AKUNTABILITAS KINERJA
B. ANALISIS PENYEBAB KEBERHASILAN/KEGAGALAN DAN SOLUSI Sasaran Strategis 1 : Meningkatnya Gemar dan Budaya Baca Masyarakat
Capaian Indikator Nilai Indeks Minat Baca pada tahun 2015 ditargetkan sebesar 58 dan hasil kajian Minat baca Masyarakat Jawa Timur Tahun 2015 kerjasama antara Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dan Pusat Studi Jaminan Sosial Lembaga Penelitian dan pengabdian kepada Masyarakat Universitas Airlangga bahwa minat baca masyarakat jawa Timur menghasilkan nilai 65,25 %. Dalam Status Minat Baca masyarakat jawa Timur
mempertimbangkan aspek (1) mereka gemar membaca(2) mereka yang frekuensi membacanya tinggi ≥ 5 kali/hari dan (3) mereka yang lama membacanya tinggi ≥ 45 menit. Dengan demikian hasil tersebut sudah melampaui target yang sudah ditetapkan. Metode yang dipakai dalam penelitian ini melalui survey-sampling yang dilakukan di 8 (delapan) kabupaten/kota di Jawa Timur dengan melibatkan 2.000 responden. Dalam penelitian selain menghasilkan Nilai Indeks Minat Baca juga diketahui bahwa bahan bacaan favorit masyarakat Jawa Timur, orang yang berperan besar menumbuhkan kegemaran membacanya, tempat favorit untuk membaca serta yang tidak kalah penting pendapat masyarakat Jawa Timur tentang kondisi fisik perpustakaan, kondisi fisik bahan bacaan di perpustakaan, kondisi fasilitas yang disediakan perpustakaan dan petugas/pegawai perpustakaan tentang keramahan, kerapian, kesiapan membantu dan jumlah petugas perpustakaan.
Indeks Minat Baca Masyarakat Jawa Timur terhitung naik dari tahun ketahun karena didukung dengan program dan banyaknya kegiatan yang sudah dilakukan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur serta Perpustakaan Kabupaten/Kota, Perpustakaan Desa, sampai taman-taman bacaan Masyarakat. Program/kegiatan yang mendukung hasil Indeks Minat Baca Masyarakat antara lain :
1. Pengembangan minat dan budaya baca
2. Penyediaan bantuan pengembangan perpustakaan dan minat baca di daerah
3. Publikasi dan sosialisasi minat dan budaya baca
4. Penyediaan bahan pustaka perpustakaan umum daerah 5. Peningkatan sarana prasarana perpustakaan
6. Pembinaan perpustakaan di Jawa Timur
7. Pendidikan kemasyarakatan produktif dalam rangka penyuluhan dan pengembangan budaya baca
8. Pendidikan kemasyarakatan produktif dalam rangka pengelolaan perpustakaan
9. Pendidikan kemasyarakatan produktif dalam rangka sosialisasi dan bimbingan minat dan kebiasaan baca masyarakat
Capaian Indikator Nilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan Perpustakaan pada tahun 2015 ditargetkan 79,50 dan hasil pengukuran Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan Perpustakaan tahun 2015 adalah 80,33 (Baik). Dengan demikian dapat dikatakan Pengukuran Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan Perpustakaan telah melampaui target yang ditetapkan, penelitian IKM ini merupakan hasil kerjasama antara Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dan Pusat Studi Jaminan Sosial Lembaga Penelitian dan pengabdian kepada Masyarakat Universitas Airlangga. Tujuan utama dalam penelitian ini adalah mengukurNilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) terhadap layanan perpustakaan, namun dalam penelitian ini juga menghasilkanantara lain :
Nilai persepsi masyarakat terhadap pelayanan perpustakaan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur,
Tingkat harapan masyarakat terhadap pelayanan perpustakaan,
Hasil analisis gap/kesenjangan antara persepsi dan harapan masyarakat terhadap pelayanan perpustakaan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur.
Keberhasilan pencapaian Nilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) terhadap layanan perpustakaan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur berkategori baik karena didukung oleh upaya-upaya peningkatan pelayanan perpustakaan antara lain:
- Peningkatan performance petugas layanan perpustakaan dengan mengkursuskan pada lembaga John Robert Powersehingga petugas dapat melayani dan berkomunikasi dengan baik dengan pemustaka
- Pengembangan koleksi perpustakaan baik cetak maupun non cetak yang sesuai dengan kebutuhan pemustaka, memiliki mutu yang baik sebagai bahan bacaan, bervariasi subyeknya dan mengembangan bahan bacaan dalam bentuk digital sesuai perkembangan tehnologi informasi saat ini. - Peningkatan sarana dan prasarana perpustakaan
Sasaran strategis 2: Meningkatnya SKPD yang menyelenggarakan kearsipan secara baku
Capaian Indikator pada sasaran strategis ke 2 adalah Persentase SKPD yang menyelenggarakan kearsipan secara baku, pada tahun 2015 ditargetkan 28,17 ternyata hasil capaiannya hanya 20,41. Pada sasaran ke 2 ini kenapa hasilnya masih dibawah target, ini karena :
1. Dasar hukum atau Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 4 Tahun 2015 tentang Penyelenggaraan Kearsipan baru disyahkan dan diterbitkan bulan Oktober 2015 sehingga penerapan penyelenggaraan kearsipan disetiap SKPD belum sepenuhnya berjalan dengan baik.
