HASIL DAN PEMBAHASAN
4.3 Analisis Sistem
4.3.1. Analisis Kebutuhan Informasi
4.3.1. Analisis Kebutuhan Informasi
Analisis kebutuhan informasi ini menggunakan kerangka kerja PIECES
(performance, information, economic, control, efficiency, services) (Tabel 1).
kelemahan dan kelebihan dari sistem berjalan dengan sistem yang akan diusulkan ini.
Tabel 1 Kerangka kerja PIECES Kerangka
PIECES
Sistem Lama Sistem Diusulkan
Performance (Kinerja)
Waktu yang dibutuhkan lebih lama karena adanya duplikasi data.
Waktu dalam pemasukan data relatif singkat karena sistem yang diusulkan sudah terintegrasi.
Information (Informasi)
1.Informasi mengenai daftar koleksi deposit pada situs web Perpustakaan Nasional Deposit belum seakurat dan secepat pada sistem yang diusulkan.
2.Informasi dalam bentuk data bibliografi kurang konsisten, karena satu data yang sama diinput oleh tiga operator.
1.Sistem informasi sudah terintegrasi,sehingga dapat mencegah terjadinya duplikasi data.
2.Data lebih konsisten, karena pemasukan satu data dilakukan juga hanya oleh satu operator.
Economic (Ekonomi)
Biaya yang dikeluarkan lebih besar dibandingkan sistem yang diusulkan
Biaya yang dikeluarkan relatif kecil.
Control
(Pengendalian)
Pembatasan hak penggunaan sistem tidak sesuai dengan pekerjaan
Pembatasan hak penggunaan sistem sesuai tugas dan fungsi masing-masing.
Efficiency (Efisiensi)
Belum terintegrasinya sistem, menyebabkan data yang sama disimpan di banyak tempat dan dampaknya adalah pemborosan waktu.
Waktu lebih efisien karena pemasukan data yang sama dapat dihindari.
Services (Pelayanan)
Pelayanan belum memuaskan karena informasi terbaru sangat lambat disajikan,
sehingga pengaksesan melalui internet otomatis lambat dilakukan.
Pemasukan data relatif lebih cepat, sehingga informasi terbaru dapat diakses sesuai waktunya.
Paparan dari tabel sebelumnya dapat diketahu bahwa sistem yang diusulkan ini dari berbagai sisi lebih baik dibandingkan sistem yang sedang berjalan. Faktor pertama adalah kinerja. Kinerja adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seseorang karyawan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Dalam hal ini, tugas staf Direktorat Deposit adalah melakukan penerimaan, pengelolaan hingga menyajikan informasi dari koleksi yang sudah diterima dengan media penyebaran informasi melalui website. Pekerjaan staf pada saat pengolahan dan penyajian informasi koleksi deposit ini dianggap kurang produktif, karena dalam sistem lama proses pemasukan data lebih lama dibandingkan dengan sistem yang diusulkan karena pada sistem lama pengerjaan metadata yang sama bisa dilakukan berulang oleh beberapa orang.
Kelebihan dari sistem yang diusulkan adalah pengerjaan satu data bibliografi hanya dilakukan oleh satu orang saja tanpa harus melakukan pengulangan perkerjaan, karena sistem yang digunakan sudah terintegrasi hingga data yang dimasukkan ke sistem dapat disajikan langsung melalui situs web. Selain itu, pada sistem lama data dari koleksi deposit belum memuat data koleksi yang sudah diterima dari penerbit dan pengusaha rekaman, sehingga setiap tahun perpustakaan nasional secara manual mengirimkan daftar penerimaan koleksi deposit pada sebagian penerbit dan instansi lainnya yang terkait. Sistem yang diusulkan ini sudah berbasis web, sehingga daftar hasil penerimaan tidak perlu lagi dikirim manual, tetapi bisa melalui media internet.
Pada sisi informasi, sistem yang sedang berjalan saat ini menyajikan informasi tidak secepat dan seakurat sistem yang diusulkan. Pada sistem baru semua informasi yang sudah dimasukkan dalam sistem yang dapat diakses langsung oleh masyarakat luas melalui situs web. Informasi yang disajikan pun disediakan dalam berbagai bentuk, salah satunya adalah dalam bentuk statistik untuk laporan.
Analisis dari sisi ekonomi berguna untuk mengetahui apakah manfaat yang didapatkan melebihi dari biaya yang dikeluarkan. Dalam sistem yang lama didapat bahwa biaya yang dikeluarkan relatif lebih tinggi dibandingkan dengan biaya
yang dikeluarkan pada sistem yang diusulkan. Pada sistem yang lama Perpustakaan Nasional RI harus melakukan pemeliharaan tiga aplikasi sistem, sedangkan pada sistem yang diusulkan hanya memerlukan satu pemeliharaan sistem saja. Manfaat kedua yang didapat Perpustakaan Nasional RI dari sistem yang diusulkan ini adalah dapat mengurangi biaya pencetakan dan pengiriman koleksi deposit kepada berbagai instansi karena daftar penerimaan koleksi deposit dapat diakses secara luas dan cepat melalui situs web Perpustakaan Nasional RI.
Pengendalian dilakukan dengan tujuan meningkatkan keamanan data. Pada sistem lama hak admin tidak diberikan pada Subdirektorat Deposit, sehingga data koleksi deposit tidak dapat dibuatkan dalam berbagai bentuk. Keamanan data kurang terkendali, di mana hak ubah kata kunci diberikan kepada seluruh staf yang menginput data, sehingga data dapat diubah. Pada sistem yang diusulkan hak admin dikelola oleh perwakilan dari pegawai Subdirektorat Deposit yang mengerti mengenai teknologi informasi, sehingga sistem keamanan dapat lebih terjaga keakurasiannya.
Analisis dari sisi efisiensi dilakukan untuk mengetahui apakah yang kita kerjakan dapat menghasilkan hasil yang optimal dengan tidak membuang banyak waktu dalam proses pengerjaannya. Pada sistem lama informasi pemasukan data sangat lama dilakukan, sehingga masih banyak koleksi deposit yang belum dimasukkan datanya. Hal ini dapat terjadi karena dalam pemasukan data dilakukan berulang kali sesuai dengan kebutuhannya, misalnya untuk membuat laporan penerbitan dibuat datanya sendiri, untuk kepentingan pengolahan memasukkan data yang sama dan pada saat akan memasukkan data di situs web juga diketikkan secara terpisah pula.
Analisis dari sisi pelayanan yang disediakan di perpustakaan secara garis besar ada tiga yaitu, menghimpun, mengelola dan memberdayakan informasi. Perpustakaan harus secara aktif memberdayakan bahan pustaka yang dimilikinya dengan memberikan berbagai bentuk layanan, salah satunya adalah dengan menyediakan publikasi koleksi deposit kepada masyarakat agar dapat diketahui dengan jelas informasi apa saja yang dikandungnya agar koleksi deposit dapat dimanfaatkan dengan baik oleh pemustaka. Pelayanan dalam sistem lama belum memuaskan karena publikasi hasil deposit tidak dapat diakses dengan cepat,
sedangkan pada sistem yang diusulkan sudah menggunakan sistem yang terintegrasi, sehingga informasi yang disajikan dapat lebih cepat dan akurat diakses oleh internal perpustakaan nasional maupun masyarakat.