i
SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN (Studi Kasus di Padepokan Shanti Dharma)
SKRIPSI
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Sains
Program Studi Ilmu Komputer
Oleh :
Eka Yanti Ningsih Atmojo NIM : 043124028
PROGRAM STUDI ILMU KOMPUTER JURUSAN MATEMATIKA FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA
ii
FINAL PROJECT
Presented as Partial Fulfillment of the Requirement To obtain Sarjana Sains Degree
Computer Science Study Program
Oleh :
Eka Yanti Ningsih Atmojo NIM : 043124028
PROGRAM STUDI ILMU KOMPUTER JURUSAN MATEMATIKA FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA
v
“Segala sesuatu yang dijumpai tanganmu untuk dikerjakan, kerjakanlah itu dengan sekuat tenagamu karena tidak ada pekerjaan, pertimbangan, pengetahuan, dan hikmat dalam dunia orang mati, kemana engkau akan
pergi”
(Pengkhotbah 9:10)
“Ketika aku kanak-kanak, aku berkata-kata seperti kanak-kanak, aku merasa seperti kanak-kanak, aku berpikir seperti kanak-kanak. Sekarang
sesudah aku menjadi dewasa, aku meninggalkan sifat kanak-kanak itu” (1 Korintus 13:11)
vii ABSTRAK
Padepokan Shanti Dharma merupakan sebuah organisasi yang berada di bawah naungan yayasan Kanisius dan dikelola oleh tiga orang suster atau biarawati. Para suster memberikan bermacam-macam kegiatan pendidikan dan pelatihan karena kepedulian mereka terhadap kemandirian dan taraf hidup rakyat menengah dan kecil. Peminat dari kegiatan pendidikan dan pelatihan semakin banyak dan tidak menentu. Ada yang berasal dari dalam maupun luar daerah. Padepokan Shanti Dharma menyediakan penginapan. Peminat-peminat tersebut dapat mendaftar materi kegiatan pendidikan dan pelatihan sekaligus kamar atau salah satunya dengan cara datang dan mendaftar di Padepokan Shanti Dharma. Mereka mengelola pendaftaran dan data-data yang berhubungan dengan pendidikan dan pelatihan yang diadakan, termasuk penginapan, menggunakan sistem yang masih manual.
Dan untuk mengatasi hal tersebut, perlu dibuat sistem informasi pendaftaran pendidikan dan pelatihan yang terkomputerisasi. Sistem ini diharapkan dapat membantu menyediakan informasi dan mengelola pendaftaran pendidikan dan pelatihan, serta mengelola pendaftaran kamar. Sistem informasi pendaftaran pendidikan dan pelatihan ini dibangun dengan metode waterfall. Bahasa pemrograman yang digunakan Visual Basic .NET dan SQL Server Management Studio Express sebagai databasenya.
viii
activities and training because of their concern to the autonomy and the level of life of medium and lower classes. People who interested in these education and training are getting higher. They come from in and outside town. Padepokan Shanti dharma provides some inns for the trainees. The trainers can register the education and trainings material and or reserve the room by coming to Padepokan Shanti Dharma which manage the registration and data in relation which education and training, including the inns, manually.
To overcome the problems, Information System of Education and Training which is computerized need to be made. This system is expected to help to give enough information needed and to organize the registration for the education and training and also to reserve the inns. This Information System of Education and Training is built by waterfall method. The language that is used for the program is Visual Basic .NET and SQL Server Management Studio Express as the database.
x
sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Skripsi ini ditulis sebagai syarat
untuk meraih gelar Sarjana Sains dan Teknologi, Program Studi Ilmu Komputer,
Universitas Sanata Dharma.
Penyusunan skripsi ini tidak lepas dari bantuan banyak pihak dalam
memberikan semangat, doa, tenaga, dan pikiran. Dengan rendah hati, penulis ingin
mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu penulis selama
penyusunan skripsi ini :
1. Anastasia Rita Widiarti, S.Si., M.Kom. selaku dosen pembimbing untuk saran
dan kritik dalam mengkoreksi kesalahan penulisan skripsi maupun
implementasi.
2. Iwan Binanto, S.Si., M.Kom. yang telah bersedia menjadi dosen penguji.
3. Eko Hari Parmadi, S.Si., M.Kom. yang telah bersedia menjadi dosen penguji
dan selaku dosen pembimbing akademik mahaiswa angkatan 2004 yang selalu
mengingatkan untuk segera menyelesaikan tugas akhir ini.
4. Romo Ir. Greg. Heliarko S.J., S.S., B.S.T., M.A., M.Sc. selaku dekan Fakultas
Sains dan Teknologi Universitas Sanata Dharma.
5. P. H. Prima Rosa, S.Si., M.Sc. selaku ketua program studi Ilmu Komputer yang
telah bersedia menemani mahasiswa ilmu komputer hingga waktu penghabisan.
xi
7. Bapak Tukija dan Ibu Linda di sekretariat yang selalu membantu menyiapkan
kebutuhan akademis penulis.
8. Mas Susilo selaku Laboran Ilmu Komputer yang telah meminjamkan komputer
kepada penulis.
9. Romo J. Ageng Marwata, S.J. selaku kepala Padepokan Shanti Dharma yang
telah memberikan ijin mengambil data dari Padepokan dan atas semangat yang
selalu diberikan.
10. Suster Magdala Titik Ijajati dan Mbak Yanti selaku pengelola Padepokan Shanti
Dharma yang memberikan data-data yang dibutuhkan penulis dan saran kritik
yang mendukung.
11. Erick Kurniawan, S.Kom, M.Kom. selaku pengajar VB. Net yang memberikan
ilmu dan semangat.
12. Papa, Mama, adik-adikku, dan keluargaku yang tidak bisa disebutkan satu per
satu yang memberikan semangat, doa, nasehat, dan kasih sayang selama ini.
Aku sayang kalian.
13. Olsen Chrisdinata, S.Si., terima kasih sudah memberi semangat, masukan,
kasih sayang, doa, dan mau mendengarkan keluh kesahku selama ini.
14. Mas Iyus selaku teman dan kakak tingkat yang selalu memberikan masukan dan
semangat selama ini.
15. Hepi dan Hana selaku teman dari penulis yang memberikan bantuan pikiran
xii untuk mengerjakan.
17. Ko Ivan, terimakasih sudah bersedia mengajakan VB dari jarak jauh.
18. Yo, Adit, Debby, Hali, dan Gondez selaku teman-teman les di Act Inventory.
(Kapan pergi bareng ke arah Jl. Mangkubumi lagi?)
19. Teman-teman IKOM : Yo, Debby, Adit, Desy, Steven, Willy, Adi, Madya,
Trivo, Hali, Amel, Dewi, Fitria, Tina, Mia, Wisnu, Beni Aji, Damianus Beni,
Kornel, Gita, Monic, Via, Aga, Thomas, Hendry, Anas, Pax Dhe, Elin, Seto,
Arum, Elin, Agung, Mas Viktor terima kasih atas dukungan dan kebersamaan
kalian.
20. Semua pihak yang belum sempat tertulis di sini.
Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penyusunan skripsi
ini. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun yang
berguna bagi perkembangan penulis. Akhir kata, Penulis berharap agar skripsi ini
dapat berguna dan bermanfaat bagi penulis, pengelola Padepokan Shanti Dharma, dan
masyarakat.
