UNIVERSITAS INDONESIA
PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM:
STUDI KASUS BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH
PEMERINTAH PROVINSI DKI JAKARTA
KARYA AKHIR
SUPRIANTO
1206194966
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI
JAKARTA
UNIVERSITAS INDONESIA
PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM:
STUDI KASUS BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH
PEMERINTAH PROVINSI DKI JAKARTA
KARYA AKHIR
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh Gelar Master Teknologi Informasi
SUPRIANTO
1206194966
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI
JAKARTA
iv
KATA PENGANTAR
Puji syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan rahmat-Nya, saya dapat menyelesaikan Karya Akhir ini. Penulisan Karya Akhir ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia. Saya menyadari bahwa, tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, sangatlah sulit bagi saya untuk menyelesaikannya. Oleh karena itu, saya mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Ir. Dana Indra Sensuse, M.LIS., Ph.D dan Bapak dr. Iik Wilarso, M.T.I, selaku dosen pembimbing yang telah menyediakan waktu, tenaga, dan pikiran untuk mengarahkan saya dalam penyusunan Karya Akhir ini;
2. Bapak Dr. Achmad Nizar Hidayanto, S.Kom, M.Kom dan Ibu Putu Wuri Handayani, M.Sc selaku dosen penguji yang telah menguji saya dalam sidang Karya Akhir ini;
3. Orang tua, istri (Rumiyati) dan anak saya (Dinda) yang telah memberikan bantuan dukungan material dan moral;
4. Pemerintah Provinsi DKI Jakarta yang telah memberi kesempatan kepada saya untuk mengikuti tugas belajar;
5. Pimpinan, para kepala bidang, para kepala subbidang dan staf pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan Karya Akhir ini;
6. Rekan-rekan MTI-UI angkatan 2012SA yang telah membantu penulis selama perkuliahan.
Akhir kata, saya berharap Tuhan Yang Maha Esa berkenan membalas segala kebaikan semua pihak yang telah membantu dan semoga karya akhir ini membawa manfaat bagi pengembangan ilmu.
Jakarta, 7 Juli 2014 Penulis
vi Universitas Indonesia ABSTRAK
Nama : Suprianto
Program Studi : Magister Teknologi Informasi
Judul : Perancangan Knowledge Management System:
Studi Kasus Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta
Perancangan KMS yang sesuai untuk menunjang proses penyebaran knowledge antar pegawai di lingkungan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta sangat diharapkan keberadaannya oleh pegawai karena pengetahuan, dokumen, SOP, peraturan dan pengalaman di lingkungan BKD tidak terdokumentasi dengan baik sehingga menyulitkan pegawai dalam menjalankan tugasnya saat terjadi perpindahan pegawai. Pengetahuan dan pengalaman pegawai akan ikut hilang bersama dengan kegiatan pensiun, mutasi atau habisnya masa jabatan pegawai bersangkutan. Kemudian dengan adanya kegiatan mutasi pegawai antar bidang di lingkungan BKD menyebabkan beberapa pengetahuan dan informasi hilang bersama pegawai yang bersangkutan. Saat ini sebagian besar pengetahuan dan pengalaman yang digunakan dalam pekerjaan sehari-hari masih tersimpan pada setiap pegawai, belum dituangkan ke dalam dokumen ataupun sistem, sehingga tergantung pada masing-masing pegawai. Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah metodologi yang dikembangkan oleh Fernandez. Hasil dalam penelitian ini adalah prioritas pengembangan proses knowledge management. Proses knowledge management yang perlu dikembangkan di BKD adalah eksternalisasi, exchange, sosialisasi untuk knowledge sharing, kombinasi, sosialisasi untuk knowledge discovery, internalisasi dan routines. Fitur-fitur
knowledge management system yang dihasilkan untuk mendukung proses knowledge management tersebut terdiri dari fitur melakukan manajemen
dokumen, mengikuti forum diskusi, melakukan dokumentasi pengetahuan dan melakukan pencarian. Prototipe knowledge management system yang sudah di uji coba dan telah mendapatkan respon yang positif agar diusulkan kepada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta untuk dikembangkan dan diimplementasikan.
Kata kunci : knowledge management, knowledge management system, perancangan, kontingensi, prototipe.
Name : Suprianto
Study Program : Master in Information Technology
Title : Designing Knowledge Management System:
Case Study at the Board of Regional Employment of DKI Jakarta Province
Designing of Knowledge Management System that appropriate to support the dissemination process of knowledge among the officials of the Board of Regional Employment of DKI Jakarta Province is expected by employees because of knowledge, documents, SOP, regulation and experience in the Board of Regional Employment not well documented, so making it difficult for employees to carry out his/her duties during a transfer of employees. Knowledge and experience of employees will be lost with the activities of retirement, transfer or expiration of office employees concerned. Then with the activities of transfers of employees among the field of the Board of Regional Employment causes some knowledge and information are lost with the employee concerned. Today most of the knowledge and experience that are used in day-to-day work are still stored on each employee, not yet poured into a document or system, so it depends on each employee. The methodology that used in this research is a methodology which developed by Fernandez. The result of this study is the development priority of knowledge management process. Knowledge management processes that need to be developed in the Board of Regional Employment are externalization, exchange, socialization for knowledge sharing, combination, socialization for knowledge discovery, internalization and routines. The features of knowledge management system that generated to support the process of knowledge management consists of features of conduct the document management, follow the discussion forum, conduct the documentation of knowledge and conduct the search. In general, the result of prototype test of knowledge management has been accordance with their respective functions and appropriate with the needs of users and potential users of KMS of the Board of Regional Employment suggested in order to be proposed to the Board of Regional Employment of DKI Jakarta Province to be developed and implemented.
Keyword : knowledge management, knowledge management system, design, contingency, prototype.
viii Universitas Indonesia DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ... v
ABSTRAK ... vi
ABSTRACT ... vii
DAFTAR ISI ... viii
DAFTRA TABEL ... xi
DAFTAR GAMBAR ... xii
BAB 1 PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang... 1
1.1.1 Budaya ... 3
1.1.2 Sumber Daya Manusia (SDM) ... 3
1.2 Perumusan Masalah ... 5
1.3 Pertanyaan Penelitian ... 6
1.4 Ruang Lingkup Penelitian ... 6
1.5 Tujuan Penelitian ... 7
1.6 Manfaat Penelitian ... 7
1.7 Sistematika Penulisan ... 7
BAB 2 LANDASAN TEORI ... 9
2.1 Data, Informasi dan Knowledge ... 9
