ANALISA PEMECAHAN MASALAH
Gamabr 6.2. Fenomena Bullwhip Effect Pada Rantai Pasok di PT.Pupuk Iskandar Muda
6.3. Analisis Pengendalian Persediaan dan Usulan Desain Pengelolaan Persediaan
Pengendalian persediaan pada penelitian ini digunakan untuk mengantisipasi jika permintaan sewaktu-waktu meningkat dari jumlah permintaan aktual yang telah diramalkan sebelumnya. Pengendalian persediaan yang dilakukan dengan pendekatan order up to level (s,S) untuk mengatasi amplifikasi permintaan. Dengan pendekatan pengendalian persediaan sistem (s,S) ini diharapkan walaupun jumlah permintaan meningkat dan berfluktuasi, setiap level rantai pasok memiliki persediaan maksimum yang dapat digunakan untuk memenuhi permintaan tersebut.
Pengendalian persediaan dilakukan disetiap level rantai pasok, dengan memperhitungkan persediaan pengaman (SS), jumlah pemesanan kembali (s) hingga persediaan maksimum (S). Dengan leadtime selama 1 bulan maka persediaan maksimum dapat memenuhi permintaan periode aktual dan periode setelahnya.
Perbandingan jumlah permintaan, jumlah pemesanan dan persediaan maksimum (S) dengan pengendalian persediaan pada level ritel CV.Rahmat Jaya di Kab.Langsa dapat dilihat pada Gambar 6.3.
VI-92
Gambar 6.3. Pengendalian Persediaan Level Ritel
Berdasarkan sistem persediaan (s,S) di CV. Rahmat Jaya titik pemesanan kembali dilakukan jika persediaan aktual berjumlah 376 ton. Artinya untuk memenuhi kebutuhan permintaan pada bulan Februari, pemesanan mulai dilakukan di awal bulan Januari, dengan jumlah pemesanan sesuai permintaan pada bulan Februari. Sehingga kebutuhan permintaan akan selalu terpenuhi. Sistem ini juga diterapkan pada level distributor dan manufaktur.
Perbandingan jumlah permintaan, jumlah pemesanan dan persediaan maksimum (S) dengan pengendalian persediaan pada level distributor pusat dapat dilihat pada Gambar 6.4.
VI-93
Gambar 6.4. Pengendalian Persediaan Level Distributor Pusat
Perbandingan jumlah permintaan, jumlah penjualan, jumlah persediaan maksimum (S) dengan pengendalian persediaan dan jumlah alokasi subsidi pupuk urea pada level manufaktur dapat dilihat pada Gambar 6.5.
VI-94
Berdasarkan grafik perbandingan pada gambar 6.3. diperoleh jumlah persediaan maksimum yang dapat disediakan untuk memenuhi permintaan mencapai 2x lipat dari jumlah pemesanan dan permintaan aktual. Sehingga persediaan maksimum ini dapat digunakan untuk memenuhi permintaan pada dua periode. Untuk level manufaktur jika dilihat pada grafik, jumlah persediaan maksimum melebihi alokasi jumlah subsisi pupuk pada setiap periode. Hal ini disebabkan jumlah subsidi pupuk sangat berfluktuatif dan tidak didasarkan dengan peramalan untuk setiap periodenya. Jika dijumlahkan, total persediaan maksimum selama 12 periode hasilnya mendekati dengan total jumlah subsidi pupuk yaitu dan dapat memenuhi seluruh permintaan setiap level rantai pasok. Aliran informasi dan produk setelah penerapan metode pengelolaan persediaan oleh vendor dan pengendalian persediaan sistem (s,S) dapat dilihat pada gambar 6.5.
