BAB II : KAJIAN PUSTAKA
2.2 Landasan Teori
2.2.2 Pengendalian
Definisi pengendalian menurut Krismiaji (2005:215) adalah proses mempengaruhi
atau mengarahkan aktivitas sebuah obyek, organisasi atau sistem..
2.2.2.1. Konsep Umum Pengendalian
1. Pengendalian Intern (Internal Control)
Pengendalian Intern (Internal Control), adalah rencana organisasi dan metode yang
digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat
dan dipercaya, memperbaiki efisiensi dan untuk mendorong kebijakan manajemen.
Antara sebuah tujuan dengan tujuan lainnya seringkali bertentangan.
2. Pengendalian Manajemen
Merupakan konsep yang lebih luas dibandingkan dengan pengendalian intern, yang
memiliki karakteristik sebagai berikut:
a. Merupakan bagian yang integral dari tanggungjawab manajemen.
b. Dirancang untuk mengurangi terjadinya berbagai kesalahan (error end irregularities)
dan untuk mencapai tujuan organisasi.
c. Berorientasi kepada personil dan mencoba membantu karyawan mencapai tujuan
organisasi dengan mengikuti kebijakan organisasi.
3. Pengendalian Administrasi
Pengendalian Administrasi adalah pengendalian yang menjamin efisiensi operasional
dan ketaatan kebijakan manajemen. Sebaliknya pengendalian akuntansi (accounting
control) adalah pengendalian yang bertujuan membantu menjaga aktiva dan menjamin
akurasi dan daya andal catatan keuangan perusahaan.
Potensi terjadinya peristiwa yang tidak diinginkan atau kejadian yang berkebalikan
dengan harapan, yang dapat menyakiti sistem informasi akuntansi atau organisasi, disebut
dengan ancaman (threat). Potensi kerugian dalam rupiah jika ancaman tersebut
benar-benar, dan kemungkinan terjadinya ancaman disebut dengan risiko (risk).
2.2.2.2. Pengendalian Intern
Ada beberapa definisi pengendalian intern, antara lain sebagai berikut:
Menurut Krismiaji (2005:215) pengendalian intern adalah rencana organisasi dan
metode yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi
yang akurat dan dapat dipercaya.
Warren Reeve Fess (2005:235) mendefinisikan pengendalian intern adalah
kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva perusahaan dari kesalahan penggunaan,
memastikan bahwa informasi usaha yang disajikan akurat dan meyakinkan bahawa hukum
serta peraturan telah diikuti.
Menurut James A. Hall (2007:181) pengendalian intern adalah berbagai kebijakan,
praktik dan prosedur yang diterapkan oleh perusahaan untuk mencapai empat tujuan
umumnya, yaitu:
1. Menjaga aktiva perusahaan.
2. Memastikan akurasi dan keandalan catatan serta informasi akuntansi.
3. Mendorong efisiensi dalam operasional perusahaan.
4. Mengukur kesesuaian dengan kebijakan serta prosedur yang ditetapkan oleh pihak
manajemen.
Unsur – Unsur Sistem Pengendalian Intern
Dalam buku Akuntansi Keuangan (Zaki, 1999; 15) Bahwa penerapan unsur-unsur
sistem pengendalian intern dalam suatu perusahaan tertentu harus mempertimbangkan
murah dan aman, sehingga perusahaan dapat menjalankan operasinya dengan lancar,
terjamin keamanannya dan biaya pengawasan yang dibutuhkan relatif tidak mahal.
Prinsip-prinsip umum sistem pengendalian intern hanya berlaku sebagai pedoman, bukan
merupakan suatu keharusan yang ditetapkan secara baku. Meskipun demikian, AICPA
mengemukakan bahwa suatu sistem pengendalian intern yang memuaskan akan
bergantung sekurang – kurangnya empat unsur pengendalia intern adalah sebagai berikut :
a. Suatu struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat.
b. Suatu sistem wewenang dan prosedur pembukuan yang baik berguna untuk
melakukan pengawasan akuntansi yang cukup terhadap harta milik , hutang-hutang,
pendapatan dan biaya-biaya.
c. Praktek-praktek yang sehat haruslah dijalankan di dalam melakukan tugas-tugas dan
fungsi-fungsi setiap bagian dalam organisasi.
d. Suatu tingkat kecakapan pegawai yang sesuai dengan tanggung jawab.
Unsur-unsur tersebut diatas adalah sangat penting dan harus diterapkan
secara bersama-sama dalam suatu perusahaan, agar terdapat adanya sistem
pengendalian intern yang baik, sebab kelemahan yang serius dalam salah satu
diantaranya, pada umumnya akan merintangi sistem itu bekerja dengan lancar dan
sukses.
