BAB II LANDASAN TEORI
2.2 Kajian Teori
2.2.6 Analisis Kesalahan Bahasa Surat/Korespondensi
Dalam hal ini akan diulas kesalahan penggunaan kaidah ejaan, kesalahan diksi, dan kesalahan penyusunan kalimat dalam surat. Menurut Zaenal (2014, hal. 213), kesalahan bahasa surat yang sering ditemukan meliputi kesalahan penggunaan gabungan kata yang lazim disebut kata majemuk, termasuk istilah khusus. Unsur-unsur gabungan kata seharusnya ditulis terpisah. Perhatikan contoh berikut.
(1) Demikianlah disampaikan, dan atas perhatian serta kerjasamanya diucapkan terima kasih.
(2) Dalam upaya membina semangat kesatuan bangsa dan negara di dalam Negara Kesatuan Republik Indonesia, dan sebagai upaya pencerdasan bangsa dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, kami menawarkan kerjasama penyiaran pembinaan Bahasa Indonesia melalui cabang-cabang kami di seluruh Indonesia.
(3) Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.
Dalam contoh (1) sampai dengan (3) terdapat penulisan kata yang menyimpang, yaitu penulisan kata kerjasamanya. Kata ganti –nya dalam kalimat tersebut tidak tepat karena kita berkomunikasi dengan orang kedua, sedangkan –nya merupakan kata ganti orang ketiga.
Kata kerja sama merupakan gabungan kata yang lazim disebut kata majemuk. Oleh karena itu, kata kerja sama harus ditulis terpisah. Penulisan itu sama dengan penulisan kata tanda tangan, tanggung jawab, dan sebar luas. Jika mendapat satu imbuhan, penulisan gabungan kata tetap dipisah, seperti bertanggung jawab, bekerja sama, tanda tangani, dan sebar luaskan. Namun, jika gabungan kata memperoleh dua imbuhan sekaligus, yaitu awalan dan akhiran, kata-kata itu ditulis serangkai, seperti penandatanganan, pertanggungjawaban, dan penyebarluasan. Berikut perbaikan kalimat (1) sampai dengan (3).
(1) Atas perhatian serta kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.
(2) Dalam upaya membina semangan kesatuan bangsa dan negara di dalam Negara Kesatuan Republik Indonesia, dan sebagai upaya pencerdasan bangsa dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, kami menawarkan kerja sama penyiaran pembinaan Bahasa Indonesia melalui cabang-cabang kami di seluruh Indonesia.
(3) Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Contoh lain kesalahan bahasa dalam surat dinas sebagai berikut.
(4) Menindaklanjuti surat kami No. B-50/Set/Men.PP/Dep.IV/2/2014 tanggal 8 Februari 2014, perihal Panitia lintas Sektor Pembahasan Rancangan Keppres tentang KPAI, dengan ini kami merencanakan akan mengadakan pertemuan persiapan pembahasan rancangan Keppres tentang Komisi Perlindungan Anak Indonesia. Sehubungan dengan hal tersebut di atas, kami mohon kehadiran Saudara pada:
Hari/tanggal : Rabu, 26 Maret 2014 Pukul : 10.00 WIB – Selesai
Tempat : Ruang Rapat Lantai III, Kementrian Pemberdayaan Perempuan
Jl. Merdeka Barat No. 15 Jakarta Pusat
Pimpinan Rapat : Deputi Bidang Kesejahteraan dan Perlindungan Anak (5) Faximile: 021-7220493
(6) Perihal: Permintaan izin mengajar Diklat Teknis Umum (DTU) Tata Persuratan Dinas Tahun Anggaran 2014
(7) Tembusan:
1. Kepala Badan Diklan Keuangan;
2. Yang bersangkutan;
3. Arsip
Huruf kapital, antara lain, dipakai sebagai huruf pertama kata pada kalimat. Selain itu, huruf kapital juga dipakai untuk menuliskan judul karangan, jdul makalah, atau judul buku.
