas kelapa sawit dan teh yang mencakup pengolahan areal dan tanaman, kebun bibit dan pemeliharaan tanaman menghasilkan, pengolahan komoditas menjadi bahan baku berbagai industri, pemasaran komoditas yang dihasilkan dan kegiatan pendukung lainnya.
Umumnya suatu organisasi baik itu organisasi massa maupun organisasi usaha, haruslah mempunyai struktur organisasi agar perjalanan usaha dapat berlangsung dengan baik, sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai dengan efektif. Yang membedakan struktur organisasi pada perusahaan besar dan kecil adalah tingkat kerumitan masalah yang dihadapinya dan disesuaikan dengan jenis dan kegiatan yang dijalankan perusahaan.
Penyusunan struktur organisasi sesuai dengan prinsip organisasi yang dilaksanakan sebelum operasi fisik perusahaan, agar berjalan sebagaimana mestinya. Pembentukan struktur organisasi secara umum diikuti dengan penyusunan analisa jabatan dan uraian jabatan yang mempertegas dalam pembagian pekerjaan dalam arti pekerja mengetahui siapa yang menjadi atasannya, pekerja apa yang diharapkan darinya dan apa yang harus dikerjakannya, apa yang menjadi hak dan kewajibannya dan lain sebagainya. Oleh karena itu struktur organisasi sangat penting peranannya untuk menghindari ketidakpastian dalam melaksanakan aktivitas-aktivitas perusahaan.
wewenang berlangsung secara vertikal, yaitu dari pimpinan tertinggi kepada komisaris dan direksi yang diteruskan kebagian lainnya di bawah departemen yang bersangkutan. Dengan adanya struktur organisasi maka dapat diperoleh beberapa keuntungan yaitu:
1. Adanya penempatan kerja yang sesuai dengan keahlian. 2. Menghindari terjadinya konflik dalam pelaksanaan tugas.
3. Adanya kejelasan kewajiban dan tanggung jawab dari masing-masing karyawan.
1. Dewan Komisaris
Komisaris Utama I : Muhammad Said Didu Komisaris I : Deddy Suardy
Komisaris I : Zainal Arifin Komisaris I : Anton Saragih
Komisaris I : Muhammad Husni
2. Direksi
Direktur Utama I : Erwin Nasutin
Direktur Produksi I : Ahmad Haslan Saragih Direktur Keuangan I : Setia Dharma Sebayang Direktur Perencanaan &
Pengembangan Usaha I : Memed Wiramihardja Direktur SDM dan Umum I : Andi Wibisono 3. Kepala Bagian
Bagian Sekretaris Perusahaan : Mohd Abdul Ghoni Bagian SPI : Saur M. Panggabean Baagian MR & GCG : Deriati
Bagian PKBL : R. Triawarman Bagian SDM : Taufiqqurahman Bagian Umum : Muhtadin Harahap Bagian Hukum dan Pertanahan : A. Wahid Rambey Bagian Pengadaan : Abdul Hasyim Lubis
D. Bidang-bidang Kerja / Job Description
PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan sesuai dengan SK Direksi No. 04.13/Kpts/43/VIII/2003 tentang organisasi dan tata kerja mempunyai beberapa bidang yaitu terdiri dari :
1. Dewan Komisaris
Dewan Komisaris bertugas melakukan pengawasan terhadap kebijakan pengurusan, jalannya pengurusan pada umumnya baik mengenai Perseroan maupun usaha Perseroan yang dilakukan oleh Direksi serta memberikan nasihat kepada Direksi termasuk pengawasan terhadap pelaksanaan Rencana Jangka Panjang Perseroan, Rencana Kerja dan Anggaran Perseroan serta ketentuan Anggaran Dasar dan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham, serta peraturan perundang-undangan yang berlaku, untuk kepentingan Perseroan dan sesuai dengan maksud dan tujuan Perseroan.
2. Direksi
maupun di luar Pengadilan tentang segala hal dan segala kejadian dengan pembatasan-pembatasan sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan, Anggaran Dasar dan/atau Keputusan RUPS.
3. Komite Audit
a. Bertugas memonitori dan mengevaluasi proses penyelesaian Laporan Keuangan Tahun buku setiap tahunnya dan penetapan laporan pertanggung jawaban keuangan perusahaan tahun sebelumnya.
b. Melakukan evaluasi atas efektivitas Satuan Pengawasan Intern (SPI). c. Melakukan evaluasi atas sistem Pengendalian Intern kegiatan tertentu. d. Melakukan evaluasi dan memonitoriatas laporan Direksi tentang progres
pelaksanaan arahan RUPS.
e. Melakukan evaluasi atas Laporan Manajemen Triwulan Direksi. 4. Sekretaris Perusahaan
a. Bertugas memastikan kepatuhan perusahaan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku, seperti peraturan yang berkaitan dengan pengelolaan BUMN, Perseroan Terbatas dan Anggaran Dasar. b. Memberikan penjelasan atas peraturan perundang-undangan yang
berhubungan dengan kegiatan perusahaan.
c. Mengkoordinasikan atas kepatuhan pelaksanaan GCG di lingkungan PTPN IV.
d. Menyimpan dokumen-dokumen perusahaan, seperti Risalah RUPS, Risalah Rapat Direksi dan Risalah Rapat Dewan Komisaris.
f. Membantu, jika diperlukan, dalam mempersiapkan Laporan Tahunan Perusahaan.
