BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
B. Analisis Masalah
Dari struktur organisasi yang telah dibahas di atas, penulis hanya akan
fokus pada divisi pelatihan. Sedangkan, sistem yang akan dibangun khusus
menangani pendaftaran kegiatan pendidikan dan pelatihan (diklat) dan
pengelolaan data yang terkait dengan kegiatan tersebut. Sistem yang digunakan
oleh Padepokan Shanti Dharma saat ini untuk mengelola seluruh kegiatan
pendidikan dan pelatihan menggunakan teknologi manual (belum
terkomputerisasi). Padepokan telah memiliki beberapa komputer, tetapi belum
digunakan untuk mengelola kegiatan pendidikan dan pelatihan yang diadakan,
terutama untuk pendaftaran kegiatan pendidikan dan pelatihan.
Untuk pendaftaran pendidikan dan pelatihan (diklat), salah satu wakil
organisasi datang untuk memilih jenis diklat, menentukan waktu dan tempat, dan
memberikan uang muka atau sekaligus membayar lunas. Sedangkan, pihak Shanti
Dharma mencatatnya di selembar kertas pendaftaran. Bila banyak organisasi yang
memesan pendidikan dan pelatihan, maka akan banyak kertas juga yang
digunakan sehingga tidak efisien. Hal ini juga memiliki kemungkinan salah satu
kertas terselip sehingga perlu dilakukan konfirmasi ulang ke organisasi yang
bersangkutan dan mencatatnya kembali. Kejadian tersebut membuat data hilang
dan bila tidak diketahui data mana yang hilang, maka tidak dapat dilakukan
konfirmasi dan akan menimbulkan masalah dalam pelaksanaan kegiatan dan
dengan diklat. Untuk membuat laporan pun, pengelola masih melakukannya
secara manual sehingga mereka harus meneliti data satu per satu dan mengulang
laporan dari awal jika terjadi kesalahan.
Dari keterangan di atas, dapat dibuat gambaran skenario sistem yang
sedang berjalan saat ini di Padepokan Shanti Dharma. Penggambaran skenario ini
memiliki tujuan untuk menunjukan proses bisnis dari seluruh skateholders
(pihak-pihak yang terkait dalam sistem) yang ada sehingga memudahkan dalam
memahami proses bisnis yang terjadi di Padepokan Shanti Dharma. Skenario
dapat membantu user atau pengguna untuk mengidentifikasi usecase yang dapat menggambarkan kebiasaan sistem dan mengklarifikasi kebutuhan user yang biasanya statis (Britton, C., Doake, J., 2001). Berikut ini gambaran skenario
kegiatan pendaftaran untuk sistem yang sedang berjalan di Padepokan Shanti
Dharma :
1. Hal yang dilakukan = Pesan Pendidikan dan Pelatihan
i. Actor (aktor) : Pendaftar
ii. Precondition (keadaan sebelumnya) : pendaftar datang ke sekretariat Padepokan Shanti Dharma.
iii. Events (kejadian)
Menanyakan materi apa saja yang disediakan oleh Padepokan Shanti
iv. Postcondition (keadaan sesudahnya) : Pendaftaran Pendidikan dan Pelatihan
2. Hal yang dilakukan = Pendaftaran Pendidikan dan Pelatihan
i. Actor (aktor) : Pengelola
ii. Precondition (keadaan sebelumnya) : mengambil form pendaftaran pendidikan dan pelatihan
iii. Event (kejadian)
Memasukkan data yang dibutuhkan untuk mendaftar, yaitu nama instansi,
tanggal pemakaian, jumlah peserta, deposit dan kekurangan.
iv. Postcondition (keadaan sesudahnya) : pelaporan, bayar nota 3. Hal yang dilakukan = Pesan Kamar
i. Actor (aktor) : Pendaftar
ii. Precondition (keadaan sebelumnya) : pendaftar datang ke sekretariat Padepokan Shanti Dharma atau pendaftaran pendidikan dan pelatihan.
iii. Events (kejadian)
Menanyakan kamar yang disediakan oleh Padepokan Shanti Dharma,
meliputi kapasitas dan biaya.
iv. Postcondition (keadaan sesudahnya) : Pemesanan Kamar 4. Hal yang dilakukan = Pemesanan Kamar
ii. Precondition (keadaan sebelumnya) : mengambil form pemesanan kamar
iii. Event (kejadian)
Memasukkan data yang dibutuhkan untuk mendaftar, yaitu nama
instansi, tanggal pemakaian, lama pemakaian, banyak pemakai, deposit
dan kekurangan.
iv. Postcondition (keadaan sesudahnya) : pelaporan, bayar nota 5. Hal yang dilakukan = Bayar Nota
i. Actor (aktor) : Pendaftar
ii. Precondition (keadaan sebelumnya) : pendaftaran pendidikan dan pelatihan atau pemesanan kamar.
iii. Events (kejadian)
Menanyakan cara pembayaran (dengan DP tau langsung lunas).
