UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM DIPLOMA III MEDAN
Diajukan oleh :
K
GUNA MEMENUHI SALAH SATU SYARAT UNTUK MENYELESAIKAN PENDIDIKAN PADA PROGRAM DIPLOMA III FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM DIPLOMA III MEDAN
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI MINOR
NAMA : SUPRI ANGGI
NIM : 052103019
JURUSAN : KESEKRETARIATAN
JUDUL SKRIPSI MINOR : ANALISIS MEKANISME SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KANTOR BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH SUMATERA UTARA
(BAPPEDASU)
Tanggal : 26 Mei 2008
Dosen Pembimbing
(Dra. Lisa Marlina, MSi)
NIP. 131 460 767
Tanggal : 26 Mei 2008
Ketua Jurusan
(Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi)
NIP. 132 010 480
Tanggal : 26 Mei 2008
Dekan
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah
memberikan rahmat dan karunianya kepada penulis, sehingga penulis dapat
menyelesaikan Skripsi Minor ini dengan baik.
Adapun tujuan penulisan Skripsi minor ini adalah untuk memenuhi salah
satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya pada Fakultas Ekonomi Program
Diploma III Universitas Sumatera Utara. Adapun judul Skripsi Minor yang dipilih
penulis adalah “Mekanisme Pengagendaan Surat Masuk Dan Surat Keluar
Pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara”. Sebagai manusia yang tidak luput dari kesalahan, penulis menyadari
sepenuhnya bahwa penulisan Skripsi Minor ini masih memiliki kelemahan dan
kesalahan yang jauh dari sempurna. Oleh karena itu apabila banyak terdapat
kekurangan penulis mohon maaf yang sebesar-besarnya dan penulis dengan
rendah hati menerima kritik dan saran yang membangun dan berguna bagi
kesempurnaan Skripsi Minor ini.
Dalam Penyusunan Skripsi Minor ini penulis dibantu oleh berbagai pihak.
Untuk itu dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan banyak terima
kasih kepada semua pihak yang telah turut membantu / berpartisipasi atas
terselesaikannya Skripsi Minor ini dan dalam kesempatan ini penulis juga ingin
mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc. Selaku Dekan Fakultas Ekonomi
3. Ibu Dra. Lisa Marlina, MSi. Selaku Dosen Pembimbing dalam
menyelesaikan Skripsi Minor ini.
4. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA. Selaku Sekretaris Jurusan
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
5. Bapak Drs. Mhd. Simba Sembiring. Selaku Kasubbag Akademik
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
6. Seluruh Dosen pengajar dan Staf pegawai Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
7. Bapak Kepala BAPPEDASU dan Wakil Kepala BAPPEDASU beserta
seluruh staf dan pegawai BAPPEDASU terutama Ayah (Bapak Amiruddin Ambarita), Pak Bahri dan Pak Paino.
8. Yang paling teristimewa kepada Ayah dan Ibu penulis yang tercinta,
yang telah berusaha keras untuk membiayai kuliah penulis, memberikan
bantuan, doa dan semangat kepada penulis dalam penyusunan Skripsi
Minor ini. Penulis ucapkan terima kasih yang tiada terbatas semoga Ayah
dan Ibu selalu dalam lindungan dan rahmat allah SWT.
9. Penulis ucapkan banyak terima kasih kepada adik-adikku Riska, Triwan,
Nanang tersayang dan sepupuku (Ervi) yang telah memberikan bantuan
baik moril maupun materil kepada penulis semoga menjadi anak
sholeh/sholehah dan dapat berguna bagi seluruh ummat.
10.Semua teman-teman yang telah membantu dalam penyusunan Skripsi
Minor terutama Bu’Echa (Erna) dan Anak Kecil (Lia) yang menjadi
yang sedikit keras kepala tapi menyenangkan, Makibo (Nany) yang aga’
lemot dan Kincit (Tari) yang tomboy tapi selalu ngangenin, Inyonk
(Rara) jangan lupa ma temen ya, Kopek (Cris) dan Ndi (Fedi) yang selalu menjadi teman berbagi, dan teman-teman yang tidak dapat
disebutkan namanya satu persatu disini.
11.Buat A’Rico yang paling special (zhe shi wo gei nin de liwu), yang selalu
membuat aku menjadi lebih sabar dalam menghadapi segala hal. Thank’s
for all your support every day,your attention for me and always hold me
closed.
12.Seluruh temen-teman Jurusan Kesekretariatan Stambuk 2005 : Runi,
Weni, Pizza, Kiki, Indri, Anggi dan teman-teman lainnya yang tidak dapat
penulis sebutkan satu persatu.
Semoga seluruh kebaikan yang mereka berikan mendapat balasan dari
Allah SWT. Akhir kata, penulis berharap semoga segala hal yang telah dipelajari
dan didapatkan selama dalam penyusunan Skripsi Minor ini dapat berguna dan
dimanfaatkan dengan sebaiknya. Amin.
Medan, 26 Mei 2008
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Perumusan Masalah ... 4
C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian ... 4
D. Metodologi Penelitian ... 5
BAB II ANALISIS MEKANISME SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KANTOR BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH SUMATERA UTARA (BAPPEDASU) ... 7
A. Profil Perusahaan ... 7
1. Sejarah Singkat Berdirinya BAPPEDASU ... 7
2. Struktur Organisasi, Job Description BAPPEDASU... 11
3. Tugas, Fungsi, Logo dan makna BAPPEDASU ... 24
B. Pengertian dan Fungsi Surat... 28
C. Jenis-Jenis Surat ... 30
D. Bagian-Bagian Surat ... 37
E. Analisis Mekanisme Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor BAPPEDASU ... 42
BAB III ANALISA DAN EVALUASI ... 57
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 61
A. Kesimpulan ... 61
B. Saran ... 62
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Surat merupakan sarana yang dapat memberikan informasi secara panjang
lebar, jelas, terperinci, dapat dipertangggung jawabkan dan sebagai dokumen
penting yang sewaktu-waktu dapat dijadikan bukti tertulis. Bagi
perusahaan/kantor surat merupakan citra, cermin, mentalitas jiwa serta penunjuk
kondisi intern perusahaan/kantor yang bersangkutan. Oleh karena itu pembuatan
surat harus dilakukan dengan hati-hati sehingga citra yang baik dari
perusahaan/kantor dapat tercermin lewat surat tersebut.
Kegiatan pengurusan surat termasuk suatu kegiatan penting yang harus
dilakukan oleh suatu perusahaan/kantor. Pengurusan surat masuk mempunyai
pengaruh yang sangat penting terhadap pekerjaan kantor karena diperlukan suatu
ketelitian : mulai dari pembukuan surat sampai pendistribusian surat. Begitu juga
dengan surat keluar sangat penting pengaruhnya terhadap perusahaan/kantor
karena surat keluar merupakan data perusahaan/kantor yang dapat memberikan
reputasi yang baik kepada perusahaan/kantor bila surat itu sampai tepat pada
waktunya. Kecermatan dan ketepatan waktu merupakan keharusan yang paling
utama dalam pengelolaan surat dan dokumen kantor.
Mengelola surat dalam suatu kantor merupakan kegiatan yang sangat
penting. Pengelolaan surat-surat dalam suatu kantor bukanlah aktifitas yang
sederhana, tetapi membutuhka suatu pengetahuan dan keterampilan yang cukup
yang keluar biasanya dibuatkan buku agenda sendiri-sendiri, jadi suatu
organisasi biasanya mempunyai buku agenda surat keluar dan buku agenda surat
masuk yang biasanya berisi tentang sistem kearsipan pola baru.
Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara
(Bappedasu) sebagai objek penelitian adalah suatu instansi pemerintah yang
mempunyai tugas membantu Gubernur Sumatera Utara dalam bidang
Perencanaan Pembangunan daerah Sumatera Utara. Dimana proses pengelolaan
surat masuk dan surat keluar pada kantor Bappedasu berada pada Bagian
Sekretariat.
