HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Analisis Studi Kelayakan
Studi Kelayakan merupakan tahapan awal dari penelitian mengenai rancangan sistem informasi pengawasan bibliografis di Perpustakaan Nasional RI. Tujuan dilakukannya studi kelayakan ini adalah untuk menentukan kemungkinan keberhasilan solusi yang diusulkan dan upaya memastikan bahwa perancangan ini benar-benar dapat dicapai dengan sumber daya yang ada. Studi kelayakan merupakan penentuan strategi dari sistem yang akan dibangun. Pengembangan sistem informasi diawali dengan mengadakan studi kelayakan terhadap empat elemen penting yang meliputi:
1) Kelayakan teknologi, untuk melihat apakah sistem yang diusulkan dapat dikembangkan dan diimplementasikan dengan menggunakan teknologi yang ada atau membutuhkan teknologi yang baru.
2) Kelayakan ekonomis, untuk melihat apakah manfaat yang akan didapatkan pada sistem yang diusulkan ini akan lebih besar dibandingkan biaya yang dikeluarkan.
3) Kelayakan legal, untuk melihat apakah ada konflik antara sistem yang diusulkan dengan kewajibannya secara legal.
4) Kelayakan waktu, merupakan kelayakan dalam waktu pengembangan dan pengaplikasian sistem yang dibangun.
4.1.1. Kelayakan Teknologi
Spesifikasi kebutuhan teknologi yang dibutuhkan untuk kebutuhan perangkat keras adalahsetara atau lebih dengan Intel Pentium 4 dan memory 512 MB. Kebutuhan perangkat lunak adalah Windows XP atau Vista. Spesifikasi kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut sangat layak untuk digunakan di perpustakaan nasional, karena perangkat tersebut sangat mudah didapatkan di pasaran dan juga memenuhi kapasitas yang diperlukan. Sebagian besar staf di Subdirektorat Deposit telah menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan pada perancangan sistem informasi ini, oleh
sebab itu akan mempermudah staf untuk mengoperasikan perancangan sistem informasi tersebut.
4.1.2.
Kelayakan ekonomi sangat berkaitan erat dengan analisis biaya dan manfaat. Analisis biaya-manfaat dapat digunakan untuk menentukan apakah manfaat yang diterima dari sistem yang diusulkan akan melebihi biayanya. Biaya dapat diidentifikasikan dengan membaginya menjadi dua kategori, yaitu:
Kelayakan Ekonomi
1) Biaya yang hanya timbul sekali (one time cost) a) Pengadaan perangkat keras.
b) Pengadaan perangkat lunak, biaya yang timbul dari semua perangkat lunak yang dibeli untuk sistem yang diusulkan, termasuk perangkat lunak sistem operasi (jika tidak digabung dengan perangkat keras) dan perangkat lunak pengontrol jaringan.
c) Konversi data sistem lama ke sistem baru. 2) Biaya berulang (recurring cost)
a. Pemeliharaan peranti keras. b. Pemeliharaan perangkat lunak.
Uraian dari beberapa unsur biaya yang telah diuraikan sebelumnya, dapat terlihat bahwa terdapat biaya yang dapat diminimalkan anggarannya yaitu pengadaan perangkat keras, karena setiap pegawai yang akan mengoperasikan sistem informasi ini sebagian besar sudah difasilitasi perangkat keras untuk melaksanakan pemasukan data bibliografi.
Langkah berikutnya adalah mengidentifikasi manfaat sistem, manfaat berwujud (tangible benefits) dan manfaat tidak berwujud (intangible benefits): 1) Manfaat berwujud
Manfaat berwujud merupakan manfaat yang dapat diukur dan dinyatakan dalam istilah keuangan. Mengingat Perpustakaan Nasional RI merupakan lembaga pemerintah nirlaba, maka manfaat yang dapat diambil dari perancangan basis data ini adalah dapat mengurangi berbagai biaya yang telah dikeluarkan bagi pemeliharaan tiga sistem yang digunakan di Subdirektorat Deposit sebab beberapa aplikasi sistem yang berjalan pada saat ini merupakan aplikasi berbayar.
