UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM S-1 EKSTENSI MEDAN
SKRIPSI
SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN PADA PT KERETA API (Persero) DIVISI REGIONAL I
SUMATERA UTARA
Oleh :
NAMA : TITIEN LESTARI
NIM : 050522006
DEPARTEMEN : AKUNTANSI
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul : Sistem Pengendalian Intern Penggajian dan Pengupahan Pada PT Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara, adalah benar skripsi saya.
Skripsi ini adalah benar hasil karya saya sendiri dan judul yang dimaksud
belum pernah dimuat, dipublikasikan atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam
konteks penulisan skripsi Program Ekstensi Departemen Akuntansi Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Semua sumber data dan informasi yang telah diperoleh telah dinyatakan jelas,
benar, dan apa adanya. Apabila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya
bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh Universitas Sumatera Utara.
Medan, 17 Februari 2009
Yang membuat pernyataan,
Titien Lestari
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur dipanjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan
begitu banyak kenikmatan, anugrah, kekuatan dan keberkahan yang diberikan-
nya kepada penulis sehingga penulisan skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik.
Skripsi ini disusun dengan tujuan untuk memenuhi salah satu syarat dalam
menyelesaikan pendidikan pada Universitas Sumatera Utara guna memperoleh
gelar Sarjana Ekonomi. Adapun judul skripsi yang disusun oleh penulis yaitu
“Sistem Pengendalian Intern Penggajian dan Pengupahan Studi Kasus Pada PT Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara”.
Penulis sudah banyak mendapatkan bantuan dari berbagai pihak dalam
menyelesaikan skripsi ini, untuk itu penulis mengucapkan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, Selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak., selaku ketua Departemen
Akuntansi Universitas Sumatera Utara yang senantiasa memberikan
dorongan dan masukan yang sangat membangun demi kesempurnaan
skripsi ini.
3. Bapak Fahmi Natigor Nasution, S.E., M.Acc., Ak., selaku sekretaris
Departemen Akuntansi Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Arifin Lubis, SE, MM., selaku dosen pembimbing yang telah
meluangkan waktu pemikirannya dalam mengarahkan dan membimbing
5. Ibu Dra. Nurzaimah, MM., selaku Dosen Penguji I yang telah
memberikan banyak arahan dalam penyusunan skripsi ini.
6. Bapak Sambas Ade Kesuma, SE, MSi., selaku Dosen Penguji II yang
telah memberikan arahan dalam penyusunan skripsi ini.
7. Pimpinan dan seluruh Staf pada PT. Kereta Api (Persero) yang telah
banyak membantu dalam pengumpulan data untuk skripsi.
Akhirnya dengan segala kekurangan yang dimiliki penulis, maka penulis
sangat mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari semua pihak
sebagai masukan dan perbaikan bagi penulis di masa yang akan datang. Semoga
skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca.
Medan, 12 Januari 2009 Penulis,
ABSTRAK
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana sistem pengendalian intern penggajian dan pengupahan pada PT Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara dan untuk mengetahui apakah sistem pengendalian intern penggajian dan pengupahan yang diterapkan oleh perusahaan telah berjalan cukup efektif.
Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif yang menggunakan data primer seperti hasil wawancara dengan pihak perusahaan dan data sekunder seperti struktur organisasi. Teknik pengumpulan data dilakukan menggunakan teknik observasi dan wawancara. Penelitian ini dilakukan pada kantor PT Kereta Api (Persero) yang berlokasi di Jl. Prof. HM. Yamin No.14 Medan dan waktu penelitian dimulai pada bulan Januari 2009 sampai dengan selesai skripsi ini.
Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem pengendalian intern yang diterapkan oleh PT Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara untuk menangani penggajian dan pengupahan telah cukup memadai dalam membantu manajemen perusahaan. Hal ini baik karena perusahaan mempekerjakan karyawan dari berbagai tingkatan dan dalam jumlah yang sangat besar dan memberikan imbalan atas jasa mereka berupa gaji dan upah sehingga perusahaan harus memiliki sistem pengendalian intern yang efektif.
ABSTRACT
Goal of this research is to find out how the internal control system of salaries and wages on PT Kereta Api (Persero) Regional Division I of North Sumatera and to determine whether the internal control system of salaries and wages applied by the company have been running quite effective.
This type of research is descriptive research using primary data such as the results of interviews with the company and secondary data such as the structure of the organization. Technical data is done using the observation and interview techniques. This research is done in the office of PT Kereta Api (Persero) which is located on Jl. Prof. HM. Yamin No.14 Medan and the research began in January 2009 to finish college.
Results of this research show that the internal control system implemented by PT Kereta Api (Persero) Regional Division I of North Sumatra to handle salaries and wages have been sufficient in helping the management company. This is because both companies employ staff from various levels and in a very large amount of give and rewarded for their services such as salaries and wages so that the company must have a system of effective internal control.
DAFTAR ISI
PERNYATAAN ... i
Hal. KATA PENGANTAR ... ii
ABSTRAK ... iv
ABSTRACT ... v
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR TABEL ... viii
DAFTAR GAMBAR ... ix
DAFTAR LAMPIRAN ... x
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 4
C. Tujuan Penelitian ... 4
D. Manfaat Penelitian ... 5
E. Kerangka Konseptual ... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 6
A. Sistem Pengendalian Intern ... 6
1. Pengertian Pengendalian Intern ... 6
2. Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern ... 8
B. Sistem Pengendalian Intern Penggajian dan Pengupahan .... 10
1. Pengertian Gaji dan Upah ... 10
a. Dokumen dalam Sistem Pembayaran Gaji ... 12
b. Catatan dalam Sistem Pembayaran Gaji ... 15
c. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem ... 16
3. Sistem Pengendalian Intern Gaji dan Upah ... 19
BAB III METODE PENELITIAN ... 24
A. Jadwal dan Lokasi Penelitian ... 24
B. Jenis Data ... 25
C. Metode Pengumpulan Data ... 25
D. Teknik Analisis Data ... 25
BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN ... 26
A. Gambaran umum Perusahaan ... 26
1. Sejarah Singkat Perusahaan ... 26
2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas ... 30
B. Analisis Hasil Penelitian ... 38
1. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan ... 38
a. Dokumen yang Digunakan ... 38
b. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem ... 38
2. Sistem Pengendalian Intern Penggajian dan Pengupahan 44 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 49
A. Kesimpulan ... 49
B. Saran ... 50
DAFTAR PUSTAKA ... 52
DAFTAR TABEL
Nomor Judul
Tabel 3.2 Daftar Gaji ... 47
Hal.
DAFTAR GAMBAR
Nomor Judul
Gambar 2.1 Prosedur pembayaran gaji dalam siklus manajemen ... 18
Hal.
Gambar 2.2 Bagan alir sistem akuntansi pembayaran gaji ... 22
Gambar 2.3 Bagan alir lanjutan sistem akuntansi pembayaran gaji ... 23
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Kereta Api (Persero) Divisi
DAFTAR LAMPIRAN
Nomor
Lampiran 1 Alur Proses Pembayaran Gaji PT Kereta Api (Persero)
Judul
Divisi Regional I Sumatera Utara
Lampiran 2 Daftar Hadir Karyawan PT Kereta Api (Persero) Divisi
Regional I Sumatera Utara
Lampiran 3 Surat Izin Riset Universitas Sumatera Utara ke PT
Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara
Lampiran 4 Surat Balasan Riset PT Kereta Api (Persero) Divisi
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah
Pertumbuhan ekonomi pada saat ini mengharuskan dunia usaha untuk
mampu mengikuti dan mengantisipasi perkembangan yang terjadi. Khususnya
bagi perusahaan yang mencari laba, dituntut untuk mengoptimalkan penggunaan
seluruh sumber daya yang dimiliki agar mampu bertahan dan terus berkembang.
