BAB I PENDAHULUAN
1. Analisis Lingkungan Internal
Kegiatan analisis lingkungan internal dilakukan untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan yang dimiliki organisasi. Dalam p enelitian ini komp onen y ang dap at ditetap kan sebagai faktor internal, Pertama, organisasi dan manajemen yang melip uti struktur organisasi, komunikasi, sistem p egendalian iklim/kultur organisasi, sistem p erencanaan, kap abilitas pemimpin dan gay a kep emimp inan. Kedua, p ersonalia y ang melip uti kuantitas dan kualifikasi SDM di dalam organisasi, perencanaan SDM , sistem rekruitmen, seleksi dan orientasi, sistem latihan dan p engembangan kemamp uan p egawai, jenis diklat y ang diberikan kep ada SDM , sistem p enilaian p elaksanaan kerja, p emberian komp ensasi dan p enghargaan y ang dilakukan bagi SDM, dan sistem perencanaan dan p engembangan karier p egawai.
a. Organisasi dan M anajemen 1. Struktur Organisasi
Ditinjau dari struktur organisasi, pada Dinas Kop erasi UM KM DIY untuk p embagian kerja, standarisasi p ekerjaan dan hasil y ang harus dicap ai sudah ada. Demikian pula sp isialisasi p ekerjaan dan mekanisme koordinasi dalam melaksanakan tugas, dan p endelegasian wewenang, pemberian tugas cukup jelas, dan hubungan antara p imp inan dan staf sangat baik. Akan
STIE
Widya
Wiwaha
Jangan
83
tetapi dilihat dari beban kerja Kep ala Bagian sangat p adat sehiangga Kep ala bagian belum mampu melaksanakan semua tugas y ang menjadi tanggungjawab Kep ala Bagian seringkali p erson harus bekerja diluar jam kerja agar dap at meny elesaikan tep at waktuny a. Konsekuensi y ang harus diterima adalah terjadiny a pengeluaran ekstra bagi anggaran.
Adap un Bagan Struktur Organisasi Dinas Kop erasi Usaha Mikro Kecil dan M enengah DaerahIstimewa Yogy akarta sebagai berikut :
STIE
Widya
Wiwaha
Jangan
Plagiat
84
Gambar 1
Bagan Struktur Organisasi Dinas Koperasi UM KM DIY
Bagan Struktur Organisasi Perda Prop . DIY
Dinas Koperasi UM KM DIY Nomor : 15.
Kepala Dinas
Kelomp ok ... Sekretaris Dinas Fungsional
Kasubag Kasubag Kasubag
Program Umum & Kep g Keuangan
Kabid Kop erasi Kabid UM KM Kabid Pembiayaan
Kasi Kelembagaan Kasi Produktivitas Kasi Pembiay aan Usaha dan Pemasaran UM KM
Kasi Pengawasan Kasi PLUT Kasi Pembiay aan Kop erasi Ket : Garis komando.
STIE
Widya
Wiwaha
Jangan
85 2. Komunikasi.
Dalam melaksanakan komunikasi, sistem y ang dilaksanakan adalah melalui face p ermasalahanny a sangat serius, dengan menggunakan atau melalui alat komunikasi sep erti telepon bila p ermasalahan diangap sederhana, dan dap at pula dilanjutkan dengan musy awarah p ada saat rapat staf y ang sasarannya untuk memecahkan p ermasalahanny a.
M ekanisme komunikasi vertikal y ang berlaku dikep ala bagian, p imp inan secara langsung melalui stafny a atau dilaksanakan dengan meny elenggrakan rap at staf, sedangakan mekanisme komunikasi horisontal dilaksanakan oleh para staf melalui koordinasi untuk menerjemahkan kebijakan p imp inan. Hasil wawancara dengan sekretaris pada p rinsip nya tidak terdap at gangguan dalam komuanikasi di kep ala bagiannya. Demikian p ula antara kepala bagianny a dengan kep ala bagian lain, karena mekanisme koordinasi sudah dip ahami. Namun masih p ernah terjadi ketika koordinasi lanjutan dilakukan, p ersonal y ang dikirim bukanlah orang y ang p ertama mengikuti rap at, dan sering kali p ula antar orang kedua tidak di koordinasi lebih dulu, sehingga terjadi kesenjangan informasi dan p ertemuan harus sedikit mengulang. Hal tersebut sesungguhnya merup akan pemborosan.
