BOBOT RATING BOBOT X RATING
3.5 Analisis Masalah dan Kebutuhan Informasi
Dalam menjalankan strategi berdasarkan hasil analisis SWOT (lihat Tabel 3.1 dan Gambar 3.4), masalah yang sedang dihadapi oleh PT. Enseval Putera M egatrading untuk menjalankan strategi kedua dan ketiga adalah :
• Kondisi lapangan yang tidak menentu mempengaruhi jumlah kunjungan salesforce ke outlet.
Kunjungan salesforce dipengaruhi oleh banyak faktor luar seperti cuaca, kondisi lalu lintas, dan lain – lain. Apabila kondisi berada pada tahap yang buruk, akan mempengaruhi fisik dan psikis salesforce untuk melakukan kunjungan. Semakin sedikitnya kunjungan yang dilakukan oleh salesforce ke outlet akan mempengaruhi volume penjualan PT. Enseval Putera M egatrading. Hal ini juga mengurangi kesempatan untuk menawarkan produk kepada pelanggan terutama di saat stock outlet sudah berkurang karena beberapa pelanggan seperti apotik dan toko cenderung tidak menyimpan persediaan obat – obatan yang banyak.
• Beberapa jenis produk tidak laku di pasaran
Terdapat beberapa jenis produk yang tidak laku dalam banyaknya variasi produk yang ditawarkan kepada pelanggan di berbagai cabang PT Enseval Putera M egatrading. Hal ini mengakibatkan penetrasi beberapa kategori produk menjadi tidak optimal. Selain itu, jumlah data penjualan yang disimpan perusahaan sangat besar. Hal ini menyebabkan sangat sulit untuk mendapatkan informasi tentang hubungan antar produk yang telah dibeli pelanggan, karena membutuhkan waktu dan tenaga yang tidak sedikit. Informasi hubungan antar produk harus berdasarkan pada outlet dan jenis produk yang ditawarkan oleh prinsipal.
• Sengitnya persaingan pasar dalam memperebutkan market share pada lini produk yang sama.
Banyaknya variasi produk yang ditawarkan PT. Enseval Putera M egatrading mengalami persaingan dalam perebutan pelanggan dengan para pesaing. Setiap perusahaan menerapkan taktik dan strategi masing – masing dalam mempertahankan dan meningkatkan market share yang dimiliki. Hal ini menimbulkan tekanan dalam pasar untuk meningkatkan penjualannya dalam memperebutkan suatu market share. PT. Enseval Putera M egatrading yang juga merupakan perusahaan third-party logistics yang memberikan jasa distribusi kepada produk perusahaan lain / principal, tentunya harus mampu bersaing dalam merebut pelanggan untuk mempertahankan kredibilitas dari para principal agar terus menggunakan jasa distribusinya.
• Tidak sesuainya Term of Payment pelanggan dengan pelaksanaan.
Term of Payment (TOP) adalah perjanjian pembayaran yang dilakukan dengan pelanggan setiap kali memesan produk. Pelanggan akan mengajukan TOP yang diminta kepada bagian sales perusahaan. Staff sales perusahaan akan memberikan persetujuan TOP berdasarkan jumlah produk, jenis produk (produk yang baru diluncurkan/konsinyasi atau bukan). TOP dapat berupa Cash on Delivery (COD) atau kredit dengan jangka waktu tertentu. Jangka waktu TOP yang diberikan perusahaan terdiri dari : kredit 7 hari, 14 hari, 30 hari, 45 hari, ataupun 90 dan 120 hari untuk produk konsinyasi. Sedangkan untuk COD, pelanggan akan diberikan diskon khusus. Namun, seringkali dalam transaksi TOP telah ditentukan dengan COD dan diberikan diskon kepada pelanggan namun pelanggan tetap tidak
membayar langsung, sehingga mengurangi margin yang didapatkan perusahaan. Begitu pula dengan lama kredit yang diberikan perusahaan yang cenderung tidak tepat dipenuhi oleh pelanggan. Perusahaan kesulitan dalam menentukan batas kredit efektif yang diberikan kepada pelanggan, yaitu kredit 7 hari, 14 hari, 30 hari, 45 hari, ataupun 90 dan 120 hari untuk produk konsinyasi. Hal ini akan mempengaruhi lamanya piutang yang dimiliki perusahaan dan kelancaran arus kas perusahaan. Selain itu hal ini juga akan mengakibatkan turunnya rasio Receivable Turn Over (RTO) perusahaan. Rasio ini menggambarkan kualitas piutang usaha dan kesuksesan perusahaan dalam penagihan piutang yang dimiliki. Semakin tinggi rasio ini akan semakin baik kemampuan perusahaan dalam menagih piutang. Oleh karena itu, TOP merupakan faktor penting dalam menganalisis perilaku pembayaran pelanggan.
