BAB 5 ANALISIS KEBUTUHAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM 60
5.7 Analisis Infrastruktur KM
Analisis infrastruktur KM yang dilihat pada tahap ini adalah budaya organisasi, struktur organisasi, infrastruktur teknologi informasi, pengetahuan umum dan lingkungan fisik.
5.7.1 Budaya Organisasi
Analisis mengenai budaya organisasi pada BKD Provinsi DKI Jakarta yang berkaitan dengan KM diperoleh melalui kuisioner dan wawancara. Dengan menggunakan kuisioner, penulis memetakan bagaimana budaya yang ada pada BKD. Berdasarkan kuisioner diperoleh beberapa indikasi diantaranya tentang tingkat kepentingan pengetahuan, tingkat kepentingan manajemen pengetahuan dan tingkat kebutuhan akan sistem manajemen pengetahuan (knowledge
management system). Pertanyaan terkait tingkat kepentingan pengetahuan adalah
pengetahuan adalah pertanyaan bagian I nomor 2, sedangkan pertanyaan terkait tingkat kebutuhan akan sistem manajemen pengetahuan adalah pertanyaan bagian I nomor 4.
Hasil tabulasi untuk kepentingan pengetahuan dapat dilihat pada Tabel 5.15 berikut. Dari hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa seluruh responden di dalam unit kerja BKD menyatakan bahwa pengetahuan merupakan sebuah aset yang penting dalam pekerjaannya.
Tabel 5.15 Kepentingan pengetahuan Kepentingan pengetahuan
Kategori Jumlah Prosentase (%)
Penting 121 100,00
Tidak penting 0 0,00
Total 121 100
Dari hasil Tabel 5.15 di atas dapat dihasilkan gambar sebagai berikut :
Gambar 5.6 Tingkat kepentingan pengetahuan
Hasil tabulasi untuk kebutuhan pengelolaan pengetahuan dapat dilihat pada Tabel 5.16 berikut. Dari hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa seluruh responden di dalam unit BKD menyatakan bahwa perlu dilakukan pengelolaan terhadap pengetahuan yang ada di BKD.
100,00%
Kepentingan pengetahuan
Penting Tidak penting
75
Universitas Indonesia
Tabel 5.16 Kebutuhan pengelolaan KM Kebutuhan pengelolaan KM
Kategori Jumlah Prosentase (%)
Perlu 121 100,00
Tidak perlu 0 0,00
Total 121 100
Dari hasil Tabel 5.16 di atas dapat dihasilkan gambar sebagai berikut :
Gambar 5.7 Tingkat kebutuhan pengelolaan KM
Hasil tabulasi untuk kebutuhan knowledge management system (KMS) dapat dilihat pada Tabel 5.17 berikut. Dari hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa responden di dalam unit BKD, 96,69% menyatakan bahwa pegawai membutuhkan adanya KMS di BKD, sedangkan 3,31% menyatakan pegawai tidak membutuhkan adanya KMS di BKD. Kesimpulan dari hasil kuisioner adalah bahwa di dalam unit organisasi BKD Provinsi DKI Jakarta dibutuhkan adanya
knowledge management system (KMS).
Tabel 5.17 Kebutuhan KMS Kebutuhan adanya KMS
Kategori Jumlah Prosentase (%)
Perlu 117 96,69
Tidak perlu 4 3,31
Total 121 100
Dari hasil Tabel 5.17 di atas dapat dihasilkan gambar sebagai berikut :
100,00% 0,00%
Kebutuhan pengelolaan KM
Perlu Tidak perlu
Gambar 5.8 Tingkat kebutuhan adanya KMS
Dalam penerapan knowledge management, membuat orang berpatisipasi dalam kegiatan berbagi pengetahuan merupakan hal yang paling berat. Hal-hal yang bisa dilakukan untuk membuat budaya organisasi dapat melalui pemahaman nilai dari kegiatan knowledge management, dukungan dari pihak manajerial untuk proses knowledge management di semua level, pemberian reward dalam proses berbagi pengetahuan dan dukungan untuk melakukan interaksi dalam proses menciptakan dan berbagi pengetahuan.