5. Satuan Pengawas Intern (SPI)
a. Bertugas menilai terhadap informasi keuangan mencakup penilaian terhadap informasi keuangan sesuai prinsip-prinsip akuntansi yang lazim.
b. Menilai terhadap ketaatan Unit Usaha yang bersangkutan pada peraturan perundang-undangan yang mendasari transaksi/kegiatan yang mempunyai pengaruh kepada laporan keuangan serta ketaatan terhadap RKAP yang telah ditetapkan.
c. Menilai terhadap penggunaan sumber daya ekonomi perusahaan, apakah telah dikelola denga baik efisien dan berdaya guna.
d. Menilai capaian realisasi yang sebenarnya dibandingkan dengan target yang telah ditetapkan termasuk pengajuan ketaatan Unit Usaha terhadap peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan kehematan, daya guna dan hasil guna.
e. Melakukan audit terhadap kegiatan dalam perusahaan yang diindikasikan adanya kecurangan atau penyimpangan maupun tindak pidana korupsi.
E. Jaringan Usaha/Kegiatan
Kakao, dan Pabrik Pengolahan Pucuk Teh. Perusahaan disamping mengelola perkebunan, juga mengusahakan industri hilir berupa Pabrik Fraksionasi dan Refinasi (Pabrik Minyak Nabati) produksi yang dihasilkan RBD Olein, Crude Stearin dan Fatty Acid. Kemudian ada pula Pabrik Ekstrasi Inti Sawit dengan produksi yang dihasilkan Palm Karnel Meal.
Kegiatan usaha perusahaan tersebut terletak di atas luas areal lahan seluas 151.958 Ha areal konsesi, yang tersebar di 9 (sembilan) Kabupaten yaitu Kabupaten Langkat, Deli Serdang, Serdang Bedagai, Simalungun, Asahan, Labuhan Batu, Padang Lawas , Batubara dan Mandailing Natal.
Adapun strategi yang dilakukan oleh perusahaan dalam mencapai tujuannya adalah sebagai berikut :
a. Peningkatan produktivitas dan efisiensi melalui penerapan praktik-praktik bisnis terbaik mencakup baku teknis,manajemen, dan sistem kerja.
b. Mengadakan peremajaan/replanting tanaman secara teratur setiap tahun.
c. Optimalisasi kapasitas pabrik dengan melakukan pembelian TBS pihak III untuk menutupi kekurangan bahan baku dari produksi sendiri.
d. Penerapan Standart Operations Procedure (SOP), pemeliharaan panen, pengelolaan dan perawatan pabrik secara konsisten.
e. Menerapkan Preventive Maintenance dan Replacement atau penggantian mesin. f. Membangun membina pengamanan terpadu yang melibatkan seluruh SDM unit
F. Kinerja Usaha Terkini
Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan instansi, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada PT Perkebunan Nusantara IV (Persero), perusahaan ini terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh perusahaan ini dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah:
1. Capaian produksi TBS Kebun Sendiri (Incl. Proyek Timur dan Balap) dan pembelian TBS s.d. Triwulan IV/2012 masing-masing dibawah RKAP sebesar 125.875 ton atau 5,25% dan 36.023 ton atau 5,15% dan secara gabungan produksi TBS dibawah RKAP sebesar 161.898 ton atau 5,23%. Realisasi produksi TBS Kebun Sendiri (Incl. Proyek Timur dan Balap) s.d. Triwulan IV/2012 dibandingkan dengan periode yang sama tahun lalu mengalami peningkatan sebesar 50.280 ton atau 2,26%. Realisasi produksi Daun Teh Basah kebun sendiri s.d. Triwulan IV/2012 dibawah RKAP sebesar 5.031 ton atau 21,51% dan dibandingkan dengan periode yang sama tahun lalu dibawah sebesar 21.112 ton atau 53,49%.
0,18%. Rendemen Teh Jadi kebun sendiri s.d. Triwulan IV/2012 dibawah RKAP sebesar 0,09% dan dibandingkan dengan periode yang sama tahun lalu diatas sebesar 0,04%.
3. Capaian penjualan setelah pungutan ekspor s.d. Triwulan IV/2012 sebesar Rp 5.319,12 milyar jika dibandingkan dengan RKAP sebesar Rp6.096,29 milyar maka berada dibawah RKAP sebesar Rp777,17 milyar atau 12,75%. Selanjutnya bila dibandingkan dengan periode yang sama tahun lalu sebesar Rp5.536,38 milyar mengalami penurunan sebesar Rp217,27 milyar 3,92%. 4. Realisasi biaya secara keseluruhan s.d. Triwulan IV/2012 (harga pokok
penjualan + biaya usaha + biaya bunga + biaya lain-lain bersih) sebesar Rp4.318,55 milyar. Jika dibandingkan dengan RKAP sebesar Rp 4.838,20 milyar maka realisasi biaya dibawah RKAP sebesar Rp519,65 milyar atau 10,74%. Selanjutnya bila dibandingkan denga periode yang sama tahun lalu sebesar Rp4.316,85 milyar mengalami kenaikan Rp1,70 milyar atau 0,04%. 5. Capaian laba sebelum PPh s.d. Triwulan IV/2012 sebesar Rp1.000,57 milyar
yang disebabkan karena adanya penundaan penyerahan/pengapalan minyak sawit oleh pembeli sebagai dampak dari harga jual yang cenderung menurun. Komoditi Teh s.d. Triwulan IV/2012 mengalami kerugian sebesar Rp72,66 milyar jika dibandingkan dengan kerugian RKAP sebesar Rp26,97 milyar berada diatas RKAP sebesar Rp45,70 milyar atau 169,43%, selanjutnya bila dibandingkan dengan periode yang sama lalu rugi sebesar Rp58,88 milyar mengalami kenaikan sebesar Rp13,78 milyar atau 23,41%.
