SISTEM PENGOLAHAN DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KANTOR BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN (BPKP) PERWAKILAN PROVINSI ACEH BERBASIS WEB

(1)

SISTEM PENGOLAHAN DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KANTOR BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN (BPKP) PERWAKILAN PROVINSI ACEH BERBASIS WEB

SKRIPSI

Di ajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat-syarat guna memperoleh gelar Sarjana Komputer

STMIK U’Budiyah Indonesia

Oleh

Nama : Redha Hidayatullah Nim : 121020220033

PROGRAM STUDI S1 SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER STMIK U’BUDIYAH INDONESIA

BANDA ACEH 2013

(2)

LEMBAR PENGESAHAN SIDANG

Tugas akhir oleh (Redha Hidayatullah) ini telah dipertahankan didepan dewan penguji pada (02 September 2013)

Dewan Penguji:

1. Ketua Faisal Tifta Zany, M.Sc

2. Anggota Dedi Satria, M.Sc

3. Anggota T. Khairuman, M.Si

(3)

SKRIPSI

Di ajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat-syarat guna memperoleh gelar Sarjana Komputer

STMIK U’Budiyah Indonesia

Oleh

Nama : Redha Hidayatullah Nim : 121020220033

Disetujui,

Penguji I Penguji II

(Dedi Satria, M.Sc) (T. Khairuman, M.Si)

Ka. Prodi S1 Sistem Informasi Pembimbing

(Fathiah, S.T., M.Eng) (Faisal Tifta Zany, M.Sc)

Mengetahui,

Ka. STMIK U’Budiyah Indonesia

(Dr. Amin Haris, M.Pd)

(4)

LEMBAR PERNYATAAN

Saya menyatakan bahwa skripsi yang saya susun, sebagai syarat memperoleh gelar sarjana merupakan hasil karya tulis saya sendiri. Adapun bagian-bagian tertentu dalam penulisan skripsi ini yang saya kutip dari hasil karya orang lain telah dituliskan sumbernya secara jelas sesuai dengan norma, kaidah, dan etika penulisan ilmiah. Saya bersedia menerima sanksi pencabutan gelar akademik yang saya peroleh dan sanksi-sanksi lainya sesuai dengan peraturan berlaku, apabila dikemudian hari ditemukan adanya plagiat dalam skripsi ini.

Banda Aceh, 03 September 2013

Redha Hidayatullah NIM: 121020220033

(5)

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, sujud dan puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya, sehingga dengan keridhaan dan izinNya maka penulis telah dapat menyelesaikan skripsi ini dengan judul “SISTEM PENGOLAHAN DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KANTOR BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN (BPKP) PROVINSI ACEH BERBASIS WEB“. Selanjutnya shalawat dan salam kepada junjungan Nabi Muhammad SAW, yang telah memberikan kita umat manusia cahaya dan pencerahan kearah yang lebih baik dengan segala tindakan dan perbuatan beliau.

Penulis sangat menyadari dalam penyusunan skripsi ini banyaknya kekurangan baik segi tekhnis, materi dan penyusunannya. Oleh karena itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan Skripsi ini nantinya. Dan dalam kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Ibu Marniati, SE. M.Kes selaku ketua yayasan U’Budiyah Indonesia.

2. Bapak Dr. Amin Haris, M.Pd selaku ketua STMIK U’Budiyah Indonesia.

3. Bapak Jurnalis J.Hius, ST., MBA selaku ketua Program Studi Sistem Informasi.

4. Bapak Faisal Tifta Zany, M.Sc selaku pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu serta memberikan pengarahan dan semangat kepada saya disaat pengajuan proposal ini.

5. Seluruh Dosen nonreg U’Budiyah 2012-2013 serta seluruh staf U’Budiyah.

(6)

6. Ayahanda dan Ibunda tercinta yang telah membesarkan, mendidik, memberi perhatian dan dorongan serta do’a yang tiada hentinya untuk saya bisa melanjutkan program studi gelar sarjana ini.

7. Teman-teman seleting dan seangkatan di kampus U’Budiayah juga berperan membrikan informasi penting dalam pengajuan proposal skripsi ini.

8. Abang Amon yang sudah membantu memberikan pengarahan dalam proses perancangan program melalui php dan mysql di kantor Layar Kaca.

Lebih dan kurang dalam penulisan ini mungkin masih jauh dari kesempurnaan, maka dengan segala kerendahan hati, penulis mengharapkan saran dan kritikan yang bersifat membangun dari semua semua pihak demi kesempurnaan skripsi ini. Semoga Allah SWT membalas jasa baik yang telah disumbangkan oleh semua pihak . Amin yaa Rabbal’alamin…

Banda Aceh, 6 Mai 2012 Penulis,

Redha Hidayatullah

(7)

ABSTRAK

Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh sebuah kantor yang dalam mengolah surat masuk dan surat keluar memerlukan komputer sebagai alat bantu yang dapat menghasilkan informasi yang lebih tepat dan akurat,

Di dalam penulisan ini yang menjadi batasan masalah yaitu bagaimana cara untuk menggunakan komputer dalam sistem pengolahan surat masuk dan surat keluar pada kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh berbasis Web. Tujuan dalam penulisan laporan ini adalah untuk mengetahui pemanfaatan komputer pada bagian Sekretaris Perwakilan dalam sistem pengolahan data surat masuk dan surat keluar berbasis Web yang dilakukan oleh pegawai Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh. Teknik pengumpulan data yang Penulis lakukan dalam menyelesaikan ini adalah dengan mengadakan studi kepustakaan untuk mendapatkan bahan seperti buku-buku dan informasi lain yang berhubungan dengan permasalahan dan dengan cara wawancara langsung dengan karyawan/pegawai pada Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh guna memperoleh keterangan atau informasi yang berhubungan dengan penulisan ini. Hasil penelitian menunjukkan bahwa dengan adanya Sistem Pengolahan Data Surat Masuk dan Surat Keluar berbasis Web pada kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh, maka proses penginputan maupun pencarian data surat masuk dan surat keluar dapat dilakukan dengan lebih cepat, akurat dan sesuai dengan tuntutan semua pihak.