Manufaktur Distributor
pusat Retailer Konsumen
1 bulan 1 bulan Replenishment Replenishment Sales Demand Order Order Demand Information Demand Information
Gambar 6.6. Aliran Informasi dan Persediaan dalam Penerapan Sistem Persediaan (s,S)
Berdasarkan gambar diatas, pengisian persediaan kembali dilakukan setiap bulan dan keterbukaan informasi antara ritel, distributor pusat dan manufaktur terhadap
VI-95
jumlah permintaan aktual memudahkan manufaktur menyediakan produk tepat jumlah dan tepat waktu.
Desain pengelolaan persediaan yang akan diterapkan sebagai bentuk perbaikan untuk dapat memenuhi permintaan konsumen, adalah sebagai berikut. 1. Sistem Pendataan
Sistem pendataan yang digunakan dengan metode pengelolaan persediaan oleh vendor adalah sistem pendataan terpusat, dimana seluruh kontrol terhadap jumlah permintaan aktual konsumen, jumlah persediaan ritel dan distributor, jadwal dan jumlah produk yang didistribusi dikelola langsung oleh pihak manufaktur (vendor). Untuk memudahkan kontrol, sebaiknya diterapkan Electronic Data Interchange (EDI). Sistem pendataan berbasis elektronik ini meliputi Electronic Procurement, Electronic Fullfilment hingga Enterprise Resource Planning (ERP) yang akan megintegrasikan seluruh data menjadi informasi yang akurat dan akuntabel sehingga distorsi informasi dapat dihilangkan.
2. Sistem Pengolahan Data
Pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang akurat, yang akan diterapkan adalah seperti yang telah dilakukan, meliputi peramalan jumlah permintaan aktual berdasarkan jumlah permintaan konsumen. Peramalan jumlah permintaan dilakukan untuk setiap level rantai pasok, yaitu ritel dan distributor pusat. Hal ini bertujuan untuk melakukan demand forcasting update dimana jumlah permintaan tetap diperbarui disetiap level rantai pasok
VI-96
Selanjutnya kebijakan order / jumlah pemesanan dihitung untuk setiap level rantai pasok berdasarkan jumlah permintaan, biaya penyimpanan, biaya pemesanan dan leadtime. Dengan adanya kebijakan order, amplifikasi jumlah pemesanan dari setiap level dapat diminimisasi.
3. Pergudangan
Gudang digunakan untuk tempat menampung, menyimpan dan mendistribusikan barang-barang (produk jadi, setengah jadi atau bahan baku), serta terdapat unsur manusia yang mengatur dan mengelola barang-barang yang ada didalamnya. Tipe gudang yang digunakan adalah gudang produk jadi, sehingga untuk mengelola gudang yang digunakan sebaiknya dilakukan administrasi gudang. Pencatatan dan pengendalian keluar masuknya produk digunakan untuk mengontrol jalannya vendor/pemasok produk, dalam hal ini perusahaan ke gudang distributor pusat dan ritel, untuk mengisi persediaan disetiap level. Selain itu dengan pencatatan dan pengendalian ini, perusahaan dapat mengetahui pergerakan produk, jumlah pengiriman, hingga kualitas dan kuantitas produk yang tersedia untuk didistribusikan.
Untuk metode pengelolaan persediaan dalam gudang, sebaiknya menerapkan prinsip FIFO (First In First Out). FIFO adalah prinsip dimana produk yang pertama kali masuk gudang, harus lebih dulu keluar dibandingkan produk yang datang kemudian. Prinsip ini perlu diterapkan agar produk yang disimpan di gudang selalu barang yang lebih baru. Hal ini untuk menghindari terjadinya produk kadaluwarsa atau berkurang kualitasnya, produk nampak
VI-97
bersih karena selama penyimpanan di gudang dapat terkena debu, packaging produk tidak rusak dan selalu baru, produk terhindar dari kerusakan.