Bagian Sekretariat setiap harinya menerima 20-25 surat masuk dengan
jenis yang berbeda, baik berupa surat dinas, brosur, surat keputusan dan surat
edaran. Dimana dalam 3 tahun terakhir (2005-2007) jumlah surat masuk ke
Bappedasu semakin meningkat. Dengan jumlah surat masuk tahun 2005 = 3039,
tahun 2006 = 3960 ,dan tahun 2007 = 5901. Sedangkan jumlah surat keluar setiap
harinya 10-15 surat, dimana dalam 3 tahun terakhir (2005-2007) jumlah surat
keluar pada Bappedasu juga meningkat. Pada tahun 2005 jumlah surat keluar =
1056, tahun 2006= 1848, dan tahun 2007 = 2376. Berjalan atau tidaknya proses
pekerjaan kantor Bappedasu tergantung pada keefektifan surat-surat masuk
tersebut sampai pada bidang-bidang dan surat-surat keluar yang dikirim kepada
pihak yang bersangkutan. Dengan melihat peningkatan jumlah surat masuk dan
surat keluar dalam setiap tahunnya, maka pada bidang sekretariat dituntut untuk
bekerja lebih cermat agar surat-surat yang masuk dan keluar dapat sampai ke
Namun tidak jarang surat-surat masuk dari bagian Sekretariat terlambat
sampai ke bidang-bidang sehingga banyak surat-surat langsung diambil oleh Staf
Bidang yang akan menangani surat tersebut. Begitu juga dengan surat keluar,
apabila terlambat sampai pada pihak yang bersangkutan maka akan menghambat
semua pekerjaan yang telah direncanakan. Hal ini disebabkan oleh kesibukan
Kepala Bappedasu dalam mendisposisi surat karena sedang dinas keluar / berada
diluar kota (Sumber : Bagian Sekretariat Bappedasu). Tidak hanya persoalan itu
saja yang timbul dalam proses surat masuk dan surat keluar pada kantor
Bappedasu, ketidaktelitian Staf Sekretariat dalam memproses surat juga
menimbulkan masalah karena surat dapat masuk berulang kali kepada
Sekretaris. Oleh sebab itu dalam menangani surat-surat masuk dan surat-surat
keluar yang berasal dari perusahaan diperlukan suatu “ANALISIS
MEKANISME SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR”, sehingga dalam hal ini perlu dilakukan penelitian di Kantor Badan Perencanaan Pembangunan
B. Perumusan Masalah
Setelah melihat kurangnya kemampuan pegawai dalam menangani
surat-surat masuk dan surat-surat-surat-surat keluar, maka penulis menemukan suatu masalah yaitu
“Apakah mekanisme surat masuk dan surat keluar yang dilakukan Badan
Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BAPPEDASU) cukup
efektif”.
C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian Tujuan Penelitian
Sudah sewajarnya setiap usaha yang dilakukan memiliki suatu tujuan
sebagai titik akhir dari usaha tersebut. Berdasarkan uraian diatas penulis dapat
mengemukakan bahwa tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui dan
menganalisis keefektifan mekanisme surat masuk dan surat keluar yang
ditetapkan didalam instansi tersebut.
Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :
1. Bagi peneliti, dengan adanya penelitian ini penulis mendapat masukan
mengenai penanganan surat masuk dan surat keluar yang ada pada Kantor
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara.
2. Bagi perusahaan, penelitian ini dapat dipergunakan sebagai bahan masukan
dan pertimbangan antara teori dan kenyataannya.
3. Bagi pihak lain, dalam hal ini penelitian dapat dipergunakan oleh masyarakat
D. Metodologi Penelitian 1. Lokasi Penelitian
Penulis mengadakan penelitian pada instansi pemerintah : Badan
Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BAPPEDASU), Jl. P.
Diponegoro No. 21 A Medan.
2. Jenis dan Sumber Data a. Data Primer
Data primer adalah data yang bersumber dari wawancara langsung
dengan bagian kesekretariatan yang mengurusi masalah surat masuk
dan surat keluar pada kantor Bappedasu.
b. Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang diambil dari instansi tersebut dalam
bentuk struktur organisasi, job description, contoh lembar pengantar,
yang hasilnya dapat membantu penulis dalam mengolah data yang
telah dikumpulkan dari instansi tersebut.
3. Teknik Pengumpulan Data a. Quesioner
Quesioner adalah teknik pengumpulan data dengan jalan membuat /
mengajukan daftar pertanyaan guna memperoleh keterangan mengenai
objek yang diteliti.
b. Study Dokumentasi
Study dokumentasi adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan
dengan menganalisis dokumen-dokumen yang berkaitan dengan objek
4. Metode Analisis
Dengan penganalisaan tersebut, maka penulis akan menggunakan Metode
Deskriptif.
• Metode Deskriptif adalah suatu proses/cara menganalisis, menafsirkan,
mengklasifikasikan dan menginterprestasikan data sehingga data dapat
memberikan gambaran umum yang jelas mengenai fakta yang
BAB II
ANALISIS MEKANISME SURAT MASUK DAN SURAT
KELUAR PADA KANTOR BADAN PERENCANAAN
PEMBANGUNAN DAERAH SUMATERA UTARA
A. PROFIL PERUSAHAAN
1. Sejarah Singkat Berdirinya BAPPEDASU Periode BAKOPDA
Setelah pemerintah orde lama digantikan oleh pemerintah orde baru yang
secara konkrit berusaha meningkatkan pembangunan daerah agar kesejahteraan
rakyat lebih diutamakan sesuai dengan amanat penderitaan rakyat, maka
pemerintah melihat pentingnya suatu lembaga yang dapat menyusun
program-program pembangunan yang menyeluruh dengan menitik beratkan pembangunan
terutama pembangunan prasarana umum seperti membuat jalan, jembatan, dan
prasarana pertanian rakyat untuk menyusun program-program pembangunan
nasional dibentuk Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (BAPPENAS) di
pusat, BAPPEDA Tingkat I penyusun suplemen perencanaan Nasional ditingkat
provinsi dan BAPPEDA Tingkat II penyusun komplementer di tingkat
Kabupaten/Kotamadya.
Pada tahun 1963 di Sumatera Utara di bentuk suatu Badan Koordinasi
Pembangunan Sumatera Utara (BKPDSU) yang langsung diketuai Gubernur
Kepala Daerah Tingkat I Sumatera Utara dan Sekretaris Residen P.R Telaubanua
yang merupakan badan yang mengkoordinir pembangunan di daerah yang
selanjutnya diganti menjadi BAKOPDASU (Badan Koordinasi Pembangunan
Ketua Harian Residen P. R Telaubanua dan Sekretaris Sutan Sitompul, kemudian
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BAKODASU) yang
merupakan badan pertama kali mengkoordinir Perencanaan Pembangunan di
Daerah Sumatera Utara dengan ketua oleh Ir. M. Sipahutar dan Sekretaris oleh
Netap Bukit. Pada periode ini telah disusun draft Repelita I Provinsi Sumatera
Utara.
BAKODASU berperan sebagai lembaga yang pertama menangani masalah-masalah yang menyangkut Program Pembangunan di daerah dari tahun
1969 sampai pada tahun 1974 (PELITA I). Pada periode ini telah diberlakukan
Inpres Tingkat I yang menyangkut Program Pembangunan Jalan dan Jembatan di
Daerah Tingkat II se Sumatera Utara.
Periode Keppres No. 15 Tahun 1974
Dengan terbitnya Keputusan Presiden RI No. 15 Tahun 1974 tentang
pembentukan Badan Perencanaan Pembangunan Daerah disusul dengan
Keputusan Menteri Dalam Negeri No. 142 Tahun 1974 tentang susunan
organisasi dan tata kerja BAPPEDA, maka melalui keputusan Gubernur KDH
Tingkat I Sumatera Utara No. 43/XXIV/GSU tanggal 18 November 1974
ditetapkan pembentukan Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera
Utara (BAPPEDASU). Ketua BAPPEDASU yang pertama adalah Bapak Prof.
DR. H. S. Hadibroto, MA yang juga merangkap sebagai kepala Biro
Pembangunan.
bagian-bagian yang telah dapat dilaksanakan tugasnya antara lain dalam
penyusunan Repelita II Sumatera Utara, penyusun RAPBN setiap tahunnya
dengan bekerja sama dengan Biro Keuangan dan Pembangunan. Fungsi
Perencanaan Pembangunan Daerah baru diatur di DaerahTingkat I, sedangkan
penyusun Rencana Pembangunan Daerah Tingkat II belum diatur, walaupun
kepentingannya telah dirasakan. Oleh karena itu Daerah Tingkat II melalui
keputusan Kepala Daerah yang bersangkutan telah membentuk Badan
Perencanaan Pembangunan Daerah Tingkat II seperti Deli Serdang, Labuhan
Batu, Simalungun, Langkat dan Asahan. Namun demikian pembentukan
BAPPEDA Tingkat II ini belum mempunyai dasar hukum yang kuat sebagaimana
pembentukan BAPPEDA Tingkat I.
Periode Keppres No. 27 Tahun 1980
Keputusan Presiden RI No. 27 Tahun 1980 tentang pembentukan Badan
Perencanaan Pembangunan Daerah dilatarbelakangi oleh beberapa pertimbangan
yaitu dalam rangka usaha peningkatan keserasian Pembangunan di Daerah antara
Pembangunan sektoral dan pembangunan daerah menjadi perkembangan,
keseimbangan dan berkesinambungan pembangunan di daerah yang lebih
menyeluruh, terarah dan terpadu sehingga diperlukan peninjauan kembali Keppres
No. 15 Tahun 1974. Selanjutnya atas dasar Keppres No. 27 Tahun 1980 ini,
Menteri Dalam Negeri dengan keputusan No. 185 Tahun 1980 menetapkan
Pedoman Organisasi dan Tata Kerja Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
Sesuai dengan ketentuan dalam keputusan Menteri Dalam Negeri No. 185
Tahun 1980 tersebut, pembentukan BAPPEDA Tingkat I Sumatera Utara telah
ditetapkan dengan peraturan Daerah Provinsi Daerah Tingkat I Sumatera Utara
(PERDASU) No. 2 Tahun 1981, tentang susunan Organisasi dan Tata Kerja
Badan Perencanan Pembangunan Daerah Tingkat I Sumatera Utara disahkan
Menteri Dalam Negeri dengan No. 061. 134. 2281 tanggal 20 April Tahun 1981.