2.2 Lokasi Penyimpanan Knowledge ... 10
2.3 Definisi Knowledge Management ... 12
2.4 Knowledge Management Solution and Foundation ... 13
2.4.1 Knowledge Management Process ... 15
2.4.2 Knowledge Managenent System ... 16
2.4.3 Knowledge Management Mechanism dan Technology... 16
2.4.4 Knowledge Management Infrastructure ... 17
2.5 Faktor Kontingensi ... 19
2.5.1 Task Characteristics ... 20
2.5.2 Knowledge Characteristics ... 21
2.5.3 Organizational dan Environmental Characteristics ... 22
2.6 Kerangka Pengembangan Solusi Knowledge Management ... 23
2.7 Arsitektur Knowledge Management System ... 25
2.7.1 Interface Layer... 26
2.7.2 Access and Authentication Layer... 26
2.7.3 Collaborative Intelligence and Filtering Layer ... 26
2.7.4 Application Layer ... 26
2.7.5 Transport Layer ... 27
2.7.6 Middleware and Legacy Integration Layer ... 27
2.7.7 Repositories Layer ... 27
2.8 Knowledge Management System (KMS) Tools ... 27
2.8.1 Joomla ... 27
2.9.2 Activity Diagram ... 30
2.10 Prototyping ... 30
2.11 Black Box Testing ... 31
2.12 Penelitian Terdahulu ... 32
2.13 Theoritical Framework ... 35
BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN... 37
3.1 Metodologi Riset ... 37
3.2 Tahapan Penelitian ... 37
3.3 Metode Pengumpulan Data ... 43
BAB 4 PROFIL ORGANISASI... 44
4.1 Sejarah Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta ... 44
4.2 Tugas dan Fungsi BKD Provinsi DKI Jakarta ... 45
4.3 Visi dan Misi ... 46
4.4 Struktur Organisasi BKD ... 47
4.4.1 Bidang Sekretariat ... 48
4.4.2 Bidang Perencanaan dan Pendayagunaan ... 50
4.4.3 Bidang Pengembangan ... 52
4.4.4 Bidang Kesejahteraan dan Pensiun ... 55
4.4.5 Bidang Pengendalian Kepegawaian ... 57
BAB 5 ANALISIS KEBUTUHAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM 60 5.1 Metode Analisis Data ... 60
5.2 Identifikasi Faktor Kontingensi ... 61
5.2.1 Analisis Karakteristik Tugas... 61
5.2.2 Analisis Karakteristik Pengetahuan ... 63
5.2.3 Analisis Karakteristik Organisasi ... 65
5.2.4 Karakteristik Lingkungan Organisasi ... 66
5.3 Identifikasi proses KM berdasarkan faktor kontingensi ... 66
5.4 Melakukan Prioritas Proses KM yang Dibutuhkan ... 67
5.5 Identifikasi Proses KM yang Sudah Ada... 69
5.6 Identifikasi Proses KM Tambahan yang Dibutuhkan ... 70
5.7 Analisis Infrastruktur KM ... 73
5.7.1 Budaya Organisasi ... 73
5.7.2 Struktur Organisasi ... 77
5.7.3 Infrastruktur Teknologi Informasi ... 78
5.7.4 Pengetahuan Umum ... 80
5.7.5 Lingkungan Fisik ... 82
5.8 Mengembangkan Sistem, Mekanisme dan Teknologi KM ... 83
5.8.1 Pemetaan Teknologi knowledge management ... 83
5.8.2 Mekanisme Knowledge Management ... 90
5.9 Model Knowledge Management System (KMS) ... 91
5.10 Analisis Kebutuhan Sistem... 92
5.10.1 Kebutuhan Fungsional ... 92
5.10.2 Kebutuhan Non Fungsional ... 93
5.11 Analisis KMS Tools ... 94
x Universitas Indonesia
6.1 Use Case Diagram KMS BKD ... 96
6.1.1 Melakukan Manajemen Dokumen ... 98
6.1.2 Mengikuti Forum Diskusi ... 99
6.1.3 Melakukan Dokumentasi Pengetahuan... 100
6.1.4 Melakukan Pencarian... 101
6.1.5 Mengelola User ... 102
6.1.6 Mengelola Group ... 102
6.2 Perancangan Arsitektur KMS ... 103
6.2.1 Interface Layer... 104
6.2.2 Access and Authentication Layer... 104
6.2.3 Collaborative and Filtering Layer... 104
6.2.4 Application Layer ... 105
6.2.5 Transport Layer ... 105
6.2.6 Middleware and Legacy Layer ... 105
6.2.7 Repositories Layer ... 105
6.3 Perancangan Infrastruktur KMS ... 107
6.4 Perancangan Basis Data ... 108
6.5 Navigasi Knowledge Management System ... 109
6.5.1 Toolbar ... 109
6.5.2 Sidebar ... 109
6.5.3 Working Area ... 110
6.6 Tampilan Prototipe Knowledge Management System ... 110
6.6.1 Tampilan Login KMS ... 111
6.6.2 Tampilan Halaman Mengelola Manajemen Dokumen .... 111
6.6.3 Tampilan Halaman Mendokumentasikan Pengetahuan... 114
6.6.4 Tampilan Halaman Forum Diskusi ... 117
6.6.5 Tampilan Halaman Pencarian ... 118
6.6.6 Tampilam Halaman Administrasi User dan Groups ... 120
6.7 Uji Coba... 122
6.7.1 Uji Coba Login ... 122
6.7.2 Uji Coba Fitur Manajemen Dokumen ... 124
6.7.3 Uji Coba Fitur Forum Diskusi ... 126
6.7.4 Uji Coba Fitur Dokumentasi Pengetahuan ... 128
6.7.5 Uji Coba Fitur Pencarian ... 130
6.7.6 Hasil Pengujian ... 131
6.8 Implikasi Penelitian ... 131
6.8.1 Implikasi bagi Pegawai dan Organisasi ... 132
6.8.2 Implikasi bagi Sistem ... 132
6.8.3 Implikasi bagi Penelitian selanjutnya ... 132
BAB 7 PENUTUP... 133
7.1 Kesimpulan ... 133
7.2 Saran ... 134
DAFTAR PUSTAKA ... 135
Lampiran A: Transkip Wawancara ... 137
Lampiran B : Draft Kuisioner ... 160
Lampiran C : Pemetaan Kuisioner ... 166
Lampiran D : Penilaian Pengujian ... 167
Tabel 2.1 Faktor Kontingensi ... 23
Tabel 2.2 Prioritas proses knowledge management ... 24
Tabel 2.3 Ringkasan studi literatur pada penelitian terdahulu ... 34
Tabel 2.4 Metodologi knowledge management ... 35
Tabel 5.1 Pembobotan nilai skala linkert ... 60
Tabel 5.2 Task Uncertainty ... 62
Tabel 5.3 Task Interdependence ... 62
Tabel 5.4 Tacit/Explicit ... 63
Tabel 5.5 Declarative/Procedural ... 64
Tabel 5.6 Hasil Penilaian Faktor Kontingensi ... 66
Tabel 5.7 Tabel Faktor Kontingensi ... 67
Tabel 5.8 Analisis Kebutuhan Proses KM ... 68
Tabel 5.9 Portfolio Proses KM Berdasarkan Faktor Kontingensi... 68
Tabel 5.10 Portfolio Kecenderungan proses KM yang sudah ada ... 69
Tabel 5.11 Pemetaan Prioritas ke Tindakan ... 71
Tabel 5.12 Pemetaan Prioritas pengembangan proses KM tambahan ... 71
Tabel 5.13 Hasil pemetaan identifikasi proses KM tambahan ... 72
Tabel 5.14 Prioritas pengembangan proses KM tambahan ... 73
Tabel 5.15 Kepentingan pengetahuan ... 74
Tabel 5.16 Kebutuhan pengelolaan KM ... 75
Tabel 5.17 Kebutuhan KMS ... 75
Tabel 5.18 Prosentase peran aktif pegawai dalam forum komunikasi ... 77
Tabel 5.19 Pengetahuan Tacit ... 81
Tabel 5.20 Fasilitas pendukung KM ... 83
Tabel 5.21 Pemetaan teknologi knowledge management ... 84
Tabel 5.22 Pemetaan proses KM ke fitur KMS ... 85
Tabel 5.23 Fitur-fitur Pengembangan KMS BKD ... 87
Tabel 5.24 Fitur-fitur Kebutuhan KMS BKD ... 88
Tabel 5.25 Fitur-fitur Pengembangan KMS ... 89
Tabel 5.26 Pemetaan Fitur-fitur Kebutuhan KMS BKD ... 89
Tabel 5.27 Perbandingan Fungsionalitas ... 95
Tabel 5.28 Perbandingan CMS ... 95
Tabel 6.1 Spesifikasi Kebutuhan Hardware dan Software ... 107
Tabel 6.2 Pengujian Login ... 123
Tabel 6.3 Pengujian Fitur Manajemen Dokumen ... 124
Tabel 6.4 Pengujian Fitur Forum Diskusi ... 126
Tabel 6.5 Pengujian Fitur Dokumentasi Pengetahuan ... 128
xii Universitas Indonesia DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Kerangka Kerja Knowledge Management pada Reformasi Birokrasi 2
Gambar 1.2 Tingkat mutasi pegawai BKD ... 4
Gambar 1.3 Keputusan Kepala BKD tentang mutasi... 5
Gambar 2.1 Lokasi penyimpanan knowledge ... 11
Gambar 2.2 SECI Model ... 12
Gambar 2.3 Knowledge Management Solutions ... 14
Gambar 2.4 Detail Solusi Knowledge Management ... 14
Gambar 2.5 Knowledge Management Process ... 15
Gambar 2.6 Hubungan Faktor Kontingensi ... 19
Gambar 2.7 Faktor-faktor kontingensi ... 20