Kata Kunci : Sistem Pengolahan Data, Surat Masuk dan Surat Keluar, Berbasis web,

(8)

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ... i

HALAMAN PENGESAHAN... ii

LEMBAR PERSETUJUAN ... iii

LEMBAR PERNYATAAN ... iv

KATA PENGANTAR... v

ABSTRAK ... vii

DAFTAR ISI... viii

DAFTAR GAMBAR... xi

DAFTAR TABEL ... xiii

BAB I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Rumusan Masalah... 2

1.3 Batasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian... 3

1.5 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Gambaran Umum Kantor BPKP Provinsi Aceh... 5

2.2 Visi dan Misi bb ... 6

2.3 Struktur Organisasi ... 6

2.4 Landasan Teori ... 7

2.4.1 Pengertian Sistem ... 7

2.4.2 Pengertian Data... 8

2.4.3 Pengertian Surat... 9

2.4.4 Pengertian Surat Masuk ... 10

2.4.5 Pengertian Surat Keluar ... 10

(9)

2.5 Data Flow Diagram (DFD) ... 11

2.6 Entity Relation Diagram (Diagram ER) ... 12

2.7 Website ... 14

2.8 PHP (Personal Home Page/Hypertext Preprocessing)... 14

2.9 Xammp...… 15

2.10 MySQL ...15

2.11 Pengertian Komputer ... 15

2.12 Pengertian Macromedia Dreamweaver ... 16

BAB III. METODE PENELITIAN 3.1 Lokasi Penelitian ... 18

3.2 Tahapan Pengumpulan Data... 18

3.3 Alat-alat yang dipakai dalam Penelitian ... 19

3.4 Analisa Data ... 20

3.5 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan... 20

3.6 Flow Map ... 22

3.7 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan ... 24

3.7.1 Usulan Perancangan Sistem... 24

3.7.2 Tujuan Perancangan Sistem... 24

3.7.3 Perancangan Prosedur yang Diusulkan ... 25

3.8 Perancangan Basis Data ... 28

3.8.1 Entity Relationship Diagram (ERD)... 28

3.8.2 Aliran Informasi ... 29

3.9 Data Flow Diagram (DFD) ... 29

3.9.1 DFD Level 0... 30

3.9.2 DFD Level 1 Proses Input Surat Masuk ... 31

3.9.3 DFD Level 2 Proses Input Surat Keluar ... 33

3.9.4 Tabel Final ... 37

(10)

BAB IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Diagram Flowchart ... 39

4.2 Pengguanaan Aplikasi ... 41

4.2.1 Form Login ... 41

4.2.2 Menu Utama ... 42

4.2.3 Input Surat ... 42

4.2.4 Lihat Surat ... 45

4.2.5 Pencarian Data Pada Lihat Data Surat... 47

4.2.6 Rancangan Keluar... 49

BAB V. PENUTUP 5.1 Kesimpulan ... 50

5.2 Saran ... 51

DAFTAR PUSTAKA ... 53

(11)

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Relasi One to One…... 13

Gambar 2.2 Relasi One to Many…... 13

Gambar 2.3 Many to Many…... 13

Gambar 3.4 Flow Map Arsip Surat Masuk yang Berjalan ……... 22

Gambar 3.5 Flow Map Arsip Surat Keluar yang Berjalan... 23

Gambar 3.6 Flow Map Arsip Surat Masuk yang Diusulkan …... 26

Gambar 3.7 Flow Map Arsip Surat Keluar yang Diusulkan... 27

Gambar 3.8 Entity Relationship Diagram (ERD)……... 28

Gambar 3.9 Diagram Kontek... 29

Gambar 3.10 DFD Level 0…... 30

Gambar 3.11 DFD Level 1 Proses Input Surat Masuk…... 32

Gambar 3.12 DFD Level 2 Proses Input Surat Keluar…... 34

Gambar 3.13 DFD Level 3 Proses Input Disposisi Surat Masuk…... 35

Gambar 3.14 DFD Level 4 Proses Input Disposisi Surat Keluar…... 36

Gambar 4.15 Diagram Flowchart………. 40

Gambar 4.16 Tampilan Form Login………. 41

Gambar 4.17 Tampilan Menu Utama……… 42

Gambar 4.18 Input Surat Masuk……… 43

Gambar 4.19 Input Disposisi Surat Masuk……… 43

Gambar 4.20 Input Surat Keluar……… 44

Gambar 4.21 Input Disposisi Surat Keluar……… 45

Gambar 4.22 Lihat Surat Masuk……… 45

Gambar 4.23 Lihat Disposisi Surat Masuk……… 46

Gambar 4.24 Lihat Surat Keluar………... 46

Gambar 4.25 Lihat Disposisi Surat Keluar……… 47

(12)

Gambar 4.26 Pencarian Data Surat Masuk……… 47

Gambar 4.27 Pencarian Data Disposisi Surat Masuk……… 48

Gambar 4.28 Pencarian Data Surat Keluar……… 48

Gambar 4.29 Pencarian Data Disposisi Surat Keluar……… 49

Gambar 4.30 Laporan Data Surat Masuk……….. 49

Gambar 4.31 Laporan Data Disposisi Surat Masuk……….. 50

Gambar 4.32 Laporan Data Surat Keluar……….. 50

Gambar 4.31 Laporan Data Disposisi Surat Keluar……….. 51

(13)

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Komponen DFD Menurut Yourdan dan DeMarco ... 11

Tabel 2.2 Simbol Entity Relation Diagram (Diagram ERD) ... 12

Tabel 3.3 Waktu Pelaksanaan Penelitian ... 18

Tabel 3.4 Tabel Operator ...37

Tabel 3.5 Tabel Surat Masuk ... 37

Tabel 3.6 Tabel Disposisi Surat Masuk ...37

Tabel 3.7 Tabel Surat Keluar ... 38

Tabel 3.8 Tabel Disposisi Surat keluar ...38

(14)

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pada era globalisasi teknologi komputer memegang peranan yang sangat penting untuk membantu proses aktivitas kerja di instansi maupun diperkantoran baik dari lembaga pemerintah maupun swasta. Penggunaan perangkat komputer sebagai perangkat pendukung menajemen dan pengolahan data adalah sangat tepat dengan pertimbangkan perangkat komputer dalam setiap informasi sangat diperlukan dalam kegiatan manajemen atau perkantoran.

Penggunaan teknologi komputer sebagai alat teknologi informasi dalam dunia perkantoran memberikan nilai tambah proses pengolahan data, dalam dunia perkantoran keberadaan teknologi informasi juga sangat berguna bagi pihak instansi untuk mempermudah kinerja dalam kegiatan sehari-hari terutama dalam pengolahan data surat masuk dan surat keluar.

Pengolahan data surat masuk dan surat keluar pada kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Provinsi Aceh masih menggunakan cara manual dalam pengimputan data. Oleh karena itu, pengolahan data surat masuk dan surat keluar tersebut sedang diupayakan dapat dioperasikan dengan menggunakan perangkat komputer melalui sistem aplikasi berbasis Web, penggunaan komputer berfungsi untuk menginput data surat masuk dan surat keluar. Berdasarkan uraian diatas, penulis tertarik untuk membangun sebuah sistem berbasis Web pengolahan data surat masuk dan surat keluar

(15)

yang diwujudkan dalam bentuk judul Tugas Akhir, yaitu “Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Provinsi Aceh Berbasis Web”. Semoga sistem informasi ini bisa berjalan dengan

lancar dan bermanfaat bagi Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Provinsi Aceh dalam pengolahan data surat masuk dan surat keluar.

1.2 Rumusan Masalah

Adapun Rumusan Masalah dari tugas Akhir ini adalah:

1. Bagaimana merancang dan membuat Aplikasi Pencatatan Surat Masuk dan Surat Keluar yang diterapkan pada Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Provinsi Aceh.

