Analisis Pembahasan

BAB V : PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN

5.2 Analisis Pembahasan

Prosedur penerimaan dan pengeluaran barang yang terjadi di Aini Swalayan adalah sebagai

berikut :

1. Prosedur Penerimaan Barang

Prosedur penerimaan barang berguna untuk mengetahui semua barang yang dibeli

atau Kepala Toko yang bertugas bertanggung jawab untuk melakukan pemesanan

barang/permintaan order barang. Bagian/divisi yang berperan penting dalam prosedur

penerimaan barang di Aini Swalayan adalah bagian gudang, Bagian gudang yang terdiri dari

Admin Gudang dan Checker Gudang. Checker Gudang harus melakukan pemeriksaan atas

barang - barang yang yang dipesan dari pemasok kemudian dilakukan pencatatan pada

program penerimaan dan pengeluaran data barang melalui komputer oleh Admin gudang

kemudian barang dimasukan ke dalam gudang selanjutnya dilakukan pemeriksaan oleh

checker gudang atas barang yang diterimanya, baik kualitas maupun kuantitas barang

apakah telah sesuai dengan yang dipesan oleh Aini Swalayan.

1. Unit dan divisi yang terkait.

a. Manager dan Wakil Manager

Bertugas bertanggung jawab terhadap kelancaran operasional di Aini Swalayan,

mengatur dan mengarahkan sumber daya yang ada di Aini Swalayan bisa juga

melakukan pemesanan barang dan memberikan tanda tangan pengesahan

pemesanan barang.

b. Divisi Pembelian

Termasuk Kepala Toko bertanggung jawab mengatur dan mengawasi barang barang

yang masuk ke gudang yang meliputi permintaan barang, penerimaan barang,

pengaturan administrasi barang dan inventaris barang di gudang, bagian ini dibantu

oleh :

1. Admin Gudang

Bagian yang bertanggung jawab menangani masalah penerimaan dan

pengeluaran barang, melakukan pencatatan input data ke program penerimaan

dan pengeluaran stock barang dan keuangan yang selanjutnya dilakukan

penyimpanan ke dalam gudang

2. Checker Gudang

3. Helper/Karyawan Gudang

Bertanggung jawab menyimpan dan mengatur barang tersebut dengan baik,

aman dan teratur pada tempat yang sudah disiapkan di gudang.

c. Kepala Toko dan Supervisor Toko

Setelah barang-barang dimasukan ke dalam gudang Kepala Toko atau Supervisor

Toko bertanggung jawab terhadap peletakan barang ke display di market yang

dilakukan oleh pramuniaga toko dan melaporkan barang yang akan dipesan.

2. Jaringan Prosedur Sistem Penerimaan Barang

Prosedur sistem penerimaan barang yang dilakukan oleh Aini Swalayan sebagai

langkah dalam tahapan pengendalian intern, antara lain:

a. Pada saat persedian barang di dalam gudang menunjukan batas minimal maka checker

gudang melaporkan kepada supervisor dan kemudian memberikan data barang yang

akan dipesan kepada Kepala Toko/Bagian pembelian barang untuk melakukan order

pembelian barang kepada supplier/pemasok.

b. Berdasarkan laporan persediaan barang yang terdapat pada program pencatatan stock

barang di dalam komputer yang di input oleh Admin Gudang, Kepala Toko atau Bagian

pembelian melakukan order pembelian barang ke supplier/pemasok secara tertulis pada

lembar form permintaan order barang dari supplier/pemasok dan form permintaan order

barang yang berwarna putih dan biru dari Aini Swalayan.

c. Setelah barang dikirim oleh supplier/pemasok kemudian admin gudang melakukan

pencatatan input data stock barang melalui komputer untuk mencatat kuantitas barang

yang akan masuk ke dalam gudang, selanjutnya bagian checker gudang melakukan

pemeriksaan ulang kuantitas dan kualitas barang yang sudah terkirim yang kemudian

bagian helper/karyawan gudang menyimpan barang tersebut dengan baik, aman dan

teratur ke tempat penyimpanan yang sudah disiapkan.

d. Selesai menyimpan barang di dalam gudang bagian checker gudang melakukan

pengecekan ulang terhadap barang-barang yang ada di dalam gudang.

Dokumen yang digunakan dalam prosedur penerimaan barang antara lain adalah:

1. Form Permintaan Order Barang

Form permintaan order barang adalah formulir yang digunakan untuk melakukan

order atau pemesanan/pembelian barang dari pihak Aini Swalayan kepada

supplier/pemasok, juga form yang digunakan oleh admin gudang untuk

melakukan input data stock barang.

2. Nota Pembelian

Nota yang digunakan untuk input data barang yang sudah dibeli dan melakukan

pemeriksaan barang yang tersedia di gudang.

Gambar 5.2 Nota Pembelian

3. Laporan Penjualan

Data berisikan laporan penjualan dari setiap barang.

2. Prosedur Penyimpanan Barang

Barang diterima oleh bagian gudang, langkah selanjutnya adalah menyimpan barang

tersebut dengan baik, aman dan teratur pada tempat yang sudah disiapkan dan juga

bertanggung jawab atas barang-barang yang diterima. dalam melakukan penyimpanan

barang, hendaknya memperhatikan efisiensi perusahaan, yang artinya penyimpanan harus

sedemikian rupa, agar semua barang yang disimpan dalam gudang pengaturannya tidak

terlalu memakan tempat, waktu dan biaya. selain itu dalam penyimpanan barang perlu

memperhatikan sifat dan jenis barang tersebut untuk jenis makanan dengan non makanan

bisa mempengaruhi bau dan rasa, dan mengatur penempatan posisi jenis barang

sedemikian rupa agar karyawan/helper gudang dapat mengambil barang yang dibutuhkan

dengan mudah dan cepat serta mudah dalam perhitungan fisik barang tersebut.