Susunan Organisasi BAPPEDA Tingkat I Sumatera Utara pada periode tersebut
berdasarkan kepala PERDASU No. 2 Tahun 1981.
Periode Kepmendagri & Otonomi Daerah No. 50 Tahun 2000
Sesuai era reformasi dan otonomi Daerah yang mengacu kepada UU No.
22 Tahun 1999 tentang pemerintahan daerah dan Keputusan Menteri Dalam
Negeri dan OTDA No. 50 Tahun 2000 tentang pedoman Organisasi dan Tata
Kerja perangkat Daerah Provinsi Sumatera Utara maka ditetapkanlah Peraturan
Daerah Provinsi Sumatera Utara, tugas pokok dan fungsi pembentukan
BAPPEDA Provinsi Sumatera Utara disahkan dengan Keputusan Gubernur
Sumatera Utara No. 061. 1 – 433. K/Tahun 2002.
Dengan terbitnya Keputusan Gubernur Sumatera Utara No. 061. 1 – 433.
K/Tahun 2002 tanggal 18 Juni 2002. Tugas, fungsi dan tata kerja BAPPEDASU
telah berubah, perubahan susunan Organisasi dan Tata Kerja BAPPEDA Tingkat I
Sumatera Utara antara Lain: BAPPEDA Tingkat I dipimpin oleh Ketua dan Wakil
Ketua berubah menjadi BAPPEDA Provinsi Sumatera Utara dipimpin oleh
2. Struktur Organisasi dan Job Description BAPPEDASU Struktur Organisasi BAPPEDASU
BAPPEDA adalah instansi pemerintah yang bertugas untuk membantu
Gubernur Kepala Daerah Sumatera Utara dalam menentukan kebijaksanaan
dibidang Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara serta penilaian atas
pelaksanaannya. Badan ini berada dan baertanggung jawab kepada Gubernur
Kepala Daerah Sumatera Utara melalui Sekretaris Daerah sesuai dengan Perda
No. 4 Tahun 2001 dan Keputusan Gubernur Sumatera Utara No. 061. 1 – 433 K
Tahun 2002 dan SK Gubernur Sumatera Uatara No. 061 – 433 K Tahun 1980.
Untuk melaksanakan tugas-tugas diatas maka diperlukan sistem organisasi dan
manajemen yang sangat mantap.
Struktur Organisasi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera
Utara (BAPPEDASU) terdiri dari:
a. Kepala
b. Wakil Kepala
c. Sekretariat, terdiri dari:
1. Sub Bagian Umum
2. Sub Bagian Keuangan
3. Sub Bagian Organisasi dan Hukum
4. Sub Bagian Kepegawaian
d. Bidang Perencanaan Ekonomi dan Keuangan, terdiri dari:
1. Sub Bidang Pertanian.
2. Sub Bidang Keuangan, Pembangunan Dunia Usaha dan Pariwisata.
4. Sub Bidang Industri, Sumber Daya Alam dan Kelautan.
e. Bidang Perencanaan Sumber Daya Manusia dan Sosial Budaya, terdiri dari:
1. Sub Bidang Kependudukan, Tenaga Kerja dan Pemberdayaan Perempuan.
2. Sub Bidang Pemerintahan, Hukum dan Komunikasi.
3. Sub Bidang Pendidikan, Mental Spiritual dan Budaya.
4. Sub Bidang Kesehatan dan Kesejahteraan Masyarakat.
f. Bidang Perencanaan Sarana dan Prasarana, terdiri dari:
1. Sub Bidang Perhubungan.
2. Sub Bidang Tata Ruang dan Lingkungan Hidup.
3. Sub Bidang Pengairan dan Sumber Daya Air.
4. Sub Bidang Pengembangan Wilayah pembangunan.
g. Bidang Perencanaan Kerjasama Pembangunan & Pengembangan Teknologi,
terdiri dari:
1. Sub Bidang Kerjasama Luar Negeri
2. Sub Bidang Kerjasama Antar Daerah dan Lembaga Masyarakat
3. Sub Bidang Teknologi dan Informasi
h. Bidang Pengendalian, Evaluasi dan Monitoring, terdiri dari:
1. Sub Bidang Pengumpulan Data Statistik
2. Sub Bidang Evaluasi
3. Sub Bidang Informasi
Job Description BAPPEDASU
Kepala Badan
1. Kepala badan Perencanaan Pembangunan Daerah, mempunyai tugas
membantu Gubernur dalam bidang Perencanaan Pembangunan Daerah.
2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Kepala
Badan menyelenggaarakan fungsi:
a. Pengkoordinasian Penyusunan Program Pembangunan Daerah
(PROPEDA). Rencana Strategis, Rencana Pembangunan Tahunan Daerah
(REPETADA) dan Anggaran Belanja Pembangunan dan pembuatan
kajian / studi pembangunan yang relevan, sesuai ketentuan dan standard
yang ditetapkan.
b. Penyelenggaraan kerjasama dan Koordinasi Perencanaan Pembangunan
dengan Daerah Kabupaten / Kota serta koordinasi dan kerjasama
perencanaan dengan pihak lainnya, sesuai ketentuan standar yang
ditetapkan.
c. Pelaksanaan Evaluasi terhadap pelaksanaan Program Pembangunan
Daerah, untuk penyiapan bahan dan konsep kebijakan pelaksanaan
program selanjutnya, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
d. Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi program dan Proyek Anggaran
Pendapatan Belanja Negara (APBN), sesuai ketentuan dan standar yang
ditetapkan.
e. Penyusunan konsep kebijakan Gubernur tentang standar / ketentuan
Teknis Perencanaan dan kebijakan Perencanaan lainnya serta
f. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur dan Sekretaris
Daerah, sesuai bidang tugas, dan fungsinya.
g. Pemberian masukan yang perlu kepala Gubernur dan Sekretaris Daerah,
sesuai bidang tugas dan fungsinya.
h. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya
kepala Gubernur melalui Sekretaris Daerah, sesuai standar yang
ditetapkan.
3. Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pada.ayat (1)
dan (2), maka Kepala Badan dibantu oleh:
a. Wakil Kepala Badan
b. Sekretaris Badan
c. Kepala Bidang Perencanaan Ekonomi dan Keuangan.
d. Kepala Bidang Perencanaan Sumber Daya Manusia dan Sosial Budaya.
e. Kepala Bidang Perencanaan Sarana dan Prasarana.
f. Kepala Bidang Perencanaan Kerjasama Pembangunan dan Pengembangan
Teknologi.
g. Kepala Bidang Perencanaan Pengendalian, Evaluasi dan Monitoring.
Wakil Kepala Badan
1. Wakil Kepala Badan mempunyai tugas membantu Kepala Badan dalam
melaksanakan tugas dan fungsi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat 1, Wakil Kepala
a. Pengkoordinasian penyempurnaan, penyusunan dan penerapan standar
pelaksanaan Kewenangan Daerah Kabupaten / Kota dibidang perencanaan,
dan standar pelaksanaan tugas-tugas Badan, perencanaan kegiatan serta
kebutuhan peningkatan kapasitas personil, kinerja, disiplin pegawai dan
sistem kerja.
b. Pengkoordinasian pelaksanaan evaluasi pembangunan dari masing-masing
Bidang pada Badan, pengkoordinasian pengumpulan data-data
pembangunan dan pengkoordinasian penyusunan laporan, sesuai ketentuan
dan standard yang ditetapkan.
c. Pelaksanaan tugas dan funsi Kepala Badan, apabila Kepala Badan
berhalangan , sesuai standard prosedur yang ditetapkan.
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan olek Kepala Badan, sesuai bidang
tugas dan fungsinya.
e. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Badan, sesuai bidang tugas
dan fungsinya.
f. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya
kepada Kepala Badan, sesuai standard yang ditetapkan.
Sekretaris Badan
1. Sekretaris Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, mempunyai tugas
Kepala Badan di Bidang Umum, Keuangan, Kepegawaian, Organisasi dan
2. Untuk pelaksanaan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat 1 pasal ini,
Sekretaris Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, menyelenggarakan
fungsi:
a. Perencanaan kebutuhan Internal dan kegiatan administrasi Badan
Perencanaan Pembangunan daerah, serta pengelolaan dan pengendalian
penggunaannya. Perencanaan, pengelolaan dan pengurusan
pertanggungjawaban keuangan dan pengajuan usul Pimpinan Proyek serta
Bendaharawan Proyek pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah,
sesuai ketentuan standar yang ditetapkan.
b. Perencanaan pengelolaan dan pendayagunaan kepegawaian, sesuai
ketentuan dan standar yang ditetapkan
c. Perencanaan dan peningkatan system kerja serta pengelolaan produk
Hukum Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, sesuai ketentuan dan
standar yang ditetapkan
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan dan Wakil
Kepala Badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
e. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya
kepala Badan melalui Wakil Kepala Badan, sesuai standar yang
ditetapkan.
