1. Tujuan Penataan Ruang
Pengaturan tata ruang kantor yang baik akan membantu pendistribusian kerja yang layak dan adil. Menurut Gie (2007:108), Apabila dirinci maka tujuan dari tata ruang kantor adalah :
a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat dipersingkat.
b. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan. c. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien.
d. Mencegah para pegawai dibagian lain terganggu oleh public yang akan menemui suatu bagian tertentu, atau suara bising lainnya.
e. Menciptakan kenyamanan kerja bagi para pegawai. f. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung. g. Mengusahakan adanya keleluasaan bagi :
• Gerakan pegawai yang sedang bekerja.
• Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain pada waktu tertentu.
• Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan dikemudian hari.
Menuarut martinez dan Quible dalam Sukoco (2007:196), untuk dapat mencapai tujuan tata ruang kantor yang baik antara lain :
a. Menganalisa hubungan antara peralatan , informasi, dan pegawai dalam arus kerja.
Sri Ramadani : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektivitas Kerja Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BAPPEDASU), 2009.
USU Repository © 2009
b. Mengkondisikan arus kerja agar bergerak dalam bentuk garis lurus dan meminimalisir kemungkinan terjadinya crisscrossing dan backtracking.
c. Pegawai maupun tim kerja yang melakukan pekerjaan serupa harus ditempatkan dalam area yang berdekatan.
d. Pegawai maupun divisi yang berhubungan dengan publik harus ditempatkan dengan pintu masuk kantor.
e. Pegawai maupun tim kerja yang membutuhkan konsentrasi harus ditempatkan di ruang kerja yang suasananya lebih tenang.
f. Alokasi ruang harus berdasarkan posisi pekerjaan yang dilakukan dan peralatan khusus yang diperlukan masing – masing individu yang memerlukan.
g. Furnitur dan peralatan harus sesuai dengan kebutuhan.
h. Lorong harus nyaman dan lebar untuk mengantisipasi pergerakan yang efisien dari pekerja.
i. Pertimbangan keamanan harus diberikan prioritas yang tinggi.
j. Area terbuka yang lebihbesar dan efisien dibandingkan ruangan kecil yang tertutup.
k. Provisi yang tepat bagi pencahayaan, dekorasi, AC, kelembaban, dan kontrol suara.
l. Memperhatikan kebutuhan perluasan kantor dimasa datang. m. Pekerjaan harus datang pada pegawai, bukan sebaliknya.
Dalam penyusunan ruang dalam kantor, ada beberapa tujuan yang perlu dicapai. Tujuan ini merupakan syarat yang hendaknya dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang baik. Tujuan yang hendak dijadikan pedoman adalah :
Proses pelaksanaan pekerjaan kantor itu dapat menempuh jarak sependek mungkin. Rangkaian aktifitas dan tata ruang kantor dapat mengalir secara lancar.
Sri Ramadani : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektivitas Kerja Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BAPPEDASU), 2009.
USU Repository © 2009
Segenap ruangan dipergunakan secara efisien untuk keperluan kerja. Kesehatan dan kepuasan kerja para pegawai dapat dipelihara.
Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan.
Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan dapat melihat kesan yang baik tentang organisasi tersebut.
Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu – waktu.
2. Azas – Azas Tata Ruang Kantor.
Azas – azas tata ruang kantor sebenarnya diperuntukkan bagi tempat kerja yang tugasnya menghasilkan suatu barang, namun dengan perluasan seperlunya dapatlah beberapa diantaranyan dijadikan dasar bagi tata ruang perkantoran.
Beberapa azas itu menurut Gie (2007:190), adalah : a. Azas mengenai jarak terpendek.
Dengan tidak mengabaikan hal – hal khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialah yang memungkinkan pross penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak sependek – pendeknya. Dalam hal ini garis lurus antar 2 titik adalah jarak yang terpendek. Dalam penyusunan tempat kerja dan menempatkan alat – alat, hendaknya azas ini dijalankan sejauh mungkin.
b. Azas mengenai rangkaian kerja.
Dengan ini mengabaikan hal – hal khusus, suatau tata ruang yang terbaik ialah yang menempatkan pegawai dan alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Azas ini merupakan pelengkap dari azas mengenai jarak terpendek. Jarak terpendek tercapi kalau para pekerja dan perlengkapan yang mendukung kegiatan diletakkan menurut proses penelesaian pekerjaan. Menurut
Sri Ramadani : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektivitas Kerja Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BAPPEDASU), 2009.
USU Repository © 2009
azas ini suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai selesainya, tidak ada gerak mundur atau menyilang. Hal ini tidak berarti bahwa jalan yang ditempuh harus selalu berbentuk garis lurus. Yang penting adalah proses itu selalu mengarah maju ke muka menuju penyelesaian.
c. Azas mengenai penggunaan segenap ruangan.
Suatu tata ruang yang baik adalah yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruang itu tidak hanya berupa luas lantai saja, melainkan juga yang vertikal ke atas maupun ke bawah. Jadi, tidak ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai.
d. Azas mengenaikan perubahan susunan tempat kerja
Dengan tidak mengabakan hal – hal khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang besar.
Langkah – langkah yang telah ditempuh oleh BAPPEDASU dalam pelaksanaan tata ruang kantor yang memiliki hubungan kerja antara satu kesatuan dengan lainnya dalam pelaksanaan kerja serta sifat dari pekerjaan itu sendiri. Untuk menentukan letak yang tepat tersebut, beberapa telah dilaksanaan didalam ruang lingkup kantor yaitu :
1. Bagian customer service ditempatkan di Front Office (bagian depan), dimana bagian tersebut melayani customer dan keluhan.
2. Bagian administrasi dan umum berada di lantai 2 serta ruang Kepala Cabang.
3. Bagian keuangan dan humas digabung dalam asatu ruang yang berada ditengah ruangan.
4. Bagian jaringan berada dibelakang yang bersebelahan dengan kantin dan musollah yang tersedia.
5. Gudang yang berada dibelakang yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan perlengkapan kantor serta alat inventaris lainnya.
Sri Ramadani : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektivitas Kerja Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BAPPEDASU), 2009.
USU Repository © 2009
3. Fungsi Tata Ruang Kantor
Fungsi tata ruang kantor merupakan unsur terpenting dalam perencanaan yang praktis dan efektif. Tata ruang kantor merupakan salah satu perencanaan jangka panjang, dimana perencanaan ini membantu mencapai keseimbangan yang diperlukan dimana : a. Persyaratan peratyuran Undang – Undang terpenuhi.
b. Manfaat ruangan dipergunakan sebesar – besarnya.
c. Pelayanan tersedia sepanjang diperlukan seperti lisstrik, telepon, dan lain – lain. d. Pengawasan dapat melihat pegawai pada saat bekerja.
e. Rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja dipelihara f. Komunikasi dan arus kerja diperlancar.
g. Tempat bergerak (lalu lintas) tata usaha diantara meja dan lemari arsip dipermudah. h. Pelaksanaan kerja yang gaduh dan mengganggu perhatian agar dipisah.
i. Kebebasan diri dan keamanan diusahakan sepanjang diperlukan.