Setelah barang-barang dan laporan penerimaan barang tersebut sudah diterima dan

disimpan dengan baik ke dalam gudang maka bagian admin gudang harus mencatat dan

menginput data stock barang ke dalam komputer.

Dokumen yang digunakan dalam prosedur penyimpanan barang adalah program

data stock barang di komputer. Program data stock barang digunakan untuk mencatat

keluar masuknya barang-barang, bagian yang bertanggung jawab melakukan input data

stock barang ini adalah bagian admin gudang.

3. Prosedur Pengeluaran Barang

Bagian gudang hanya bertugas menyimpan barang saja. untuk pengeluaran barang

harus melalui supervisor toko atau kepala toko yang dibantu oleh pramuniaga dan helper

gudang untuk meletakan barang ke display dan rak di dalam swalayan dan kemudian

dilakukan pencatatan data stock barang oleh bagian gudang.

4. Prosedur Pencatatan Persediaan

Di dalam akuntansi pengertian persediaan adalah barang-barang yang berwujud

yang dimiliki oeh perusahaan pada suatu saat tertentu dengan tujuan untuk dijual kembali

baik melalui proses produksi atau secara langsung dalam siklus operasi normal perusahaan.

Aini Swalayan dalam pencatatan persediaannya secara Fisik/Periodik dan penilaian

persediaan menggunakan metode FIFO (First In First Out) yaitu sebuah metode yang

menentukan harga pokok persediaan dengan cara membebankan harga pokok per unit

yang terlama untuk dikeluarkan terlebih dahulu. FIFO juga memiliki pengertian Masuk

Pertama, Keluar Pertama, yang abstrak dalam cara mengatur dan manipulasi data yang

relatif terhadap waktu dan prioritas. Ungkapan ini menjelaskan prinsip dari teknik

pemrosesan atau melayani permintaan bertentangan dengan memesan proses pertama

pertama, apa yang datang di depan menunggu sampai pertama selesai. Jika di Aini

Swalayan memakai FIFO sebab persediaan barang dagangan di Aini Swalayan merupakan

barang-barang yang mudah kadaluarsa. Sehingga digunakan metode ini dalam penilaian

persediaan barang dagangan.

Dalam operasional Aini Swalayan, setiap 6 bulan sekali dilakukan stock opname

yaitu audit terhadap kuantitas dan kualitas barang yang ada di dalam gudang dan di display

toko, apakah sesuai dengan yang dilaporkan dalam laporan penjualan dan di data stock

barang di dalam komputer. Pada kenyataannya beberapa kali sering terjadi unbalanced

(ketidakcocokan) antara stock fisik barang yang ada di dalam gudang dan display toko

dengan laporan penjualan maupun data stock barang yang ada di dalam komputer. Hal ini

disebabkan oleh beberapa faktor antara lain :

1. Adanya kesalahan-kesalahan yang dilakukan oleh sumber daya manusia (human

error) dari beberapa bagian dalam melakukan permintaan, penerimaan dan pengeluaran

barang juga dalam melakukan input data ke dalam komputer yang disebakan permintaan

secara lisan dan terburu-buru dalam dalam melakukan pencatatan, serta kurangnya

penggunaan form permintaan barang atau dokumen dalam tiap bagian. hal ini dapat dilihat

dari bagian checker gudang yang bersangkutan tidak melaporkan menggunakan dokumen

tertentu untuk diberikan kepada admin gudang sehingga terjadi kesalahan pencatatan input

data ke dalam komputer. seringkali permasalahan tersebut terjadi dikarenakan kondisi toko

yang sedang ramai maupun pegawai yang lalai, hal ini dapat menyebabkan peluang

terjadinya kesalahan pada perhitungan persediaan barang yang ada di gudang.

2. Adanya perangkapan wewenang dan otorisasi yang dilakukan oleh bagian yang

dapat menimbulkan terjadinya kesalahan dalam tugas dan kecurangan karena tidak ada

bagian lain yang terkait. Hal ini dapat dilihat dari bagian pembelian dimana Supervisor Toko

merangkap tugas sebagai Kepala Toko, Wakil Manager bahkan Manager melakukan tugas

dan tanggung jawab Kepala Toko semua bagian tersebut dapat melakukan tugas

pemesanan barang. Hal ini bisa menimbulkan informasi yang tidak akurat dan efektif

Apabila terjadi unbalanced tersebut, ada beberapa langkah yang akan diambil oleh

Supervisor atau Kepala Toko:

1. Cross check data stock barang di dalam komputer dengan stock fisik barang yang ada di

gudang penyimpanan barang, apakah stock barang masuk sesuai dengan stock barang

keluar.

2. Cross check laporan penjualan. Dari laporan penjualan, akan dapat dilihat jumlah produk

yang terjual, untuk kemudian dikurangi dengan jumlah barang masuk.

3. Meminta form penerimaan order barang atau meminta print out nota pembelian barang

kepada admin gudang pada tanggal terjadinya unbalanced.

5.3.Sistem Informasi Prosedur Pengorderan dan Penerimaan Barang di Aini Swalayan