3. Untuk melaksanakan tugas dan fungsinya sebagaimana dimaksud pada ayat 1
dan 2, sekretaris Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dibantu oleh:
a. Kepala Sub Bagian Umum
c. Kepala sub Bagian Kepegawaian
d. Kepala Sub Bagian Organisasi dan Hukum
Kepala Bidang Perencanaan Ekonomi dan Keuangan
1. Kepala Bidang Perencanaan Ekonomi dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Kepala Badan di Bidang Perencanaan Ekonomi, Keuangan dan
Industri.
2. Untuk melaksanakan tugas dimaksud pada ayat (1), Kepala Bidang
Perencanaan Ekonomi dan Keuangan menyelanggarakan fungsi:
a. Pengkoordinasian penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan
Perencanaan dan Peningkatan Kapasitas Perencanaan serta program
pembangunan jangka menengah dan tahunan dibidang Pertanian,
Perkebunan, Peternakan, Perikanan, Kehutanan, Keuangan,
Pengembangan Dunia Usaha, Pariwisata, Perdagangan, Koperasi, Jasa,
Industri, Sumber daya Alam dan Kelautan, Sosialisasi, Evaluasi, dan
melakukan kajian dan studi pembangunan serta pengendalian atas
pelaksanaannya.
b. Pelaksanaan evaluasi hasil-hasil Pembangunan Daerah di bidang Ekonomi
dan Keuangan, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
c. Pelasanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan dan Wakil
Kepala Badan, sesuai tugas dan fungsinya.
d. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Badan dan Wakil Kepala
e. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya
kepada Kepala Badan melalui Wakil Kepala Badan, sesuai ketentuan dan
standard yang ditetapkan.
3. Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dan ayat (2), Kepala Bidang Perencanaan Ekonomi dan Keuangan dibantu
oleh:
a. Kepala Sub Bidang Pertanian,
b. Kepala Sub Bidang Keuangan, Pengembangan Dunia Usaha dan
Pariwisata,
c. Kepala Sub Bidang Perdagangan, Koperasi dan Jasa,
d. Kepala Sub Bidang Indutri, Sumber Daya Alam dan Kelautan.
Kepala Bidang Perencanaan Sumber Daya Manusia dan Sosial Budaya 1. Kepala Bidang Perencanaan Sumber Daya Manusia dan Sosial Budaya
mempunyai tugas membantu Kepala Badan dibidang Perencanaan Sumber
Daya Manusia dan Sosial Budaya.
2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan (2),
kepala Bidang Perencanaan Sumber Daya Manusia dan Sosial Budaya
menyelanggarakan fungsi:
a. Pengkoordinasian penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan
Perencanaan dan Peningkatan Kapasitas Perencanaan di Bidang
Kependudukan, Tenaga Kerja, Pemberdayaan Perempuan, Pemerintahan
Spritual dan Budaya, Kesehatan dan Kesejahteraan Masyarakat serta
Sosialisasi, Evaluasi dan Pengendalian atas pelaksanaannya.
b. Pengkoordinasian perumusan rencana pembangunan jangka menengah dan
tahunan serta melakukan kajian dan studi pembangunan di bidang
Kependudukan, Tenaga Kerja, Pemberdayaan Perempuan, Pemerintahan
Umum, Informasi, dan Komunikasi, Pendidikan Pembinaan Mental
Spritual dan Budaya, Kesehatan dan Kesejahteraan Masyarakat, sesuai
standard yang ditetapkan.
c. Pelaksanaan evaluasi hasil-hasil pembangunan daerah di bidang
Perencanaan Sumber Daya Manusia dan Sosial Budaya, sesuai ketentuan
dan standard yang ditetapkan.
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan dan Wakil
Kepala Badan, sesuai tugas dan fungsinya.
e. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Badan dan Wakil Kepala
Badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
f. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya
kepada Kepala Badan melalui Wakil Kepala Badan, sesuai standar yang
ditetapkan.
3. Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dan (2), Kepala Bidang Perencanaan Sumber Daya Manusia dan Sosial
Budaya, dibantu oleh:
a. Kepala Sub Bidang Kependudukan, Tenaga Kerja, Pemberdayaan
Perempuan,
c. Kepala Sub Bidang Pendidikan, Pembinaan Mental Spiritual dan Budaya,
d. Kepala Sub Bidang Kesehatan dan Kesejahteraan Masyarakat.
Kepala Bidang Perencanaan Sarana dan Prasarana
1. Kepala Bidang Perencanaan Sarana dan Prasarana mempunyai tugas
membantu Kepala Badan di Bidang Perencanaan Sarana dan Prasarana.
2. Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1),
Kepala Bidang Perencanaan Sarana dan Prasarana menyelenggarakan fungsi:
a. Pengkoordinasian penyempurnaan dan penyusunan standard pelaksanaan
Perencanaan dan Peningkatan Kapasitas Perencanaan di bidang Penata
Ruang dan Pemukiman, Jalan dan Jembatan, Sumber Daya Air dan
Pendayagunaan Sumber Daya Alam lainnya, Pengembangan Lingkungan
Hidup, dan Wilayah Pembangunan serta Sosialisai, Evaluasi dan
Pengendalian atas pelaksanaannya.
b. Pengkoordinasian perumusan rencana pembangunan jangka menengah dan
tahunan serta melakukan kajian dan studi pembangunan dibidang Penataan
Ruang dan Pemukiman, Jalan dan Jembatan, Sumber Daya Air dan
Sumber Daya Alam lainnya, Pengembangan Lingkungan Hidup dan
Wilayah Pembangunan, sesuai standar yang ditetapkan.
c. Pelaksanaan evaluasi hasil-hasil Pembangunan Daerah di bidang
Perencanaan Sarana dan Prasarana sesuai ketentuan dan standar yang
ditetapkan.
e. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Badan dan Wakil Kepala
Badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
f. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya
kepada Kepala Badan melalui Wakil Kepala Badan, sesuai standar yang
ditetapkan.
3. Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dan (2), kepala Bidang Sarana dan Prasarana dibantu oleh:
a. Kepala Sub Bidang Perhubungan,
b. Kepala Sub Bidang Tata Ruang dan Lingkungan Hidup,
c. Kepala Sub Bidang Pengairan dan Sumber Daya Air,
d. Kepala Sub Bidang Pengembangan Wilayah Pembangunan.
Kepala Bidang Perencanaan Kerjasama Pembangunan dan Pengembangan Teknologi
1. Kepala Bidang Perencanaan Kerjasama Pembanguna dan Pengembangan
Teknologi mempunyai tugas membantu Kepala Badan dibidang Evaluasi
Perencanaan Pembangunan, Kerjasama dan Pengembangan Teknologi.
2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Kepala
Bidang Perencanaan Kerjasama Pembangunan dan Pengembangan Teknologi,
menyelenggarakan fungsi:
a. Pengkoordinasian penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan
Monitoring dan Evaluasi, standar pelaksanaan Pengumpulan, Pengelolaan
dan Penyajian Data, standar Pelaporan Program Pembangunan, standar
Perencanaan Kerjasama dan Pengembangan Teknologi standar
pelaksanaan kerjasama kemitraan dengan swasta dan masyarakat serta
Sosialisasi, Evaluasi dan Pengendalian atas pelaksanaannya.
b. Penyelenggaraan koordinasi pelaksanaan kegiatan konsultasi perencanaan
dan kerjasama, sesuai standar yang ditetepkan.
c. Penyelenggaraan upaya-upaya Pengembangan dan Pemanfaatan
Teknologi, sesuai standar yang ditetepkan.
d. Pelaksanaan Evalusi hasil-hasil pelaksanaan Pembangunan dan kerjasama
Pembangunan dan Pengembangan Teknologi, sesuai ketentuan dan standar
yang ditetapkan.
e. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan da Wakil
Kepala Badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
f. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Badan dan Wakil Kepala
Badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
g. Pelaporan dan pertangung jawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya
kepada Kepala Badan melalui Wakil Kepala Badan, sesuai standar yang
ditetapkan.
3. Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dan (2), Kepala Bidang Perencanaan Kerjasama Pembangunan dan
Pengembangan Teknologi, dibantu oleh:
a. Kepala Sub Bidang Kerjasama Luar Negeri,
b. Kepala Sub Bidang Kerjasama Antar Daerah dan Lembaga Masyarakat,
Kepala Bidang Pengendalian, Evaluasi dan Monitoring
1. Mengumpulkan data mengenai pelaksanaan program Pembangunan Sumatera
Utara dan mengolah data tersebut untuk menyusun statistik Sumatera Utara.
