BAB V ANALISIS DAN PEMBAHASAN
5.4. Perumusan Strategi Manajemen Perubahan
5.4.1. Analisis Lingkungan InternalTI dan Organisasi
Dalam analisis lingkungan internal TI dan organisasi, diperoleh faktor-faktor yang merupakan kekuatan (strength) dan kelemahan (weakness). Faktor-faktor tersebut hadir di dalam lingkunganTI dan organisasi. Berikut yang menjadi faktor-faktor kekuatan dan kelemahan di dalam lingkungan internal STMIK Indonesia:
Tabel 5.3. Hasil Analisis Fakta-fakta Internal No Fakta Internal Analisis Keterangan Klasifikasi Standar Expert Judgement Studi Literatur Kompetitor 1 SDM TI belum berpengalaman mengelola e-learning (lampiran 1, J7) √ √
Standar yang didapat dari COBIT 4.1 pada proses AI3 "Mengelola dan Memelihara Infrastruktur TI" yang menyatakan bahwa dalam mengelola dan memelihara
infrastruktur TI
dibutuhkan pengetahuan dan keterampilan khusus. Hill dan Overton (2010); dalam Waryanto (2011) mengatakan bahwa terdapat 33 penyebab kegagalan e-learning, salah satunya adalah kurangnya pengalaman (pengetahuan/kemampuan) dalam mengimplementasikan e-learning W
No Fakta Internal Analisis Keterangan Klasifikasi Standar Expert Judgement Studi Literatur Kompetitor 2
Manajemen (Ketua STMIK) sangat mendukung implementasi e-learning(lampiran 1, J4; lampiran 2, J2; lampiran 3, J3; dan lampiran 4, J4) √
Dalam penelitian Selim (2005) dikatakan bahwa salah satu faktor
kesuksesan implementasi
e-learning adalah adanya
dukungan dari manajemen
S
3
Ada resistensi dari dosen yang belum terbiasa dengan
e-learning(lampiran 1, J3;
lampiran 2, J5)
√
Dalam penelitian Puri (2012), faktor yang menjadi kunci kesuksesan implemetasi e-learning adalah adanya keinginan dan juga komitmen dari
user untuk menggunakan
sistem baru, kedua hal ini tidak akan lancar
dieksekusi jika ada resistensi dari user tersebut
No Fakta Internal Analisis Keterangan Klasifikasi Standar Expert Judgement Studi Literatur Kompetitor 4
Belum ada unit khusus yang menangani e-learning(lampiran 1, J5; lampiran 2, J3; lampiran 3, J3; dan lampiran 4, J5)
√
Standar yang didapat dari COBIT 4.1 pada proses AI3 "Mengelola dan Memelihara Infrastruktur TI" yang menyatakan bahwa dalam mengelola dan memelihara
infrastruktur TI
dibutuhkan adanya unit (organisasi) khusus yang mengelola TI
W
5
E-learning dibuat semudah
mungkin dalam
pengoperasionalannya(lampiran 1, J3)
√
Dalam penelitian Puri (2012), faktor yang menjadi kunci kesuksesan implemetasi e-learning adalah pembuatan sistem dirancang sedemikian rupa sehingga mudah
digunakan (sudah dikenal /
familiar)
No Fakta Internal Analisis Keterangan Klasifikasi Standar Expert Judgement Studi Literatur Kompetitor 6 Infrastruktur TI sangat mendukung √ Selim (2005) mengatakan bahwa salah satu faktor kesuksesan implementasi
e-learning adalah
dukungan yang baik dari infrastruktur TI
S
7
Adanya kebijakan bahwa
e-learning dianggap sebagai
kehadiran dosen dan mahasiswa(lampiran 1, J6; lampiran 2, J4; lampiran 3, J4; lampiran 4, J3)
√
Harsono (2013)
mengatakan bahwa adanya kebijakan penyetaraan status kehadiran tatap muka dengan e-learning merupakan sebuah nilai tambah yang dapat mendukung keberhasilan implementasi e-learning
No Fakta Internal Analisis Keterangan Klasifikasi Standar Expert Judgement Studi Literatur Kompetitor 8
Belum ada kebijakan yang mengatur pihak hosting(lampiran 3, J5) √ Saekhu (2009) dalam penelitiannya Analisis Pengukuran Tingkat Layanan TI Outsourcing, mengatakan bahwa dalam kerangka pengukuran kualitas layanan TI memperhitungan juga aspek "tingkat kesepakatan layanan", hal ini
mengharuskan sebuah organisasi untuk memliki kesepakatan (kebijakan) terkait layanan TI yang akan di alih dayakan, yang nantinya akan dijadikan tolok ukur penilaian kualitas layanan TI tersebut
No Fakta Internal Analisis Keterangan Klasifikasi Standar Expert Judgement Studi Literatur Kompetitor 9
Training yang dilakukan masih
kurang (baru diselenggarakan 1 kali)(lampiran 2, J9)
√
Penelitian Puri (2012), faktor yang menjadi kunci kesuksesan implemetasi
e-learning adalah adanya training yang sesuai
(sesuai materi dan quantitasnya)
W
10
Pembuatan guideline dan prosedur bagi user(lampiran 1, J3)
√
Razak (2011), mengatakan bahwa pentingnya
guideline (dalam bentuk
SOP) untuk peningkatan mutu layanan. Penelitian ini menjelaskan bahwa salah satu manfaat adanya
guideline adalah
memberikan kejelasan mengenai prosedur kerja dan tanggung jawab dalam sebuah proses, selain itu
guideline juga bermanfaat
untuk meminimalisir kesalahan dalam bekerja
No Fakta Internal Analisis Keterangan Klasifikasi Standar Expert Judgement Studi Literatur Kompetitor 11
Pemberian reward bagi dosen yang menggunakan e-learning(lampiran 1, J8 dan lampiran 2, J7) √ Hasibuan (2007) mengatakan bahwa pemberian reward adalah salah satu bentuk motivasi dari luar yang mampu memaksimalkan tujuan yang diinginkan
Tabel 5.3. merupakan hasil analisis yang dilakukan untuk memperoleh kekuatan (strength) dan kelemahan (weakness) dari fakta-fakta internal yang telah ditemukan. Berikut adalah hasil analisis fakta-fakta internalnya:
1. Faktor-faktor kekuatan (strength):
a. S1. Manajemen sangat mendukung implementasi e-learning. Sebagaimana yang terdapat dalam hasil wawancara dari beberapa manajemen puncak, diketahui bahwa implementasi e-learning ini sangat didukung oleh manajemen, hal ini dikarenakan manajemen ingin membuka kelas PJJ dengan bantuan teknologi informasi berupa e-learning.