xiii DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ... iii
HALAMAN PENGESAHAN ... iv
HALAMAN MOTTO DAN PERSEMBAHAN ... v
HALAMAN KEASLIAN KARYA ... vi
ABSTRAK ... vii
ABSTRACT ... viii
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ... ix
xiv
C. Konsep Dasar Sistem Informasi ... 10
D. Metode Pengembangan Sistem ... 12
E. Alat Pengembangan Sistem ... 14
F. Basis Data ... 17
1. Pengertian Basis Data ... 17
2. DBMS (Database Management System) ... 18
3. Perancangan Basis Data ... 19
4. Entity Relational Model (E-R Model) ... 21
5. Normalisasi ... 26
G. KAMUS DATA ... 28
H. VISUAL BASIC 2005 ... 30
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 32
A. Identitas Organisasi ... 32
B. Analisis Masalah ... 35
C. Analisis Kebutuhan ... 45
D. Gambaran Sistem yang akan Dibangun ... 46
1. Input Sistem ... 47
2. Proses Sistem ... 50
xv
E. Perancangan ... 53
1. Perancangan Skenario Bisnis ... 53
2. Perancangan Proses ... 68
3. Perancangan Basis Data ... 76
4. Perancangan Antarmuka (User Interface) ... 90
BAB IV IMPLEMENTASI SISTEM ... 107
A. Implementasi Basis Data ... 107
B. Implementasi User Interface ... 111
C. Implementasi Program ... 156
BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN KUESIONER ... 179
A. Pengumpulan Data ... 179
B. Sasaran Penyebaran Kuesioner ... 180
C. Form Kuesioner ... 180
D. Hasil dan Pembahasan Kuesioner ... 183
BAB VI PENUTUP ... 203
A. Kesimpulan ... 203
B. Saran ... 204
DAFTAR PUSTAKA ... 205
xvi
Gambar 2.4 Simbol atau notasi data store ... 16
Gambar 2.5 Simbol entitas ... 22
Gambar 2.6 Simbol relationship ... 22
Gambar 2.7 Simbol Tingkatan Relationship ... 23
Gambar 2.8 Simbol atribut (attribute) ... 23
Gambar 2.9 Simbol Multivalued Attribute ... 23
Gambar 2.10 Ilustrasi dari record ... 24
Gambar 2.11 Simbol primary key ... 24
Gambar 2.12 Ilustrasi kardinalitas one to one ... 25
Gambar 2.13 Ilustrasi kardinalitas one to many ... 26
Gambar 2.14 Ilustrasi kardinalitas many to many ... 26
Gambar 3.1 Struktur organisasi Padepokan Shanti Dharma ... 34
Gambar 3.2 Skenario Pendaftaran untuk sistem yang sedang berjalan di Padepokan Shanti Dharma ... 43
Gambar 3.3 Skenario penentuan program untuk sistem yang sedang berjalan di Padepokan Shanti Dharma ... 44
Gambar 3.4 Skenario Pendaftaran untuk sistem yang akan dibangun di Padepokan Shanti Dharma ... 65
Gambar 3.5 Skenario pembatalan untuk sistem yang akan dibangun di Padepokan Shanti Dharma ... 66
Gambar 3.6 Skenario Pembayaran kekurangan untuk sistem yang akan dibangun di Padepokan Shanti Dharma ... 66
Gambar 3.7 Skenario Pelaporan untuk sistem yang akan dibangun di Padepokan Shanti Dharma ... 67
Gambar 3.8 DAD level 0 (diagram konteks) ... 68
xvii
Gambar 3.15 Rancangan antarmuka layar utama ... 91
Gambar 3.16 Rancangan antarmuka menu berbentuk tree atau pohon ... 92
Gambar 3.17 Rancangan Antarmuka Pencarian Jadwal Pelaksanaan Pendidikan dan Pelatihan dan Penggunaan Kamar ... 93
Gambar 3.18 Rancangan antarmuka pengelolaan data program pendidikan dan pelatihan ... 94
Gambar 3.19 Rancangan Antarmuka Pencarian Data Program ... 95
Gambar 3.20 Rancangan Antarmuka Pencarian Pendaftaran Pendidikan dan Pelatihan ... 96
Gambar 3.21 Rancangan Antarmuka Pencarian Pendaftaran Pendidikan dan Pelatihan ... 97
Gambar 3.22 Rancangan Antarmuka Pencarian Data Master ... 98
Gambar 3.23 Rancangan Antarmuka Messagebox hapus data ... 98
Gambar 3.24 Rancangan Antarmuka Pendaftaran Pendidikan dan Pelatihan 100 Gambar 3.25 Rancangan Antarmuka Pembatalan Pendidikan dan Pelatihan 101 Gambar 3.26 Rancangan Antarmuka Pembayaran Pendidikan dan Pelatihan 102 Gambar 3.27 Rancangan Antarmuka Laporan Transaksi Pendaftaran Pendidikan dan Pelatihan ... 103
Gambar 3.28 Rancangan Antarmuka Nota Transaksi Pendaftaran Pendidikan dan Pelatihan ... 104
Gambar 3.29 Rancangan Antarmuka Laporan Daftar Data Kamar ... 105
Gambar 3.30 Rancangan Antarmuka Laporan Daftar Data Program Pendidikan dan Pelatihan ... 106
xviii
Gambar 4.5 Form pendaftaran pendidikan dan pelatihan ... 115
Gambar 4.6 Form input data pesanan pendidikan dan pelatihan ... 116
Gambar 4.7 Form pencarian kode materi ... 117
Gambar 4.13 Form pembatalan pendidikan dan pelatihan ... 123
Gambar 4.14 Form pembatalan kamar ... 124
Gambar 4.15 Form pembayaran pendidikan dan pelatihan (berdasarkan nota) ... 126
Gambar 4.16 Form pembayaran pendidikan dan pelatihan (berdasarkan tanggal awal pelaksanaan) ... 127
Gambar 4.17 Form pembayaran kamar (berdasarkan nota) ... 128
Gambar 4.18 Form pencarian kamar (pilihan tanggal masuk atau tanggal keluar) ... 129
Gambar 4.19 Form pembayaran kamar (berdasarkan tanggal masuk) ... 130
Gambar 4.20 Form pembayaran kamar (berdasarkan tanggal keluar) ... 131
Gambar 4.21 Form pengelolaan data organisasi ... 132
Gambar 4.22 Form pengelolaan data peserta ... 133
Gambar 4.23 Form pencarian jadwal pendidikan dan pelatihan ... 134
Gambar 4.24 Form pencarian jadwal kamar ... 135
Gambar 4.25 Form pencarian data pendaftaran pendidikan dan pelatihan 136
Gambar 4.26 Form pencarian data pendaftaran kamar ... 137
xix
Gambar 4.28 Form pencarian data pendaftar (peserta berdasarkan
organisasi tertentu) ... 139
Gambar 4.29 Form pengelolaan data program ... 140
Gambar 4.30 Form pengelolaan data subprogram ... 141
Gambar 4.31 Form pengelolaan data materi ... 142
Gambar 4.32 Form pengelolaan data kamar ... 144
Gambar 4.33 Form pengelolaan data user ... 145
Gambar 4.34 Form untuk mengubah password / username ... 146
Gambar 4.35 Form about ... 147
Gambar 4.36 Form pilihan kategori laporan pendaftaran pendidikan dan pelatihan ... 148
Gambar 4.37 Form pilihan kategori laporan pendaftaran kamar ... 149
Gambar 4.38 Form pilihan kategori laporan pembatalan pendidikan dan pelatihan ... 150
Gambar 4.39 Form pilihan kategori laporan pembatalan kamar ... 151
Gambar 4.40 Print preview laporan daftar kamar ... 152
Gambar 4.41 Print preview laporan daftar program ... 153
Gambar 4.42 Print preview laporan tahunan pendaftaran pendidikan dan pelatihan ... 154
Gambar 4.43 Print preview nota pendaftaran pendidikan dan pelatihan .... 155
Gambar 5.1 Form Kuesioner Tampilan Sistem Informasi Pendaftaran Pendidikan dan Pelatihan (Studi Kasus Padepokan Shanti Dharma) bagi pihak di luar Padepokan Shanti Dharma ... 181
Gambar 5.2 Form Kuesioner Tampilan Sistem Informasi Pendaftaran Pendidikan dan Pelatihan (Studi Kasus Padepokan Shanti Dharma) bagi pihak Padepokan Shanti Dharma ... 182
xx
Padepokan Shanti Dharma) ... 186 Gambar 5.6 Grafik hasil kuesioner tombol-tombol dalam sistem yang
terlihat jelas dan dapat dimengerti kegunaannya (pengelola
Padepokan Shanti Dharma) ... 187 Gambar 5.7 Grafik hasil kuesioner pesan kesalahan yang muncul ketika