6. Capaian laba setelah pajak s.d. Triwulan IV/2012 sebesar Rp697,43 milyar, jika dibandingkan dengan RKAP sebesar Rp934,56 milyar, berada dibawah RKAP sebesar Rp249,14 milyar atau 26,09%, selanjutnya bila dibandingkan dengan periode yang sama tahun lalu sebesar Rp890,87 milyar mengalami penurunan sebesar Rp193,44 milyar atau 21,71%.
7. Laporan posisi keuangan per 31 Desember 2012 ditutup dengan total aset sebesar Rp9,199,39 milyar bila dibandingkan per 31 Desember 2011 sebesar Rp7.993,50 milyar mengalami peningkatan sebesar Rp1.205,88 milyar atau 15,09%. Hal ini disebabkan peningkatan aset tidak lancar sebesar Rp968,95 milyar atau 15,47% dan peningkatan aset lancar sebesar Rp236,94 milyar atau 13,68%.
G.Rencana Kegiatan
1. Rencana Kerja untuk pencapaian Produktivitas Tanaman Jangka Pendek :
a. Perlakuan yang optimal terutama pemupukan terhadap tanaman muda dan remaja.
b. Memaksimalkan perbaikan sarana dan prasarana produksi. c. Memenuhi kebutuhan pemanen.
d. Pengendalian Ganoderma. Jangka Panjang :
a. Menjaga komposisi umur tanaman dengan melakukan peremajaan tanaman secara konsisten minimal 4% pertahun dari luas areal TM.
b. Penyisipan areal dilakukan lebih insentif dengan jenis bibit unggul. c. Melakukan kastrasi dan penyerbukan bantuan.
d. Melakukan penelitian dalam pengendalian Ganoderma. 2. Rencana Kerja Perusahaan dalam Bidang Teknik
a. Pembangunan Turbin untuk PLTA dengan kapasitas produksi 1,4 Mega Watt.
b. Pembangunan Pabrik Mesin Tenera
c. Pembangunan Pabrik Kelapa Sawit di Proyek Timur, Kabupaten Mandailing Natal.
d. Pembangunan Gedung Serba Guna.
3. Rencana Kerjasama dengan BUMN lain/Konsorsium : a. Pembangunan Pabrik Pupuk NPK.
d. Pembangunan Kawasan Industri Terpadu berbasis perkebunan kelapa sawit. e. Pembentukan anak perusahaan untuk mengelola perkebunan kelapa sawit di
BAB III PEMBAHASAN
Menurut hasil penelitian yang penulis peroleh dari data pengadaan barang/jasa PT Perkebunan Nusantara IV (Persero), maka penulis memperoleh gambaran umum mengenai proses pengadaan barang/jasa. Pada bab ini penulis membahas tentang gambaran pengadaan barang/jasa yang berupa :
A. Pengertian
Definisi pengadaan barang dan jasa secara harfiah menurut kamus bahasa Indonesia adalah tawaran untuk mengajukan harga dan memborong pekerjaan atas penyediaan jasa barang/jasa. Di sinilah tumbuh pengertian bahwa ada dua pihak yang berkepentingan. Pihak pertama adalah instansi pemerintah, BUMN, atau perusahaan swasta yang mengadakan penawaran pengadaan barang dan jasa. Pihak kedua adalah personal atau perusahaan kontraktor yang menawarkan diri untuk memenuhi permintaan akan pengadaan barang dan jasa tersebut.
Definisi pengadaan barang dan jasa menurut kamus hukum adalah memborong pekerjaan/menyuruh pihak lain untuk mengerjakan atau memborong pekerjaan seluruhnya atau sebagian pekerjaan sesuai dengan perjanjian atau kontrak yang dibuat oleh kedua belah pihak sebelum pekerjaan pemborongan itu dilakukan.
yang setara dan memenuhi syarat berdasarkan metode dan tata cara tertentu yang telah ditetapkan dan diikuti oleh pihak-pihak yang terkait secara taat asas sehingga terpilih penyedia jasa terbaik.
Menurut Peraturan Direksi PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) Nomor: 04.01/PER/27/XI/2013 Tentang Pedoman Pengadaan Barang/jasa di Lingkungan PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) yang dimaksud dengan Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Konsultasi/ Jasa Lainnya yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang/jasa yang dilakukan oleh PTPN IV yang dibiayai dengan anggaran perusahaan dan dilaksanakan oleh penyedia barang dan jasa melalui prosedur dan ketentuan yang diatur dalam pedoman Pengadaan Barang/Jasa di lingkungan PT Perkebunan Nusantara IV (Persero).
B.Jenis Barang dan Jasa
Jenis pengadaan barang dan jasa yang diadakan oleh suatu perusahaan digolongkan menjadi 4 macam barang/jasa yaitu:
a. Barang
Pada PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) pembagian jenis barang menurut spesifikasinya yaitu:
1. Barang umum, pengadaan barang umum dapat dilaksanakan di Kantor Pusat/GUU/Unit Usaha dengan kewenangannya.
2. Barang pabrikan/keagenan, yang dilaksanakan di Kantor Pusat, kecuali dalam kondisi mendesak untuk barang-barang tertentu setelah mendapat persetujuan Direksi dapat dilaksanakan di GUU/Unit Usaha.