1.3 Batasan Masalah

Batasan masalah pada penelitian ini hanya mencakup bagaimana cara Pengolahan Surat Masuk dan Surat Keluar yang di terapkan pada Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Provinsi Aceh Berbasis Web.

1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian

(16)

Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

a. Membangun Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar untuk diterapkan Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Provinsi Aceh.

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebgai berikut:

a. Memberi kemudahan kepada pihak Sekretaris Perwakilan pada Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Provinsi Aceh dalam proses pencatatan surat masuk dan surat keluar.

b. Dengan adanya sistem informasi ini, proses pencatatan surat masuk dan surat keluar lebih cepat dan efisien dibandingkan dengan pencatatan surat sercara manual.

(17)

1.5 Sistematika Penulisan

Berikut sistematika penyusunan tugas akhir yang akan disusun :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini memuat tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat penulisan, serta sistematika penulisan.

BAB II TINJAUAN KEPUSTAKAAN

Pada bab ini dibahas tentang gambaran umum instansi, mencakup sejarah dan struktur organisasi, kajian kepustakaan, mekanisme pengolahan data secara manual, landasan teori atau pun konsep yang berhubungan dengan sistem aplikasi berbasis Web.

BAB III METODE PENELITIAN

Dalam bab ini dibahas tentang metodelogi penelitian, tahapan pengumpulan data, alat – alat yang digunakan dalam analisa data.

BAB IV MEMBANGUN SISTEM APLIKASI DAN PEMBAHASAN

Pembahasan pada bab ini tentang membangun sistem aplikasi pencatatan surat meliputi diagram konteks, diagram fungsional dan flowcart sistem serta tampilan aplikasi pencatatan surat masuk dan surat keluar.

BAB V PENUTUP

Membahas tentang kesimpulan berdasarkan pembahasan sebelumnya serta saran untuk pengembangan program, lembaga maupun untuk instansi.

(18)

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Gambaran Umum Kantor BPKP Provinsi Aceh

Perwakilan BPKP Provinsi Aceh sebagai salah satu organ BPKP, tidak dapat terlepas dari dinamika BPKP secara keseluruhan. Cikal bakal Perwakilan BPKP Provinsi Aceh bermula dari di dirikannya Kantor Pengawasan Anggaran Negara (KPAN) Banda Aceh pada tahun 1970. Kepala Kantor Pengawasan Anggaran Negara (KPAN) Banda Aceh pertama kali dipimpin oleh H.Mohamad Djamil, SH. Beliau menjabat dari tanggal 22 Mei 1970 sampai dengan 10 Agustus 1972. Pada masa itu, Kantor KPAN Banda Aceh terletak di Jalan Cut Mutia yaitu menempati Gedung NV. Pembangunan Niaga (sekarang Gedung eks Bank Bumi Daya). Kantor KPAN Banda Aceh menempati gedung tersebut sampai dengan 1980.

Pada masa Drs. Muhammad Gade, SH., MBA, Kantor KPAN diubah menjadi Perwakilan Badan Pengawasan dan Pembangunan (BPKP) Provinsi Daerah Istimewa Aceh. Drs.Muhammad Gade, SH., MBA menjadi sebagai Kepala Perwakilan BPKP Provinsi Daerah Istimewa Aceh mulai tanggal 22 Maret 1984 sampai dengan 22 Maret 1986.

(19)

2.2 Visi Dan Misi

a. Visi BPKP

Auditor Intern pemerintah yang proaktif dan terpercaya dalam mentranformasikan manajemen pemerintah menuju pemerintah yang baik dan bersih.

b. Misi BPKP

Sebagai penjabaran dari visi tersebut, ditetapkanlah tiga misi BPKP yang menggambarkan hal-hal yang harus dilaksanakan, sehingga hal-hal yang masih abstrak yang terlihat pada visi, akan lebih nyata pada misinya.

1. Mendorong terwujudnya tata kelola pemerintah yang baik, meningkatnya pelayanan publik, serta terwujudnya iklim yang mencegah KKN ;

2. Meningkatkan kepercayaan publik kepada pemerintah melalui program kehumasan hasil pengawasan ;

3. Mengembangkan governance system dan sinergi antar APIP dalam rangka meningkatkan kualitas hasil pengawasan intern pemerintah guna memberi dukungan bagi proses pengambilan kebijakan oleh presiden.

2.3 Struktur Organisasi

Bentuk organisasi perwakilan BPKP Provinsi Aceh adalah bentuk organisasi devisional. Pada saat ini kantor BPKP Provinsi Aceh terdiri empat bagian tata usaha.

Kantor perwakilan BPKP Provinsi Aceh dipimpin oleh kepala perwakilan yang dibantu

(20)

oleh empat kepala bidang pengawasan ditambah satu kepala bagian tata usaha dan bertanggung jawab langsung pada BPKP pusat Jakarta.

Bidang pengawasan tersebut terdiri dari :

 Bidang IPP ( Pengawasan Instasi Pemerintah Pusat )

 Bidang APP ( Akuntabilitas Pemerintah Pusat )

 Bidang AN ( Akuntan Negara )

 Bidang INV ( Investigasi )

 Bidang TU ( Tata Usaha )

Struktur organisasi yang digunakan oleh kantor perwakilan BPKP provinsi Aceh adalah tipe BI-2 yang terbentuk devisional yang dalam pelaksanaan berorentasi pada garis ( Line Organisasi From ) sesuai dengan keputusan kepala BPKP Nomor : KEP-123/K/1983 tanggal 10 Desember 1983.

2.4 Landasan Teori 2.4.1 Pengertian Sistem

Sistem berasal dari kata yunani yang artinya kesatuan. Suatu sistem terdiri dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem adalah jaringan kerja yang terdiri dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul sama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

(21)

Suatu sistem dapat didefinisikan sebagai satu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai tujuan (Jogianto H.M 1995).

2.4.2 Pengertian Data

Data adalah suatu istilah majemuk dari kata Datum yang berarti fakta atau bagian fakta yang mengandung arti yang di hubungakan dengan kenyataan, gambaran, kata-kata, huruf-huruf atau yang menunjukkan suatu ide.

Menurut Baridwan (1993) menyatakan bahwa data adalah sebagai kumpulan karakter, fakta atau jumlah yang merupakan masukan bagi suatu sistem informasi.

Menurut Agustina (1992) data adalah keterangan mengenai sesuatu hal yang sudah sering terjadi dan berupa himpunan fakta, angka, grafik, tabel, gambar, lambang, kata, huruf-huruf yang menyatakan sesuatu pemikiran, objek, serta kondisi dan situasi.

Menurut Kadir (1999) data adalah fakta mengenai objek orang dan lain-lain.

Selanjutnya menurut Vincent (1988) menerangkan data adalah fakta-fakta terpisah yang harus digabung terlebih dahulu dengan cara tersendiri agar data-data tersebut mempunyai arti.

