Faktor Ekstern a. Cahaya - Faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor

D. Faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor

2. Faktor Ekstern a. Cahaya

Cahaya atau penerangan yang cukup barangkali merupakan pertimbangan yang paling penting dalam fasilitas fisik kantor. Karena penerangan sangat besar manfaatnya untuk keselamatan bekerja dan kelancaran kerja bagi para pegawai, maka perlu diperhatikan adanya cahaya atau penerangan yang terang tetapi tidak menyilaukan. Cahaya yang kurang jelas (kurang cukup) mengakibatkan penglihatan kurang jelas, sehingga pekerjaan akan terhambat, banyak kesalahan terjadi, dan tentu menyebabkan kurang sfisien dalam melaksanakan pekerjaan sehingga tujuan organisasi tersebut tidak dapat dicapai secara efektif. Dalam merancang tata ruang kantor hendaknya cahaya itu tiba diatas meja para pegawai dari arah kiri. Meja – meja tidak boleh disusun menghadap jendela, karena akan menimbulkan kesilauan bagi mereka.

Cahaya matahari tidak dapat diatur dengan sempurna menurut keinginan orang. Lebih – lebih dalam gedung yang luas dan kurang jendelanya, cahaya alam itu tidak dapat menembus sepenuhnya pada jarak lebih dari pada 6 hingga 7 meter dari jendela. Oleh karena itu, sering digunakan cahaya lampu untuk mengatur penerangan dalam suatu kantor. Apabila disusun menurut teknik yang baik, cahaya lampu akan memberikan penerangan sempurna untuk ruang – ruang kerja yang gelap atau untuk bekerja diwaktu malam. Penerangan yang baik membantu pegawai dengan cepat, mudah dan senang. Keuntungan penerangan yang baik adalah :

Sri Ramadani : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektivitas Kerja Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BAPPEDASU), 2009.

• Perpindahan pegawai berkurang

• Prestise yang lebih besar.

• Semangat kerja yang lebih tinggi

• Hasil pekerjaan lebih banyak

• Ketidakhadiran berkurang

• Kesalahan berkurang

• Keletihan berkurang.

Menurut Soedarmayanti (2001:130), sangat besar manfaat untuk keselamatan bekerja dan kelancaran bekerja bagi pegawai, maka perlu diperhatikan adanya pencahayaan yang terang tapi tidak menyilaukan. Cahaya yang kurang jelas mengakibatkan penglihatan kurang jelas, sehingga pekerjaan akan melambat, banyak kesalahan terjadi dan tentu saja hal ini menyebabkan kurangnya efisiensi dalam melaksanakan pekerjaan sehingga tujuan dari organisasi tersebut tidak dapat dicapai secara efektif.

Menurut Shane dalam Sukoco (2007:208), mendeskripsikan bahwa 80 hingga 85 persen informasi yang diterima pegawai dikantor menggunakan indera penglihatan (mata), seperti membaca surat atau memeriksa nota tagihan pembayaran. Hal inilah yang menjadikan kenyamanan visual bagi pegawai dikantor sangatlah penting karena akan mempengaruhi produktiitas mereka. Kelelahan pada mata pegawai akan meningkat apabila tingkat cahaya ditempat kerja tidak sesuai yang akan mengakibatkan pegawai mengalami ketegangan pada matanya, sehingga mempengaruhi fisiknya. Hal ini berdampak pada penurunan motivasi pegawai dan mengakibatkan kinerja pegawai menurun. Oleh karena itu, sistem pencahayaan yang efektif harus memperhitungkan kualitas dan kuantitas cahaya yang sesuai dengan tugas, ruangan, serta pegawai itu sendiri.

Sri Ramadani : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektivitas Kerja Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BAPPEDASU), 2009.

Keseimbangan cahaya sangat penting, karena pencahayaan di lingkungan kerja baru dapat disebut efektif apabila pegawai merasa nyaman secara viual akibat pencahayaan yang seimbang.