Gambar 2.8 Pengaruh task characteristics terhadap ... 21
Gambar 2.9 Pengaruh Knowledge Chareacteristics terhadap proses KM ... 22
Gambar 2.10 Arsitektur knowledge management ... 25
Gambar 2.11 Komponen pembentuk use case ... 29
Gambar 2.12 Alur Prototyping ... 31
Gambar 2.13 Theoritical Framework ... 36
Gambar 3.1 Tahapan Penelitian ... 38
Gambar 3.2 Tahapan solusi Knowledge Management ... 39
Gambar 4.1 Visi dan Misi BKD ... 46
Gambar 4.2 Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Daerah ... 47
Gambar 5.1 Task Uncertainty ... 62
Gambar 5.2 Task Interdependence ... 63
Gambar 5.3 Tacit/Explicit ... 64
Gambar 5.4 Declarative/Procedural ... 64
Gambar 5.5 Kecenderungan proses KM yang sudah ada ... 69
Gambar 5.6 Tingkat kepentingan pengetahuan ... 74
Gambar 5.7 Tingkat kebutuhan pengelolaan KM ... 75
Gambar 5.8 Tingkat kebutuhan adanya KMS ... 76
Gambar 5.9 Topologi Jaringan BKD Provinsi DKI Jakarta ... 79
Gambar 5.10 Tingkat fasilitas pendukung KM ... 83
Gambar 5.11 Fitur-Fitur yang diharapkan ada di KMS BKD ... 88
Gambar 5.12 Model KMS BKD ... 91
Gambar 6.1 Use Case Diagram KMS BKD ... 97
Gambar 6.2 Activity Diagram Manajemen Dokumen... 98
Gambar 6.3 Activity Diagram Mengikuti Forum Diskusi ... 99
Gambar 6.4 Activity Diagram Dokumentasi Pengetahuan ... 100
Gambar 6.5 Activity Diagram Melakukan Pencarian ... 101
Gambar 6.6 Activity Diagram Mengelola User ... 102
Gambar 6.7 Activity Diagram Mengelola Group ... 103
Gambar 6.8 Rancangan Arsitektur KMS BKD ... 106
Gambar 6.9 Infrastruktur KMS BKD ... 108
Gambar 6.10 Rancangan Basis Data ... 108
Gambar 6.11 Navigasi KMS BKD ... 109
Gambar 6.16 Rancangan Space KMS BKD ... 112
Gambar 6.17 Tampilan Halaman Manajemen Dokumen KMS BKD ... 112
Gambar 6.18 Proses Dowload Dokumen pada KMS BKD ... 113
Gambar 6.19 Proses Upload Dokumen pada KMS BKD ... 113
Gambar 6.20 Tampilan melihat dokumen pada KMS BKD ... 114
Gambar 6.21 Tampilan Halaman Daftar Pengetahuan ... 115
Gambar 6.22 Melihat file Video ... 116
Gambar 6.23 Mendengarkan file Audio ... 116
Gambar 6.24 Tampilan mengubah suatu pengetahuan ... 117
Gambar 6.25 Tampilan Forum Diskusi ... 117
Gambar 6.26 Halaman Forum Diskusi yang sedang berlangsung ... 118
Gambar 6.27 Tampilan Halaman untuk Pencarian Sedeharna ... 119
Gambar 6.28 Tampilam Halaman Advanced Search ... 119
Gambar 6.29 Tampilan Halaman Administrasi Group ... 120
Gambar 6.30 Tampilan Halaman User yang terdaftar ... 121
1 Universitas Indonesia BAB 1
PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah yang akan diselesaikan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian dan sistematika penulisan.
1.1 Latar Belakang
Reformasi birokrasi bagi Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah dimaksudkan antara lain untuk mendorong terwujudnya organisasi yang efektif dan efisien. Untuk mewujudkannya, setiap instansi pemerintah harus siap untuk memanfaatkan kekayaan pengetahuan yang dimilikinya, termasuk belajar dari pengalaman-pengalaman di masa lampau. Secara umum hal itu diwujudkan dalam bentuk peraturan dan prosedur kerja dalam organisasi tersebut, serta rangkaian kegiatan untuk perubahan dan penyempurnaanya. Kendala yang sering dihadapi adalah kenyataan bahwa pengetahuan dan pengalaman dalam organisasi tersebut seringkali tersebar, tidak terdokumentasi dan bahkan mungkin masih ada di dalam kepala masing-masing individu dalam organisasi.
Manajemen pengetahuan atau knowledge management merupakan upaya untuk meningkatkan kemampuan organisasi dalam mengelola aset intelektualnya berupa pengetahuan dan pengalaman yang ada. Pedoman pelaksanaan program manajemen pengetahuan (knowledge management) ditetapkan melalui Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 14 Tahun 2011.
Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Provinsi DKI Jakarta merupakan unsur pendukung tugas pemerintah daerah di bidang pengelolaan kepegawaian daerah, BKD Provinsi DKI Jakarta selaku pengelola kepegawaian di lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta mempunyai tugas menyelenggarakan pengelolaan kepegawaian darerah dan mempunyai tanggung jawab mulai dari perencanaan, pengadaan, pengembangan, penempatan, promosi, penggajian,
kesejahteraan, disiplin, serta pemberhentian pegawai yang ditetapkan melalui Peraturan Daerah Provinsi DKI Nomor 10 Tahun 2008 dan Peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta Nomor 82 Tahun 2009.
BKD Provinsi DKI Jakarta selaku pengelola kepegawaian di lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta mempunyai kewajiban dalam pelaksanaan reformasi birokrasi yang ditetapkan melalui Peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta Nomor 43 Tahun 2008 tentang Reformasi Birokrasi. Dalam pelaksanaan reformasi birokrasi maka diperlukan sarana pendukung yaitu manajemen pengetahuan. Manajemen pengetahuan meningkatkan efektifitas organisasi karena dapat mendorong penggunaan pengetahuan yang sudah dimiliki (knowledge
reuse) untuk meningkatkan kualitas proses pengambilan keputusan. Selain itu,
manajemen pengetahuan juga dapat berperan sebagai alat bantu dalam proses perubahan atau pun transformasi organisasi, karena manajemen pengetahuan dapat membantu pembentukan budaya pembelajaran dalam suatu organisasi. (Permenpan dan RB Nomor 14 Tahun 2011).
Gambar 1.1 Kerangka Kerja Knowledge Management pada Reformasi Birokrasi (Sumber : Permenpan dan RB Nomor 14 Tahun 2011)
Berdasarkan Gambar 1.1, di atas maka dapat dilihat bahwa manajemen pengetahuan merupakan faktor pendukung dalam pelaksanaan manajemen perubahan organisasi dalam rangka reformasi birokrasi. Salah satu hasil reformasi birokrasi akan tercemin dari seberapa baik dan efektif sebuah organisasi melalukan aktifitas-aktifitas yang menjadi tanggung jawabnya. Dengan adanya
3
Universitas Indonesia
manajemen pengetahuan, organisasi dapat belajar untuk melaksanakan aktifitas yang semakin baik dari waktu ke waktu.
1.1.1 Budaya
Kesadaran dalam mengelola pengetahuan yang dimiliki belum terorganisir, setiap bidang di BKD mempunyai pengetahuan yang spesifik yang selama ini kurang didistribusikan secara merata di lingkungan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta.
Dalam tugas sehari-hari dituntut adanya pengetahuan yang cukup memadai dari setiap pegawai. Setiap pegawai yang telah menjalani tugas dan fungsinya selama bertahun-tahun dengan sendirinya akan mempunyai pengetahuan yang cukup baik. Kendala yang sering dihadapi adalah kenyataan bahwa pengetahuan dan pengalaman dalam organisasi tersebut seringkali tersebar, tidak terdokumentasi dan bahkan mungkin masih ada di dalam kepala masing-masing pegawai BKD, belum dituangkan ke dalam suatu dokumen ataupun sistem.
Proses pembelajaran oleh pegawai baru lebih banyak dilakukan dengan lisan dan praktek langsung yang diarahkan oleh pegawai senior yang berpengalaman. Pegawai yang pensiun di BKD pun lebih banyak menerapkan proses transfer
knowledge dengan metode serupa. Dokumentasi terhadap suatu pengetahuan baru
pun yang didapat tidak banyak dilakukan.