Dari pengertian di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa data adalah fakta mengenai objek atau orang lain, yang kemudian diproses sehingga menghasilkan suatu informasi yang lebih berguna. .

(22)

2.4.3 Pengertian Surat

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia “surat” merupakan kertas dan sebagainya yang tertulis atau secarik kertas sebagai keterangan atas sesuatu yang tertulis.

Menurut Silmi (2002) surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis.

Urusan surat adalah suatu bagian yang penting dari pekerjaan administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan. Secara terperinci, dikatakan pengertian surat sebagai berikut:

 Bentuk pernyataan kehendak seseorang kepada orang lain melalui tulisan.

 Suatu media pencurahan perasaan, kehendak, pikiran dan tujuan seseorang untuk dapat diketahui orang lain.

 Sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.

 Merupakan suatu bentuk gambaran suatu peristiwa atau keadaan yang dituangkan dalam bentuk tulisan.

Dengan demikian surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi seseorang dan orang lain. Karena sifatnya yang demikian, maka surat-surat harus disusun

(23)

secara singkat dan padat tetapi jelas dan tegas. Bahasa yang dipakai haruslah mudah dimengerti, sederhana,dan teratur.

Penulis surat harus memikirkan terlebih dahulu dengan sungguh-sungguh apa yang akan ditulis serta menyadari kepada siapa tulisan itu diajukan. karena melalui surat itu berarti penulis telah mengantarkan dan membawa idenya kepada orang lain.

2.4.4 Pengertian Surat Masuk

Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengiriman surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi).

Menurut Wursanto (1991) surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari organisasi/instansi maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos), maupun yang diterima dari kurir (pengantar surat) dengan mempergunakan buku pengiriman.

2.4.5 Pengertian Surat Keluar

Surat Keluar adalah surat yang akan dikeluarkan oleh organisasi/instansi yang ditujukan ke organisasi lain diluar organisasi itu sendiri.

Menurut Wursanto (1994) surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah di tanda tangani oleh berwenang) yang dibuat oleh instansi, kantor maupun lembaga yang ditujuankan kepada instansi, kantor atau lembaga lain.

(24)

Menurut Widjaja (1990) surat keluar adalah surat yang dikeluarkan oleh organisasi atau instansi yang ditujukan kepada organisasi/perorangan diluar organisasi tersebut.

2.5 Data Flow Diagram (DFD)

Data flow diagram adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data system yang penggunaanya sangat membantu untuk memahami secara logika, terstruktur dan jelas. DFD merupakan salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khsusnya bila fungsi-fungsi system yang merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh system. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi system.

Komponen DFD menurut Yourdan dan DeMarco :

Tabel 2.1 Komponen DFD Menurut Yourdan dan DeMarco

Simbol Arti

Satuan luar, satuan kesatuan atau entitas terlibat Proses : simbol proses atau kegiatan yang dilaksanakan oleh orang atau mesin komputer.

Arah Arus Data, Arus informasi yang masuk dan keluaran antar bagian dan antar pemyimpanan Simpanan data symbol baru media penyimpanan data.

(25)

2.6 Entity Relation Diagram (Diagram ER)

Entity Relation Diagram adalah salah satu tehnik pemodelan data dengan cara

menentukan data apa saja yang terdapat dalam suatu entity dan hubungan antar entity.

Berikut simbol yang ada pada ERD

Tabel 2.2 Simbol Entity Relation Diagram (Diagram ER)

Simbol Keterangan

Entitas terlibat

Relasi antar entitas

Atribut

Penghubung Entitas dengan relasi, Entitas dengan atribut

Atribut turunan

Atribut Key (kunci)

Atribut Komposisi

(26)

Ada tiga tipe Relationship yang dikenal, yaitu:

1. One to one (1:1)

Pada bentuk relasi ini, suatu entity hanya berelasi dengan satu entity lainnya, misalnya 1 Direktur memimpin 1 Kantor

Gambar 2.1 Relasi One to One

2. One to Many (1:M)

Pada relasi ini suatu entity bisa mempunyai lebih dari satu relasi pada entity lainnya, misal seorang dosen mengajar lebih dari satu mata kuliah

Gambar 2.2 Relasi One to Many

3. Many to Many (M:M)

Pada relasi ini banyak entity yang bisa berelasi dengan banyak entity lainnya, sebagai contoh banyak pembeli bisa membeli banyak barang disuatu pasar

Direktur Memimpin Kantor

Mata Kuliah

Dosen Mengajar

Pembeli Membeli Barang

(27)

Gambar 2.3 Many to Many

2.7 Website

Website atau juga di sebut Web adalah halaman yang di tampilkan di internet yang memuat informasi tertentu (khusus). web pertama kali diperkenalkan pada tahun 1992. Hal ini sebagai hasil usaha pengembangan yang dilakukan CERN di Swiaa. Internet dan web adalah dua hal yang berbeda. Internet yaitu yang dapat menampilkan web-nya, sedangkan web adalah yang ditampilkannya yang berupa susunan dari halaman-halaman yang menggunakan teknologi Web dan saling berkaitan satu sama lain.

Word Wide Web atau Web adalah sub sistem dari internet. Word Wide Web adalah

daerah yang sangat populer dimana menyediakan segala macam informasi dari seluruh dunia dan menyajikan secara multimedia (Lani Sindharta,1996:1)

Pada dasarnya website adalah sebuah cara untuk menampilkan suatu di internet.

Website adalah sebuah tempat di internet, siapa saja didunia ini dapat mengunjunginya, kapan saja mereka dapat mengetahui tentang segala hal, memberi pertanyaan, memberikan masukan atau bahkan mengetahui dan membeli produk. Internet bagaikan sebuah pusat perdagangan terbesar didunia dan website adalah salah satu toko atau kios di pusat perdagangan tersebut.

(28)

2.8 PHP (Personal Home Page / Hypertext Preprocessing)

PHP merupakan singkatan berulang dari PHP Hypertext Preprocessor, yang sebelumnya merupakan Personal Home Page, pertama kali dibuat oleh Rasmus Lerdof pada tahun 1995 CMIIW. PHP: Hypertext Preprocessor adalah bahasa skrip yang dapat ditanamkan atau disisipkan ke dalam HTML. PHP banyak dipakai untuk memrogram situs web dinamis. PHP dapat digunakan untuk membangun sebuah CMS.

Untuk menjalankan PHP diperlukan Web Server seperti Apache, PHP Interpreter, MySQL sebagai database.

2.9 XAMMP

Xammp merupakan salah satu paket instalasi Apache, PHP, dan MySQL instant yang dapat kita gunakan untuk membantu proses installasi ketiga produk tersebut.