STIE
Widya
Wiwaha
Jangan
86 3. Sistem Pengendalian.
Untuk sistem p engendalian y ang dilaksanakan selama ini, khusuny a berkaitan dengan APBD sudah sesuai dengan p eraturan perundangan, namun masih saja terdap at p erbedaan p enafsiran dimana p emeriksa dalam memahami esensi kegiatan y ang dilakukan oleh kepala bagian (hasil wawancara dengan salah satu subbagian administrasi keuangan sekretariat daerah). Sebagai berikut : ketika kep ala bagian mengajukan anggaran suatu kegiatan, sering kali p anitia anggaran melakukan p emotongan secara global tanp a melakukan p encermatan terhadap item-item y ang diajukan.
Akibatny a samp ai terjadi kegiatan tersebut tidak didukung anggaran y ang memadai. Ada sinkronisasi seharusny a p anitia anggaran memahami tugas dan fungsi sehingga ketika melaksanakan konsultasi kegiatan, setiap kep ala bagian mendap atkan p orsi anggaran sesuai dengan skala prioritas kebutuhan. Atau jika diperlukan efisiensi, p os anggaran y ang harus diefisiensikan jelas, sehingga tidak seluruh p os aggaran. Pengendalian y ang dilakukan oleh ap arat p engawasan iternal dalam menerap kan salah satu peraturan sering kali terdap at kesalahp ahaman persep si antara p emeriksa dengan y ang dip eriksa, dimana y ang diperiksa menunjukkan alasan
STIE
Widya
Wiwaha
Jangan
87
berdasarkan ketentauan yang menjadi kebijakan, sedangkan ap arat p emeriksa seringkali kurang mamp u memberikan p enjelasan. Kesulitan melakukan p emeriksaan juga terjadi ketika berkaitan dengan standarisasi harga, terutama untuk p embelian barang. Karena standarisasi y ang berlaku belum meny esuaikan atau kurang mengikuti p erkembangan harga y ang terjadi dilapangan p ada akhirny a terjadi p eny esuaian kuantitas barang y ang dibeli tidak sesuai standar harga.
4. Iklim/Kultur Organisasi.
Berkaitan dengan iklim dan kultur organisasi, y ang berlaku adalah ketaatan kep ada peraturan organisasi dan loy al kep ada p impinan. Selama ini seperti diakui oleh Kepala Sub Bagian Umum, Data dan Pelaporan, Kultur sep erti ini mamp u mendukung p elaksanaan tugas organisasi namun demikian, di masa mendatang ketaatan kep ada p eraturan harus diimbangi dengan kemamp uan menginterp restasikan p eraturan tersebut secara baik dan bijak.
Hal ini menghindari adany a p eraturan y ang sudah ketingalan jaman tetap i tetap diterap kan sehingga justru menghambat. Begitu p ula loy alitas y ang dip erlukan dimasa dep an bukanlah loy alitas terhadap p imp inan tetap i loy alitas terhadap tugas dan tanggung jawab serta kep ada Kep ala Bagian.
STIE
Widya
Wiwaha
Jangan
88 5. Sistem Perencanaan.
Sistem p erencanaan sebagai salah satu sistem y ang sangat p enting agar p elaksanaan tugas dan fungsi Kep ala Bagian berhasil. Mengenai hal ini, sistem p erencanaan y ang berlaku merup akan p erp aduan antara bottom up p laning dengan top down p laning. Artiny a, pimp inan selain memberi arahan dan p etunjuk mengenai berbagai p erencanaan kegiatan, juga memberikan kesemp atan kep ada staf untuk mengajukan berbagai usulan kegiatan y ang akan dilaksanakan. Berbagai usulan kegiatan inip un seringkali merup akan bentuk resp on Kepala Bagian terhadap asp irasi masy arakat.
Kendala y ang sering dihadap i dalam melakukan p erencanaan adalah kurang akuratny a data dan informasi y ang tersedia atau bany akny a data yang satu sama lain berbeda, sehingga p erencanaan y ang disusun p ada akhirnya kurang tep at. Hal ini memp engaruhi efektifitas hasil y ang dicapai.