3. Barang spesifik, yang dapat dilakukan di Kantor Pusat.
b. Pekerjaan konstruksi
Pekerjaan konstruksi adalah seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan pelaksanaan konstruksi bangunan atau pembuatan wujud fisik lainnya.
c. Jasa konsultansi
Jasa Konsultasi adalah jasa layanan profesional yang membutuhkan keahlian tertentu di berbagai bidang keilmuan yang mengutamakan adanya pola pikir (brainware).
d. Jasa lainnya
Pada PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) yang termasuk jasa lainnya yaitu jasa layanan kebersihan, jasa penyedia tenaga kerja, jasa angkutan, jasa rental, jasa audit, jasa pengamanan, jasa perbankan dan keuangan, jasa pemeliharaan pembibitan dan sebagainya.
C. Prinsip-prinsip Pengadaan
Pengadaan Barang/Jasa dilaksanakan dengan prinsip-prinsip sebagai berikut:
a. Efisien berarti Pengadaan Barang/Jasa harus diusahakan untuk mendapatkan hasil yang optimal dan terbaik dalam waktu yang cepat dengan menggunakan dana dan kemampuan seminimal mungkin secara wajar dan bukan hanya didasarkan pada harga terendah dan dapat dipertanggungjawabkan.
b. Efektif berarti Pengadaan Barang/Jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan Perusahaan.
c. Kompetitif berarti Pengadaan Barang/Jasa harus terbuka bagi Penyedia barang dan jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat diantara penyedia barang dan jasa yang stara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan.
evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyediaan barang dan jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyediaan barang dan jasa.
e. Adil/Tidak Diskriminatif berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang dan jasa yang memenuhi persyaratan yang ditentukan dan tidak mengarah untuk memberikan keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan atau alasan apapun.
f. Akuntabel berarti harus mencapai sasaran dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menjauhkan dari potensi penyalahgunaan dan penyimpangan sesuai dengan prinsip-prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam Pengadaan Barang/Jasa.
D. Etika Pengadaan Barang dan Jasa
Menurut Peraturan Direksi PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) Nomor: 04.01/PER/27/XI/2013 Tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa di Lingkungan PT Perkebunan Nusantara IV (Persero), pelaksanaan pengadaan barang/jasa sepenuhnya dilaksanakan dengan etika yang tinggi sesuai dengan ketentuan dalam Code of Conduct Perusahaan dan dalam pelaksanaannya harus mematuhi etika sebagai berikut:
a. Melaksanakan tugas secara tertib disertai rasa tanggungjawab untuk mencapai sasaran, kelancaran dan ketepatan tercapainya tujuan Pengadaan Barang/Jasa.
c. Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung, yang mengakibatkan persaingan yang tidak sehat, penurunan kualitas proses pengadaan dan hasil pekerjaan.
d. Bertanggung jawab terhadap segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kewenangannya.
e. Mencegah terjadinya pertentangan kepentingan pihak-pihak yang terlibat langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan.
f. Mencegah terjadinya kebocoran keuangan dan kerugian perusahaan.
g. Tidak menyalahguanakan wewenang dan melakukan kegiatan bersama dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung atau tidak langsung merugikan perusahaan.
h. Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak berjanji akan memberi hadiah, imbalan atau berupa apa saja kepada siapapun yang diketahui atau patut dapat diduga berkaitan dengan Pengadaan Barang/Jasa.
E. Kebijakan Umum Pengadaan Barang/Jasa pada PTPN IV (Persero) Kebijakan umum Perusahaan dalam Pengadaan Barang/Jasa adalah: 1. Meningkatkan penggunaan produksi dalam negeri, rancang bangun dan
2. Meningkatkan peran serta usaha kecil dan menengah termasuk koperasi kecil dan kelompok masyarakat dalam pengadaan barang/jasa sepanjang kualitas, harga, dan tujuannya dapat dipertanggungjawabkan.
3. Menyederhanakan ketentuan dan tata cara untuk mempercepat proses pengambilan keputusan dalam Pengadaan Barang/Jasa.
4. Menumbuhkembangkan peran serta usaha nasional.
5. Mengutamakan sinergi antar BUMN dan/atau Anak Perusahaan BUMN dan atau Perusahaan Terafiliasi BUMN sepanjang barang dan jasa tersebut merupakan hasil produksi BUMN dan/atau Anak Perusahaan BUMN/Perusahaan Terafiliasi BUMN sepanjang kualitas, harga, dan tujuannya dapat dipertanggungjawabkan.
F. Panitia Pengadaan PTPN IV (Persero)
Panitia pengadaan barang dan jasa pada PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) adalah Pejabat yang ditunjuk oleh Direksi untuk mengadakan pemilihan penyedia barang dan jasa di Kantor Pusat atau Manajer Grup di Grup Unit Usaha atau Manajer Unit di Unit Usaha. Panita pengadaan untuk Kantor Pusat berkedudukan di Bagian Logistik ditetapkan oleh Direktur Bidang dan GUU oleh Manajer Grup dan Unit Usaha ditetapkan oleh Manajer Unit. Jumlah kepanitiaan Pengadaan Barang/Jasa di Bagian Logistik sebanyak tiga kepanitiaan, yaitu:
a. Panitia Pengadaan Barang/Jasa Bidang Teknik. b. Pantitia Pengadaan Barang/Jasa Bidang Tanaman.
