BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG

(1)

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Penyusunan LKjIPBadan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa TimurTahun 2015 dimaksudkan sebagai bentuk pertanggungjawaban atas pelaksanaan mandat, visi dan misi, tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan di dalam Rencana Kinerja Tahun 2015, serta sebagai umpan balik untuk perbaikan kinerja Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur pada tahun mendatang. Pelaporan kinerja juga dimaksudkan sebagai media untuk mengkomunikasikan pencapaian kinerja Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dalam satu tahun anggaran kepada masyarakat dan pemangku kepentingan lainnya.

Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKjIP) perwujudan dari mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi serta pengelolaan sumberdaya dan pelaksanaan kebijakan yang dibebankan kepada setiap SKPD dengan suatu sistemyang diatur secara jelas guna mendorong terciptanya keterbukaan kepada masyarakat luasdengan harapan akan mampu meningkatkan partisipasi masyarakat secaraberkesinambungan.

Sebagai wujud konkrit dalam mengimplementasikan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 10 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan daerah dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi Jawa Timur dengan telah dibentuknya Susunan Organisasi Perangkat Daerah Provinsi Jawa Timur melalui penetapan dan penjabaran yang ditindak lanjuti dengan terbitnya Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 108 Tahun 2008 tentang Uraian Tugas Sekretariat, Bidang, Sub Bagian dan Sub Bidang Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, makaatas dasar itu laporan pertanggungjawaban akhir tahun sebagai laporan kemajuanpenyelenggaraan sebagian urusan Pemerintah Daerah di bidang Perpustakaan dan Kearsipan telah disusun laporan realisasipenyelenggaraan tugas pokok dan fungsi organisasi dalam bentuk Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKjIP).

(2)

Target kinerja yang harus dicapai Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur tahun 2015, yang merupakan penjabaran dari visi, misi, dan tujuan yang telah dituangkan dalam Rencana Strategis (Renstra) Tahun 2014–2019 dan Rencana Kerja (Renja) Tahun 2015. Pengukuran pencapaian kinerja bertujuan untuk mendorong instansi pemerintah dalam meningkatkan transparansi, akuntabilitas dan efektifitas dari kebijakan dan program serta dapat menjadi masukan dan umpan balik bagi pihak-pihak yang berkepentingan dalam rangka meningkatkan kinerja instansi pemerintah. Oleh karena itu, substansi penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKjIP) didasarkan pada hasil-hasil capaian indikator kinerja yang ada di lingkungan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur.

B. LANDASAN HUKUM

Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKjIP) merupakan wujud akuntabilitas instansi pemerintah yang pedoman penyusunannya ditetapkan melalui Instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 29 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan Penetapan Kinerja dan Pelaporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah. Setiap Satuan Kerja Perangkat Daerah diwajibkan untuk menyampaikan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKjIP) kepada Gubernur Provinsi Jawa Timur.

C. TUJUAN

Tujuan penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKjIP)adalah untuk menilai dan mengevaluasi pencapaian kinerja kegiatan dan sasaran Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur. Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan kemudian dirumuskan beberapa rekomendasi. Diharapkan rekomendasi yang dihasilkan dari Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKjIP) ini dapat menjadi salah satu masukan dalam menetapkan kebijakan dan strategi yang akan datang sehingga dapat meningkatkan kinerja Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur.

(3)

D. GAMBARAN UMUM BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI JAWA TIMUR

Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 10 tahun 2008 tentang organisasi dan tata kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi Jawa Timur, maka kedudukan, tugas dan fungsi serta kewenangan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur adalah, sebagai berikut :

1. Kedudukan

Kedudukan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur merupakan pendukung Gubernur, dipimpin oleh seorang kepala yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Gubernur dalam menyelenggarakan tugas pemerintahan daerah di bidang perpustakaan dan kearsipan melalui Sekretaris Daerah.

2. Tugas Pokok

Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah yang bersifat spesifik yaitu di bidang perpustakaan dan kearsipan.

3. Fungsi

Dalam melaksanakan tugasnya maka Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur menyelenggarakan fungsi :

a. perumusan kebijakan teknis di bidang arsip dan perpustakaan;

b. pemberian dukungan atas penyelenggaraan tugas sesuai dengan lingkup tugasnya;

c. pembinaan dan pelaksanaan tugas sesuai dengan lingkup tugasnya; d. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur.

Penjabaran lebih lanjut dari tugas pokok dan fungsi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, diatur dengan Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 108 Tahun 2008 tentang Uraian Tugas Sekretariat, Bidang, Sub Bagian dan Sub Bidang Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, sebagai berikut :

(4)

1. Sekretariat mempunyai tugas : merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan administrasi umum, kepegawaian, perlengkapan, penyusunan program dan keuangan.

2. Bidang Publikasi, Promosi Perpustakaan dan Jasa Kearsipan mempunyai tugas : melaksanakan publikasi, promosi perpustakaan dan kearsipan dan melaksanakan pelayanan jasa teknis kearsipan.

3. Bidang Deposit Pengembangan dan Pengolahan Bahan Pustaka mempunyai tugas : melaksanakan pengumpulan, pengolahan koleksi perpustakaan dan kebijakan teknis preservasi koleksi perpustakaan.

4. Bidang Pembinaan Perpustakaan mempunyai tugas menyelenggarakan perumusan bahan kebijakan teknis pembinaan perpustakaan.

5. Bidang Layanan Perpustakaan dan Informasi mempunyai tugas : Melakukan layanan informasi, bibliografi, literatur sekunder dan otomasi perpustakaan.

6. Bidang Pengelolaan Arsip Inaktif mempunyai tugas : melaksanakan penarikan, pengolahan, penyimpanan penyusutan, dan pengendalian arsip inaktif.

