BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN
B. Analisis Hasil Penelitian
1. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan a. Dokumen yang Digunakan
Dokumen atau formulir yang digunakan dalam sistem pembayaran gaji pada PT Kereta Api (Persero) adalah :
1. Daftar penghasilan dan pemotongan gaji pegawai (G.218) 2. Kartu piutang/uang muka (F.15/SAB)
3. Daftar gaji (besar) (FC.IX.SAB) 4. Daftar gaji kecil (FC.IU/SAB)
5. Daftar gaji perorangan (FC.IU.a/SAB) 6. Analisa gaji/upah (B.25/SAB).
b. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembayaran gaji adalah :
1. Daftar gaji yang dibuat harus disesuaikan dengan peraturan-peraturan kepegawaian/keuangan yang berlaku sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam G.218 dan penjagaan piutang yang berlaku untuk setiap pegawai dalam kartu piutang (F.15/SAB). Setiap formulir yang digunakan harus disesuaikan dengan kebutuhan yakni dengan memperhatikan pusat anggaran, penggolongan pekerja dan jumlah orang untuk setiap juru bayar. Setiap daftar gaji dan upah harus dibuat dalam rangkap dua kecuali untuk bulan Januari dan Juli dibuat dalam rangkap tiga.
2. Setelah daftar gaji dan upah selesai dibuat, maka PP/PPP kemudian menerbitkan bukti pembayaran (A.9/SAB) yang merupakan dasar bagi fungsi pembayaran gaji dan upah untuk melaksanakan pembayaran gaji dan upah pada pegawai yang bersangkutan kepada juru bayar, kemudian mengirimkan atau menyerahkan lembar asli daftar gaji dan upah berikut bukti pembayaran kepada masing-masing juru bayar.
3. Berdasarkan arsip lembar kedua dari daftar gaji dan upah, maka petugas PP/PPP yang bersangkutan harus mencatat yaitu :
a. Formulir G.218 yaitu untuk memuat jumlah penghasilan dan jumlah pemotongan setiap pegawai
b. Formulir F.15/SAB yaitu untuk memuat jumlah potongan setiap piutang pegawai yang bersangkutan.
4. Berdasarkan arsip daftar gaji dan upah maka dibuat dalam rangkap tiga analisa gaji dan upah (B.25/SAB) yang nantinya analisa gaji dan upah ini digunakan untuk setiap anggaran.
5. Setelah semua daftar gaji dan upah pada bulan yang bersangkutan lengkap dicatat dalam analisa maka analisa tersebut harus ditutup. Oleh PP/PPP analisa tersebut didistribusikan sebagai berikut :
a. Lembar pertama (asli) analisa gaji dan upah dikirimkan ke unit akuntansi b. Lembar kedua analisa gaji dan upah dikirimkan ke verifikasi yang
nantinya akan dicocokkan dengan lembar pertama (asli) analisa gaji dan upah yang diterima dari bendaharawan yang bersangkutan
c. Lembar ketiga analisa gaji dan upah diterima oleh PP/PPP yang digunakan untuk arsip.
6. Uang gaji dan upah yang tidak diambil digunakan dalam bentuk G.40 yang akan disetorkan kembali dan oleh PP/PPP dilaksanakan sebagai berikut : a. Berdasarkan G.40 lembar kedua PP/PPP membuat UPP yang nantinya
digunakan untuk membuat jurnal balik atas penjurnalan yang semula pada analisa gaji dan upah
b. Kemudian diterbitkan kembali daftar gaji dan upah perorangan dalam bentuk FC.IU.a/SAB yang dibuat dalam rangkap dua pada saat akan dibayarkan kembali uang gaji dan upah yang tidak diambil
c. Pada saat pembayaran kembali maka PP/PPP menerbitkan bukti pembayaran (A.9/SAB) yang baru
d. Prosedur berikutnya berlaku seperti halnya pembayaran gaji dan upah. 7. PP/PPP selain menerbitkan UPP juga menerbitkan rekening G.215 untuk
penagihan yang terlanjur dibayarkan, karena penagihan gaji dan upah ini dianggap tidak sah pembayarannya akibat dari terlanjur dibayarkan atau dengan pemotongan gaji untuk penyelesaiannya.