b. S2. Dukungan infrastruktur TI yang baik.
Infrastruktur teknologi informasi yang dimiliki STMIK Indonesia sendiri juga sudah baik (untuk PC minimal memiliki processor core II duo 2,1 Ghz, bandwith internet 2 Mbps, wifi hampir disemua bagian kampus) dan cukup untuk menangani kebutuhan
e-learning.
c. S3. Pemberian reward bagi dosen pengguna e-learning.
Reward ini berupa kompensasi sebesar Rp. 30.000,- bagi dosen
yang menggunakan e-learning dengan syarat harus membuat modul elektroniknya dan meng-upload ke sistem e-learning. Pemberian reward ini dimaksudkan untuk memberikan dorongan kepada para dosen untuk secara aktif menggunakan e-learning. d. S4. Pembuatan guideline dan prosedur bagi user.
Guideline disini adalah pembuatan materi-materi elektronik yang
komprehensif yang disesuaikan dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing user.Hal ini diharapkan mempermudah user saat mengalami masalah dalam penggunaan e-learning.
e. S5. E-learning dibuat semudah mungkin.
Dalam penggunaannya, e-learning ini didesain semudah mungkin untuk digunakan.Harapannya tidak ada gangguan berarti bagi user dalam penggunaannya.
f. S6. Adanya kebijakan bahwae-learning dianggap sebagai daftar kehadiran dosen dan mahasiswa.
Bersamaan dengan adanya reward bagi dosen yang menggunakan
e-learning, diterbitkan juga kebijakan yang menyatakan bahwa
aktif dalam e-learning dianggap juga sebagai daftar hadir bagi dosen maupun mahasiswa, dengan adanya kebijakan ini diharapkan tidak ada lagi dosen yang absen mengajar karena tidak dapat hadir di kelas..
2. Faktor-faktor kelemahan (weakness):
a. W1. Belum ada unit khusus yang menangani e-learning.
Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa STMIK Indonesia belum memiliki unit khusus yang fokus mengelola e-learning ini.Jadi yang saat ini berjalan adalah ada 2 orang pengelola
e-learning, namun mereka dibentuk secara langsung. Hal ini
menyebabkan tidak adanya kejelasan posisi tim pengelola e-leaning dalam struktur organisasi.
b. W2. Adanya resistensi dari dosen.
Resistensi dosen ini berupa tidak digunakannya e-learning oleh dosen yang seharusnya menjadi pelopor utama penggunaan
e-learning ini.
c. W3. SDM TI belum berpengalaman mengelola e-learning.
Menurut hasil wawancara dengan Kasubbag.Penelitian didapatkan hasil bahwa SDM TI belum berpengalaman dalam mengelola
moodle yang merupakan dasar pembuatan e-learning
ini.Termasuk 2 orang admin yang ditunjuk untuk mengelola
e-learning tersebut juga belum berpengalaman dalam hal ini,
mereka adalah lulusan-lulusan baru yang baru pertama kali bekerja dan baru mengenal moodle dan e-learning.
d. W4. Training yang diberikan masih kurang.
Dalam hal ini, manajemen baru satu kali saja mengadakan
training, itupun tidak semua dosen dapat mengikutinya.Hasilnya
e. W5. Belum ada kebijakan yang mengatur pihak hosting.
Kebijakan yang dimaksud disini adalah kesepakatan-kesepakatan yang dibuat oleh manajemen STMIK Indonesia dengan pihak ketiga (hosting) yang mengatur tentang posedur pengelolaan
databasee-learning STMIK Indonesia, sehingga jika terjadi hal
yang tidak diinginkan terkaitdatabasee-learning yang disebabkan oleh pihak ketiga (hosting) maka manajemen STMIK Indonesia tidak memliki dasar yang kuat untuk menuntut ganti rugi.