A. Fungsi-fungsi Manajemen Fundraising Lembaga Amil Zakat Mizan
Amanah
Berikut penulis uraikan hasil penelitian di Mizan Amanah tentang penerapan fungsi-fungsi manajemen.
1. Perencanaan ( Planning)
Perencanaan adalah fungsi paling mendasar dalam manajemen, karena proses pemikiran dan penentuan secara matang terhadap sesuatu yang akan dikerjakan di masa yang akan datang ditentukan dalam tahap ini.1 Perencanaan menjawab pertanyaan tentang bagaimana sebuah lembaga akan bergerak kedepan. Karena perencanaan memiliki hubungan erat dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Berikut uraiannya:2
a. Hubungan perencanaan dengan pengorganisasian. Dibagian ini perencanaan menunjukkan cara dan perkiraan bagaimana menggunakan sumber daya-sumber daya tersebut untuk mencapai efektifitas paling tinggi.
b. Hubungan perencanaan dengan penggerakan. Penggerakan yang didalamnya terdapat aspek pengarahan dan pemberian motivasi memiliki kaitan erat dengan perencanaan. Perencanaan menentukan kombinasi yang paling baik dari faktor-faktor, kekuatan-kekuatan,
1
Maringan Masry Simbolon, Dasar-Dasar Administrasi dan Manajemen (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2004), h. 38.
2
sumber daya-sumber daya dan hubungan-hubungan yang diperlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan.
c. Hubungan perencanaan dengan pengawasan. Pengawasan sangat penting bagi produk perencanaan aktif. Hal ini menunjukkan apakah rencana yang telah disusun realistik atau tidak., apabila rencana tidak realistik atau praktik manajemen buruk akan menyebabkan rencana tidak dikerjakan seperti yang diharapkan.
Oleh karena itu proses perencanaan yang dilakukan Mizan Amanah berangkat dari visi dan misi divisi fundraising Mizan Amanah itu sendiri. Dalam perencanaan diputuskan program apa saja yang dilaksanakan, prosedur seperti apa yang dilakukan untuk melaksanakan program tersebut, dan juga menetapkan jadwal kegiatan yang akan dilaksanakan serta menetapkan pembiayaan yang harus dikeluarkan di setiap kegiatan. Tentunya semua program tersebut harus sesuai dengan visi misi yang telah ditetapkan. Adapun visi misi divisi fundraising Mizan Amanah adalah sebagai berikut:3
a. Visi
“Menjadi tulang punggung Lembaga dengan melakukan penggalangan Dana dan mengangkat serta menjaga Brand Organisasi.”
b. Misi
1) Melakukan penggalangan Dana dari semua potensi Donor dalam dan luar negeri
3
2) Membangun Networking dan Relationship dengan semua Stakeholder
3) Melakukan sosialisasi organisasi secara efektif dan efisien.
Selanjutnya dalam tahap perencanaan fundraising, Mizan Amanah memiliki konsep sebagai berikut:4
a. Maping Potensi Dana
b. Probing Donor
c. Miroring
d. Menetukan Cara / Konsep Fundraising e. Prospecting
f. Dealing / Closing
g. Maintenance
2. Pengorganisasian ( Organizing)
Setelah perencanaan tersusun rapi, selanjutnya dilakukan proses pendelegasian atau pembagian tugas dan tanggung jawab, inilah yang dimaksud dengan pengorganisasian. Pembagian tugas kerja tercermin dalam pembentukan unit-unit kerja yang terdapat dalam organisasi.
Divisi fundraising Mizan Amanah dalam hal ini telah membagi beberapa unit kerja dalam sub-sub divisi yang bisa mendukung kelancaran aktivitas fundraising. Divisi tersebut terdiri dari :5
a. Divisi Fundraising Public b. Divisi Fundraising Corporate c. Divisi Media Relation
4
Dokumentasi Mizan Amanah
5
d. Divisi Customer Relation Management Adapun wewenang dari divisi ini adalah:6
a. Membuat dan mensosialisasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur serta program-program bidang fundraising serta menjawab semua pertanyaan-pertanyaan para Muzaki dan atau para Donatur mengenai hal-hal tersebut.