user salah atau kurang dalam memberi inputan data dapat dimengerti dengan baik (pihak di luar Padepokan Shanti
Dharma) ... 188 Gambar 5.8 Grafik hasil kuesioner pesan kesalahan yang muncul ketika
user salah atau kurang dalam memberi inputan data dapat
dimengerti dengan baik (pengelola Padepokan Shanti Dharma) 189 Gambar 5.9 Grafik hasil kuesioner ukuran huruf yang tidak terlalu besar
atau kecil sehingga dapat dibaca dengan baik (pihak di luar
Padepokan Shanti Dharma) ... 191 Gambar 5.10 Grafik hasil kuesioner ukuran huruf yang tidak terlalu besar
atau kecil sehingga dapat dibaca dengan baik (pengelola
Padepokan Shanti Dharma) ... 192 Gambar 5.11 Grafik hasil kuesioner cara instalasi yang mudah
dimengerti dan dilakukan (pihak di luar Padepokan Shanti
Dharma) ... 194 Gambar 5.12 Grafik hasil kuesioner cara instalasi yang mudah
dimengerti dan dilakukan (pengelola Padepokan Shanti
Dharma) ... 195 Gambar 5.13 Grafik hasil kuesioner pemilihan warna yang tidak
membuat mata cepat lelah (pihak di luar Padepokan Shanti
xxi
Gambar 5.14 Grafik hasil kuesioner pemilihan warna yang tidak membuat mata cepat lelah (pengelola Padepokan Shanti
Dharma) ... 197
Gambar 5.15 Grafik hasil kuesioner pemilihan gambar (banner) sudah
mencerminkan pemilik sistem yaitu PGK Shanti Dharma ... 199 Gambar 5.16 Grafik hasil kuesioner menu sudah memenuhi kebutuhan
pengguna ... 200 Gambar 5.17 Grafik hasil kuesioner sistem ini yang mempermudah dalam
melakukan pencatatan pendaftaran dan pembuatan nota ... 201 Gambar 5.18 Grafik hasil kuesioner laporan yang dihasilkan telah memuat
xxii
Tabel 3.1 Tabel organisasi ... 80
Tabel 3.2 Tabel peserta ... 80
Tabel 3.3 Tabel kamar ... 80
Tabel 3.4 Tabel prog_diklat ... 81
Tabel 3.5 Tabel sub_progdiklat ... 81
Tabel 3.6 Tabel materi ... 82
Tabel 3.7 Tabel user ... 82
Tabel 3.8 Tabel pesananDiklat ... 82
Tabel 3.9 Tabel pesananKamar ... 83
Tabel 3.10 Tabel Table_pesanDiklat ... 83
Tabel 3.11 Tabel pesanKamar ... 84
Tabel 4.1 Tabel prog_diklat ... 107
Tabel 4.2 Tabel sub_progdiklat ... 108
Tabel 4.3 Tabel materi ... 108
Tabel 4.4 Tabel kamar ... 108
Tabel 4.5 Tabel organisasi ... 108
Tabel 4.6 Tabel peserta ... 109
Tabel 4.7 Tabel Table_pesandiklat ... 109
xxiii
Tabel 4.9 Tabel pesananDiklat ... 110
Tabel 4.10 Tabel pesanKamar ... 110
Tabel 4.11 Tabel pesananKamar ... 111
Tabel 5.1 Hasil kuesioner cara menjalankan sistem (pihak di luar Padepokan
Shanti Dharma) ... 183
Tabel 5.2 Hasil kuesioner cara menjalankan sistem (pengelola
Padepokan Shanti Dharma) ... 184
Tabel 5.3 Rata-rata hasil kuesioner cara menjalankan sistem ... 184
Tabel 5.4 Hasil kuesioner tombol-tombol yang ada dalam sistem yang
terlihat jelas dan dapat dimengerti kegunaannya (pihak di
luar Padepokan Shanti Dharma) ... 185
Tabel 5.5 Hasil kuesioner tombol-tombol yang ada dalam sistem yang
terlihat jelas dan dapat dimengerti kegunaannya (pengelola
Padepokan Shanti Dharma) ... 186
Tabel 5.6 Rata–rata Hasil Kuesioner Tombol-tombol yang ada dalam
sistem yang terlihat jelas dan dapat dimengerti kegunaannya .. 187
Tabel 5.7 Hasil Kuesioner pesan kesalahan yang muncul ketika user
salah atau kurang dalam memberi inputan data dapat
dimengerti dengan baik (pihak di luar Padepokan Shanti Dharma) 188
Tabel 5.8 Hasil Kuesioner pesan kesalahan yang muncul ketika user
salah atau kurang dalam memberi inputan data dapat
xxiv
Tabel 5.10 Hasil Kuesioner ukuran huruf yang tidak terlalu besar atau
kecil sehingga dapat dibaca dengan baik (pihak di luar
Padepokan Shanti Dharma) ... 191
Tabel 5.11 Hasil Kuesioner ukuran huruf yang tidak terlalu besar atau
kecil sehingga dapat dibaca dengan baik (pengelola
Padepokan Shanti Dharma) ... 192
Tabel 5.12 Rata-rata hasil kuesioner ukuran huruf yang tidak terlalu
besar atau kecil sehingga dapat dibaca dengan baik ... 192
Tabel 5.13 Hasil Kuesioner cara instalasi yang mudah dimengerti dan
dilakukan (pihak di luar Padepokan Shanti Dharma) ... 193
Tabel 5.14 Hasil Kuesioner cara instalasi yang mudah dimengerti dan
dilakukan (pengelola Padepokan Shanti Dharma) ... 194
Tabel 5.15 Rata-rata hasil kuesioner cara instalasi yang mudah
dimengerti dan dilakukan ... 195
Tabel 5.16 Hasil Kuesioner pemilihan warna yang tidak membuat mata
cepat lelah (pihak di luar Padepokan Shanti Dharma) ... 196
Tabel 5.17 Hasil Kuesioner pemilihan warna yang tidak membuat mata
xxv
Tabel 5.18 Rata-rata hasil kuesioner pemilihan warna yang tidak
membuat mata cepat lelah ... 197
Tabel 5.19 Hasil Kuesioner pemilihan gambar (banner) sudah
mencerminkan pemilik sistem yaitu PGK Shanti Dharma ... 198
Tabel 5.20 Hasil Kuesioner menu sudah memenuhi kebutuhan pengguna 199
Tabel 5.21 Hasil Kuesioner sistem ini yang mempermudah dalam
melakukan pencatatan pendaftaran dan pembuatan nota ... 200
Tabel 5.22 Hasil Kuesioner laporan yang dihasilkan telah memuat semua
A. LATAR BELAKANG
Banyak sistem dalam sebuah organisasi dibangun untuk mempermudah
pengelola dalam mengelola organisasinya, terutama organisasi yang bergerak
dengan kegiatan yang beranekaragam. Setiap kegiatan memerlukan sebuah
pengelolaan tersendiri untuk menghasilkan sesuatu yang dapat
dipertanggungjawabkan oleh organisasi tersebut terhadap pihak lain yang
memerlukannya, misalnya laporan. Pengelolaan yang dapat dilakukan melalui
sistem, antara lain : membantu dalam pembuatan laporan berdasarkan jangka
waktu tertentu, membantu dalam pencatatan hal-hal yang berhubungan dengan
organisasi. Sistem yang digunakan oleh organisasi-organisasi di Indonesia masih
banyak yang bersifat manual sehingga kurang begitu efektif dalam mengelolanya.
Namun, sistem yang demikian tidaklah buruk karena organisasi-organisasi di
Indonesia masih membutuhkannya dan banyak yang tetap dapat menjalankan
fungsinya.
Padepokan Shanti Dharma merupakan sebuah organisasi yang berada di
bawah naungan yayasan Kanisius dan dikelola oleh tiga orang suster atau
biarawati. Organisasi ini memiliki beberapa kegiatan, seperti : pendidikan dan
2
Kegiatan pendidikan dan pelatihan merupakan kegiatan yang diberikan para
suster di Padepokan Shanti Dharma karena kepedulian mereka terhadap
kemandirian dan taraf hidup rakyat menengah dan kecil. Awalnya, sasaran yang
akan diberi pendidikan dan pelatihan ini adalah warga atau masyarakat di sekitar
Padepokan Shanti Dharma, petani, dan perintis usaha kecil dan menegah.
Pendidikan dan pelatihan tersebut bermacam-macam bidangnya, antara lain :
pertanian, kesehatan, dan lainnya. Peserta yang mengikuti kegiatan ini
sebelumnya akan didaftar untuk memudahkan dalam penyediaan materi dan
konsumsi.
Semakin lama, peminat kegiatan ini pun bukan hanya masyarakat sekitar.