2. Melakukan evaluasi atas bahan-bahan dan laporan pelaksanaan pembangunan
untuk digunakan menjadi bahan penyusunan LPJ Gubernur Sumatera
Utara.
3. Melakukan pemantauan pelaksanaan proyek / program dan penyusunan
laporan pelaksanaan program / proyek pembangunan untuk dilaporkan kepada
instansi terkait.
4. Menyusun dan memelihara Data Statistik hasil pelaksanaan program / proyek
Sumatera Utara serta mempersiapkan bahan peragaannya.
5. Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dan (2), Kepala Bidang Pengendalian, Evaluasi dan Monitoring, dibantu oleh :
a. Sub Bidang Pengumpulan Data Statistik
b. Sub Bidang Evaluasi
c. Sub Bidang Informasi
d. Sub Bidang Peragaan
Struktur Organisasi dan Job Description pada Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara adalah berbentuk garis dan staf
(line and staf organization) secara formal yang berhak memberikan perintah hanya
pimpinan sehingga menciptakan kekuasaan aliran yang jelas, dimana Kepala
BAPPEDASU berkuasa penuh dalam memberikan tugas kapada Sekretaris
masalah yang timbul guna meringankan pekerjaan dan meningkatkan efesiensi
kerja.
3. Tugas BAPPEDASU
Membantu Gubernur Sumatera Utara dalam menentukan kebijakan di
bidang Perencanaan Pembangunan di Daerah, memonitor pelaksanaan
penyusunan perencanaan program / proyek dan melakukan penilaian / evaluasi
atas pelaksanaannya serta melakukan penjajakan kerjasama antar Provinsi
maupun kerjasama dengan Provinsi yang berada di negara lain.
Fungsi BAPPEDASU
Instansi BAPPEDA ini merupakan lembaga yang bergerak di bidang
Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara. Adapun fungsi kantor
BAPPEDA Provinsi Sumatera Utara adalah:
1. Menyiapkan bahan dalam perumusan Kebijakan teknis dalam bidang
perencanaan.
2. Mengkoordinasikan penyusunan rencana pembangunan daerah dalam jangka 5
tahun yang dan menjabarkannya lebih lanjut menjadi program pembangunan
tahunan daerah dari berbagai program baik dekonsentrasi maupun otonomi
serta menjaring berbagai prioritas dan aspirasi masyarakat.
3. Menyusun, merekomendasikan dan mengevaluasi pemenfaatan Rencana Tata
Ruang Wilayah Provinsi.
4. Melakukan koordinasi perencanaan program/kegiatan dari
pembangunan daerah lima tahunan dan satu tahunan serta membantu
memecahkan masalah program/kegiatan pada tahun berjalan.
5. Melaksanakan koordinasi dan sinkronisasi perencanaan pembangunan
Kabupaten/Kota terutama pada perencanaan program lintas batas untuk
mencapai keserasian pembangunan daerah sesuai dengan tujuan rencana
pembangunan jangka panjang dan menengah serta tahunan.
6. Melakukan penilaian/evaluasi menyeluruh terhadap keberhasilan dan
perkembangan pelaksanaan rencana pembangunan di daerah untuk bahan
perencanaan selanjutnya.
7. Menyusun rencana kerjasama perencanaan dan pembangunan antar
instansi/lembaga, antar Provinsi dan kerjasama luar negeri sesuai dengan
kebijakssanaan pembangunan di daerah.
8. Melaksanakan kegiatan pembiayaan dan peningkatan/pengembangan aparatur
perencanaan serta ketatausahaan Bappeda Provsu.
9. Menyusun Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (RAPBD)
bersama-sama denagn Biro Keuangan dengan Koordinasi Sekda.
10. Melaksanakan dan mempersiapkan perumusan kebijaksanaan/kegiatan untuk
studi perencanaan pembangunan dalam berbagai baidang.
11. Melakukan kegiatan lain dalam rangka perencanaan sesuai dengan petunjuk
Logo dan Makna BAPPEDASU
Logo atau lambang adalah suatu tanda (seperti lukisan perkataan, lencana
dan sebagainya) yang menyatakan sesuatu hal atau maksud tertentu. Logo
BAPPEDA sama dengan logo pemerintahan Sumut seperti logo kantor Gubernur,
jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut:
Berikut ini akan dijelaskaan makna dari logo:
Warna utama yang dipakai adalah Biru, Merah, Putih, Hijau, dan Kuning Emas
yang terdiri dari:
1. Padi dan kapas menggambarkan lemabaga pemerintahan yang berupa mengisi
kemerdekaan dengan daerah untuk mewujudkan masyarakat yang adil dan
makmur.
2. Bintang menggambarkan bahwa PEMPROPSU dalam melaksanakan tugas
tidak ditujukan hanya terhadap kehidupan duniawi saja tetapi tidak terlepas
dari ibadah kepada Tuhan Yang Maha Esa.
3. Gunung menggambarkan posisi Sumatera Utara yang dikelilingi oleh Bukit
4. Rantai menggambarkan bahwa pemerintah dan rakyat bersatu saling tolong
menolong melaksanakan pembangunan di Sumatera Utara.
5. Tangan menggambarkan bahwa pemerintah selalu siap untuk melindungi
rakyat dan membantu rakyat.
6. Warna hijau melambangkan daerah Sumatera Utara yang subur dan kaya
dengan hasil pertaniannya.
7. Pita Kuning menggambarkan semangat dan cita-cita Pemerintahan dalam pita
tersebut tertulis: Tekun berkarya, Hidup sejahtera, dan Mulia berbudaya.
B. Pengertian Dan Fungsi Surat 1. Pengertian Surat
Surat adalah sejenis karangan (komposisi) paparan. Didalam paparan
pengarang menemukan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkan
dan diserahkannya. Komunikasi tertulis dapat dilakukan dengan macam-macam
cara, salah satunya adalah dengan surat.
Menurut O. Setiawan Djuharie, Suharie, Teddy Sutandi Komaruddin
dalam bukunya ”Surat Menyurat Serbaguna” mengatakan bahwa :
”Surat merupakan komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi pernyataan,
pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan berbagai
pihak tertentu”.(1
1
O. Setiawan Djuharie, Suharie, Teddy Sutandi Komaruddin, Surat Menyurat Serbaguna,
)
Menurut Dra. Sedarmayanti M. Pd dalam bukunya ”Dasar-Dasar
”Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan
kepada pihak lain untuk menyampaikan berita”.(2
”Surat adalah sejenis warkat yang dipergunakan sebagai sarana komunikasi
tertulis antara pihak pertama dengan pihak lain dengan mempergunakan kertas
berukuran tertentu”.(
)
Menurut I. G. Warsanto, dalam bukunya ”Kearsipan I” mengatakan
bahwa:
3
Ditinjau dari fungsinya surat adalah suatu alat/sarana komunikasi tertulis.
Surat dipandang sebagai alat komunikasi paling efisien, efektif, ekonomis, dan
praktis. Dibandingkan dengan alat komunikasi lisan, surat mempunyai kelebihan. )
Dari berbagai defenisi diatas dapat ditarik garis besar mengenai surat:
a. Surat merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang dilaksanakan
dengan menggunakan sehelai kertas/lebih.
b. Surat berisikan informasi yang berasal dari satu pihak kepada pihak lainnya,
antar pribadi, kedudukannya, dalam organisasi/badan pemerintahan.
c. Surat dapat menghubungkan seseorang dengan kelompok atau
menghubungkan kelompok dengan seseorang yang berjauhan.
d. Surat memiliki bagian-bagian tertentu seperti ukuran kertas surat, bahasa
surat, bentuk-bentuk surat, dan jenis-jenis surat.
e. Surat merupakan citra, cermin, mentalitas jiwa serta petunjuk intern dari
perusahaan/kantor yang bersangkutan.
Apa yang dikomunikasikan kepada pihak lain secara tertulis, misalnya berupa
pengumuman, pemberitahuan, keterangan dan sebagainya akan sampai pada
alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya.
Dari uraian diatas dapat diketahui beberapa fungsi surat antara lain :
a. Sebagai bukti tertulis karena surat merupakan sarana komunikasi secara
tertulis yang dapat dijadikan bukti yang mempunyai kekuatan hukum.
b. Sebagai wakil lembaga atau pribadi dari pembuat surat yang membawa pesan,
misi atau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima.
c. Sebagai pegangan untuk bertindak dan titik tolak untuk kegiatan
d. Sebagai catatan/dokumentasi historis dan bahan pengingat seseorang dalam
kegiatan atau aktifitasnya dimasa lalu yang bisa dipergunakannya untuk
melakukan kegiatan selanjutnya.