b. Mengajukan Rencana Kerja Anggaran (RKA) serta rincian aktifitasnya.
c. Berwenang melakukan identifikasi terhadap posisi-posisi jabatan yang masih kosong (vacant) di Dept. Fundraising untuk mengisikannya, serta berwenang untuk melakukan wawancara kepada para calon/kandidat.
d. Mendefinisikan dan menjabarkan serta mengusulkan rincian indikator keberhasilan untuk tiap-tiap personil dan pemegang jabatan di dalam dept. fundraising.
e. Melakukan tinjauan dan evaluasi secara keseluruhan (Overall Review) atas aktifitas dan program-program yang telah dijalankan oleh Dept. fundraising, serta berwenang untuk merekomendasikan kepada Direktur suatu keputusan yang harus diambil berkaitan dengan bidang fundraising di dalam Organisasi Mizan Amanah.
3. Penggerakan (Actuating)
Setelah rencana dibuat, dan pembagian tugas kerja telah dilaksanakan, tahap selanjutnya adalah penggerakan, yaitu merupakan
6
suatu kegiatan untuk menggabungkan usaha-usaha anggota dari suatu kelompok, yang dalam hal ini menggabungkan unit-unit kerja pada divisi fundraising dan disinilah peran koordinasi dan konsolidasi sehingga tugas-tugas yang diberikan bisa dilaksanakan dengan baik dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Selain itu dalam proses penggerakan, Mizan Amanah sebagai lembaga yang menjaga amanah umat sangat menjunjung tinggi akhlak islami, sehingga SDM yang bergerak di Mizan Amanah khususnya divisi fundraising disyaratkan memiliki attitude islami yang kuat, sehingga bisa menjadi teladan dan mendapat kepercayaan yang tinggi dari para donatur.7
Adapun dalam pelaksanaannya, Mizan Amanah melaksanakan act fundraising sebagai berikut:
a. Fundraising Corporate
TAHAPAN KERJA INDIKATOR
• Mapping corporate • Targeting fund • Prospecting • Clossing • Maintenance relation • 30 corporate / team
• Dana csr, zakat, kemitraan
• 10 corporate / org
• 10 perusahaan / bln
• Disesuaikan
7
b. Fundraising Retail
TAHAPAN KERJA INDIKATOR
• mapping corporate • targeting fund • prospecting • clossing • maintenance relation • 30 corporate
• Uang kembalian, kpy, kemitraan
• 10 corporate • Follow up • Follow up c. Legalized KPY ACT INDIKATOR • ALPA MART • ALPA MIDI • LAWSEN • INDO MART • NEGO • MoU8 • NEGO • MoU
d. Tebar KPY Direct
ACT INDIKATOR • Target • Penenetuan Konsep • Pencarian Mitra • Pencarian freelancer • 1200 Kpy • Rp.30.000 / Kpy • 2 Mitra • 10 Org 8
MoU (Memorandum of Understanding) adalah sebuah dokumen legal yang menjelaskan persetujuan antara dua belah pihak. Munir Fuady mengungkapkan yang dimaksud dengan MoU adalah perjanjian pendahuluan, dalam arti nantinya akan diikuti dan dijabarkan dalam perjanjian lain yang mengaturnya secara detail, karena itu MoU memuat hal yang pokok saja. Lihat: id.m.wikipedeia.org/wiki/Nota-kesepahaman diakses pada 11 April 2014.
e. KPY Drive Thru ACT INDIKATOR • Penentuan Tema • Produksi • Pemasangan • Drive Thru • 12 Kpy • 12 Tempat f. OT RAMADHAN ACT INDIKATOR • Target Lokasi • Target Lokasi • Sistem SDM • 70 Mall / Kantor • Jkt 40, Bdg 15, Blppn 5
• Kontrak & Relawan
4. Pengawasan (Controlling)
Fungsi pengawasan ini dijadikan sebagai sarana kontrol berlangsungya sebuah kegiatan. Pengawasan sangat diperlukan untuk menjaga keseimbangan kinerja yang dilaksanakan. Dalam melaksanakan pengawasan Mizan Amanah melakukannya secara rutin perbulan dan evaluasi berkala dalam jangka waktu satu tahun. Dalam divisi fundraising, manajer diwajibkan mengawasi sub-sub divisi yang ada dibawahnya, sehingga ketika terjadi kekeliruan bisa segera diluruskan dan dicari solusinya.