Akan tetapi, banyak organisasi, mahasiswa, murid, guru, dan karyawan dari
berbagai tempat yang datang untuk diberi pendidikan dan pelatihan yang sesuai
dengan program yang ditawarkan oleh Padepokan Shanti Dharma dan sesuai
dengan program yang diinginkan mereka. Para peminat tersebut ada yang
mendaftar kegiatan pendidikan dan pelatihan sekaligus penginapan yang
ditawarkan oleh Padepokan atau ada yang hanya mendaftar salah satunya. Dengan
banyaknya permintaan yang tidak menentu tersebut, para suster membutuhkan
alat bantu untuk membantu mereka dalam mendata pendaftaran dan data-data
yang berhubungan dengan pendidikan dan pelatihan yang diadakan. Untuk itu,
Shanti Dharma masih menggunakan sistem yang manual untuk mengelola
Sistem Informasi Pendaftaran Kegiatan Pendidikan dan Pelatihan yang akan
dibangun digunakan untuk membantu Padepokan Shanti Dharma mengelola
pendaftaran kegiatan pendidikan dan pelatihan menjadi lebih efektif. Sistem ini
dapat digunakan untuk mencatat pendaftaran, pembatalan, dan pembayaran
kegiatan pendidikan dan pelatihan, mencatat pendaftaran, pembatalan, dan
pembayaran kamar yang disediakan oleh Padepokan, mencatat data-data utama,
membuat laporan, dan melakukan pencarian.
B. PERUMUSAN MASALAH
Bagaimana membuat sistem pendaftaran kegiatan pendidikan dan pelatihan
yang ada di Padepokan Shanti Dharma?
C. BATASAN MASALAH
Batasan-batasan yang digunakan penulis dalam pembuatan Sistem Informasi
Pendaftaran Kegiatan Pendidikan dan Pelatihan ini, antara lain :
1. Sistem ini digunakan hanya untuk kegiatan pendidikan dan pelatihan yang
diadakan di Padepokan Shanti Dharma.
2. Sistem ini tidak memberikan perincian biaya yang harus dikeluarkan oleh
pendaftar maupun pengeluaran dari Padepokan Shanti Dharma.
3. Sistem ini hanya mencetak nota pendaftaran dan tidak mencetak nota bila
terjadi pembatalan dan pembayaran berikutnya.
4
D. TUJUAN PENELITIAN
Tujuan dari penelitian yang dilakukan oleh penulis, yaitu membuat sistem
pendaftaran kegiatan pendidikan dan pelatihan bagi Padepokan Shanti Dharma.
E. MANFAAT PENELITIAN
Pembuatan Sistem Informasi Pendaftaran Kegiatan Pendidikan dan
Pelatihan di Padepokan Shanti Dharma ini diharapkan dapat memberikan manfaat
bagi pengelola Padepokan Shanti Dharma dalam memberikan pelayanan terhadap
kegiatan pendidikan dan pelatihan yang diadakan dan membuat laporan dari
kegiatan tersebut. Selain itu, bagi peminat kegiatan pendidikan dan pelatihan
tersebut dapat merasa nyaman dan dapat mengefektifkan waktu pendaftaran.
F. METODE PENULISAN
Dalam membuat Sistem Informasi Pendaftaran Kegiatan Pendidikan dan
Pelatihan di Padepokan Shanti Dharma ini, diperlukan keterangan-keterangan
untuk memperoleh suatu kebenaran secara ilmiah. Penulis menggunakan metode
waterfall, dengan tahapan sebagai berikut : 1. Rekayasa sistem dan Analisa
Pada tahap ini, kebutuhan semua elemen sistem dikumpulkan dengan
sedikit melibatkan analisa dan perancangan, serta mengalokasikan
subset-subset kebutuhan tersebut ke dalam perancangan sistem yang akan dibuat. Hal
berhubungan dengan elemen lain, seperti : database, manusia, perangkat lunak yang lainnya.
2. Analisa Kebutuhan
Dalam tahap ini, penulis melakukan pengumpulan data dan informasi
yang mendukung sistem yang akan dibangun. Penulis melakukan wawancara
dengan pihak pengelola Padepokan Shanti Dharma dan membaca dokumen
yang diberikan mengenai kegiatan yang ada di Padepokan Shanti Dharma.
3. Desain
Dalam tahap ini, penulis membuat rancangan desain sistem sesuai
dengan data dan informasi yang diperoleh dari tahap sebelumnya, yaitu tahap
analisa kebutuhan. Tahap ini menerjemahkan kebutuhan ke sebuah
representasi perangkat lunak yang dapat diperkirakan kualitasnya sebelum
melakukan penulisan program. Selain itu, akan diberikan desain jaringan yang
akan digunakan.
4. Penulisan program
Tahap ini adalah menerjemahkan desain yang telah dibuat sebelumnya
ke dalam suatu bentuk program.
5. Pengujian
Tahap ini akan lebih menfokuskan pada pencarian kemungkinan
kesalahan pada program yang telah dibuat dan memastikan bahwa input yang dibatasi akan memberikan hasil aktual sesuai dengan hasil yang dibutuhkan.
6
pengelola Padepokan Shanti Dharma, mengenai kegunaan dan manfaat dari
sistem yang telah dihasilkan.
6. Perawatan
Tahap ini dilakukan bila terjadi perubahan-perubahan setelah sistem
sampai ke pelanggan. Perubahan tersebut dapat terjadi karena masih ditemui
bermacam-macam error.
G. SISTEMATIKA PENULISAN
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini akan membahas mengenai latar belakang masalah,
rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penulisan, manfaat
penulisan, metode penulisan, dan sistematika penulisan.
BAB II : DASAR TEORI
Bab ini akan membahas teori-teori yang digunakan sebagai
landasan dalam penulisan ini. Teori yang akan dibahas, antara lain :
teori mengenai sistem, sistem informasi, basis data, bahasa
pemrograman Visual Basic .NET yang digunakan dalam
pembangunan sistem, SQL Server Management Studio Express yang
digunakan untuk pembuatan basis data pada sistem yang akan
BAB III : ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini akan menguraikan mengenai identitas Padepokan
Shanti Dharma, sistem pendaftaran kegiatan diklat yang sekarang
digunakan, identifikasi masalah yang dihadapi, dan analisa
kebutuhan yang dibutuhkan oleh pengelola Padepokan Shanti
Dharma. Selain itu, perancangan yang akan diuraikan, antara lain :
perancangan proses, perancangan basis data, perancangan user
interface, dan perancangan jaringan.
BAB IV : IMPLEMENTASI
Bab ini akan membahas implementasi sistem dalam bentuk
program berdasarkan perancangan sistem yang ada pada bab
sebelumya. Implementasi dari sistem yang akan dibahas meliputi
implementasi proses, implementasi basis data, dan implementasi
user interface. BAB V : PENUTUP
Bab ini akan memberikan kesimpulan dari penulisan ini dan
BAB II
DASAR TEORI
A. KONSEP DASAR SISTEM
Sistem merupakan serangkaian objek-objek yang berbeda dan saling
berhubungan untuk membentuk suatu kesatuan yang dikelompokan dan diatur
dalam bentuk yang teratur sehingga terlihat menjadi sebuah hubungan yang logis.
Pendekatan sistem merupakan kumpulan dari elemen-elemen atau
komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Dalam mendefinsikan sebuah sistem, ada
dua kelompok pendekatan sistem, yaitu pendekatan sistem yang menekankan
pada prosedur dan pendekatan sistem yang menekankan pada komponen atau
elemen. Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedur mendefinisikan suatu
sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan, pendekatan sistem yang
menekankankan pada komponen atau elemen mendefinisikan sistem adalah
kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu
(Jogiyanto, 1989).
Salah satu contoh sistem adalah sistem komputer yang terdiri dari banyak
subsistem output, dan subsistem komunikasi. Subsistem-subsistem tersebut saling berinteraksi dan berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan sistem
dapat tercapai.
B. KONSEP DASAR INFORMASI
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan
lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber informasi adalah data. Data adalah
kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.
Data yang masih mentah diolah menjadi sebuah informasi yang nantinya dapat
digunakan oleh penerimanya untuk membuat suatu keputusan. Informasi yang
baik adalah informasi yang berkualitas (Jogiyanto, 1989). Sedangkan, ukuran
kualitas suatu informasi tergantung oleh tiga hal, yaitu :
1. Informasi harus akurat (accurate),
Akurat berarti harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak
menyesatkan, serta harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus
akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi mungkin
banyak terjadi gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi
tersebut.