Selanjutnya akan dibahas satu persatu unsur – unsur pengendalian intern
tersebut :
a. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan salah satu alat bagi manajemen atau pimpinan
perusahaan untuk mengendalikan kegiatannya. Proses pembentukannya
mengendalikan kegiatannya. Proses pembentukannya dimulai dengan menetapkan
kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan perusahaan yang
kecil, dengan disertai perincian tugas dari masing-masing karyawan yang
menjalankan tugasnya, selanjutnya tugas tersebut dibagi-bagi dan ditentukan
bagian-bagian mana yang akan mengerjakan suatu tugas ataatau kelompok tugas
tertentu. Apabila diperlukan didalam suatu bagian masih bisa dibentuk sub bagian
yang lebih kecil sesuai dengan bentuk bagian yang diperlukan dalam organisasi.
Tahap terakhir adalah menentukan hubungan dan wewenang satuan kerja yang
berhubungan dengan satuan kerja lain dapat diselenggarakan dengan baik.
Suatu dasar yang berguna dalam menyusun struktur organisasi perusahaan adalah
pertimbangan bahwa organisasi itu harus fleksibel dalam arti memungkinkan adanya
penyesuaian-penyesuaian tanpa harus mengadakan perubahan total. Selain itu
organisasi yang disusun harus dapat menunjukan garis-garis wewenang dan
tanggung jawab yang jelas, dalam arti jangan sampai terjadi adanya overlap fungsi
masing-masing bagian. Untuk dapat memenuhi syarat bagi adanya suatu
pengawasan yang baik, hendaknya struktur organisasi dapat memisahkan
fungsi-fungsi operasional, penyimpanan dan pencatatatan. Pemisahan fungsi-fungsi-fungsi-fungsi ini
diharapkan dapat mencegah timbulnya kecurangan-kecurangan dalam perusahaan.
b. Sistem Wewenang Dan Prosedur Pembukuan
Sistem wewenang dan prosedur pembukuan dalam suatu perusahaan merupakan alat
bagi manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap operasi dan
transaksi-transaksi yang terjadi dan juga untuk mengklasifikasikan data akuntansi dengan tepat.
Klasifikasi data akuntansi ini dapat dilakukan dalam rekening-rekening buku besar
yang biasanya diberi nomer kode dengan cara tertentu dan dibuatkan buku pedoman
mengenai penggunaan debit dan kredit masing-masing rekening.
Pada sistem penerimaan dan pengeluaran kas, sistem ini dapat memberikan
jaminan bahwa setiap penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan benar-benar
aktivitas perusahaan dan prosedur yang dapat dirumuskan sebagai tata cara yang
harus diikuti dan ditaati dalam melaksanakan suatu aktivitas.
Pengawasan terhadap operasi dan transaksi-transaksi dapat dilakukan melalui
prosedur-prosedur yang ditetapkan lebih dahulu dan prosedur yang akan disusun
untuk seluruh kegiatan dalam perusahaan.
Dengan demikian sistem wewenang dan prosedur pembukuan merupakan suatu tata
cara pencatatan, pelaporan, serta pengesahan operasi-operasi dan
transaksi-transaksi perusahaan yang sedemikian rupa sehingga adanya tercipta keabsahan dan
ketelitian pencatatan harta, hutang, modal, penghasilan dan biaya-biaya perusahaan.
Dalam pelasanaan sistem wewenang dan prosedur pembukuan diperlukan adanya
alat-alat untuk pengawasan akuntansi terhdap operasi-operasi dan transaksi-transaksi
yang ada dalam perusahaan serta alat untuk mengklasifikasikan data dalam struktur
rekening yang formal. Alat-alat yang digunakan untuk pengawasan akuntansi terhadap
operasi-operasi dan transaksi-transaksi, diciptakan melalui perancangan
catatan-catatan dan formulir-formulir yang tepat, serta melalui perencanaan arus prosedur
yang logis dalam melakukan pencatatan dan prosedur otorisasi di antara
departemen-departemen dan seksi-seksi dalam departemen-departemen.
Alat yang digunakan untuk melaksanakan data disebut dengan nama daftar susunan
rekening (Chart of Account) yaitu suatu daftar susunan keterangan bagaimana
rekening yang telah tersusun dengan baik akan lebih banyak memberikan kegunaan
masing-masing rekening (Zaki, 1998;15)
Rekening – rekening yang telah dipilih beserta urutan nya minimal adalah
sebagai berikut: (Zaki, 1998:15)
1. Membantu mempermudah penyusunan laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan
lainnya dengan ekonomis.