Henry Fayol sebagaimana dikutip A.M Kadarman mengatakan bahwa “dalam suatu usaha, pengawasan yang dilaksanakan adalah
untuk memastikan bahwa segala sesuatunya sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, instruksi yang diberikan dan prinsip yang telah ditentukan.”9
B. Langkah-langkah Manajemen Fundraising Lembaga Amil Zakat Mizan
Amanah
Dalam pelaksanaannya tahapan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan dalam manajemen fundraising memilikki langkah-langkah tertentu untuk mendorong kesuksesan aktifitas fundraising. berikut uraiannya:
1. Perencanaan
a. Forecasting (perhitungan dan perkiraan masa depan)
Dalam tahap ini Mizan Amanah memakai pola yang disebut RKM (Rencana Kerja Manajemen), Mizan Amanah melakukan positioning dengan menganalisa peluang dan tantangan yang ada di lapangan. RKM merupakan kegiatan yang dilaksanakan tiga tahun sesuai dengan pergantian periode kepengurusan Mizan Amanah.
Dalam RKM ini Mizan Amanah memetakan kekuatan dan kelemahan lembaganya, kemudian membuat strategi-strategi turunan untuk menjalankan setiap program yang telah direncanakan dan untuk mengatasi permasalahan yang diperkirakan akan muncul dalam aktifitas fundraising.
9
A.M. Kadarman,dkk, Pengantar Ilmu Manajemen (Jakarta: PT. Prenhallindo, 2001), h. 159.
Salah satu strategi yang dilakukan oleh Mizan Amanah adalah membaca segmentasi donatur yang menjadi sasaran Mizan Amanah, dimana posisi donatur Mizan Amanah, apakah ada dikalangan menengah atas atau menengah bawah. Hal tersebut tentu dilaksanakan dengan melaksanakan penelitian lapangan. Dengan mengetahui segmentasi donatur, Mizan Amanah bisa menentukan metode yang tepat untuk melakukan aktifitas fundraising agar bisa berjalan dengan efektif dan efisien.
b. Penentuan dan perumusan sasaran
Setelah melakukan forecasting, selanjutnya Mizan Amanah menentukan sasaran donatur yang akan dijadikan objek untuk aktifitas fundraising guna menggalang dana zakat, infak, sedekah dan wakaf. Mizan Amanah membagi sasaran fundraising menjadi dua bagian. Pertama, fundraising public dengan sasaran masyarakat perkotaan dengan segmentasi menengah atas. Kedua, fundraising corporate dengan sasaran perusahaan-perusahaan nasional yang berada di kota-kota besar. Adapun kegiatan fundraising untuk cakupan internasional masih dalam tahap perumusan dan pertimbangan, sehingga untuk saat ini Mizan Amanah belum melaksanakan fundraising dengan cakupan internasional.10
10
Dalam dokumen Mizan Amanah, penulis mendapatkan data mengenai sasaran yang dijadikan objek fundraising. rinciannya sebagai berikut:11
1) Perusahaan, dengan diversifikasi pada dana CSR, dana kemanusiaan, ZIS Perusahaan, ZIS karyawan
2) Instansi Pemerintah
3) Publik , dengan diversifikasi pada dana ziswaf, dana hibbah dan dana kemanusiaan.