2.10 MySQL

Pengertian MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL (bahasa Inggris: Database Management System) atau DBMS yang multithread, multi- user, dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia. MySQL AB membuat MySQL tersedia sebagai perangkat lunak gratis dibawah lisensi General Public License (GPL), tetapi mereka juga menjual dibawah lisensi komersial untuk kasus-kasus dimana penggunaannya tidak cocok dengan penggunaan GPL. (Wikipedia, 2012).

2.11 Pengertian Komputer

(29)

Istilah komputer berasal dari bahasa latin yaitu “Compute” yang artinya alat hitung, akan tetapi komputer sendiri mempunyai arti sebagai suatu alat elektronika yang berfungsi untuk mengolah data dengan bantuan operator system untuk menghasilkan informasi.

Berdasarkan definisi diatas penulis menyimpulkan bahwa komputer sebagai sekumpulan alat logic yang dapat menerima data, mengolah data dan menyimpan data dengan menggunakan program yang terdapat pada memori system komputer kemudian memberikan hasil pengolahan tersebut dalam bentuk output setelah itu untuk keluaran dalam bentuk informasi

2.12 Pengertian Macromedia Dreamweaver

Macromedia Dreamweaver adalah sebuah HTML editor professional untuk mendesain secara visual dan mengelola situs Web maupun halaman Web. Saat ini terdapat software dari kelompok Macromedia yang banyak digunakan untuk mendesain situs Web.

Macromedia Dreamweaver 3 merupakan versi lama dari Macromedia Dreamweaver dan merupakan Web Authoring terbaik untuk tahun 2000. Pada tahun 2001, macromedia meluncurkan macromedia Dreamweaver 4 yang lebih baik dan lebih canggih lagi. Pada tahun 2002 Macromedia meluncurkan versi terbaru lagi, yaitu Macromedia Dreamweaver MX. Dan seterusnya muncul Versi terbaru lagi dari Macromedia Dreamweaver adalah Dreamweaver MX 2004. Pada Dreamweaver MX 2004 terdapat beberapa kemampuan bukan hanya sebagai software untuk desain web saja, tetapi juga untuk menyunting kode serta pembuatan aplikasi Web dengan menggunakan berbagai bahasa pemograman Web, antara lain JPS, PHP, ASP dan ColdFusion.

(30)

Dreamweaver merupakan software utama yang digunakan oleh Web Desainer maupun Web Programmer guna mengembangkan situs Web. Ruang kerja, fasilitas dan kemampuan Dreamweaver mampu meningkatkan produktivitas dan evektifitas dalam desain maupun membangun situs Web. Dreamweaver juga dilengkapi dengan fasilitas untuk manajemen situs yang cukup lengkap.

(31)

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Lokasi Penelitian

Tempat pelaksanaan penelitian ini penulis lakukan pada Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Cabang Perwakilan Provisi Aceh. yang beralamat di Jalan Tgk. Panglima Nyak Makam Banda Aceh.

Tabel 3.3 Waktu Pelaksanaan Penelitian

3.2 Tahapan Pengumpulan Data a. Studi Pustaka

Studi pustaka merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pengkajian terhadap sumber-sumber referensi untuk memperoleh landasan teori, konseptual dan praktis tentang permasalahan penelitian. Studi pustaka ini dilakukan dengan mendapatkan data berupa-berupa buku, jurnal.

No Kegiatan April Mei Juni Juli Agustus

II I

IV I II III IV I II III III IV III IV

1 Pengumpulan Data 2 Analisa Data

3 Perancangan Database 4 Perancangan Sistem 5 Desain Sistem 6 Pembuatan Sistem 7 Pengujian Sistem 8 Penyusunan Laporan 9 Sidang Akhir

(32)

b. Studi Lapangan

1. Observasi, yaitu pengamatan langsung terhadap mekanisme sistem yang sedang berjalan di Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Cabang Perwakilan Provisi Aceh.

2. Wawancara (interview), yaitu pengumpulan data berdasarkan tatap muka dan tanya jawab dengan karyawan di Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Cabang Perwakilan Provisi Aceh agar memperoleh informasi yang akurat sehingga diharapkan dapat menjadi bahan masukkan maupun pertimbangan dalam proses penelitian.

3.3 Alat-alat yang dipakai Dalam Penelitian a. Perangkat Lunak (Software)

a) MySQL Versi 3.51.12 b) PHP Versi 4.0

c) Xampp Versi 2.5

b. Perangkat Keras (Hardware) a) Processor : Intel Pentium b) Monitor : LCD 12 Inc

c) Mouse : Optical Wheel Mouse d) HardDisk : 320 GB

e) RAM :1GB

(33)

3.4 Analisa Data

Adapun metode dalam analisa data yang dipakai disini adalah :

a. Metode Deskriptif, Metode yang mengolah dan menafsirkan data dengan maksud agar bisa memberikan gambaran yang jelas dan wajar mengenai keadaan yang akan diteliti.

b. Metode Dedukatif, Metode yang menarik beberapa kesimpulan yang bersifat umum menjadi kesimpulan yang bersifat khusus serta sekaligus memberikan saran dalam rangka penyempurnaan aktivitas penelitian dimasa yang akan datang.

Sedangkan teknik Pengolahan Data yaitu, Data yang diperoleh dari hasil penelitian, selanjutnya akan dianalisa secara kualitatif dengan membandingkan antara teori dengan hasil penemuan lapangan.

3.5 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan

Prosedur pengarsipan surat masuk yang sedang berjalan di Kantor Badan Pengawasan Keuangan Dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh melalui beberapa tahapan antara lain :

1. Sekretaris perwakilan menerima Surat dari instansi/Perusahaan lain.

2. Kemudian bagian sekretaris perwakilan mencatat data surat masuk.

3. Setelah dicatat surat dikeluarkan menjadi 2 file yaitu surat masuk dan salinan surat masuk.

4. Salinan surat masuk disimpan sebagai arsip oleh sekretaris perwakilan dan surat masuk diserahkan kepada kepala kantor.

(34)

Prosedur pengarsipan surat keluar yang sedang berjalan di Kantor Badan Pengawasan Keuangan Dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh melalui beberapa tahapan antara lain :

1. Sekretaris perwakilan memberikan konsep surat keluar kepada kepala kantor untuk diperiksa secara manual.

2. Setelah diperiksa kepala kantor mengeluarkan file surat keluar yang harus diperbaiki oleh sekretaris perwakilan.

3. Sekretaris perwakilan memberikan surat keluar yang sudah di perbaiki kepada kepala kantor untuk ditanda tangani.

4. Setelah ditandatangani surat tersebut diberikan lagi kepada sekretaris perwakilan untuk di catat.

5. Setelah dicatat surat dikeluarkan menjadi 2 file yaitu surat keluar dan salinan surat keluar.

6. Salinan surat keluar disimpan sebagai arsip oleh sekretaris perwakilan dan surat keluar diserahkan kepada instansi/perusahaan lain.

3.6 Flowmap

(35)

a) Flowmap prosedur arsip surat masuk yang sedang berjalan di Kantor Badan Pengawasan Keuangan Dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh.

