Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektivitas Kerja Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BAPPEDASU)

(1)

Sri Ramadani : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektivitas Kerja Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BAPPEDASU), 2009.

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PRGRAM DIPLOMA III

PENATAAN RUANG DAN KANTOR DALAM MENDUKUNG EFEKTIVITAS KERJA PADA BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH

SUMATERA UTARA (BAPPEDASU)

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat

Untuk Menyelesaikan Pendidikan pada Program D III Fakultas Ekonomi

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

2009

Skripsi Minor

Diajukan Oleh:

(2)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas berkah Rahmat dan

Rezeki-Nya penulis dapat menyelesaikan skripsi minor ini guna memperoleh gelar Ahli

Madya D-III Kesekretariatan Universitas Sumatera Utara.

Bagaimana pun hasil akhir ini dari skripsi minor ini, sangat disadari penulis

sadar masih banyak kekurangan – kekurangan, mengingat keterbatasan penulis dalam

pengalaman dan pengetahuan. Penulis telah berusaha semaksimal mungkin dan pada

kesempatan ini saran dan masukan dari berbagai pihak akan sangat berarti bagi penulis.

Mungkin mustahil penulis dapat menyelesaikan skripsi minor ini tanpa

bimbingan dan dukungan dari berbagai pihak yang telah memberi semangat dan

bantuan yang sangat yang sangat berarti ini. Dengan segala hormat penulis ingin

menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar – besarnya kepada :

1. Kepada orang tua yang sangat saya sayangi, Ayahanda S. Cokrowikromo dan

Ibunda Salbiah atas doa dan dorongan semangat serta banyak hal penting lainnya

agar penulis dapat menyelesaikan skripsi minor ini dengan sebaik – baiknya.

2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Endang Sulistiarini, SE, Msi selaku Ketua jurusan Kesekretariatan

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis,

SE, MBA selaku Sekretaris Jurusan Kesekretariatan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Drs. Chairuddin Nst, selaku dosen pembimbing yang telah banyak

(3)

5. Bapak Kepala BAPPEDASU dan seluruh pegawai dan staff yang telah banyak

membantu.

6. Seluruh dosen dan staff Jurusan Sekretaris Fakultas Ekonomi niversitas Sumatera

Utara.

7. Kepada Abang dan kakak ku tercinta, terima kasih atas dukungan baik secara

moril dan materil.

8. Kepada sahabat penulis Anthi, Briptu Diki Syahputra, SH, Serda Gelora Patria,

Agus Mulyadi, SE, Defri Kurnanda, SE, dan specially Eva Chairani, SS. MA.

9. Seluruh teman – teman D- III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara

stambuk ’05 Dina, Anggi, Bebbi, Widya, Rara, Garden, Icha, Achmad, Meilin.

Thanks buat bantuan dan supportnya.

Akhir kata penulis panjatkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang

senantiasa memberikan kemudahan dan rezeki Nya dan untuk semua pihak yang

membantu.

Medan, Maret 2009

(4)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

BAB I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 2

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 2

D. Metode Penelitian dan Analisa ... 3

BAB II. PENATAAN RUANG DAN KANTOR DALAM MENDUKUNG EFEKTIFITAS KERJA PADA KANTOR BAPPEDASU. A. Profil Perusahaan ...5

1. Sejarah Singkat ... 5

2. Struktur Organisasi dan Job Description ... 8

B. Pengertian Tata Ruang Kantor ... 21

1. Pengertian ... 21

2. Macam – macam Tata Ruang Kantor ... 23

C. Tujuan dan Fungsi Penataan Ruang Kantor ...26

1. Tujuan Penataan Ruang ...26

2. Asas – Asas Tata Ruang Kantor ...28

3. Fungsi Tata Ruang Kantor ...30

(5)

BAB III. ANALISIS DAN EVALUASI ...41

BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN ...47

A. Kesimpulan ... 47

B. Saran ...47

(6)

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam rangka mendukung peningkatkan mutu kegiatan perkantorn sesuai

sasaran dari tujuan utama kantor, maka secara tidak langsung kantor tersebut dituntut

dapat menciptakan suasana yang mendukung aktifitas kerja orang-orang yang bekerja

bersama-sama pada kantor tersebut.

Dalam suatu kantor terdapat berbagai sumber daya yang kompleks, manusia

merupakan faktor utama dari keberadaan suatu kantor dimana di dalamnya dituntut

untuk dapat mendukung kegiatan kantor, dikarenakan kantor merupakan suatu kesatuan

dari berbagai faktor yang saling terkait,maka perlulah adanya suatu penataan antara

sumber daya manusia dan objek fisik sebagai pendukung aktifitas kerja sehingga

tercapai suatu sistem kerja yang baik dan seimbang.

Penataan letak ruangan kantor dan peralatan kantor yang sesuai dengan muatan

ruangan kegiatan pegawai dapat menciptakan efektivitas kerja dan hasil yang maksimal,

dimana panataan ruangan yang baik jelas menambah kenyamann bekerja dan kecintaan

akan pekerjaan tersebut. Fasilitas lainnya apabila peletakannya tidak tepat maka

fasilitas tersebut tidak akan dirasakan manfaatnya bagi kantor, oleh sebab itu

diperlukan adanya suatu pemikiran untuk dapat menciptakan kantor dengan suasana

yang nyaman, teratur, aman, dan dengan fasilitas yang memang diperlukan oleh

kegiatan tersebut. Disambping itu lokasi kantor juga berpengaruh terhadap aktifitas

(7)

Tidak semua perusahaan menganggap tata ruang kantor itu penting, bahkan

seringkali keadaan seperti ini kita lihat disuatu perusahaan diman mereka menggap

kantor itu hanyalah tempat sementara pada waktu bekerja, sehingga syarat – syarat tata

ruang kantor yang baik tidak menjadi perhatian. Pengaturan tata ruang kantor sebaiknya

disusun sedemikian rupa dan disesuaikan dengan jenis kegiatan yang dilakukan oleh

perusahaan tersebut. Hal seperti ini dapat mengakibatkan rangkaian aktifitas kantor

berjalan lancar, sehingga pengawasan terhadap pekerjaan dapat dilaksankan dengan

mudah.

Berdasarkan latar belakang uraian diatas, maka penulis merasa tertarik untuk

menyusun tugas akhir yang diberi judul “PENATAAN RUANG DAN KANTOR

DALAM MENDUKUNG EFEKTIVITAS KERJA PADA KANTOR BAPPEDASU”.

B. Perumusan Masalah

Pelaksanaan tata ruang kantor pada setiap perusahaan berbeda – beda, hal ini

disesuaikan dengan jenis kegiatan yang dilaksanakan pada perusahaan tersebut. Ada

tata ruang kantor terbuka, tertutup, bertaman, dan gabungan. Selain itu banyak faktor

yang mempengaruhi warna, cahaya, udara, kelembapan, dan lain – lain. Oleh karena itu

penulis mencoba masalah yang berhubungan dengan tata ruang kantor BAPPEDASU.

Adapun masalah yang akan dibahas adalah Apakah penataan ruang dan kantor

BAPPEDASU dapat mendukung efektifitas kerja.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Adapun tujuan penelitian adalah untuk mengetahui penatan ruang dan kantor

(8)

Manfaat penelitian adalah untuk :

a. Bagi Penulis, menambah dan mengembangkan ilmu pengetahuan manajemen

perkantoran khususnya tata ruang kantor dan efektifitas pelaksanaan kerja pada

kantor.

b. Bagi Perusahaan, sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil langkah pada

masa yang akan datang untuk lebih memperhatikan tata ruang kantor yang

digunakan.

c. Bagi Pihak lain, sebagai bahan masukan dalam mempelajari ilmu manajemen

perkantoran khususnya tata ruang kantor.

D. Metode Penelitian

Dalam memperoleh bahan – bahan untuk dibahas dan diuraikan dalam

penulisan tugas akhir ini, diperlukan data – data serta keterangan – keterangan

yang akurat, antara lain :

1. Lokasi Penelitian

Penulis melakukan penelitian di Kantor BAPPEDASU Jl.Diponegoro No.21

Medan.