2. Informasi harus tepat pada waktunya (timelines), dan
Tepat waktu berarti informasi yang diterima atau didapat oleh
penerimanya tidak boleh terlambat. Informasi yang terlambat tidak akan
10
keputusan. Hal ini akan berpengaruh besar dan fatal jika terjadi pada suatu
organisasi.
3. Informasi harus relevan (relevance)
Relevan berarti informasi tersebut memiliki manfaat untuk
pemakaiannya. Relevansi informasi untuk satu orang dengan lainnya berbeda.
C. KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengann laporan-laporan yang diperlukan (Jogiyanto, 1989).
Sistem informasi adalah serangkaian komponen yang terkait satu sama lainnya
dan bekerja bersama-sama mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan
menyebarluaskan informasi guna mendukung pengambilan keputusan, koordinasi,
kontrol, analisis, dan visualisasi dalam organisasi (Loudon & Loudon, 1998).
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut sebagai
blok bangunan (building block) (Jogiyanto, 1989), yaitu : 1. Blok Masukan
Input adalah data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input di sini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan
2. Blok Model
Model terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik
yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan dalam basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasikan keluaran yang
diinginkan.
3. Blok Keluaran
Output merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi
Teknologi merupakan toolbox dalam sistem informasi yang digunakan untuk menerima masukan (input), menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran (output) dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruahan.
Teknologi terdiri dari tiga bagian utama, yaitu : teknisi (humanware atau
brainware), perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware). 5. Blok Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan dalam perangkat keras komputer,
dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Basis data diakses
atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut
12
6. Blok Kendali
Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan
hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah atau dapat langsung diatasi jika
terlanjur terjadi kesalahan. Hal-hal yang dapat merusak sistem informasi,
antara lain : bencana alam, kecurangan, api, air, debu, temperatur, kegagalan
sistem itu sendiri, sabotase, dan lain-lain.
D. METODE PENGEMBANGAN SISTEM
Dalam pengembangan sebuah sistem informasi, terdapat banyak metode
yang digunakan. Salah satunya adalah metode air terjun (waterfall) atau siklus kehidupan klasik (system life cycle). Metode waterfall ini digunakan oleh penulis karena sistematik dan sekuensial (berurutan). Aktivitas-aktivitas dalam metode ini
adalah (Pressman, 1997) :
1. Rekayasa dan Analisis Sistem Informasi
Tahap ini dimulai dengan membangun syarat dari semua elemen sistem dan
mengalokasikan beberapa subset dari kebutuhan ke perangkat lunak.
Rekayasa dan analisis sistem menyangkut pengumpulan kebutuhan pada
tingkat sistem dengan sejumlah analisis dan desain. Pada tahap ini,
pengembang dan pemakai sistem harus saling berkomunikasi untuk membuat
daftar kebutuhan terhadap sistem sehingga nantinya sistem yang dibuat dapat
2. Analisis Kebutuhan
Proses pengumpulan kebutuhan diintensifkan dan difokuskan khususnya pada
perangkat lunak. Untuk memahami sifat program yang dibangun, penulis
harus memahami domain informasi, tingkah laku, unjuk kerja, dan antarmuka yang diperlukan. Kebutuhan yang telah didefinisikan didokumentasikan dan
ditunjukkan ke pemakai atau pemilik sistem.
3. Desain
Desain merupakan proses multi langkah yang memiliki fokus pada struktur
data, arsitektur perangkat lunak, reprsentasi interface, dan algoritma prosedur.
Dalam tahap ini, kebutuhan sistem diterjemahkan ke dalam representasi
perangkat lunak yang dapat diperkirakan kualitasnya sebelum penulisan kode.
Hasil dari desain didokumentasikan dan menjadi bagian dari perangkat lunak.
4. Penulisan Kode
Penulisan kode merupakan tahap untuk menerjemahkan desain yang telah
dibuat ke dalam kode yang dapat dibaca oleh mesin atau berbentuk program.
5. Pengujian
Pengujian program dilakukan setiap kali kode dibuat. Tahap ini lebih fokus
pada logika internal perangkat lunak, memastikan bahwa semua pernyataan
telah diuji, dan mengarahkan pengujian untuk menemukan
14
6. Pemeliharaan
Perangkat lunak akan mengalami perubahan setelah diberikan kepada
pemakai atau pemilik. Kemungkinan perubahan yang terjadi karena
kesalahan-kesalahan ditentukan, perangkat lunak harus mengikuti
perubahan-perubahan yang terjadi dalam lingkungan eksternalnya, dan pemakai
membutuhkan perkembangan fungsional atau unjuk kerja sistem.
Pemeliharaan mengaplikasikan setiap tahap program sebelumnya dan
membuat yang baru.
E. ALAT PENGEMBANGAN SISTEM
Dengan metode pengembangan sistem yang digunakan, sistem yang akan
dibuat membutuhkan alat bantu dalam perwujudannya. Alat-alat yang digunakan
dalam suatu metodologi umumnya berupa suatu gambar atau diagram atau grafik
(Jogiyanto, 1989). Data flow diagram (DFD) atau diagram aliran data merupakan
sebuah teknik grafis yang menggambarkan aliran informasi dan transformasi yang
diaplikasikan pada saat data bergerak dari input menjadi output (Pressman, 2003). DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada
atau sistem bau yang akan dikembangkan secar logika tanpa mempertimbangkan
lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalkan lewat telepon, surat,
dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. Notasi
luar) atau boundary (batas sistem), data flow (arus data), process (proses), dan
data store (simpanan data) (Jogiyanto, 1989). 1. External Entity
Setiap sistem pasti memiliki batas yang memisahkan sistem dengan
lingkungan luarnya. External entity merupakan pihak di lingkungan luar sistem yang memberikan dan mendapatkan informasi ke atau dari dalam
sistem. External entity yang dapat berupa orang, sistem lain, atau organisasi. Suatu external entity dilambangkan atau digambarkan dalam simbol kotak.
Gambar 2.1 Simbol atau notasi external entity
2. Data Flow
Arus data atau data flow dalam DFD menggambarkan arah aliran data diantara proses (process), simpanan data (data store), dan entitas luar (external entity). Arus data dapat berbentuk formulir atau dokumen, laporan tercetak, output di layar komputer, komunikasi ucapan, surat, memo, file, isian yang dicatat dalam agenda, atau trransmisi data dari satu komputer ke
komputer yang lain. Arus data dilambangkan dengan simbol panah (arrow).
16
3. Process
Proses (process) merupakan kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari suatu arus data yang masuk dalam proses untuk dihasilkan
arus data yang akan keluar dari proses. Simbol dari proses adalah lingkaran
atau empat persegi panjang tegak dengan sudut-sudut tumpul.
atau
Gambar 2.3 Simbol atau notasi process
4. Data Store
Simpanan data (data store) adalah simpanan dari data yang dapat berupa file atau database dalam sistem komputer, arsip atau catatan manual, tabel
acuan manual, agenda atau buku, dan kotak tempat data. Simpanan data dalam
DFD disimbolkan dengan sepasang garis horisontal paralel yang tertutup di
salah satu ujungnya.
atau
Gambar 2.4 Simbol atau notasi data store
DFD tingkat 0 yang disebut dengan model sistem fundamentasi atau model
sebuah bubble tunggal dengan data input dan output yang ditunjukkan dengan anak panah masuk dan keluar secara berurutan. Proses tambahan (bubble) dan jalur aliran informasi direpresentasikan pada saat DFD tingkat 0 dipartisi untuk
menggungkap detail yang lebih. Contohnya, sebuah DFD tingkat 1 dapat berisi
lima atau enam bubble dengan anak panah yang saling menghubungkan. Setiap proses yang direpresentasikan pada tingkat 1 merupakan subfungsi dari seluruh
sistem yang digambarkan di dalam model konteks (Pressman,1989).
DFD dapat menggambarkan sistem secara terstruktur dengan
memecah-mecah menjadi level yang lebih rendah (decomposition), dapat menunjukkan arus data di sistem, dapat menggambarkan proses paralel sistem, menunjukkan simpanan data, dan dapat menunjukkan entitas eksternal (external entity). Namun, DFD tidak dapat menunjukkan proses perulangan (loop), proses keputusan (decision), dan proses perhitungan.
F. BASIS DATA
1. Pengertian Basis Data
Basis data adalah kumpulan data yang dapat digambarkan sebagai
aktifitas dari satu atau lebih organisasi yang saling bereleasi (Kristanto, 2003).