Pendaftar memberikan sejumlah uang untuk pembayaran.
iv. Postcondition (keadaan sesudahnya) : -
6. Hal yang dilakukan = Penentuan Jenis Program yang ditawarkan
i. Actor (aktor) : Admin (Kepala Divisi) ii. Precondition (keadaan sebelumnya) : - iii. Event (kejadian)
Menentukan subprogram dan materi yang bersangkutan dengan program
yang disepakati.
iv. Postcondition (keadaan sesudahnya) : Pencatatan data program pendidikan dan pelatihan
7. Hal yang dilakukan = Pencatatan Data Program Pendidikan dan
Pelatihan
i. Actor (aktor) : Admin (Kepala Divisi)
ii. Precondition (keadaan sebelumnya) : penentuan jenis program yang ditawarkan
iii. Event (kejadian)
Mengetik data-data program, subprogram, dan materi pendidikan dan
pelatihan di kertas.
iv. Postcondition (keadaan sesudahnya) : - 8. Hal yang dilakukan = Pelaporan
i. Actor (aktor) : Pengelola
ii. Precondition (keadaan sebelumnya) : pendaftaran atau pemesanan kamar
iii. Event (kejadian)
Menelpon kepala divisi dan memberitahukan terjadinya transaksi,
Menemui kepala divisi dan memberitahukan terjadinya transaksi,
iv. Postcondition (keadaan sesudahnya) : -
9. Hal yang dilakukan = Pesan Pendidikan dan Pelatihan yang akan
dibatalkan
i. Actor (aktor) : Pendaftar
ii. Precondition (keadaan sebelumnya) : pendaftar datang ke sekretariat Padepokan Shanti Dharma.
iii. Events (kejadian)
Pendaftar menunjukan nota pendaftaran yang memuat pesanan yang
akan dibatalkan.
iv. Postcondition (keadaan sesudahnya) : Pembatalan Pendidikan dan Pelatihan
10. Hal yang dilakukan = Pembatalan Pendidikan dan Pelatihan
i. Actor (aktor) : Pengelola
ii. Precondition (keadaan sebelumnya) : Pesan Pendidikan dan Pelatihan yang akan dibatalkan
iii. Event (kejadian)
Mencatat pembatalan yang dilakukan.
iv. Postcondition (keadaan sesudahnya) :
Pelaporan dan jika ada denda (dengan ketentuan pihak Shanti Dharma),
maka dilakukan pembayaran denda yang diakumulasikan dengan
ada pembayaran denda dan pembayaran (uang muka) yang sudah
diberikan menjadi hak Shanti Dharma.
11. Hal yang dilakukan = Pembayaran Denda
i. Actor (aktor) : Pengelola
ii. Precondition (keadaan sebelumnya) : Pembatalan Pendidikan dan Pelatihan, Pembatalan kamar
iii. Event (kejadian)
Pendaftar memberikan sejumlah uang (sebesar denda) untuk
pembayaran.
iv. Postcondition (keadaan sesudahnya) : -
12. Hal yang dilakukan = Pesan Kamar yang akan dibatalkan
i. Actor (aktor) : Pendaftar
ii. Precondition (keadaan sebelumnya) : pendaftar datang ke sekretariat Padepokan Shanti Dharma.
iii. Events (kejadian)
Pendaftar menunjukan nota pendaftaran kamar yang memuat pesanan
yang akan dibatalkan.
iv. Postcondition (keadaan sesudahnya) : Pembatalan Kamar 13. Hal yang dilakukan = Pembatalan Kamar
ii. Precondition (keadaan sebelumnya) : Pesan kamar yang akan dibatalkan
iii. Event (kejadian)
Mencatat pembatalan yang dilakukan.
iv. Postcondition (keadaan sesudahnya) :
Pelaporan dan jika ada denda (dengan ketentuan pihak Shanti Dharma),
maka dilakukan pembayaran denda yang diakumulasikan dengan
pembayaran yang terjadi sebelumnya. Jika tidak ada denda, maka tidak
ada pembayaran denda dan pembayaran (uang muka) yang sudah
diberikan menjadi hak Shanti Dharma.
Untuk mempermudah pemahaman keterangan di atas, skenario tersebut
dapat digambarkan dengan usecase. Berikut ini akan diberikan gambaran skenario
membayar nota memilih jenis pembayaran <<extend>>
pendaftar
menunjukan nota membayar denda
order pendidikan dan pelatihan <<uses>>
memesan kamar <<uses>>
order pembatalan pendidikan dan pelatihan
<<extend>>
mendaftar pendidikan dan pelatihan
mendaftar kamar <<uses>>
membatalkan pendidikan dan pelatihan <<uses>>
order pembatalan kamar
<<extend>> melaporkan transaksi <<uses>> <<uses>> <<uses>> membatalkan kamar <<uses>> <<uses>> pengelola
Gambar 3.2 Skenario Pendaftaran untuk sistem yang sedang berjalan di Padepokan Shanti Dharma
diskusi
admin
mencatat data program pendidikan dan pelatihan
menentukan jenis program yang akan ditawarkan
<<extend>>
<<uses>>
Gambar 3.3 Skenario Penentuan Program untuk sistem yang sedang berjalan di Padepokan Shanti Dharma
Kegiatan pendidikan dan pelatihan ini tidak hanya ada satu jenis program,
tetapi beberapa jenis program yang memungkinkan untuk ditambah dikemudian
hari. Jenis pendidikan dan pelatihan tersebut, antara lain : teknologi pangan (food
technology), ekologi lingkungan, budidaya tanaman hias, teknik budidaya rosella dan praktek pengelolaannya, budidaya tanama obat dan pengenalan apotek hidup,
teknik budidaya jamur pangan dan pembentukkan industri berbasis jamur pangan,
teknik budidaya tanaman jarak dan cara pengelolaannya, pengenalan metode
pebanyakan tanaman, organic farming, dan latihan kepemimpinan (leadership training course). Untuk teknologi pangan (food techology) juga memiliki bermacam-macam jenis pelatihannya dan materi yang perlu disediakan juga
Oleh karena itu, sistem yang akan dibangun ini akan membantu pengelola
untuk mencatat pendaftaran, mencatat jenis program, subprogram, dan materi
yang disediakan, dan membantu penyimpan data dengan lebih rapi. Selain itu,
sistem ini akan dapat membatu mengelola data yang telah diinputkan untuk
menghasilkan laporan dan sebagainya.