Berikut ini adalah prosedur pelaksanaan sistem pembayaran gaji : 1. Penggolongan pegawai
Penggolongan pegawai pada PT Kereta Api (Persero) disesuaikan dengan penggolongan operasi pemeliharaan dan umum dengan menggunakan formulir G.28 yaitu yang memuat daftar penghasilan pegawai berikut pemotongannya dengan cara memberikan catatan pada setiap pegawai apakah termauk
golongan penjual jasa dan barang. Pencatatan dilakukan berdasarkan penugasan atau surat pemberitahuan dari masing-masing unit yang bersangkutan. Daftar pengelompokan berlaku juga bagi Pekarya Perusahaan (Pkp) dan Pegawai harian lepas (Phl) yang disesuaikan dengan golongannya masing-masing.
2. Dengan adanya mutasi pegawai maka akan mengakibatkan peubahan golongan pekerja dan harus segera dicatat dalam formulir G.218
3. Pada bulan Januari dan Juli harus dibuat tambahan satu lembar lagi daftar gaji dan upah yang nantinya akan dikirimkan kepada Perum Taspen
4. Daftar gaji perorangan (formulir FC.IU.a/SAB) dipergunakan untuk pembayaran Tunjangan Terusan Pegawai (TTP) kepada keluarga pegawai yang berhak menerima pembayarannya atas meninggalnya pegawai yang bersangkutan tanpa harus memperhatikan kode judul perkiraan yang tercantum. Jumlah gaji dan upah serta unsure-unsur tunjangannya dicatat dalam baris yang tersedia dalam jumlah pengurangan sebesar 10% yang dikenakan, dicatat dibawah baris tersebut. Pemotongan hutang bagi pegawai yang bersangkutan harus dicatat dalam jalur yangsesuai. Lembar ketiga dari pembayaran Tunjangan Terusan Penghasilan (TTP) yang tercantum pada SKPP akan dikirimkan kepada Sub Direktorat Akuntansi Kantor Pusat, dan salah satu rekamannya dikirimkan pada salah satu sub bagian akuntansi eksploitasi yang bersangkutan
5. Pembayaran gaji dan upah pegawai aktif dan honorarium dihitung berdasarkan perhitungan gaji dan upah yang telah ditentukan dengan menggunakan daftar
gaji dan upah sesuai dengan besar kecil keperluanyya. Dalam hal pembayaran dipergunakan kode perkiraan bukan dipergunakan judul-judul perkiraan gaji dan tunjangan seperti yang telah dijelaskan sebelumnya. Kode-kode perkiraan yang dipergunakan sebagai berikut :
a. Kode JP : 6961 yaitu dipergunakan untuk jumlah gaji dan upah non aktif b. Kode JP : 6921 yaitu dipergunakan untuk honorarium yang ditulis pada
kolom yang kosong dan dicantumkan dalam judul-judul perkiraan potongan yang sesuai bila honorarium tersebut dikenakan potongan- potongan
6. Formulir daftar gaji perorangan (FC.IU.a/SAB) tetap dipergunakan untuk pembayaran kembali atas gaji dan upah yang tidak diambil dan dibuat berdasarkan G.40 dari Pbd yang bersangkutan. Pembayaran kembali atas gaji dan upah yang tidak diambil kemudian disahkan PPP sebagai pembayaran hutang gaji dan upah sebagaimana yang berlaku dalam prosedur pembayaran gaji dan upah
7. Bukti pembayaran gaji dan upah yang tidak sah akibat dari nama seseorang atau beberapa orang pegawai, apabila uang yang telah terlanjur dibayarkan kepada yang bersangkutan maka harus diselesaikan sebagai berikut :
a. Diselesaikan denganG.215
• PP/PPP mengajukan UPP pada bagian akuntansi untuk mendebet
kembali semua potongan pembayaran dengan kode perkiraan yang sama, sedangkan untuk jumlah pembayaran bersih yang semula mempergunakan kode perkiraan kredit 2061, didebet menjadi piutang
pegawai (1121), kemudian mendebet kembali semua biaya gaji dan upah pegawai yang bersangkutan dengan kode perkiraan yang sama, seperti : gaji pokok, tunjangan istri, dan sebagainya
• Menerbitkan G.215 dengan memakai judul perkiraan kredit piutang pegawai (1121)
• Mengadakan buku penjagaan piutang/uang muka (F.15/SAB) yang
sesuai
• Potongan untuk pihak ketiga, seperti Taspen, pensiun, dan sebagainya. Jika terlanjur disetorkan pada pihak ketiga maka akan dipotongkan pada setoran berikutnya, jika sebelum disetorkan maka setorannya diperhitungkan atau dikurangkan
c. Diselesaikan dengan pemotongan gaji
Apabila uang belum dibayarkan kepada pegawai yang bersangkutan maka harus dilakukan penyetoran kembali uang gaji dan upah dengan mempergunakan formulir G.40/SAB yang dibuat dalam rangkap tiga, yakni lembar pertama (asli) digunakan Pbd/kas besar, lembar kedua dan ketiga untuk PP/PPP yang kemudian lembar kedua tersebut oleh PP/PPP dikirimkan ke sub bagian akuntansi sebagai lampiran UPPnya. Sedangkan untuk potongan pada pihak ketiga (Taspen, pensiun, dan sebagainya) dalam hal ini pembayarannya dibatalkan.