1.1.2 Sumber Daya Manusia (SDM)
Pegawai BKD dalam melaksanakan pekerjaan pengelolaan kepegawaian daerah tidak terlepas dari data, informasi, peraturan, standar operasi dan prosedur kerja (SOP), pengetahuan maupun pengalaman yang diperoleh baik pada saat ini maupun pada waktu yang lalu. Data, informasi, peraturan, SOP, pengetahuan (knowledge) maupun pengalaman yang diperoleh pegawai BKD merupakan sumber daya yang sangat penting bagi organisasi.
Pengetahuan yang diperoleh pegawai BKD, haruslah dikelola dengan baik oleh organisasi karena pengalaman yang didapat dan kemampuan yang dimiliki di
bidangnya pun tidak sedikit, contohnya pegawai yang telah mengalami berbagai proses pembelajaran (seminar, diklat, sertifikasi, dll) telah habis masa jabatannya atau pensiun atau mengalami mutasi, maka pengetahuan yang dimiliki pegawai tersebut akan ikut hilang. Hal ini menyebabkan pegawai pengganti tersebut akan mengalami kesulitan dalam menjalankan tugasnya, sehingga perlu waktu untuk mengumpulkan pengetahuan dan pengalaman.
Dalam periode tahun 2014 ini, sebanyak 63 pegawai dari 253 pegawai BKD mengalami mutasi antar bidang, diantaranya yang ditetapkan melalui Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta Nomor 11 Tahun 2014 seperti tertera pada Gambar 1.2. Sejak periode tahun 2009 sampai dengan 2014 prosentase mutasi pegawai di lingkungan BKD Provinsi DKI Jakarta adalah sebagai berikut :
Gambar 1.2 Tingkat mutasi pegawai BKD
(Sumber : Data Subbagian Kepegawaian BKD Tahun 2014)
Gambar 1.2 tersebut menggambarkan bahwa frekuensi mutasi pegawai di lingkungan BKD Provinsi DKI Jakarta cukup sering dilakukan oleh BKD, dengan frekuensi mutasi pegawai yang cukup signifikan menyebabkan beberapa pengetahuan dan informasi hilang bersama pegawai yang bersangkutan.
2009 2010 2011 2012 2013 2014 % 48,33% 33,94% 83,40% 17,26% 13,88% 24,90% 0,00% 10,00% 20,00% 30,00% 40,00% 50,00% 60,00% 70,00% 80,00% 90,00% % Mutasi Pegawai BKD
5
Universitas Indonesia
Gambar 1.3 Keputusan Kepala BKD tentang mutasi
(Sumber : Data Subbagian Kepegawaian BKD Tahun 2014)
Oleh karena itu, untuk mengoptimalkan pengetahuan yang berada pada BKD Provinsi DKI Jakarta maka dipandang perlu adanya suatu sistem manajemen pengetahuan atau biasa disebut dengan knowledge management system. Melalui
knowledge management system, pegawai BKD akan belajar dan saling tukar
menukar pengetahuan antar pegawai sehingga dapat membantu pegawai dalam menimbulkan inovasi untuk meningkatkan kinerja organisasi.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang seperti yang telah disebutkan di atas maka dapat disimpulkan permasalahan yang terjadi di BKD Provinsi DKI Jakarta adalah sebagai berikut :
1. Pengetahuan, dokumen, SOP, peraturan dan pengalaman tidak terdokumentasi dengan baik sehingga menyulitkan pegawai dalam menjalankan tugasnya saat terjadi perpindahan pegawai.
2. Pengetahuan dan pengalaman pegawai akan ikut hilang bersama dengan kegiatan pensiun, mutasi atau habisnya masa jabatan pegawai bersangkutan. Hal ini akan merugikan organisasi dan mempersulit pegawai pegganti karena nulai dari awal lagi, sehingga perlu waktu untuk mengumpulkan pengetahuan dan pengalaman.
3. Dengan adanya kegiatan mutasi pegawai antar bidang di lingkungan BKD menyebabkan beberapa pengetahuan dan informasi hilang bersama pegawai yang bersangkutan.
4. Saat ini sebagian besar pengetahuan dan pengalaman yang digunakan dalam pekerjaan sehari-hari masih tersimpan pada setiap pegawai, belum dituangkan ke dalam dokumen ataupun sistem, sehingga tergantung pada masing-masing pegawai.
5. Belum adanya suatu sistem untuk mendukung penyebaran pengetahuan antar pegawai di lingkungan BKD Provinsi DKI Jakarta.
1.3 Pertanyaan Penelitian
Berdasarkan uraian identifikasi permasalahan di atas, maka pertanyaan penelitian yang dapat diajukan adalah: “Bagaimana model knowledge management system yang sesuai untuk menunjang proses penyebaran knowledge antar pegawai di lingkungan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta ?”.
1.4 Ruang Lingkup Penelitian
Penelitian ini akan dilakukan dengan batasan-batasan (ruang lingkup) sebagai berikut :
a. Penelitian ini dilakukan di lingkungan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta.
b. Hasil penelitian ini berupa prototipe knowledge management system yang dapat diusulkan kepada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta untuk nantinya dikembangkan dan diimplementasikan.
c. Metode yang digunakan adalah metodologi yang dikembangkan oleh Irma Becerra-Fernandez (2010).
7
Universitas Indonesia 1.5 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah menghasilkan rancangan model knowledge
management system dan prototipe knowledge management system yang sesuai
bagi BKD Provinsi DKI Jakarta untuk menjawab permasalahan yang dideskripsikan pada perumusan permasalahan.
1.6 Manfaat Penelitian
Dengan dibuatnya perancangan knowledge management system bagi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta :
1. Memudahkan proses knowledge sharing antara pegawai BKD Provinsi DKI Jakarta.
2. Mengurangi ketergantungan organisasi terhadap pegawai tertentu.
3. Memudahkan proses penyebaran pengetahuan antar pegawai BKD Provinsi DKI Jakarta.
4. Dengan dikembangkan knowledge management system diharapkan mutasi pegawai bisa dilakukan dengan baik.
5. Penelitian ini juga diharapkan menjadi referensi yang dapat memperkaya pengetahuan di bidang knowledge management system.
1.7 Sistematika Penulisan
Secara umum penulisan Karya Akhir ini disusun dalam 7 (tujuh) bab dengan sistematika sebagai berikut :
BAB 1 : PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah yang akan diselesaikan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian dan sistematika penulisan.
BAB 2 : LANDASAN TEORI
Bab ini membahas mengenai landasan teori yang digunakan pada penelitian ini dan penelitian yang telah dilakukan sebelumnya mengenai knowledge management system.
BAB 3 : METODOLOGI PENELITIAN
Bab ini menjelaskan tentang metodologi riset, tahapan penelitian dan metode pengumpulan data, metode analisis data dan karakteristik umum responden.
BAB 4 : PROFIL ORGANISASI
Bab ini menjelaskan mengenai sejarah singkat Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta serta struktur organisasi yang ada di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta.
BAB 5 : ANALISIS KEBUTUHAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM Bab ini menjelaskan langkah-langkah yang dilakukan penulis dalam melakukan suatu analisis kebutuhan knowledge management system, dari analisis proses-proses knowledge management berdasarkan metode Fernandez, model knowledge management system, analisis
knowledge management system tools dan analisis kebutuhan sistem.
BAB 6 : RANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM
Bab ini menjelaskan mengenai rancangan knowledge management
system di BKD. Hal-hal yang dibahas meliputi use case diagram, activity diagram, rancangan arsitektur KMS, rancangan infrastruktur
KMS, tampilan prototipe knowledge management system dan uji coba prototipe knowledge management system serta implikasi penelitian. BAB 7 : PENUTUP
Bab ini membahas mengenai kesimpulan yang diperoleh dari penelitian yang telah dilakukan dan saran terkait dengan penelitian selanjutnya.
9 Universitas Indonesia BAB 2
LANDASAN TEORI
Dalam bab ini dibahas mengenai landasan teori yang digunakan pada penelitian ini dan penelitian yang telah dilakukan sebelumnya mengenai knowledge
management system.
2.1 Data, Informasi dan Knowledge
Menurut Awad (2004) data berisi fakta, pengamatan, persepsi responden yang belum diorganisir. Menurut Fernandez (2010) data mempresentasikan raw
number atau assertions yang tidak memiliki konteks, arti, ataupun tujuan.
Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa data merupakan fakta, pengamatan, persepsi yang tidak memiliki arti atau tujuan dan belum diproses dan diorganisisr.