2. Jenis Data

a. Data Primer

Data primer adalah data yang diperoleh secara langsung dari sumber

penelitian yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. Penelitian ini

dilakukan melalui wawancara langsung kepada pimpinan dan karyawan

dalam mendapatkan keterangan yang dibutuhkan untuk mendukung

penelitian.

(9)

Data sekunder adalah data yang dikumpulkan melalui literatur seperti

buku, arsip, catatan tertulis yang berkenaan dengan metode yang diteliti

dan dokumen yang diperoleh dari tempat penelitian.

3. Teknik Pengumpulan data

a. Wawancara

Pengumpulan data dengan tanya jawab atau melakukan interview secara

langsung dengan pihak yang bersangkutan untuk memperoleh informasi yang

dibutuhkan. Dalam hal ini penulis melakukan wawancara langsung kepada staff

dan pegawai kantor objek yang diteliti.

b. Dokumentasi

Yaitu laporan dari kejadian – kejadian yang berisi pandangan serta pemikiran –

pemikiran manusia dimasa lalu.

4. Metode Analisa Data

a. Metode Deskriptif

Metode analisa yang memaparkan masalah sedemikian rupa dengan

menggambarkan peristiwa, tingkah laku dari objek yang diselidiki, menyusun

data – data yang diperoleh kemudian menginterpretasikan nya.

b. Metode Deduktif

Metode yang dilakukan untuk mengambil kesimpulan khusus yang berlaku

dikantor berdasarkan teori yang diterima umum sebagai suatu kebenaran. Dalam

(10)

BAB II

PENATAAN RUANG DAN KANTOR DALAM MENDUKUNG EFEKTIFITAS KERJA PADA KANTOR BAPPEDASU

A. Profil Perusahaan

1. Sejarah Singkat Berdirinya BAPPEDASU

Periode BAKOPDA

Setelah pemerintah orde lama digantikan oleh pemerintah orde baru yang secara

konkrit berusaha meningkatkan pembangunan daerah agar kesejahteraan rakyat lebih

diutamakan sesuaikan dengan amanat peneritaan rakyat, maka pemerintah melihat

pentingnya suata lmbaga yang daat menyusun program – program pembangunan yang

menyeluruh dengan menitik beratkan pembangunan terutama pembangunan prasarana

umum seperti membuat jalan, jembatan, dan prasarana pertanian rakyat untuk

menyusun program – program pembangunan nasional dibentuk Badan Perencanaan

Pembangunan Nasional (BAPPENAS) di pusat, BAPPEDA Tingkat I penyusun

suplemen Perencanaan Nasional ditingkat provinsi dan BAPPEDA Tingkat II

penyusun komplementer di tingkat Kabupaten / Kotamadya.

Pada tahun 1963 di Sumatera Utara dubentuk suatu Badan Kordinasi

Pembangunan Sumatera Utara (BKPDSU) yang langsung diketuai Gubernur Kepala

Daerah Tingkat I Sumatera Utara dan Sekretaris Residen P.R Telaubanua yang

merupakan badan yang mengkoordidinir pembangunan di daerah yang selanjutnya

diganti menjadi BAKOPDASU (Badan Koordinasi Pembangunan Daerah Sumatera

Utara) yang diketahui oleh Gubernur Sumatera Utara dengan Ketua Harian Residen

P.R Telaubanua dan Sekretaris Sutan Sitompul, kemudian Badan Perencanan

(11)

pertama kali mengkoordinir Perncanaan Pembangunan di Daerah Sumatera Utara

dengan ketua oleh Ir. M. Sipahutar dan Sekretaris oleh Netap Bukit. Pada periode ini

telah disusun draft Repelita I Provinsi Sumatera Utara.

BAKODASU berperan sebagai lembaga yang pertama menengani masalah –

masalah yang menyangkut Program Pembangunan di daerah dari tahun 1969 sampai

pada tahun 1974 (PELITA I). Pada periode ini telah diberlakukan Inpres Tingkat I

yang menyangkut Program Pembangunan Jalan dan Jembatan di Daerah Tingkat II se

Sumatera Utara.

Periode Keppres No. 15 tahun 1974

Dengan terbitnya Keputusan Presiden RI No. 15 tahun 1974 tentang

pembentukan Badan Perencanaan Pembangunan Daerah disusul dengan Keputusan

Menteri Dalam Negeri No. 142 Tahun 1974 tentang susunan organisasi dan tata kerja

BAPEDA, maka melalui keputusan Gubernur KDH Tingkat I Sumatera Utara

No.43/XXIV/GSU tanggal 18 November 1974 ditetapkan pembentukan Badan

Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BAPPEDASU). Ketua

BAPPEDASU yang pertama adalah Bapak Prof. DR. H. S. Hadibroto, MA yang juga

merangkap sebagai Kepala Biro Pembangunan.

Sekretariat dan bidang – bidang BAPPEDASU yang terdiri dari Bidang Fisik,

Bidang Ekonomi, Bidang sosial Budaya dan Pengendalian membawahi bagian –

bagian yang telah dapat dilaksanakan tugasnya antara lain dalam penyusunan Repelita

III Sumatera Utara, penyusun RAPBN setiap tahunnya kerja sama dengan Biro

Keuangan dan Pemmbangunan. Fungsi Perencanaan Pembangunan daerah baru diatur

di Daerah Tingkat I, sedangkan penyusun Rencana Pembangunan Daerah Tingkat II

belum diatur, wlaupun kepentingannya telah dirasakan. Oleh karena itu daerah

(12)

Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Tingkat II seperti Deli Serdang, Labuhan

Batu, Simalungun, langkat dan Asahan. Namun demikian pembentukan BAPPEDA

Tingkat II ini belum mempunyai dasar hukum yang kuat sebagaimanan pembentukan

BAPPEDA Tingkat I.

Periode Keppres No. 27 tahun 1980

Keputusan Presiden RI No. 27 tahun 1980 tentang pembentukan Badan

Perencanaan Pembangunan Daerah dilatarbelakangi oleh beberapa pertimbangan

yaitu dalam rangka usaha penngkatan keserasian Pembangunan di daerah antara

Pembangunan sektoral dan pembangunan daerah menjadi perkembangan,

keseimbangan dan kesinambungan pembangunan di daerah yang lebih menyeluruh,

terarah dan terpadu sehingga diperlukan peninjauan kembali Keppres No. 15 tahun

1974. selanjutnya atas dasr Keppres No.27 tahun 1980 ini, menteri Dalam Negeri

dengan keputusan No. 185 tahun 1980 menetapkan Pedoman Organisasi dan tata

Kerja Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Tingkat I & Badan Perencanaan

Pembanguna Daerah Tingkat II.

Sesuai dengan ketentuan dalam keputusan Menteri dalam Negeri No. 185 tahun

1980 tersebut, pembentukan BAPPEDA Tingkat I Sumatera Utara telah ditetapkan

dengan peraturan Daerah Provinsi daerah Tingkat I sumatera Utara (PERDASU) No.

2 tahun 1981, tentang susunan Organisasi dan Tata Kerja Badan Perencanaan

Pembangunan Daerah Tingkat I Sumatera Utara disahkan Menteri Dalam Negeri

dengan No. 061.134.2281 tanggal 20 April tahun 1981. Susunan Organisasi

BAPPEDA Tingkat I Sumatera Utara pada periode tersebut berdasarkan kepala

(13)

Periode Kepmendagri & Otonomi Daerah No. 50 tahun 2000

Sesuai era reformasi dan otonomi daerah yang mengacu kepada UU No. 22

tahun 1999 tentang pemerintahan daerah dan Keputusan menteri dalam Negeri dan

OTDA No. 50 tahun 2000 tentang pedoman Organisasi dan Tata Kerja perangkat

Daerah Provinsi Sumatera Utara maka ditetapkanlah Peraturan Daerah Prvinsi

Sumatera Utara, tugas pokok dan fungsi pembentukan BAPPEDA Provinsi Sumatera

Utara disahkan dengan Keputusan Gubernur Sumatera Utara No. 061.1-433. K/tahun

2002.