C. Jenis-Jenis Surat
Surat menyurat yang ada dalam masyarakat banyak ragamnya baik dilihat
dari sisi dan tujuan maupun wujud dan sifatnya, maka untuk memudahkan
mengetahui macam/jenis surat kita dapat meninjau dari berbagai segi misalnya:
1. Menurut Wujudnya
a. Kartu Pos adalah surat yang ditulis pada secarik kartu yang dapat diposkan
dan biasanya berukuran 10 x 15cm.
b. Warkat Pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas cetakan
yang dapat dilipat manjadi amplop. Surat ini berguna untuk
menyampaikan berita yang sedikit panjang dalam sehelai kertas, namun
c. Surat Bersampul adalah surat yang isinya dibuat pada kertas-kertas
terpisah dan untuk mengirimkannya kita menggunakan amplop dengan
memasukkan kertas surat tersebut kedalamnya.
d. Memorandum & Nota adalah surat yang dipakai untuk keperluan intern
suatu organisasi. Surat ini berguna untuk meminta atau memberi informasi
serta petunjuk antara pejabat kantor.
e. Telegram adalah tanda berita yang tercetak dari jarak jauh dengan bantuan
pesawat telegram dalam waktu tertentu dan pesan yang relatif singkat.
2. Menurut Tujuannya
a. Surat Pemberitahuan adalah surat yang berisi pemberitahuan kepada
semua anggota dalam suatu lingkungan yang merupakan bagian dari suatu
perusahaan atau instansi.
b. Surat Perintah adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi atau pihak yang
lebih tinggi kepada instansi atau pihak yang berada dibawahnya agar
melakukan sesuatu.
c. Surat Permintaan adalah surat yang dikirim oleh perusahaan atau badan
usaha yang isinya meminta informasi lebih rinci atau selengkapnya
mengenai suatu produk atau jasa yang ditawarkan kepadanya.
d. Surat Peringatan adalah surat yang bermaksud mengingatkan kesalahan
karyawan/pegawai pada suatu kantor atau instansi pemerintah.
e. Surat Panggilan adalah surat yang berisikan suatu bentuk panggilan
f. Surat Susulan merupakan surat penegasan dari pada surat yang pertama
atau ada suatu perubahan didalam surat tersebut.
g. Surat Keputusan adalah surat yang berisi keputusan dan atas dasar
pertimbangan yang dipergunakan untuk pengambilan keputusan.
h. Surat Laporan adalah surat yang berisikan laporan kerja yaitu untuk
memberitahukan kepada pihak lain.
i. Surat Perjanjian adalah surat kesepakatan tentang hak dan kewajiban
masing-masing pihak yang saling mengikatkan diri untuk melakukan
sesuatu serta tidak melakukan sesuatu sesuai kesepakatan diantara mereka.
j. Surat Penawaran adalah surat jual yang tidak hanya dikirimkan kepada
calon pembeli yang telah mengirimkan surat permintaan penawaran tetapi
juga kepada calon pembeli lainnya yang tidak mengirimkan surat
permintaan penawaran.
3. Menurut Sifat Isi dan Asalnya
a. Surat Dinas adalah surat yang digunakan oleh instansi-instansi pemerintah
baik sipil maupun militer untuk kepentingan tugas dinas.
b. Surat Niaga/Bisnis adalah surat yang digunakan di kalangan
lembaga-lembaga usaha.
c. Surat Pribadi adalah surat yang dikirimkan oleh sesorang secara pribadi
kepada seseorang pribadi atau seorang petugas lembaga.
d. Surat yang isinya masalah sosial adalah surat yang dibuat oleh
4. Menurut Jumlah Penerima
a. Surat Biasa adalah surat yang ditujukan kepada satu orang atau satu
petugas lembaga.
b. Surat Edaran adalah surat yang ditujukan kepada banyak orang atau
banyak lembaga, bahkan dapat ditujukan kepada khalayak masyarakat.
c. Surat Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada sekelompok orang
atau sejumlah lembaga yang namanya sulit ditulis satu persatu.
5. Menurut Keamanan Isinya
a. Surat Sangat Rahasia adalah surat yang karena isi dan alamat yang dituju,
kerahasiannya harus dijaga ekstra ketat, jangan sampai ada orang lain
mengetahuinya.
b. Surat Rahasia adalah surat yang isinya tidak dimaksudkan untuk diketahui
oleh orang-orang diluar pihak yang saling berkontak surat /
pihak-pihak yang berkepentingan.
c. Surat Biasa adalah surat yang dari segi isinya tidak menyangkut hal yang
perlu dirahasiakan, hanya berisi hal-hal yang biasa.
6. Menurut Jangkauannya
a. Surat Intern adalah surat yang berasal dari dalam kantor/instansi itu sendiri
yang ditujukan kepada bidang yang bersangkutan.
b. Surat Ekstern adalah surat yang berasal dari luar kantor/perusahaan,
Beberapa Jenis Surat Yang Digunakan Oleh Kantor Bappedasu : 1. Menurut Wujudnya
Memorandum dan Nota adalah surat yang dipakai untuk keperluan intern
Bappedasu dalam melakukan dinas keluar kota.
2. Menurut Tujuannya
a. Surat Pemberitahuan adalah surat yang berisi pemberitahuan kepada
semua pegawai dalam Bappedasu.
b. Surat Perintah adalah surat yang dikeluarkan oleh pihak yang lebih tinggi
kepada pihak yang berada dibawahnya agar melakukan sesuatu.
c. Surat Peringatan adalah surat yang bermaksud mengingatkan kesalahan
pegawai dalam instansi tersebut.
d. Surat Panggilan adalah surat yang berisikan suatu bentuk panggilan
kepada pegawai baik secara pribadi maupun ikatan dinas.
e. Surat Keputusan adalah surat yang berisi keputusan dan atas dasar
pertimbangan yang dipergunakan untuk pengambilan keputusan.
3. Menurut Sifat Isi dan Asalnya
a. Surat Dinas adalah surat yang digunakan oleh Bappedasu untuk
kepentingan tugas dinas.
b. Surat Pribadi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang secara pribadi
4. Menurut Jumlah Penerima
a. Surat Edaran adalah surat yang ditujukan kepada seluruh staf/pegawai
Bappedasu agar dapat dilaksanakan / dihadiri.
b. Surat Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada sejumlah instansi
pemerintah yang namanya sulit ditulis satu persatu.
5. Menurut Keamanan Isinya
Surat Biasa adalah surat yang dari segi isinya tidak menyangkut hal yang perlu
dirahasiakan, hanya berisi hal-hal yang biasa.
6. Menurut Jangkauannya
Surat Intern adalah surat yang berasal dari dalam instansi itu sendiri yang
ditujukan kepada bidang yang bersangkutan.
Contoh Surat Keputusan Bappedasu
PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA UTARA
BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH
Jalan P. Diponegoro No.21A Telp.(061) 4538045, 4571306, Fax.(061) 4513830
E-mail :
MEDAN – 20152 PO BOX – 1054
KEPUTUSAN KEPALA BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH PROVINSI SUMATERA UTARA
Nomor :
Tentang
PIMPINAN KEGIATAN PADA UNIT KERJA
BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH SUMATERA UTARA
KEPALA BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH PROVINSI SUMATERA UTARA
An. GUBERNUR SUMATERA UTARA Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
Provinsi Sumatera Utara Kepala
D. Bagian-Bagian Surat
Setiap surat dinas resmi yang lengkap, baik surat niaga maupun surat dinas
pemerintah terdiri atas beberapa bagian :
1. Kepala Surat (Kop Surat)
Biasanya kepala surat sudah tercetak pada kertas surat. Kepala surat berguna
untuk menunjukkan nama, alamat surat / telepon / teleks / fax / e-mail, dan
bidang kegiatan lembaga.
2. Nomor Surat
Nomor surat adalah ibarat nama bagi manusia. Oleh karena itu setiap surat
keluar hendaknya diberi nomor dan kode tertentu. Nomor surat bermanfaat
untuk memudahkan pengarsipan, menghitung jumlah surat yang sudah
dikeluarkan dan sebagai penunjukkan pada balasan atas surat itu.
3. Tanggal Surat
Biasanya tanggal surat diketik atau bisa juga menggunakan sistem stempel.
Pemberian tanggal surat berguna untuk catatan tentang lama perjalanan surat,
catatan umur surat, dan pedoman dalam filing (sistem nomor).
4. Lampiran
Surat yang melampirkan sesuatu, misalnya kwitansi, brosur atau foto copy,
dalam bagian surat perlu dituliskan kata ”Lampiran”, yang diikuti jumlah yang
dilampirkan.
5. Hal / Perihal
Hal atau perihal adalah pokok isi surat. Hal / perihal berfungsi petunjuk isi
6. Nama dan Alamat Orang yang Dituju
Penulisan alamat dalam surat ini berfungsi sebagai petunjuk alamat yang
dituju, petunjuk filinif (sistem wilayah), dan petunjuk kepada siapa akan
dituju.
7. Salam Pembuka
Penulisan salam pembuka berfungsi sebagai tanda hormat penulis sebelum
memulai pembicaraan, karena surat mewakili sesuatu pihak kepada pihak lain,
seperti salam sejahtera, dengan hormat dll.