Informasi menurut Awad (2004) adalah penggabungan data untuk mempermudah pengambilan keputusan. Menurut Fernandez (2010) informasi adalah kumpulan data yang memiliki konteks, arti, hubungan dan tujuan. Informasi adalah hasil dari proses pengolahan data untuk memperoleh indikasi yang berarti dari tren atau pola data. Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah kumpulan data yang telah diolah sehingga mempunyai makna yang lebih berarti.
Knowledge menurut Awad (2004) merupakan pemahaman manusia di bidang
tertentu yang diminatinya, yang diperoleh melalui pembelajaran dan pengalaman. Fernandez (2010) menempatkan knowledge berada pada tingkat tertinggi dalam hirarki, informasi di tingkat menengah dan data berada pada tingkat terendah. Menurut Fernandez (2010) knowledge dapat digololongkan menjadi 6 (enam) tipe, yaitu :
Procedural knowledge
“Procedural knowledge, in contrast, focuses on beliefs relating sequences of
steps or actions to desired (or undesired) outcomes”. Menurut Fernandez
(2010) procedural knowledge adalah pengetahuan yang berhubungan dengan cara, urutan tindakan atau langkah-langkah untuk mencapai tujuan. Contoh
procedural knowledge adalah Standar Operasi dan Prosedur (SOP).
Declarative knowledge
“Declarative knowledge focuses on beliefs about relationships among variables”. Menurut Fernandez (2010) declarative knowledge adalah
pengetahuan yang lebih detail yang menggambarkan hubungan antar variabel, contoh declarative knowledge adalah hasil analisis mengenai peningkatan tunjangan daerah berdasarkan faktor yang mempengaruhinya.
Tacit knowledge
Tacit knowledge dapat diartikan sebagai knowledge yang terletak di otak atau
melekat dalam diri seseorang yang diperolehnya melalui pengalaman, gagasan, ide, persepsi, serta keahlian dalam pekerjaannya.
Explicit knowledge
Explicit knowledge merupakan knowledge yang sudah direkam dan
didokumentasikan sehingga lebih mudah didistribusikan dan dikelola.
General knowledge
General knowledge adalah knowledge yang sebagian besar telah diketahui
oleh individu dan dapat ditransfer dengan mudah ke individu lain.
Spesific knowledge
Spesific knowledge adalah knowledge yang dimiliki individu dalam jumlah
yang terbatas dan mahal untuk dipindahkan.
2.2 Lokasi Penyimpanan Knowledge
Menurut Fernandez (2010) pengetahuan dapat disimpan pada lokasi yang berbeda seperti pada Gambar 2.1 yaitu manusia (people), artifak dan organisasi. Pengetahuan pada manusia dikelompokkan menjadi dua, individu dan kelompok. Pengetahuan individu tersimpan dalam pikiran masing-masing individu sedangkan pengetahuan kelompok diperoleh ketika sekelompok individu saling
11
Universitas Indonesia
berinteraksi atau bekerjasama. Pengetahuan dalam kelompok sangat dipengaruhi interaksi antar individu didalamnya.
Gambar 2.1 Lokasi penyimpanan knowledge
(Sumber : Fernandez, 2010)
Pengetahuan yang tersimpan dalam artifak dibedakan menjadi tiga yaitu, praktek, teknologi, serta repository. Pengetahuan dalam praktek adalah hal yang dilakukan secara rutin misalnya norma, peraturan yang diperoleh dari pengalaman sehingga menjadi prosedur kerja. Pengetahuan dalam teknologi misalnya sistem informasi. Sedangkan pengetahuan dalam repository adalah dokumen baik berupa elektronik maupun non elektronik.
Pengetahuan dalam organisasi dibedakan menjadi tiga yaitu, unit organisasi, keseluruhan organisasi dan antar organisasi. Pengetahuan unit organisasi merupakan pengetahuan yang dimiliki orang dalam suatu unit dalam melaksanakan pekerjaan mereka. Pengetahuan keseluruhan organisasi merupakan kumpulan pengetahuan unit organisasi, norma, peraturan, kultur organisasi secara keseluruhan. Sedangkan pengetahuan antar organisasi terbentuk karena hubungan antar organisasi dengan supplier maupun konsumennya.
2.3 Definisi Knowledge Management
Menurut Fernandez (2010) knowledge management merupakan kegiatan-kegiatan seperti menemukan, menangkap, menyebarkan, mengimplementasikan pengetahuan agar dapat ditingkatkan. Menurut Tiwana (1999) knowledge
management adalah pengelolaan aset pengetahuan yang dimiliki organisasi yang
dapat memberikan nilai bagi perusahaan.
Menurut Awad (2004) knowledge management adalah suatu proses menangkap dan menggunakan keahlian yang berguna dimanapun dalam organisasi baik dalam dokumen, database, atau kepala manusia.
Berdasarkan pengertian dari Fernandez (2010), Tiwana (1999) dan Awad (2004) bisa disimpulkan, knowledge management merupakan suatu proses kegiatan dalam menemukan pengetahuan (discovering), menangkap pengetahuan (capturing), menyebarkan pengetahuan (sharing), dan menggunakan pengetahuan (application) yang ada dalam organisasi yang berguna dan mendukung organisasi mencapai tujuannya.
Penciptaan knowledge merupakan proses kontinu dari konversi knowledge. Menurut Nonaka dan Takeuchi (1995) proses ini akan bergerak menjadi spiral yang lebih besar melalui organisasi.
Gambar 2.2 SECI Model
13
Universitas Indonesia
Keempat cara menurut SECI model seperti pada Gambar 2.2 diantara lain : 1. Socialization
Konversi dari tacit knowledge ke tacit knowledge yang baru. Hal ini dilakukan dengan interaksi sosial dan kegiatan berbagi pengalaman antar pegawai dalam suatu organisasi.
2. Externalization
Konversi dari pengetahuan tacit menjadi explicit yang baru. Proses externalization membantu menterjemahkan pengetahuan tacit yang dimiliki seseorang ke dalam bentuk eksplisit sehingga mudah dimengerti oleh orang lain. Hal ini dapat dilakukan dengan menerapkan adanya dokumentasi notulensi dalam setiap rapat ke dalam bentuk elektronik, sehingga dapat dilihat oleh yang berkepentingan atau adanya dokumentasi pengalaman pegawai dalam menyelesaikan suatu permasalahan pekerjaan, sehingga dapat dilihat oleh pegawai yang lain.
3. Internalization
Konversi dari explicit knowledge menjadi tacit knowledge yang baru atau sering disebut proses belajar. Dengan adanya data, informasi dan pengetahuan yang telah terdokumentasi, maka dokumen-dokumen tersebut dapat dibaca oleh orang yang berkepentingan, sehingga proses ini dapat meningkatkan pengetahuan pegawai.
4. Combination
Konversi dari explicit knowledge ke explicit knowledge yang baru. Proses ini dilakukan dengan mengkombinasikan berbagai explicit knowledge yang berbeda untuk menghasilkan dokumen lainnya.
2.4 Knowledge Management Solution and Foundation
Knowledge management tergantung pada dua aspek yaitu knowledge management solution dan knowledge management foundation, seperti pada Gambar 2.3 berikut.
Gambar 2.3 Knowledge Management Solutions
(Sumber : Fernandez, 2010)
Knowledge management solution merupakan cara untuk memfasilitasi kegiatan
berbagi pengetahuan, yang dibagi menjadi 2 (dua) bagian, yaitu knowledge
manageme\nt process dan knowledge management system. Knowledge management foundation merupakan aspek organisasi yang luas yang mendukung
manajemen pengetahuan dalam jangka pendek dan jangka panjang. Knowledge
management foundation terdiri dari teknologi dan mekanisme knowledge management serta infrastruktur knowledge management. Detail solusi knowledge management seperti dijelaskan pada Gambar 2.4 di bawah ini.
Gambar 2.4 Detail Solusi Knowledge Management
15
Universitas Indonesia 2.4.1 Knowledge Management Process
Knowledge management process menurut Fernandez (2010) mengacu pada empat
aktifitas utama. Keempat proses utama dari knowledge management dari menemukan pengetahuan (discovering), menangkap pengetahuan (capturing), menyebarkan pengetahuan (sharing), dan menggunakan pengetahuan (application).