2. Meliputi rekening-rekening yang diperlukan untuk menggambarkan dengan baik dan teliti
yang harus diperinci sehingga memuaskan dan berguna bagi manajemen di dalam
melakukan pengawasan operasi perusahaan.
3. Menguraikan dengan teliti dan singkat apa yang harus dimuat di dalam setiap rekening.
4. Memberikan batas sejelas-jelasnya antara pos-pos aktiva, modal, persediaan-persediaan
dan biaya – biaya.
5. Membuat rekening-rekening control apabila diperlukan.
c. Praktek-praktek Yang Sehat
Setelah struktur organisasi dan sistem wewenang serta prosedur pembukuan disusun
dengan baik, , maka diperlukan adanya praktek-praktek yang sehat untuk
menjalankannya. Praktek – praktek yang sehat dapat dirumuskan sebagai ketaatan dan
kejujuran karyawan di dalam melaksanankan tugas yang dibebankan kepadanya,
sehingga hasil yang diharapkan perusahaan dapat tercapai dengan efisien dan efektif.
d. Pegawai Yang Cukup Cakap
Yang dimaksud dengan pegawai yang cukup cakap adalah pegawai yang mampu
melaksanakan tugas, tanggung jawab, dan wewenang yang dibebankan kepadanya,
sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai dengan efisien. Pegawai dengan cukup cakap
untuk suatu pekerjaan bukan berarti pegawai yang tingkat pendidikannya tinggi, sehingga
gajinya juga besar tetapi mungkin dengan pendidikan menengah sudah cukup, yang
penting adalah latar belakang pendidikannya cukup memadai untuk pekerjaaan yang
dilakukannya. Hal ini perlu dipertimbangkan agar dapat diperoleh pegawai yang cukup
cakap tetapi juga ekonomis.
Untuk memperoleh pegawai yang cukup cakap sesuai dengan kebutuhan
perusahaan, diperlukan adanya usaha usaha yang tepat. Secara umum usaha ini akan
mencakup tiga proses, dimulai sejak penerimaan pegawai dilanjutkan dengan
berkesinambungan dan diakhiri dengan penilaian atas pelaksanaan pekerjaan dan
pegawai. Ketiga proses ini berlangsung terus menerus, mengingat usaha mendapatkan
pegawai yang cukup cakap merupakan usaha yang selalu berkesinambungan.
Model Pengendalian Intern
Ada beberapa model pengendalian intern untuk pencegahan pendeteksian perbaikan
(James A. Hall, 2007:182)
a. Pengendalian Pencegahan
Pencegahan adalah pertahankan pertama dalam struktur pengendalian. Pengendalian
pencegahan adalah teknik pasif yang didesain untuk mengurangi frekuensi terjadinya
peristiwa yang tidak diinginkan. Mencegah kesalahan dan penipuan jauh lebih efektif
dari segi biaya daripada mendeteksi serta memperbaiki masalah setelah terjadi. Dalam
hal ini, dokumen sumber dapat mencegah data yang dibutuhkan dihilangkan. Akan
tetapi, tidak semua masalah dapat diantisipasi dan dicegah. Beberapa akan lepas dari
jaringan pengendalian pencegahan yang komprehensif.
b. Pengendalian Pemeriksaan
Pengendalian pemeriksaan adalah sebagai alat, teknik dan prosedur yang didesain
untuk mengidentifikasi serta mengekspos berbagai peristiwa yang tidak diinginkan dan
yang lepas dari pengendalian pencegahan. Pengendalian ini mengungkapkan berbagai
jenis kesalahn tertentu melalui perbandingan kejadian sesungguhnya dengan standar
yang ditetapkan. Ketika pengendalian pemeriksaan mengidentifikasi penyeimpangan
dari standar, maka pengendalian akan membuat peringatan untuk menarik perhatian
pada masalah tersebut.
c. Pengendalian Perbaikan
Pengendalian perbaikan adalah tindakan yang diambil untuk membalik berbagai
pengaruh kesalahan yang terdeteksi dalam tahap sebelumnya. Terdapat beberapa
Pengendalian pemeriksaan mengidentifikasi berbagai peristiwa yang tidak diinginkan
dan menarik perhatian atas masalah tersebut.
