Penataan ruang kantor BAPPEDASU adalah sejenis tata ruang kantor gabungan. Sejauh ini BAPPEDASU belum sepenuhnya melakukan penerapan teknik penyusunan perabot kantor yang baik terlihat dengan susunan kursi yang terkadang tidak dapat pada tempatnya, penumpukan buku nama mitra kerja diatas meja dan tidak dikembalikan ketempatnya.
Sebagai langkah dalam merencanakan tata ruang kantor hendaknya diketahui hubungan yang terdapat dalam pelaksanaan tata ruang kantor tersebut dengan satuan lainnya. Demikian pula hendaknya diperhatikan sifat pekerjaan itu. Hal ini perlu untuk menentukan letak yang tepat bagi perabotan agar dapat menunjang efisiensi kerja. Untuk menentukan letak tersebut ada beberapa tujuan yang perlu dicapai yang merupakan syarat untuk tata ruang kanor yang baik :
1. Aliran pekerjaan berjalan dengan efektif
2. Ruang yang luas, akan tetapi dipergunakan dengan baik 3. Kesenangan dan rasa puas para pegawai
4. Memudahkan pengawasan
Sri Ramadani : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektivitas Kerja Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BAPPEDASU), 2009.
USU Repository © 2009
Hal – hal diatas merupakan syarat untuk setiap tata ruang kantor yang baik yang erat kaitannya dengan tujuan dan fungsi dari tata ruang kantor itu sendiri.
Namun mengenai persyaratan dan kondisi fisik tata ruang kantor sebagian besar sudak sesuai dengan undang – undang tentang kantor (the officeact). Ini terlihat pada kebersihannya. Kantor BAPPEDASU menugaskan beberapa orang yang bertugas membersihkan ruanagan dan perabotan kantor serta taman yang ada. Setiap bagian sudah dilengkapi dengan ventilasi yang cukup dengan adanya jendela disetiap bagian. Penerangan pada ruangan dilakukan dengan menggunakan lampu namun cahaya matahari tetap dapat dirasakan didalam ruangan. Pada bagian dinding kantor sepenuhnya menggunakan warna putih dan plafonnya berwarna abu – abu.
Pos satpam, kamar mandi, musholah, dan kantin juga tersedia. Selain itu mesin – mesin kantor juga sangat berpengaruh terhadap peningkatan efisiensi kerja kantor. Sebab pekerjaan kantor meliputi :
1. Menghimpun 2. Mencatat 3. Menggandakan 4. Mengirim 5. Menyimpan
Untuk melakukan penggandaan perusahaan belum menyedikaan mesin foto copy. Hal ini sangat tidak efisien baik dari segi waktu, biaya, dan tenaga karena untuk melakukan penggandaan ke tempat foto copy yang berada diluar lingkungan kantor dimanan memakan biaya dan waktu yang tidak sedikit.
Pada kenyatannya tata ruang kantor yang telah dilaksanakan oleh BAPPEDASU adalah sebagai berikut :
Sri Ramadani : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektivitas Kerja Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BAPPEDASU), 2009.
USU Repository © 2009
1. Bagian – bagian yang mempunyai fungsi dan berhubungan detempatkan secara berdekatan atau berdampingan untuk memperlancar pekerjaan.
2. Peralatan dan perlengkapan kantor tersusun sesuai dengan tempat dan fungsinya masing – masing.
3. Bagian yang memiliki hubungan dengan pelanggan ditempatkan dibagian kantor depan sehingga tidak menggangu bagian lain.
4. Pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi ditempatkan dalam ruangan tertentu. 5. Peralatan dan perlengkapan kantor ditempatkan didekat pegawai yang
memerlukannya.
6. Peralatan dan perlengkapan kantor diatur sedemikian rupa dengan penempatan meja dan kursi yang saling berhadapan untuk ditempati pegawai.
7. Terdapat gang yang luas tiap bagian.
Tabel 1. Pendapat responden terhadap kondisi kantor
NO Aspek Penilaian Nilai Jumlah Responden A B C D E 1 Kesenangan bekerja 20 30 6 0 0 56 2 Kenyamanan 40 16 0 0 0 56 3 Kebersihan 15 31 10 0 0 56 4 Penataan Perabot 6 40 10 0 0 56 5 Penggantian Perabot 3 10 43 0 0 56 6 Penggunaan cahaya 20 30 1 0 0 56 7 Dekorasi 7 28 21 0 0 56 8 Penggantian Dekorasi 7 28 24 0 0 56 9 Tanaman hias 5 30 24 0 0 56
Sri Ramadani : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektivitas Kerja Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BAPPEDASU), 2009.
USU Repository © 2009 10 Keamanan 20 36 0 0 0 56 Sumber : BAPPEDASU Keterangan : A = Sangat Baik B = Baik C = Cukup D = kurang E = Sangat kurang.