Gambar 2.5 Knowledge Management Process
(Sumber : Fernandez, 2010)
Fernandez (2010) menjelaskan, proses knowledge management dapat dibagi menjadi 4 (empat) jenis, yaitu :
1. Knowledge Discovery
Knowledge discovery merupakan pengembangan perngetahuan tacit atau explicit baru dari data dan informasi atau dari penelahaan pengetahuan
terdahulu. Proses combination berperan dalam penemuan pengetahuan tacit, sedangkan proses socialization berperan dalam penemuan explicit.
2. Knowledge Capture
Knowledge capture merupakan proses menangkap tacit atau explicit knowledge yang terdapat pada people, artifacts atau entitas organisasi. Knowledge dapat juga diambil dari luar lingkungan organisasi seperti
kompetitor, konsultan, konsumen, supplier dan karyawan baru organisasi.
3. Knowledge Sharing
Knowledge sharing mendukung proses dimana tacit atau explicit knowledge
dapat dikomunikasikan dengan individu lainnya. Dalam proses knowledge
sharing ini terdiri dari socialization dan exchange. Exchange merupakan
proses yang digunakan untuk berbagi pengetahuan explicit antar individu, grup dan organisasi. Contohnya manual book sistem yang dipelajari dari satu pegawai ke pegawai lainnya, yang memanfaatkan pengetahuan explicit yang ada di dalam manual book.
4. Knowledge Application
Knowledge application merupakan penerapan dari knowledge management
ke proses bisnis. Dalam proses knowledge application ini terdiri dari
direction dan routines. Direction merupakan proses satu individu
menggunakan pengetahuan untuk memberi arahan atau perintah kepada orang lain untuk melakukan sesuatu. Tidak ada proses transfer pengetahuan yang mendasari arahan tindakan tersebut. Routines merupakan pengetahuan yang terdapat dalam aturan, norma, prosedur yang memandu langkah berikutnya.
2.4.2 Knowledge Managenent System
Menurut Fernandez (2010) knowledge management system adalah integrasi antara teknologi dan mekanisme yang dibangun ntuk mendukung proses knowledge
management. Knowledge management system terdiri dari 4 (empat) macam, yaitu knowledge discovery system, knowledge capture system, knowledge sharing system dan knowledge application system.
2.4.3 Knowledge Management Mechanism dan Technology
Mekanisme dalam knowledge management adalah suatu tindakan organisasi untuk pemanfaatan knowledge management. Dalam mekanisme knowledge management terdapat kebijakan organisasi/sosial/struktural untuk mendukung knowledge
management. Penerapan mekanisme knowledge management diantaranya face to face, meeting, on the job training, learning by observation, dan lain-lain.
17
Universitas Indonesia
Teknologi knowledge management merupakan pemanfaatan teknologi informasi dalam proses knowledge management. Penerapan teknologi knowledge
management diantaranya document management, decision support system (DSS),
forum diskusi, chatting dan lain-lain.
2.4.4 Knowledge Management Infrastructure
Infrastruktur knowledge management merupakan pondasi untuk knowledge
management berada. Infrastruktur knowledge management terdiri dari 5 (lima)
komponen utama yaitu budaya organisasi, struktur organisasi, infrastruktur TI, pengetahuan umum dan lingkungan fisik.
2.4.4.1 Budaya Organisasi
Budaya organiasi direfleksikan melalui norma dan kepercayaan yang menuntun kebiasaan pegawai dalam suatu organisasi. Dalam penerapan knowledge
management, membuat orang berpatisipasi dalam kegiatan berbagi pengetahuan
merupakan hal yang paling berat. Hal-hal yang bisa dilakukan untuk membuat budaya organisasi dapat melalui pemahaman nilai dari kegiatan knowledge
management, dukungan dari pihak manajerial untuk proses knowledge management di semua level, pemberian reward dalam proses berbagi pengetahuan
dan dukungan untuk melakukan interaksi dalam proses menciptakan dan berbagi pengetahuan.
2.4.4.2 Struktur Organisasi
Struktur organisasi mempengaruhi sistem knowledge management yang akan diterapkan dalam organiasi, karena meliputi interaksi antar individu dalam unit dan antar unit kerja dalam organisasi. Struktur organisasi lain yang juga mempengaruhi sistem knowledge management adalah struktur hirarki organiasi yang akan mempengaruhi orang untuk bergerak secara individu atau hanya berbagi pengetahuan kepada orang yang disukai saja.
2.4.4.3 Infrastruktur TI
Infrastruktur TI meliputi penyimpanan data, teknologi informasi dan jaringan, serta sistem. Infrastruktur TI termasuk pemrosesan data, yang terdiri dari database dan data warehouse. Salah satu cara untuk melihat infrastruktur TI secara sistematis adalah dengan mempertimbangkan kapabilitasnya dalam 4 (empat) aspek, yaitu reach, depth, richness dan aggregation.
Reach berkaitan dengan koneksi dan akses. Dalam kontek jaringan, reach
menggambarkan jumlah dan lokasi geografis lokasi dari node-node yang diakses. (Intan, 2013)
Depth fokus pada detail dan jumlah informasi yang dapat dikomunikasikan secara
efektif melalui suatu medium. Hal ini berkaitan dengan bandwith dan
customization. (Intan, 2013)
Medium dari richness berdasarkan kemampuannya untuk menyediakan banyak isyarat, feedback yang cepat, personalisasi pesan dan menggunakan bahasa alami untuk menyampaikan isi. (Intan, 2013)
Salah satu keuntungan dari IT adalah meningkatnya kemampuan untuk memindahkan dan memproses informasi dengan cepat. Hal ini memungkinkan
aggregation dari informasi yang berbobot besar dibentuk dari banyak sumber.
2.4.4.4 Pengetahuan Umum
Pengetahuan umum merupakan pengalaman kumulatif organisasi dalam memahami kategori dan pengetahuan. Pengetahuan umum meliputi pengetahuan organisasi, yang terdiri dari pengetahuan tiap individu, pengetahuan khusus yang umum ada di individu, aturan yang ada, norma bersama, dll.
19
Universitas Indonesia 2.4.4.5 Lingkungan Fisik
Kunci utama dari lingkungan fisik adalah desain bangunan dan partisi diantaranya, lokasi, ukuran, dan tipe kantornya, jumlah dan kondisi ruang
meeting, dan lainnya.
2.5 Faktor Kontingensi
Faktor kontingensi merupakan salah satu pendekatan yang digunakan untuk membuat solusi knowledge management, yang dalam pandangan kontingensi tidak ada pendekatan knowledge management yang terbaik dapat diadopsi semua organisasi untuk semua situasi.
Menurut Fernandez (2010) langkah awal untuk membuat solusi knowledge
management adalah dengan melakukan analisa faktor kontingensi. Faktor-fakor
kontingensi dan hubungannya dengan solusi knowledge management dapat diilihat pada Gambar 2.6 dan 2.7.
Gambar 2.6 Hubungan Faktor Kontingensi dengan Solusi Knowledge Management
Gambar 2.7 Faktor-faktor kontingensi
(Sumber : Fernandez, 2010)
Pada Gambar 2.7 diatas maka dapat dilihat bahwa yang mempengaruhi knowledge
management adalah task characteristics, knowledge characteristics, organizational characteristics dan environmental characteristics.
2.5.1 Task Characteristics
Proses knowledge management yang sesuai untuk sebuah organisasi bergantung dari sifat alami dari tugas yang ada di organisasi tersebut. Karakteristik tugas dapat dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu task uncertainty dan task interdependence.
Task characteristics dapat mempengaruhi proses knowledge management yang
dapat dilihat pada Gambar 2.8.
Task uncertainty dapat dilihat dari adanya pekerjaan yang cenderung
berubah-ubah (Suharita, 2009). Apabila task uncertainty tinggi maka akan menurunkan kemampuan organisasi untuk membangun routines, sehingga knowledge
application makin dipengaruhi oleh direction. Metode yang disarankan untuk
organisasi dengan task uncertainty tinggi adalah socialization dan direction, sedangkan untuk organisasi dengan task uncertainty rendah, routine lebih disarankan.