8. Isi Surat
Isi surat merupakan uraian atau pesan mengenai maksud surat atau inti dari
maksud surat tersebut dituliskan.
9. Salam Penutup
Salam penutup berguna untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban
pengirim terhadap penerima surat. Biasanya memakai istilah ”Hormat Kami”.
10. Tanda Tangan dan Cap Lembaga
Tanda tangan ditandatangani oleh pimpinan lembaga. Jika pimpinan tidak
berada di tempat, dapat digantikan orang yang mewakilinya. Setelah
ditandatangani, sekretaris membubuhkan cap lembaga.
11. Nama Terang
Nama terang berfungsi sebagai pengenal pembuat surat
12. Tembusan
Tembusan dibuat apabila ada pihak yang dianggap perlu atau harus
mengetahui isi surat tersebut. Tujuannya untuk memberitahukan penerima
13. Inisial
Inisial adalah singkatan nama pembuat konsep surat dan pengetik surat.
Tujuannya apabila ada masalah atau problem dapat diketahui siapa yang
bertanggung jawab.
Bagian-Bagian Surat Yang Digunakan Oleh Kantor Bappedasu seperti : 1. Kepala Surat / Kop Surat yaitu bagian dari surat yang menunjukkan
identitas instansi pemerintah / Bappedasu.
2. Nomor Surat yaitu bagian dari surat yang berguna untuk mempermudah pencarian surat serta mengetahui jumlah surat yang keluar dalam satu periode
tertentu.
3. Tanggal Surat yaitu bagian yang menunjukkan kapan saat surat tersebut dibuat.
4. Lampiran yaitu bagian surat yang berfungsi sebagai petunjuk tentang dokumen yang disertakan bersama surat.
5. Hal / Perihal yaitu bagian dari surat yang berfungsi untuk intisari pokok permasalahan agar diketahui penerima surat.
6. Nama dan Alamat Orang Yang Dituju yaitu harus ditulis lengkap dan sejelas mungkin, sehingga kemungkinan salah nama dan alamat dapat
dicegah.
7. Salam Pembuka merupakan kalimat pendahuluan / penghormatan di awal surat.
9. Salam Penutup yaitu penutup surat yang merupakan tanda penghormatan penulis surat terhadap penerima surat.
10. Tanda Tangan dan Cap Lembaga merupakan identitas resmi dari pembuat surat tersebut.
11. Nama Terang merupakan identitas resmi sekaligus penanggung jawab dari pembuat surat tersebut.
12. Tembusan yaitu apabila ada pihak yang dianggap perlu atau harus mengetahui isi surat tersebut.
Hanya saja di dalam Kantor Bappedasu tidak menggunakan inisial seperti
yang ada di teori, karena bagi Kantor Bappedasu dengan melihat nama dan tanda
tangannya saja pegawai dapat mengetahui bidang mana yang membuat surat
Contoh Surat Dinas Biasa Bappedasu
PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA UTARA
BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH
Jalan P. Diponegoro No.21A Telp.(061) 4538045, 4571306, Fax.(061) 4513830
E-mail :
MEDAN – 20152 PO BOX – 1054
Medan, 15 Maret 2008
Nomor : 1847/J05.1.12/BPSU/2008 Kpd Yth :
Lampiran : Bapak/Ibu Rektor Perihal : Balasan Surat Research
di-
Tempat
Sehubungan dengan Surat Bapak Nomor 1847/J05/KM/2008 tanggal 7 Maret 2008 Perihal Permohonan Research Mahasiswa pada Bappedasu.
Nama :
Pada prinsipnya Research tersebut telah selesai dilaksanakan yang dimulai dari tanggal 20 s/d 30 Maret 2008 untuk selanjutnya kami kembalikan. Perlu diketahui bahwa research dimaksud semata-mata hanya dipergunakan untuk kepentingan ilmiah guna menyelesaikan pendidikannya.
Demikian disampaikan untuk urusan selanjutnya.
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara
Kasubbag Umum,
Amiruddin Ambarita, ST Penata Tk. I
E. Analisis Mekanisme Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (Bappedasu)
Mekanisme surat-surat masuk dan surat-surat keluar dalam sutau
kantor/perusahaan dapat mempunyai pengaruh yang penting terhadap pekerjaan
kantor. Oleh karena itu perlu diperhatikan cara-cara penanganan surat-surat yang
baik sebelum pekerjaan kantor dimulai, sehingga penyampaian surat tersebut lebih
efektif.
• Mekanisme Surat Masuk
Adapun mekanisme surat masuk yang baik dimulai dari:
1. Penerimaan Surat
Surat-surat dinas yang masuk diterima oleh petugas penerima surat di
bagian sekretariat, baik surat yang datang melalui pos maupun melalui kurir dan
lain-lain. Hal yang pertama sekali dilakukan adalah membaca sampul surat untuk
memastikan bahwa surat itu benar-benar ditujukan kepada instansi atau kantor
yang bersangkutan.
2. Pembukaan Surat
Semua surat yang masuk disortir oleh pegawai untuk menentukan dan
mengelompokkan surat yang boleh dibuka dan yang tidak boleh dibuka (surat
rahasia) dan surat-surat pribadi. Jika surat tidak jelas alamatnya bahkan tidak ada,
maka amplop dijadikan satu dengan suratnya.
3. Pencatatan Waktu Penerimaan Surat
Setelah isi amplop dikeluarkan, maka surat-surat tersebut sebelum dicatat
stempel untuk memberi tanggal masuk dan kode pengarsipannya. Pencatatan
surat-surat masuk dilakukan setelah surat di stempel atau dicap.
4. Penyortiran Surat
Setelah surat distempel dengan stempel waktu penerimaan, memeriksa
lampiran dan pencatatan dalam buku agenda, maka selanjutnya dilakukan
penyortiran dengan membaca surat satu persatu.
5. Pendistribusian Surat
Bila semua surat telah dibaca, maka tahap selanjutnya adalah
menyampaikan surat kepada yang bersangkutan seperti:
a. Penyampaian surat kepada pimpinan
b. Penyampaian surat kepada bagian lain
Secara umum penyampaian surat antara suatu bagian disuatu kantor dilakukan
dengan cara sebagai berikut:
• Dengan buku ekspedisi intern
Catat surat yang akan disampaikan ke bagian lain didalam buku ekspedisi
intern. Pegawai/pesuruh akan mengantarkan surat dengan membawa buku
tersebut. Setelah surat diserahkan, maka sipenerima harus memberi paraf
dibuku tersebut. Kemudian buku dikembalikan kepada pegawai/pesuruh
untuk diserahkan ke bagian sekretariat.
• Dengan tembusan
Bila tembusan surat harus disampaikan kepada pejabat lain dalam
lingkungan kantor sendiri, nama-nama mereka biasanya dicantumkan
• Dengan lembar disposisi
Disposisi adalah catatan-catatan yang dihubungkan kepada bagian lain
yang mempunyai wewenang khusus dalam menentukan tindak lanjut surat
tersebut. Lembar disposisi dilampirkan bersamaan dengan surat yang
bersangkutan.
Demikianlah mekanisme surat masuk yang baik, berikut ini adalah
mekanisme surat masuk pada Kantor Bappedasu :
1. Penerimaan Surat Masuk
Pertama kali surat yang masuk dibaca untuk memastikan bahwa surat-surat
tersebut benar-benar ditujukan kepada Bappedasu. Kemudian
menggarisbawahi kalimat / kata-kata yang penting. Surat masuk pertama kali
diterima di Subbag Umum / Bagian Sekretariat.
2. Pemberian Lembar Disposisi dan Kartu Kendali
Surat yang masuk dibuka, kemudian dicatat dalam kartu kendali dan diberi
lembar disposisi. Kartu kendali dan lembar disposisi terdiri dari 1 rangkap
saja. Surat yang diterima tersebut diberi kartu kendali dan lembar disposisi
dengan cara dihecter.
Contoh Kartu Kendali Surat Masuk
Tanggal Surat Nomor Surat Lampiran :
Pengolah Tgl. Diteruskan Tanda Terima :
Catatan :
Diajukan / Instrukasi / Informasi
3. Penyortiran dan Pendistribusian Surat
Surat yang telah diberi lembar disposisi dan kartu kendali, kemudian
didisposisikan kekasubbag umum yaitu Sekretaris. Sekretaris memberikan
arah dan petunjuk kepada kepala untuk ditujukan ke masing-masing bidang
kemana surat tersebut didistribusikan dan surat masuk tersebut dikembalikan
lagi kepada subbag umum untuk dicatat didalam lembar pengantar / buku
ekspedisi intern dan diserahkan ke masing-masing bidang sesuai dengan
tujuan yang dimaksud / sesuai dengan disposisi yang diberikan oleh
Kepala/Sekretaris.
Contoh Lembar Pengantar (Buku Ekspedisi Intern)
BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH PROVINSI SUMATERA UTARA
LEMBAR PENGANTAR
Kepada Yth.