Perancangan sistem yang diusulkan merupakan sistem yang sudah yang terintegrasi, maka biaya akan pemeliharaan sistem dapat dikurangi.
Manfaat lain yang didapat dengan adanya sistem baru ini adalah dapat mengurangi biaya pencetakan dan pengiriman daftar koleksi Deposit yang selama ini selalu dikirimkan ke perpustakaan daerah dan sebagian kecil penerbit yang ada di Indonesia. Aplikasi sistem yang dirancang ini sudah dapat menyediakan informasi terkini mengenai koleksi deposit yang sudah diterima oleh perpustakaan nasional melalui portal Subdirektorat Deposit, Perpustakaan Nasional RI.
2) Manfaat yang tidak berwujud
Manfaat ini merupakan keuntungan yang tidak dapat diukur dengan uang, tetapi sangat bermanfaat dalam meningkatkan kualitas maupun kuantitas pelaksanaan pekerjaan. Kelebihan dari sistem yang diusulkan ini dari sistem berjalan adalah dapat meminimalkan duplikasi data pada saat pemasukan data, sehingga pekerjaan dapat dilakukan lebih cepat dan meminimalkan pemborosan waktu. Pemustaka maupun penerbit dapat melihat daftar terbitan deposit terkini melalui media internet dengan cepat dan akurat. Keberadaan sistem ini akan mempermudah pelaksana undang-undang deposit untuk melakukan perencanaan berikutnya dalam rangka pengumpulan koleksi deposit.
Berdasarkan uraian sebelumnya mengenai biaya yang harus dikeluarkan dan manfaat yang akan didapatkan, maka dapat diketahui bahwa perpustakaan nasional tidak perlu mengeluarkan biaya besar untuk memperoleh manfaat yang besar dari usulan sistem ini. Kesimpulan yang dapat diambil bahwa perancangan sistem ini dianggap layak untuk dilanjutkan.
4.1.3. Kelayakan Hukum
Kelayakan hukum adalah sistem yang diusulkan tidak bertentangan dengan etika atau hukum yang berlaku, baik hukum yang ditetapkan oleh pemerintah maupun peraturan yang ditetapkan berdasarkan peraturan-peraturan lembaga tersebut. Dalam perancangan sistem ini, dapat dipastikan bahwa legalitas dari sistem yang diusulkan ini jika diterapkan tidak akan melanggar hukum dikemudian hari, karena perangkat lunak yang akan digunakan ini merupakan
perangkat lunak yang memiliki lisensi berbayar dan legal sesuai dengan perijinannya.
Rancangan sistem ini merupakan paket informasi yang tidak melanggar hukum, sebab paket informasi yang akan ditampilkan hanyalah berbentuk daftar dan data bibliografis koleksi deposit saja, bukan isi seluruh dari koleksi. Dengan demikian, maka pengarang maupun penerbit tidak akan khawatir bahwa terbitannya akan dibajak oleh pihak manapun.
4.1.4. Kelayakan Waktu
Kelayakan waktu digunakan untuk menentukan bahwa pengembangan sistem dapat dilakukan dalam batas tertentu dan juga mempertimbangkan apakah waktu yang akan dihabiskan akan lebih efisien dibandingkan sistem yang lama. Kelayakan jadwal (schedule feasibility) berkaitan dengan kemampuan untuk mengimplementaskan perancangan sistem ini ke dalam kerangka waktu yang dapat diterima.
Perancangan sistem informasi ini akan dilaksanakan di Subdirektorat Deposit, Perpustakaan Nasional RI. Penyelesaian rancangan sistem informasi direncanakan selesai dalam jangka waktu enam bulan setelah rancangan selesai. Rancangan akan diselesaikan hingga akhir Juni 2011, sedangkan implementasi dari rancangan ini akan terealisasi dalam waktu enam bulan terhitung dari 1 Juli hingga 31 Desember 2011.