6.1 Analisis Order Quantity
Perhitungan order quantity dilakukan untuk mengetahui jumlah optimum yang akan dikirimkan untuk setiap kali pemesanan. Perhitungan jumlah optimum dilakukan agar dapat memenuhi permintaan DC dan meminimalkan biaya distribusi. Jumlah optimum yang diperoleh setelah dilakukan perhitungan menggunakan model Q probabilistik dengan back order dapat dilihat pada Tabel 6.1
Tabel 6.1 Order Quantity Setiap DC Menggunakan Model Q Probabilistik Back Order
DC
1 2 3 4 5 6 7
9.875 5.058 701 4.104 8.808 3.815 10.119
Sumber: Pengolahan Data
Data riel pengiriman produk selama periode yang direncanakan dalam penelitian tertera dalam Tabel 6.2
Tabel 6.2 Pengiriman Produk Periode Januari-Maret 2015
Minggu Periode Permintaan Distributor
1 2 3 4 5 6 7 1 2 - 8 Jan 2015 6.631 3.032 287 2.552 6.025 2.310 7.355 2 9 - 15 Jan 2015 6.085 3.593 233 2.805 6.468 2.604 7.098 3 16 - 22 Jan 2015 5.276 2.948 204 2.697 6.250 2.165 7.768 4 23 - 29 Jan 2015 5.624 3.422 172 3.154 7.117 2.823 7.865 5 30 Jan - 5 Feb 2015 5.308 3.903 225 2.311 6.706 2.595 8.473 6 6 - 12 Feb 2015 6.375 3.762 262 2.249 6.029 2.111 7.514 7 13 - 19 Feb 2015 6.134 3.237 357 3.064 6.366 2.539 7.179 8 20 - 26 Feb 2015 6.192 3.544 377 3.356 6.134 3.481 6.267 9 27 Feb - 5 Mar 2015 6.324 3.803 301 3.151 6.479 2.711 6.336 10 6 - 12 Mar 2015 5.214 3.762 364 3.460 5.890 2.954 6.289 11 13 - 19 Mar 2015 5.484 3.601 405 3.229 5.367 3.216 6.988 12 20 - 26 Mar 2015 6.412 3.336 469 3.435 6.816 2.818 8.176
Tabel 6.2 Pengiriman Produk Periode Januari-Maret 2015 (Lanjutan)
Minggu Periode Permintaan Distributor
1 2 3 4 5 6 7
13 27 - 2 April 2015 5.678 3.150 532 3.184 7.091 2.605 7.432 Jumlah 76.737 45.093 4.188 38.647 82.738 34.932 94.740
Dari Tabel 6.2 terlihat pengiriman yang dilakukan perusahaan memiliki jumlah yang bervariasi dan jauh dibawah nilai optimal sehingga mengakibatkan terjadinya stock out. Pada kondisi aktual, perusahaan tidak menetapkan order
quantity atau yang dilakukan perusahaan adalah mengirimkan sesuai dengan
jumlah pemesanan DC atau melakukan distribusi berdasarkan jumlah produk yang tersedia. Dengan mendapatkan order quantity dari masing-masing DC maka akan meminimalisir terjadinya variasi pengiriman produk
6.2 Analisis Reorder Point
Perhitungan reorder point dilakukan untuk mengetahui titik pemesanan kembali yang dilakukan oleh DC. Rekapitulasi perhitungan reorder point tertera pada Tabel 6.3 sedangkan reorder point aktual perusahaan tertera pada Tabel 6.4
Tabel 6.3 Rekapitulasi Perhitungan Reorder Point Masing-masing DC DC
1 2 3 4 5 6 7
7.165 3.656 282 2.824 5.422 2.637 7.433
Tabel 6.4 Reorder Point Aktual Masing-masing DC DC
1 2 3 4 5 6 7
Reorder point hasil perhitungan DRP lebih tinggi daripada reorder point aktual
perusahaan. Hal ini memberikan dampak proses pengiriman tidak perlu dilakukan setiap minggu karena dalam sekali pengiriman jumlah produk yang dikirimkan lebih banyak sehingga dapat menutupi kebutuhan yang lebih besar. Pada keadaan aktual titik reorder point akan dicapai setiap minggunya sehingga pemesanan harus dilakukan setiap minggu.
6.3 Analisis Safety Stock
Perhitungan safety stock dilakukan untuk mengetahui stok pengaman yang ada di gudang masing-masing DC. Rekapitulasi perhitungan safety stock masing- masing DC dapat dilihat pada Tabel 6.5 dan pada Tabel 6.6 ditunjukkan besarnya
safety stock pada keadaan aktual perusahaan.
