Pengembangan suatu struktur organisasi merupakan akibat dari adanya pekerjaan-pekerjaan yang harus diisi dengan orang-orang yang akan melaksanakan. Analisis jabatan adalah prosedur untuk menentukan tugas-tugas dan hakekat pekerjaan serta jenis orang (berkaitan dengan keterampilan dan pengalaman) yang perlu diangkat untuk melaksanakan pekerjan yang diembannya. Unsur utama dalam setiap program manajemen kepegawaian adalah analisis jabatan. Proses analisis jabatan menghasilkan dua dokumen yang penting, uraian jabatan dan persyaratan jabatan.
Senada dengan hal tersebut H.Malayu S.P Hasibuan (2004:174) mengatakan bahwa:
“Analisis jabatan adalah menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dilakukan pada suatu jabatan, mengapa pekerjaan itu dilakukan dan bagaimana melakukannya. Hasil analisis jabatan ini adalah uraian pekerjaan dan spesifikasi jabatan”
Menurut Keputusan Menteri Indonesia Nomor 4 tahun 2005 pasal 1 ayat 5 menyebutkan bahwa Analisis jabatan adalah proses metoda secara sistematis untuk memperoleh data jabatan, mengolahnya menjadi informasi jabatan yang dipergunakan untuk berbagai kepentingan program kelembagaan, ketatalaksanaan dan manajemen sumber daya manusia. Analisis Jabatan merupakan kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedoman bagi penerimaan dan penempatan karyawan/pegawai.
Dengan demikian kagiatan perencanaan SDM tidak terlepas dari analisis jabatan. Analisis jabatan adalah kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu.
Analisis jabatan secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi dan mengorganisasikan pekerjaan/jabatan. Informasi yang dikumpulkan melalui analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM kerena
menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja.
Analisis jabatan yang baik juga dapat digunakan untuk memperbaiki efektivitas dan efisiensi staffing, penilaian, imbalan dan sebagainya. Analisis jabatan merupakan informasi tertulis mengenai pekerjaan-pekerjaan apa yang harus dikerjakan oleh pegawai dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai. Dari analisis jabatan dapat dibuat rancangan pekerjaan dan ditetapkan uraian pekerjaan. Dengan demikian analisis jabatan dapat memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia, perilaku manusia dan alat-alat yang digunakan.
Schuler (1992) berpendapat bahwa analisis jabatan adalah suatu proses penguraian dan pencatatan pekerjaan-pekerjaan. Sedangkan khusus uraian dan catatan tersebut adalah sasaran pekerjaan-pekerjaan yaitu tugas-tugas atau aktivitas dan kondisi yang meliputinya. Dasar dari analisis jabatan adalah spesifikasi pekerjaan yang tertulis secara mendetail tentang ketrampilan, pengetahuan dan kemampuan individu yang dibutuhkan oleh kinerja pekerjaan tersebut. Namun demikian, tidak semuanya berjalan baik. Uraian kerja yang termasuk didalamnya menginformasikan tentang standar kinerja, karakteristik tugas yang dirancang, dan karakteristik individu pekerja. Selain itu spesifikasi pekerjaan meliputi karaktersitik
individu, interest dan preferensi yang kompatibel dengan pekerjaan atau memuaskan kinerja pekerjaan. Modifikasi antara uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan adalah untuk menjaga agar sasaran manajemen SDM seperti peningkatan produkstivitas dan kualitas hidup pekerja senantiasa terjaga.
Menurut Moekijat (1989:14) Mendefenisikan analisis jabatan suatu prosedur melalui fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing jabatan yang diperoleh atau dikumpulkan dan dicatat secara simetris.
Selain itu menurut Winardi (1990:122) analisis jabatan adalah suatu peroses mendapatkan elemen-elemen sesuatu pekerjaan dan sifat dari kualitas manusia yang diperlukan untuk melaksanakanya.
Miftah Toha (2010:176)mengemukakan bahwa
“Untuk megetahui kompetensi apa yang dibutuhkan bagi setiap posisi yang harus diemban oleh seorang pegawai atau orang-orang yang menduduki jabatan struktural mau fungsional tertentu, maka prosedur yang harus ditempuh adalah dilakukannya analisi jabatan.
Menurut Saksono (1997:49) mengemukakan yang dimaksud dengan analisi jabatan (job analisis) merupakan satu peroses penyusunan satu uraian jabatan sedemikian rupa sehingga dapat diperoleh keterangan dan petunjuk untuk menilai jabatan tersebut sesuai dengan tujuan.
Batinggi, dkk. (1998:21) memberikan defenisi analisis jabatan adalah teknik untuk menghimpun, mengolah, dan menyajikan
informasi pekerjaan-pekerjaan secara sistematis, tepat dan jelas untuk keperluan penyusunan kegiatan-kegiatan dalam pengelolaan tenaga kerja.