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya yang tersimpan di simpanan luar
komputer dan dengan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya
18
Basis data adalah salah satu komponen yang penting dalam sebuah
sistem informasi. Hal ini dikarenakan basis data berfungsi sebagai penyedia
informasi bagi pemakainya.
Basis data dikatakan besar karena basis data kaya akan fasilitas
tambahan. Fasilitas-fasilitas tambahan itulah yang membuat suatu basis data
berbeda dengan basis data lainnya. Contoh dari fasilitas-fasilitas tambahan
dari suatu basis data, antara lain : menambah file baru ke sistem basis data,
mengosongkan berkas, menyisipkan data, mengambil data, dan lain-lain.
2. DBMS (Database Management System)
Manajemen sistem basis data (Database Management System) adalah perangkat lunak yang didesign untuk membantu dalam hal pemeliharaan dan utilitas kumpulan data dalam jumlah yang besar (Kristanto, 2003).
Kebanyakan DBMS menyediakan mekanisme pengaturan keamanan terhadap
basis data berdasarkan wewenang pengguna. Pengaturan keamanan basis data
digunakan untuk menghindari pengaksesan data yang sensitif (rahasia) oleh
orang-orang yang tidak berhak terhadap data tersebut (Kadir, 1999).
DBMS memiliki beberapa keunggulan dibandingkan dengan sistem
yang berbasis dengan kertas (Kadir, 1999), antara lain :
a. Kepraktisan
Sistem yang berbasis kertas akan menggunakan kertas yang sangat banyak
media penyimpanan sekunder yang berukuran kecil dan informasi yang
dapat ditampung sangat padat.
b. Kecepatan
Dengan menggunakan DBMS, berarti kita menggunakan bantuan alat atau
mesin. Sistem yang berbasis kertas lebih banyak menggunakan tenaga
manusia untuk mengelola informasi, sedangkan DBMS yang
menggunakan mesin dapat mengelola (mengubah atau mengambil) data
jauh lebih cepat.
c. Mengurangi kebosanan
Sistem berbasis kertas membuat orang lebih cenderung bosan karena
orang akan dituntut untuk melakukan kegiatan yang berulang-ulang
dengan menggunakan tangan. Misalnya, membuat rekap dari absensi
mahasiswa di suatu perguruan tinggi.
d. Jaman
Informasi yang tersedia dalam DBMS akan bersifat mutakhir dan akurat
setiap saat.
3. Perancangan Basis Data
Proses perancangan basis data terbagi menjadi tiga tahapan, yaitu
perancangan basis data secara konseptual, perancangan basis data secara logis,
20
a. Perancangan basis data secara konseptual (Conceptual Design)
Perancangan basis data secara konseptual merupakan upaya untuk
membuat model yang masih bersifat konsep. Tahap ini digunakan untuk
menggambarkan kebutuhan secara informal dari suatu aplikasi yang berhubungan dengan suatu penggambaran yang lengkap dan formal. Akan tetapi, perancangan ini tidak berpengaruh pada penggambaran sistem
pengolahan basis data. Hasil dari tahap ini adalah conceptual schema yang mengarah ke perancangan basis data secara logis. Alat bantu yang biasa
digunakan adalah Entity Relational model.
b. Perancangan basis data secara logis (Logical Design)
Perancangan basis data secara logis merupakan tahapan untuk memetakan
atau menerjemahkan model konseptual ke model basis data yang akan
dipakai. Hasil dari tahap ini adalah logical schema yang mengarah ke perancangan basis data secara fisik. Teknik yang sering digunakan dalam
tahap ini adalah teknik normalisasi.
c. Perancangan basis data secara fisik (Physical Design)
Perancangan basis data secara fisik merupakan tahapan untuk
menuangkan perancangan basis data yang bersifat logis menjadi basis data
fisik secara terinci dalam bentuk implementasi (organisasi file dan indeks
4. Entity Relational Model (E-R Model)
Entity relational model merupakan representasi atau gambaran logikal yang detil dari data untuk sebuah organisasi atau untuk area bisnis. Entity relational model digunakan untuk membuat suatu konsep model data. Entity relational model menyediakan suatu konsep bermanfaat yang dapat mengubah deskripsi informal dari apa yang diinginkan user menjadi hal yang lebih detil dan presisi. Deskripsi detail tersebut dapat diimplementasikan ke dalam
DBMS.
Pada konteks analisi terstruktur, Entity relational model menetapkan semua data yang dimasukkan, disimpan, ditransformasi, dan diproduksi pada
suatu aplikasi. Fokus dari entity relational model adalah data dengan menggambarkan jaringan data yang ada untuk suatu sistem yang diberikan.
Entity relational model sangat berguna bagi aplikasi dengan data dan hubungan yang mengatur data yang kompleks.
Entity relational model menggambarkan basis data dalam tabel dua dimensi yang terdiri dari kolom dan baris. Komponen-komponen yang ada
dalam entity relational model, antara lain : a. Entitas atau Objek Data (Entity)
Entitas dapat didefinisikan sebagai orang, tempat, objek, kejadian, atau
konsep dalam lingkungan user. Berikut ini beberapa contoh untuk tipe-tipe
entitas :
22
ii. Tempat : negara, daerah, kota
iii. Objek : mesin, bangunan
iv. Kejadian : penjualan, registrasi
v. Konsep : account, work center
Gambar 2.5 Simbol Entitas
b. Hubungan (Relationship)
Hubungan (relationship) merupakan suatu gabungan antara satu atau lebih tipe entitas yang ada dalam organisasi. Suatu relationship terdiri dari tiga jenis tingkatan, yaitu unary (tingkat satu), binary (tingkat dua), dan
ternary (tingkat tiga).
Gambar 2.7 Simbol Tingkatan Relationship
c. Atribut (Attribute)
Sebuah atribut merupakan beberapa karakteristik atau ciri-ciri yang
melekat pada sebuah entitas. Satu entitas dapat memiliki banyak atribut.
Misalkan, mahasiswa (entitas) memiliki atribut NIM, Nama, Alamat,
Program Studi, dan IPK. Ada atribut yang memiliki lebih dari satu nilai
untuk beberapa kejadian yang disebut dengan multivalued attribute.
Gambar 2.8 Simbol Atribut (Attribute)
Gambar 2.9 Simbol Multivalued Attribute binary unary
24
d. Records
Record merupakan sebuah tampungan data yang memiliki kesamaan dengan entitas yang didiskripsikan.
Gambar 2.10 Ilustrasi dari record
e. Kunci (Key)
Kunci (key) merupakan satu dari item data dalam sebuah record yang digunakan untuk mengidentifikasi sebuah record. Kunci (key) biasanya unik dalam suatu record dan jumlahnya satu. Kunci yang seperti itu disebut primary key. Sedangkan, sebuah atribut atau kombinasi atribut yang mengidentifikasi sebuah record menjadi unik untuk beberapa kejadian yang disebut dengan candidate keys.
Gambar 2.11 Simbol Primary key
f. Tupple
Tupple merupakan baris-baris yang ada dalam record.
NIM Nama Alamat Program Studi IPK
key attribute
g. Kardinalitas dan Modalitas (Cardinality dan Modularity)
Model data harus dapat merepresentasikan jumlah peristiwa dari objek di
dalam hubungan yang diberikan. Kardinalitas merupakan spesifikasi dari
sejumlah peristiwa dari satu objek yang dapat dihubungkan ke sejumlah
peristiwa dari objek yang lain. Kardinalitas biasanya diekspresikan secara
sederhana dengan satu (one) dan banyak (many). Kombinasi yang mungkin terjadi, antara lain :
i. Satu ke satu atau one to one (1 : 1)
Suatu peristiwa dari entitas A dapat berhubungan dengan satu dan
hanya satu peristiwa dari entitas B dan sebaliknya. Misalkan,
seorang suami hanya memiliki seorang istri dan seorang istri hanya
memiliki seorang suami.
Gambar 2.12 Ilustrasi kardinalitas one to one
ii. Satu ke banyak atau one to many (1 : M)
Suatu peristiwa dari entitas A dapat berhubungan dengan satu atau
lebih peristiwa dari entitas B dan suatu peristiwa dari entitas B
dapat berhubungan dengan hanya satu peristiwa dari entitas A.