7. Bidang Penyelamatan Arsip Statis mempunyai tugas : melaksanakan akuisisi pengolahan penyimpanan, pemeliharaan, perawatan dan pelestarian arsip statis.

8. Bidang Pembinaan dan Pemasyarakatan Kearsipan mempunyai tugas : melaksanakan pembinaan dan pengembangan, pengawasan dan supervisi kearsipan, melaksanakan pemasyarakatan dan penyelenggaraan penerbitan naskah sumber serta layanan arsip.

9. Diagram struktur organisasi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dapat ditunjukkan dalam bagan di bawah ini :

(5)

KEPALA BADAN

SEKRETARIS

SUB BAGIAN TATA USAHA BIDANG LAYANAN PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI SUB BAGIAN

KEUANGAN PENYUSUNAN SUB BAGIAN PROGRAM BIDANG PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF BIDANG PENYELAMATA N ARSIP STATIS BIDANG PUBLIKASI, PROMOSI PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN BIDANG DEPOSIT PENGEMBANGA N & PENGOLAHAN BIDANG PEMBINAAN PERPUSTAKAAN BIDANG PEMBINAAN PEMASYARAKA TANKEARSIPAN SUB B IDA NG J AS A KE ARS IP AN SUB B IDA NG P UB LI KA SI , P RO M O SI PE RP US TA KA AN & K EA R SI PA N SUB B IDA NG DE PO SI T & PRE SE RV AS I B AH AN P U ST AK A SUB B IDA NG P ENG EM BA NG AN & PE NG O LA H AN BA H AN PUS TA KA SUB B IDA NG K EL EM BA G AA N PE RP US TA KA AN SUB B IDA NG S U M BE R DA YA M ANU SI A & PE M AS YA R AK AT AN. BUDA YA B AC A SUB B IDA NG A KU IS IS I SUB B IDA NG P ENG O LA HA N & PE LE ST AR IA N SUB B IDA NG P EM BI NA AN SUB B IDA NG P EM AS YA RA KA TA N KE AR SI PA N SUB B IDA NG LA YA NA N PE RP US TA KA AN SUB B IDA NG O TO M AS I PE RP US TA KA AN SUB B IDA NG P ENG O LA HA N & PE NY IM PA N AN SUB B IDA NG P EN YUS UT AN & PE M ELI H ARA AN FUNGSIONAL PUSTAKAWAN ARSIPARIS

KEKUATAN SUMBER DAYA

Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur memiliki sumberdaya cukup memadai dan telah mendukung berbagai kegiatan yang berlangsung di masing-masing bidang, baik di perpustakaan maupun arsip. Sumberdaya utama yang perlu diinformasikan dalam Renstra ini antara lain sumber daya manusia yang ada di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, sarana prasarana pendukung yang dimiliki, besarnya anggaran untuk penyelenggaraan seluruh kegiatan yang ada serta koleksi bahan pustaka di perpustakaan maupun di arsip.

Uraian berikut ini memberikan gambaran secara lebih rinci terkait sumberdaya Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, yang antaralain:

1. Sumber Daya Manusia

Dengan pemberlakukan PP Nomor 41 tentang Organisasi Perangkat Daerah di lingkungan Provinsi Jawa Timur bahwa Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur memiliki sumberdaya manusia yang cukup

(6)

karena terjadinya penggabungan 2 (dua) lembaga. Kondisi sumberdaya manusia Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur akan diklasifikasi atas dasar jumlah personil untuk setiap kelompok fungsi yang terdapat pada bidang perpustakaan dan bidang arsip, juga akan dibedakan status, golongan/ruang serta tingkat pendidikan SDM. Khusus kelompok jabatan fungsional pustakawan dan arsiparis akan diklasifikasi berdasarkan status dan jenjang profesionalisme dalam bidang keahliannya.

Sumber daya manusia Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur semuanya berjumlah 207 orang bila diklasifikasikan atas dasar kelompok fungsi pada bidang dan sub bidang dimaksudkan akan sangat mendukung kelancaran pelaksanaan program-program yang sudah direncanakan. Komposisi SDM Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur berdasarkan fungsi, status kepegawaian dan Golongan / Ruang dapat dilihat dalam tabel 1-3 berikut ini :

Tabel 1

Sebaran Personil di Bapersip

No. Bagian/Bidang/Sub Bidang _{Laki-laki Perempuan}Jenis Kelamin Jumlah

1 Kepala ( Top Manajemen ) 1 1

2 Sekretaris 1 1

a Sub Bagian Tata Usaha 32 11 43

b Sub Bagian Penyusunan Program 5 3 8

c Sub Bagian Keuangan 6 4 10

3 Bidang Promosi, Publikasi dan Jasa Kearsipan 1 1

a Sub Bidang Promosi dan Publikasi 5 5 10

b Sub Bidang Jasa Kearsipan 3 5 8

4 Bidang Deposit, Pengembangan dan Pengolahan 1 1

a Sub Bidang Deposit 8 5 13

b Sub Bidang Pengembangan dan Pengolahan 7 8 15

5 Bidang Pembinaan 1 1

a Sub Bidang SDM 4 3 7

b Sub Bidang kelembagaan 6 4 10

6 Bidang Layanan Perpustakaan dan Informasi 1 1

a Sub Bidang Layanan 9 10 19

b Sub Bidang Otomasi 3 4 7

7 Bidang Penyelamatan Arsip Statis 1 1

a Sub Bidang Pengolahan dan pelestarian 4 6 9

b Sub Bidang Akuisisi 6 6

8 Bidang Pengelolaan Arsip In Aktif 1 1

a Sub Bidang Pengolahan dan penyimpanan 6 3 9

(7)

