BAB II ANALISIS MEKANISME SURAT MASUK DAN SURAT
E. Analisis Mekanisme Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada
Mekanisme surat-surat masuk dan surat-surat keluar dalam sutau kantor/perusahaan dapat mempunyai pengaruh yang penting terhadap pekerjaan kantor. Oleh karena itu perlu diperhatikan cara-cara penanganan surat-surat yang baik sebelum pekerjaan kantor dimulai, sehingga penyampaian surat tersebut lebih efektif.
• Mekanisme Surat Masuk
Adapun mekanisme surat masuk yang baik dimulai dari: 1. Penerimaan Surat
Surat-surat dinas yang masuk diterima oleh petugas penerima surat di bagian sekretariat, baik surat yang datang melalui pos maupun melalui kurir dan lain-lain. Hal yang pertama sekali dilakukan adalah membaca sampul surat untuk memastikan bahwa surat itu benar-benar ditujukan kepada instansi atau kantor yang bersangkutan.
2. Pembukaan Surat
Semua surat yang masuk disortir oleh pegawai untuk menentukan dan mengelompokkan surat yang boleh dibuka dan yang tidak boleh dibuka (surat rahasia) dan surat-surat pribadi. Jika surat tidak jelas alamatnya bahkan tidak ada, maka amplop dijadikan satu dengan suratnya.
3. Pencatatan Waktu Penerimaan Surat
Setelah isi amplop dikeluarkan, maka surat-surat tersebut sebelum dicatat dalam buku agenda pertama-tama harus dilakukan pembubuhan sebuah cap atau
stempel untuk memberi tanggal masuk dan kode pengarsipannya. Pencatatan surat-surat masuk dilakukan setelah surat di stempel atau dicap.
4. Penyortiran Surat
Setelah surat distempel dengan stempel waktu penerimaan, memeriksa lampiran dan pencatatan dalam buku agenda, maka selanjutnya dilakukan penyortiran dengan membaca surat satu persatu.
5. Pendistribusian Surat
Bila semua surat telah dibaca, maka tahap selanjutnya adalah menyampaikan surat kepada yang bersangkutan seperti:
a. Penyampaian surat kepada pimpinan b. Penyampaian surat kepada bagian lain
Secara umum penyampaian surat antara suatu bagian disuatu kantor dilakukan dengan cara sebagai berikut:
• Dengan buku ekspedisi intern
Catat surat yang akan disampaikan ke bagian lain didalam buku ekspedisi intern. Pegawai/pesuruh akan mengantarkan surat dengan membawa buku tersebut. Setelah surat diserahkan, maka sipenerima harus memberi paraf dibuku tersebut. Kemudian buku dikembalikan kepada pegawai/pesuruh untuk diserahkan ke bagian sekretariat.
• Dengan tembusan
Bila tembusan surat harus disampaikan kepada pejabat lain dalam lingkungan kantor sendiri, nama-nama mereka biasanya dicantumkan disudut sebelah kiri bagian bawah surat. Nama penerima tembusan ini
• Dengan lembar disposisi
Disposisi adalah catatan-catatan yang dihubungkan kepada bagian lain yang mempunyai wewenang khusus dalam menentukan tindak lanjut surat tersebut. Lembar disposisi dilampirkan bersamaan dengan surat yang bersangkutan.
Demikianlah mekanisme surat masuk yang baik, berikut ini adalah mekanisme surat masuk pada Kantor Bappedasu :
1. Penerimaan Surat Masuk
Pertama kali surat yang masuk dibaca untuk memastikan bahwa surat-surat tersebut benar-benar ditujukan kepada Bappedasu. Kemudian menggarisbawahi kalimat / kata-kata yang penting. Surat masuk pertama kali diterima di Subbag Umum / Bagian Sekretariat.
2. Pemberian Lembar Disposisi dan Kartu Kendali
Surat yang masuk dibuka, kemudian dicatat dalam kartu kendali dan diberi lembar disposisi. Kartu kendali dan lembar disposisi terdiri dari 1 rangkap saja. Surat yang diterima tersebut diberi kartu kendali dan lembar disposisi dengan cara dihecter.
Contoh Kartu Kendali Surat Masuk BAD AN PER EN C AN AAN P EMBAN G U N AN D A ER AH SU MAT ER A U T AR A KAR T U SU R A T MASU K
Index Kode Nomor Urut
Isi Ringkas
Dari
Tanggal Surat Nomor Surat Lampiran :
Pengolah Tgl. Diteruskan Tanda Terima :
Catatan :
Contoh Lembar Disposisi
Indeks Kode Nomor Urut Tanggal Penyelesaian
Perihal Isi Ringkas
Asal Surat Tanggal Lampiran :
Diajukan / Instrukasi / Informasi
3. Penyortiran dan Pendistribusian Surat
Surat yang telah diberi lembar disposisi dan kartu kendali, kemudian didisposisikan kekasubbag umum yaitu Sekretaris. Sekretaris memberikan arah dan petunjuk kepada kepala untuk ditujukan ke masing-masing bidang kemana surat tersebut didistribusikan dan surat masuk tersebut dikembalikan lagi kepada subbag umum untuk dicatat didalam lembar pengantar / buku ekspedisi intern dan diserahkan ke masing-masing bidang sesuai dengan tujuan yang dimaksud / sesuai dengan disposisi yang diberikan oleh Kepala/Sekretaris.