21
Universitas Indonesia
Gambar 2.8 Pengaruh task characteristics terhadap proses knowledge management
(Sumber : Fernandez, 2010)
Task interdependence adalah ketergantungan dari pencapaian suatu sub unit atas
usaha dari unit yang lain. Semakin tinggi task interdepedence dalam organisasi, dimana penyelesaian tugas bergantung pada interaksi antar sub unit, pengetahuan yang ada dikombinasi dan ditransformasi yang dikomunikasikan dan dikoordinasikan pada seluruh unit kerja. Metode yang sesuai adalah socialization dan combination, sedangkan untuk organisasi dengan task interdepedence rendah,
internalization dan externalization lebih disarankan.
2.5.2 Knowledge Characteristics
Analisis faktor kontingensi juga memperhatikan knowledge characteristics sebagai bagian yang ikut mempengaruhi knowledge management, yaitu perbandingan antara tacit dan explicit knowledge serta procedural dan declarative
knowledge.
Definisi dari tacit dan explicit knowledge serta procedural dan declarative
knowledge telah dijelaskan pada sub bab 2.1 di atas. Tacit dan explicit knowledge
yang sama juga diterapkan dalam membandingkan antara procedural dan
declarative knowledge. Knowledge chareacteristics tersebut dapat mempengaruhi
proses knowledge management yang dapat dilihat pada Gambar 2.9 tentang pengaruh knowledge chareacteristics terhadap proses knowledge management.
Gambar 2.9 Pengaruh Knowledge Chareacteristics terhadap proses
knowledge management
(Sumber : Fernandez, 2010)
2.5.3 Organizational dan Environmental Characteristics
Fernandez (2010) membagi organizational characteristics menjadi dua, yaitu ukuran organisasi dan strategi organisasi, sedangkan environmental characteristics adalah ketidakpastian lingkungan yang turut mempengaruhi proses knowledge management. Pada Tabel 2.1 dibawah menjelaskan proses-proses knowledge management yang direkomendasikan untuk masing-masing tipe dari
23
Universitas Indonesia
Tabel 2.1 Faktor Kontingensi
Characteristic Level/Type Recommended KM Processes
Organizational Size
Small
Knowledge Sharing (socialization) Knowledge Application (direction)
Knowledge Discovery (combination ,socialization) Knowledge Capture (externalization, internalization) Large
Knowledge Sharing (exchange) Knowledge Application (routines) Knowledge Discovery (combination)
Knowledge Capture (externalization, internalization) Business Strategy Low Cost Knowledge Application (direction, routines) Knowledge Capture (externalization, internalization) Knowledge Sharing (socialization, exchange) Differentiation Knowledge Discovery (combination, socialization) Knowledge Capture (externalization, internalization) Knowledge Sharing (socialization, exchange) Environmental Uncertainty
Low Knowledge Sharing
(socialization, exchange)
Knowledge Capture
(externalization, internalization)
High Knowledge Discovery
(combination, socialization) Knowledge Application (direction, routines) (Sumber : Fernandez, 2010)
2.6 Kerangka Pengembangan Solusi Knowledge Management
Fernandez (2010) mengusulkan langkah-langkah dalam kerangka pengembangan solusi knowledge management, yaitu sebagai berikut:
1 Analisis faktor kontingensi
Langkah ini untuk menilai lingkungan organisasi yang berkaitan dengan faktor kontingensi, seperti task characteristics, knowledge characteristics,
organizational characteristics dan environmental characteristics yang telah
dijelaskan pada sub bab 2.5 di atas.
2 Identifikasi proses knowledge management berdasarkan faktor kontingensi Langkah ini untuk menentukan proses-proses knowledge management berdasarkan faktor kontingensi yang telah disebutkan di atas.
3 Prioritaskan knowledge management process yang dibutuhkan
Langkah ini untuk mengetahui proses-proses knowledge management yang paling dibutuhkan oleh organisasi tersebut. Pada tabel berikut, menjelaskan efek dari tiap-tiap faktor kontingensi terhadap proses knowledge
management.
Tabel 2.2 Prioritas proses knowledge management
(Sumber : Fernandez, 2010)
Tabel 2.2 tersebut menyediakan beberapa dari faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam membuat prioritas proses knowledge management. Penjelasan lebih lanjut dapat dilihat pada Bab 5.
25
Universitas Indonesia
4 Identifikasi proses knowledge management yang sudah ada
Langkah ini untuk dilakukan untuk mengidentifikasi proses-proses
knowledge management yang sudah dilakukan oleh organisasi.
5 Identifikasi proses knowledge management tambahan yang dibutuhkan Langkah ini untuk mengetahui proses-proses knowledge yang baru sehingga dapat dikombinasikan dengan proses yang sudah ada sebelumnya.
6 Lakukan proses assessment terhadap infrastruktur knowledge management Langkah ini untuk dapat mengetahui gambaran infrastruktur knowledge
management, seperti budaya organisasi, struktur organisasi, dan lain-lain
yang telah dijelaskan pada sub bab 2.4.4 di atas.
7 Pengembangan knowledge management sytstem, mekanisme dan teknologi Pada langkah terakhir adalah membuat knowledge management sytstem yang dibutuhkan dengan mekanisme dan teknologi yang untuk mendukung proses-proses knowledge management yang telah diidentifikasi sebelumnya.
2.7 Arsitektur Knowledge Management System
Dalam membuat sebuah knowledge management system (KMS), maka diperlukan ranacangan arsitektur dari sistem tersebut. Amrit Tiwana (1999) mendefiniskan arsitektur knowledge management kedalam 7 (tujuh) layer atau lapisan sebagaimana bisa dilihat pada Gambar 2.10.
Gambar 2.10 Arsitektur knowledge management
Dari Gambar 2.10 tersebut bisa dijelaskan sebagai berikut :
2.7.1 Interface Layer
Interface layer merupakan lapisan paling atas dari knowledge management system
(KMS) dimana pada lapisan ini pengguna akan berinteraksi dengan KMS. Dalam rangka memudahkan pengguna menggunakan KMS, maka KMS yang dibuat harus mengakomodasi aspek user friendly. Pada lapisan ini, teknologi yang digunakan adalah web browser yang digunakan pengguna untuk mengakses KMS.
2.7.2 Access and Authentication Layer
Access and authentication layer merupakan lapisan kedua dari KMS. Pada lapisan
ini, proses autentikasi dan validasi pengguna dilakukan. Pada lapisan ini, teknologi yang digunakan berupa web access authorization menggunakan mekanisme login.
2.7.3 Collaborative Intelligence and Filtering Layer
Collaborative intelligence and filtering layer merupakan lapisan dimana proses
penyimpanan, penamaan, penambahan metadata, dan penyaringan dilakukan. Kegunaanya adalah memudahkan dalam proses pencarian, pemberian metada secara otomatis ataupun indexing. Proses penyaringan atau filtering terhadap dokumen dapat dilakukan baik secara manual maupun otomatis, sehingga pengguna dapat mencari dan mendapatkan informasi dam knowledge dengan mudah.
2.7.4 Application Layer
Application layer merupakan lapisan yang mengintegrasikan aplikasi-aplikasi
yang digunakan KMS. Aplikasi yang umum digunakan dalam KMS diantaranya adalah forum diskusi, email, manajemen dokumen, chatting dan sebagainya.
27
Universitas Indonesia 2.7.5 Transport Layer
Trasnport layer ini adalah tempat dimana proses transfer atau pengiriman data
terjadi antara satu pengguna ke pengguna lainnya. Protokol yang digunakan pada lapisan ini umumnya adalah TCP/IP.
2.7.6 Middleware and Legacy Integration Layer
Lapisan berikutnya adalah middleware and legacy integration layer. Layer ini dipakai untuk menyatukan atau mengintegrasikan berbagai jaringan di organisasi yang berbeda platform. Tujuannya adalah agar seluruh jaringan yang ada dapat menggunakan sistem secara bersamaan.
2.7.7 Repositories Layer
Lapisan yang paling bawah ini adalah lapisan yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan data-data dari knowledge management system.
2.8 Knowledge Management System (KMS) Tools
Menurut Leuf dan Cunningham (2001) knowledge management system tools merupakan perangkat lunak yang membantu dalam menemukan pengetahuan (discovering), menangkap pengetahuan (capturing), menyebarkan pengetahuan (sharing), dan menggunakan pengetahuan (application). Implementasi knowledge
management memerlukan berbagai alat untuk menunjang proses knowledge management, maka dari itu teknologi digunakan untuk memfasilitasi dalam
kegiatan proses knowledge management. Berikut beberapa aplikasi yang mendukung knowledge management system.