Bedjo Siswanto (2003:37) mengemukakan bahwa
“Analisis jabatan merupakan suatu kegitan yang dilakukan untuk mendapatkan gambaran mengenai unsur-unsur dan tugas-tugas yang terkandung dalam jabatan. Secara umum, analisis jabatan diharapkan dapat memperoleh tenaga pada posisi yang tepat, memberikan kepuasan terhadap diri pegawai, menciptakan iklim dan kondisi kerja yang serasi dan dinamis”
Menurut susilo Martoyo (1996:17), untuk mencapai kondisi yang demikian, maka dalam menganalisis jabatan, ada beberapa prinsip yang perlu diperhatikan, antara lain:
1. Analisis jabatan harus memberikan semua fakta-fakta yang ada hubunganya dengan jabatan,
2. Analisis jabatan harus memberikan fakta-fakta yang diperlukan untuk berbagai tujuan,
3. Analisis jabatan harus sering ditinjau kembali dan apabila perlu diperbaiki kembali,
4. Analisis jabatan harus dapat memperhatikan unsur-unsur jabatan yang paling penting,
5. Analisis jabatan harus dapat memberikan informasi yang teliti dan dapat dipercaya kebenarannya,
Dengan adanya analisis jabatan, maka diharapkan berbagai setiap pegawai yang memangku jabatan dapat mengetahui sejauh
mana tugas-tugas dan tanggung jawab serta wewenang yang dimiliki. hal ini dimaksudkan supaya tidak ada kesimpang siuran pekerjaan dalam suatu organisasi.
Analisis jabatan pada dasarnya merupakan alat bagi pimpinan organisasi dalam memecahkan masalah ketenagakerjaan secara profesional dan manusiawi.
Menurut Drs.H.Sadili Samsudinan (2006:69), dalam bukunya Manajemen sumberdaya manusia analisis jabatan memberikan manfaat dalam banyak hal, antara lain:
1. Dalam penarikan, seleksi, dan penempatan tenaga kerja Penarikan dan seleksi pegawai dapat dilaksanakan apabila manajemen sudah mendapatkan gambaran yang jelas tentang jenis dan karakteristik pekerjaan. Dengan memahami karakteristik pekerjaan maka akan dapat ditetapkan siapa personel yang tepat untuk memangku jabatan tertentu tersebut
2. Dalam pendidikan dan pelatihan tenaga kerja
Apabila pegawai yang diterima belum cukup keterampilannya untuk melaksanakan tugas, maka pimpinan dapat memutuskan untuk segera memberikan pelatihan tambahan.
Dalam adanya analisis jabatan maka kulifikasi personel tenaga kerja yang dibutuhkan dapat diketahui dan diprediksi. Untuk mendidik atau melatih calon tenaga kerja agar dapat memangku jabatan tertentu, terlebih dahulu harus diketahui keahlian khusus yang pada perbaikan syarat pekerjaan dan jabatan. Suatu perencanaan ketenagakerjaan dalam organisasi akan lebih mudah dikerjakan bila telah diketahui dengan tepat dan jelas batasan masing-masing jabatan sehingga duplikasi tugas dapat dihindari.
II.4.1 Uraian Jabatan / Uraian Pekerjaan (Job Description)
Menurut H.Malayu S.P Hasibuan (2004:174) megatakan bahwa “Uraian pekerjaan adalah uraian mengenai tugas-tugas dan tanggungjawab seorang pejabat pada suatu jabatan atau apa hak dan kewajibannya”.
Menurut Susilo Matroyo (1987:29) dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia bahwa “uraian jabatan adalah catatan yang sistematis dan teratur tentang tugas dan tanggungjawab suatu jabatan yang didasarkan pada kenyataan-kenyataan apa, bagaimana, mengapa, kapan dan dimana suatu pekerjaan dilaksanakan”
Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan
pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan
Adapun pokok-pokok uraian jabatan menurut Susilo (1987:28) dapat berwujud sebagai berikut;
a. Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan
b. Ikhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut; yang juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas.
c. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari Uraian Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara tepat. Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya
d. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini menjelaskan nama-nama jabatan yang ada
diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat pengawasan yang terlibat
e. Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja
f. Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan
g. Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari suatu jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain-lain terutama kondisi kerja yang berbahaya
h. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas. Bagian terpenting dari penyusunan uraian jabatan adalah menetapkan tugas-tugas yang harus dilaksanakan untuk suatu jabatan tertentu yang bersangkutan.
II.4.2 Persyaratan Jabatan / Spesifikasi Pekerjaan (Job Spesification)
Pengertian persyaratan jabatan menurut H.Malayu S.P Hasibuan (2004:174) adalah “Spesifikasi pekerjaan adalah uraian syarat-syarat orang yang dapat memangku suatu jabatan tertentu, agar ia dapat bekerja secara efektif”
Adapun menurut Rusli Syarif (1995:44) Persyaratan jabatan adalah “gambaran syarat-syarat yang harus dimiliki dan kondisi yang dihadapi oleh pejabat yang memangku jabatan tersebut yang telah disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada.
Senada akan hal tersebut, Susilo Martoyo (1987:29) menjelaskan bahwa persyaratan jabatan adalah catatan yang menjelaskan persyaratan yang diperlukan oleh seorang karyawan untuk memangku atau mengerjakan suatu pekerjaan dari jabatan tertentu
Dengan demikian jelaslah bahwa titik berat suatu spesifikasi jabatan adalah syarat-syarat yang dibutuhkan oleh seseorang untuk dapat melaksanakan tugas dan kewajibannya sesuai dengan beban dan tanggungjawab jabatan tersebut.
Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah:
1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja
2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan 3. Persyaratan fisik dan mental