Penyimpangan pada contoh nomor (4) adalah penulisan hari, tanggal, pukul, dan tempat dengan huruf kapital. Hal itu jelas menyimpang karena kata hari, tanggal, pukul, dan tempat tidak mengawali kalimat. Bagian-bagian itu merupakan kelanjutan dari bagian kalimat sebelumnya. Kemudian, penggunaan WIB dihilangkan saja karena lembaga atau instansi yang dikirim surat dalam tempat atau waktu yang sama. Selain itu, singkatan Telp. untuk menuliskan kata telepon merupakan hal yang menyimpang dari kaidah, misalnya tilp, tilpun, phone, ph, tel., bahkan gambar telepon. Di samping itu, kata tembusan pada contoh di atas
seharusnya ditulis dengan huruf awal huruf kapital, sedangkan yang lainnya ditulis dengan huruf kecil.
Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat tersebut dikirimkan juga kepada pihak lain yang perlu ikut mengetahui isi surat. Jadi, tembusan itu dicantumkan hanya jika memang ada instansi lain yang haru mengetahui maksud surat. Kata tembusan diikuti tanda titik dua, tanpa digarisbawahi. Jika pihak yang ditembusi surat itu lebih dari satu, nama-nama atau nama jabatan yang ada dalam tembusan itu diberi nomor urut. Akan tetapi, jika pihak yang ditembusi hanya satu, nama instansi itu tidak perlu diberi nomor. Kemudian, dalam tembusan tidak perlu digunakan kata-kata Yth., Kepada Yth., sebagai laporan, atau sebagai undangan. Selanjutnya, pencantuman kata arsip apalagi pertinggal pada nomor terakhir tidak dibenarkan. Hal oti tidak ada gunanya karena sudah tentu setiap surat dinas mempunyai arsip yang harus disimpan. Berdasarkan keterangan di atas, perbaikan sebagai berikut.
(4) Sehubungan dengan surat kami No. B-50/Set/Men.PP/Dep.IV/2/2014 tanggal 2 Februari 2014, tentang Panitia Lintas Sektor Pembahasan Rancangan Keppres tentang KPAI, kami akan mengadakan pertemuan persiapan pembahasan rancangan Keppres tentang Komisi Perlindungan Anak Indonesia. Berkaitan dengan hal tersebut di atas, kami mohon kehadiran Saudara pada:
hari : Rabu
tanggal : 26 Maret 2014
pukul : 10.00
tempat : Ruang Rapat Lantai III, Kementrian Pemberdayaan Perempuan pimpinan rapat : Deputi Bidang Kesejahteraan dan Perlindungan Anak
(5) Faksimile (021) 7220493 (6) Hal: Permintaan izin mengajar (7) Tembusan:
1. Kepala Badan Diklat Keuangan 2. Yang bersangkutan
Kesalahan penggunaan bahasa dalam surat tampak pada contoh berikut.
P.T. BANK SEJAHTERA
Kantor: Jln. KH Wahid Hasyim-Grogol-Jak Bar- Indonesia P.O. Box 226 JB Tilp. 4455984-4455985-Telex pbsn
No. 45 / KP / DIR / II / 2014 JAKARTA, 20 Pebruari 2014
KEPADA YTH.
BAPAK DIREKTUR DANA INVESTASI DITJEN MONETER
DEPARTEMEN KEUANGAN R.I.
JL. LAPANGAN BANTENG TIMUR 2 – 4 JAKARTA
218
Perihal: Permohonan penundaan pembukaan Kantor Cabang P.T. Bank Sejahtera
Menunjuk surat saudara no 145 /MD / `14 perihal pembukaan kantor cabang P.T. Bank Sejahtera. Bersama ini kami laporkan gedung pengganti yang sesuai kebutuhan untuk Kantor Cabang saat ini sedang dalam tahap pembangunan pisik dan terletak di Jl.