2.8.1 Joomla
Joomla adalah sistem manajemen konten yang bebas dan terbuka ditulis menggunakan PHP dan database MySQL untuk keperluan di internet maupun intranet. Joomla pertama kali dirilis dengan versi 1.0.0. Fitur-fitur Joomla diantaranya adalah sistem caching untuk peningkatan performansi, blogs, poling, dan lain-lain. Secara garis besar, Joomla terdiri dari 3 elemen dasar, yaitu
webserver, PHP dan database MySQL. Joomla menggunakan apache sebagai server web dan MySQL untuk basis datanya.
2.8.2 Drupal
Drupal adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen konten yang bebas dan terbuka, pengembangan dan perawatannya dilakukan oleh ribuan komunitas pengguna dan pengembang di seluruh dunia. Drupal dapat diunduh secara bebas dan dapat digunakan secara bebas juga, sehingga memungkinkan setiap orang baik secara individu maupun komunitas untuk mempublikasi, mengatur dan mengorganisir berbagai jenis dari konten pada website.
Drupal adalah sistem multi-user, pengunjung harus terdaftar agar dapat mengakses login. Administrator bertugas untuk mengontrol tingkat akses pengguna dan juga dapat menetapkan peran untuk berbagai tingkatan pengguna. Drupal berjalan pada platform komputasi yang mendukung web server mampu menjalankan PHP dan database seperti MySQL untuk menyimpan konten dan pengaturan.
2.8.3 Alfresco
Alfresco adalah sebuah produk aplikasi web based yang meliputi manajemen dokumen, manajemen penyimpanan, workflow dan web content management. Aplikasi manajemen dokumen ini menangkap, berbagi dan mengelola suatu informasi. Alfresco manajemen dokumen memungkinkan pengguna melakukan
versioning, pencarian dan dengan mudah membangun konten mereka sendiri.
Tempat penyimpanan (repository) dari Alfresco berlaku seperti shared drive. Alfresco terintegrasi dengan aplikasi office, diantaranya Microsoft Office, Open
Office dan LibreOffice. Keunggulan Alfresco adalah investasi awal yang rendah
karena tidak dikenakan biaya license per user karena Alfresco merupakan aplikasi
29
Universitas Indonesia 2.9 Unified Modeling Language (UML)
Menurut Larman (2005) Unified modeling language (UML) adalah notasi diagram standar untuk menggambarkan atau menyajikan gambar terkait dengan perangkat lunak, terutama yang berbasis objek.
UML merupakan bahasa yang digunakan untuk visualisasi, spesifikasi, konstruksi dan dokumentasi. UML banyak menggunakan diagram untuk mengggambarkan aspek dari sistem yang dimodelkan. Untuk visualisasi, pengembang menggunakan UML, sebagai cara untuk mengkomunikasikan idenya pada programmer dan user. Untuk spesifikasi, UML menyediakan model yang tepat dan lengkap. UML membuat langkah detail dalam analisis pengambilan keputusan, perancangan dan implementasi pada software sistem.
2.9.1 Use Case Diagram
Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah
sistem, atau menekankan pada apa yang dilakukan oleh sistem. Dalam use case model biasanya digunakan association relationship yang memiliki stereotype
include, extend, atau generalization relationship.
Hubungan include menggambarkan bahwa suatu use case seluruhnya meliputi fungsionalitas dari use case lainnya. Hubungan extend antar use case berarti bahwa satu use case merupakan tambahan fungsionalitas dari use case yang lain jika kondisi atau syarat tertentu terpenuhi. Pada Gambar 2.11 berikut merupakan gambar dari komponen pembentuk use case diagram.
2.9.2 Activity Diagram
Diagram aktifitas (actiity diagram) menggambarkan berbagai aliran aktifitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing aliran berawal, keputusan (decision) yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir.
Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi
pada beberapa eksekusi.
Sebuah aktifitas dalam actiity diagram dapat direalisasikan oleh satu use case atau lebih. Aktifitas menggambarkan proses yang berjalan, sementara use case menggambarkan bagaimana aktor menggunakan sistem untuk melakukan aktifitas.
2.10 Prototyping
Prototyping merupakan proses yang digunakan untuk membantu pengembang
perangkat lunak dalam membentuk model dari perangkat lunak yang dibuat tersebut. Prototyping melakukuan analisis, desain, dan implementasi secara bersamaan, kemudian dilakukan secara berulang-ulang untuk mendapatkan review dari pengguna. Pendekatan dalam prototyping antara lain :
Thrown-away, prototipe dibuat dan dites. Pengalaman yang diperoleh dari pembuatan prototipe digunakan untuk membuat produk akhir, kemudian prototipe dibuang.
Evolutionary, prototipe yang dibuat tidak dibuang tetapi digunakan untuk iterasinya berikutnya. Dalam hal ini, produk yang sebenarnya dipandang sebagai evolusi dari versi awal menuju produk akhir.
Pada Gambar 2.12 dibawah menjelaskan langkah-langkah dalam melakukan
prototyping, dimulai dari tahap perencanaan, mendesain prototipe, kemudian
mengimplementasikan prototipe sekaligus dilakukan testing. Setelah prototipe memenuhi keinginan pengguna maka sistem tersebut dibuat aplikasi aslinya.
31
Universitas Indonesia
Gambar 2.12 Alur Prototyping
2.11 Black Box Testing
Menurut IEEE definisi black box testing adalah pengujian yang mengabaikan mekanisme internal sistem atau komponen dan fokus semata-mata pada output yang dihasilkan yang merespon input yang dipilih dan kondisi eksekusi atau juga pengujian yang dilakukan untuk mengevaluasi pemenuhan sistem atau komponen dengan kebutuhan fungsional tertentu.
Kebenaran pengujian dilihat dari keluaran yang dihasilkan dari data atau kondisi masukan yang diberikan untuk fungsi yang ada tanpa melihat bagaimana proses untuk mendapatkan keluaran tersebut, dari keluaran yang dihasilkan, kemampuan program dalam memenuhi kebutuhan pemakai dapat diukur sekaligus dapat diketahui kesalahannya.
Salah satu jenis teknik pengujian black box testing adalah state transition table.
State transition table didesain untuk memeriksa validitas transisi antar status.
Untuk setiap test case, terdapat spesifikasi diantaranya status mulai, masukan, keluaran yang dihasilkan dan status akhir yang diharapkan.
2.12 Penelitian Terdahulu
Berdasarkan hasil tinjauan pustaka yang dilakukan penulis, didapat 3 (tiga) hasil penelitian yang memiliki korelasi dengan penelitian yang akan dilakukan. Ringkasan studi literatur pada penelitian terdahulu dapat dilihat pada Tabel 2.3. Tabel 2.3 menjelaskan perbedaan metode yang digunakan pada penelitian sejenis terdahulu.
2.12.1 Pengembangan Model Knowledge Management System Untuk Mendukung Penerapan e-Government: Studi Kasus Dinas Tata Ruang Propinsi DKI Jakarta (Safrina Amini, 2010)
Safrina Amini melakukan penelitian ini menggunakan metodologi Fernandez. Kesimpulan dari penelitian ini adalah model knowledge management system yang sesuai dengan Dinas Tata Ruang Provinsi DKI Jakarta yang dapat membantu para pegawai dalam berbagi dan mempelajari pengetahuan yang ada dengan mudah. Pengembangan proses kemudian dilakukan dengan harapan agar Dinas Tata Ruang Provinsi DKI Jakarta dapat mengelola pengetahuan yang ada untuk disebarkan pada seluruh pegawainya. Proses knowledge management yang dikembangkan adalah untuk externalisasi modul atau fitur yang digunakan adalah fitur diskusi elektronik, manajemen dokumen dan pesan elektronik. Untuk internalisasi modul atau fitur yang digunakan adalah diskusi elektronik, manajemen dokumen, pesan elektronik dan searching knowledge. Untuk sosialisasi modul atau fitur yang digunakan adalah percakapan elektronik dan pesan elektronik. Untuk kombinasi modul atau fitur yang digunakan adalah manajemen dokumen. Peneliti tidak menjelaskan secara detail langkah yang dilakukan pada metodologi Fernandez. Peneliti tidak melakukan uji coba terhadap prototipe knowledge management system untuk mendapatkan feedback dari pengguna.