2. Bimbingan teknis kearsipan bagi pengelola arsip perangkat daerah ini baru dilakukan di tahun 2015 ini oleh Bidang Pembinaan dan Pemasyarakatan Kearsipan, sebelumnya berfokus pada kebijakan pusat tentang Arsip Masuk Desa (AMD) dengan sasaran sekretaris Desa/kelurahan. Tugas-tugas pembinaan ke perangkat daerah provinsi dilakukan oleh Bidang Pengelolaan Arsip Inaktif, dan terbatas hanya sebagai pendamping dalam penyusutan arsip inaktif di beberapa perangkat daerah.
3. Kegiatan evaluasi terhadap kinerja kearsipan dan sekaligus apresiasi atas kinerja perangkat daerah provinsi kearsipan dalam penyelenggaraan dan pengelolaan arsip yang diciptakannya, diselenggarakannyalomba penyelenggarakan kearsipan dan pengelolaan arsip perangkat daerah Provinsi Jawa Timur. Kegiatan lomba baru 2 kali dilakukan yaitu di tahun2013 dan tahun 2015, dan hasilnya pada tahun 2015 adalah peserta lomba hanya 22 SKPD dari 49 SKPD dilingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur. Dinyatakan 10 SKPD dilingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur yang sesuai standart minimal telah menyelenggarakan kearsipan secara baku adalah :
1) Badan Perencanaan Pembangunan Daerah 2) Dinas Koperasi dan UMKM
3) Dinas PU BIna Marga 4) Bakorwil Madiun
5) Sekretariat Daerah Provinsi (Biro Umum) 6) Dinas Kesehatan
7) Dinas PU Pengairan 8) Dinas Pendapatan
9) Inspektorat
10) Badan Kepegawaian Daerah
Adapun pemenang lomba penyelenggaraan kearsipan dan pengelolaan kearsipan perangkat daerah provinsi Jawa Timur mulai Juara 1-3 dan Harapan 1-2 adalah urutan rangking 1-5 data diatas.
4. Adapun yang menjadi penyebab lain, Bidang Kearsipan masih dianggap tidak penting oleh banyak SKPD, sehingga banyak arsip SKPD yang tidak diperhatikan penanganannya
5. Kurangnya jumlah fungsional arsiparis yang dimiliki Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur sehingga banyak SKPD yang belum pernah mendapatkan bimbingan secara intensif yang dilakukan oleh fungsional arsiparis demikian juga SKPD dilingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur sedikit sekali yang memiliki fungsional arsiparis.
6. Sarana dan prasarana penyimpanan arsip (depo arsip) yang dimiliki tidak memenuhi standar
Solusi dalam rangka meminimalisir kegagalan tersebut dan sebagai langkah peningkatan capaian kinerja pada tahun yang akan datang, Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur telah melakukan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Memberikan pembinaan, sosialisasi dan penilaian bagi SKPD di lingkungan Pemerintah Jawa Timur secara lebih intensif;
2. Menambah jumlah SDM fungsional arsiparis baik melalui diklat fungsional arsiparis bagi pegawai maupun melalui penambahan pegawai untuk formasi arsiparis;
3. Membangun depo yang sesuai dengan standar dari ANRI
Sasaran strategis 3: Meningkatnya Jumlah khasanah/holding arsip statis yang diakusisi.
Capaian Indikator pada sasaran strategis ke 3 adalah Jumlah khasanah/holding arsip statis yang diakusisi, pada tahun 2015 ditargetkan persentase kenaikan jumlah arsip yang diakuisisi 17,60 % dan capaian kinerjanya telah melampaui target yaitu 29,78 % atau capaiannya 169,2%. Keberhasilan yang dicapai pada sasaran strategis ke 3 berkat kerjasama yang terjalin baik antara Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dengan lembaga
pemerintah/swasta sehingga dengan kesadaran yang tinggi menyerahkan arsipnya kepada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur. Akuisisi arsip ditahun 2015 diterima dari :
1) PT Garam (persero) sebanyak 929 berkas 2) DPRD Jawa Timur, 178 berkas
3) BPLS, 2000 ekspose foto digital 4) Anjungan Jawa Timur TMMI, 93 CD
5) Penyerahan dari Bidang PAI ( dari 20 SKPD), 3969 berkas (221 boks)
Sasaran strategis 4: Meningkatnya masyarakat Sadar Arsip
Capaian Indikator Nilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan Kearsipan pada tahun 2015 ditargetkan 78,25 dan hasil pengukuran Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan Kearsipan tahun 2015 belum sesuai target yang sudah ditetapkan yaitu78,02 (Baik).Sasaran strategis 4 ini dapat dikatakan tidak dapat memenuhi target yang telah ditetapkan walaupun kekurangannya hanya sedikit sekali. Hal ini dikarenakan masih banyaknya sarana dan prasarana kearsipan yang belum terpenuhi, kekurangantersebut antara lain :
- Diperlukan penambahan katalog digital untuk lebih memudahkan penelusuran arsip
- Informasi yang tertera di website tidak sesuai dengan yang ada dilapangan - Koleksi arsip belum memenuhi harapan pengunjung
- Kurangnya mutu dan kualitas layanan kearsipan - Petugas kurang professional
Solusi dalam rangka meminimalisir kegagalan tersebut dan sebagai langkah peningkatan capaian kinerja pada tahun yang akan datang, Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur telah melakukan langkah-langkah sebagai berikut:
- Mengupayakan penambahan fasilitas, sarana dan prasarana kearsipan - Terus menambah dan memperbarui khasanah arsip
- Mengikutkan petugas dalam diklat/pelatihan pelayanan publik agar dapat memberikan mutu dan kualitas bagus dalam pelayanan kearsipan.