Shane dalam Sukoco (2007:209), menjelaskan bahwa ada 4 jenis pencahayaan yang digunakan dikantor, antara lain :

a. Ambient Lighting, yang digunakan untuk memberikan pencahayaan keseluruh ruangan dan biasanya dipasang pada langit – langit luar kantor. Biasanya lampu jenis ini merupakan satu – satunya pencahayaan terdapat diruangan kantor tersebut. b. Task Lighting, yang digunakan untuk menerangi area kerja seorang pegawai, misalnya meja kerja. Meskipun menawarkan lebih banyak kontrol bagi pegawai, namun jenis cahaya ini jarang digunakan pada kantor – kantor di Indonesia karena alasan kepraktisan. Jadi sebaiknya Task Lighting dikombinasikan dengan Ambient Lighting sehingga pekerjaan yang tidak terlalu membutuhkan tingkat penerangan yang tinggi dapat dengan cukup penggunakannya, sedangkan pekerjaan yang membutuhkan tingkat ketelitian tinggi menggunakan task lighting.

c. Accent Lighting, yang digunakan untuk memberikan cahaya pada area yang akan dituju. Biasanya jenis lamou ini dirancang pada lorong sebuah kantor atau area lain yang membutuhkan penerangan sehingga pegawai atau pengunjung tidak tersesat.

d. Natural Lighting, biasanya berasal dari jendela, pintu kaca, dinding, serta cahaya langit. Jenis cahaya ini akan meberikan dampak positif bagi pegawai, namun cahaya ini tidak selalu tersedia apabila langit dalam keadaan mendung atau gelap. Untuk itu perusahan sebaiknya menggunakan sistem penyimpanan cahaya matahari (solar energy saving system) sehingga jenis cahaya ini tetp dapat digunakan. Cahaya ini juga tidak mampu menjangkau lebih dalam ke area kerja, dan pada hari

Sri Ramadani : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektivitas Kerja Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BAPPEDASU), 2009.

yang sangat terang, intensitas cahaya alami dapat mengkibatkan cahaya harus dikontrol. Pegawai yang area kerjanya menggunakan cahaya alami, harus berada pada kondisi dimana cahaya datang dari bahu kirinya. Seharusnya karyawan tidak menghadap jendela pada posisi kerja normal. Apabila cahaya alami digunakan untuk menerangi area kerja, perlu dipertimbangkan dampak penggunaan temperatur udara terhadap ruang kerja. Karena cahaya alami menghasilkan panas, pendingin udara juga harus digunakan khususnya pada musim panas untuk mengurangi efek panas tersebut.

Pada kantor BAPPEDASU digunakan pencahayaan ambient lighting yaitu dengan menggunakan lampu dilangit – langit kantor dan menggunakan cahaya alam berupa cahaya matahari yang melalui jendela kantor.

b. Warna

Sama dengan cahaya, warna merupakan faktor penting untuk memperbesar efisiemsi kerja para pegawai. Khususnya warna akan mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan memakai warna yang tepat pada dinding ruangan dan alat lainnya, kegembiraan dan ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara. Selain itu, warna yang tepat juga akan mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yag berlebihan.

Para ahli membedakan 3 warna pokok, yaitu merah, kuning dan biru. Merah adalah warna yang menggambarkan panas, kegembiraan dan kegiatan bekerja. Sebagai alat untuk merangsang panca indera dan jiwa agar bersemangat dalam melaksanakan suatu pekerjaan dan warna merah merupakan warna yang tepat untuk digunakan tetapi kalau terlalu banyak juga tidak baik.

Warna kuning menggambarkan kehangatan matahari. Warna ini dapat merangsang mata dan syaraf. Pengaruh mental yang dapat ditimbulkan ialah perasaan gembira

Sri Ramadani : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektivitas Kerja Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BAPPEDASU), 2009.

dengan melenyapkan perasaan tertekan. Oleh karena itu, warna ini tepat dipakai pada kamar – kamar atau lorong – lorong gedung yang gelap.

Warna biru adalah adem. Sebagai warna dari langit dan samudra, warna ini mempunyai pengaruh mengurangi ketegangan otot tubuh dan tekanan darah. Sebagai alat untuk menimbulkan suasana dingin dan tenang dalam kantor untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi, warna biru baik sekali dipergunakan. Hanya kalau berlebihan, dapat menimbulkan pengaruh menekan perasaan.

Dalam 3 warna pokok dapat diciptakan warna sekunder. Warna merah dicampur dengan kuning dalam kuantitas yang sama menghasilkan orange. Warna kuning ditambah dengan biru menjadi hijau, sedangkan biru dan merah menimbulkan warna ungu. Kalau ketiga warna pokok dicampur, terciptalah warna abu – abu. Percampuran lebih lanjut akan warna – warna derajat ketiga. Misalnya 2 bagian warna kuning dicampur dengan 1 bagian warna biru akan menjadi warna hijau kekuning – kuningan. Masing – masing warn aitu apabila disoroti oleh cahaya penerangan akan memantulkan kembali cahaya itu secara berbeda – beda.