Dengan terbitnya Keputusan Gubernur Sumatera Utara No. 061.1-433.K/tahun

2002 tanggal 18 Juni 2002. Tugas, fungsi dan tata kerja BAPPEDASU telah berubah,

perubahan susunan Organisasi dan Tata Kerja BAPPEDA tingkat I Sumatera Utara

antara lain : BAPPEDA Tingkat I dipimpin oleh Ketua dan Wakil Ketua berubah

menjadi BAPPEDA Provinsi Sumatera Utara dipimpin oleh Kepala dan Wakil Kepala,

dan seterusnya.

1. Struktur Organisasi dan Job Description BAPPEDASU Struktur Organisasi BAPPEDASU

BAPPEDA adalah instansi pemerintah yang bertugas untuk membantu

Gubernur Kepala daerah Sumatera Utara dalam menentukan kebijaksanaan dibidang

Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara serta penilaian atas pelaksanaannya.

Badan ini berada dan bertanggung jawab kepada Gubernur Kepala Daerah Sumatera

Utara melalui Sekretaris Daerah sesuai dengan Perda No. 4 Tahun 2001 dan Keputusan

Gubernur Sumatera Utara No. 061. 1 – 433 K Tahun 2002 dan SK Gubernur Sumatera

Utara No. 061 – 433 K Tahun 1980. untuk melaksanakan tugas – tugas diatas maka

(14)

Struktur Organisasi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara

(BAPPEDASU) terdiri dari :

a. Kepala

b. Wakil Kepala

c. Sekretaris, terdiri dari :

1. Sub Bagian Umum

2. Sub Bagian Keuangan

3. Sub Bagian Organisasi dan Hukum

4. Sub Bagian Kepegawaian

d. Bidang Perencanaan Ekonomi dan Keuangan, terdiri dari :

1. Sub Bidang Pertanian

2. Sub Bidang Keuangan, Pembangunan Dunia Usaha dan Pariwisata

3. Sub Bidang Koperasi dan Jasa

4. Sub Bidang Industri, Sumber Daya Alam dan Kelautan

e. Bidang Perencanaan Sumber Daya Manusia dan Sosial Budaya, terdiri dari :

1. Sub Bidang Kependudukan, Tenaga Kerja dan Pemberdayaan Perempuan

2. Sub Bidang Pemerintahan, Hukum dan Komunikasi

3. Sub Bidang Pendidikan, Mental spiritual dan Budaya

4. Sub Bidang Kesehatan dan Kesejahteraan Masyarakat

f. Bidang Perencanaan Sarana dan Prasarana, terdiri dari :

1. Sub Bidang Perhubungan

2. Sub Bidang Tata Ruang dan Lingkungan Hidup

3. Sub Bidang Pengairan dan Sumber daya Air

(15)

g. Bidang Perencanaan Kerjasama Pembangunan & Pengembangan Teknologi,

terdiri dari:

1. Sub Bidang Kerjasama Luar Negeri

2. Sub Bidang Kerjasama Antar Daerah dan Lembaga Masyarakat

3. Sub Bidang Teknologi dan Informasi

h. Bidang Pendalian, Evaluasi dan Monitoring, terdiri dari :

1. Sub Bidang Pengumpilan Data Statistik

2. Sub Bidang Evaluasi

3. Sub Bidang Informasi

4. Sub Bidang Peragaan

Job Description BAPPEDASU

Kepala Badan

1. Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, mempunyai tugas membantu

Gubernur dalam bidang Perencanaan Pembangunan Daerah

2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimanan dimaksud pada ayat (1), Kepala Badan

menyelenggarakan fungsi :

a. Pengkoordinasian Penyusunan Program Pembangunan Daerah (PROPEDA).

Rencanan Strategis, Rencana Pembangunan Tahunan Daerah (REPETADA)

dan anggaran Belanja Pembangunan dan pembuatan kajian / studi pembangunan

yang relevan, sesuai ketentuan dan standard yang ditetapkan.

b. Penyelenggaraan kerjasama dan Koordinasi Perencanaan Pembangunan dengan

daerah Kabupaten / Kota serta koordinasi dan kerjasama perencanaan dengan

(16)

c. Pelaksanaan Evaluasi terhadap pelaksanaan program pembangunan daerah,

untuk penyiapan bahan dan konsep kebijakan pelaksanan program selanjutnya,

sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

d. Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi Program dan Proyek Anggaran

Pendapatan Belanja Negara (APBN), sesuai ketentuan dan standar yang

ditetapkan.

e. Penyusunan konsep kebijakan Gubernur tentang standar / ketentuan teknis

perencanaan dan kebijakan perencanan lainnya serta pengendalian atas

pelaksanaannya.

f. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur dan Sekretaris Daerah,

sesuai bidang tugas, dan fungsinya.

g. Pemberian masukan yang perlu kepada Gubernir dan Sekretaris Daerah, sesuai

bidang tugas dan fungsinya.

h. Pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya

kepala Gubernur melalui Sekretaris Daerah, sesuai standar yang ditetapkan.

3. Untuk malaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan (2),

maka Kepala Badan dibantu oleh :

a. Wakil Kepala Badan

b. Sekretaris Badan

c. Kepala Bidang Perencanaan Ekonomi dan Keuangan

d. Kepala Bidang Perencanaan Sumber Daya Manusia dan Sosial budaya

e. Kepala Bidang Perencanaan Sarana dan Prasarana

f. Kepala Bidang Perencanaan Perencanaan Kerjasama Pembangunan dan

Pengembangan Teknologi

(17)

1. Wakil Kepala Badan mempunyai tugas membantu Kepala Badan dalam

melaksanakan tugas dan fungsi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah

2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat 1, Wakil Kepala

Badan menyelenggarakan fungsi :

a. Pengkoordinasian penyempurnaan, oenyusunan dan penerapan standar

pelaksanaan Kewenangan Daerah Kabupaten / Kota dibuang perencanaan, dan

standar pelaksanaan tugas – tugas Badan, perencanaan kegiatan serta kebutuhan

pengingkatan kapasitas personil, kinerja, disiplin pegawai dan sistem kerja.

b. Pengkoordinasian pelaksanaan evaluasi pembangunan dari masing – masing

Bidang pada Badan, pengkoodinasian pengumpulan data – data pembangunan

dan pengkoordinasian penyusunan l;aporan, sesuai ketentuan dan standar yang

ditetapkan.

c. Pelaksanaan tugas dan fungsi Kepala Badan, apabila Kepala badan berhalangan,

sesuai standar prosedur yang ditetapkan.

d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan, sesuai bidang tugas

dan fungsinya.

e. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Badan, sesuai bidang tugas dan

fungsinya.

f. Pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya

kepada Kepala Badan, sesuai standar yang ditetapkan.

Sekretaris Badan

1. Sekretaris Badan Perencanaan Pembangunan daerah, mempunyai tugas Kepala

(18)

2. Untuk pelaksanaan tugas sebagaimanan dimaksud pada ayat 1 pasal ini, Sekretaris

Badan Perencanaan daerah, menyelenggarakan fungsi :

a. Perencanaan kebutuhan internal dan kegiatan administrasi Badan Perencanaan

Pembanguna Daerah, serta pengelolaan dan pengendalian penggunanya.

Perencanaan, pengelolaan dan pengurusan pertangung jawaban keuanagan dan

pengajuan usul Pimpinan Proyek serta bendaharawan Proyek pada Badan

Perencanaan Pembangunan Daerah, sesuai ketentuan standar yang ditetapkan.

b. Perencanaan pengelolaan dan pendayagunaan kepegawaian, sesuai ketentuan

dan standar yang ditetapkan.

c. Perencanaan dan peningkatan sistem kerja serta pengelolaan produk hukum

Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, sesuai ketentuan dan standar yang

ditetapkan.

d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan dan Wakil Kepala

Badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.

e. Pelaporan dan pertanggun jawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya

Kepala Badan melalui Wakil Kepala badan, sesuai standar yang ditetapkan.

3. Untuk melaksanakan tugas dab fungsinya sebagaimanan dimaksud pada ayat 1 dan

2, Sekretaris Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dibantu oleh :

a. Kepala Sub Bagian Umum

b. Kepala Sub Bagian Keuangan

c. Kepala Sub Bagian Kepegawaian

(19)

Kepala Bidan Perencanaan Ekonomi dan Keuanagn

1. Kepala Bidang Perencanaan Ekonomi dan Keuanagn Mempunyai tugas membantu

Kepala badan di Bidang Perencanaan Ekonomi, Keuangan dan Industri.