4) Lembaga Donor non Pemerintah c. Penetapan Metode
Dalam melaksanakan aktifitas fundraising metode yang dilakukan Mizan Amanah, lebih menekankan kepada fundraising public. Metode dilakukan secara direct ataupun indirect. Metode direct dilaksanakan dengan cara memanfaatkan link-link donatur Mizan Amanah, baik yang sudah menjadi donatur tetap ataupun temporer. Kemudian metode indirect dilaksanakan dengan membuat program yang bisa menarik minat donatur dan juga memberikan kesadaran kepada donatur akan pentingnya kepedulian terhadap sesama.
d. Penetapan Waktu dan Lokasi
Kegiatan fundraising dilaksanakan ditempat-tempat yang telah ditentukan. Metode opentable biasanya dilaksanakan di tempat-tempat ramai, seperti mall, festival, dan lain-lain. Adapun pelaksanaan fundraising secara langsung waktunya fleksibel, begitupun dengan
11
metode DBD (Donatur Bawa Donatur), metode ini waktunya tidak pasti namun telah terbukti efektif dan efisien.12
e. Penetapan Program
Dalam menjalankan kinerjanya, divisi fundraising Mizan Amanah memiliki beberapa program, diantaranya DBD (Donatur Bawa Donatur) dan Opentable, Kotak Peduli Yatim. DBD ini dilaksanakan dengan cara bekerjasama dengan para donatur Mizan Amanah untuk mengajak rekan, keluarga ataupun orang yang mereka kenal untuk menjadi donatur di Mizan Amanah, dengan begitu secara tidak langsung para donatur telah membantu aktifitas fundraising Mizan Amanah.
Kemudian ada juga program yang dinamakan opentable. Kegiatan ini dilaksanakan dengan cara membuka stand Mizan Amanah. Opentable ini biasanya dilaksanakan di tempat-tempat ramai, di mall, atau di even-even tertentu yang didalamnya berkumpul banyak orang. Kegiatan ini memiliki dua tujuan penting. Pertama, sosialisasi zakat, infak dan sedekah dengan membangun brain awareness kepada para pengunjung akan pentingnya berbagi dan memberi. Kedua, penggalangan dana dari para pengunjung, dengan membuka layanan penyaluran dana zakat, infak, sedekah dan wakaf.
Mizan Amanah menilai kedua program ini dirasa paling efektif untuk proses sosialisasi dan penggalangan dana, daripada memasang
12
billbot ataupun spanduk-spanduk dengan cost yang sangat tidak efisien dan belum tentu efektif.
f. Penetapan Biaya
Pada tahun 2013 Mizan Amanah menetapkan target penggalangan dana sebesar Rp 35 M. dan target itu telah tercapai. Kemudian pada tahun 2014 Mizan Amanah menargetkan penggalangan dana sebesar Rp 50 M, dengan target biaya untuk aktifitas fundraising sebanyak 2,9 M. dana untuk kebutuhan tersebut diambil dari dana amil, yaitu 2,5% dari keseluruhan target dana zakat.13
2. Pengorganisasian
a. Perumusan dan pembagian tugas kerja
Dalam perumusan dan pembagian tugas kerja, divisi fundraising membagi sub-sub divisi untuk membantu aktifitas fundraising.
1) Divisi Fundraising Public. Divisi ini bertanggung jawab untuk mengelola setiap aktifitas fundraising yang sasarannya adalah masyarakat umum di perkotaan, divisi ini bertanggung jawab atas kelancaran aktifitas fundraising publik. Rincian kerjanya meliputi penanambahan lokasi fundraising, penambahan kotak peduli, menyebarkan KPY, membuat perizinan KPY dan maintenance relasi.
13
2) Divisi Fundraising Corporate. Divisi ini bertanggung jawab untuk melaksanakan fundraising ke perusahaan-perusahaan, divisi bertanggung jawab untuk mendapatkan dana CSR (Corporate Social Responsibility), dana zakat entity, dana mutual benefit dari setiap perusahaan yang telah ditentukan untuk aktifitas fundraising, agar dana tersebut bisa digunakan untuk kemanfaatan umat.
3) Divisi Media Relation, divisi ini berfungsi untuk
mensosialisasikan pentingnya zakat, infak, sedekah dengan mengajak para donatur untuk berbagi dan juga menyadarkan donatur akan pentingnya berbagi. Aktifitas ini gencar dilakukan di media-media sosial online dan juga sarana-sarana lainnya. Diantara tugas pokoknya yaitu mensukseskan promosi asrama-asrama yatim dan menjaga
brand image semua asrama yatim Mizan Amanah.