Kemampuan sesuatu warna untuk memantulkan kembali cahaya yang mendatangi disebut daya pantul warna. Banyaknya cahaya yang dipantulkan itu dinyatakan dalam bentuk persentase. Jadi, apabila suatau warna disoroti oleh sejumlah cahaya, dan cahaya itu dipantulkan kembali semuanya, maka daya pantul warna tersebut ialah 100 persen. Kalau hanya sebagian dari jumlah cahaya yang datang dipantulkan, daya pantul tersebut hanya 50 persen. Persentase yang tinggi berarti bahwa warna yang bersangkutan tergolong warna yang sangat terang. Ini mempunyai pengaruh besar terhadap kesilauan yang mungkin dialami oleh seorang pegawai akibat cahaya yang terlampau banyak.

Sri Ramadani : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektivitas Kerja Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BAPPEDASU), 2009.

Sebuah ruangan yang berwarna putih dan menerima sinar yang cukup telah terbukti terlampau terang untuk bekerja secara efisien. Cahaya yang hampir semuanya dipantulkan kembali oleh warn aputih itu akan menyilaukan para pekerja. Oleh karena itu, kalau hendak menciptakan tata ruang kantor yang baik, sebaiknya digunakan bermacam – macam warna. Untuk Indonesia yang terletak di khatulistiwa dan tergolong daerah panas, sebaiknya dipakai warna yang bersifat adem dan tenang seperti biru, hijau, dan abu – abu.

Dalam hal ini disetiap dinding kantor BAPPEDASU menggunakan warna putih dan perabitan kantor umumnya menggunakan kayu yang berwarna coklat.

c. Udara atau Ventilasi

Pegawai akan sulit bekerja dengan baik, senang , dan efisien apabila bekerja diruang kantor yang udaranya panas, pengap sehingga sulit bernapas. Melakukan pekerjaan dengan suhu yang dianggap baik berkisar 13 – 24 derajat Celcius. Oleh karena itu perlu diusahakan adanya ventilasi yang cukup, yang dapat membantu pertukaran udara denagn lancar, sehingga para pegawai diruang kerjanya tetap mendapat udara segar dan nyaman.

Pada kantor BAPPEDASU umumnya semua ruangan menggunakan AC, disamping itu perlu diketahui disetiap ruangan mempunyai jendela atau ventilasi yang cukup sehingga udara berjalan dengan baik.

d. Suara

Karena pada umumnya pekerjaan yang ada membutuhkan konsentrasi, maka suara bising hendaknya dihindarkan agar supaya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan dengan lancar, efisien dan efektif sehinga produktifitas kerja dapat meningkat.

Pada kantor BAPPEDASU kegiatan yang menimbulkan suara berisik terdapat dibagian gudang. Oleh karena itu gudang berada dibelakang kantor.

Sri Ramadani : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektivitas Kerja Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BAPPEDASU), 2009.

Masalah dekorasi ada hubungan denagan tata warna yang baik, karena itu dekorasi tidak hanya mempermasalahkan hiasan ruangan saja teteapi harus diperhatikan cara mengatur letaknya, sususnan dan tata warna perlengkapan yang akan dipasang ata diatur.

Agar tujuan dari tata kantor dapat tercapai secara efektif dan efisien maka beberapa hal yang harus dilakaukan adalah :

1. Berhasil guna dan efektif yaitu menyatakan bahwa kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat, artinya target tercapai sesuai dengan waktu yang ditetapkan.

2. Ekonomis yaitu dalam usaha pencapaian efektif termasuk biaya , tenaga kerja, materil, peralatan, waktu dan ruangan serta hal lainnya telah dipergunakan dengan sebaik – baiknya.

3. Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggng jawabkan yaitu membuktikan bahwa didalam pelaksanaan kerja, sumber yang ada telah dimanfaatkan sebaik – baiknya dan dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab sesuai dengan yang telah ditetapkan.

4. Pembagian kerja yang nyata.

5. Rasionalitas wewenagng dan tanggung jawab 6. Prosedur kerja yang praktis.

Pada kantor BAPPEDASU umumnya dekorasi kantor sudah tertata dengan baik, hal ini terlihat dengan penyusunan tiap – tiap ruangan yang berhubungan disusun secara berdekatan, menggunakan tirai berwarna biru untuk kantor bagian depan, dan memiliki taman yang dirawat dengan baik.