2. Untuk melaksanakan tugas dimaksud pada ayat (1), Kepala Bidang Perencanaan

Ekonomi dan Keuangan menyelenggarakan fungsi :

a. Pengkoordinasian penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan

Perencanaan dan Peningkatan Kapasitas Perencanaan serta program

pembangunan jangka menengah dan tahunan dibidang Pertanian, Perkebunan,

Peternakan, Perikanan, Kehutanan, Keuangan, pengembangan Dunia Usaha,

Patiwisata, Perdagangan, Koperasi, jasa, Industri, Sumber Daya Alam dan

Kelautan, Sosialisasi, Evaluasi, dan melakukan kajian dan studi pembangunan

serta pengendalian atas pelaksanaannya.

b. Pelaksanaan evaluasi hasil – hasil Pembangunan daerah di bidang Ekonomi dan

Keuangan, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

c. Pelaksanan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan dan Wakil Kepala

Badan, sesuai tugas dan fungsinya.

d. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Badan dan Wakil Kepala Badan,

sesuai bidang tugas dan fungsinya

e. Pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanan tugas dan fungsinya kepad

Kepala Badan melalui Wakil Kepala Badan, sesuai ketentuan dan standar yang

ditetapkan.

3. Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimkasud pada ayat (1) dan

ayat (2), Kepala Bidang Perencanaan Ekonomi dan Keuangan dibantu oleh :

a. Kepala Sub Bidang Pertanian

(20)

c. Kepala Sub Bidang Perdagangan, Koperasi dan Jasa

d. Kepala Sub Bidang Industri, Sumber daya Alam dan Kelautan.

Kepala Bidang Perencanaan Sumber Daya Manusia dan Sosial Budaya

1. Kepala Bidang perencanaan Sumber Daya Manusia dan Sosial Budaya mempunyai

tugas membantu Kepala Badan dibidang Perencanaan Sumber Daya Manusia dan

Sosial Budaya.

2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan (2), kepala

Bidang Perencanaan Sumber Daya Manusia dan Sosial Budaya menyelenggarakan

fungsi :

Perencanaan dan Peningkatan Kapasitas Perencanaan di Bidang Kependudukan,

Tenaga Kerja, Pemberdayaan Perempuan, Pemerintahan Umum, Informasi dan

Komunikasi, Pendidikan, Pembunaan Mental Spiritual dan Budaya, Kesehatan

dan Kesejahteraab Masyarakat serta Sosialisasi, Evaluasi dan Pengendalian atas

pelaksanaannya.

b. Pengkoordinasian perumusan rencana pembangunan jangka menengah dan

tahunan serta melakukan kajian dan studi pembangunan dibidang

Kependuduk an, Tenaga Kerja, Pemberdayaan Perempuan, Pemerintahan Umum,

Informasi, dan Komunikasi, Pendidikan Pembinaan Mental Spiritual dan

Budaya,Kesehatan dan Kesejahteraan Masyarakat, sesuai standar yang

ditetapkan.

c. Pelaksanaan evaluasi hasil – hasil pembangunandaerah dibidang Perencanaan

Sumber Daya Manusia dan Sosial Budaya, sesuai ketentuan dan standar yang

(21)

Badan, sesuai tugas dan fungsinya.

e. Pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas dan fingsinya

kepada Kepala Badan melalui Wakil Kepala badan, sesuai standar yang

ditetapkan.

3. Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan

ayat (2), Kepala Bidang Perencanaan Sumber Daya Manusia dan Sosial Budaya,

dibantu oleh :

a. Kepala Sub Bidang Kependudukan. Tenaga Kerja, Pemberdayaan Perempuan.

b. Kepala Sub Bidang Perencanaan Umum, Informasi dan Komunikasi.

c. Kepala Sub Bidang Pendidikan, Pembinaan Mental Spiritual dan Budaya

d. Kepala Sub Bidang Kesehatan dan Kesejahteraan Masyarakat

Kepala Bidang Perencanaan Sarana dan Prasarana

1. Kepala Bidang Perencanaan Sarana dan Prasana mempunyai tugas membantu

Kepela Badan di Bidang Perencanaan Sarana dan Prasarana.

2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Kepala Bidang

Perencanaan Sarana dan Prasarana menyelenggarakan fungsi :

Prencanaan dan Peningkatan Kapasitas Perencanaan dan Peningkatan Kapasitas

Perencanaan dibidang Penata Ruang dan Pemukinan, Jalan dan Jembatan,

Sumber Daya Air dan Pendayagunaan Sumber Daya Alam Lainnya,

Pengembangan Lingkungan Hidup, dan Wilayah Pembangunan serta Sosialisasi,

(22)

b. Pengkoordinasian perumusan rencana pembangynanjangka menengah dan

tahunan serta melakukan kajian dan studi pembangunan dibidang Penataan

Ruang dan Pemikiman, Jalan dan jembatan, Sumber Daya Air dan Sumber Daya

Alam lainnya, Pengembangan Lingkungan Hidup dan Wilayah Pembangunan,

sesuai standar yang ditetapkan.

c. Pelaksanaan evaluasi hail – hasil Pembangunan Daerah dibidang Perencanaan

Sarana dan Prasarana sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

badan, sesuai tugas dan fungsinya.

e. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Badan dn Wakil Kepala badan,

sesuai bidang tugas dan fungsinya,

f. Pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya

kepada Kepala Badan melalui Wakil Kepala Badan , sesuai standar yang

ditetapkan.

3. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan (2), Kepala

Bidang Sarana dan Prasarana dibantu oleh :

a. Kepala Sub Bidang Perhubungan

b. Kepala Sub Bidang tata Ruang dan Lingkungan Hidup

c. Kepala Sub Bidang Pengairan dan Sumber Daya Air

(23)

Kepala Bidang Perencanaan Kerjasama Pembangunan dan Pengembangan Teknologi.

1. Kepala Bidang perencanaan Kerjasama Pembangunan dan Pengembangan

Teknologi mempunyai tugas membantu Kepala Badan dibidang Evaluasi

Perencanaan Pembamgunan, Kerjasama dan Pengembangan Teknologi

2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Kepala Bidang

Perencanaan Kerjasama Pembangunan da Pengembangan Teknologi

menyelenggarakan fungsi :

Monitoring dan Evaluasi, standar pelaksanaan Pengumpulan, Pengelolaan dan

Penyajian Data, standar pelaporan Program Pembangunan, standar pelaksanaan

Penelitian Lembaran Kerja Proyek serta standar pelaksanaan Perencanaan

Kerjasama dan Pengembangan Teknologi, standar pelaksanaan kerjasama

kemitraan dengan swasta dan masyarakat serta Sosialisasi, Evaluasi dan

Pengendalian atas pelaksanaannya.

b. Penyelenggaraan koordinasi pelaksanaan kegiatan konsultasi perencanaan dan

kerjasama, sesuai standar yang ditetapkan.

c. Penyelenggaraan upaya – upaya Pengembangan dan Pemanfaatan Teknologi,

sesuai standar yang ditetapkan.

d. Pelaksanaan Evaluasi hasil – hasil pelaksanaan Pembangunan dan kerjasama

Pembangunan dan Pengembangan Teknologi, sesuai ketentuan dan standar yang

ditetapkan.

e. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan dan Wakil Kepala

(24)

f. Pemberian masukkan yang perlu kepada Kepala Badan dan Wakil Kepala

badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.

g. Pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya

kepada Kepala Badan melalaui Wakil Kepala Badan, sesuai standar yang

ditetapkan.

3. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan (2), Kepala

Bidang Perencanaan Kerjasama Pembangunan dan Pengembangan Teknologi

dibantu oleh :

a. Kepala Sub Bidang Kerjasama Luar Negeri

b. Kepala Sub Bidang Kerjasama Antar Daerah dan Lembaga Masyarakat

c. Kepala Sub Bidang Kerjasama eknologi dan Informasi.