Hasanuddin 5 Kebayoran Baru – Jak Sel. Dan baru akan selesai pada ahir Nopember 2014.
Sehubungan hal itu maka dengan ini kami mohon agar supaya peresmian Kantor cabang P.T. Bank Sejahtera di Kebayoran Baru-Jak Sel ditunda. Dan di perkirakan akan dilaksanakan pada Bulan Desember 2014.
Demikian agar maklum dan atas persetujuannya kami mengaturkan terimakasih.
Marketing Dept.
Head
WIJAYA SASTRA. SE MM
C.C. 1. Kepada Yth. Bapak Dirjen Moneter (sebagai laporan)
2. Kepada Yth. Bapak Direksi Bank Indonesia (untuk diketahui) 3. Dewan Pengawas P.T. Bank Sejahtera (mohon petunjuk) 4. Arsip
Hal-hal yang penulisannya salah dalam kepala surat.
Kesalahan pertama dalam surat tersebut adalah enulisan singkayan perseroan terbatas P.T. yang seharusnya tidak menggunakan tanda titik (.) PT yang merupakan singkatan dengan huruf kapital yang bersifat umum (bukan singkatan gelar dan singkatan nama orang). Selanjutnya, penulisan alamat dalam surat dinas haruslah menggunakan bahasa yang
resmi. Kata jalan tidak disingkat menjadi Jl. atau Jln. Tulis dengan lengkap Jalan. Unsur-unsur alamat tidak dibatasi dengan tanda hubung, tetapi dengan tanda koma. Demikian juga, penulisan kata telepon tidak disingkat menjadi Telp. atau Tilp., lalu nomor telepon yang lebih dari satu harus dibatasi dengan tanda koma. Kemudian, singkata PO Box berasal dari bahasa Inggris Post Office Box. Padanannya dalam bahasa kita adalah Kotak Pos. Penulisan Fax harus diubah menjadi Faks dan kalau ditulis lengkap menjadi Faksimile, dan bukan Faximile.
Selanjutnya, penulisan tanggal JAKARTA 20 Pebruari 2014 tidaklah tepat. Dalam kepala srat sudah tercantum alamat surat dengan lengkap. Dengan demikian, nama kota Jakarta, tidak perlu ditulis ulang karena mubazir, apalagi penulisan JAKARTA dengan huruf kapital semua sangat tidak dianjurkan. Kalaupun akan dituliskan nama kota Jakarta dalam konteks lain cukuplah dengan huruf awalnya yang kapital, yaitu Jakarta. Penulisan nama bulan Pebruari tidaklah baku, yang baku adalah Februari.
Penulisan nomor surat No 45 / KP / DIR /II/`14. tidak baku. Penggunaan garis miring tidak didahului dan tidak diikuti spasi, jadi harus rapat. Penulisan tahun harus lenhkap menjadi 214 dan tidak perlu diikuti tanda titik. Dengan demikian, penulisan nomo surat yang benar dan dianjurkan oleh Badan Bahasa adalah No.45/KP/DIR/II/2014.
Penulisan alamat surat seperti di bawah ini salah.
KEPADA YTH.
BAPAK DIREKTUR DANA INVESTASI DITJEN MONETER
DEPARTEMEN KEUANGAN R.I.
JL. LAPANGAN BANTENG TIMUR 2 -4 JAKARTA.
Yang benar adalah bahwa alamat surat tidak perlu didahului kata Kepada. Jika alamat yang dituju adalah nama jabatannya, bukan nama orangnya, penulisannya tidak didahului kata Bapak. Demikian juga, jika alamat yang dituju menggunakan gelar akademik atau pangkat, penulisannya tidak didahului sapaan Bapak. Alamat surat hendaklah jelas dan lengkap. Dianjurkan tidak digunakan akronim, tetapi harus lengkap, misalnya Direktorat Jenderal Moneter, Republik Indonesia, dan Jalan. Penulisan Nomor 2 -4 kurang tepat
karena jika yang dimaksudkan sampai dengan tanda hubungnya harus dua kali, menjadi 2 – 4. Lalu, nama kota tidak perlu ditulis kapital semua dan diberi garis bawah dan tanda titik.