4) Divisi CRM (Customer Relation Management), divisi ini bertugas untuk melakukan penindaklanjutan (follow up) kepada para donatur, baik dengan memberitahukan laporan keuangan ataupun laporan kegiatan kepada para donatur agar kepercayaan donatur tetap terjaga dan terus menitipkan amanah hartanya ke Mizan Amanah.
b. Pemberian Wewenang
Pola perintah dan wewenang di Mizan Amanah dilaksanakan dengan pola strukturisasi top down, sehingga dalam ruang lingkup
fundraising pemberian wewenang dan pengambilan keputusan dilaksanakan oleh setiap manager dalam divisi tersebut. Pola pemberian wewenang dapat tercermin dalam struktur organisasi. Sebagaimana dikatakan H.B. Siswanto bahwa “struktur organisasi menspesifikasi pembagian aktifitas kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi atau aktifitas yang beraneka macam dihubungkan sampai batas tertentu, juga menunjukkan tingkat spesialisasi aktifitas kerja.”14
Berikut struktur organisasi divisi fundraising Mizan Amanah:15 IDENTITAS JABATAN
Nama Jabatan : Manager Fund Raising
Pemegang Jabatan : Dede Sutisna
Departemen : Fund Raising
Kedudukan dalam organisasi
a. Atasan Langsung : Direktur
b. Bawahan Langsung : 1. Spv CRM di K.Pusat
2. Spv Media Relations di K.Pusat 3. Staf F.R. Publik di K.Pusat 4. Staf F.R. Corporate di K.Pusat 5. Spv Fundraisier di Setiap Cabang 6. Spv F.O. di Setiap Cabang
14
H.B. Siswanto, Pengantar Manajemen, cet ke-1. (Jakarta: PT. Bumi Aksara, 2005), h. 85
15
STRUKTUR ORGANISASI16 :
3. Penggerakan
a. Pembimbingan
Setiap karyawan di Mizan Amanah, diberikan arahan dan bimbingan oleh pemimpinnya agar melaksanakan pekerjaan sesuai dengan aturan yang telah disepakati. Selain itu, Mizan Amanah sangat memperhatikan attitude yang Islami, sehingga para karyawan selalu diarahkan untuk salat lima waktu berjama’ah dan menunjukkan perilaku-perilaku mulia untuk memberikan teladan dan mendapat kepercayaan tinggi dari para donatur.
16
Dokumentasi Mizan Amanah
Manager Fundraising Communication FC CSR Zakat Entitas Mutual Benevit FP Carity Box Wakaf Zis Mobile Comunity Fund CRM Call Center Front Office PR Publikasi On Line Publikasi Off Line Adum
Karena tujuan pengarahan itu sendiri tiada lain adalah untuk membina kedisiplinan kerja, membudayakan prosedur standar dan menjamin kontinuitas perencanaan.17
b. Pengkoordinasian
Pola koordinasi yang dilakukan oleh divisi fundraising Mizan Amanah berupa meeting, dan juga koordinasi via media sosial ataupun telepon. Koordinasi dilaksanakan di kantor dan juga ketika di lapangan. Koordinasi selalu dijaga agar tidak terjadi tumpah tindih tugas dan misunderstanding antara karyawan di Mizan Amanah. c. Pengambilan Keputusan
Proses pengambilan keputusan dalam proses kerja fundraising dilakukan secara musyawarah mufakat, semua karyawan berhak berbicara dan memberikan saran terhadap permasalahan yang dihadapi. Bahkan karena aktifitas fundraising lebih banyak melibatkan orang yang terjun ke lapangan, dan langsung bersentuhan dengan problem-problem yang mungkin dihadapi, oleh karena itu Mizan Amanah pun memberikan kewenangan untuk sewaktu-waktu mengambil keputusan langsung ketika kondisi terdesak, karena pihak atas mempercayakan kepada mereka, bahwa mereka lebih mengetahui keadaan yang terjadi di lapangan.
4. Pengawasan
a. Menetapkan standar
17
H.B. Siswanto, Pengantar Manajemen, cet ke-1. (Jakarta: PT. Bumi Aksara, 2005), h. 112-113.