Kepala bidang Pengendalian, Evaluasi dan Monitoring

1. Mengumpulkan data mengenai pelaksanaan program Pembangunan Sumatrra Utara

dan mengolah dta tersebut untuk menyusun statistik Sumatera utara.

2. Melakukan evaluasi atas bahan – bahan dan laporan pelaksanaan pembangunan

untuk digunakan menjadi bahan penyusunan LPJ Gubernur Sumatera Utara.

3. Melakukan pemantauan pelaksanaan proyek / program dan penyusunan laporan

pelaksanaan program / proyek pembangunan untuk dilaporkan kepada instansi

terkait.

4. Menyusun dan memelihara Data Statistik hasil pelaksanaan program / proyek

Sumatera Utara serta mempersiapkan bahan peragaannya.

5. Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimanan dimaksudnya pada ayat (1)

dan (2), Kepala Bidang Pengendalian, Evaluasi dan Monitoring, dibantu oleh :

(25)

b. Sub Bidang Evaluasi

c. Sub Bidang Informasi

d. Sub Bidang Peragaan

Struktur Organisasi dan Job Description pada Badan Perencanaan Pembangunan

daerah Provinsi Sumatera Utara adalah berbentuk garis dan staf (line and staff

organization) secara formal yang berhak memberikan perintah hanya pimpinan

sehingga menciptakan kekuasaan aliran yang jelas, dimana Kepala BAPPEDASU

berkuasa penuh dalam memberikan tugas kepada Sekretaris maupun Kepala Bidang

dan Staff dapat membantu dalam mengatasi berbagai masalah yang timbul guna

(26)

(27)

B. Pengertian Tata Ruang Kantor 1. Pengertian

Dalam melaksanakan pekerjaaan perkantoran suatu faktor penting yang turut

menentukan kelancaran adalah menentukan tempat kerja dan perlengkapan kantor

dengan sebaik – baiknya. Penyusunan alat – alat kantor pada letak yang tepat dan

pengaturan tempat kerja akan menimbulkan kepuasan bagi para pegawai. Oleh karena

itu menata ruang bagi sebuah kantor sudah merupakan kebutuhan perkantoran modern.

Peletakan perabot – perabot kantor yang menimbulkan keharmonisan dalam

penggunaan ruang yang tersedia sangat penting untuk menciptakan iklim kerja yang

sehat dan memberikan kesan bagi orang yang datang ke kantor tersebut. Menurut

Soedarmayanti (2001:127), tata ruang kantor adalah pengaturan dan penyusunan

seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada trempat yang

tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman , leluasan dan bebas

bergerak sehingga tercapai efisiensi kerja.

Pengaturan tata ruang yang baik akan mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan

kantor dapat diatur secara tertib dan lancar. Dengan demikian komunikasi kerja

pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah

serta akhirnya dapat mencapai efisiensi dan efektifitas pelaksanaan pekerjaan

perkantoran.

Menurut Terry dalam Soedarmayanti (2001:11), adalah perencanaan,

pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta penggerakan mereka

yang melaksanakan agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Menurut leffingwell dan Robinson dalam Sukoco (2007:3), adalah cabang ilmu

manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien,

(28)

Menurut Evans dalam Sukoco (2007:3), adalah salah satu fungsi manajemen

yang menyangkut pengarahan tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan

keterangan, komunikasi dan ingatan organisasi.

Menurut Moekijat (1995:16), adalah penjurusan dan pengawasan dari sebuah

kantor untuk mencapai tujuan khusus dengan cara sehemat – hematnya.

Dari penjelasan diatas maka dapat disimpulkan bahwa tata ruang kantor merupakan

penentuan kebutuhan ruang dan penggunaan terperinci ruangan serta penyusutan

perabot serta alat pelengkap secara terperincisehingga kajian lebih jauh dari penataan

kantor tersebut adalah efektifitas dan efisiensi kerja

Efisiensi adalah usaha pada produksi untuk memberantas segala pemborosan

bahan dan tenaga kerja maupun gejala yang merugikan.

Efisiensi dalam pengertiannya sering diwujudkan dalam simbol E yang

merupakan hasil perbandingan terbaik antara O (output) dan I (input). Output adalah

semua barang dan jasa yang dihasilkan, sedangkan input adalah semua biaya yang

diperlukan untuk menghasilkan barang atau jasa tersebut. Jadi, dengan demikian pada

dasarnya efisiensi adalah perbandingan terbalik atau rasionalitas antar hasil yang

diperoleh atau output dengan kegiatan yang dilakukan sumber – sumber dan waktu

yang dipergunakan, atau input.

Bekerja dengan efisiensi adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu, dan

kelelahan yang sedikit mungkin. Cara kerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap

pegawai untuk semua pekerjaan, baik kecil maupun besar. Dengan menggunakan cara

bekerja yang sederhana, penggunaan alat yang dapat membantu mempercepat

penyelesaian tugas, menghemat gerak dan tenaga, maka seseorang dapat dikatakan

(29)

Menurut Soedarmayantui (2001:112), Efisiensik kerja adalah merupakan

pelaksanaan cara – cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya merupkan cara

yang :

1. Termudah (mengerjakan)

2. Termurah (biayanya)

3. Tersingkat (waktunya)

4. Teringan (bebannya)

5. Terpendek (jaraknya)

Apabila seorang pegawai harus segera menyelesaikan pekerjaannya dalam

waktu singkat, maka pegawai tersebut harus dapat meningkatkan kecepatan cara

bekerjanya disamping harus menjaga mutu pekerjaannya. Pegawai yang tidak efisien

akan kekurangan waktu untuk menyelesaikan pekerjaannya dan pegawai yang efisien

akan kekurangan pekerjaan untuk menghabiskan waktunya. Cara bekerja yang efisien

dapat diterapkan oleh setiap pegawai untuk semua pekerjaan kantor yang besar maupun

yang sekecil – kecilnya, sehingga dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas

dengan menghemat waktu dan tenaga.

Setiap pegawai yang dalam pikirannya tidak menyukai penghamburan,

umumnya akan bekerja dengan efisien. Pegawai yang efisien tidak akan mengeluh

walaupun banyak yang harus dikerjakannya, akan teteapi pegawai yang tidak efisien

akan mengeluh walaupun banyak banyak yang harus dikerjakannya. Oleh sebab itu,

cara bekerja yang efisien hendaknya perlu dipraktekkan dan diterapkan secara terus –

(30)

2. Macam – Macam Tata Ruang Ruang Kantor

Pada dasarnya dikenal 4 macam tata ruang kantor menurut Soedarmayanti (2001:127),

yaitu :

1. Tata Ruang Kantor Berkamar ( Cubicle Type Office )

Yaitu tata ruang kantor untuk bekerja yang dipisah atau dibagi dalam ruang kerja.

• Konsentrasi kerja lebih terjamin

Keuntungan tata ruang kantor berkamar :

• Pekerjaan yang bersifat rahasia dapat lebih terjamin dan terjaga.

• Untuk menambah kewibawaan, status pejabat sehingga selalu terpelihara

adanya kewibawaan pejabat / pimpinan.

• Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab atas

ruangan dan merasa ikut memiliki.

• Komunikasi langsung antar pegawai tidak berjalan lancar, sehingga kesempatan

untuk mengadakan komunkasi menjadi berkurang.

Kerugian tata ruang kantor berkamar:

• Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan,

pengaturan penerangan, adan biaya peralatan lainnya.

• Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan perkembangan

organisasi.

• Mempersulit pengawan.

• Memerlukan ruangan yang luas.

(31)

Adalah ruangan yang besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai

yang bekerja bersama – sama disuatau ruangan tanpa terpisah oleh penyekat.

• Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, warna, dan dekorasi.

Keuntungan tata ruang kantor terbuka :

• Luwes dan fleksibel apabila diperlukan perubahan ruanagn dan tidak

memerlukan biaya yang tinggi.

• Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan, penyeragaman

kerja dan pembagian peralatan kerja.

• Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharan ruangan kerja, penggunaan

perlengkapan ruangan dan peralatan, penggunaan telepon dan sebagainya.

• Kemungkinan terjadi kegaduhan atau kebisingan.