Berdasarkan suntingan di atas, penulisan alamat yang dituju yang benar adalah sebagai berikut.
Yth. Direktur Dana Investasi Direktorat Jenderal Moneter
Departemen Keuangan Republik Indonesia Jalan Lapangan Banteng Timur 2 – 4 Jakarta.
Penulisan hal surat seperti Perihal: Permohonan penundaan pembukaan Kantor Cabang P.T. Bank Sejahtera tidak tepat. Gunakan hal dan singkatan P.T. juga menyalahi kaidah ejaan. Penulisan hal yang benar adalah
Hal: Permohonan penundaan pembukaan kantor cabang
Penulisan kalimat pertama dalam paragraf pertama Menunjuk surat Saudara no 145 /MD / `14 perihal pembukaan kantor cabang P.T. Bank Sejahtera, tidak baku karena kalimat itu baru berupa anak kalimat, sedangkan induk kalimatnya belum jelas. Ungkapan Menunjuk surat Saudara merupakan terjemahan harfiah dari bahasa Inggris referring your letter.
Dalam bahasa Indonesia ungkapan seperti itu harus diganti menjadi kalimat pengantar yang baik. Ubahannya menjadi Sehubungan dengan surat Saudara. Kemudian, ungkapan Bersama ini kami laporkan gedung pengganti yang sesuai kebutuhan untuk Kantor Cabang saat ini dalam tahap pembangunan pisik dan terletak di Jl. Hasanuddin 5-Kebayoran Baru-Jak Sel. Dan baru akan selesai pada ahir Nopember 2014. tidak tepat karena seiring surat tersebut tidak dilampirkan atau tidak disertakan berkas lain. Ungkapan Dan baru akan selesai pada ahir Nopember 2014. merupakan unsur keterangan yang tidak bisa berdisi sendiri. Supaya menjadi kalimat yang benar, ungkapan itu harus diubah. Berdasarkan ulasan di atas, ubahan kalimat itu adalah sebagai berikut.
Gedung pengganti yang sesuai denga jebutuhan untuk kantor bank saat ini sedang dalam yahap pembangunan fisik. Gedung tersebut terletak di Jalan Hasanuddin 5, Kebayoran Baru, Jakarta Selatan. Kami memperkirakan bahwa pembangunan gedung akan selesai pada akhir November 2014.
Bunyi paragraf ketiga Sehubungan hal itu maka dengan ini kami mohon agar supaya peresmian Kantor cabang P.T. Bank Sejahtera di Kebayoran Baru-Jak-Sel ditunda. Dan di perkirakan akan di laksanakan pada Bulan Desember 2014. harus diubah menjadi kalimat yang benar sebagai berikut.
Sehubungan dengan itu, dengan ini kami mohon penundaan peresmian Kantor Cabang PT Bank Sejahtera di Kebayoran Baru, Jakarta Selatan. Peresmian Kantor Cabang PT Bank Sejahtera diperkirakan akan dilaksanakan pada bulan Desember 2014.
Kalimat penutup surat Demikian agar maklum dan atas persetujuannya kami menghaturkan terimakasih. menyalahi aturan bahasa baku. Penulisan paragraf penutup harus mengungkapkan informasi yang lengkap dan ditulis dengan menggunakan ejaan yang benar. Perhatikan perbaikannya di bawah ini.
Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Penulisan nama dan jabatan penanda tangan surat dalam surat itu salah.
Marketing Dept.