Standar yang ditetapkan oleh Mizan Amanah untuk aktifitas karyawan adalah sikap Islami, berakhlakul karimah dan bisa dipercayai oleh Muzaki. Kemudian standar laporan keuangan harus sesuai dengan PSAK 109 yang akuntabel dan dapat dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu laporan keuangan Mizan Amanah tahun 2012 yang telah diperiksa oleh audit independen mendapat predikat wajar tanpa pengecualian.
Selain itu Mizan Amanah memiliki indikator terhadap keberhasilan divisi fundraising. berikut uraiannya:18
No TANGGUNG JAWAB INDIKATOR
KEBERHASILAN
1 Kebijakan & Prosedur (Policies & Procedures)
1. Merekomendasikan kebijakan-kebijakan di bidang Fundraising kepada Management.
2. Membuat Prosedur Fundraising atas Kebijakan yang telah ditetapkan.
3. Sosialisasi Prosedur (SOP) yang telah dibuat secara internal perusahaan.
4. Melakukan pembinaan dan konseling kepada Spv/Staf yang kurang
memahami kebijakan dan SOP Fund Raising.
Kebijakan & Prosedur (Policies & Procedures)
1. Kebijakan di bidang
Fundraising kondusif dan up to date dengan kondisi yang ada/terjadi pada Muzaki dan Donatur.
2. Prosedur dapat
diimplementasikan dengan baik, efektif dan efisien.
3. Departemen terkait
mengetahui dan memahami Prosedur (SOP) Fundraising dengan baik dan benar.
4. Tidak terjadi kesalah-pahaman dari Spv/Staf tentang kebijakan dan SOP Fundraising yang berlaku.
18
5. Melakukan tinjauan ulang (review) atas kebijakan, program dan Prosedur (SOP) yang telah dijalankan.
5. Terjadinya perbaikan berkesinambungan (continuual improvement) atas kebijakan, program dan prosedur (SOP) yang ada.
2 Desain Pekerjaan (Job Design)
1. Membantu Dept. HRGA menyusun
Struktur Organisasi yang sesuai di dalam Dept. Fundraising dengan kebutuhan dan kondisi Yayasan saat ini (terbaru).
2. Memastikan bahwa posisi-posisi jabatan yang ada pada struktur organisasi Dept.
Fundraisingterisi/terpenuhi oleh personil-personil yang tepat.
Desain Pekerjaan (Job Design)
1. TersusunnyaStruktur Organisasi yang efisien, efektif serta mencapai sasaran dan tujuan organisasi Yayasan.
2. Informasi tentang posisi-posisi jabatan yang vacant dan kebutuhan personil yang akan mengisi posisi-posisi jabatan yang kosong (vacant) tsb teridentifikasi dengan baik.
3 Pengelolaan Kinerja (Performance Mgt)
1. Melakukan proses Penilaian Kinerja (PK) di Dept. Fund Raising
2. Menindak-lanjuti Hasil Penilaian Kinerja dalam hal : pembinaan, bimbingan & penyuluhan (coaching & counselling), identifikasi kebutuhan
Pengelolaan Kinerja (Performance Mgt)
1. Proses Penilaian Kinerja (PK) dapat dimengerti dan dapat dilaksanakan dengan baik pada masing-masing personil departemen sesuai dengan yang diharapkan.
2. Kinerja Para Personil yang bermasalah (Nilai PK yang tidak memuaskan dan buruk) dapat ditingkatkan, baik dari aspek kinerja teknis maupun
pelatihan, dsb.
3. Menindak-lanjuti proses Penilaian Kinerja (PK) dalam hal penyesuaian-penyesuaian atas kompensasi (reward) dan hukuman (penalty) atas hasil Penilaian Kinerja (PK) yang terjadi.
kinerja non-teknisnya.
3. Menjaga dan meningkatkan motivasi kerja dari masing-masing personil di dalam Dept. Fund Raising.
4 Jalur Karir Personil
1.Menerapkan jalur karir untuk seluruh personil di dalam Dept. Fund Raising.
Jalur Karir Personil
1. Adanya Perencanaan Suksesi (Succession Planning) yang jelas dari seluruh jabatan untuk memenuhi kebutuhan akan jabatan-jabatan tertentu di dalam Departemen.