4. Jumlah Persediaan
Penentuan jumlah persediaan berhubungan dengan jumlah pemesanan yang dilakukan. Dengan sistem order up to level, setiap ritel dan distributor bisa melakukan pemesanan hingga tercapainya persediaan maksimum. Persediaan maksimum ini diterapkan dalam upaya persediaan produk jika permintaan dalam periode tersebut meningkat melebihi jumlah yang diperkirakan sebelumnya. Rancangan pengelolaan persediaan ini juga memperhitungkan persediaan pengaman (safety stock), dan model pengelolaan persediaan ini melakukan pemesanan jika persediaan telah mencapai jumlah tertentu (reorder point), sehingga jumlah pemesanan yang dapat dilakukan pada setiap periodenya berbeda sesuai dengan kebijakan order. Untuk level manufaktur, jumlah persediaan maksimum dihitung untuk menentukan jumlah pupuk bersubsidi yang seharusnya dijual. Jumlah persediaan maksimum pada level manufaktur yang lebih besar dari jumlah subsidi sebaiknya digunakan untuk memenuhi jumlah permintaan konsumen untuk menghindari kelangkaan pupuk bersubsidi.
5. Sistem Distribusi ke Konsumen
Sistem penyaluran pupuk ke konsumen, dimulai dari manufaktur. Dari manufaktur, pupuk dikirim ke distributor pusat menggunakan transportasi darat dalam waktu 1 hari. Dari distributor pusat, pupuk disalurkan ke ritel
VI-98
masuk ke dalam biaya pemesanan, sehingga biaya pemesanan setiap distributor pusat dan ritel berbeda-beda tergantung jarak yang ditempuh. Pihak manufaktur melakukan kontrol terhadap jumlah pengiriman produk dari setiap distributor pusat dan ritel, apakah sesuai dengan jumlah pemesanan dan waktu pengiriman. Dengan penerapan sistem pendataan elektronik yang meliputi pendataan terhadap distribusi, diharapkan produk dapat sampai tepat waktu dan dalam jumlah yang sesuai.
Berdasarkan usulan perancangan sistem pengelolaan persediaan diatas, maka secara ringkas dapat dilihat perbandingan dari sistem pengelolaan persediaan setelah dan sebelum penerapan.
Tabel 6.5. Perbandingan Sistem Pengelolaan Persediaan
Parameter Existing Usulan
Sistem Pendataan
Pendataan secara manual berupa berkas pengajuan pemesanan dari ritel dan distributor pusat. Belum terkomputerisasi.
Pendataan terpusat yang telah terkomputerisasi, dengan menggunakan Electronic Data Interhange (EDI).
Sistem Pengolahan Data
Tidak melakukan perhitungan kebijakan order, sehingga pemenuhan pesanan dilakukan berdasarkan jumlah yang diajukan distributor pusat dan ritel. Estimasi jumlah permintaan dihitung dari jumlah pemesanan
Peramalan dilakukan pihak manufaktur dengan teknik peramalan smoothing untuk meredam fluktuasi
permintaan. Penentuan
VI-99
Tabel 6.5. Perbandingan Sistem Pengelolaan Persediaan (Lanjutan)
Parameter Existing Usulan
yang dilakukan distributor pusat dengan teknik peramalan yang tidak tepat.
Sesuai dengan peramalan jumlah permintaan.
Pergudangan
Administrasi gudang tidak teratur dan tidak ada pemeriksaan produk yang tersimpan digudang secara berkala. Tidak adanya prinsip pengeluaran produk dari gudang.
Administrasi gudang terkompterisasi, sehingga dapat dimonitor setiap
terjadinya pergerakan produk, baik masuk ataupun keluar. Prinsip yang digunakan FIFO (First In First Out) sehingga tidak ada produk yang rusak akibat terlalu lama disimoan.
Jumlah Persediaan
Jumlah persediaan perusahaan disesuaikan jumlah peramalan dari jumlah pemesanan distributor pusat dan ritel. Tidak ada
informasi jumlah persediaan dari level distributor pusat dan ritel.
Melakukan order up to level untuk mencapai persediaan maksimum disetiap level rantai pasok.
Sistem Distribusi
Tidak terintegrasi dengan sistem pendataan, persediaan dan