• Kecenderungan terlambatnya pembayaran pelanggan
Pelanggan cenderung menunda waktu pembayaran melewati Term of Payment yang telah ditetapkan, sehingga mengakibatkan tidak efektifnya kunjungan collector untuk menagih pembayaran. Selain itu, hal ini juga berdampak buruk terhadap kondisi keuangan perusahaan akibat banyaknya piutang yang belum tertagih, karena jumlah piutang yang belum tertagih dari pelanggan tersebut dapat memberikan profit bagi perusahaan berupa bunga dari bank apabila telah diterima oleh perusahaan tepat waktu. Hal ini tentunya merugikan keuangan perusahaan.
Dari masalah-masalah di atas, dapat diidentifikasi data-data yang dibutuhkan sebagai parameter yang akan digunakan dalam merancang model data mining seperti pada tabel 3.19 berikut :
Tabel 3.19 Identifikasi Data Parameter
Parameter Alasan
Cabang perusahaan Penjualan produk di setiap cabang berbeda-beda sehingga model data mining harus dapat melihat dari sisi dimensi cabang
Outlet Pelanggan pada setiap outlet dapat membeli jenis produk yang berbeda-beda
Prinsipal Jenis produk dari setiap prinsipal berbeda-beda Produk yang dibeli
pelanggan
M erupakan parameter utama untuk mengetahui produk yang dapat dikombinasikan
Term of Payment
Untuk mengetahui Term Of Payment yang biasa diberikan kepada pelanggan dan untuk menentukan Term Of Payment yang tepat bagi pelanggan.
Jenis pembayaran Untuk menentukan jenis pembayaran pelanggan
Status pembayaran Untuk mengetahui status keterlambatan pembayaran pelanggan
Tabel 3.20 merupakan penjabaran faktor-faktor kesuksesan, permasalahan, serta kebutuhan informasi untuk melaksanakan stategi tersebut.
Tabel 3.20 Analisis M asalah, CSF, dan Kebutuhan Informasi
S trategi Tujuan CS F Masalah Kebutuhan Informasi
Agresif dalam melakukan pemasaran dan menetapkan strategi harga, promosi untuk meningkatkan penjualan M eningkatkan profitabilitas pelanggan dalam penjualan produk dengan penawaran yang menarik sesuai dengan kebutuhan pelanggan Jumlah kunjungan salesforce ke outlet
Kondisi lapangan yang tidak menentu mempengaruhi jumlah kunjungan salesforce ke outlet
Informasi mengenai pola
pembelian pelanggan yang dapat mendukung kesempatan untuk melakukan cross-selling mengenai produk yang dapat dikombinasikan Variasi produk
yang ditawarkan
Beberapa jenis produk tidak laku di pasaran
Sengitnya persaingan pasar dalam memperebutkan market
share pada lini produk yang
sama
Informasi mengenai perbandingan volume penjualan dengan pesaing untuk meningkatkan market share M emperluas jangkauan pasar dengan meningkatkan kerjasama dengan pelanggan yang potensial M engakuisisi pelanggan yang potensial melalui pengelolaan pembayaran yang efektif dan optimal
Pemberian kredit dan diskon kepada pelanggan
Tidak sesuainya Term of
Payment pelanggan dengan
pelaksanaan
Informasi mengenai pola pembayaran pelanggan untuk dapat menentukan promosi atau diskon serta Term of Payment yang tepat berdasarkan kemampuan pelanggan Ketepatan pembayaran piutang pelanggan Kecenderungan terlambatnya pembayaran pelanggan
Informasi mengenai prediksi ketepatan waktu pembayaran pelanggan di masa yang akan datang