Sri Ramadani : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektivitas Kerja Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BAPPEDASU), 2009.

Dalam bidang perkantoran, perlu diperhatikan adanya azas – azas tertentu agar dapat dicapai perbandingan terbaik antara setiap pekerjaan dengan hasil yang diharapkan. Azas –azas efisiensi bagi pekerjaan kantor ada 4 yaitu :

1. Azas Perencanaan yaitu menggambarkan dimuka mengenai tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan.

2. Azas Penyederhaan yaitu membuat suatu sistim yang ruwet atau sukar menjadi lebih mudah atau ringan.

3. Azas Penghapusan yaitu meniadakan suatu kegiatan kerja yang dianggap tidak perlu atau tidak ada hubungannya dengan hasil kerja yang ingin dicapai.

4. Azas Penggabungan yaitu mempersatukan pekerjaan yang memiliki persamaan atau mingkin yang dapat dikerjakan secara bersamaan dalam satu langkah sekaligus, sehingga dapat menghemat waktu.

Banyak faktor yang dapat mempengaruhi seseorang untuk dapat bekerja dengan cara yang efisien, diantaranya adalah :

 Bentuk susunan serta permukaan meja perlu direncanakan dengan baik, agar dapat membantu untuk tidak merasa lelah, dapat menghemat tenaga, usaha, dan waktu. Untuk bekerja dapat direncanakan suatu meja yang berbentuk L atau U denagn komputer didepannya.

 Kursi, hendaknya dipakai kursi yang dapat berpuar dan mempunyai sandara tegak, agar dapat berputar, apabila harus mengetik, mengangkat telepon atau menulis diatas meja tulisnya.

 Peletakan benda – benda yang sering digunakan diats ameja, dan segera kembalikan ketempat semula. Semua peralatan atau berkas yang tidak diperlukan lagi, agar dengan demikian meja tetap kelihatan rapi dan dapt dipergunakan untuk mengerjakan pekerjaan lainnya dengan efisien.

Sri Ramadani : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektivitas Kerja Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BAPPEDASU), 2009.

 Pengaturan benda – benda didalam laci hendaknya disusun dengan penuh pertimbangan, disesuaikan denagn kepentingan masing – masing peralatan agar dapat dipergunakan dengan efisien.

 Adalah merupakan suatau kewajiban untuk ikut mengatur ruangan meskipun petugas kantor telah membersihkan ruangan. Kepandaian untuk mengatur ruangan kantor akan menambah efisiensi kerja.

 Kemampuan untuk mengingat dengan baik adalah merupakan dasar untuk bekerja secara efisien. Rencana kerja akan dilaksanakan pada suatau hari atau penyelesaian tugas memerlukan pertimbangan yang datang dari pengalaman yang diingat oleh seorang pegawai.

Selain faktor – faktor yang telah dikemukakan diatas, faktor lain yang sangat mendukung terciptanya efisiensi dan efektifitas pelaksanaan pekerjaan perkantoran adalah peralatan dan mesin – mesin kantor yang digunakan.

Guna menunjang terlaksananya efisiensi dalam pelaksanaan pekerjaan perkantoran, peralatan atau mesin kantor yang dimiliki oleh kantor BAPPEDASU meliput i :

a. Kalender

b. Buku petunjuk telepon c. Buku organisasi intern d. Buku agenda

e. Lembaran kertas

• Kertas dengan berbagai jenis dan ukuran

• Kertas dengan kepala surat

• Kertas Memo

Sri Ramadani : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektivitas Kerja Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BAPPEDASU), 2009.

• Benda – benda pos

• Amplop

• Alat – alat tulis f. Pita mesin tik

g. Jepitan kertas ( paper clips )

h. Jepitan dokumen tebal ( binder clips ) i. Alat pelubang kertas

j. Lem perekat k. Gunting l. Pisau

m. Stempel dan bantalan cap ( stamp pad ) n. Jam

o. Pesawat telepon p. Komputer dan printer q. Kalkulator

Sri Ramadani : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektivitas Kerja Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BAPPEDASU), 2009.

BAB III

Dalam dokumen Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektivitas Kerja Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BAPPEDASU) (Halaman 38-48)