BAB III PEMBAHASAN
3.4. Analisis dan Evaluasi
Analisis dapat diartikan sebagai uraian terhadap sejumlah data dan fakta yang kita dapatkan dengan cara penelitian, dimana uraian tersebut kita dapat mengetahui keadaan sebenarnya dan membandingkan uraian tersebut apakah sesuai dengan teori yang kita dapat selama ini.
50
Sedangkan evaluasi dapat diartikan sebagai suatu penelitian terhadap suatu data atau fakta berdasarkan analisis yang dilakukan sebelumnya. Oleh karena itu, penulis berusaha untuk membuat analisis terhadap peranan dan tugas-tugas sekretaris dan membuat suatu evaluasi terhadap pelaksanaan dan tanggung jawab sekretaris apakah telah dilakukan dengan baik demi pencapaian tujuan perusahaan.
Berdasarkan data-data yang diperoleh penulis selama riset di PT Perkebunan Nusantara III dibagian PKBL maka berdasarkan tinjauan teoritis sekretaris pada perusahaan tersebut dapat digolongkan kedalam sekretaris pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas-tugas perkantoran atau administrasi perusahaan.
Sedangkan jika ditinjau berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerjanya, maka sekretaris di bagian PKBL tergolong sekretaris senior, karena sekretaris tersebut sudah lama bekerja diperusahaan tersebut dan sekretaris senior tersebut sudah sangat mengerti tentang tugas-tugas yang harus dikerjakan tanpa harus disuruh oleh pimpinan.
Jika ditinjau dari tugas-tugas yang dikerjakan oleh sekretaris perusahaan pada bagian PKBL pada dasarnya hampir sama dengan apa yang telah diuraikan dalam bab tiga secara teoritis, tetapi tidak semuanya yang ada didalam teoritis tentang tugas-tugas sekretaris merupakan tugas-tugas sekretaris pada bagian PKBL, karena sekretaris pada bagian PKBL sudah mencakup luastentang tugas-tugas sekretaris.
Sekretaris juga bertugas dalam mengurus perjalanan dinas pimpinan, ia tidak hanya melayani kepentingan organisasi, melainkan juga harus ikut campur
dalam mengurus perjalanan dinas pimpinan,pada bagian PKBL, seorang sekretaris sangat dibutuhkan dalam mengurus perjalanan dinas pimpinan. Mengatur perjalanan dinas merupakan hal yang rumit, mulai dari dokumen yang dibutuhkan dalam perjalanan pimpinan, konfirmasi tiket dan hotel, pembuatan jadwal perjalanan, sampai segala sesuatu yang dapat memperlancar keberhasilan dan kenyamanan pimpinan pada saat melakukan perjalanan dinas, apabila jadwal pimpinan tidak terstruktur dengan baik maka akan mempengaruhi produktivitas perusahaan tersebut, untuk itu seorang sekretaris harus menyusun dengan baik.
Prinsip kerja sekretaris PKBL pada dasarnya sudah sangat baik dan sesuai dengan prinsip kerja sekretaris, meskipun terjadi perbedaan pendapat. Apabila hal ini terjadi harus segera diselesaikan agar tidak teradi kesalahpahaman.
Dari uraian diatas dan dari pengamatan penulis dapat dikatakan bahwa tugas sekretaris dalam menangani perjalanan dinas pimpinan sangat penting sekali, sebab dengan adanya bantuan sekretaris, perjalanan dinas pimpinan dapat berjalan dengan lancar dan terstruktur dengan baik dan dapat bekerja dengan efektif.
Sehingga produktivitas perusahaan berjalan sesuai prosedur, dan apa yang diharapkan oleh pimpinan maupun perusahaan dapat tercapai.Penulis juga menilai bahwa sekretaris dalam menangani perjalanan dinas pimpinan pada bagian PKBL sudah diterapkan dengan baik.
Dengan adanya peranan sekretaris yang cukup baikdi bagian PKBL dalam menangani perjalanan dinas pimpinan, membuat hubungan seketaris dengan pimpinan, dan PT Perkebunan Nusantara III dengan instansi lain sangat baik juga.Karena disamping sekretaris tersebut adalah sekretaris senior sudah lebih
52
memahami pimpinannya, sekretaris tersebut juga sudah mendalami tugas-tugas yang harus dikerjakannya tanpa harus disurus oleh pimpinan.
Diharapkan sekretaris dapat mengikuti gerak positif pimpinan dan dapat mengisi kekurangan pimpinannya. Sekretaris harus dapat mengikuti cara kerja pimpinan yang cepat,ulet,dinamis, dan efisien. Dalam menghadapi pimpinan yang terkadang lupa dengan perjalanan dinasnya dan kurang cermat, sekretaris hendaknya bersedia mengingatkan,harus teliti dalam mengatur perjalanan dinas pimpinan, menyiapkan informasi dan menciptakan suasana yang tenang. Tanpa adanya pengaturan perjalanan dinas yang baik, maka sulit bagi pimpinan untuk melakukan perjalanan dinas yang efektif dan efisien.