Didalam iklim bisnis yang serba kompetitif, setiap perusahaan harus mampu
bersaing, karena dalam situasi persaingan laba menjadi sesuatu yang sulit
diperoleh. Perusahaan harus mampu mengelola seluruh sumber daya yang ada
dengan rencana yang digariskan agar tidak kalah dalam persaingan, sehingga
mampu memperoleh tingkat laba yang optimal. Seluruh sumber daya harus
dimanfaatkan semaksimal mungkin, dengan kata lain perusahaan harus beroperasi
secara efektif dan efisien. Dalam rangka mencapai tingkat efisien yang tinggi,
maka manajemen harus mengadakan pengawasan terhadap penggunaan dan
pengelolaan sumber daya tersebut.
Sumber daya manusia sebagai sarana untuk mencapai tujuan perusahaan,
merupakan salah satu faktor penentu yang mempunyai andil besar dalam kinerja
suatu perusahaan. Sumber daya manusia tersebut diartikan sebagai karyawan
pengelola dan pelaksana suatu perusahaan yang dipercaya oleh perusahaan dalam
melaksanakan operasional perusahaan. Perusahaan mempunyai kesempatan yang
baik untuk bertahan dan maju jika memiliki karyawan yang tepat, sehingga
para karyawan. Sebaliknya, karyawan membutuhkan perusahaan sebagai tempat
untuk mencari nafkah. Karyawan harus bekerja untuk memenuhi kebutuhan
hidupnya. Oleh karenanya, karyawan berhak mendapatkan gaji sesuai dengan
kualitasnya.
Masalah gaji mungkin merupakan masalah manajemen kepegawaian yang
paling kompleks dan merupakan salah satu aspek yang paling berarti baik bagi
karyawan maupun bagi perusahaan. Gaji merupakan kontra prestasi yang
diberikan pemberi kerja pada karyawan berkenaan dengan penggunaan tenaga
manusia pada kegiatan perusahaan. Gaji mempunyai arti penting bagi karyawan
sebagai individu karena besarnya gaji mencerminkan ukuran nilai karya mereka
diantara para karyawan itu sendiri. Karyawan akan merasa puas apabila besar gaji
yang diterimanya sesuai dengan keahlian dan jabatannya sehingga karyawan akan
terdorong untuk semaksimal mungkin bekerja sesuai dengan kemampuannya.
Sebaliknya, apabila karyawan memandang gaji yang mereka terima tidak
memadai, maka prestasi kerja, semangat, dan motivasi mereka bisa turun.
Gaji merupakan salah satu bidang yang banyak memiliki resiko terjadinya
kecurangan. Pengelolaan gaji yang tidak sesuai dengan prosedur yang telah
ditetapkan akan mengakibatkan kekecewaan pada karyawan. Salah satu contoh
yang sering kita temui adalah demonstrasi para karyawan yang menuntut
pembayaran atau kenaikan gaji.
Untuk mengatasi hal ini, perusahaan seharusnya mempunyai suatu sistem
pengendalian didalam perusahaan yang disebut dengan sistem pengendalian intern
seluruh bidang dan kegiatan yang ada didalam perusahaan. Salah satunya adalah
kegiatan yang berhubungan dengan penggajian.
PT Kereta Api (Persero) merupakan salah satu badan usaha milik negara
yang diberi wewenang untuk melaksanakan pengusahaan angkutan kereta api.
Sebagai salah satu badan usaha yang bertugas mengatur angkutan kereta api
seluruh masyarakat Indonesia, maka ruang lingkup perusahaan ini sangatlah luas.
Sebanding dengan tanggung jawab yang besar, maka PT Kereta Api (Persero)
juga harus memiliki manajemen yang baik. Salah satunya dalam hal sistem
penggajian tenaga kerja.
Dengan ruang lingkup yang sangat luas, maka PT Kereta Api (Persero)
tentulah memiliki jumlah tenaga kerja yang tidak sedikit. Setiap hari para
karyawan tersebut mengabdikan dirinya menjalankan aktivitas dalam
mewujudkan tujuan perusahaan. Pengabdian ini tentulah harus diberikan imbalan
berupa gaji ataupun upah. Agar pembayaran gaji dan upah karyawan berjalan
sesuai dengan aturannya, maka diperlukanlah suatu sistem pengendalian intern
yang akan mengawasi terjadinya pemborosan dan kecurangan dalam penggajian
itu sendiri.
Gaji dan upah merupakan bagian biaya yang sangat penting dan
pengawasannya harus terus mendapat perhatian dari manajemen. Terjadinya suatu
kesalahan dalam hal pembayaran gaji karyawan yaitu kesalahan dalam pengisian
pos gaji, dimana seorang karyawan menerima gaji dua kali lipat sedangkan
karyawan yang lain tidak menerima gaji, merupakan salah satu alasan bagi PT
baik.. Dengan alasan ini, maka penulis terdorong ingin mengetahui sejauh mana
usaha manajemen PT Kereta Api (Persero) dalam menjalankan dan menerapkan
pengendalian terhadap gaji dan upah para karyawan. Oleh karena itu, penulis
mengambil judul “Sistem Pengendalian Intern Penggajian dan Pengupahan
Pada PT Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara”
B. Perumusan Masalah
Adapun masalah yang akan dibahas dalam tugas akhir ini adalah :
1. Bagaimanakah sistem pengendalian intern penggajian dan pengupahan yang
diterapkan oleh perusahaan ?
2. Apakah sistem pengendalian intern yang diterapkan oleh perusahaan sudah
cukup efektif ?
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem pengendalian intern
penggajian dan pengupahan pada PT Kereta Api (Persero) Divisi Regional I
Sumatera Utara
2. Untuk mengetahui apakah sistem pengendalian intern penggajian dan
pengupahan yang diterapkan oleh PT Kereta Api (Persero) Divisi Regional I
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :
1. Bagi penulis, untuk menambah wawasan dan pengetahuan penulis mengenai
sistem pengendalian intern penggajian dan pengupahan
2. Bagi perusahaan, untuk memberikan masukan kepada pihak perusahaan dalam
memanfaatkan sepenuhnya sistem pengendalian intern penggajian dan
pengupahan sehingga diperoleh efisiensi dalam mencapai tujuan perusahaan
3. Bagi civitas akademika, sebagai bahan informasi bagi penelitian-penelitian
selanjutnya.
E. Kerangka Konseptual
PT Kereta Api (Persero)
Pengendalian Intern
Gaji Upah
Karyawan
Sistem Pengendalian Intern Penggajian & Pengupahan pada PT Kereta Api
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Sistem Pengendalian Intern 1. Pengertian Pengendalian Intern
Pengendalian intern memainkan peran penting dalam hal bagaimana
manajemen memenuhi tanggung jawab pengelolaan. Manajemen memiliki
tanggung jawab untuk mempertahankan pengendalian yang memberi keyakinan
memadai bahwa terdapat pengendalian yang layak atas aktiva dan catatan entitas.
Pengendalian intern yang tepat tidak hanya memastikan bahwa aktiva dan catatan
dijaga, tetapi juga menciptakan lingkungan dimana efisiensi dan efektivitas
didorong dan dimonitor. Manajemen juga membutuhkan sistem pengendalian
yang menghasilkan informasi yang andal bagi pengambilan keputusan.
Boynton dkk (2003:371) mendefinisikan pengendalian intern adalah
Suatu proses yang dilaksanakan oleh dewan direksi, manajemen, dan personel lainnya dalam suatu entitas yang dirancang untuk menyediakan keyakinan yang memadai berkenaan dengan pencapaian tujuan dalam kategori berikut : 1. Keandalan pelaporan keuangan
2. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku 3. efektivitas dan efisiensi operasi.
Menurut Alvin A.Arens-James K.Loebbecke (1994:289), sistem pengendalian
intern adalah
Sedangkan Mulyadi (2002:171) menyebutkan bahwa sistem pengendalian
intern adalah
Suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris manajemen dan personel lain yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini :
1. Keandalan pelaporan keuangan
2. Kepatuhan terhadap dokumen dan peraturan yang berlaku 3. Efektifitas dan efisiensi operasi.
Berdasarkan definisi yang sudah disebutkan maka dapat disimpulkan bahwa
pengendalian intern adalah alat yang digunakan untuk membantu pihak
manajemen untuk mencegah terjadinya kecurangan atau penyelewengan dan
mendorong dipatuhinya kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh pihak
manajemen.
Menurut Boynton dkk (2003:371), pentingnya pengendalian intern adalah :
1. Lingkup dan ukuran bisnis entitas telah menjadi sangat kompleks dan tersebar luas sehingga manajemen harus bergantung pada sejumlah laporan dan analisis untuk mengendalikan operasi secara efektif
2. Pengujian dan penelaahan yang melekat dalam sistem pengendalian intern yang baik menyediakan perlindungan terhadap kelemahan manusia dan mengurangi kemungkinan terjadinya kekeliruan dan ketidakberesan
3. Tidak praktis bagi auditor untuk melakukan audit atas kebanyakan perusahaan dengan pembatasan biaya ekonomi tanpa menggantungkan pada sistem pengendalian intern klien.
Sedangkan Hall (2001:150), menyebutkan tujuan utama dari pengendalian
intern adalah :
1. Untuk menjaga aktiva perusahaan
2. Untuk memastikan akurasi dan dapat diandalkannya catatan dan informasi akuntansi
3. Untuk mempromosikan efisiensi operasi perusahaan
2. Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern mencakup kebijakan dan prosedur yang dirancang
dan digunakan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan yang memadai
bahwa tujuan pengendalian dapat dipenuhi.
Menurut Messier (2005:251), sistem pengendalian intern terdiri dari lima
komponen, yaitu :
1. Lingkungan pengendalian 2. Proses penentuan resiko entitas
3. Sistem informasi entitas dan proses bisnis terkait yang relevan terhadap pelaporan keuangan dan komunikasi
4. Prosedur pengendalian 5. Pemantauan pengendalian.
Unsur-unsur diatas akan diuraikan sebagai berikut :
1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi
kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian
merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian internal yang efektif,
menyediakan disiplin dan struktur. Lingkungan pengendalian termasuk
tingkah laku, kewaspadaan, kebijakan, dan tindakan manajemen dan dewan
komisaris mengenai pengendalian internal entitas dan kepentingannya bagi
entitas.
2. Proses Penentuan Resiko Entitas
Proses untuk mengidentifikasi dan menanggapi resiko bisnis dan hasilnya.
Untuk tujuan pelaporan keuangan, proses penentuan resiko entitas termasuk
bagaimana manajemen mengidentifikasi resiko yang relevan terhadap
prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum, memperkirakan
signifikansinya, menentukan kemungkinan kejadiannya, dan memutuskan
tindakan untuk mengelolanya.
3. Sistem Informasi Entitas
Sistem informasi yang relevan terhadap tujuan pelaporan keuangan, termasuk
sistem akuntansi, terdiri atas prosedur, apakah otomatis atau manual, dan
catatan yang ditetapkan untuk memulai, mencatat proses, serta melaporkan
transaksi entitas dan untuk mempertahankan akuntabilitas aktiva, kewajiban,
dan ekuitas terkait. Komunikasi melibatkan pemahaman atas peran dan
tanggung jawab individu yang berkaitan dengan pengendalian internal atas
pelaporan keuangan.
4. Prosedur Pengendalian
Prosedur pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu
menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan, misalnya, tindakan yang
perlu dilakukan untuk menyikapi resiko terhadap pencapaian sasaran entitas.
Prosedur pengendalian, apakah otomatis atau manual, memiliki berbagai
tujuan dan diterapkan pada berbagai tingkat organisasional dan fungsional.
5. Pemantauan Pengendalian
Suatu proses untuk menentukan kualitas kinerja pengendalian internal
sepanjang waktu. Pengawasan atas pengendalian melibatkan penentuan
rancangan dan operasi pengendalian secara tepat waktu dan mengambil
B. Sistem Pengendalian Intern Penggajian dan Pengupahan 1. Pengertian Gaji dan Upah
Dalam praktek, istilah gaji dan upah sering digunakan secara bergantian, maka
seringkali gaji dan upah dianggap memiliki pengertian yang sama oleh
masyarakat.
Menurut Warren, Carl S (2001:446) pengertian gaji dan upah adalah
Gaji (salary) biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administratif, dan jasa-jasa yang sama. Tarif gaji biasanya diekspresikan dalam periode bulanan atau tahunan. Sedangkan upah (wages) biasanya digunakan untuk pembayaran kepada karyawan lapangan (pekerja kasar), baik yang terdidik maupun yang tidak terdidik. Tarif upah biasanya diekspresikan secara minggu atau per jam.
Sedangkan Mulyadi (2001:373) mendefinisikan gaji dan upah adalah
Gaji (salary) merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan administrasi atau yang mempunyai jenjang jabatan manajer yang pada umumnya dibayarkan secara tetap per bulan. Sedangkan upah (wages) merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh) berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah suatu produk yang dihasilkan karyawan.
Berdasarkan kedua definisi tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa definisi
gaji dan upah berbeda. Gaji diberikan kepada karyawan administrasi secara tetap
tiap bulannya, sedangkan upah diberikan kepada karyawan lapangan per jam, per
hari atau per produk yang dihasilkan.
2. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan
Dalam perusahaan sistem akuntansi memegang peranan penting dalam
agar dapat menghasilkan informasi yang tepat, sehingga operasi perusahaan dapat
berjalan dengan baik dan tujuan perusahaan tercapai.
Sistem akuntansi menurut Mulyadi (2001:3) adalah, “Organisasi formulir,
catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan
informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan
pengelolaan perusahaan”.
Istilah penggajian sering diartikan sebagai jumlah total yang dibayarkan
kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka berikan selama suatu periode.
Mulyadi (2001:12) mendefinisikan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan
adalah, “Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dirancang untuk
menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya”.
Data-data dari karyawan harus disimpan secara akurat untuk merancang
sistem penggajian dan pengupahan. Laporan periodik yang menggunakan
data-data penggajian dan pengupahan harus disampaikan kepada badan-badan
pemerintah. Data-data tersebut harus disimpan demi berjaga-jaga jika
sewaktu-waktu badan-badan dimaksud melakukan inspeksi. Sistem akuntansi penggajian
dan pengupahan harus dirancang unuk membayar gaji dan upah karyawan secara
tepat waktu. Sistem ini juga harus dirancang untuk menyediakan data-data yang
berguna bagi kebutuhan pengambilan keputusan manajemen.
Kebutuhan-kebutuhan tersebut meliputi penyelesaian setiap ketidakpuasan karyawan dan
Dalam kenyataannya sistem penggajian dan pengupahan berbeda disetiap
perusahaan, namun unsur-unsur utama yang umum terdapat dalam sebagian besar
sistem ini adalah :
1. Register gaji dan upah
Suatu daftar multikolom yang digunakan untuk mengisi dan mengikhtisarkan
data-data yang dibutuhkan dalam setiap periode penggajian
2. Catatan pendapatan karyawan
Jumlah pendapatan masing-masing karyawan hingga tanggal terakhir harus
tersedia pada setiap periode penggajian. Jumlah kumulatif ini diperlukan
dalam rangka menghitung pemotongan pajak kesejahteraan sosial dan pajak
kesehatan setiap karyawan serta pajak penggajian majikan
3. Cek gaji dan upah
Pada akhir periode penggajian, cek-cek gaji dan upah disiapkan. Setiap cek
memiliki potongan yang dapat dipisahkan, yang memperlihatkan rincian
tentang bagaimana pembayaran bersih dihitung. Tidak perlu mencatat setiap
cek gaji dalam jurnal terpisah, karena semua rinciannya telah tersedia dalam
register gaji.
a. Dokumen dalam Sistem Pembayaran Gaji
Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan diperlukan juga
dokumen-dokumen yang berkaitan dengan proses pembayaran gaji. Menurut
Mulyadi (2001:374), dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah 2. Kartu jam hadir
3. Kartu jam kerja
4. Daftar gaji dan daftar upah
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah 6. Surat pernyataan gaji dan upah
7. Amplop gaji dan upah 8. Bukti kas keluar.
Dokumen-dokumen diatas dijelaskan sebagai berikut :
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat
keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan
pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah,
pemberhentian, pemindahan dan lain sebagainya
2. Kartu jam hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir
setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa
daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin
pencatat waktu
3. Kartu jam kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga
kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi
oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah
untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan
4. Daftar gaji dan daftar upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan dikurangi
potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran untuk
organisasi karyawan, dan lain sebagainya
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat
berdasarkan daftar gaji dan upah
6. Surat pernyataan gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan
dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari
pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi
setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap
karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban karyawan
7. Amplop gaji dan upah
Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam
amplop gaji dan upah. Dihalaman muka amplop gaji dan upah setiap
karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi
karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu
8. Bukti kas keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi
akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji
b. Catatan dalam Sistem Pembayaran Gaji
Selain dokumen juga diperlukan catatan akuntansi yang digunakan dalam
sistem akuntansi gaji. Catatan tersebut menurut Mulyadi (2001:382) adalah :
“ 1. jurnal umum
2. kartu harga pokok produk
3. kartu biaya
4. kartu penghasilan karyawan. “
Catatan diatas dijelaskan sebagai berikut :
1. Jurnal umum
Dalam pencatatan gaji ini, jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi
tenaga kerja kedalam setiap departemen atau bagian dalam perusahaan
2. Kartu harga pokok produk
Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang
dikeluarkan untuk pesanan tertentu dan biaya tenaga kerja non produksi setiap
departemen atau bagian dalam perusahaan
3. Kartu biaya
Kartu ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan
biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen atau bagian dalam
perusahaan.
4. Kartu penghasilan karyawan
Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan
c. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Sistem penggajian dan pengupahan terdiri dari beberapa prosedur yang
membentuk jaringan pembayaran gaji. Jaringan prosedur tersebut menurut
Mulyadi (2001:385) adalah:
Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut : 1. Prosedur pencatatan waktu hadir
2. Prosedur pembuatan daftar gaji 3. Prosedur distribusi biaya gaji
4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar 5. Prosedur pembayaran gaji
Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut : 1. Prosedur pencatatan waktu hadir
2. Prosedur pencatatan waktu kerja 3. Prosedur pembuatan daftar upah 4. Prosedur distribusi biaya upah 5. Prosedur pembuatan bukti kas keluar 6. Prosedur pembayaran upah.
Penjelasan dari setiap prosedur diatas adalah :
1. Prosedur pencatatan waktu hadir
Pencatatan waktu hadir diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan
menggunakan daftar hadir pada pintu masuk. Dalam hal ini, dapat memakai
daftar hadir biasa, dimana karyawan harus menandatangani setiap hadir dan
pulang atau kartu hadir yang diisi secara otomatis dengan mesin pencatat
waktu
2. Prosedur pencatat waktu
Bagi perusahaan manufaktur berdasar pesanan, pencatatan waktu kerja perlu
bagi karyawan di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah
karyawan. Waktu kerja dipakai sebagai pembebanan biaya tenaga kerja
3. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah
Fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan.
Data yang dipakai adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan
karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan
pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir
4. Prosedur distribusi biaya gaji dan upah
Biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang
menikmati manfaat tenaga kerja. Ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya
dan perhitungan harga pokok produk
5. Prosedur pembayaran gaji dan upah
Ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi
membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek
guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan menguangkan cek ke bank
dan memasukkan uang kedalam amplop gaji dan upah. Jika jumlah karyawan
perusahaan banyak, pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan juru
3. Sistem Pengendalian Intern Gaji dan Upah
Sistem pengendalian intern penggajian dan pengupahan sangat dibutuhkan
oleh setiap perusahaan yang memiliki banyak tenaga kerja dimana sistem tersebut
terdiri dari prosedur-prosedur yang saling bekerjasama untuk menjamin
dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya guna menetapkan
secara tepat dan teliti berapa gaji dan upah yang harus diterima oleh karyawan.
Hal ini perlu diperhatikan mengingat banyaknya kemungkinan terjadinya
kecurangan-kecurangan terhadap gaji.
Adapun jenis-jenis kecurangan yang mungkin terjadi adalah :
1. Adanya karyawan/pegawai fiktif, yaitu penerbitan cek gaji ke orang yang
tidak bekerja bagi perusahaan atau mengeluarkan gaji bagi orang yang sudah
berhenti bekerja atau diberhentikan karena namanya tidak dihapus
2. Penyiapan buku pembayaran gaji palsu dengan maksud mendapat pembayaran
dua kali
3. Menguangkan cek gaji yang belum ditagih oleh pegawai yang bersangkutan
4. Membuat kesalahan dalam perhitungan sehingga gaji yang diterima oleh
karyawan lebih atau kurang dari yang semestinya
5. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang karyawan
lain
6. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai
pengeluaran
Menurut Hall dan Singleton (2007:300), dua bentuk umum kecurangan
penggajian adalah :
1. Kelebihan pembayaran ke karyawan
Biasanya melibatkan penggelembungan jumlah jam kerja dan atau pengeluaran cek gaji duplikat
2. Pembayaran untuk karyawan yang tidak ada
Melibatkan pemasukan karyawan fiktif kedalam sistem penggajian. Variasi dari skema ini adalah tetap memasukkan nama karyawan yang telah keluar dari daftar penggajian.
Melihat kecurangan yang mungkin timbul, maka diperlukanlah suatu sistem
pengendalian intern terhadap sistem akuntansi penggajian dan pengupahan.
Menurut Mulyadi (2002:391), ada beberapa unsur pengendalian intern dalam
siklus penggajian dan pengupahan yaitu :
Organisasi
1. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan 2. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi
Sistem Otorisasi
3. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditanda tangani oleh direktur utama
4. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direktur keuangan
5. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian
6. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu
7. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan
8. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi keuangan
9. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi
Prosedur Pencatatan
10.Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan
11.Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi
12.Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung
13.Pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatatan waktu harus diawasi oleh fungsi pencatatan waktu
14.Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran 15.Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan
penghasilan karyawan
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jadwal dan Lokasi penelitian
Jadwal penelitian yang direncanakan adalah sebagai berikut :
Keterangan November Desember Januari Februari Maret
Penyelesaian Proposal
Pencarian data proposal
Pengajuan proposal
Penyerahan proposal kepada dosen pembimbing
Bimbingan dan perbaikan proposal
Seminar proposal
Pengumpulan data
Pengolahan data
Analisis data
Bimbingan dan penyelesaian skripsi
Penelitian ini dilakukan pada PT Kereta Api (Persero) Divisi Regional I
B. Jenis Data
a. Data Primer
Merupakan data yang dikumpulkan untuk penelitian dari tempat aktual
terjadinya peristiwa yang masih memerlukan pengolahan lebih lanjut dan
dikembangkan dengan pemahaman sendiri oleh penulis. Data ini diperoleh
dari hasil wawancara, menyebarkan kuesioner maupun observasi
b. Data Sekunder
Merupakan data primer yang diperoleh dalam bentuk sudah jadi, baik
berupa publikasi maupun data perusahaan itu sendiri seperti struktur
organisasi, dll.
C. Metode Pengumpulan Data
Metode yang digunakan dalam pengumpulan data adalah sebagai berikut :
b. Teknik observasi, yaitu melakukan pengamatan langsung pada PT Kereta
Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara
c. Teknik wawancara, yaitu melakukan tanya jawab secara langsung dengan
pihak-pihak terkait yang berhubungan dengan objek yang diteliti.
D. Teknik Analisis Data
Analisis data yang dilakukan adalah dengan menggunakan metode deskriptif,
yaitu metode yang mengumpulkan, menginterpretasikan dan menganalisa data
BAB IV
ANALISIS HASIL PENELITIAN
A. Gambaran Umum Perusahaan 1. Sejarah Singkat Perusahaan
Bertitik tolak dari penemuan lokomotif oleh George Stephenson pada tahun
1914, perkereta apian Indonesia pada waktu itu oleh masyarakat disebut dengan
nama “Kuda Besi”. Penemuan tersebut membawa keuntungan bagi dunia
transportasi karena adanya peningkatan alat transportasi mekanik. Gubernur
Jenderal Sloet Van Beele pada tanggal 17 Juni 1864 melakukan pencangkolan
pertama yang merupakan awal dari berdirinya perkereta apian di Indonesia
dengan pemasangan lintas di Semarang (kamijen).
Berdirinya perkereta apian di Indonesia tidak lain adalah untuk kepentingan
negara induk/penjajah, karena pada saat itu Indonesia adalah merupakan negara
jajahan sehingga motif berdirinya perkereta apian di Indonesia adalah :
1. Motif ekonomi komersial
Yaitu untuk membawa hasil bumi Indonesia ke pelabuhan Semarang, seperti
tembakau, gula dan nira dengan tujuan untuk dipasarkan ke pasar dunia dan
negara induk
2. Motif politis (peraturan)
Pertumbuhan wilayah di Indonesia semakin diperhatikan sejak pembuatan
Pertumbuhan kereta api di Indonesia selain dipelopori oleh pemerintah
Belanda juga dipelopori oleh perusahaan swasta yang ada di luar negeri Belanda
seperti di Pulau Jawa, antara lain :
1. Semarang Cirebon Stoom Train Maatschappi (SCS)
2. Semarang Joana Stoom Train Maatschappi (SJS)
3. Oats Java Stoom Train Maatschappi (OJS)
4. Serajoe Dal Stoom Train My (SDS)
5. Kediri Stoom Train My (KSM)
6. Mojokerto Stoom Train My (MDS)
7. Malang Stoom Train My (MSM)
8. Probolinggo Stoom Train My (PbSM)
9. Pasoeruan Stoom Train My (PsSM)
10.Madura Stoom Train My (MadSM).
Perusahaan swasta Belanda DSM (Deli Spoorweg Maatschappi) membuka
jaringan pertama di Sumatera Utara yaitu lintas Labuhan Medan sekitarnya.
Setelah perang Dunia II yaitu tanggal 1 Maret 1942 sampai 7 Agustus 1945 semua
kereta api di Indonesia dibawah kependudukan Jepang : “Rikuyu Kyoku” dijawa,
yang kemudian berubah nama dengan “Testudu Kyoka” yang dipusatkan di
Bandung, sedangkan di Sumatera Utara pemerintah Jepang dengan nama “Testu
Tai” yang dipusatkan di Bukit Tinggi.
Status perkereta-apian di sumatera Utara mengalami proses yang agak berbeda
Sumatera Utara kembali menjadi perusahaan swasta Belanda di liwayah Republik
Indonesia termasuk Eks. D.S.M.
Berdasarkan surat perintah pengawasan militer tanggal 6 Desember 1958, NV
DSM berada dibawah pengawasan militer dari Komando T dan TI. Kemudian
berdasarkan SK panglima T dan TI penguasa Militer pada tanggal 12 Desember
1967 No. PAN/KPTS-045/12/57 juncto, radiogram Kasad 9 penguasa Militer
pusat tanggal 18 Desember 1957 No. 77.602/57 tantang pengambil alih wewenang
Behaar dari perusahaan milik Belanda oleh Penguasa Militer Sumatera Utara
maka pada tanggal 14 Desember 1957 wewenang Behaar atas NV D.S.M beralih
kepada panglima T dan TI.
Berdasarkan undang-undang No. 86 tahun 1958 Juncto PP. 41 tahun 1959
seluruh perusahaan Eks Belanda tersebut digabung menjadi Djawatan Kereta Api
(DKA) yang berpusat di Bandung. Sejarah perkembangan perkereta-apian di
Indonesia antara lain:
a. Zaman Republik Indonesia (17 Agustus 1945 sampai 18 Desember 1948)
Pada bulan September 1945 secara resmi lahirlah DKARI (Djawatan Kereta
Api Republik Indonesia) yang berpusat di Bandung. Sementara pada waktu itu
hanya meliputi pulau Jawa, karena perkereta-apian di Sumatera Utara
masing-masing berdiri sendiri.
b. Penyerahan Kedaulatan
Pada bulan Januari 1950 terjadi penggabungan antara DKARI dengan SS/PS
(Staats Spoorweg/Verenigd Spoorweg Bedrif) yang dikuasai Belanda dengan
Indonesia Serikat berubah menjadi Republik Indonesia maka DKARIS
berubah menjadi DKA.
c. Perusahaan Negara
Pda bulan Mei 1963 status DKA berubah menjadi PNKA (Perusahaan Negara
Kereta Api) berdasarkan Undang-undang No. 22 tahun 1963.
d. Perusaan Jawatan
Dengan PP No. 61/71 tanggal 15 September 1971 telah ditetapkan perubahan
status PNKA menjadi perusahaan Jawatan (PERJAN).
e. Perusahaan Umum
Dengan PP No. 57 tahun 1990 Perusahaan Jawatan Kereta Api berubah
menjadi Perusahaan umum Kereta Api.
f. Perusahaan Perseroan.
Dengan PP No. 19 tahun 1998, Perusahaan Umum Kereta Api berubah
menjadi Perseroan dengan sebutan PT. Kereta Api (Pesero).
g. Susunan PT. Kereta Api (Persero)
1) Kantor Pusat di Bandung
2) Divisi Sarana di Bandung
3) Divisi Usaha Pendukung di Bandung
4) Divisi Pelatihan di Bandung
5) Divisi Angkutan Perkotaan di Bandung
6) Divisi Regional I Sumatera Utara di Medan
7) Divisi Regional II Sumatera Barat di Padang
9) Daerah Operasi
a) Daerah Operasi 1 di Jakarta
b) Daerah Operasi 2 di Banung
c) Daerah Operasi 3 di Cirebon
d) Daerah Operasi 4 di Semarang
e) Daerah Operasi 5 di Purwokerto
f) Daerah Operasi 6 di Jogyakarta
g) Daerah Operasi 7 di Madiun
h) Daerah Operasi 8 di Surabaya
i) Daerah Operasi 9 di Jember
2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
Organisasi adalah alat perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan. Struktur
organisasi perusahaan akan memungkinkan terlaksananya pembagian tugas dan
wewenang yang jelas antara satu bagian dengan bagian yang lainnya.. Struktur
organisasi dari suatu perusahaan dalam penerapannya selalu berbeda-beda dengan
perusahaan yang lain sehingga untuk menerapkan suatu struktur organisasi harus
melihat kepada kebutuhan dan jenis perusahaan yang menggunakannya.
Struktur organisasi bagi suatu perusahaan sangatlah penting karena dalam
struktur organisasi tercantum pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab
yang jelas, sehingga dapat mempermudah adanya pengarahan dan wawasan setiap
Divisi Regional I Sumatera Utara
Mempunyai tugas pokok sebagai berikut :
1. Melaksanakan pengusahaan angkutan kereta api
2. Merumuskan dan menyusun program pembinaan dan pengendalian
pelaksanaan angkutan penumpang dan barang
3. Melaksanakan pemeliharaan sarana dan prasarana di wilayah Regional I
Sumatera Utara
4. Menyusun rencana kerja anggaran tahunan divisi.
Dalam melaksanakan tugasnya, pimpinan PT Kereta Api (Persero) Divisi
Regional I Sumatera Utara dibantu oleh beberapa staf yang terdiri dari :
1. Seksi Administrasi
2. Seksi Higiene Perusahaan, Kesehatan (HIPERKES) dan Keselamatan Kerja
3. Urusan Hubungan Masyarakat
4. Pemeriksaan Kas Daerah
5. Seksi Jalan Rel dan Jembatan
6. Seksi Sarana
7. Seksi Operasi dan Pemasaran
8. Seksi Sinyal, Telekomunikasi dan Listrik
9. Seksi Tanah dan Bangunan
10.Unit Pelaksana Teknis (UPT) Aceh
Adapun tugas dan wewenang dari masing-masing seksi tersebut adalah :
1. Seksi Administrasi
Seksi administrasi mempunyai tugas pokok sebagai berikut :
a. Melaksanakan pengelolaan dan evaluasi kinerja SDM
b. Menyusun rencana kerja anggaran tahunan divisi
c. Pendayagunaan keuangan, pendanaan dan akuntansi
d. Melaksanakan kerumahtanggaan/administrasi dan hokum serta kas besar.
Seksi administrasi terdiri dari :
a. Sub Seksi SDM
b. Sub Seksi Keuangan
c. Sub Seksi Anggaran dan Akuntansi
d. Sub Seksi Kerumahtanggaan/Umum dan Hukum
e. Sub Seksi Kas Besar.
2. Seksi HIPERKES dan Keselamatan Kerja
Seksi HIPERKES dan Keselamatan Kerja mempunyai tugas pokok sebagai
berikut :
a. Melaksanakan pembinaan, pengujian, dan pengendalian higiene
perusahaan, keselamatan kerja, dan kesehatan kerja
b. Pengendalian, pembinaan dan evaluasi kinerja unit pelayanan kesehatan di
wilayah Divisi Regional I Sumatera Utara.
Seksi HIPERKES dan keselamatan kerja terdiri dari :
a. Sub Seksi HIPERKES
c. Unit Pelayanan Kesehatan.
3. Urusan Hubungan Masyarakat
Urusan Hubungan masyarakat mempunyai tugas pokok sebagai berikut :
a. Melaksanakan hubungan masyarakat
b. Penyuluhan dilingkungan peusahaan (internal)
c. Hubungan masyarakat diluar perusahaan (eksternal).
4. Pemeriksaan Kas Daerah (PMKD)
Pemeriksaan kas daerah mempunyai tugas pokok sebagai berikut :
a. Melaksanakan peraturan jadwal/mekanisme kerja para pemeriksa kas
b. Memimpin pemeriksaan kas stasiun/perbendaharaan kas
stasiun/perhentian, kas restorka dan kas besar
c. Sewaku-waktu membantu petugas pemeriksa kereta api (PMKA)
melaksanakan pemeriksaan diatas kereta api.
PMKD terdiri dari :
a. Sub Seksi Tata Usaha
b. Pemeriksaan Kas Stasiun.
5. Seksi Jalan Rel dan Jembatan
Seksi jalan rel dan jembatan mempunyai tugas pokok sebagai berikut :
a. Melaksanakan penyusunan program pemeliharaan dan perbaikan jalan rel,
sepur simpang, dan jembatan
b. Mengevaluasi kinerja pemeliharaan dan perbaikan, rel sepur simpang, dan
Seksi jalan rel dan jembatan terdiri dari :
a. Pengawas Jalan Rel dan Jembatan
b. Sub Seksi Program
c. Sub Seksi Jalan Rel
d. Sub Seksi Jembatan
e. UPT Resor Jalan Rel
f. UPT Resor Jembatan
g. UPT Depo Mekanik Jalan Rel.
6. Seksi Sarana
Seksi sarana mempunyai tugas pokok sebagai berikut :
a. Melaksanakan peraturan dan pengendalian kesiapan sarana
b. Penyusunan program pemeliharaan, perbaikan dan pendayagunaan sarana
c. Evaluasi kinerja pemeliharaan, perbaikan, dan pendayagunaan sarana.
Seksi sarana terdiri dari :
a. Pengawasan Sarana
b. Unit Rencana
c. Unit Produksi
d. Unit Quality Control
e. Unit Pendayagunaan Sarana
f. UPT Depo Lokomotif
g. UPT Depo Kereta dan Gerbong.
7. Seksi Operasi dan Pemasaran
a. Melaksanakan pembinaan, pelaksanaan, pengendalian, dan evaluasi
kinerja operasi
b. Pemasaran angkutan penumpang dan barang.
Seksi operasi dan pemasaran terdiri dari :
a. Pengawas Operasi
b. Sub Seksi Program Perjalanan Kereta Api (PERKA)
c. Sub Seksi Pengendali Operasi Kereta Api
d. Sub Seksi Pemasaran dan Bina Pelanggan
e. Sub Seksi Keamanan dan Ketertiban
f. UPT Pelayanan Operasi Sarana Telekomunikasi
g. UPT Stasiun.
8. Seksi Sinyal Telekomunikasi dan Listrik
Seksi sinyal telekomunikasi dan listrik mempunyai tugas pokok sebagai
berikut :
a. Merumuskan dan menyusun program pemeliharaan dan perbaikan sinyal
telekomunikasi, dan listrik umum
b. Mengevaluasi kinerja pemeliharaan dan perbaikan sinyal telekomunikasi
dan listrik umum.
Seksi sinyal telekomunikasi dan listrik terdiri dari :
a. Pengawas sinyal telekomunikasi dan listrik
b. Sub Seksi Program
c. Sub Seksi Sinyal
e. UPT Resor Sinyal
f. UPT Resor Telekomunikasi
g. UPT Resor Listrik Umum.
9. Seksi Tanah dan Bangunan
Seksi tanah dan bangunan mempunyai tugas pokok merumuskan dan
menyusun program dan evaluasi kinerja pemeliharaan, inventarisasi dan
penyelesaian masalah tanah dan bangunan.
Seksi tanah dan bangunan terdiri dari :
a. Sub Program
b. Sub Seksi Tanah
c. Sub Seksi Bangunan
d. UPT Resor Tanah dan Bangunan.
10.UPT Aceh
UPT Aceh mempunyai tugas pokok melaksanakan pemeliharaan tanah dan
bangunan serta aset lainya di wilayah Aceh.
11.UPT Gudang Persediaan Pulo Brayan
UPT gudang persediaan Pulo Brayan mempunyai tugas pokok melaksanakan
penerimaan, penjagaan, penyimpanan, dan pendistribusian barang-barang serta
B. Analisis Hasil Penelitian
1. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan a. Dokumen yang Digunakan
Dokumen atau formulir yang digunakan dalam sistem pembayaran gaji pada
PT Kereta Api (Persero) adalah :
1. Daftar penghasilan dan pemotongan gaji pegawai (G.218)
2. Kartu piutang/uang muka (F.15/SAB)
3. Daftar gaji (besar) (FC.IX.SAB)
4. Daftar gaji kecil (FC.IU/SAB)
5. Daftar gaji perorangan (FC.IU.a/SAB)
6. Analisa gaji/upah (B.25/SAB).
b. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembayaran gaji adalah :
1. Daftar gaji yang dibuat harus disesuaikan dengan peraturan-peraturan
kepegawaian/keuangan yang berlaku sesuai dengan ketentuan yang tercantum
dalam G.218 dan penjagaan piutang yang berlaku untuk setiap pegawai dalam
kartu piutang (F.15/SAB). Setiap formulir yang digunakan harus disesuaikan
dengan kebutuhan yakni dengan memperhatikan pusat anggaran,
penggolongan pekerja dan jumlah orang untuk setiap juru bayar. Setiap daftar
gaji dan upah harus dibuat dalam rangkap dua kecuali untuk bulan Januari dan
2. Setelah daftar gaji dan upah selesai dibuat, maka PP/PPP kemudian
menerbitkan bukti pembayaran (A.9/SAB) yang merupakan dasar bagi fungsi
pembayaran gaji dan upah untuk melaksanakan pembayaran gaji dan upah
pada pegawai yang bersangkutan kepada juru bayar, kemudian mengirimkan
atau menyerahkan lembar asli daftar gaji dan upah berikut bukti pembayaran
kepada masing-masing juru bayar.
3. Berdasarkan arsip lembar kedua dari daftar gaji dan upah, maka petugas
PP/PPP yang bersangkutan harus mencatat yaitu :
a. Formulir G.218 yaitu untuk memuat jumlah penghasilan dan jumlah
pemotongan setiap pegawai
b. Formulir F.15/SAB yaitu untuk memuat jumlah potongan setiap piutang
pegawai yang bersangkutan.
4. Berdasarkan arsip daftar gaji dan upah maka dibuat dalam rangkap tiga analisa
gaji dan upah (B.25/SAB) yang nantinya analisa gaji dan upah ini digunakan
untuk setiap anggaran.
5. Setelah semua daftar gaji dan upah pada bulan yang bersangkutan lengkap
dicatat dalam analisa maka analisa tersebut harus ditutup. Oleh PP/PPP analisa
tersebut didistribusikan sebagai berikut :
a. Lembar pertama (asli) analisa gaji dan upah dikirimkan ke unit akuntansi
b. Lembar kedua analisa gaji dan upah dikirimkan ke verifikasi yang
nantinya akan dicocokkan dengan lembar pertama (asli) analisa gaji dan
c. Lembar ketiga analisa gaji dan upah diterima oleh PP/PPP yang digunakan
untuk arsip.
6. Uang gaji dan upah yang tidak diambil digunakan dalam bentuk G.40 yang
akan disetorkan kembali dan oleh PP/PPP dilaksanakan sebagai berikut :
a. Berdasarkan G.40 lembar kedua PP/PPP membuat UPP yang nantinya
digunakan untuk membuat jurnal balik atas penjurnalan yang semula pada
analisa gaji dan upah
b. Kemudian diterbitkan kembali daftar gaji dan upah perorangan dalam
bentuk FC.IU.a/SAB yang dibuat dalam rangkap dua pada saat akan
dibayarkan kembali uang gaji dan upah yang tidak diambil
c. Pada saat pembayaran kembali maka PP/PPP menerbitkan bukti
pembayaran (A.9/SAB) yang baru
d. Prosedur berikutnya berlaku seperti halnya pembayaran gaji dan upah.
7. PP/PPP selain menerbitkan UPP juga menerbitkan rekening G.215 untuk
penagihan yang terlanjur dibayarkan, karena penagihan gaji dan upah ini
dianggap tidak sah pembayarannya akibat dari terlanjur dibayarkan atau
dengan pemotongan gaji untuk penyelesaiannya.
Berikut ini adalah prosedur pelaksanaan sistem pembayaran gaji :
1. Penggolongan pegawai
Penggolongan pegawai pada PT Kereta Api (Persero) disesuaikan dengan
penggolongan operasi pemeliharaan dan umum dengan menggunakan formulir
G.28 yaitu yang memuat daftar penghasilan pegawai berikut pemotongannya
golongan penjual jasa dan barang. Pencatatan dilakukan berdasarkan
penugasan atau surat pemberitahuan dari masing-masing unit yang
bersangkutan. Daftar pengelompokan berlaku juga bagi Pekarya Perusahaan
(Pkp) dan Pegawai harian lepas (Phl) yang disesuaikan dengan golongannya
masing-masing.
2. Dengan adanya mutasi pegawai maka akan mengakibatkan peubahan
golongan pekerja dan harus segera dicatat dalam formulir G.218
3. Pada bulan Januari dan Juli harus dibuat tambahan satu lembar lagi daftar gaji
dan upah yang nantinya akan dikirimkan kepada Perum Taspen
4. Daftar gaji perorangan (formulir FC.IU.a/SAB) dipergunakan untuk
pembayaran Tunjangan Terusan Pegawai (TTP) kepada keluarga pegawai
yang berhak menerima pembayarannya atas meninggalnya pegawai yang
bersangkutan tanpa harus memperhatikan kode judul perkiraan yang
tercantum. Jumlah gaji dan upah serta unsure-unsur tunjangannya dicatat
dalam baris yang tersedia dalam jumlah pengurangan sebesar 10% yang
dikenakan, dicatat dibawah baris tersebut. Pemotongan hutang bagi pegawai
yang bersangkutan harus dicatat dalam jalur yangsesuai. Lembar ketiga dari
pembayaran Tunjangan Terusan Penghasilan (TTP) yang tercantum pada
SKPP akan dikirimkan kepada Sub Direktorat Akuntansi Kantor Pusat, dan
salah satu rekamannya dikirimkan pada salah satu sub bagian akuntansi
eksploitasi yang bersangkutan
5. Pembayaran gaji dan upah pegawai aktif dan honorarium dihitung berdasarkan
gaji dan upah sesuai dengan besar kecil keperluanyya. Dalam hal pembayaran
dipergunakan kode perkiraan bukan dipergunakan judul-judul perkiraan gaji
dan tunjangan seperti yang telah dijelaskan sebelumnya. Kode-kode perkiraan
yang dipergunakan sebagai berikut :
a. Kode JP : 6961 yaitu dipergunakan untuk jumlah gaji dan upah non aktif
b. Kode JP : 6921 yaitu dipergunakan untuk honorarium yang ditulis pada
kolom yang kosong dan dicantumkan dalam judul-judul perkiraan
potongan yang sesuai bila honorarium tersebut dikenakan
potongan-potongan
6. Formulir daftar gaji perorangan (FC.IU.a/SAB) tetap dipergunakan untuk
pembayaran kembali atas gaji dan upah yang tidak diambil dan dibuat
berdasarkan G.40 dari Pbd yang bersangkutan. Pembayaran kembali atas gaji
dan upah yang tidak diambil kemudian disahkan PPP sebagai pembayaran
hutang gaji dan upah sebagaimana yang berlaku dalam prosedur pembayaran
gaji dan upah
7. Bukti pembayaran gaji dan upah yang tidak sah akibat dari nama seseorang
atau beberapa orang pegawai, apabila uang yang telah terlanjur dibayarkan
kepada yang bersangkutan maka harus diselesaikan sebagai berikut :
a. Diselesaikan denganG.215
• PP/PPP mengajukan UPP pada bagian akuntansi untuk mendebet
kembali semua potongan pembayaran dengan kode perkiraan yang
sama, sedangkan untuk jumlah pembayaran bersih yang semula
pegawai (1121), kemudian mendebet kembali semua biaya gaji dan
upah pegawai yang bersangkutan dengan kode perkiraan yang sama,
seperti : gaji pokok, tunjangan istri, dan sebagainya
• Menerbitkan G.215 dengan memakai judul perkiraan kredit piutang
pegawai (1121)
• Mengadakan buku penjagaan piutang/uang muka (F.15/SAB) yang
sesuai
• Potongan untuk pihak ketiga, seperti Taspen, pensiun, dan sebagainya.
Jika terlanjur disetorkan pada pihak ketiga maka akan dipotongkan
pada setoran berikutnya, jika sebelum disetorkan maka setorannya
diperhitungkan atau dikurangkan
c. Diselesaikan dengan pemotongan gaji
Apabila uang belum dibayarkan kepada pegawai yang bersangkutan maka
harus dilakukan penyetoran kembali uang gaji dan upah dengan
mempergunakan formulir G.40/SAB yang dibuat dalam rangkap tiga,
yakni lembar pertama (asli) digunakan Pbd/kas besar, lembar kedua dan
ketiga untuk PP/PPP yang kemudian lembar kedua tersebut oleh PP/PPP
dikirimkan ke sub bagian akuntansi sebagai lampiran UPPnya. Sedangkan
untuk potongan pada pihak ketiga (Taspen, pensiun, dan sebagainya)
dalam hal ini pembayarannya dibatalkan.
Alur proses pembayaran gaji dan upah dapat dilihat pada lampiran 1 dan
2. Sistem Pengendalian Intern Penggajian dan Pengupahan
Sistem pengendalian intern gaji dan upah dalam penerapannya sehari-hari
tidak tampak mengalami kesulitan dikarenakan jumlah gaji dan upah yang
dibayarkan PT Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara tiap
bulannya relatif tidak jauh berbeda. Besar kecilnya gaji dan upah yang diterima
karyawan tergantung dengan potongan yang dikeluarkan perusahaan.
Tunjangan-tunjangan yang diberikan kepada karyawan berlangsung dalam waktu yang relatif
lama yang biasanya dalam jumlah yang tetap.
Penerapan sistem pengendalian intern gaji dan upah pada PT Kereta Api
(Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara dilakukan dengan suatu sistem
perhitungan dan pembayaran gaji yang diatur yaitu :
1. Perhitungan gaji dan upah
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menghitung jumlah gaji dan
upah yaitu ;
a. Harus dapat dipastikan jumlah unsur gaji dan upah untuk setiap golongan
dan setiap pegawai
b. Jumlah unsur tunjangan keluarga tidak dapat ditentukan secara pasti
jumlahnya untuk setiap pegawai karena hal ini tergantung ada tidaknya
istri/suami/anak yang mendapatkan tunjangan dari perusahaan
c. Besarnya tunjangan pajak penghasilan tidak sama untuk setiap pegawai,
tergantung pada besarnya jumlah pajak penghasilan yang dikenakan sesuai
d. Jumlah penghasilan adalah merupakan gaji pokok ditambah dengan
tunjangan-tunjangan
e. Jumlah potongan tidak sama besarnya untuk setiap karyawan
f. Jumlah gaji bersih yang diterima pegawai atau jumlah gaji bersih yang
dibayarkan kepada pegawai adalah merupakan jumlah penghasilan
dikurang dengan jumlah potongan-potongan.
2. Mekanisme pembayaran gaji dan upah
Untuk menghindari kemungkinan terjadinya kesalahan atau kerugian maka PT
Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara melakukan sistem
pengawasan intern dalam pembayaran gaji dan upah yaitu :
a. Dilakukan pemisahan antara fungsi pembuatan daftar gaji dan upah
dengan fungsi pembayaran gaji dan upah. Fungsi personalia dalam sistem
penggajian dan pengupahan bertanggung jawab atas tersedianya informasi
operasi seperti tarif gaji dan upah dan berbagai tarif kesejahteraan
karyawan
b. Daftar gaji dibuat harus mencantumkan nama karyawan untuk mengetahui
apakah benar merupakan karyawan perusahaan yang tujuannya adalah
untuk mencegah adanya karyawan yang fiktif
c. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan yang disebabkan oleh perubahan
pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, dan tambahan keluarga harus
dilaksanakan melalui sub bagian administrasi yang telah disetujui oleh
d. Daftar gaji dan upah adalah merupakan dokumen yang dipakai sebagai
dasar pembayaran gaji dan upah pada karyawan yang berhak, untuk itu
daftar gaji dan upah tersebut harus diotorisasi oleh pejabat yang
berwenang
e. Gaji pokok sudah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
f. Perhitungan jumlah gaji dan upah yang akan dibayarkan telah
dilaksanakan dengan benar.
Sebagai contoh berikut ini disajikan sistem pembayaran gaji dan upah yang
dibayarkan oleh perusahaan kepada karyawan berdasarkan daftar gaji dan
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Setelah dikemukakan berbagai uraian tentang sistem pengendalian intern
penggajian dan pengupahan maka dapat ditarik beberapa kesimpulan, diantaranya
adalah :
1. Bentuk organisasi garis yang digunakan oleh perusahaan PT Kereta Api
(Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara telah memperlihatkan adanya
pembagian tugas dan wewenang secara jelas dan tegas antara
departemen-departemen didalamnya
2. Sistem pengendalian intern gaji dan upah pada perusahaan secara umum dapat
disimpulkan baik, hal ini dapat dilihat dari jarangnya terjadi kecurangan dalam
pembayaran gaji dan upah
3. Unsur gaji dan upah yang terdapat pada perusahaan ini terdiri dari gaji pokok
dan tunjangan-tunjangan kesejahteraan. Tunjangan tersebut terdiri dari unsur
penerimaan antara lain tunjangan istri/suami/anak, tunjangan bahan pokok,
tunjangan jabatan, tunjangan pajak penghasilan, dan lain-lain. Unsur potongan
antara lain iuran pensiun, iuran tabungan, dan asuransi pegawai (Taspen),
pajak penghasilan pasal 21, sewa rumah, dan lain-lain
4. Pemberian gaji kepada pegawai sesuai dengan jabatan dan golongan
wajar ini merupakan salah satu alasan yang memotivasi karyawan dalam
bekerja
5. Dengan penerapan the right man in the right place tampak perusahaan
menempatkan karyawan pada kedudukan sesuai dengan kualitas yang dimiliki
oleh karyawan itu sendiri, dengan demikian hasil kerja yang diberikan
karyawan tersebut benar-benar dapat dipercaya dan dapat
dipertanggungjawabkan
6. Dalam pelaksanaan pembayaran gaji dan upah dilakukan secara efisien,
artinya tidak terdapat suatu proses kerja yang panjang, tetapi hal ini tetap
diikuti dengan adanya internal cek pada awal dan akhir dari pelaksanaan gaji
dan upah dengan tujuan mencegah terjadinya kecurangan.
B. Saran
Adapun saran yang coba diberikan penulis yang mungkin dapat berguna bagi
kepentingan perusahaan dimasa yang akan datang adalah :
1. Unsur-unsur gaji dan upah yang terdapat pada PT Kereta Api (Persero) Divisi
Regional I Sumatera Utara telah mencukupi serta telah mensejahterakan
karyawannya. Untuk itu sebaiknya unsur-unsur tersebut tetap dipertahankan
dan sebisa mungkin diupayakan peningkatannya
2. Untuk mengantisipasi pada masa yang akan datang, disarankan untuk tetap
3. Pembayaran gaji dan upah yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan
telah sesuai dengan batas minimum yang ditetapkan pemerintah, sebaiknya ini
terus berlanjut untuk masa-masa yang akan datang.
DAFTAR PUSTAKA
A. Arens, Alvin, James K Loebbecke, 1994. Auditing Suatu Pendekatan Terpadu, Jilid Satu, Edisi Keempat, Erlangga, Jakarta.
.
Boynton, William C, Raymond N. Johnson, Walter G. Kell, 2003. Modern Auditing, Jilid Satu, Edisi Ketujuh, Erlangga, Jakarta
Hall, James A, Tommie Singleton, 2007. Audit dan Assurance Teknologi Informasi, Edisi Kedua, Salemba Empat, Jakarta.
Hall, James A, 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Buku Satu, Edisi Pertama, Salemba Empat, Jakarta.
Mathis, Robert L, John H. Jackson, 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia, Buku Dua, Salemba Empat, Jakarta.
Mulyadi, 2002. Auditing, Jilid Dua, Edisi Keenam, Salemba Empat, Jakarta.
Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta.
Messier, William F, dkk, 2005. Auditing & Assurance Services, Buku Satu, Edisi Keempat, Salemba Empat, Jakarta.
Romney, B Marshall, Paul John Steinbart, 2005. Accounting Information System, Edisi Sembilan, Salemba Empat, Jakarta.
Warren, Carl S, 2001. Prinsip-prinsip Akuntansi, Terjemahan: Alfonsus Sirait, Helda Gunawan, Erlangga, Jakarta.