1. Kesenangan bekerja para responden yang bekerja pada BAPPEDASU sebanyak 20 responden menyatakan senang bekerja karena lingkungan yang bersih dan suasana kekeluargaan yang ada dapat menimbulkan semangat kerja, 30 responden beranggapan sama terhadap kesenangan kerja sementara 6 responden lainnya tidak beranggapan seperti itu karena terkadang ada silang pendapat antar divisi sehingga terkadang bekerja dalam team work tidaklah mudah untuk mencapai kata sepakat. 2. Kenyamanan, para responden yang bekerja di kantor BAPPEDASU sebanyak 40
orang merasa nyaman karena kebersihan yang terjaga, peralatan dan perlengkapan kantor yang diletakkan sesuai dengan tempat dan fungsinya masing – masing serta susunan surat dan arsip yang dengan mudah dapat diperoleh sewaktu – waktu jika diperlukan, sedangkan 16 lainnya juga beranggapan demikian namun mereka mengharapkan susunan meja dan kursi lebih mendapat perhatian karena terkadang tidak berada pada tempatnya.
3. Kebersihan, 15 responden menyatakan ruangan kerja bersih dan tertata dengan rapi, 31 responden menyatakan uang kantor bersih karena adanya petugas kebersihan namun karyawan tidak ikut menjaga kebersihan, hal ini terlihat dari terkadang karyawan membuang sampah sembarangan dan 10 responden dibagian jaingan dan
Sri Ramadani : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektivitas Kerja Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BAPPEDASU), 2009.
USU Repository © 2009
gudang beranggapan ruang kerjanya tidak bersih, terlihat dari banyaknya debu yang menempel pada jendela.
4. Penataan perabot, 6 responden menatakan sangat baik, 40 lainnya juga demikian namun mereka mengharapkan sebaiknya peletakan perabotan yang tidak terpakai disimpan sehingga gerak dalam bekerja lebih leluasa
5. Penggantian perabot, 3 responden beranggapan penggantian perabot dalam waktu tertentu sangat diperlukan, 10 lainnya juga sama namun jika perabot tersebut mengalami kerusakan, 43 lainnya beranggapan tidak perlu selama perabot tersebut dapat dipergunakan sebaik –baiknya.
6. Pengggunaan cahaya, umumnya pencahayaan sudah tertata dengan baik terlihat dengan 20 responden menyatakan sangat baik dan 30 lainnya juga demikian. Selain dari lampu, cahaya matahari dapat masuk melalui jendela yang ada. 1 reponden hanya meminta penambahan lampu dibagian jaringan.
7. Dekorasi, 7 responden menyatakan dekorasi yang ada sekarang ini sudah sangat baik, 28 responden juga sama namun 21 responden meminta sebaiknya susunan meja dan kursi mengalami perubahan dalam kurun waktu tertentu sehingga karyawan tidak merasa bosan saat bekerja.
8. Penggantian dekorasi, 7 responden beranggapan tidak perlu ada penggantian dekorasi karena yang ada sekarang sudah sangat baik, 28 lainnya juga sama namun dekorasi seperti meja dan gorden sebaiknya ditambah, sedangkan 24 orang beranggapan perlu adanya penggantian dekorasi dalam waktu tertentu yang dapat menciptakan suasana baru dan menambah semangat kerja.
9. Tanaman hias, 5 responden menyatakan tanaman yang ada sekarang sudah sangat baik, 30 dan 24 lainnya menyatakan sebaiknya beberapa tanaman hias berada didalam ruang kerja bukan hanya ditaman saja.
Sri Ramadani : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektivitas Kerja Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BAPPEDASU), 2009.
USU Repository © 2009
10.Keamanan pada kantor BAPPEDASU umumnya sangat terjaga karena adanya pos satpam yang berjaga dan selalu mengawasi kegiatan yang ada dikantor. Parkir kendaraan pegawai berada dibelakang sedangkan tamu berada didepan sehingga pengawasan dapat dengan mudah dilakukan dan ini terbukti dengan responden menyatakan bahwa keamanan pada kantor BAPPEDASU sudah sangat terjaga dengan baik.
Dari tabel diatas dapat disimpulkan bahwa pegawai senang bekerja di kantor ini. Kondisi fisik kantor yang meliputi cahaya, dekorasi, warna, kebersihan, dan udara, sudah sangat baik sehingga tercipta kenyamanan dalam bekerja. Dari tabel juga dapat disimpulkan bahwa responden sangat setuju dengan penempatan tanaman hias dosetiap ruangan kantor. Ketika meninggalkan kendaraan ditempat parkir, responden juga sangat yakin dengan keamananya.
Sri Ramadani : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektivitas Kerja Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BAPPEDASU), 2009.
USU Repository © 2009
BAB IV