Mengenai dukungan atau komitmen dari pihak pimpinan untuk proses pengelolaan pengetahuan. Penulis mengadakan wawancara dengan Kepala BKD Provinsi DKI Jakarta dan Kepala Bidang Pengendalian kepegawaian untuk mendapatkan informasi mengenai komitmen terkait pengelolaan pengetahuan. Hasil wawancara didapatkan juga bahwa Kepala BKD Provinsi DKI Jakarta sebagai pimpinan organisasi menyatakan harus memberikan dukungan atau komitmen terhadap pengelolaan pengetahuan di BKD, dan juga saat ini proses untuk mendapatkan pengetahuan sudah didukung oleh organisasi dengan memberikan kesempatan kepada pegawai untuk mengikuti pelatihan, pendidikan, seminar, tugas belajar untuk pegawai yang akan melanjutkan studi. Selain dukungan komitment diperlukan juga faktor regulasi dan kebijakan, karena itu dalam pelaksanaan implementasi KMS ini selain dari sisi teknologi, perlu adanya regulasi dan kebijakan dalam pelaksanaan KMS. Kebijakan ini dibuat mengikat, sehingga memaksa pegawai untuk melakukannya
96,69% 3,31%
Kebutuhan KMS
Perlu Tidak perlu
77
Universitas Indonesia 5.7.2 Struktur Organisasi
Atribut sturktur organisasi di unit BKD Provinsi DKI Jakarta yang digali informasinya, antara lain mengenai struktur hierarki organisasi, community of
practices.
Informasi mengenai struktur hierarki organisasi didapatkan dengan melakukan observasi terhadap unit kerja BKD Provinsi DKI Jakarta. Hasil observasi adalah bahwa struktur organisasi BKD Provinsi DKI Jakarta adalah hierarki organisasi dengan jenis desentralisasi. Hal ini disebabkan adanya pelimpahan wewenang dan pembuatan keputusan kepada ringkatan-tingkatan yang lebih rendah. Pendelegasian wewenang tersebut dituangkan dalam surat Keputusan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta nomor 66 tahun 2012 tanggal 3 Mei 2012 tentang Pendelegasian wewenang. Bagan struktur Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta dapat dilihat pada Gambar 4.2.
Berdasarkan hasil kuisioner juga, didapatkan bahwa semua responden bersedia untuk ikut berpatisipasi aktif jika dibentuk suatu forum komunikasi sesuai dengan tugas dan fungsinya. Peran yang akan dilakukan diantaranya dapat dilihat pada Tabel 5.18 berikut di bawah ini.
Tabel 5.18 Prosentase peran aktif pegawai dalam forum komunikasi
Peran Aktif Prosentase (%)
Memberi arahan dan masukan 33,88
Peran aktif membagi pengetahuan melalui lisan 44,63 Peran aktif membagi pengetahuan melalui tulisan 38,84 Peran aktif mendapatkan pengetahuan dalam
pertemuan langsung 58,68
Peran aktif mendapatkan pengetahuan dengan
membaca dokumen 54,55
Peran lainnya 2,48
Berdasarkan hasil kuisioner pada Tabel 5.18 maka terlihat bahwa semua pegawai BKD bersedia untuk ikut berperan dalam suatu forum komunikasi atau komunitas berbagi pengetahuan sesuai dengan tugas dan fungsinya masing-masing. Dari
tabel diatas terlihat bahwa sebanyak 58,68% pegawai memilih untuk ikut serta berperan aktif mendapatkan pengetahuan dalam pertemuan langsung.
5.7.3 Infrastruktur Teknologi Informasi
Pada tahapan ini bertujuan untuk mengetahui atribut-atribut dari infrastuktur teknologi informasi yang mempunyai hubungan dengan sistem manajemen pengetahuan. Untuk infrastruktur teknologi informasi, data diperoleh dengan metode observasi dan wawancara dimana atribut yang dianalisa adalah reach,
depth, richness dan aggregation.
Atribut reach atau berhubungan dengan akses dan koneksi, setiap pegawai di lingkungan BKD yang memiliki komputer terhubung dengan jaringan internet dan intranet melalui kabel maupun nirkabel. Jaringan intranet menghubungkan antar bidang-bidang di BKD.