Head
WIJAYA SASTRA. SE MM
Perbaikannya adalah bahwa Marketing Dept. Harus diindonesiakan menjadi Bagian Pemasaran. Ungkapan Head diindonesiakan menjadi kepala dan ditempatkan di bawah nama penanda tagan surat. Nama itu sendiri tidak harus ditulis dengan huruf kalipat semua, tetapi cukup dengan huruf awal kapital. Penulisan gelar juga harus benar, yaitu setelah nama orang dicantumkan tanda koma, kemudian setiap singkatan huruf kapital dalam gelar diikuti tanda titik. Berdasarkan itu semua, penulisan yang benar adalah sebagai berikut.
a.n Direktur PT Bank Sejahtera
Wijaya Sastra, S.E., M.M.
Kepala Bagian Pemasaran Akhirnya, penulisan tembusan seperti berikut ini salah.
C.C. 1. Kepada Yth. Bapak Dirjen Moneter (sebagai laporan)
2. Kepada Yth. bapak Direksi Bank Indonesia (untuk diketahui) 3. Dewan Pengawas P.T. Bank Sejahtera (mohon petunjuk) 4. Arsip
Dalam tembusan, tidak perlu digunakan ungkapan sebagai laporan, untuk diketahui, atau mohon petunjuk dan kata arsip. Pusat Bahasa menganjurkan penulisan tembusan yang benar seperti di bawah ini.
Tembusan:
1. Direktur Jendral Moneter 2. Direksi Bank Indonesia
3. Dewan Pengawas PT Bank Sejahtera Sri/IA
Satu hal lagi yang sering dilupakan oleh pengonsep surat adalah pencantuman inisial.
Inisial adalah sandi nama pengonsep surat dan nama pengetik surat, seperti Sri/IA. Inisial itu suatu waktu diperlukan jika surat yang beredar memiliki masalah, apalagi hingga berurusan dengan pengadilan, misalnya. Untuk itu, agar kelak mudah dimintai pertanggungjawaban atau setidaknya ditanyakan mengapa surat mengalami kekeliruan, kita bisa menelusurinya dari inisial walaupun yang harus mempertanggungjawabkan secara penuh dari segi hukum adalah orang yang menandatangani surat tersebut, yaitu Wijaya Sastra.
Berdasarkan perbaikan di atas, mulai penulisan kepala surat, tanggal surat, alamat surat hingga tembusan surat, penulisan surat seutuhnya adalah sebagai berikut.
PT BANK SEJAHTERA Kantor Pusat
Jalan K.H. Wahid Hasyim, Grogol, Jakarta Barat, Indonesia Kotak Pos 226 JB, Telepon 4455983, 4455984, Teleks pbsan
No.: 29/KP/DIR/II/2014 20 Februari 2014 Hal: Permohonan penundaan
pembukaan kantor cabang Yth. Direktur Dana Investasi Direktorat Jendral Moneter
Departemen Keuangan Republik Indonesia Jalan Lapangan Banteng Timur 2 – 4 Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan surat Bapak No. 145/MD/2014, tanggal 1 Februari 2014, tentang pembukaan Kantor Cabang PT Bank Sejahtera, kami ingin menjelaskan hal berikut.
Gedung pengganti yang sesuai dengan kebutuhan kantor bank saat ini sedang dalam tahap pembangunan fisik. Gedung tersebut terletak di Jalan Hasanuddin 5, Kebayoran Baru, Jakarta Selatan. Kami memperkirakan bahwa pembangunan gedung akan selesai pada akhir November 2014.
Sehubungan dengan itu, dengan ini kami penundaan peresmian Kantor Cabang PT Bank Sejahtera di Kebayoran Baru, Jakarta Selatan. Peresmian Kantor Cabang PT Bank Sejahtera diperkirakan akan dilaksanakan pada bulan Desember 2014.
Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Wasaalam,
a.n. Direktur PT Bank Sejahtera
Wijaya Sastra, S.E., M.M.
Kepala Bagian Pemasaran
Tembusan:
1. Direktur Jendral Moneter 2. Direksi Bank Indonesia
3. Dewan Pengawas PT Bank Sejahtera Sri/IA