Kerugian tata ruang kantor terbuka :

• Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan dengan konsentrasi.

• Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak tampak jelas.

• Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan.

• Kemungkinan nampak adanya tumpukan – tumpukan berkas atau kertas dan

peralatan kerja lainnya, sehingga mengakibatkan pemandangan yang kurang

baik.

3. Tata ruang berhias atau bertaman / berpanorama ( Landscape Office )

Adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk

ruangan kantor berhias ini mengusahakan lingkungan ruangan perkantoran tampak

seperti pemandangan alam terbuka dan benar – benar merupakan lingkungan yang

(32)

• Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja.

Keuntungan tata ruang kantor berhias atau bertaman :

• Ketegangan syarat dapat berkurang atau dihindarkan.

• Kebisingan atau kegaduhan dapat berkurang atau dihindarkan.

• Produktifitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan dengan efektif dan

efisien sehingga tujuan organisasi dapat mudah dicapai.

• Biaya yang cukup tinggi untuk pengadaan taman dan dekorasi lainnya.

Kerugian tata ruang kantor berhias atau bertaman :

• Biaya pemeliharaan yang tinggi.

• Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan murah.

4. Tata ruang gabungan

Tata ruang kantor yang gabunagn antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata ruang

kantor terbuka, dan tata ruang kantor berhias. Karena ketiga bentuk tata ruang

mempunyai kerugian, maka untuk mencegah atau mengurangi kerugian yang ada, dapat

diciptakan tata ruang kantor gabungan.

Pada prinsipnya tujuan dibuatnya tata ruang kantor pada setiap perusahaan itu sama

seperti yang telah diuraikan diatas. Azas – azas tata ruang kantor yang digunakan

Bappedasu juga menggunakan azas yang telah diuraikan sebelumnya. Dari keempat

macam tata ruang kantor yang telah dijelaskan diatas, BAPPEDASU menggunakan

jenis tata ruang kantor gabungan. Ruang Kepala cabang dibuat terpisah dalam satu

ruang tertutup. Pembagian diatur sedemikian rupa, jarak antara satu bagian dengan

bagian lainnya tidak begitu jauh. Keadaan ruangan hampir semuanya sama, tidak ada

(33)

berdekatan dan bagian pekerjaan yang menimbulkan suara gaduh diletakkan agak

berjauhan dengan bagian yang memerlukan ketenangan dalam bekerja.

C. Tujuan dan Fungsi Penataan Ruang Kantor

1. Tujuan Penataan Ruang

Pengaturan tata ruang kantor yang baik akan membantu pendistribusian kerja yang

layak dan adil. Menurut Gie (2007:108), Apabila dirinci maka tujuan dari tata ruang

kantor adalah :

a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja

dapat dipersingkat.

b. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

c. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien.

d. Mencegah para pegawai dibagian lain terganggu oleh public yang akan menemui

suatu bagian tertentu, atau suara bising lainnya.

e. Menciptakan kenyamanan kerja bagi para pegawai.

f. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung.

g. Mengusahakan adanya keleluasaan bagi :

• Gerakan pegawai yang sedang bekerja.

• Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain pada waktu tertentu.

• Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan dikemudian hari.

Menuarut martinez dan Quible dalam Sukoco (2007:196), untuk dapat mencapai tujuan

tata ruang kantor yang baik antara lain :

a. Menganalisa hubungan antara peralatan , informasi, dan pegawai dalam arus

(34)

b. Mengkondisikan arus kerja agar bergerak dalam bentuk garis lurus dan

meminimalisir kemungkinan terjadinya crisscrossing dan backtracking.

c. Pegawai maupun tim kerja yang melakukan pekerjaan serupa harus ditempatkan

dalam area yang berdekatan.

d. Pegawai maupun divisi yang berhubungan dengan publik harus ditempatkan

dengan pintu masuk kantor.

e. Pegawai maupun tim kerja yang membutuhkan konsentrasi harus ditempatkan

di ruang kerja yang suasananya lebih tenang.

f. Alokasi ruang harus berdasarkan posisi pekerjaan yang dilakukan dan peralatan

khusus yang diperlukan masing – masing individu yang memerlukan.

g. Furnitur dan peralatan harus sesuai dengan kebutuhan.

h. Lorong harus nyaman dan lebar untuk mengantisipasi pergerakan yang efisien

dari pekerja.

i. Pertimbangan keamanan harus diberikan prioritas yang tinggi.

j. Area terbuka yang lebihbesar dan efisien dibandingkan ruangan kecil yang

tertutup.

k. Provisi yang tepat bagi pencahayaan, dekorasi, AC, kelembaban, dan kontrol

suara.

l. Memperhatikan kebutuhan perluasan kantor dimasa datang.

m. Pekerjaan harus datang pada pegawai, bukan sebaliknya.

Dalam penyusunan ruang dalam kantor, ada beberapa tujuan yang perlu dicapai. Tujuan

ini merupakan syarat yang hendaknya dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang

baik. Tujuan yang hendak dijadikan pedoman adalah :

Proses pelaksanaan pekerjaan kantor itu dapat menempuh jarak sependek mungkin.

(35)

Segenap ruangan dipergunakan secara efisien untuk keperluan kerja.

Kesehatan dan kepuasan kerja para pegawai dapat dipelihara.

Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan.

Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan dapat melihat kesan yang baik

tentang organisasi tersebut.

Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah

sewaktu – waktu.

2. Azas – Azas Tata Ruang Kantor.

Azas – azas tata ruang kantor sebenarnya diperuntukkan bagi tempat kerja yang

tugasnya menghasilkan suatu barang, namun dengan perluasan seperlunya dapatlah

beberapa diantaranyan dijadikan dasar bagi tata ruang perkantoran.

Beberapa azas itu menurut Gie (2007:190), adalah :

a. Azas mengenai jarak terpendek.

Dengan tidak mengabaikan hal – hal khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialah yang

memungkinkan pross penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak sependek –

pendeknya. Dalam hal ini garis lurus antar 2 titik adalah jarak yang terpendek. Dalam

penyusunan tempat kerja dan menempatkan alat – alat, hendaknya azas ini dijalankan

sejauh mungkin.

b. Azas mengenai rangkaian kerja.

Dengan ini mengabaikan hal – hal khusus, suatau tata ruang yang terbaik ialah yang

menempatkan pegawai dan alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan

penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Azas ini merupakan pelengkap dari azas

mengenai jarak terpendek. Jarak terpendek tercapi kalau para pekerja dan perlengkapan

(36)

azas ini suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan

sampai selesainya, tidak ada gerak mundur atau menyilang. Hal ini tidak berarti bahwa

jalan yang ditempuh harus selalu berbentuk garis lurus. Yang penting adalah proses itu

selalu mengarah maju ke muka menuju penyelesaian.

c. Azas mengenai penggunaan segenap ruangan.

Suatu tata ruang yang baik adalah yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang

ada. Ruang itu tidak hanya berupa luas lantai saja, melainkan juga yang vertikal ke atas

maupun ke bawah. Jadi, tidak ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai.

d. Azas mengenaikan perubahan susunan tempat kerja

Dengan tidak mengabakan hal – hal khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialah yang

dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan

biaya yang besar.

Langkah – langkah yang telah ditempuh oleh BAPPEDASU dalam pelaksanaan tata

ruang kantor yang memiliki hubungan kerja antara satu kesatuan dengan lainnya dalam

pelaksanaan kerja serta sifat dari pekerjaan itu sendiri. Untuk menentukan letak yang

tepat tersebut, beberapa telah dilaksanaan didalam ruang lingkup kantor yaitu :

1. Bagian customer service ditempatkan di Front Office (bagian depan), dimana bagian

tersebut melayani customer dan keluhan.

2. Bagian administrasi dan umum berada di lantai 2 serta ruang Kepala Cabang.

3. Bagian keuangan dan humas digabung dalam asatu ruang yang berada ditengah

ruangan.

4. Bagian jaringan berada dibelakang yang bersebelahan dengan kantin dan musollah

yang tersedia.