Susunan masing-masing kepanitiaan adalah sebagai berikut: Ketua : Kepala Bagian Logistik
Sekretaris : Kaur. Bag. Logistik Anggota : 1. Asisten Bagian Terkait
2. Asisten Bagian Logistik 3. Asisten Bagian Logistik
4. Kaur/Asisten Urusan Corporate Legal & KSU
Untuk pengadaan barang/jasa yang bersifat kompleks atau pengadaan barang/jasa tertentu Direksi dapat membentuk Panitia Pengadaan ad hoc yang personilnya terdiri dari Bagian dan/atau GUU dan atau Unit Usaha terkait.
Tugas pokok dan kewenangan Panitia Pengadaan meliputi: a. Menyusun rencana pemilihan Penyedia Barang/Jasa.
b. Menyusun Dokumen pemilihan Penyedia Barang/Jasa. c. Menetapkan Dokumen RKS atau KAK.
d. Meminta spesifikasi teknis kepada Bagian Fungsional dan penetapan HPS kepada Tim penyusunan HPS.
e. Menetapkan besaran nominal Jaminan Penawaran.
f. Menetapkan calon peserta dan membuat surat undangan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa serta menetapkan kualifikasi/klasifikasi calon Penyedia Barang/Jasa.
h. Memberikan penjelasan administrasi dan peninjauan lapangan bila diperlukan mengenai dokumen pengadaan termasuk syarat-syarat penawaran, cara penyampaian penawaran dan tata cara evaluasinya dan memberitahukan total HPS (tidak diperincikan) kepada peserta penyedia barang dan jasa serta membuat berita acara pemberian penjelasan, jika dipandang perlu dapat mengikutsertakan pengguna barang dan jasa.
i. Menilai kualifikasi Penyedia Barang/Jasa melalui prakualifikasi atau pascakualifikasi.
j. Melakukan evaluasi administrasi, teknis dan harga terhadap penawaran yang masuk.
k. Membuka dokumen dan membuat berita acara pembukuan penawaran. l. Melakukan evaluasi terhadap penawaran yang masuk, klarifikasi serta
melaksanakan negoisasi yang dituangkan dalam berita acara.
m.Mengusulkan calon pemenang penyedia barang dan jasa kepada Direksi sesuai dengan kewenangannya.
n. Menjawab sanggahan.
o. Memberitahukan/mengumumkan pemegang penyedia barang/jasa. p. Menyiapkan surat penunjukan pemenang.
q. Menetapkan penyedia barang/jasa untuk pengadaan barang/jasa dengan nilai paling tinggi Rp100.000.000,-
r. Menyerahkan salinan Dokumen Pemilihan Penyedia Barang/Jasa kepada Pejabat Pengguna Barang/Jasa.
t. Membuat laporan mengenai proses dan hasil Pengadaan Barang/Jasa kepada Direksi.
u. Dalam hal Pengadaan Barang/Jasa bersifat khusus dan/atau memerlukan keahlian khusus, Panitia Pengadaan dapat menggunakan tenaga ahli yang berasal dari PNS atau swasta.
G. Penyusunan Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa PTPN IV (Persero) Masing-masing Bagian, GUU dan Unit Usaha menyusun Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa sesuai kebutuhan Perusahaan dan selanjutnya diusulkan kepada Direksi untuk dimasukkan ke dalam Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan. Rencana umum pengadaan barang/jasa yang dibuat oleh Bagian, GUU dan Unit Usaha harus mengidentifikasi risiko yang mungkin timbul dari pengadaan barang/jasa terhadap pencapaian tujuan perusahaan. Rencana umum Pengadaan Barang/Jasa meliputi:
a. Kegiatan dan anggaran Pengadaan Barang/Jasa yang akan dibiayai oleh Perusahaan sendiri dan/atau
b. Kegiatan dan anggaran Pengadaan Barang/Jasa yang dibiayai oleh anta Unit Usaha dan antar GUU.
H. Proses Permintaan Pengadaan Barang dan Jasa PTPN IV (Persero) Permintaan pengadaan kepada Panitia Pengadaan Kantor Pusat meliputi: a. Unit usaha menerbitkan Dokumen Permintaan Pengadaan selanjutnya
dikirimkan ke GUU untuk dilakukan verifikasi.
b. Setelah GUU menyetujuinya, Dokumen Permintaan Pengadaan dikirimkan ke Kantor Pusat Bagian Sekretaris Perusahaan.
c. Bagian Sekretaris Perusahaan mengirimkan Dokumen Permintaan Pengadaan kepada Bagian Teknis/Fungsional.
d. Bagian Teknis/Fungsional telah melakukan pemeriksaan Dokumen Permintaan Pengadaan untuk memastikan telah sesuai dengan RKAP dan spesifikasi teknis. Setelah Bagian Teknis/Fungsional menyetujui, selanjutnya Dokumen Permintaan Pengadaan dikirimkan ke Bagian Keuangan untuk pengesahan penggunaan anggaran.
e. Bagian Keuangan melakukan pemeriksaan Dokumen Permintaan Pengadaan dan apabila telah disetujui, Bagian Keuangan menyerahkan kepada Direktur Bidang untuk persetujuan pengadaan dan kepada Direktur Keuangan untuk persetujuan penggunaan anggaran.