Tabel 6.5 Rekapitulasi Perhitungan Safety Stock Masing-masing DC DC
1 2 3 4 5 6 7
879 183 72 395 1.952 54 72
Tabel 6.6 Safety Stock Aktual Masing-masing DC DC
1 2 3 4 5 6 7
500 250 50 300 500 300 500
Hasil perhitungan safety stock menggunakan metode DRP ada yang nilainya lebih tinggi dan ada juga yang nilainya lebih rendah dari keadaan aktual. Hal ini terjadi karena pada perhitungan DRP, perhitungan safety stock dilakukan berdasarkan penyimpangan dari pemesanan masing-masing DC sedangkan safety stock dalam keadaan aktual lebih berdasarkan historis perusahaan. Contohnya dapat dilihat
pada DC 6. Jumlah permintaan yang lumayan banyak pada setiap pemesanan membuat perusahaan menetapkan safety stock sebesar 300 bag, akan tetapi setelah dilakukan perhitungan DRP, maka safety stock dapat diperkecil menjadi hanya 54 bag.
6.4 Analisis DRP Worksheet dan Pegging Information
Sistem DRP worksheet dan pegging information memberikan aliran produk yang cukup baik dari CSF ke setiap DC, sehingga dapat menjaga kelancaran pengiriman barang untuk memenuhi kebutuhan serta meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan melalui perencanaan pendistribusian. DRP
worksheet dan pegging information tidak membuat persediaan yang berlebihan,
tetapi persediaan diusahakan sesuai dengan kebutuhan.
Untuk mengetahui waktu pengiriman barang dari tiap DC, maka dibuat penjadwalan distribusi untuk setiap DC, penjadwalan ini dirangkum pada pegging
information. Dengan adanya DRP worksheet dan pegging information, perusahaan
mengetahui dengan jelas kapan produk dikirim dan berapa jumlah produk yang akan dikirim untuk setiap DC setiap minggunya.
6.5 Analisis Biaya Distribusi
Biaya distribusi pada DRP akan menjadi lebih hemat apabila pengiriman untuk DC 1 (Langkat) dengan DC 2 (Sunggal) digabung, serta melakukan penggabungan juga pada pengiriman ke DC 4 (Medan Petisah) dengan DC 5
(Medan Baru). Perbandingan biaya distribusi yang dilakukan perusahaan dengan distribusi menggunakan DRP ditunjukkan pada Tabel 6.7
Tabel 6.7 Perbandingan Biaya Distribusi Aktual Perusahaan dengan Biaya Distribusi Hasil DRP
DC Biaya Distribusi (Rp) DC Biaya Distribusi (Rp)
Aktual Metode DRP 1 321.910.000 1 324.630.000 2 164.710.000 2 141.030.000 3 40.170.000 3 12.360.000 4 119.720.000 4&5 268.360.000 5 170.820.000 6 112.230.000 6 123.110.000 7 464.250.000 7 486.525.000 Total (Rp) 1.426.965.000 Total(Rp) 1.322.860.000
Sumber : Pengolahan Data
Persentase penurunan biaya distribusi yang diperoleh setelah menggunakan metode DRP dengan penggabungan DC yaitu sebesar :
= x 100%
= 7,29%
Dari Tabel 6.7 dan perhitungan di atas dapat dilihat bahwa setelah dilakukan perhitungan biaya distribusi dengan metode DRP, perusahaan akan menghemat biaya sebesar Rp 104.105.000 atau 7,29% dari biaya yang dikeluarkan perusahaan.