Instansi/Perusahaan Lain Sekretaris Perwakilan Kepala Kantor

Gambar 3.4 Flowmap Arsip Surat Masuk yang Berjalan

b) Flowmap prosedur arsip surat keluar yang sedang berjalan di Kantor Badan Pengawasan Keuangan Dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh.

Surat dari Instansi/Perusahaan

lain

Surat dari Instansi/Perusahaan

lain

Surat Masuk Surat Masuk

Mencatat data Surat Masuk

(36)

Sekretaris Perwakilan Kepala Kantor Instansi/Perusahaan Lain

Ya

Tidak

Gambar 3.5 Flowmap Arsip Surat Keluar yang Berjalan

Konsep Surat Konsep Surat

Surat yang sudah diperbaiki

Surat yang sudah ditandatangani Memcatat data

surat keluar Surat yang sudah

diperbaiki Surat yang harus

diperbaiki

Surat Masuk Surat Keluar

Memeriksa Surat

Menandatangani surat

Mencatat data surat keluar

Perbaiki Surat

Cek Surat

Surat Keluar

(37)

3.7 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan

Sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan di Kantor Badan Pengawasan Keuangan Dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh masih ada kekurangan, diantaranya :

1. Kesulitandalam pencarian arsip surat masuk dan surat keluar.

2. Cara penyimpanannya yang kurang efektif sehingga memungkinkan arsip bisa hilang.

3.7.1 Usulan Perancangan Sistem

Dari kendala yang ada setelah di evaluasi, maka penulis mengajukan untuk membuat Sistem Pengolahan Data Surat Masuk dan Surat Keluar untuk menanggulangi kendala yang sering terjadi. Dan untuk memperbaiki sistem yang ada agar lebih cepat, tepat, efektif, dan efisien.

3.7.2 Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan dari perancangan Sistem Pengolahan Data Surat Masuk dan Surat Keluar adalah sebagai berikut :

1. Untuk mempermudah pengarsipan surat masuk dan surat keluar.

2. Untuk mempermudah pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar.

3. Untuk mempermudah pencarian arsip surat masuk dan surat keluar.

(38)

3.7.3 Perancangan Prosedur yang Diusulkan

Gambaran umum sistem yang diusulkan dalam proses perancangan sistem ini, penulisakan membangun sebuah Aplikasi Sistem Pengolahan Data surat masuk dan surat keluar yang nantinya aplikasi tersebut dikelola oleh seorang Operator (salah satu pegawai sekretaris perwakilan). Berikut adalah prosedur arsip surat masuk dan surat keluar yang diusulkan :

1) Prosedur Arsip surat masuk yang Diusulkan

1. Operator menerima Surat dari instansi/Perusahaan lain.

2. Kemudian surat masuk tersebut diinput sehingga menghasilkan file baru.

3. Surat masuk kemudian diserahkan kepada kepala kantor sedangkan data surat masuk beserta soft copy surat masuk diinput dan disimpan ke dalam aplikasi system pengolahan data surat oleh operator.

2) Prosedur Arsip surat keluar yang diusulkan

1. Operator mencetak konsep surat keluar kepada kepala kantor untuk di periksa secara manual.

2. Setelah di periksa kepala kantor mengeluarkan file surat keluar yang harus dirubah oleh Operator.

3. Operator memberikan surat keluar yang sudah di rubah kepada kepala kantor untuk ditanda tangani.

4. Setelah di tanda tangani surat tersebut diberikan lagi kepada operator untuk di input sehingga menghasilkan file baru .

(39)

5. Surat keluar kemudian diserahkan kepada instansi/perusahaan lain sedangkan data surat keluar beserta soft copy surat keluar diinput dan disimpan ke dalam aplikasi system pengolahan data surat oleh operator.

Instansi/Perusahaan lain Operator Kepala Kantor

Gambar 3.6 Flowmap Arsip Surat Masuk yang Diusulkan

Surat Masuk Surat Masuk

Surat Masuk Input Data Surat

Masuk

Database Surat Masuk

(40)

Operator Kepala Kantor Instansi/Perusahaan Lain

Ya

Tidak

Gambar 3.7 Flowmap Arsip Surat Keluar yang Diusulkan

Mencetak Konsep Surat

Konsep Surat Keluar

Surat yang sudah dirubah

Surat yang sudah ditandatangani Surat yang sudah

ditanda tangani Surat yang sudah

dirubah Surat yang harus

dirubah

Memeriksa Konsep Surat

Menandatangani surat keluar Merubah

surat keluar

Cek konsep

Surat

Surat Keluar Input Data Surat

keluar

Database Surat Keluar

(41)

(42)

3.8.2 Aliran Informasi

Diagram konteks atau disebut juga dengan model sistem fundamental merepresentasikan seluruh elemen sistem sebagai sebuah bubble tunggal dengan data input output yang ditunjukkan oleh anak panah yang masuk dan keluar secara berurutan.

Laporan surat masuk Laporan surat keluar

Input data surat masuk Input data surat keluar

Gambar 3.9 Diagram Kontek

3.9 Data Flow Diagram (DFD)

Terdapat 2 proses utama yaitu: proses daftar hadir masuk dan proses daftar hadir keluar.

3.9.1 DFD Level 0 1. Surat Masuk

Proses ini adalah proses pendataan yang dilakukan oleh operator dengan data dari surat yang masuk untuk diarsipkan untuk keperluan tertentu.

Aplikasi Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat

Keluar

Operator

(43)

2. Surat Keluar

Proses ini adalah proses pendataan yang dilakukan oleh operator dengan data dari surat yang akan keluar untuk diarsipkan untuk keperluan tertentu.

Tambah Surat

Tambah Surat Edit Surat Edit Surat

Surat Masuk

Surat Keluar

Edit Surat Edit Surat

Tambah Surat Tambah Surat

Disposisi Surat Masuk

Tambah Surat Tambah Surat

Disposisi Surat Keluar

Gambar 3.10 DFD Level 0 1

Surat Masuk

2 Surat Keluar Operator

3

Disposisi Surat Masuk

4 Disposisi

Surat keluar

(44)

3.9.2 DFD Level 1 Proses Input Surat Masuk 1. Tambah

Operator menginputkan data isi surat masuk berupa id_operator, nomor_surat, tanggal_surat, jenis_surat, asal_surat, perihal, disposisi dan keterangan.

2. Edit

Proses ini merupakan proses pengeditan data surat masuk jika ada kesalahan input data pada proses tambah.

3. Cari

Proses ini merupakan proses pencarian data surat masuk yang sudah di input dan tersimpan di database.

4. Preview

Proses ini merupakan proses pencarian untuk menampilkan surat yang sudah masuk dalam jangka waktu tertentu dalam bentuk laporan.