9 Bidang Pembinaan dan Pemasyarakatan Kearsipan 1 1

a Sub Bidang Pemasyarakatan Kearsipan 2 5 7

b Sub Bidang Pembinaan Kearsipan 5 4 9

JUMLAH 119 88 207

(Sumber : Sub Bagian Tata Usaha)

Tabel 2

Komposisi Personil Berdasarkan Status Kepegawaian Status Kepegawaian Jumlah %

Pegawai Negeri Sipil

- Jabatan Struktural 26 12,56

- Jabatan Fungsional Pustakawan 28 13,52

- Jabatan Fungsional Arsiparis 17 8,21

- Staf 124 59,90

Pegawai Kontrak 12 5,80

Jumlah 207 100,00

(Sumber : Sub Bagian Tata Usaha)

Tabel 3

Komposisi personil berdasarkan Golongan/Ruang No. Golongan Ruang A B C D E Jumlah %

1 Golongan I 4 4 2,05

2 Golongan II 14 33 3 5 55 28,20

3 Golongan III 41 27 27 17 112 57,43

4 Golongan IV 10 10 0 1 0 20 10,26

Jumlah 195 100,00

Dalam rangka mengoptimalkan pelayanan publik Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, perlu didukung oleh 2 (dua) kelompok jabatan fungsional, yaitu : Pustakawan dan Arsiparis. Jumlah pejabat fungsional dimaksud berjumlah 45 orang dengan komposisi 28 orang Pustakawan dan 17 orang Arsiparis.

Berdasarkan jenjang jabatan, komposisi dua jabatan fungsional secara detail dapat dilihat pada tabel 4 berikut ini :

(8)

Tabel 4

Jenjang Jabatan Fungsional Pustakawan dan Arsiparis Tahun 2015

No. Jenjang jabatan _{II/a II/b II/c II/d III/a III/b III/c III/d IV/a IV/b}Golongan Jumlah

1 PUSTAKAWAN Tingkat Terampil - Pustakawan Pelaksana - - 1 1 - - - 2 -Pustakawan PelaksanaLanjutan - - 1 - - 1 - - - - 2 - Pustakawan Penyelia - - - 4 1 - - 5 Tingkat Ahli - Pustakawan Pertama - - - 2 - - - - 2 - Pustakawan Muda - - - 2 4 5 - - 11 - Pustakawan Madya - - - 5 1 6 - Pustakawan Utama - - - - JUMLAH 28

No. Jenjang jabatan _{II/a II/b II/c II/d III/a III/b III/c III/d IV/a IV/c}Golongan Jumlah 2 ARSIPARIS Tingkat Ketrampilan - Arsiparis Pelaksana - - 1 - - - 1 - Arsiparis PelaksanaLanjutan - - - 1 - - - - 1 - Arsiparis Penyelia - - - 4 - - - 4 Tingkat Keahlian - Arsiparis Pertama - - - 3 - - - - 3 - Arsiparis Muda - - - 4 3 - - 7 - Arsiparis Madya - - - 1 1 - Arsiparis Utama - - - - JUMLAH 17

2. Sarana dan Prasarana

Secara makro, sumberdaya pendukung berupa sarana dan prasarana yang dimiliki Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, masih sangat kurang, baik dilihat dari sisi kuantitas/kualitas maupun jika dibandingkan dengan cakupan wilayah pembinaan maupun operasional kerjanya serta tanggung jawab & kewenangan yang dimiliki sesuai dengan

(9)

Undang-Undang No. 43 tahun 2007 tentang perpustakaan, Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang kearsipan, PP No. 38 Tahun 2007, PP No. 28 Tahun 2012, UU No. 7 Tahun 2007 serta Perda No. 10 Tahun 2009.

Adapun sarana dan prasarana yang berperan dan sangat penting dalam mendukung pelaksanaan kegiatan dan tugas fungsi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, meliputi: Gedung, Depo Arsip, Gedung Pusat Arsip, kendaraan operasional, komputer, koleksi bahan pustaka, khazanah arsip dan sarana simpan arsip.

a. Gedung, Depo Arsip dan Pusat Arsip

Gedung kantor Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur berdiri di atas tanah seluas 7.000 m2_{dengan luas bangunan gedung sekitar}

2.700 m2_{, berlokasi di Jalan Menur Pumpungan 32 Surabaya. Di samping itu}

terdapat beberapa bangunan gedung kantor dan Depo Arsip dengan luas Gedung A: 672 m2 _{Gedung B: 1114 m}2 _{Gedung C: 1075 m}2,_{Luas tanah yang}

berlokasi di Jalan Jagir Wonokromo No. 350 Surabaya adalah 5.750 m2 _{. Masih}

ada 1 (satu) lagi Gedung Pusat Arsip yang terletak di Jalan By Pass Pandaan. b. Koleksi Buku

Jumlah koleksi buku perpustakaan sampai dengan akhir tahun 2015 adalahsebanyak 109.828 judul434.299eksemplardan koleksi non-buku sebanyak 2.496 judul, dengan rincian sebagai berikut:

1. Koleksi umum, terdiri dari :

No. Golongan / Klasifikasi Buku _Judul Jumlah _Satuan

1. 000 Karya Umum 8.848 26.739 eks.

2. 100 Filsafat 5.885 22.676 eks.

3. 200 Agama 10.366 43.775 eks.

4. 300 Pengetahuan Sosial 19.853 82.612 eks.