Tujuan dilakukannya pengendalian intern adalah untuk mencegah timbulnya
kerugian bagi sebuah organisasi, yang timbul antara lain karena sebab-sebab sebagai
berikut:
1. Penggunaan sumber daya yang tidak efisien dan boros.
2. Keputusan menajemen yang tidak baik.
3. Kesalahan yang tidak disengaja dalam pencatatan dan pemrosesan data.
4. Kehilangan atau kerusakan catatan secara tidak sengaja.
5. Kehilangan aktiva karena kecerobohan karyawan.
6. Tidak ditaatinya kebijakan manajemen dan peraturan lainnya oleh para karyawan.
7. Perubahan secara tidak sah terhadap SIA atau komponen-komponennya.
Komponen Deskripsi
Lingkungan
Pengendalian
Tulang punggung sebuah perusahaan adalah karyawan,
meliputi atribut individu, seperti integrasi, nilai etika, dan
kompetensi dan lingkungan tempat karyawan tersebut bekerja.
Mereka merupakan mesin penggerak organisasi dan
merupakan fondasi untuk komponen lainnya.
Aktivitas
Pengendalian
Perusahaan harus menetapkan prosedur dan kebijakan
pengendalian dan melaksanakannya, untuk membantu
menjamin bahwa manajemen dapat menetapkan
tindakan-tindakan yang diperlukan untuk menghadapi
ancaman-ancaman yang muncul, sehingga tujuan organisasi dapat
dicapai secara efektif.
Perhitungan
Resiko
Organisasi harus menyadari dan waspada terhadap berbagai
resiko yang dihadapinya. Oleh karena itu, perusahaan harus
menetapkan serangkaian tujuan, yang terintegrasi dengan
kegiatan penjualan, produksi, pemasaran, keuangan dan
kegiatan lainnya sehingga organisasi dapat beroperasi
sebagaimana mestinya. Organisasi harus pula menetapkan
mekanisme untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan
mengelola risiko-risiko terkait.
Informasi dan
Komunikasi
Sistem informasi dan komunikasi mengitari kegiatan
pengawasan. Sistem tersebut memungkinkan karyawan
organisasi untuk memperoleh dan menukar informasi yang
dibutuhkan untuk melaksanakan, mengelola dan
mengendalikan kegiatan organisasi.
Pemantauan
Seluruh proses bisnis harus dipantau dan dilakukan modifikasi
seperlunya. Dengan cara ini, sistem akan bereaksi secara
dinamis, yaitu berubah jika kondisinya menghendaki
perubahan.
Tabel 1. Komponen Unsur-unsur Pengendalian Intern (Krismiaji, 2005:215)
2.2.2.3. Struktur Pengendalian Intern (Internal Control Structure)
Adalah kebijakan dan prosedur yang diterapkan untuk memberikan jaminan yang
layak bahwa tujuan khusus organisasi akan dicapai. Krismiaji (2005:219) menyatakan
bahwa struktur pengendalian intern ini memiliki 3 elemen, yaitu:
1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian menggambarkan efek kolektif dari berbagai faktor
pada penetapan, peningkatan atau penurunan efektivitas prosedur dan kebijakan
khusus. Faktor-faktor tersebut berupa:
a. Komitmen terhadap integritas dan nilai etika.
b. Filosofi dan gaya operasi manajemen.
c. Struktur organisasi.
d. Komite audit dewan direktur.
e. Metode penetapan wewenang dan tanggungjawab.
f. Praktik dan kebijakan sumber daya manusia.
g. Berbagai pengaruh eksternal lainnya yang mempengaruhi kegiatan dan praktik
organisasi.
2. Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi terdiri atas metode dan catatan yang ditetapkan untuk
mengidentifikasi, merangkai, menganalisis, menggolongkan, mencatat dan melaporkan
transaksi-transaksi perusahaan dan untuk memelihara akuntabilitas aktiva dan
kewajiban yang terkait. Sistem akuntansi yang efektif memberikan dasar yang memadai
untuk penetapan metode dan catatan yang akan berfungsi sebagai berikut:
b. Menguraikan secara tepat waktu transaski bisnis secara rinci sehingg
memungkinkan klasifikasi transaksi secara tepat untuk pelaporan keuangan.
c. Mengukur nilai transaksi secara tepat sehingga memungkinkan pencatatan sebesar
nilai moneternya dalam laporan keuangan.
d. Menentukan periode waktu terjadinya transaksi sehingga memungkinakn pencatatan
transaksi dalam periode akuntansi yang tepat.
e. Menyajikan secara tepat transaksi dan pengungkapan lain yang terkait dalam
laporan keuangan.