f. Dokumen Permintaan Pengadaan barang/jasa dengan nilai diatas Rp1.000.000.000,- (satu milyar rupiah) harus mendapat persetujuan Direktur Utama.
g. Dokumen Permintaan Pengadaan yang telah mendapat persetujuan Direksi, oleh Bagian Sekretaris Perusahaan dikirimkan kepada Bagian Logistik.
i. Berdasarkan dokumen spesifikasi teknis yang dibuat oleh Bagian Teknis/Fungsional, Bagian Logistik meminta kepada Pejabat Penyusunan HPS untuk membuat HPS.
j. Panitia Pengadaan dapat melaksanakan proses pengadaan setelah diterimanya dokumen dokumen sebagai berikut:
1. Dokumen spesifikasi teknis 2. Dokumen permintaan pengadaan 3. Dokumen HPS
k. Jangka waktu prose Permintaan Pengadaan di Kantor Pusat sebagai berikut: 1. Unit Usaha maksimal 3 (tiga) hari setelah RKO.
2. GUU maksimal 2 (dua) hari.
3. Bagian Sekretaris Perusahaan maksimal 1 (satu) hari. 4. Bagian Fungsional maksimal 2 (dua) hari.
5. Bagian Keuangan maksimal 3 (tiga) hari.
I. Batasan Kewenangan Pengadaan Barang dan Jasa 1. Pengadaan Barang
1.1Pengadaan barang yang menjadi kewenangan Unit Usaha sebagai berikut: a. Jenis barang dengan nilai pengadaan maksimal Rp25.000.000,- (dua
puluh lima juta rupiah) untuk 1 (satu) paket pengadaan; atau
b. Semua jenis barang untuk kebutuhan Unit Usaha yang anggarannya bersumber dari dana plafon sesuai ketentuan yang berlaku.
1.2. Pengadaan barang yang menjadi kewenangan GUU adalah jenis barang dengan nilai pengadaan maksimal Rp100.000.000,- (seratus juta rupiah) untuk 1 (satu) paket pengadaan.
1.3. Pengadaan barang yang menjadi kewenangan Bagian Logistik yaitu brang untuk kebutuhan Unit Usaha, GUU atau Kantor Pusat yang bukan merupakan kewenangan GUU atau Unit Usaha atau Bagian Fungsional. 1.4. Pengadaan barang yang menjadi kewenangan Kepala Bagian Fungsional,
yaitu pengadaan barang dalam rangka tugas pokok dan fungsi Bagian bersangkutan dengan nilai maksimal Rp20.000.000,- (dua puluh juta rupiah) untuk 1 (satu) paket pengadaan.
2. Pengadaan Jasa
2.1. Pengadaan jasa yang menjadi kewenangan Unit Usaha adalah sebagai berikut:
a. Jenis jasa dengan nilai pengadaan maksimal Rp50.000.000,- (lima puluh juta rupiah) untuk 1 (satu) paket pengadaan.
c. Semua jenis jasa untuk kebutuhan Unit Usaha yang anggarannya bersumber dari dana plafon sesuai ketentuan yang berlaku.
2.2. Pengadaan jasa yang menjadi kewenangan GUU adalah jenis jasa dengan nilai pengadaan maksimal Rp200.000.000,- (dua ratus juta rupiah) untuk 1 (satu) paket pengadaan.
2.3.Pengadaan jasa yang menjadi kewenangan Bagian Logistik yaitu pengadaan jasa untuk kebutuhan Unit Usaha, GUU dan Kantor Pusat yang pengadaannya bukan merupakan kewenangan Unit Usaha atau GUU atau Bagian Fungsional.
2.4.Pengadaan jasa yang menjadi kewenangan Kepala Bagian Fungsional yaitu pengadaan jasa dalam rangka tugas pokok dan fungsi Bagian bersangkutan dengan nilai maksimal Rp20.000.000,- (dua puluh juta rupiah) untuk 1 (satu) paket pengadaan.
J. Proses Pengadaan Barang dan Jasa pada PTPN IV (Persero) 1. Pengadaan Barang pada PTPN IV (Persero)
1.1. Pelaksanaan Pengadaan A.Dasar Pengadaan
a. Jenis barang dan nilai bukan kewenangan Unit Usaha atau GUU.
b. Permintaan Pembelian (PP) atau AU-31 dari Unit Usaha atau Manajer Grup
c. PP telah disetujui oleh Direksi sesuai dengan kewenangannya. d. Pengisian kolom pada PP
(2)Urgensi, diperiksa oleh Manajer Grup
(3)Spesifikasi barang diperiksa oleh Bagian Fungsional (4)Pemeriksaan anggaran oleh Bagian Keuangan (5)Anggaran, disetujui oleh Direktur Keuangan
(6)Persetujuan pengadaan Direktur Bidang untuk nilai sampai dengan Rp1 Milyar dan untuk nilai di atas Rp1Milyar harus mendapat persetujuan dari Direktur Utama
e. Formulir PP yang dipergunakan dibedakan dengan warna, untuk barang-barang sebagai berikut:
(1)Teknik warna merah jambu (2)Tanaman warna hijau muda (3)Pengolahan warna kuning muda (4)Umum warna putih
B.Proses Pengadaan
a. Panitia pengadaan menerima PP yang telah disetujui oleh Direksi sesuai dengan kewenangannya dan spesifikasi teknis dari Bagian.