6. Kapabilitas Pemimp in.
Atas dasar hasil wawancara dengan beberap a kary awan/Staf dari beberap a bidang di lingkungan kep ala Bagian Administrasi Dinas Koperasi UM KM DIY, p ara pimp inan dilingkungan Kepala Bagian tersebut memiliki kemamp uan y ang beragam. M enurut Kep ala Bagian Administrasi Dinas Kop erasi UM KM
STIE
Widya
Wiwaha
Jangan
89
DIY, Pimp inan y ang memiliki kapabilitas baik adalah mereka y ang mempuny ai latar belakang p endidikan sesuai dengan bidang tugasny a. Ap alagi kalau y ang bersangkutan sudah p ernah mengikuti diklat-diklat hasilny a juga akan lebih baik dan lancar.
Namaun demikian diakui juga oleh salah seorang karyawan/Staf Bagian Administrasi Dinas Koperasi UM KM DIY , ada Pimp inan y ang tidak memliki kap abilitas memadai, terutama mereka yang saat ini berada pada tingkat pimp inan eseloan bawah, y ang menjadi p imp inan semisal Kasi/Kasubag hanya karena p engalaman kerja yang lama sehingga daftar urut kep angkatanny a p aling tinggi, sedangkan tingkat p endidikanny a tidak memadai.
7. Gaya Kep emimp ianan.
Sep erti halny a kapabilitas p emimp in, gaya kep emimp inan y ang dimiliki p ara p impinan dilingkungan Dinas Kop erasi UM KM DIY juga bermacam-macam, sangat dipengaruhi oleh tingkat p endidikan dan latar belakang sosial, namun berdasarkan hasil wawancara dengan p egawai di berbagai bidang dilingkungan Dinas Kop erasi UMKM DIY, dari semua bidang, seksi, subag y ang ada memiliki gaya kepemimpinan demokratis dan p ersuasif.
STIE
Widya
Wiwaha
Jangan
Plagiat
90
Indikator p imp inan yang memiliki gay a demokratis dan p ersuasif akan membawa lingkungan organisasi y ang terkelola secara optimal, kep emimp inanny a memiliki visi y ang jelas, mengutamakan kemamp uan manajemen, menghargai kontribusi orang lain, komunikasi tidak terhambat, mendorong p restasi kerja maka p endekatan y ang dilakukan terhadap bawahanny a sangat manusiawi. Serta melakukan bimbinga agar bawahan memahami kebijakan p imp innan. Pendekatan sep erti ini mrndorong p ara kary awan/Staf berusaha bekerja dengan baik dan memiliki tanggung jawab terhadap tugas-tugasny a.
Disisi lain, bany ak p imp inan y ang berani mengambil resiko dan selalu bersedia bertanggung jawab ap abila kary awan/stafny a melakukan suatu kesalahan dan mendap atkan tantangan dari luar instansi. Untuk mencip takan iklim kerja y ang menantang, pimp inan y ang berp endidikan mamadai biasany a mamp u mencip takan iklim persaingan y ang sehat diantara p ara kary awan/staf, sep erti menerap kan sistem p unishment dan reward y ang diwujudkan dalam bentuk p emberian tugas bagi y ang telah menunjukkan bukti melaksanakan tugas dengan baik, dan p emberian teguran kep ada mereka y ang melalaikan tugas.
STIE
Widya
Wiwaha
Jangan
91
Prosedur dan teknik p engambilan keputusan y ang biasany a diterap kan oleh pimp inan y ang memiliki gay a demokratis adalah mencari masukan dari p ara karyawan/staf dengan cara brainstorning dan melengkap iny a dengan data dan informasi. Atas dasar semua itu kep utusan dap at diambil secara komp rehensif karena banyakny a unsur y ang telah dip erhitungkan.
b. Sistem Informasi.
Sistem informasi dilakukan melalui berbagai teknologi komunikasi yang ada, seperti telep on, faksimili dan intrnet. Keberadaan peralatan komunikasi tersebut sangat membantu p eny elesaian tugas masing-masing p ersonil. Namun samp ai saat ini belum ada perencanaan suatu sistem informasi berbasis komputer y ang akan dap at memberikan informasi secara mudah kep ada siap ap un y ang membutuhkan informasi y ang berada di DIY.
2. Analisis Lingkungan Eksternal