3. Prosedur Pengendalian.
Prosedur pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang ditambahkan ke
lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang telah ditetapkan oleh manajemen
untuk memberikan jaminan yang layak bahwa tujuan khusus organisasi akan dicapai.
Cakupan prosedur pengendalian tersebut adalah sebagai berikut:
a. Otorisasi yang tepat terhadap transaksi dan aktivitas.
b. Pemisahan tugas yang mengurangi peluang bagi seseorang untuk melakukan
kesalahan dalam tugas rutinnya, yaitu dengan menempatkan orang yang berbeda
pada fungsi otorisasi, pencatatan transaksi dan penjagaan aktiva.
c. Perencanaan dan penggunaan dokumen dan catatan untuk membantu menjamin
pencatatan transaksi secara tepat.
d. Penjagaan yang memadai terhadap akses dan penggunaan aktiva dan catatan.
e. Pengecekan independen terhadap kinerja dan penilain yang tepat terhadap nilai
yang tercatat.
2.2.2.4. Sistem Pengendalian Intern atas Penerimaan Barang
Penerimaan barang adalah suatu prosedur pengadaan barang atau persediaan lain
pembelian, surat permintaan penawaran harga, surat order pembelian, laporan penerimaan
barang, penyimpanan barang serta catatan lain yang diperlukan.
Bagian penerimaan barang bertugas untuk menerima semua barang yang dibeli
perusahaan. Pada waktu menerima barang, bagian ini harus melakukan perhitungan fisik
atas barang-barang yang diterima baik dengan cara menghitung, menimbang, atau dengan
cara-cara lain apakah sudah sesuai dengan order pembelian. Disamping itu, bagian
PT. Riza Fadila
Yogyakarta
LAPORAN PENERIMAAN BARANG
Nomor LPB :
Nomor Order Pembelian :
Nomor Permintaan Pembelian:
Diterima dari :
Via :
Jumlah
Peti Berat
Jumlah
Unit Keterangan
Tempat Dalam Gudang
Bagian Bin
Dihitung oleh:
Tanggal :
Ditempatkan ke gudang oleh:
Tanggal :
Gambar 3. Laporan Penerimaan Barang (Zaki Baridwan, Sistem Akuntansi 1991:178)
2.2.2.5. Sistem Pengendalian Intern atas Pembelian Barang
Bagian pembelian barang berfungsi dan bertanggungjawab untuk melakukan
pembelian barang setelah menerima permintaan pembelian barang secara tertulis (request
order), dalam melakukan pembelian, bagian pembelian harus memilih pembelian dengan
harga yang meguntungkan bagi perusahaan, namun memiliki kualitas yang terbaik, selain itu
pembelian harus memperhatikan ketepatan waktu pemesanan dengan penerimaan barang,
agar tidak menimbulkan keterlambatan yang nantinya dapat merugikan perusahaan.
Setelah bagian pembelian menentukan supplier yang dipilih, maka dibuatlah
pesanan pembelian yang menguraikan barang-barang yang dipesan, jumlah barang, harga
Gambar 4.Sistem Akuntansi Pembelian
Mulai
Membuat
surat
permintaa
n
pembelian
Surat
permintaan
1
2
1
Pada saat
order
point
1
Order
surat
pembelia
N
6
Laporan
Penerima
aanan
T
Kartu
gudan
2
Bagian Gudang
1 Surat Permintaan 1 Membuat surat penawaran harga Surat Permintaan Penawaran Harga Surat Penawaran Harga Membuat Perbandingan harga Perbandingan Harga 1 Dikirim ke pemasok Dikirim ke pemasok 2 Membuat surat order pembelian Surat Order 1 2 3 4 5 6 7 SPH SPH SPH 3 4 5 T Dikirim pemasok A 6 Laporan Penerimaan 1 8 Mencatat tanggal penerimaan pada SOB lembar 6 dan 7 Dari pemasok Faktur Memeriksa faktur Faktur 1
Bagian Pembelian
3
SOP 1
Menerima barang dari pemasok yang disertai
dengan surat pengantar Dari pemasok Surat Memeriksa barang yang dikirim Membuat laporan penerimaan barang Laporan penerimaan 1 2 3 4 5 SOP SP 7 6 Dikirim ke bagian gudang bersamaan dengan barang N 4 SOP 4 8 LPB 4 9 Faktur Membandingkan faktur dari pemasok dengan SPO & LPB Membuat bukti kas keluar Surat order 1 2 3 4 5 LPB Faktur
Arsip bukti kas keluar yang belum dibayar T 6 Register bukti kas 10 10 Bukti kas 2 Kartu persediaan N