2. Tiap karyawan memiliki jalur karir yang jelas.
5 Pengembangan Personil
1. Menjalankan aktifitas pelatihan On The Job Training (OJT) yang sesuai bagi para personil di dalam Dept. Fund Raising.
2. Melakukan evaluasi atas pelaksanaan OJT maupun atas hasil-hasil OJT yang telah dilaksanakan.
3. Bersama-sama dengan Manajer HRGA membantu monitoring, pembinaan dan konseling personil Dept. Fundraisingagar hasil-hasil atas pelaksanaan pelatihan dan
Pengembangan Personil
1. Aktifitas Pelatihan OJT berjalan dengan baik sesuai dengan rencana dan kebutuhan.
2. Hasil pelatihan dapat terus diikuti dan di-monitor perkembangannya.
3. Setiap peserta pelatihan mampu menerapkan pengetahuan dan
keterampilan dari OJT dan mewujudkannya ke dalam
pengembangan dapat diterapkan secara optimal di dalam departemen.
aktifitas kerja berupa kinerja yang optimal.
6 Laporan atas Aktifitas Kerja
1. Memberikan laporan atas aktifitas kerja yang telah dilaksanakan kepada Direktur tentang kegiatan Fund Raising.
2. Membuat rencana kerja (work plan) bulanan, semesteran dan tahunan atas kegiatan Fundraising untuk diajukan kepada Direktur.
Laporan atas Aktifitas Kerja
1. Laporan mencakup seluruh kegiatan/aktifitas yang telah dijalankan sesuai dengan rencana kerja (work plan) yang telah dibuat.
2. Minimal 2 kali dalam setahun (yaitu Bulan Juni & Desember) pada minggu ke-4 rencana kerja (work plan) kegiatan Pendayagunaan disampaikan/diajukan kepada Direktur.
Dalam poin ini Mizan Amanah telah memiliki indikator untuk mengukur keberhasilan aktifitas fundraising namun berdasarkan analisis penulis ada beberapa poin dalam pada kolom diatas yang perlu ditinjau kembali dan evaluasi. Pertama, pada poin jalur karir personil, penulis masih belum memahami apa yang dikehandaki dari poin tersebut,pernyataannya masih bersifat umum dan belum dapat dimengerti karena pada indikator keberhasilannya pun belum begitu jelas.
Selanjutnya pada poin pengelolaan kinerja sebaiknya lebih terperinci indikator keberhasilan untuk setiap sub divisi di dept. fundraising yang terdiri dari Fundraising Public, Fundraising
Corporate, Media Relation dan Customer Relation Management, agar ukuran keberhasilan kinerja setiap subdivisi lebih terukur dengan baik.
Kemudian penulis memberi masukan kepada lembaga supaya meninjau kembali item nomor tiga pada poin kebijakan dan prosedur. Disana disebutkan SOP yang telah dibuat internal perusahaan. Kalimat “perusahaan” penulis nilai kurang tepat untuk dijadikan kata dalam indikator keberhasilan lembaga pengelola zakat, kalimatnya bisa diganti dengan kata “lembaga” saja.
b. Pemeriksaan dan penelitian
Dalam rangka memeriksa tugas kerja fundraising, Mizan Amanah melakukan pengontrolan melalui laporan pertanggung jawaban yang dilaksanakan dalam laporan harian, bulanan, kuartal dan tahunan, sehingga bisa dilihat hasil capaian ataupun kendala yang dihadapi.
c. Evaluasi
Dalam proses evaluasi, Mizan Amanah melaksanakan kegiatan pelaporan LPJ bulanan dan tahunan.19 Sehingga kinerja karyawan bisa dievaluasi secara rutin dalam jangka waktu satu bulan. Kemudian dibahas bersama mengenai kendala-kendala yang dihadapi untuk dicarikan solusi dalam menyelesaikan masalah tersebut. Selanjutnya evaluasi tahunan dilaksanakan untuk mengukur pencapaian-pencapain dari target yang telah ditetapkan, apakah mencapai target atau tidak, apa kendala terbesar yang dihadapi, dan apa yang bisa diambil dari
19
peristiwa selama satu tahun itu, untuk dijadikan bekal dan pengalaman