Dengan demikian pengaturan perjalanan dinas yang terstruktur dengan baik sangat mempengaruhi pimpinan dan produktivitas instansi. Pada umumnya sekretaris bekerja untuk mencapai apa yang menjadi tujuan dan sasarannya, dan tujuan yang dimaksud dapat merupakan suatu hak atau sesuatu yang harus dimiliki, atau hal tersebut berupa kepuasan kerja karena dengan diperolehnya kepuasan kerja dianggap sebagai pertanda kehidupan yang sukses bagi seorang sekretaris.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1. Kesimpulan
Dari hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Sekretaris pada bagian PKBL sangat penting disamping sebagai orang terdekat pimpinan, sekretaris juga meringankan tugas pimpinan dan kompetensi dalam mengerjakan tugas-tugas keseketariatan, khususnya dalam menangani perjalanan dinas pimpinan. Untuk menjalankan perannya dalam kantor sekretaris harus memiliki wawasan yang luas, keterampilan, kemampuan berkomunikasi yang baik, mampu mengolah informasi, dan mempunyai kemampuan untuk mengambil keputusan yang baik
2. Sekretaris bagian PKBL cukup berkompeten dalam menangani perjalanan dinas pimpinan, sekretaris juga teliti dalam mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan, mulai dari dokumen yang dibutuhkan dalam perjalanan, konfirmasi tiket dan hotel, pembuatan jadwal perjalanan, akomodasi serta transportasi pimpinan.
3. Tujuan dan manfaat sekretaris bagian PKBL bertugas memperlancar keberhasilan dan kenyamanan pimpinan pada saat melakukan perjalanan dinas, apabila jadwal pimpinan tidak terstruktur dengan baik maka akan mempengaruhi produktifitas perusahaan, untuk itu seorang sekretaris harus menyusun dengan baik jadwal perjalanan dinas pimpinan.
54
4.2. Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas dan melihat kenyataan yang terjadi pada bagian PKBL di PT Perkebunan Nusantara III Medan, maka penulis mencoba memberikan beberapa saran yang mungkin dapat berguna bagi beberapa pihak:
1. Meningkatkan dan mempertahankan lagi pelaksanaan tugas-tugas kesekretariatan dan hubungan kerja yang baik dengan cara menganalisa dan memperbaiki pekerjaan yang salah seperti kurangnya manajemen waktu dalam verifikasi dokumen antar bagian yang menyebabkan keterlambatan kerja, contohnya, ada berkas perjalanan dinas yang lambat disetujui akibat belum ada verifikasi dari bagian keuangan, solusi untuk hal ini agar tidak terulang lagi adalah dengan menyiapkan dokumen selengkap dan sedini mungkin sehingga waktu penyelesaiannya sesuai dengan deadline dan tidak berbenturan dengan waktu tunggu verifikasi dari bagian lainnya. Selain itu untuk meningkatkan kinerja di bagian PKBL PT Perkebunan Nusantara III Medan, kiranya sekretaris dapat lebih terbuka dalam menerima kritik dan saran pimpinan atau orang lain yang lebih berpengalaman.
2. Seorang sekretaris harus mengetahui informasi tentang jenis perjalanan dinas pimpinan, tujuan perjalanan dinas, lamanya perjalanan dinas, sehingga sekretaris akan lebih mudah dalam pemesanan transportasi dan mempersiapkan kebutuhan lainnya yang diperlukan oleh atasan selama perjalanan dinas.
3. Diberikan pelatihan dan pengembangan kompetensi bagi sekeretaris untuk menambah dan mengingat kembali kemampuan yang telah dipelajari serta
menambah informasi-informasi yang terkini yang berkaitan dengan ilmu kesekretariatan.
4. Penulis berharap kiranya kerjasama yang baik antara Universitas Sumatera Utara (USU) dengan PT Perkebunan Nusantara III dapat tetap terjalin di masa yang akan mendatang.
DAFTAR P USTAKA
Buku:
Dewi, Irra Chrisyanti. 2011. Manajemen Kesekretariatan.. Jakarta: Prestasi Pustakarya.
Ernawati, Ursula.2015. Pedoman Kesekretariatan Lengkap.Bogor: Graha Ilmu.
Jimmy L, Gaol. 2015. Keandalan dan Sukses Sekretaris Perusahaan dan Organisasi. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
Nuraeni, Nani.2008. Panduan Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta: Visi Media Nurasih, Lina. 2014. Manajemen Sekretaris itu Gampang Otodidak. Jakarta:
Dunia Cerdas.
Sedarmayanti. 2002. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung: Mandar Maju.
Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia.
Sediadiningsih, Farida Mustikawati, dan Nieke prihardini Soetanto. 2010. Teori dan praktik Administrasi Kesekretariatan. Edisi 1. Jakarta: Prenada Media Group.
Wursanto, Ignatius. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Andi Offset.
Wijasa,Thomas. 2003. Tugas Sekretaris. Jakarta: PT.Pradnya Paramita.
Yatimah, Durotul. 2013. Pengembangan SDM Bidang Keahlian Kesekretariatan Modern & Administrasi Perkantoran. Bandung: Pustaka Setia.
Website:
http://repositori.usu.ac.id/bitstream/handle/123456789/2020/142103042.pdf?sequ ence=1&isAllowed=y/20 Juli 2019/22.00
http://www.ptpn3.co.id/2 Juni 2019/15.35
LAMPIRAN 1. Surat Izin Riset