b. Panitia Pengadaan meminta Pejabat penyusun HPS untuk menyusun HPS berdasarkan spesifikasi teknis yang diterbitkan oleh Bagian Fungsional.
c. HPS disusun oleh Tim penyusun HPS dan ditetapkan Tim penyusun HPS untuk nilai sampai dengan Rp100 Juta oleh Direktur Bidang untuk nilai pengadaan diatas Rp100 Juta.
e. Panitia Pengadaan mengumumkan/mengundang calon penyedia barang sesuai dengan metode dan prosedur pengadaan yang ditentukan dalam Peraturan Direksi.
f. Penetapan pemenang dilakukan oleh:
(1)Nilai pengadaan sampai dengan Rp100 Juta oleh Panitia Pengadaan. (2)Nilai pengadaan diatas Rp100 juta sampai dengan Rp1 Milyar oleh
Direktur SDM dan Umum.
(3)Nilai pengadaan diatas Rp1 Milyar oleh Direktur Utama.
1.2.Penerimaan Hasil Pekerjaan A. Dasar Penerimaan
a. Dokumen perikatan dan persyaratan yang tercantum di dalam Dokumen Perikatan.
b. Surat Pengantar Barang dari penyedia barang (SPB). B.Prosedur Penerimaan Barang
a. Pemeriksaan kualitas dan kuantitas barang, ketepatan waktu penyerahan barang, dan persyaratan lainnya berdasarkan Dokumen Perikatan dilakukan oleh KDTU dan Kepala Dinas yang terkait.
b. Berdasarkan Dokumen Perikatan dan SPB, KDTU membuat dan melengkapi BPB (AU-53) sebagai bukti pendukung untuk dibukukan pada AU-54 dan AU-55.
d. Unit Usaha mengirimkan dokumen penerimaan barang ke Bagian terkait dengan kelengkapan dokumen sebagai berikut:
(1)Dokumen perikatan (2)SPB
(3)Copy Nota Kredit
(4)Surat Pernyataan Manajer Unit yang diketahui oleh Manajer Grup
e. Berdasarkan dokumen penerimaan barang tersebut, Kepala Bagian membuat berita acara serah terima barang yang ditandatangani oleh Kepala Bagian dengan penyedia barang dengan diketahui oleh Direktur Bidang.
1.3.Pembayaran
A.Dokumen kelengkapan untuk pembuatan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) yaitu sebagai berikut:
a. Inovoice
b. Dokumen perikatan/PO (AU-34) c. SPB lembar pertama
d. Berita Acara Pemeriksaan Barang (AU-53) e. Faktur pajak standar (SSP)
f. Kuitansi bermaterai cukup B.Prosedur pembayaran
Bagian. Selanjutnya SPP dimintakan persetujuan kepada Direktur Bidang.
b. Selanjutnya SPP diteruskan oleh Bagian Akuntansi ke Bagian Keuangan untuk penyelesaian pembayaran.
c. Pembayaran dilakukan oleh Kantor Pusat.
d. Pembayaran pelaksanaan pekerjaan sudah memperhitungkan pembayaran denda keterlambatan atau kewajiban lainnya yang harus dibayarkan oleh penyedia barang.
e. Pembayaran dilakukan secara transfer ke rekening penyedia jasa yang bersangkutan sesuai rekening yang tercantum dalam dokumen perikatan.
1.4.Pelaporan
Setiap bulan wajib mengirim laporan pelaksanaan pengadaan barang dan pertanggungjawaban penggunaan dana kepada Direksi. Bagian Sekretaris Perusahaan selambat-lalmbatnya seminggu setelah tutup buku.
2. Pengadaan Jasa pada PTPN IV (Persero) 2.1.Pelaksanaan Pengadaan
A. Dasar Pengadaan
a. Merupakan kewenangan Bagian Logistik.
b. PPAB (PABI/PPT/PPS/PPP) yang telah mendapat persetujuan Direksi. B.Proses Pengadaan
b. Panitia Pengadaan menyusun dokumen RKS/KAK dan selanjutnya ditandatangani oleh Kepala Bagian Logistik atau Direktur Bidang sesuai ketentuan yang berlaku.
c. HPS disusun oleh Tim penyusun HPS dan ditetapkan Pejabat penyusun HPS untuk nilai sampai dengan Rp100 Juta oleh Direktur Bidang untuk nilai pengadan diatas Rp100 Juta.
d. Panitia Pengadaan mengundang atau mengumumkan pengadaan (sesuai metode pengadaan).
e. Pelaksanaan penjelasan.
f. Calon penyedia jasa mengajukan surat penawaran, dengan kelengkapan dokumen sebagai berikut:
(1)Dokumen administrasi
1. Surat Pernyataan tidak melakukan KKN, tunduk, mampu dan ahli serta mempunyai kewenangan melakukan tindakan hukum
2. Daftar Rekanan Terseleksi (DRT) 3. Akte Pendirian dan perubahannya 4. Sertifikat Badan Usaha (SBU) 5. SIUJK (untuk pekerjaan konstruksi) 6. Referensi Bank
5. Jadwal rencana kerja (3)Dokumen Harga a. Nilai penawaran.
b. Jaminan penawaran (apabila dipersyaratkan).
c. Evaluasi dokumen penawaran, meliputi dokumen administrasi, teknis dan harga. Panitia pengadaan menggugurkan dokumen penawaran yang tidak lengkap.
d. Panitia pengadaan dapat melakukan negoisasi atas penawaran yang diatas HPS.
e. Panitia pengadaan mengusulkan calon pemenang kepada Direksi. f. Penetapan calon penyedia jasa.
g. Panitia Pengadaan menerbitkan surat penunjukan pemenang.
h. Penyerahan dokumen pelaksanaan pengadaan kepada Bagian Fungsional untuk penerbitan kontrak/perikatan.
i. Penandatanganan kontrak/perikatan.