Misalkan, seorang ibu dapat memiliki banyak atau beberapa anak,
tetapi seorang anak hanya memiliki seorang ibu.
26
Gambar 2.13 Ilustrasi kardinalitas one to many
iii. Banyak ke banyak atau many to many (M : N)
Suatu peristiwa dari entitas A dapat berhubungan dengan satu atau
lebih peristiwa dari entitas B dan sebaliknya. Misalkan, seorang
kakak dapat memiliki banyak atau beberapa adik dan seorang adik
juga dapat memiliki banyak atau beberapa kakak.
Gambar 2.14 Ilustrasi kardinalitas many to many
5. Normalisasi
Suatu file yang terdiri dari beberap grup elemen yang berulang-ulang perlu diorganisasikan kembali. Proses untuk mengorganisasikan file untuk menghilangkan grup elemen yang berulang-ulang tersebut disebut dengan
normalisasi (Jogiyanto, 1989).
Proses normalisasi merupakan tahap proses untuk mengubah tabel
menjadi struktur yang lebih sederhana dan lebih teratur. Normalisasi
digunakan untuk mengeliminasi berbagai anomali dari sebuah tabel untuk
mendapatkan tabel yang lebih baik. Berbagai anomali yang mungkin muncul,
antara lain : delete, insert, update, dan perulangan (looping). Dalam proses
1 M
normalisasi, field kunci (key) memegang peranan yang penting dalam pembuatan tabel yang berisi entitas dan relasinya. Proses normalisasi terdiri
dari beberapa langkah, yaitu :
a. Bentuk tidak normal (Unnormalized Form)
Bentuk tidak normal adalah suatu bentuk dimana semua data dikumpulkan
apa adanya tanpa mengikuti aturan-aturan tertentu. Ada kemungkinan
bahwa data yang dikumpulkan akan tidak lengkap dan terjadi duplikasi
data.
b. Bentuk normal pertama ( First Normal Form atau 1NF)
Bentuk normal pertama adalah suatu bentuk dimana setiap atribut data
yang dikumpulkan menjadi satu field yang sifatnya tidak akan berulang dan tiap field hanya memiliki satu pengertian atau bernilai tunggal.
c. Bentuk normal kedua (Second Normal Form atau 2NF)
Bentuk normal kedua adalah suatu bentuk yang memenuhi syarat-syarat
berikut ini :
i. Relasi sudah memenuhi kriteria sebagai bentuk normal pertama
(1NF)
ii. Semua field (atribut) yang bukan kunci tergantung (depends) secara fungsi pada kunci primer
d. Bentuk normal ketiga (Third Normal Form atau 3NF)
Bentuk normal ketiga merupakan suatu bentuk yang memenuhi
28
i. Relasi sudah memenuhi kriteria sebagai bentuk normal kedua
(2NF).
ii. Semua field (atribut) bukan kunci tidak memiliki hubungan tergantung transitif terhadap kunci primer. Dengan kata lain,
semua atribut bukan kunci harus tergantung secara menyeluruh
pada kunci primernya.
G. KAMUS DATA
Kamus data (data dictionary) adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi (Jogiyanto, 1989).
Kamus data merupakan sebuah daftar yang terorganisasi dari elemen data
berhubungan dengan sistem, dengan definisi tegar dan teliti sehingga pemakai dan
Notasi yang digunakan untuk mengembangkan dekripsi isi kamus data
digambarkan seperti dibawah ini (Pressman, 1997):
Tabel 2.1 Simbol atau notasi deskripsi isi kamus data
Konstruk data Notasi Arti
= disusun atas
berurutan + dan
pilihan [ | ] baik ini - atau
pengulangan { }n perulangan ke-n dari ( ) data opsional
* * komentar tidak dibatasi
Kamus data harus memberikan keterangan yang jelas mengenai data yang
dicatatnya. Oleh karena itu, kamus data memuat hal-hal di bawah ini :
1. name (nama arus data)
Name menunjukkan nama sebenarnya dari data atau item kontrol, penyimpanan data atau entitas eksternal (external entity). Nama dari arus data yang ada di DFD harus dicatat dalam kamus data sehingga orang yang
membaca DFD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus
data tertentu di DFD dapat langsung mencari dengan mudah dalam kamus
30
2. aliasi (alias)
Aliasi menunjukkan nama lain yang digunakan untuk entri pertama.
Aliasi dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. 3. where used atau how used
Where used atau how used suatu daftar dari proses yang menggunakan data atau item kontrol dan bagaimana data atau item kontrol itu digunakan.
Contohnya, input ke proses, output dari proses, sebagai suatu penyimpanan, sebagai suaru entitas eksternal.
4. content discription (deskripsi isi)
Content description merupakan suatu notasi untuk merepresentasikan isi. Deskripsi isi diperluas sampai semua item data komposit (objek data) telah direpresentasikan sebagai item elementary atau item yang tidak memerlukan ekspansi lagi atau sampai semua objek data direpresentasikan dalam bentuk
yang akan dikenali dan tidak ambigu lagi bagi semua pembaca.
5. supplementary information (informasi tambahan)
Supplementary information berisi informasi lain mengenai tipe data, harga per set (jika diketahui), barasan, dan lain-lain.
H. VISUAL BASIC 2005
Visual Basic 2005 merupakan nama popular dari Visual Basic yang sudah
paket SQL Server 2005 Express. Visual Basic 2005 didistribusikan secara gratis
untuk kepentingan pendidikan dan komersial (Kurniawan, 2006).
Visual Basic 2005 merupakan generasi penerus Visual Basic 6 dari
Microsoft. Aplikasi yang dibuat menggunakan Visual Basic dibangun dengan
service common language runtime. Oleh karena itu, aplikasi tersebut akan memiliki keunggulan-keunggulan dari .NET Framework. Visual Basic
terintegrasi penuh dengan .NET Framework dan common language runtime yang secara bersama-sama menyediakan interaksi dengan pemrograman lain, garbage collection, security yang baik dan dukungan versioning (Rickyanto, 2003).
Visual Basic menyediakan fasilitas untuk membangun beberapa tipe project
(Rickyanto, 2003) :
1. Aplikasi Windows
2. Class Library
3. Windows Control Library
4. Aplikasi Web ASP .NET 5. Web Service dengan ASP .NET 6. Aplikasi Konsol
7. Windows Service
8. dan nantinya dapat menghasilkan aplikasi untuk Smart Device, seperti pocket
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Dalam bab ini akan menguraikan analisis sistem yang sedang berjalan dan
perancangan sistem yang akan dibuat. Tahap analisis merupakan tahap yang
digunakan untuk menentukan hal-hal yang dibutuhkan untuk membangun suatu
perangkat lunak. Tahap ini dilakukan dengan mengenali identitas organisasi,
mengidentifikasi masalah yang dihadapi, dan menganalisis kebutuhan pengguna yang
sekiranya diperlukan oleh pengelola Padepokan Shanti Dharma. Sedangkan, tahap
perancangan sistem akan membahas mengenai model perancangan sistem yang akan
dibangun, meliputi perancangan proses, basis data, dan user interface.
A. IDENTITAS ORGANISASI
Padepokan Shanti Dharma merupakan suatu organisasi yang berada di
bawah naungan yayasan Kanisius. Untuk menjalankan kegiatan padepokan,
kepala Padepokan dibantu oleh pengurus atau pengelola Padepokan Shanti
Dharma dan pengurus kegiatan harian yang memiliki lima divisi, yaitu divisi
pengembangan, divisi rumah tangga, divisi laboratorium, divisi pembibitan, dan
Kepala : Romo J. Ageng Marwata, S.J.
Alamat : Wisma Albertus, Bendungan
Sidoangung, Godean, Sleman
Yogyakarta 55564
Contact person : Suster Magdala (085868639077), Padepokan (0274 - 798728)
Padepokan Shanti Dharma memiliki visi dan misi. Visinya adalah
menjadikan padepokan yang mandiri dan peduli serta menjadi tempat pelatihan
dan pengembangan sumber daya manusia yang dilandasi semangat yang
mendukung kemandirian dan menghargai kehidupan. Sedangkan, misinya adalah
Mengelola dan mengembangkan Padepokan melalui pelatihan, penelitian,
penyediaan sarana/prasarana yang memadai dan mengembangkan usaha-usaha
produktif yang mendukung kemandirian dan penghargaan terhadap kehidupan
terutama masyarakat menengah dan kecil.