5. 400 Bahasa 6.282 24.410 eks

6. 500 Pengetahuan Murni 8.901 33.362 eks

7. 600 Pengetahuan Praktis 19.233 78.932 eks

8. 700 Kesenian 7.693 29.109 eks

9. 800 Kesusastraan 12.187 51.536eks

10. 900 Sejarah 10.580 41.148eks

JUMLAH 109.828 434.299 eks

(Sumber : Lap.Tahunan 2015 Bidang Deposit, Pengembangan danPengolahan)

(10)

2. Koleksi Deposit sebagai hasil pelaksanaan Undang-Undang Nomor 4 tahun1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam/KCKR

No. Jenis Jumlah Judul Jumlah/Eksemplar

1. Buku 11.543 12.046 2. Majalah 20 4.960 3. Buletin 178 178 4. Jurnal 136 272 5. Koran 9 40 6. Tabloid 24 463 7. Laporan 2.911 2.911 8. Brosur 135 135 9. Kaset/CD/VCD 451 451 10. Peta 129 129 11. e-books 71 71 15.536 21.585

(Sumber : Lap.Tahunan 2015 Bidang Deposit, Pengembangan danPengolahan)

c. KhasanahArsip

Khasanah arsip yang tersimpan terdiri dari arsip in aktif yang tersimpan di Pusat Arsip dan Khasanah arsip statis yang tersimpan di Depo Arsip

1. Arsip inaktif, terdiri dari :

No. Instansi Asal arsip Jumlah _Berkas Keterangan 1. Biro – biro di Setdarov. Jatim 68.935 -

2. Badan/Bakorwil 10.890 -

3. Dinas-dinas 15.032 -

4. Kantor & eks kantor 25.418 -

5. Rumah Sakit–rumah sakit 229.794 -

6. Pemilu 3.380 -

Jumlah 353.449 -

(Sumber : Bidang Pengelolaan Arsip In Aktif)

2. Khasanah arsip statis, terdiri dari : Khasanah arsip statis dibedakan : (a) Berdasarkan jenisnya

NO JENIS ARSIP KURUN

WAKTU JUMLAH (ML) (BERKAS) JUMLAH 1 Tekstual / kertas

a. Arsip Masa Hindia Belanda b. Arsip Masa Pemerintahan RI c. Arsip Swasta/BUMN d. Arsip Organisasi e. Arsip Perorangan 1816-1941 1947-2008 1901-2000 1974-2009 1949-1990 105 ML 344,2 ML 122 ML 42 ML 10 ML 9.550 berkas 29.748 berkas 4.860 berkas 1.353 berkas 275 berkas Jumlah 623,2 ML 45. berkas

(11)

2 Arsip Audio Visual

a. Arsip Foto (positif, negative)

b. Arsip Video (Betacam, VHS, miniDV) c. Arsip film 16 mm d. Mikrofilm e. Rekaman Suara f. VCD 1890-2013 1980-2007 1975-1980 1920-1945 1974-2010 1945-2009 222.012 lembar 5.624 kaset 23 roll 32 reel 1.369 kaset 611 keping 3 Arsip Kartografi dan Kearsitekturan

a. Arsip Peta

b. Arsip Gambar Teknik 1915-1999 1944-2001 755 lembar 182 bendel 4 Arsip elektronik / Digital

a. CD (foto digital) b. Naskah (hasil scaning) c. Foto (dalam HD computer) d. Video (hasil reproduksi)

2004-2010 1900 - 1942 1890 - 2013 2000 - 2010 805 keping 65.185 ekspose 236.679 ekspose 221 ekspose

(Sumber : Laporan Tahunan 2015 Bidang Penyelamatan Arsip Statis)

(b) Berdasarkan lembaga pencipta arsip 1. Pemerintah Provinsi Jawa Timur

NO SKPD JUMLAH KURUN WAKTU TH. AKUISISI

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

Biro Umum Setdaprov Biro Bina Sosial Biro Perekonomian Biro Tata Pemerintahan Biro Bina Otoda

Biro Humas dan Protokol

Biro perlengkapan Biro Pemerintahan Desa Biro Adm. Kemasyarakatan Sekretariat DPRD

Pemb. Gub. Surabaya Pemb. Gub. Pamekasan Dinas Pengairan

BPDE Bakesbang

BadanPenanaman Modal Dinas Kominfo

Dinas Koperasi dan UKM Badan Pemberdayaan Perempuan dan KB Balitbang Bapemas PU Bina Marga Bawasprov/inspektorat 550 boks 418 berkas 859 berkas 765 berkas 21 berkas 20 bok foto neg, 648 CD foto Dgt 132 MiniDV, 903 foto positif 819 berkas 490 berkas 21 berkas 450 boks 438 berkas 146 bendel GT 16 bok, 46 brk 44 berkas 4.163 berkas 1.015 berkas 980 foto 5.366 berkas 109 berkas 299 brk 20 boks 181 berkas 244 berkas 1892-1941 1967-1994 1969-1991 1962-1994 1987-2010 1987-2008 1981-2008 1980-2002 1990-2008 1947-1984 1990-2000 2001-2008 1980-2005 1972-1999 2009 1960-2000 2000-2006 1987-2010 2000-2006 1985-2000 2000 2010 2008 2010 2007 2006-2009, 2011 2012 2012 2012 2006, 2008, 2010, 2012 2008 1999 2005, 2012 2008 2005, 2007, 2009, 2011 2010, 2011, 2012 2010 2003 2012 2012 2012 2012

(12)

2. Lembaga vertical

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 Bakorstanasda Kanwil Deppen Kanwil Dep. Koperasi Kanwil DPU

Kanwil Dep. Tenaga Kerja Kanwil Dep. Pertanian Kanwil Dep Kesehatan Kanwil Dep Kehutanan Kanwil Dep. Disperindag Kanwil Dep. Sosial Kanwil Pariwisata

Kanwil Dep Transmigrasi PPH BP7

KPU

Pengadilan Tinggi Surabaya Balai Besar sungai Brantas Bakosurtanal

ANRI PNRI

Kodam V/Brawijaya Musium Trowulan

Balai Riset dan Standarisasi Industri Surabaya 1.009 berkas 200.000 foto 860 berkas 532 berkas 247 berkas 156 berkas 304 berkas 384 berkas 265 berkas 918 berkas 237 berkas 443 berkas 1810 berkas 1,190 berkas 3.251 berkas 132 bendel GT 366 peta 16 mikrofilm, 50 kaset, 500 foto 100 foto 1 mikrofilm, 4 video, 10 kaset, 80 foto 158 foto 200 berkas 1972-1989 1951-1990 1968-1998 1974-2000 1995-2001 1980-1999 1980-2000 1962-2000 1965-2000 1970-2000 1963-1998 1975-1999 1982-1999 2004 1951-1970 2000 1945-1950 1960-1980 1925-1940 1973-2008 2001 1999 2001 2002 2002 2003 2003 2003 2003 2004 2004 2004, 2008 2002 2009 2005 2008 2010 2000, 2002, 2005 2010 2007 2005 2012

(Sumber : Bidang Penyelamatan Arsip Statis)

3. BUMN / Lembaga Fungsional

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 PT. Garam

Perum Jasa Tirta II P3GI Pasuruan PB PON 2000

Kwarda Pramuka Jatim MUI PMI DHD 45 Jatim PUSKUD Jatim TVRI RRI JTV 44 ML 5 ML 32 ML 23 ML 58 berkas 0,2 ML 1 ML, 284 brk 1 ML 1,5 ML 39 video 50 kaset 5.000 video 1904 - 2006 1968 - 1989 1912 - 1972 1998 - 2000 1982 - 1999 1997 - 2000 1999 - 2005 1976 - 1977 1975 - 2004 1993 - 2008 1998 - 2005 2003 - 2007 1999 - 2000 2000 2003 2006 2009 2006 2006, 2010, 2012 2004 2006 2001, 2003, 2007 2005 2009

(13)

4. Ormas / Orsospol / Perorangan

1 2 3 4 5 6 7 PW NU Jatim PW Muhammadiyah Jatim Al Irsyad Arsip-arsip PARPOL Arsip-arsip PONPES

Arsip-arsip Lembaga Sosial /Kemasyarakatan

Tokoh / Pelaku sejarah

1 boks 2 boks 1 boks 5 boks 5 boks 5 boks 50 boks 1982-1999 1971-1972 2000-2003 2000-2005 2005-2008 1976-2008 1974 - 1998 2008 2008 2008 2007 2006-2008 2002-2007 2000 - 2005

5. Hasil Dokumentasi / Peliputan

NO PERISTIWA / MASALAH FOTO VIDEO REK. SUARA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Pemilu 1999 di Surabaya

Mukhtamar NU di Lirboyo Krediri, 1999 Pon XV 2000 di Sidoarjo

Bangunan-bangunan Bersejarah Jatim Petilasan Wali Songo

Kota-kota di Jawa Timur Lumpur Lapindo Sidoarjo

Pemancangan dan Peresmian Jembatan Suramadu

Pemilu dan Pemilukada Dan lain-lain 225 72 70 975 60 1.000 450 70 300 - - - 5 2 4 8 2 12 20 4 3 - - - - 4 16

c. Berdasarkan Periodisasi dan Masalah 1. MASA VOC, HINDIA BELANDA

a. Residentie Surabaya : tentang pemerintahan karesidenan Surabaya

b. Pemerintahan Povinsi Jawa Timur (1928-1949), arsip kepegawaian, pengairan, dll

c. Arsip Perkebunan Gula : penelitian gula, laporan-laporan Pabrik Gula

d. Arsip PT. Garam : perkembangan kelembagaan, produksi dan pemasaran pegaraman

e. Staatsblad, Bijblad, Provinciaalblad (buku peraturan perundangan) f. Foto-foto koleksi KIT dan KITLV (Jawa Timur Tempo Dulu)

2. MASA PENDUDUKAN JEPANG

Data sangat sedikit (dalam arsip PT. Garam) 3. MASA REVOLUSI 1945 - 1950

a. Situasi Jawa Timur : Madura tahun 1947, Negara Jawa Timur, situasi politik Jawa Timur, criminal, dll.

(14)

b. Perisiwa Madiun 1948 ( naskah laporan, transkripsi hasil wawancara sejarah lisan)

c. Foto-foto (pertempuran Surabaya, Clash Belanda II, Kedatangan Belanda di beberapa daerah, kunjungan Presiden soekarno 1947, kunjungan Jend. Soedirman, Gerilya Jend. Soedirman, serah terima kedaulatan di jawa timur)

d. Wawancara Sejarah Lisan 100 kaset : Sekitar Pertempuran Surabaya sampai Clash Belanda II

e. Film documenter : perjuangan 4. MASA 1950-1967 (ORDE LAMA)

a. Foto koleksi deppen 1951-1970 tentang Politik dan Pemerintahan, Pertahanan, Ekonomi, Sosial Budaya dan foto penerangan.

b. Arsip pemerintahan : Pengadilan Tinggi Surabaya 1951-1970 (kasus perdata, pidana)

c. Wawancara sekitar peristiwa G30S/PKI 1965 5. MASA 1967-1998 (ORDE BARU)

a. Foto Koleksi Deppen 1971-1998

b. Arsip-arsip Lembaga vertical yang dilikuidasi/demerger c. Arsip Peristiwa Nipah

d. Arsip laporan situasi kantibmas di Jawa Timur (arsip Bakorstanasda sampai Ditsospol)

e. Arsip administrasi lembaga Pemerintah Provinsi f. Arsip Peta Wilayah se-Jawa Timur

g. Arsip Pemilu, Pilpres dan Pilkada 6. MASA REFORMASI (1998-sekarang) a. Arsip Risalah Sidang DPRD Jawa Timur b. Arsip Siaran Pemberitaan dari TVRI dan JTV c. Foto-foto kegiatan Gubernur Jawa Timur d. Arsip PON XV 2000.

e. Hasil administrasi/kegiatan SKPD Provinsi Jawa Timur. (Sumber : Bidang Penyelamatan Arsip Statis)

d. Mobil Perpustakaan Keliling dan Mobil Sadar Arsip

Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dalam melaksanakan kegiatannya didukung dengan 5 unit untuk Mobil Perpustakaan Keliling (MPK), 2 unit Mobil Dongeng, 1 unit untuk Mobil Sadar Arsip, 2 unitMobil Layanan Arsip serta ada bis Wisata Arsip 1 unit.

(15)

e. Sarana Komputer

Sarana komputer di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur berjumlah 108 unit, yang terdistribusi di setiap bagian dan bidang. Sedangkan perlengkapan-perlengkapan inventaris lainnya terbagi secara merata dan terbatas pada setiap unit kerja yang ada di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur.

ISU-ISU STRATEGIS

Permasalahan berdasarkan tugas dan fungsi Pelayanan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur

Isu-isu strategis adalah kondisi yang harus diperhatikan atau dikedepankan dalam perencanaan pembangunan karena dampaknya yang signifikan bagi SKPD dimasa mendatang. Apabila kondisi yang menjadi isu strategis tidak diantisipasi akan menimbulkan kerugian yang besar dan menghilangkan peluang bagi peningkatan layanan kepada masyarakat.

Berdasarkan gambaran umum kondisi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur terdapat beberapa permasalahan yang dapat dirangkum sebagai berikut :

1. Masih minimnya kelembagaan perpustakaan di berbagai lembaga pendidikan, instansi swasta/pemerintah,pondok pesantren/rumah ibadah dan terutama perpustakaan desa/kelurahan yang seharus ada disetiap desa/kelurahan diwilayah Jawa Timur.

2. Masih rendahnya minat baca dan minat kunjung ke perpustakaan

3. Masih terbatas jumlah produksi buku, terbitan di Jawa Timur sehingga koleksi yang masuk perpustakaanpun terbatas.

4. Masih kurang sarana dan prasarana perpustakaan sehingga banyak wilayah terpencil belum terlayani perpustakaan (Mobil Perpustakaan Keliling) 5. Belum optimalnya perhatian pemerintah terhadap pentingnya arsip 6. Masih kurang memadai sarana dan prasarana pelestarian arsip 7. Masih kurang penyediaan informasi kearsipan

(16)

SISTEMATIKA LAPORAN

Sistematika Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur adalah sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN, pada bab ini disajikan penjelasan umum organisasi,

dengan penekanan kepada aspek strategis organisasi serta permasalahan utama yang sedang dihadapi organisasi.

BAB II PERENCANAAN KINERJA, pada bab ini diuraikan ringkasan/ikhtisar

perjanjian kinerja tahun yang bersangkutan

BAB III AKUNTABILITAS KINERJA, pada bab ini disajikan capaian kinerja

organisasi dan akuntabilitas anggaran, untuk capaian kinerja organisasi tersebut dilakukan analisis capaian kinerjanya sebagai berikut :

 Membandingkan antara target dan realisasi kinerja tahun 2015

 Membandingkan antara realisasi kinerja tahun 2015 serta capaian kinerja tahun 2015 dengan tahun-tahun sebelumnya

 Membandingkan antara realisasi kinerja sampai dengan tahun 2015 dengan target RPJM

 Membandingkan antara realisasi kinerja tahun 2015 dengan standart nasional (bila ada)

 Analisis penyebab keberhasilan/kegagalan serta solusi yang dapat dilakukan

 Analisis atas efisiensi penggunaan sumber daya

BAB IV PENUTUP LAMPIRAN

(17)

BAB II

PERENCANAAN KINERJA

Rencana Strategis atau yang disebut dengan RENSTRA merupakan suatu proses perencanaan yang berorientasi pada hasil yang ingin dicapai selama kurun waktu tertentu berisi visi, misi, tujuan, sasaran, dan strategi yang dilaksanakan melalui kebijakan dan program Satuan Kerja Perangkat Daerah Provinsi Jawa Timur.

Penyusunan Rencana Strategis atau RENSTRA Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur berdasarkan RENSTRA atau Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Pemerintah Provinsi Jawa Timur tahun 2009-2014, Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 75, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3851) dan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi pemerintah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2006 Nomor 25, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4614 ).

2.1. RENCANA STRATEGIS

Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dibuat berdasar pada RENSTRA Pemerintah Provinsi Jawa Timur Tahun 2014 – 2019 dan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Tahun 2014 – 2019 yang ditetapkan dengan Peraturan Gubernur Jawa Timur tanggal 20 Mei 2009 nomor 38 Tahun 2009 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Provinsi Jawa Timur Tahun 2014 – 2019.

1. VISI DAN MISI

Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dituntut untuk meningkatkan kinerja dan kualitas Sumber Daya Manusia Aparatur (SDMA) perpustakaan dan kearsipan yang diharapkan dapat menjawab

(18)

tuntutan globalisasi informasi dalam pelaksanaan administrasi pemerintahan dan pembangunan.

Berdasarkan Instruksi Presiden RI Nomor 7 Tahun 1999 seperti tersebut diatas, maka Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur perlu menetapkan visi dan misi sebagai instrument pembangun kesamaan dan kesepahaman langkah dalam merencanakan pelaksanaan pembangunan perpustakaan dan kearsipan di Provinsi Jawa Timur dalam kurun waktu lima tahun ke depan (2009 -2014).

Visi dan misi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur diharapkan dapat memainkan peran yang lebih menentukan dalam dinamika perubahan dan pembangunan yang strategik, sehingga dapat mengemban tugas pokok dan fungsi ke depan yang lebih baik.

Untuk melaksanakan tugas dan fungsi tersebut, maka visi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur untuk lima tahun ke depan dirumuskan sebagai berikut :

“Jawa Timur Gemar Membaca dan Tertib Kearsipan” Penjelasan Visi

Jawa Timur Gemar Membaca

Adalah terwujudnya peningkatan Indeks Minat Baca Masyarakat Jawa Timur dan meningkatnya kunjungan masyarakat pada perpustakaan. Peningkatan Indeks Minat Baca dan kunjungan masyarakat pada perpustakaan, menunjukkan bahwa membaca sudah menjadi budaya masyarakat dan menjadi sarana dalam mendapatkan ilmu pengetahuan diluar pendidikan formal. Dengan meningkatnya pengetahuan masyarakat diharapkan berbanding lurus dengan peningkatan kesejahteraan masyarakat.

Jawa Timur Tertib Kearsipan

Adalah terwujudnya peningkatan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance), dan tata pemerintahan yang bersih (clean government), serta profesionalisme pelayanan publik melalui peningkatan profesionalisme pengelolaan arsip pemerintah daerah yang tertib, rapi dan handal yang didukung dengan sistem kearsipan yang komprehensif.

(19)

Misi adalah sesuatu yang harus diemban atau dilaksanakan yang merupakan penjabaran dari visi yang telah ditetapkan. Untuk mewujudkan visi pembangunan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, maka ditetapkan Misi sebagai berikut :

a. Mewujudkan masyarakat Jawa Timur gemar membaca

b. Mewujudkan tertib arsip di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur.

2. TUJUAN

Tujuan adalah sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan dalam jangka waktu 1 (satu) sampai dengan 5 (lima) tahun. Tujuan ditetapkan dengan mengacu kepada pernyataan visi dan misi serta didasarkan pada isu-isu dan analisis strategis.

Dalam rangka mendukung upaya mengembangkan visi dan misi yang telah ditetapkan, perlu dirumuskan beberapa tujuan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur sebagai berikut :

a. Meningkatkan gemar dan budaya baca masyarakat di Jawa Timur b. Meningkatkan sistem tertib administrasi kearsipan dan pengembangan

SDM pengelola kearsipan

c. Meningkatkan penyelamatan dan pelestarian arsip d. Meningkatkan masyarakat sadar arsip

3. S A S A R A N

Sasaran yang hendak dicapai atau dihasilkan oleh Pemerintah Provinsi Jawa Timur dalam kurun waktu 5 (lima) tahun ( 2014 – 2019 ), dirumuskan berdasarkan tujuan yang ada , yaitu :

Tujuan-I : Meningkatkan gemar dan budaya baca masyarakat di Jawa Timur Sasarannya adalah (1) Meningkatnya gemar dan budaya baca masyarakat. Tujuan-II: Meningkatkan Sistem tertib Administrasi Kearsipan dan

pengembangan SDM Pengelola Kearsipan. Sasarannya adalah : (1) Meningkatnya SKPD yang menyelenggarakan kearsipan secara baku

(20)

Tujuan-III: Meningkatkan Penyelamatan dan Pelestarian Arsip.Sasarannyaadalah : (1) Meningkatnya Jumlah Khasanah/holding arsip statis yang diakuisisi

Tujuan-IV : Meningkatkan masyarakat sadar arsip, Sasarannya adalah : (1)

Meningkatnya Masyarakat Sadar Arsip

4. INDIKATOR KINERJA UTAMA

Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur menetapkan Indikator Kinerja Utama sesuai Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : PER/9/M.PAN/5/2007 tentang pedoman umum penetapan Indikator Kinerja Utama di Lingkungan Instansi Pemerintah yang ingin dicapai selama kurun waktu 5 (lima) tahun adalah sebagai berikut :

1. Nilai Indeks Minat Baca Masyarakat

2. Nilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan Perpustakaan 3. Persentase SKPD yang menyelenggarakan kearsipan secara baku

4. Presentase Peningkatan Jumlah khasanah holding arsip statis yang diakuisisi

5. Nilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan Kearsipan

5. PROGRAM DAN KEGIATAN

Untuk mendukung kelancaran dan tercapainya kesinambungan pelaksanaan program pembangunan bidang perpustakaan dan kearsipan, maka dilaksanakan program atau kegiatan sebagai berikut :

a. Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan Program pengembangan budaya baca dan pembinaan perpustakaan bertujuan untuk mengembangkan budaya baca, Sastra Indonesia dan Sastra Daerah di Provinsi Jawa Timur. Adapun segmen yang dituju adalah peserta didik dan masyarakat luas, terutama masyarakat yang tinggal di lingkungan marginal. Hal ini dilakukan untuk membangun masyarakat marginal, agar menjadi masyarakat yang berpengetahuan, berbudaya dan mandiri. Program ini diarahkan pada pengembangan, publikasi dan

(21)

sosialisasi minat dan budaya baca, penyediaan bahan pustaka, pembinaan SDM dan perpustakaan di Jawa Timur.