Attribut depth atau melihat bandwidth yang disediakan oleh BKD Provinsi DKI Jakarta. BKD saat ini sudah memiliki jaringan intranet dan internet. Jaringan intranet ini menggunakan topologi jaringan LAN pada BKD dengan menggunakan ethernet 100Base-T (IEEE 802.3) dengan kecepatan transfer data mencapai 100 Mbps. Untuk jaringan internet, bandwith yang disediakan sebesar 20Mbps. Lebar bandwith ini digunakan mengakses internet dan aplikasi berbasis
web. Sedangkan backbone jaringan digunakan kabel fiber optic sebagai pusat
lintas data.
Atribut richness atau melihat keragaman data dan informasi yang dimiliki oleh BKD, diantaranya data pegawai, data kenaikan pangkat, data pendidikan, dan data-data yang terkait dengan kepegawaian. Selain data kepegawaian ada juga dokumen SOP, dokumen laporan, dokumen penggajian, laporan hasil kegiatan, dan lain-lain.
Atribut aggregation atau melihat kepada repositori yang ada di BKD. Terdapat 2 (dua) jenis repositori yang dimiliki oleh BKD Provinsi DKI Jakarta, yaitu repositori elektronik dan repositori non-elektronik. Repositori elektronik yang digunakan adalah server yang digunakan untuk menyimpan data, informasi
79
Universitas Indonesia
bersifat elektronik dan dokumen elektronik yang ada di BKD pada umumnya, sedangkan untuk repositori non-elektronik digunakan filling kabinet.
Topologi jaringan yang dimiliki oleh BKD dapat dilihat pada Gambar 5.9. Perangkat infrastruktur TIK di BKD, terdiri dari 3 (tiga) server yang disimpan di Dinas Komunikasi Informatika dan Kehumasan Provinsi DKI Jakarta, 11 (sebelas) scanner, 8 (delapan) access point dan 100 (seratus) komputer. Untuk urusan keamanan jaringan, Dinas Komunikasi Informatika dan Kehumasan Provinsi DKI Jakarta selaku pengelola jaringan komputer yang berwenang untuk mengamankan jaringan komputer dari pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Untuk akses ke jaringan publik dilengkapi dengan firewall internal dan eksternal sebagai daerah DMZ (Demilitarized Zone), memasang network IDS (Intrusion
Detection System), menggunakan jaringan private VLAN (Virtual Local Area Network) untuk berkomunikasi secara lokal dan memasang antivirus pada server
dan setiap komputer client.
DMZ
Internet
Mainframe
Gedung Balaikota DKI
Firewall Firewall
Client Home/mobile user
Bidang Pengendalian
Kepegawaian SekretariatBidang Bd. Perencanaan dan
Pendayagunaan Bidang
PengembanganBd. Kesejahteraan dan Pensiun
UPT PPKP/
Assessment CenterUPT Binroh
K3 Jakarta Pusat K3 Jakarta Barat K3 Jakarta Selatan K3 Jakarta Timur K3 Jakarta Utara K3 Kep. Seribu Telco Data Center Dinas Kominfomas Lt. 3
BKD Provinsi DKI Jakarta Lt.20 dan 21
Kantor Kepegawaian Kota/ Kabupaten
Administrasi
Gambar 5.9 Topologi Jaringan BKD Provinsi DKI Jakarta
5.7.4 Pengetahuan Umum
Pengetahuan umum dari organisasi terkait pengetahuan yang dimiliki baik dalam bentuk tacit knowledge maupun explicit knowledge. Lokasi penyimpanan pengetahuan di BKD terbagi menjadi 3 (tiga) bagian yaitu people, artifact dan
organizational entities (Fernandez, 2010).
5.7.4.1 People
Pengetahuan umum yang tersimpan pada pegawai selama bekerja di lingkungan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta merupakan salah satu aset bagi organisasi. Hal ini didukung hasil wawancara dengan Kepala BKD bahwa pengetahuan merupakan aset yang penting di dalam organisasi BKD dan juga harus dikelola dan dikembangkan. Pengetahuan umum yang tersimpan pada pegawai BKD adalah sebagai berikut :
81
Universitas Indonesia
Tabel 5.19 Pengetahuan Tacit Bagian/Bidang di
BKD Pengetahuan Tacit
Sekretariat
Pengetahuan mengenai anggaran
Pengetahuan mengenai pengadaan barang dan jasa
Pengetahuan mekanisme distribusi barang Pengetahuan pengaduan keluhan pegawai Pengetahuan pembuatan RKA, DPA dan Renstra
Pengetahuan proses pembuatan laporan kegiatan
Perencanaan dan Pendayagunaan
Pengetahuan proses pengadaan pegawai Pengetahuan proses pembuatan karis/karsu Pengetahuan proses penempatan pegawai Pengetahuan penyelesaian penetapan CPNS menjadi PNS
Pengetahuan proses pengangkatan, pemindahan, pembebasan sementara, pemberhentian, dan administrasi kenaikan jabatan fungsional.