Dengan visi dan misi tersebut, tujuan-tujuan Padepokan adalah
kemandirian dalam mengelola dan mengembangkan padepokan, kepedulian akan
meningkatnya kemandirian dan taraf kehidupan rakyat menengah dan kecil,
tersedianya sarana dan prasarana padepokan yang memadai, dan berkembangnya
penelitian dan usaha-usaha yang produktif. Sedangkan, keyakinan dasar
Padepokan adalah Padepokan yakin bahwa kehidupan itu suci karena itu perlu
34
kehidupannya dan oleh karena itu harus dikembangkan secara optimal,
kemandirian membeuat orang percaya diri dan mampu berelasi dengan orang lain
dalam kesetaraan, padepokan mampu mandiri dan mengembangkan diri, dan
kemampuan, keterampilan, kemandirian, dan kesetaraan akan mendukung orang
untuk peduli dan berbagi dengan sesama. Nilai dasar yang digunakan, antara lain :
kasih dan kepedulian terhadap sesama, integritas, kegigihan, dan kerendahan hati.
B. ANALISIS MASALAH
Dari struktur organisasi yang telah dibahas di atas, penulis hanya akan
fokus pada divisi pelatihan. Sedangkan, sistem yang akan dibangun khusus
menangani pendaftaran kegiatan pendidikan dan pelatihan (diklat) dan
pengelolaan data yang terkait dengan kegiatan tersebut. Sistem yang digunakan
oleh Padepokan Shanti Dharma saat ini untuk mengelola seluruh kegiatan
pendidikan dan pelatihan menggunakan teknologi manual (belum
terkomputerisasi). Padepokan telah memiliki beberapa komputer, tetapi belum
digunakan untuk mengelola kegiatan pendidikan dan pelatihan yang diadakan,
terutama untuk pendaftaran kegiatan pendidikan dan pelatihan.
Untuk pendaftaran pendidikan dan pelatihan (diklat), salah satu wakil
organisasi datang untuk memilih jenis diklat, menentukan waktu dan tempat, dan
memberikan uang muka atau sekaligus membayar lunas. Sedangkan, pihak Shanti
Dharma mencatatnya di selembar kertas pendaftaran. Bila banyak organisasi yang
memesan pendidikan dan pelatihan, maka akan banyak kertas juga yang
digunakan sehingga tidak efisien. Hal ini juga memiliki kemungkinan salah satu
kertas terselip sehingga perlu dilakukan konfirmasi ulang ke organisasi yang
bersangkutan dan mencatatnya kembali. Kejadian tersebut membuat data hilang
dan bila tidak diketahui data mana yang hilang, maka tidak dapat dilakukan
konfirmasi dan akan menimbulkan masalah dalam pelaksanaan kegiatan dan
36
dengan diklat. Untuk membuat laporan pun, pengelola masih melakukannya
secara manual sehingga mereka harus meneliti data satu per satu dan mengulang
laporan dari awal jika terjadi kesalahan.
Dari keterangan di atas, dapat dibuat gambaran skenario sistem yang
sedang berjalan saat ini di Padepokan Shanti Dharma. Penggambaran skenario ini
memiliki tujuan untuk menunjukan proses bisnis dari seluruh skateholders (pihak-pihak yang terkait dalam sistem) yang ada sehingga memudahkan dalam
memahami proses bisnis yang terjadi di Padepokan Shanti Dharma. Skenario
dapat membantu user atau pengguna untuk mengidentifikasi usecase yang dapat menggambarkan kebiasaan sistem dan mengklarifikasi kebutuhan user yang biasanya statis (Britton, C., Doake, J., 2001). Berikut ini gambaran skenario
kegiatan pendaftaran untuk sistem yang sedang berjalan di Padepokan Shanti
Dharma :
1. Hal yang dilakukan = Pesan Pendidikan dan Pelatihan
i. Actor (aktor) : Pendaftar
ii. Precondition (keadaan sebelumnya) : pendaftar datang ke sekretariat Padepokan Shanti Dharma.
iii. Events (kejadian)
Menanyakan materi apa saja yang disediakan oleh Padepokan Shanti
iv. Postcondition (keadaan sesudahnya) : Pendaftaran Pendidikan dan Pelatihan
2. Hal yang dilakukan = Pendaftaran Pendidikan dan Pelatihan
i. Actor (aktor) : Pengelola
ii. Precondition (keadaan sebelumnya) : mengambil form pendaftaran pendidikan dan pelatihan
iii. Event (kejadian)
Memasukkan data yang dibutuhkan untuk mendaftar, yaitu nama instansi,
tanggal pemakaian, jumlah peserta, deposit dan kekurangan.
iv. Postcondition (keadaan sesudahnya) : pelaporan, bayar nota 3. Hal yang dilakukan = Pesan Kamar
i. Actor (aktor) : Pendaftar
ii. Precondition (keadaan sebelumnya) : pendaftar datang ke sekretariat Padepokan Shanti Dharma atau pendaftaran pendidikan dan pelatihan.
iii. Events (kejadian)
Menanyakan kamar yang disediakan oleh Padepokan Shanti Dharma,
meliputi kapasitas dan biaya.
iv. Postcondition (keadaan sesudahnya) : Pemesanan Kamar 4. Hal yang dilakukan = Pemesanan Kamar
38
ii. Precondition (keadaan sebelumnya) : mengambil form pemesanan kamar
iii. Event (kejadian)
Memasukkan data yang dibutuhkan untuk mendaftar, yaitu nama
instansi, tanggal pemakaian, lama pemakaian, banyak pemakai, deposit
dan kekurangan.
iv. Postcondition (keadaan sesudahnya) : pelaporan, bayar nota 5. Hal yang dilakukan = Bayar Nota
i. Actor (aktor) : Pendaftar
ii. Precondition (keadaan sebelumnya) : pendaftaran pendidikan dan pelatihan atau pemesanan kamar.
iii. Events (kejadian)
Menanyakan cara pembayaran (dengan DP tau langsung lunas).
Pendaftar memberikan sejumlah uang untuk pembayaran.
iv. Postcondition (keadaan sesudahnya) : -
6. Hal yang dilakukan = Penentuan Jenis Program yang ditawarkan
i. Actor (aktor) : Admin (Kepala Divisi) ii. Precondition (keadaan sebelumnya) : - iii. Event (kejadian)
Menentukan subprogram dan materi yang bersangkutan dengan program
yang disepakati.
iv. Postcondition (keadaan sesudahnya) : Pencatatan data program pendidikan dan pelatihan
7. Hal yang dilakukan = Pencatatan Data Program Pendidikan dan
Pelatihan
i. Actor (aktor) : Admin (Kepala Divisi)
ii. Precondition (keadaan sebelumnya) : penentuan jenis program yang ditawarkan
iii. Event (kejadian)
Mengetik data-data program, subprogram, dan materi pendidikan dan
pelatihan di kertas.
iv. Postcondition (keadaan sesudahnya) : - 8. Hal yang dilakukan = Pelaporan
i. Actor (aktor) : Pengelola
ii. Precondition (keadaan sebelumnya) : pendaftaran atau pemesanan kamar
iii. Event (kejadian)
Menelpon kepala divisi dan memberitahukan terjadinya transaksi,
Menemui kepala divisi dan memberitahukan terjadinya transaksi,
40
iv. Postcondition (keadaan sesudahnya) : -
9. Hal yang dilakukan = Pesan Pendidikan dan Pelatihan yang akan
dibatalkan
i. Actor (aktor) : Pendaftar
ii. Precondition (keadaan sebelumnya) : pendaftar datang ke sekretariat Padepokan Shanti Dharma.
iii. Events (kejadian)
Pendaftar menunjukan nota pendaftaran yang memuat pesanan yang
akan dibatalkan.
iv. Postcondition (keadaan sesudahnya) : Pembatalan Pendidikan dan Pelatihan
10. Hal yang dilakukan = Pembatalan Pendidikan dan Pelatihan
i. Actor (aktor) : Pengelola
ii. Precondition (keadaan sebelumnya) : Pesan Pendidikan dan Pelatihan yang akan dibatalkan
iii. Event (kejadian)
Mencatat pembatalan yang dilakukan.
iv. Postcondition (keadaan sesudahnya) :
Pelaporan dan jika ada denda (dengan ketentuan pihak Shanti Dharma),
maka dilakukan pembayaran denda yang diakumulasikan dengan