6.6 Analisis Sistem Distribusi
Sistem distribusi aktual yang dimiliki perusahaan saat ini adalah perusahaan melakukan pemenuhan permintaan sesuai dengan jumlah produk yang diminta masing-masing distributor. Distributor akan melakukan order melalui pihak marketing, dan pihak marketing akan meneruskan order tersebut ke pihak
produksi. Tugas bagian produksi adalah melakukan proses produksi untuk memenuhi jumlah permintaan masing-masing distributor. Hasil produksi akan diberikan ke pihak warehouse yang memiliki tugas untuk menyimpan dan melakukan pengiriman produk ke masing-masing distributor. Pada kondisi aktual, perusahaan tidak menetapkan order quantity atau yang dilakukan perusahaan adalah mengirimkan sesuai dengan jumlah pemesanan DC atau melakukan distribusi berdasarkan jumlah produk yang tersedia. Struktur sistem distribusi aktual dapat dilihat pada Gambar 6.1 dan sistem distribusi aktual dapat dilihat pada Gambar 6.2 1. Manusia: a. Distributor b. Bagian Marketing Perusahaan c. Bagian Produksi Perusahaan d. Bagian Warehouuse Perusahaan 2. Data : a. Permintaan Distributor b. Stock on Hand
1. Pihak marketing menerima data permintaan distributor 2. Pihak marketing memberikan data permintaan ke bagian produksi
3. Bagian produksi melakukan proses manufaktur
4. Bagian produksi menyerahkan produk jadi ke bagian warehouse 5. Bagian warehouse mendistribusikan produk Pengiriman produk ke 7 distributor
INPUT TRANSFORMASI OUTPUT
Pembatas Sistem
Marketing
-Permintaan dari masing-masing DC diterima pihak marketing -Marekting memberikan data permintaan DC ke bagian produksi
DC 4
Produksi
-Bagian produksi melakukan proses produksi sesuai dengan jumlah permintaan masing-masing DC
-Bagian produksi memberikan produk jadi ke bagian warehouse
Warehouse
-Hasil produk jadi disimpan di tempat penyimpanan
-Bagian warehouse melakukan proses pendistribusian produk
DC 5 DC 6 DC 7 DC 1 DC 2 DC 3
Gambar 6.2 Sistem Distribusi Aktual Perusahaan
Rancangan sistem distribusi yang diusulkan adalah dengan menggunakan metode DRP. Perancangan sistem distribusi dengan metode DRP tidak seperti sistem aktual yang melakukan pengiriman sesuai dengan permintaan distributor karena pada perancangan sistem DRP pengiriman akan dilakukan sesuai dengan jumlah optimum/order quantity. Dengan mendapatkan order quantity dari masing-masing DC maka akan meminimalisir terjadinya variasi pengiriman produk. Perhitungan jumlah optimum dilakukan agar dapat memenuhi permintaan DC dan meminimalkan biaya distribusi. Biaya distribusi dapat diminimalkan karena DC tidak perlu melakukan pemesanan setiap minggu. Hal ini menunjukkan bahwa perencanaan dan penjadwalan yang dilakukan dengan DRP layak digunakan oleh
perusahaan. Struktur sistem distribusi dengan menggunakan metode DRP dilihat pada Gambar 6.3 dan sistem distribusi dengan menggunakan metode DRP dilihat pada Gambar 6.4 1. Manusia: a. Distributor b. Bagian Marketing Perusahaan c. Bagian Produksi Perusahaan d. Bagian Warehouuse Perusahaan 2. Data : a. Permintaan Distributor b. Stock on Hand 3. Metode : a. Forecasting b. Model Q Back Order c. DRP Pengolahan Data 1. Forecasting - Melakukan peramalan permintaan masing-masing distributor 2. Model Q Back Order - Perhitungan order quantity - Perhitungan reorder point - Perhitungan safety stock 3. DRP - Pembuatan DRP Worksheet - Pembuatan Pegging Information Pengiriman produk sesuai dengan order quantity ke 7 distributor
INPUT TRANSFORMASI OUTPUT
Pembatas Sistem
Marketing
-Permintaan dari masing-masing DC diterima pihak marketing -Marekting memberikan data permintaan DC ke bagian produksi
DC 4
Produksi
-Bagian produksi melakukan proses produksi sesuai dengan order quantity masing-masing DC -Bagian produksi memberikan produk jadi ke bagian warehouse
Warehouse
-Hasil produk jadi disimpan di tempat penyimpanan
-Bagian warehouse melakukan proses pendistribusian produk
DC 5 DC 6 DC 7
DC 1 DC 2 DC 3
Gambar 6.4 Sistem Distribusi dengan Menggunakan Metode DRP
Rancangan sistem distribusi dengan DRP berbeda dengan metode aktual perusahaan karena dalam metode aktual, perusahaan akan melakukan pengiriman setiap minggu sesuai dengan jumlah permintaan masing-masing DC. Hal ini membuat biaya distribusi menjadi lebih besar. Sedangkan dengan metode DRP, perusahaan dapat meminimalkan jumlah pemesanan karena jumlah order quantity yang optimal sehingga pemesanan tidak perlu dilakukan setiap minggu. Jumlah pemesanan untuk masing-masing DC selama 13 minggu yaitu DC 1 sebanyak 9 kali, DC 2 sebanyak 9 kali, DC 3 sebanyak 4 kali, DC 4 sebanyak 8 kali, DC 5 sebanyak 6 kali, DC 6 sebanyak 9 kali dan DC 7 sebanyak 10 kali. Hal ini dapat meminimalkan biaya distribusi.