Pengembangan
Pengetahuan proses penilaian jabatan Pengetahuan proses analisis jabatan
Pengetahuan proses pembuatan SK kenaikan pangkat pegawai
Pengetahuan proses pembuatan SKP Pejabat
Kesejahteraan dan Pensiun
Pengetahuan proses pemberhentian dan pemensiunan pegawai
Pengetahuan proses kajian kelayakan penghasilan pegawai
Pengetahuan penyelesaian pemberian kenaikan pangkat pengabdian
Pengetahuan proses pemberian penghargaan dan tanda jasa
Pengetahuan proses pemberian cuti pegawai
Pengendalian Kepegawaian
Pengetahuan proses penyiapan peraturan bidang kepegawian
Pengetahuan proses penjatuhan sanksi disiplin pegawai
Pengetahuan pengolahan data kepegawaian Pengetahuan pemrosesan daftar gaji, tunjangan Pengetahuan pengembangan SIMPEG
5.7.4.2 Artifact
Dokumen SOP (Standard Operational Procedure) merupakan salah satu bentuk pengetahuan explicit dari setiap bagian atau bidang di BKD. Pengetahuan di BKD juga tersimpan dalam bentuk elektronik maupun non-elektronik. SOP ini sendiri merupakan pengetahuan yang paling sering digunakan di BKD sebagaimana kecenderungan tipe pengetahuannya adalah prosedural pada faktor kontingensi. Terdapat 2 (dua) jenis repositori dokumen yang dimiliki oleh BKD Provinsi DKI Jakarta, yaitu repositori dokumen elektronik dan repositori dokumen non-elektronik. Dokumen elektronik tersimpan dalam server dan client sedangkan dokumen non-elektronik tersimpan di setiap bidang.
5.7.4.3 Organizational Entities
Pengetahuan-pengetahuan yang terdapat didalam BKD terdapat di masing-masing bagian atau bidang, berupa peraturan-peraturan yang terkait dengan tupoksi masing-masing bagian atau bidang, dokumen notulensi dalam rapat, dokumen Renstra, dokumen SOP di masing-masing bidang yang berisi panduan atau pedoman dalam melaksanakan pekerjaan.
5.7.5 Lingkungan Fisik
Lingkungan fisik dapat membantu pengelolaan pengetahuan dengan memfasilitasi pegawai untuk bertemu dan membagi pengetahuan atau ide mereka. Analisa lingkungan fisik dilakukan dengan metode observasi dan kuisioner. Secara keseluruhan telah terdapat fasilitas pendukung untuk bekerja, bertemu dan berbagi pengetahuan diantaranya, fasilitas ruang rapat di lantai 20 dan 21 Gedung Balaikota, meja kerja pegawai, fasilitas internet, komputer dan perpustakaan. Selain dari observasi diatas, metode kuisioner juga dilakukan untuk mengetahui apakah fasilitas yang ada di BKD sudah memadai atau belum dalam menunjang proses KM. Pertanyaan terkait lingkungan fisik di BKD adalah pertanyaan bagian I nomor 3.
83
Universitas Indonesia
Hasil dari kuisioner yang dilakukan dapat dilihat pada Tabel 5.20. Dari hasil tabulasi fasilitas pendukung KM berdasarkan data kuisioner responden, diperoleh informasi bahwa 61,16% dari responden menjawab memadai dan 38,84% dari responden menjawab tidak memadai, sehingga masih perlu adanya peningkatan fasilitas pendukung KM.
Tabel 5.20 Fasilitas pendukung KM Fasilitas pendukung KM
Kategori Jumlah Prosentase (%)
Memadai 74 61,16
Tidak Memadai 47 38,84
Total 121 100
Dari hasil Tabel 5.20 di atas dapat, didapatkan gambar sebagai berikut :
Gambar 5.10 Tingkat fasilitas pendukung KM
5.8 Mengembangkan Sistem, Mekanisme dan Teknologi KM yang