4. Meneruskan Surat Sesuai Perintah Sekretaris
Untuk surat yang disampaikan kepada pribadi maka surat tersebut langsung
diberikan kepada yang bersangkutan tanpa dibuka/ditunda. Untuk surat yang
disampaikan kepada pimpinan diserahkan dengan segera dan surat diletakkan
dalam map dan disusun menurut kepentingannya.
Demikian mekanisme surat masuk pada kantor Bappedasu dan secara
lebih ringkas lagi dapat diuraikan sesuai dengan bagan dibawah ini :
BAGAN SURAT MASUK PADA KANTOR BAPPEDASU
Surat Masuk Subbag
Umum
Sekretaris
Diarsip Kepala/Wakil Kepala Subbag Umum; surat
dicatat dilembar pengantar
Dibagikan ke bidang-bidang
• Mekanisme Surat Keluar
Adapun langkah-langkah yang diperlukan dalam menyusun surat keluar yaitu :
1. Penyiapan Konsep
Dalam pembuatan konsep surat harus memperhatikan syarat-syarat
sebagai berikut :
a. Surat bersifat formal
b. Objektif
c. Ringkas dan jelas maksudnya
d. Sopan dan ramah dalam bahasanya
e. Rapi dalam pengetikannya
2. Persetujuan Konsep
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam tahap ini yaitu :
a. Teliti lebih dahulu konsep surat sebelum sampai kepada pejabat yang
berhak menandatangani untuk diminta persetujuannya.
b. Jika isi surat menyangkut lebih dari unit kerja, maka konsep terlebih
dahulu harus diedarkan kepada pejabat dari unit yang bersangkutan.
c. Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep tesebut, maka pejabat yang
berkepentingan atas konsep tersebut membubuhi parafnya.
3. Registrasi Penomoran
Setelah konsep disetujui oleh pejabat yang berwenang, selanjutnya surat
harus diregister. Dalam hal ini registrasi memberi nomor / kode pada konsep
biasanya ditentukan oleh kebijaksanaan perusahaan sesuai dengan kebutuhan
masing-masing.
Setelah pemberian nomor surat, konsep surat tersebut lebih dahulu diteliti
oleh Sekretaris atau bagian pengetikan untuk kemudian diketik. Organisasi atau
kantor biasanya telah menetapkan bentuk yang dipergunakan dalam konsep
suratnya.
5. Penandatanganan surat
Setelah surat selesai diketik, kemudian surat diserahkan kembali kepada
pejabat yang bersangkutan untuk ditandatangani dan diberi stempel.
6. Pencatatan Surat Keluar
Setelah surat ditandatangani dan distempel, maka selanjutnya surat dicatat
didalam buku agenda surat keluar.
7. Pengiriman Surat
Surat yang telah selesai dicatat dalam buku agenda surat keluar, kemudian
diserahkan kepada petugas pengantar surat dan surat siap untuk dikirimkan ke
tempat tujuan.
Demikianlah mekanisme penyusunan surat keluar yang baik, berikut ini
adalah mekanisme penyusunan surat keluar pada Kantor Bappedasu :
1. Penyiapan Dan Persetujuan Konsep
Surat yang dikonsep dengan sebaik-baiknya, dibuat pada blanko konsep
yang telah tersedia. Jika konsep surat tersebut telah disetujui, maka konsep surat
tersebut diparaf oleh pejabat yang bersangkutan.
2. Pengetikan Konsep Surat
3. Pemberian Nomor Surat
Surat yang telah disetujui akan diberi nomor oleh pihak yang berwenang
yaitu subbag umum. Penomoran surat dibuat sesuai dengan singkatan dari jenis
surat yang dikeluarkan sehingga memudahkan pemantauan jumlah surat yang
digunakan pada Bappedasu.
Contoh Kartu Kendali Surat Keluar
BAD
4. Penandatanganan / Pemberian Stempel
Surat yang telah diberi nomor disubbag umum akan ditandatangani oleh
pejabat yang bersangkutan dan diberi stempel organisasi sehingga surat tersebut
sah.
5. Pencatatan Surat
Setelah surat distempel, surat akan dicatat didalam buku ekspedisi extern
Contoh Buku Ekspedisi extern
6. Pengiriman Surat
Kemudian surat dikembalikan ke masing-masing bidang untuk dikirim
oleh kurir / pegawai dengan cara diantar langsung ke alamat tujuan..
Demikian mekanisme surat keluar pada kantor Bappedasu dan secara lebih
ringkas lagi dapat diuraikan sesuai dengan bagan dibawah ini :
BAGAN SURAT KELUAR PADA KANTOR BAPPEDASU
F. Prosedur Pengarsipan Surat dan Pemusnahan Arsip Pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDASU)
1. Prosedur Pengarsipan Surat
Arsip sebagai salah satu alat manajemen merupakan rekaman informasi
dari seluruh aktivitas organisasi yang bersifat lengkap, faktual dan aktual.
Informasi arsip sangat berguna dalam perencanaan, pengendalian dan pengawasan
Berdasarkan fungsinya, arsip dapat digolongkan menjadi 2 bagian yaitu :
a. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perencanaan, pelaksanaan administrasi negara. Arsip dinamis
dapat dibedakan menjadi 3 macam seperti :
• Arsip Aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan bagi kelangsungan
kerja.
• Arsip Inaktif yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam
kegiatan kerja sehari-hari.
• Arsip Semi Aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya mulai
menurun.
b. Arsip Statis
Arsip Statis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perencanaan, pelaksanaan kebangsaan pada umumnya maupun
untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Adapun prosedur pengarsipan surat seperti :
a. Penerimaan, dalam penerimaan ini arsip dapat berbentuk arsip aktif dan
arsip inaktif.
b. Pencatatan, setelah arsip aktif atau arsip inaktif diterima kemudian semua
arsip dicatat dalam buku agenda surat masuk dan surat keluar oleh
penyimpan sesuai dengan kartu kendalinya.
c. Pengarsipan, kemudian arsip aktif atau arsip inaktif dapat disimpan di
arsipnya, agar dapat mempermudah pekerjaan pegawai dalam menemukan
kembali arsip-arsip tersebut.
Prosedur Pengarsipan Surat pada Kantor Bappedasu meliputi :
a. Penerimaan, dalam penerimaan ini arsip dapat berbentuk arsip aktif dan
arsip inaktif.
b. Pencatatan, setelah arsip aktif atau arsip inaktif diterima tata usaha bidang
pengolah menyampaikan arsip inaktif kepada bidang pengolah
masing-masing berikut kartu kendali warna putih dan arsip aktif berikut kartu
kendali warna merah.
c. Pengarsipan, kemudian arsip aktif dan arsip inaktif disimpan dan
dipelihara oleh masing-masing bidang sesuai dengan disposisi kepala,
dengan menggunakan filling cabinet sesuai dengan jenis arsipnya.
Sehingga Bappedasu menggunakan Azas Desentralisasi dalam
penyimpanan arsip yaitu setiap masing-masing bidang mempunyai
wewenang untuk menyimpan arsip yang menjadi tanggung jawab
masing-masing bidang tersebut. Untuk penemuan kembali arsip dapat dilakukan
dengan mengetahui masalah dan perihal surat melalui nomor urut, kode
klasifikasi indeks surat yang tersimpan di masing-masing bidang.
2. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip merupakan tugas dari unit kearsipan. Sebelum
melaksanakan pemusnahan perlu dibuat daftar arsip secara lengkap, daftar ini
Pemusnahan yang dapat dilakukan oleh satuan kerja (unit kerja pengolah)
dalam lingkungan satuan organisasi ialah yang menyangkut arsip-arsip yang tidak
penting bagi kegunaan unit pengolah tersebut antara lain menyangkut surat-surat
rutin, undangan dan sejenisnya yang telah lewat masa berlakunya. Kemudian
pemusnahan dilakukan dengan dibakar.
Ada beberapa cara yang digunakan untuk menghindari terjadinya
kerusakan dan pemusnahan arsip, seperti :
a. Konstruksi bangunan harus kuat, jangan menggunakan kayu yang
langsung menyentuh tanah untuk menghindari serangan rayap.
b. Tempat untuk menyimpan arsip harus dilengkapi listrik dan AC.
c. Ruangan harus selalu bersih dari debu, kertas berkas, puntung rokok
ataupun sisa makanan yang dapat mengandung timbulnya serangga /
binatang yang dapat merusak arsip.
d. Alat menyimpan arsip seperti lemari / filling cabinet dan rak harus terbuat
dari logam yang tahan karat dan mencegah masuknya serangga.
e. Usahakan lemari dan rak tidak menempel pada tembok (merenggang) agar
tidak menimbulkan udara yang lembab.
f. Melakukan penyemprotan setiap 6 bulan sekali dan usahakan
penyemprotan tidak mengenai kertas arsip.
g. Meletakkan kapur barus pada laci, lemari, rak dan sudut-sudut tumpukkan