(45)

Input nomor surat Simpan Data Surat Masuk Input nomor surat

Input tanggal surat Input asal surat

Input jenis surat Input perihal

Id operator Input keterangan

Edit Data Surat Masuk Simpan Surat Masuk

Data Surat Masuk

Input pencarian nomor surat Cari Surat Masuk Surat Masuk

Input pencarian perihal

Input pencarian tanggal surat Info Data Surat Masuk

Lihat Preview Laporan Info Laporan Surat Masuk

Gambar 3.11 DFD Level 1 Proses Input Surat Masuk 1.1

Tambah

1.2 Edit

1.3 Cari

1.4 Preview Operator

(46)

3.9.3 DFD Level 2 Proses Input Surat Keluar 1. Tambah

Operator menginputkan data surat keluar berupa id_operator, nomor_surat, tanggal_surat, jenis_surat, ditunjukan, dan keterangan.

2. Edit

Proses ini merupakan proses pengeditan data surat keluar jika ada kesalahan input data pada proses tambah.

3. Cari

Proses ini merupakan proses pencarian data surat keluar yang sudah di input dan tersimpan di database.

4. Preview

Proses ini merupakan proses pencarian untuk menampilkan surat yang sudah masuk dalam jangka waktu tertentu dalam bentuk laporan.

(47)

Input Id operator

Input nomor surat Simpan Data Surat Keluar

Input tanggal surat Input perihal

Input ditunjukan Input keterangan

Simpan Data Surat Keluar

Edit Data Surat Keluar Data surat Keluar

Input pencarian nomor surat Cari Surat Keluar Surat Keluar

Input pencarian tanggal surat

Input pencarian perihal Info Data Surat Keluar

Lihat priview laporan surat keluar Info Laporan Surat Keluar

2.1 Tambah

2.2 Edit

2.3 Cari

2.4 Priview Operator

(48)

Gambar 3.12 DFD Level 2 Proses Input Surat Keluar

Input Id tujuan masuk

Input nomor surat Simpan Data

Input bagian Input keterangan

Disposisi Surat Masuk Input pencarian nomor surat Cari Disposisi Surat Masuk

Input pencarian id disposisi masuk

Info Data Disposisi Surat Masuk

Lihat priview laporan Disposisi surat masuk Info Laporan Disposisi Surat Masuk 3.1

Tambah

3.2 Cari

3.3 Priview Operator

(49)

Gambar 3.13 DFD Level 3 Proses Input Disposisi Surat Masuk

Input Id tujuan masuk

Input nomor surat Simpan Data

Input bagian

Input nama intansi Input Keterangan

Disposisi Surat Keluar Input pencarian nomor surat Cari Disposisi Surat Keluar

Input pencarian Id Disposisi Keluar

Info Data Disposisi Surat Keluar

Lihat priview laporan Disposisi Surat Keluar Info Laporan Disposisi Surat Keluar 4.1

Tambah

4.2 Cari

4.3 Privie

w Operator

(50)

Gambar 3.14 DFD Level 4 Proses Input Disposisi Surat Keluar

3.9.4 Tabel Final

Tabel 3.4 Tabel Operator

Nama Field Tipe Size

Nama Operator Varchar 50

Id_Operator Varchar 50

Pasword Varchar 50

Hak Akses Varchar 50

Tabel 3.5 Tabel Surat Masuk

Nomor_Surat Varchar 20

Tanggal_Surat Varchar 15

Jenis_Surat Varchar 20

Asal_Surat Varchar 20

Perihal Varchar 30

Keterangan Varchar 50

Id_Operator* Varchar 10

File Picture

Tabel 3.6 Tabel Disposisi Surat Masuk

(51)

Id_Disposisi_Masuk Varchar 10

Nomor_Surat* Varchar 20

Bagian Varchar 20

Tabel 3.7 Tabel Surat Keluar

Nomor_Surat* Varchar 20

Tanggal_Surat Varchar 15

Jenis_Surat Varchar 20

Ditunjukan Varchar 30

Perihal Varchar 30

Id_Operator Varchar 10

File Picture

Tabel 3.8 Tabel Disposisi Surat Keluar

Id_Disposisi_Masuk Varchar 10

Nomor_Surat Date 20

Nama_Instansi Text 20

Keterangan Date 50

(52)

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Diagram Flowchart

Diagram Flowchart merupakan metode untuk menggambarkan tahap-tahap dalam

menjalankan system informasi, pemecahan masalah dalam system informasi adapun tahap- tahap dalam system pengolahan data surat masuk dan surat keluar yaitu menjelaskan bagaimana proses pengolahan yang dilakukan mulai dari menjalankan program sampai pada akhir program perancangan diagram flowchart sistem pengolahan data surat masuk dan surat keluar.

Dari diagram flowchart pada sistem pengolahan data surat masuk dan surat keluar pada kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) perwakilan provinsi Aceh dapat dijelaskan bahwa, pada saat ingin menjalankan program yang pertama sekali akan muncul adalah input password dan user harus memasukkan password dengan benar, bila password yang dimasukkan salah maka akan kembali lagi ke input password, user harus mengimput password sampai benar apabila password yang input benar maka user akan masuk kedalam menu utama.

(53)

Dalam menu utama user dapat meng input informasi tentang data surat masuk dan surat keluar, data bagian yang sudah disediakan pada form, setelah user menginput data maka data tersebut akan tersimpan dalam database, apabila tersebut tidak di simpan maka dia akan kembali lagi ke tampilan input data.

Pada menu laporan user dapat mencetak informasi tentang sistem pengolahan surat masuk dan surat keluar dan laporan bagian dari jembatan apabila user ingin mencetak data yang sudah diinput pada form maka data akan tercetak sebagai laporan. Apabila user tidak ingin mencetak data maka akan kembali lagi ketampilan cetak data.

Tidak Ya

Start Input Password/Login

Cek Password

Y/T

Halaman Menu Utama

Input Surat Masuk Input Disposisi Masuk

Input Surat Keluar Input Disposisi Keluar Laporan Data Surat Masuk

Laporan Data Disposisi Masuk Laporan Data Surat Keluar Laporan Data Disposisi Keluar

Logout

End

(54)

Gambar 4.15 Diagram Flowchart 4.2 Pengguanaan Aplikasi

Penggunaan Aplikasi Sistem Pengolahan Data Surat Masuk dan Surat Keluar pada kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh, dilihat dari perancangan aplikasi ke dalam bentuk tampilan sebuah aplikasi.

4.2.1 Form Login

Form login digunakan sebagai sekuriti sistem dari penyalahgunaan hak akses, sehingga keamanan data dapat terjamin. Di sini user diminta untuk memasukkan user name dan password untuk dapat mengakses data selanjutnya. Untuk lebih jelas proses Login dapat dilihat pada pada gambar di bawah.

.

Gambar 4.16 Tampilan Form Login

(55)

4.2.2 Menu Utama

Pada form dibawah ini adalah form menu utama yang isinya tampilan awal, pengaturan, surat masuk, surat keluar,operator, profil instansi. Pengguna komputer tinggal klik saja icon menu yang di inginkan untuk melihat apa saja yang ada di dalam file tersebut.