2.2.Pembayaran
A.Dokumen kelengkapan untuk pembuatan Surat Permintaan Pembayaran (SPP), yaitu sebagai berikut:
a. Invoice
b. Dokumen perikatan/SPK
c. Berita acara kemajuan pekerjaan/ serah terima pekerjaan d. Faktur pajak standar (SSP)
f. Surat Pernyataan Manajer Unit B.Prosedur pembayaran
a. Bagian fungsional membuat SPP.
b. SPP dengan nilai diatas Rp1 Milyar harus disetujui oleh Direktur Bidang.
c. SPP selanjutnya diserahkan kepada Bagian Akuntansi untuk dilakukan verifikasi.
d. SPP yang telah diverifikasi, selanjutnya diteruskan oleh Bagian Akuntansi ke Bagian Keuangan untuk dilaksanakan pembayaran.
e. Pembayaran dilakukan melalui transfer bank (untuk nilai diatas Rp50 Juta)
f. Dalam pembayaran harus sudah diperhitungkan denda keterlambatan dan atau pemotongan jaminan pelaksanaan.
C.Pembayaran jaminan pemeliharaan dilakukan setelah penyedia jasa menyelesaikan masa pemeliharaan. Pembayaran jaminan pemeliharaan dilakukan setelah adanya tagihan dari penyedia jasa.
2.3.Pelaporan
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diuraikan penulis dari pembahasan ini adalah: 1. PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) adalah sebuah perusahaan yang
bergerak di bidang agroindustri kelapa sawit yang memiliki 30 unit kebun yang mengelola budidaya kelapa sawit dan teh, 3 unit proyek pengembangan kebun inti kelapa sawit, 1 unit proyek pengembangan kebun plasma kelapa sawit yang menyebar di 9 Kabupaten.
2. Struktur organisasi pada PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) dinilai sudah cukup baik karena dapat menunjang terbentuknya kesatuan perintah yang terarah dan pembagian tugas, fungsi, serta tanggung jawab yang jelas.
3. Pengadaan barang dan jasa adalah kegiatan pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa konsultansi/ jasa lainnya yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselsesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang/jasa yang dilakukan oleh PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) yang dibiayai dengan anggaran perusahaan dan dilaksanakan oleh penyedia barang dan jasa melalui prosedur dan ketentuan yang diatur dalam pedoman pengadaan barang/jasa di lingkungan PT Perkebunan Nusantara IV (Persero).
yang kemudian dikirim ke GUU untuk disetujui, setelah itu dikirim ke Kantor Pusat Bagian Sekretaris Perusahaan yang dilanjutkan kepada Bagian Teknis/Fungsional untuk diperiksa dan kemudian dikirim ke Bagian Keuangan untuk disetujui oleh Direksi. Setelah mendapat persetujuan, Dokumen Permintaan Pengadaan dikirim ke Bagian Logistik. 5. Proses pengadaan barang pada PTPN IV (Persero) dimulai dari panitia
pengadaan menerima PP (Permintaan Pembelian) yang telah disetujui oleh Direksi. Setelah itu Panitia Pengadaan meminta Pejabat Penyusun HPS untuk meminta HPS sementara Panitia Pengadaan menyusun Dokumen Pengadaan. Panitia Pengadaan mengumumkan penyedia barang yang telah ditentukan oleh Direksi.
B. Saran
Berdasarkan data-data yang telah diuraikan sebelumnya, maka penulis akan mencoba memberikan saran sesuai dengan kemampuan penulis sebagai uraian terakhir dari penulisan Tugas Akhir ini. Semoga saran ini akan bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan. Ada 4 saran yang ingin penulis ungkapkan sebagai berikut.
1. Ada baiknya pengadaan barang dan jasa yang telah diadakan dimanfaatkan sedemikian rupa guna mewujudkan tujuan perusahaan secara keseluruhan. 2. Ada baiknya dilakukan evaluasi secara berkala demi terciptanya hasil yang
DAFTAR PUSTAKA
Aswam, Asman, 2013. Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah, Rona Pancaran Ilmu; Yogyakarta.
Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 18 Tahun 2000 Tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Instansi Pemerintah.
Peraturan Direksi PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) Nomor 04.01/PER/27/XI/2013 Tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa di Lingkungan PT Perkebunan Nusantara IV (Persero).
Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor PER-15/MBU/2012 Tentang Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Badan Usaha Milik Negara.
Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor PER-05/MBU/2008 Tentang Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Badan Usaha Milik Negara.
Ramli, Samsul, 2013. Bacaan Wajib Para Praktisi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, Visimedia; Jakarta.
Sianipar, Bangarna, 2013. Cara Sehat & Sukses Pengadaan Barang/ Jasa, Perhimpunan Rumah Indonesia; Jakarta.
Sopian, Abu, 2014. Dasar-Dasar Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah, In Media; Jakarta
Tim Redaksi Forum Sahabat, 2011. Buku pintar Pengadaan Barang & Jasa Pemerintah, Forum Sahabat; Jakarta.
