BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Seiring dengan berkembang nya zaman, teknologi komunikasi berkembang begitu pesat dengan banyak bermunculan alat komunikasi yang canggih, seperti: e-mai atau memo, telepon, seluler, televisi, radio, telegram, faximile, dan lain sebagainya. Masih ada komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan keberadaannya bahkan masih tetap kokoh terpakai, komunikasi tertulis tersebut adalah surat.
Surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi secara panjang lebar, jelas, terperinci, dan dapat dipertanggung jawabkan ataupun sebagai dokumen penting yang sewaktu-waktu dapat digunakan bukti tertulis atau disebut dengan perjanjian atau bukti hitam di atas putih. Surat masih digunakan sampai saat ini karena surat memiliki kelebihan dibandingkan dengan sarana komunikasi lainnya. Kelebihan tersebut adalah karena surat lebih praktis, efektif dan ekonomis. Apa yang dikomunikasikan ataupun yang akan disampaikan ke pihak lain secara tertulis, misalnya pengumuman, pemberitahuan, akan sampai pada alamat yang akan dituju sesuai dengan sumber aslinya.
Dalam suatu instansi/perusahaan, surat menurut prosedur pengurusannya dibedakan menjadi dua, yaitu surat masuk dan surat keluar. Surat yang masuk dan surat yang keluar dikerjakan disuatu bagian khusus. Pengurusan surat masuk mempunyai pengharuh yang sangat penting terhadap pekerjaan kantor secara menyeluruh, yaitu mulai dari memeriksa kebenaran surat, menyortir surat dan sebagainya. Begitu juga dengan surat keluar, merupakan data organisasi yang dapat memberikan reputasi yang baik kepada organisasi bila surat tersebut sampai ketujuan tepat pada waktunya.
Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa menjalankan kegiatan surat menyurat yaitu haruslah dilakukan dengan baik dan benar berdasarkan kaidah yang telah ditetapkan oleh organisasi maupun perusahaan sesuai dengan peyunjuk pelaksanaan tata laksana surat dan kearsipan. Surat yang dikoordinasi/dikelola dengan baik akan membuat perusahaan dapat mencapai tujuan yang telah direncakan.
Mengingat pentingnya peranan surat dalam organisasi atau instansi perusahaan, maka penulis memilih judul “ PROSES PELAKSANAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI SUMATERA UTARA.
B. Perumusan Masalah
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui proses pelaksanaan surat masuk dan surat keluar di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penulisan Tugas Akhir ini, antara lain:
1. Menambah pengetahuan dan memperluas wawasan penulis dalam hal penanganan surat khususnya surat masuk dan surat keluar baik secara teori maupun praktek.
2. Untuk mengaplikasikan ilmu yang telah diperoleh selama menempuh pendidikan di Diploma III Kesekretariatan dengan membuat laporan penelitian secara ilmiah dan sistematis.
3. Dapat melakukan pengembangan media aplikasi sistem informasi, guna kebutuhan masyarakat.
4. Untuk memperluas wawasan dan pandangan mahasiswa/i terhadap prospek kemajuan teknologi dan perkembangan informasi.
E. Jadwal Kegiatan
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
No Kegiatan
Bulan
Mei 2015 Mei 2015 Juni 2015
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulisan Laporan
Sumber : Penulis (2015)
Dalam kegiatan pengumpulan data, dilakukan penelitian selama 2 bulan pada Mei dan Juni 2015 di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara.
F. Sistematika Penelitian
Tugas akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab, dimana setiap babnya dibagi atas beberapa sub bab antara lain :
Bab I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini dijelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian.
Dalam bab ini dijelaskan secara ringkas Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara, struktur organisasi dan job description, jenis kegiatan, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan.
Bab III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini, dijelaskan tentang metode dan prosedur Bab IV: KESIMPULAN DAN SARAN