Gambar 4.17 Tampilan Menu Utama

4.2.3 Input Surat

a. Input Surat Masuk

Menu input surat masuk merupakan halaman dimana user dapat menginput data surat masuk. Dimana didalamnya berisikan tanggal surat, nomor surat, jenis surat, perihal, dari, id operator, keterangandan file.

(56)

Gambar 4.18 Input Surat Masuk

b. Input Disposisi Surat Masuk

Menu input disposisi surat masuk merupakan halaman dimana user dapat menginput data surat masuk. Dimana didalamnya berisikan id operator, nomor surat, nama instansi, keterangan, lebih jelasnya seperti tampilan dibawah ini:

Gambar 4.19 Input Disposisi Surat Masuk

(57)

c. Input Surat Keluar

Menu input surat keluar merupakan halaman dimana user dapat menginput data surat keluar. Dimana didalamnya berisikan nomor surat, tanggal surat, perihal, ditunjukan, id operator, keterangan dan file. lebih jelasnya seperti tampilan dibawah ini:

Gambar 4.20 Input Surat Keluar

d. Input Disposisi Surat Keluar

Menu input disposisi surat keluar merupakan halaman dimana user dapat menginput data surat keluar. Dimana didalamnya berisikan id operator, nomor surat, nama instansi, keterangan, lebih jelasnya seperti tampilan dibawah ini:

(58)

Gambar 4.21 Input Disposisi Surat Keluar

4.2.4 Lihat Surat

a. Lihat Surat Masuk

Menu Lihat Surat Masuk merupakan halaman untuk melihat seluruh data-data surat masuk. Dibawah ini merupakan tampilan semua data surat masuk:

Gambar 4.22 Lihat Surat Masuk

(59)

b. Lihat Disposisi Surat Masuk

Menu Lihat Disposisi Surat Masuk merupakan halaman untuk melihat seluruh data- data surat masuk. Dibawah ini merupakan tampilan semua data surat masuk:

Gambar 4.23 Lihat Disposisi Surat Masuk

c. Lihat Surat Keluar

Menu Lihat Surat Keluar merupakan halaman untuk melihat seluruh data-data surat keluar. Dibawah ini merupakan tampilan semua data surat keluar:

Gambar 4.24 Lihat Surat Keluar

d. Lihat Disposisi Surat Keluar

(60)

Menu Lihat Disposisi Surat Keluar merupakan halaman untuk melihat seluruh data- data surat keluar. Dibawah ini merupakan tampilan semua data surat keluar:

Gambar 4.25 Lihat Disposisi Surat Keluar

4.2.5 Pencarian Data Pada Lihat Data Surat a. Pencarian Surat Masuk

Pada form dibawah ini user dapat mencari data surat masuk berdasarkan nomor surat, tanggal surat dan perihal. Surat yang dimaksud akan muncul pada form pencarian data.

Gambar 4.26 Pencarian Data Surat Masuk b. Pencarian Disposisi Surat Masuk

(61)

Pada form dibawah ini user dapat mencari disposisi surat masuk berdasarkan nomor surat dan nama bagian. Surat yang dimaksud akan muncul pada form pencarian data.

Gambar 4.27 Pencarian Data Disposisi Surat Masuk

c. Pencarian Surat Keluar

Pada form dibawah ini user dapat mencari data surat keluar berdasarkan nomor surat, tanggal surat dan perihal. Surat yang dimaksud akan muncul pada form pencarian data

Gambar 4.28 Pencarian Data Surat Keluar d. Pencarian Disposisi Surat Keluar

(62)

Pada form dibawah ini user dapat mencari disposisi surat keluar berdasarkan nomor surat dan nama instansi. Surat yang dimaksud akan muncul pada form pencarian data.

Gambar 4.29 Pencarian Data Disposisi Surat Keluar

4.2.6 Rancangan Keluar

a. Form Laporan Data Surat Masuk

Ini adalah berupa hasil laporan surat masuk yang akan dicetak setelah di input form-form sebelumnya.

Gambar 4.30 Laporan Data Surat Masuk b. Form Laporan Disposisi Surat Masuk

(63)

Ini adalah berupa hasil laporan disposisi surat masuk yang akan dicetak setelah di input form-form sebelumnya.

Gambar 4.31 Laporan Data Disposisi Surat Masuk

c. Form Laporan Data Surat Keluar

Ini adalah berupa hasil laporan surat keluar yang akan dicetak setelah di input form- form sebelumnya.

Gambar 4.32 Laporan Data Surat Keluar

d. Form Laporan Disposisi Surat Keluar

(64)

Ini adalah berupa hasil laporan disposisi surat keluar yang akan dicetak setelah di input form-form sebelumnya.

Gambar 4.31 Laporan Data Disposisi Surat Keluar

(65)

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan dari pembahasan, penulis dapat menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut:

1. Dengan menggunakan Web pada Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh sangat membantu pegawai dalam bekerja agar mempermudah serta mempercepat proses input surat masuk dan surat keluar pada bagian Sekretaris Kepala Perwakilan. Untuk meningkatkan sistem peng agendaan surat masuk dan surat keluar dari sistem manual menjadi sistem komputerisasi.

2. Untuk menghasilkan informasi yang akurat dan berkualitas, serta mempermudah perolehan data yang diinginkan.

3. Dengan pengolahan database berbasis elektronik, maka data mitra kerja pada kantor Bandan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh lebih lebih cepat diakses.

(66)

5.2 SARAN

Untuk mendapatkan hasil yang optimal adapun saran yang ingin penulis sampaikan setelah melakukan pengamatan dengan menguraikan data yang di dapat, maka penulis menpunyai beberapa saran :

1. Untuk menpercepat dan mempermudah kinerja karyawan, sebaiknya digunakan program Sistem Pengolahan Data, sehingga tidak terjadi permasalahan dalam mengiput data surat masuk dan surat keluar.

2. Dilihat dari kegiatan yang dilaksanakan pada Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh, maka perlu diadakan pelatihan-pelatihan untuk lebih menguasai program Sistem Pengolahan Data .

(67)

DAFTAR PUSTAKA

Agustina. 1992, Sistem Pengolahan Data. Penerbit PT Elex Media Komputindo, Jakarta.

Baridman. 1990, Pengertian Komputer. Penerbit Raneka Cipta, Bandung.

Jogianto. 2005, Pengenalan Komputer. Andi Offset, Jakarta.

Kadir. 1999, Dasar-dasar Pengenalan Komputer. Jakarta : Ghalia Indonesia.

Silmi. 2002, Pengertian Surat. Sinar Jaya, Jakarta.

Vicent. 1988, Pengertian Database. Jakarta.

Widjaja. 1994, Pengertian Surat Masuk. Surabaya.

Wursanto. 1994, Pengertian Surat Keluar. Fajar, Surabaya.

Kantor Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh [Online] Tersedia :www.bpkp.go.id/aceh.bpkp [20 Mei 2013]

(68)