Alur proses pembayaran gaji dan upah dapat dilihat pada lampiran 1 dan daftar hadir karyawan dapat dilihat pada lampiran 2.
2. Sistem Pengendalian Intern Penggajian dan Pengupahan
Sistem pengendalian intern gaji dan upah dalam penerapannya sehari-hari tidak tampak mengalami kesulitan dikarenakan jumlah gaji dan upah yang dibayarkan PT Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara tiap bulannya relatif tidak jauh berbeda. Besar kecilnya gaji dan upah yang diterima karyawan tergantung dengan potongan yang dikeluarkan perusahaan. Tunjangan- tunjangan yang diberikan kepada karyawan berlangsung dalam waktu yang relatif lama yang biasanya dalam jumlah yang tetap.
Penerapan sistem pengendalian intern gaji dan upah pada PT Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara dilakukan dengan suatu sistem perhitungan dan pembayaran gaji yang diatur yaitu :
1. Perhitungan gaji dan upah
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menghitung jumlah gaji dan upah yaitu ;
a. Harus dapat dipastikan jumlah unsur gaji dan upah untuk setiap golongan dan setiap pegawai
b. Jumlah unsur tunjangan keluarga tidak dapat ditentukan secara pasti jumlahnya untuk setiap pegawai karena hal ini tergantung ada tidaknya istri/suami/anak yang mendapatkan tunjangan dari perusahaan
c. Besarnya tunjangan pajak penghasilan tidak sama untuk setiap pegawai, tergantung pada besarnya jumlah pajak penghasilan yang dikenakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku
d. Jumlah penghasilan adalah merupakan gaji pokok ditambah dengan tunjangan-tunjangan
e. Jumlah potongan tidak sama besarnya untuk setiap karyawan
f. Jumlah gaji bersih yang diterima pegawai atau jumlah gaji bersih yang dibayarkan kepada pegawai adalah merupakan jumlah penghasilan dikurang dengan jumlah potongan-potongan.
2. Mekanisme pembayaran gaji dan upah
Untuk menghindari kemungkinan terjadinya kesalahan atau kerugian maka PT Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara melakukan sistem pengawasan intern dalam pembayaran gaji dan upah yaitu :
a. Dilakukan pemisahan antara fungsi pembuatan daftar gaji dan upah dengan fungsi pembayaran gaji dan upah. Fungsi personalia dalam sistem penggajian dan pengupahan bertanggung jawab atas tersedianya informasi operasi seperti tarif gaji dan upah dan berbagai tarif kesejahteraan karyawan
b. Daftar gaji dibuat harus mencantumkan nama karyawan untuk mengetahui apakah benar merupakan karyawan perusahaan yang tujuannya adalah untuk mencegah adanya karyawan yang fiktif
c. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan yang disebabkan oleh perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, dan tambahan keluarga harus dilaksanakan melalui sub bagian administrasi yang telah disetujui oleh pejabat yang berwenang
d. Daftar gaji dan upah adalah merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji dan upah pada karyawan yang berhak, untuk itu daftar gaji dan upah tersebut harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
e. Gaji pokok sudah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
f. Perhitungan jumlah gaji dan upah yang akan dibayarkan telah
dilaksanakan dengan benar.
Sebagai contoh berikut ini disajikan sistem pembayaran gaji dan upah yang dibayarkan oleh perusahaan kepada karyawan berdasarkan daftar gaji dan jurnalnya.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN