ANALISIS PEMECAHAN MASALAH
6.2. Analisis House of Risk Fase II
Tahapan ini bertujuan untuk mendapatkan aksi mitigasi risiko untuk menangani risiko supply chain pada PT. Pupuk Iskandar Muda. Dilakukan penilaian difficulty dalam pelaksanaan aksi mitigasi risiko dan penilaian hubungan antara risk agent dengan aksi mitigasi risiko. Kemudian dilakukan perhitungan Total Effectiveness dan Effectiveness to Difficulty Ratio. Kemudian aksi mitigasi risiko dirankingkan sesuai dengan nilai ETD terbesar yang berarti paling efektif untuk ditangani. Perankingan aksi mitigasi risiko dapat dilihat pada Tabel 6.2.
Tabel 6.2. Prioritas Aksi Mitigasi Risiko
Code Aksi Mitigasi Risiko ETD
PA5
Menjadwalkan dan melakukam preventive
maintenance dan predictive maintenance 12624,8 PA6 Melakukan Turn Around pabrik (per ±18
bulan) 6671,4
PA3
Kesepakatan dengan PT. Perta Arun Gas mengenai penyediaaan emergency gas bersumber dari regasifikasi
5337
PA8
Meningkatkan kinerja bagian perencanaan
produksi dan pengendalian persediaan 4158 PA9 Mempererat kerjasama, kolaborasi dan
informasi 3642
PA2
Koordinasi dan konfirmasi spesifikasi
barang/spare part pabrik dengan user 2898 PA1 Penyediaan sparepart yang cukup 2340,6
Tabel 6.2. Prioritas Aksi Mitigasi Risiko (Lanjutan)
Code Aksi Mitigasi Risiko ETD
PA10 Menyediakan pembangkit listrik/genset
cadangan untuk keperluan produksi 1984,2 PA11 Koordinasi dengan unit utilitas pembangkit
listrik 1494
PA7
Melakukan substitusi peralatan/spare part
pabrik yang sudah obsolete 1492 PA4 Peningkatan koordinasi antar bagian 1320
Sumber: Pengolahan Data
Aksi mitigasi yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Menjadwalkan dan melakukan preventive maintenance dan predictive maintenance
Kegiatan maintenance yang dilakukan perusahaan adalah sebanyak 1 kali dalam sebulan. Kegiatan ini berguna untuk menjaga kondisi mesin dan peralatan agar dapat berjalan dengan normal di PT. Pupuk Iskandar Muda. Hal yang dilakukan saat maintenance berlangsung seperti pengecekan terhadap mesin mesin produksi, pembersihan, pergantian sparepart yang rusak, perbaikan, modifikasi maupun penginstalan unit baru.
2. Melakukan Turn Around pabrik (per ±18 bulan)
Turn around adalah kegiatan dimana suatu pabrik atau sebagian pabrik di shut down kan secara terencana untuk melaksanakan tindakan maintenance maupun modifikasi – modifikasi. Termasuk dalam kegiatan turn around antara lain pemeriksaan (inspeksi) dalam rangka pemeliharaan peralatan,
penggantian peralatan, cleaning (pembersihan) peralatan, penggantian katalis, penggantian bahan isian/pall ring, modifikasi peralatan dan lain sebagainya. Inspeksi dan penggantian peralatan terkadang menggunakan jasa pihak ketiga, badan pemeriksaan atau jasa kontraktor. Hasil yang didapatkan dari kegiatan turn around ini dapat dilihat pada efisiensi produksi pabrik.
3. Kesepakatan dengan PT. Perta Arun Gas mengenai penyediaaan emergency gas bersumber dari regasifikasi
Penyediaan emergency gas dimaksudkan agar PT. Pupuk Iskandar Muda memiliki cadangan gas apabila terjadi gangguan supply gas dari PT Pertamina Hulu Energi/PT Perta Arun Gas yang menjadi bahan baku utama proses pembuatan pupuk urea. Untuk membuat kesepakatan tersebut, pihak perusahaan harus mempertimbangkan pembuatan jumper line yang menghubungkan antara terminal regasifikasi pada PT. Perta Arun Gas dengan line pipa gas menuju plant produksi PT. Pupuk Iskandar Muda. Kesepakatan ini diharapkan dapat mengurangi risiko terjadinya shut down pabrik sehingga tidak mengganggu aktivitas supply chain perusahaan.
4. Meningkatkan kinerja bagian perencanaan produksi dan pengendalian persediaan
Peningkatan kinerja ini akan membantu dalam pengurangan jumlah permintaan material yang mendadak dari unit kerja karena pada bagian persediaan secara rutin harus memeriksa persediaan baik material/bahan kimia pembantu atau sparepart sehingga menghindari terjadinya kekurangan material/bahan kimia. Cara yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:
a. Terdapatnya standar kapasitas produksi tiap mesin
b. Ada pengaturan delivery time yang sesuai dari pihak penjualan sesuai dengan kapasitas produksi.
c. Ada batasan minimum dan maksimum stok
d. Adanya pedoman time arrival untuk pengadaan bahan/material
e. Adanya koordinasi dan komunikasi yang baik dengan bagian bagian yang terkait
Cara lain untuk meningkatan kinerja ini dapat dilakukan dengan cara membuat training yang dikhususkan kepada bagian PPIC.
5. Mempererat kerjasama, kolaborasi dan informasi
Hubungan antara perusahaan dengan pihak penyedia bahan baku yang terjalin dengan baik akan menguntungkan bagi perusahaan. Jalinan kerjasama ini dapat dilakukan dengan melakukan meeting rutin dengan pihak PT Pertamina Hulu Energi/PT. Perta Arun Gas seperti sebulan sekali. Hal ini bertujuan agar informasi penting seperti jumlah kebutuhan gas untuk memenuhi permintaan PT Pupuk Iskandar Muda, kehandalan peralatan dan gangguan supply gas atau mengenai kurangnya produksi gas dari PT Pertamina Hulu Energi/PT. Perta Arun Gas dapat tersampaikan sejak awal.
6. Koordinasi dan konfirmasi spesifikasi barang/spare part pabrik dengan user Koordinasi dan konfirmasi yang dilakukan dengan user dimaksudkan untuk mengurangi jumlah dokumen konfirmasi mengenai spesifikasi barang/spare part pabrik yang diajukan oleh suatu unit kerja ke pihak pembelian. Waktu yang ditentukan untuk mengurus PR hingga terbit PO maksimal adalah 54
hari dengan jumlah dokumen yang diharapkan adalah 0 atau tidak ada, tidak ada konfirmasi dokumen spesifikasi berarti pihak user sudah memberikan spesifikasi yang jelas mengenai barang yang diminta dan akan mempercepat proses penerbitan PO. Hal ini dapat memperlancar aktivitas supply chain pada perusahaan.
7. Penyediaan spare part yang cukup
Terjadinya kerusakan pada peralatan, mesin atau perangkat yang digunakan untuk mendukung proses produksi akan sangat merugikan kinerja sebuah perusahaan dikarenakan ada kemungkinan sebagian atau bahkan seluruh sektor produksi terganggu dalam pengoperasiannya. Menerapkan suatu program yang ditujukan untuk merawat peralatan atau mesin produksi dan pendukungnya harus dilakukan secara efektif. Hal tersebut juga menuntut diberlakukannya sebuah manajemen material/spare part yang terpadu. Suatu manajemen material/spare part yang efektif dan terpadu hendaknya meliputi berbagai hal, yakni pengambilan keputusan terkait kebutuhan akan barang atau suku cadang mesin yang diperlukan, mempertimbangkan perlu atau tidaknya melakukan penyimpanan, menentukan sumber atau supplier barang yang diperlukan, menentukan waktu pemesanan, menentukan jumlah barang yang dipesan, menentukan standar mutu atau kualitas barang yang akan dipesan, menentukan anggaran atau perincian biaya yang akan digunakan untuk membeli barang atau suku cadang yang diperlukan. Mengatur manajemen spare part memerlukan tingkat akurasi, untuk itulah diperlukan tenaga yang memang memiliki kehalian di bidang tersebut.
8. Menyediakan pembangkit listrik/genset cadangan untuk keperluan produksi Pada saat power plant bermasalah, perusahaan akan menghidupkan pembangkit listrik/genset cadangan yang akan mendukung kegiatan produksi. Akan tetapi, jika pembangkit listrik/genset rusak maka akan terjadi pemadaman listrik di unit produksi yang menyebabkan terhentinya kegiatan produksi. Hal ini dapat dicegah dengan menyediakan pembangkit listrik/genset tambahan sebagai cadangan apabila keaadaan power plant bermasalah dan genset yang rusak sehingga tidak mengganggu kegiatan produksi, perkantoran maupun daerah pemukiman perumahan karyawan. 9. Koordinasi dengan unit utilitas pembangkit listrik
PT. Pupuk Iskandar Muda memiliki power plant sendiri untuk mendukung kegiatan proses produksi di perusahaan dan perumahan karyawan. Koordinasi yang baik mengenai kondisi dan kinerja unit utilitas pembangkit listrik dengan unit terkait di perusahaan akan mengurangi risiko terjadinya pemadaman listrik secara tiba tiba yang mengakibatkan terganggunya kegiatan produksi. Koordinasi ini dapat dilakukan dengan memberitahukan kondisi dan kinerja utilitas pembangkit listrik setiap 1 minggu sekali sehingga apabila terdapat masalah pada unit utilitas pembangkit listrik akan dapat segera diatasi.
10. Melakukan substitusi peralatan/spare part pabrik yang sudah obsolete
Ammonia-Urea Plant yang dimiliki oleh PT. Pupuk Indonesia masih menggunakan teknologi lama dengan kebanyakan spare part mesin yang sudah tidak di produksi lagi dimasa sekarang. Hal ini menyulitkan pihak
maintenance dalam melakukan perbaikan apabila spare part yang rusak tidak diproduksi lagi. Kebijakan yang harus diambil adalah dengan mensubstitusi atau mengganti spare part yang sudah obsolate dengan sparepart dengan fungsi dan spesifikasi sejenis atau mendekati sama yang sesuai dengan mesin yang mengalami gangguan.
11. Peningkatan koordinasi antar bagian
Peningkatan kerjasama ini bertujuan untuk mengurangi risiko – risiko seperti kesalahan informasi yang diberikan dari satu departemen ke departemen lain, kurang jelasnya spesifikasi barang yang diminta oleh suatu unit kerja serta sparepart yang dibutuhkan oleh mesin yang mengalami gangguan dapat diberitahukan sebelumnya.