5. Gudang yang berada dibelakang yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan

(37)

3. Fungsi Tata Ruang Kantor

Fungsi tata ruang kantor merupakan unsur terpenting dalam perencanaan yang praktis

dan efektif. Tata ruang kantor merupakan salah satu perencanaan jangka panjang,

dimana perencanaan ini membantu mencapai keseimbangan yang diperlukan dimana :

a. Persyaratan peratyuran Undang – Undang terpenuhi.

b. Manfaat ruangan dipergunakan sebesar – besarnya.

c. Pelayanan tersedia sepanjang diperlukan seperti lisstrik, telepon, dan lain – lain.

d. Pengawasan dapat melihat pegawai pada saat bekerja.

e. Rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja dipelihara

f. Komunikasi dan arus kerja diperlancar.

g. Tempat bergerak (lalu lintas) tata usaha diantara meja dan lemari arsip dipermudah.

h. Pelaksanaan kerja yang gaduh dan mengganggu perhatian agar dipisah.

i. Kebebasan diri dan keamanan diusahakan sepanjang diperlukan.

D. Faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor.

Kondisi fisik kantor merupakan hal yang dapat kita lihat secara langsung. Kondisi ini

dipengaruhi beberapa faktor :

1. Faktor Intern

Manusia adalah salah satu aspek penting dimana memiliki peran yang sangat besar

dalam mempengaruhi letak dan tata ruang kantor yang dapat mendukung efisiensi dan

efektifitas kerja. Manusia merupakan individu yang melakukan pekerjaan dikantor

(38)

Waktu adalah merupakan salah satu indikator penting dalam melakukan pekerjaan

dimana dari aspek ini dapat diketahui sejauh mana efisiensi dan efektifitas dapat

tercapai.

Biaya adalah seberapa banyak jumlah pengorbanan yang telah dikeluarkan baik materiil

maupun in materiil yang ada.

2. Faktor Ekstern a. Cahaya

Cahaya atau penerangan yang cukup barangkali merupakan pertimbangan yang paling

penting dalam fasilitas fisik kantor. Karena penerangan sangat besar manfaatnya untuk

keselamatan bekerja dan kelancaran kerja bagi para pegawai, maka perlu diperhatikan

adanya cahaya atau penerangan yang terang tetapi tidak menyilaukan. Cahaya yang

kurang jelas (kurang cukup) mengakibatkan penglihatan kurang jelas, sehingga

pekerjaan akan terhambat, banyak kesalahan terjadi, dan tentu menyebabkan kurang

sfisien dalam melaksanakan pekerjaan sehingga tujuan organisasi tersebut tidak dapat

dicapai secara efektif. Dalam merancang tata ruang kantor hendaknya cahaya itu tiba

diatas meja para pegawai dari arah kiri. Meja – meja tidak boleh disusun menghadap

jendela, karena akan menimbulkan kesilauan bagi mereka.

Cahaya matahari tidak dapat diatur dengan sempurna menurut keinginan orang. Lebih –

lebih dalam gedung yang luas dan kurang jendelanya, cahaya alam itu tidak dapat

menembus sepenuhnya pada jarak lebih dari pada 6 hingga 7 meter dari jendela. Oleh

karena itu, sering digunakan cahaya lampu untuk mengatur penerangan dalam suatu

kantor. Apabila disusun menurut teknik yang baik, cahaya lampu akan memberikan

penerangan sempurna untuk ruang – ruang kerja yang gelap atau untuk bekerja diwaktu

malam. Penerangan yang baik membantu pegawai dengan cepat, mudah dan senang.

(39)

• Perpindahan pegawai berkurang

• Prestise yang lebih besar.

• Semangat kerja yang lebih tinggi

• Hasil pekerjaan lebih banyak

• Ketidakhadiran berkurang

• Kesalahan berkurang

• Keletihan berkurang.

Menurut Soedarmayanti (2001:130), sangat besar manfaat untuk keselamatan bekerja

dan kelancaran bekerja bagi pegawai, maka perlu diperhatikan adanya pencahayaan

yang terang tapi tidak menyilaukan. Cahaya yang kurang jelas mengakibatkan

penglihatan kurang jelas, sehingga pekerjaan akan melambat, banyak kesalahan terjadi

dan tentu saja hal ini menyebabkan kurangnya efisiensi dalam melaksanakan pekerjaan

sehingga tujuan dari organisasi tersebut tidak dapat dicapai secara efektif.

Menurut Shane dalam Sukoco (2007:208), mendeskripsikan bahwa 80 hingga 85 persen

informasi yang diterima pegawai dikantor menggunakan indera penglihatan (mata),

seperti membaca surat atau memeriksa nota tagihan pembayaran. Hal inilah yang

menjadikan kenyamanan visual bagi pegawai dikantor sangatlah penting karena akan

mempengaruhi produktiitas mereka. Kelelahan pada mata pegawai akan meningkat

apabila tingkat cahaya ditempat kerja tidak sesuai yang akan mengakibatkan pegawai

mengalami ketegangan pada matanya, sehingga mempengaruhi fisiknya. Hal ini

berdampak pada penurunan motivasi pegawai dan mengakibatkan kinerja pegawai

menurun. Oleh karena itu, sistem pencahayaan yang efektif harus memperhitungkan

kualitas dan kuantitas cahaya yang sesuai dengan tugas, ruangan, serta pegawai itu

(40)

Keseimbangan cahaya sangat penting, karena pencahayaan di lingkungan kerja baru

dapat disebut efektif apabila pegawai merasa nyaman secara viual akibat pencahayaan

yang seimbang.

Shane dalam Sukoco (2007:209), menjelaskan bahwa ada 4 jenis pencahayaan yang

digunakan dikantor, antara lain :

a. Ambient Lighting, yang digunakan untuk memberikan pencahayaan keseluruh

ruangan dan biasanya dipasang pada langit – langit luar kantor. Biasanya lampu

jenis ini merupakan satu – satunya pencahayaan terdapat diruangan kantor tersebut.

b. Task Lighting, yang digunakan untuk menerangi area kerja seorang pegawai,

misalnya meja kerja. Meskipun menawarkan lebih banyak kontrol bagi pegawai,

namun jenis cahaya ini jarang digunakan pada kantor – kantor di Indonesia karena

alasan kepraktisan. Jadi sebaiknya Task Lighting dikombinasikan dengan Ambient

Lighting sehingga pekerjaan yang tidak terlalu membutuhkan tingkat penerangan

yang tinggi dapat dengan cukup penggunakannya, sedangkan pekerjaan yang

membutuhkan tingkat ketelitian tinggi menggunakan task lighting.

c. Accent Lighting, yang digunakan untuk memberikan cahaya pada area yang

akan dituju. Biasanya jenis lamou ini dirancang pada lorong sebuah kantor atau area

lain yang membutuhkan penerangan sehingga pegawai atau pengunjung tidak

tersesat.

d. Natural Lighting, biasanya berasal dari jendela, pintu kaca, dinding, serta

cahaya langit. Jenis cahaya ini akan meberikan dampak positif bagi pegawai, namun

cahaya ini tidak selalu tersedia apabila langit dalam keadaan mendung atau gelap.

Untuk itu perusahan sebaiknya menggunakan sistem penyimpanan cahaya matahari

(solar energy saving system) sehingga jenis cahaya ini tetp dapat digunakan.

(41)

yang sangat terang, intensitas cahaya alami dapat mengkibatkan cahaya harus

dikontrol. Pegawai yang area kerjanya menggunakan cahaya alami, harus berada

pada kondisi dimana cahaya datang dari bahu kirinya. Seharusnya karyawan tidak

menghadap jendela pada posisi kerja normal. Apabila cahaya alami digunakan

untuk menerangi area kerja, perlu dipertimbangkan dampak penggunaan temperatur

udara terhadap ruang kerja. Karena cahaya alami menghasilkan panas, pendingin

udara juga harus digunakan khususnya pada musim panas untuk mengurangi efek

panas tersebut.

Pada kantor BAPPEDASU digunakan pencahayaan ambient lighting yaitu dengan

menggunakan lampu dilangit – langit kantor dan menggunakan cahaya alam berupa

cahaya matahari yang melalui jendela kantor.

b. Warna

Sama dengan cahaya, warna merupakan faktor penting untuk memperbesar efisiemsi

kerja para pegawai. Khususnya warna akan mempengaruhi keadaan jiwa mereka.