Contoh Lembar Pengantar (Buku Ekspedisi Intern)
BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH PROVINSI SUMATERA UTARA
LEMBAR PENGANTAR Kepada Yth.
4. Meneruskan Surat Sesuai Perintah Sekretaris
Untuk surat yang disampaikan kepada pribadi maka surat tersebut langsung diberikan kepada yang bersangkutan tanpa dibuka/ditunda. Untuk surat yang disampaikan kepada pimpinan diserahkan dengan segera dan surat diletakkan dalam map dan disusun menurut kepentingannya.
Demikian mekanisme surat masuk pada kantor Bappedasu dan secara lebih ringkas lagi dapat diuraikan sesuai dengan bagan dibawah ini :
BAGAN SURAT MASUK PADA KANTOR BAPPEDASU
Surat Masuk Subbag
Umum
Sekretaris
Diarsip Kepala/Wakil Kepala Subbag Umum; surat
dicatat dilembar pengantar Dibagikan ke bidang-bidang Diproses ditiap Bidang
• Mekanisme Surat Keluar
Adapun langkah-langkah yang diperlukan dalam menyusun surat keluar yaitu : 1. Penyiapan Konsep
Dalam pembuatan konsep surat harus memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut :
a. Surat bersifat formal b. Objektif
c. Ringkas dan jelas maksudnya d. Sopan dan ramah dalam bahasanya e. Rapi dalam pengetikannya
2. Persetujuan Konsep
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam tahap ini yaitu :
a. Teliti lebih dahulu konsep surat sebelum sampai kepada pejabat yang berhak menandatangani untuk diminta persetujuannya.
b. Jika isi surat menyangkut lebih dari unit kerja, maka konsep terlebih dahulu harus diedarkan kepada pejabat dari unit yang bersangkutan.
c. Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep tesebut, maka pejabat yang berkepentingan atas konsep tersebut membubuhi parafnya.
3. Registrasi Penomoran
Setelah konsep disetujui oleh pejabat yang berwenang, selanjutnya surat harus diregister. Dalam hal ini registrasi memberi nomor / kode pada konsep biasanya ditentukan oleh kebijaksanaan perusahaan sesuai dengan kebutuhan masing-masing.
Setelah pemberian nomor surat, konsep surat tersebut lebih dahulu diteliti oleh Sekretaris atau bagian pengetikan untuk kemudian diketik. Organisasi atau kantor biasanya telah menetapkan bentuk yang dipergunakan dalam konsep suratnya.
5. Penandatanganan surat
Setelah surat selesai diketik, kemudian surat diserahkan kembali kepada pejabat yang bersangkutan untuk ditandatangani dan diberi stempel.
6. Pencatatan Surat Keluar
Setelah surat ditandatangani dan distempel, maka selanjutnya surat dicatat didalam buku agenda surat keluar.
7. Pengiriman Surat
Surat yang telah selesai dicatat dalam buku agenda surat keluar, kemudian diserahkan kepada petugas pengantar surat dan surat siap untuk dikirimkan ke tempat tujuan.
Demikianlah mekanisme penyusunan surat keluar yang baik, berikut ini adalah mekanisme penyusunan surat keluar pada Kantor Bappedasu :
1. Penyiapan Dan Persetujuan Konsep
Surat yang dikonsep dengan sebaik-baiknya, dibuat pada blanko konsep yang telah tersedia. Jika konsep surat tersebut telah disetujui, maka konsep surat tersebut diparaf oleh pejabat yang bersangkutan.
2. Pengetikan Konsep Surat
3. Pemberian Nomor Surat
Surat yang telah disetujui akan diberi nomor oleh pihak yang berwenang yaitu subbag umum. Penomoran surat dibuat sesuai dengan singkatan dari jenis surat yang dikeluarkan sehingga memudahkan pemantauan jumlah surat yang digunakan pada Bappedasu.
Contoh Kartu Kendali Surat Keluar
BAD AN PER EN C AN AAN P EMBAN G U N AN D A ER AH SU MAT ER A U T AR A K A RT U S URA T K E LUA R
Index Kode. Nomor Urut.
Isi Ringkas :
Kepada :
Pengolah : Tgl. Surat : Lampiran :
Catatan :
4. Penandatanganan / Pemberian Stempel
Surat yang telah diberi nomor disubbag umum akan ditandatangani oleh pejabat yang bersangkutan dan diberi stempel organisasi sehingga surat tersebut sah.
5. Pencatatan Surat
Setelah surat distempel, surat akan dicatat didalam buku ekspedisi extern oleh subbag umum.
Contoh Buku Ekspedisi extern
6. Pengiriman Surat
Kemudian surat dikembalikan ke masing-masing bidang untuk dikirim oleh kurir / pegawai dengan cara diantar langsung ke alamat tujuan..
Demikian mekanisme surat keluar pada kantor Bappedasu dan secara lebih ringkas lagi dapat diuraikan sesuai dengan bagan dibawah ini :
BAGAN SURAT KELUAR PADA KANTOR BAPPEDASU
F. Prosedur Pengarsipan Surat dan Pemusnahan Arsip Pada Kantor Badan