Dengan memakai warna yang tepat pada dinding ruangan dan alat lainnya,

kegembiraan dan ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara. Selain itu, warna

yang tepat juga akan mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yag

berlebihan.

Para ahli membedakan 3 warna pokok, yaitu merah, kuning dan biru. Merah adalah

warna yang menggambarkan panas, kegembiraan dan kegiatan bekerja. Sebagai alat

untuk merangsang panca indera dan jiwa agar bersemangat dalam melaksanakan suatu

pekerjaan dan warna merah merupakan warna yang tepat untuk digunakan tetapi kalau

terlalu banyak juga tidak baik.

Warna kuning menggambarkan kehangatan matahari. Warna ini dapat merangsang

(42)

dengan melenyapkan perasaan tertekan. Oleh karena itu, warna ini tepat dipakai pada

kamar – kamar atau lorong – lorong gedung yang gelap.

Warna biru adalah adem. Sebagai warna dari langit dan samudra, warna ini mempunyai

pengaruh mengurangi ketegangan otot tubuh dan tekanan darah. Sebagai alat untuk

menimbulkan suasana dingin dan tenang dalam kantor untuk pekerjaan yang

membutuhkan konsentrasi, warna biru baik sekali dipergunakan. Hanya kalau

berlebihan, dapat menimbulkan pengaruh menekan perasaan.

Dalam 3 warna pokok dapat diciptakan warna sekunder. Warna merah dicampur

dengan kuning dalam kuantitas yang sama menghasilkan orange. Warna kuning

ditambah dengan biru menjadi hijau, sedangkan biru dan merah menimbulkan warna

ungu. Kalau ketiga warna pokok dicampur, terciptalah warna abu – abu. Percampuran

lebih lanjut akan warna – warna derajat ketiga. Misalnya 2 bagian warna kuning

dicampur dengan 1 bagian warna biru akan menjadi warna hijau kekuning – kuningan.

Masing – masing warn aitu apabila disoroti oleh cahaya penerangan akan memantulkan

kembali cahaya itu secara berbeda – beda.

Kemampuan sesuatu warna untuk memantulkan kembali cahaya yang mendatangi

disebut daya pantul warna. Banyaknya cahaya yang dipantulkan itu dinyatakan dalam

bentuk persentase. Jadi, apabila suatau warna disoroti oleh sejumlah cahaya, dan

cahaya itu dipantulkan kembali semuanya, maka daya pantul warna tersebut ialah 100

persen. Kalau hanya sebagian dari jumlah cahaya yang datang dipantulkan, daya pantul

tersebut hanya 50 persen. Persentase yang tinggi berarti bahwa warna yang

bersangkutan tergolong warna yang sangat terang. Ini mempunyai pengaruh besar

terhadap kesilauan yang mungkin dialami oleh seorang pegawai akibat cahaya yang

(43)

Sebuah ruangan yang berwarna putih dan menerima sinar yang cukup telah terbukti

terlampau terang untuk bekerja secara efisien. Cahaya yang hampir semuanya

dipantulkan kembali oleh warn aputih itu akan menyilaukan para pekerja. Oleh karena

itu, kalau hendak menciptakan tata ruang kantor yang baik, sebaiknya digunakan

bermacam – macam warna. Untuk Indonesia yang terletak di khatulistiwa dan

tergolong daerah panas, sebaiknya dipakai warna yang bersifat adem dan tenang seperti

biru, hijau, dan abu – abu.

Dalam hal ini disetiap dinding kantor BAPPEDASU menggunakan warna putih dan

perabitan kantor umumnya menggunakan kayu yang berwarna coklat.

c. Udara atau Ventilasi

Pegawai akan sulit bekerja dengan baik, senang , dan efisien apabila bekerja diruang

kantor yang udaranya panas, pengap sehingga sulit bernapas. Melakukan pekerjaan

dengan suhu yang dianggap baik berkisar 13 – 24 derajat Celcius. Oleh karena itu perlu

diusahakan adanya ventilasi yang cukup, yang dapat membantu pertukaran udara

denagn lancar, sehingga para pegawai diruang kerjanya tetap mendapat udara segar dan

nyaman.

Pada kantor BAPPEDASU umumnya semua ruangan menggunakan AC, disamping itu

perlu diketahui disetiap ruangan mempunyai jendela atau ventilasi yang cukup sehingga

udara berjalan dengan baik.

d. Suara

Karena pada umumnya pekerjaan yang ada membutuhkan konsentrasi, maka suara

bising hendaknya dihindarkan agar supaya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan

dengan lancar, efisien dan efektif sehinga produktifitas kerja dapat meningkat.

Pada kantor BAPPEDASU kegiatan yang menimbulkan suara berisik terdapat dibagian

(44)

Masalah dekorasi ada hubungan denagan tata warna yang baik, karena itu dekorasi

tidak hanya mempermasalahkan hiasan ruangan saja teteapi harus diperhatikan cara

mengatur letaknya, sususnan dan tata warna perlengkapan yang akan dipasang ata

diatur.

Agar tujuan dari tata kantor dapat tercapai secara efektif dan efisien maka beberapa hal

yang harus dilakaukan adalah :

1. Berhasil guna dan efektif yaitu menyatakan bahwa kegiatan telah dilaksanakan

dengan tepat, artinya target tercapai sesuai dengan waktu yang ditetapkan.

2. Ekonomis yaitu dalam usaha pencapaian efektif termasuk biaya , tenaga kerja,

materil, peralatan, waktu dan ruangan serta hal lainnya telah dipergunakan dengan

sebaik – baiknya.

3. Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggng jawabkan yaitu membuktikan bahwa

didalam pelaksanaan kerja, sumber yang ada telah dimanfaatkan sebaik – baiknya

dan dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab sesuai dengan yang telah

ditetapkan.

4. Pembagian kerja yang nyata.

5. Rasionalitas wewenagng dan tanggung jawab

6. Prosedur kerja yang praktis.

Pada kantor BAPPEDASU umumnya dekorasi kantor sudah tertata dengan baik, hal ini

terlihat dengan penyusunan tiap – tiap ruangan yang berhubungan disusun secara

berdekatan, menggunakan tirai berwarna biru untuk kantor bagian depan, dan memiliki

taman yang dirawat dengan baik.

(45)

Dalam bidang perkantoran, perlu diperhatikan adanya azas – azas tertentu agar dapat

dicapai perbandingan terbaik antara setiap pekerjaan dengan hasil yang diharapkan.

Azas –azas efisiensi bagi pekerjaan kantor ada 4 yaitu :

1. Azas Perencanaan yaitu menggambarkan dimuka mengenai tindakan yang akan

dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan.

2. Azas Penyederhaan yaitu membuat suatu sistim yang ruwet atau sukar menjadi

lebih mudah atau ringan.

3. Azas Penghapusan yaitu meniadakan suatu kegiatan kerja yang dianggap tidak

perlu atau tidak ada hubungannya dengan hasil kerja yang ingin dicapai.

4. Azas Penggabungan yaitu mempersatukan pekerjaan yang memiliki persamaan

atau mingkin yang dapat dikerjakan secara bersamaan dalam satu langkah

sekaligus, sehingga dapat menghemat waktu.

Banyak faktor yang dapat mempengaruhi seseorang untuk dapat bekerja dengan cara

yang efisien, diantaranya adalah :

 Bentuk susunan serta permukaan meja perlu direncanakan dengan baik, agar

dapat membantu untuk tidak merasa lelah, dapat menghemat tenaga, usaha, dan

waktu. Untuk bekerja dapat direncanakan suatu meja yang berbentuk L atau U

denagn komputer didepannya.

 Kursi, hendaknya dipakai kursi yang dapat berpuar dan mempunyai sandara

tegak, agar dapat berputar, apabila harus mengetik, mengangkat telepon atau

menulis diatas meja tulisnya.

 Peletakan benda – benda yang sering digunakan diats ameja, dan segera

kembalikan ketempat semula. Semua peralatan atau berkas yang tidak

diperlukan lagi, agar dengan demikian meja tetap kelihatan rapi dan dapt