 Pengembangan minat dan budaya baca

 Penyediaan bantuan pengembangan perpustakaan dan minat baca di daerah

 Publikasi dan sosialisasi minat dan budaya baca

 Penyediaan bahan pustaka perpustakaan umum daerah  Peningkatan sarana prasarana perpustakaan

 Pembinaan perpustakaan di Jawa Timur

 Pendidikan kemasyarakatan produktif dalam rangka penyuluhan dan pengembangan budaya baca

 Pendidikan kemasyarakatan produktif dalam rangka pengelolaan perpustakaan

 Pendidikan kemasyarakatan produktif dalam rangka sosialisasi dan bimbingan minat baca dan kebiasaan baca masyarakat

 Konservasi koleksi dan deposit

b. Program Perbaikan Sistem Administrasi kearsipan

Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan bertujuan mengembangkan sistem administrasi yang efektif dan efisien dengan dukungan regulasi daerah serta SDM kearsipan yang profesional. Program ini diarahkan pada peningkatan kuantitas dan kualitas standar operasional prosedur penyelenggaraan kearsipan dinamis dan statis, peningkatan kuantitas dan perbaikan kualitas dan kesejahteraan arsiparis dan sumber daya manusia bidang kearsipan di setiap SKPD Pemerintah Provinsi, perbaikan manajemen kearsipan di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur, pengawasan, supervisi kearsipan. Kegiatan yang mendukung Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan adalah sebagai berikut :

 Menyusun/menyempurnakan peraturan pedoman standar pelaksanaan kearsipan

 Pembinaan/orientasi tata kearsipan  Penilaian jabatan fungsional arsiparis

(22)

 Pendidikan kemasyarakatan produktif dalam bimtek pengamanan dan penyelamatan arsip Pemilu

c. Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah

Program penyelamatan arsip dan pelestarian dokumen /arsip daerah bertujuan untuk penyelamatan arsip baik fisik maupun informasi, yang berasal dari SKPD Pemprov Jatim, BUMN/BUMD, Swasta, Ormas/Orsospol, dan Perorangan, sehingga arsip dapat didayagunakan untuk kepentingan generasi mendatang. Program ini diarahkan pada pengumpulan atau akuisisi arsip, pengolahan, pemeliharaan, perawatan, pelestaraian arsip-arsip yang bernilaiguna tinggi pada SKPD Pemerintah Provinsi, BUMD Pemerintah Provinsi, organisasi sosial politik, organisasi kemasyarakatan, swasta maupun perorangan sedini mungkin yang kelak berguna bagi kepentingan sejarah maupun generasi mendatang untuk menghindari kehilangan dan kerusakan arsip-arsip atau informasi yang terekam di dalamnya. Kegiatannya antara lain :

 Penduplikatan dokumen/arsip daerah dalam bentuk informatika  Akusisi arsip statis/permanen dari badan pemerintah, swasta dan

perorangan

 Pemeliharaan dan pengamanan arsip statis  Penyusutan arsip inaktif

 Pengolahan arsip inaktif

 Pemeliharaan dan perawatan arsip inaktif

d. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi (Kearsipan)

Program peningkatan kualitas pelayanan informasi kearsipan bertujuan meningkatkan mutu pelayanan dan arus informasi kearsipan dari dan untuk masyarakat. Program ini diarahkan pada pelayanan dua arah, yaitu pelayanan dan pemasyarakatan kepada SKPD Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota sebagai unit jaringan dari Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dan pelayanan serta pemasyarakatan kepada organisasi sosial politik, pesantren, sekolah-sekolah/perguruan tinggi, organisasi kemasyarakatan, pers, publik, baik dalam bentuk apresiasi, pemberian penghargaan, pemberian layanan jasa kearsipan

(23)

maupun layanan informasi arsip. Program ini didukung oleh kegiatan anatara lain :

 Penyusunan dan penerbitan naskah sumber arsip  Sosialisasi kearsipan

 Pelayanan informasi kearsipan

Tabel : 2.2

Matriks Hubungan antara Visi, Misi, Tujuan, dan Sasaran

Visi Misi Tujuan Indikator Kinerja Sasaran Indikator Kinerja Jawa Timur Gemar Membaca dan Tertib Kearsipan Mewujudkan masyarakat Jawa Timur gemar membaca Meningkatkan gemar dan budaya baca masyarakat

Nilai Indeks Minat Baca Masyarakat di

Jawa Timur _Meningkatnya

Minat dan Budaya Baca Masyarakat

Indeks Minat Baca Masyarakat Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan Perpustakaan Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan Perpustakaan Mewujudkan tertib arsip di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur Meningkatkan Sistem tertib Administrasi Kearsipan dan pengembangan SDM Pengelola Kearsipan Persentase SKPD yang sudah menyelenggarakan kearsipan secara baku Meningkatnya SKPD yang menyelenggara kan kearsipan secara baku Persentase SKPD yang sudah menyelenggarakan kearsipan secara baku Meningkatkan Penyelamatan dan Pelestarian Arsip Persentase Peningkatan Jumlah Khasanah/holding arsip statis yang diakuisisi

Meningkatnya Jumlah

Khasanah/holding arsip statis yang diakuisisi

Persentase

PeningkatanJumlah Khasanah/holding arsip statis yang diakuisisi Meningkatkan Masyarakat Sadar Arsip Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan Kearsipan Meningkatnya Masyarakat Sadar Arsip Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan Kearsipan 2.2. RENCANA KINERJA

Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM) berisikan perencanaan yang global dengan penjabaran hanya sampai kepada Program hingga perlu dioperasionalisasikan dengan perencanaan yang lebih mikro sampai penjabaran terakhir pada kegiatan-kegiatan namun masih dalam satu rangkuman dari seluruh perencanaan pembangunan baik untuk Kementrian / Lembaga di Pusat dan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) di Daerah, perencanaan yang lebih mikro tadi disebut dengan Rencana Kerja Perangkat (RKP) di Pusat dan RKPD di Daerah.

(24)

Sehingga pada akhirnya RKP yang diamanahkan oleh Undang-undang Nomor 25 Tahun 2004 dirancang untuk Pemerintah Pusat, dan RKPD yang diamanahkan oleh Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 dirancang untuk Pemerintah Daerah, di Jawa Timur telah ditetapkan dengan Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 52 Tahun 2010 tentang Rencana Kerja Pembangunan Daerah (RKPD) Provinsi Jawa Timur Tahun 2015.

Penyusunan RKT berdasarkan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PERMENPAN & RB) Nomor : 29 Tahun 2010 Pedoman Penyusunan Penetapan Kinerja dan Pelaporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah. Rencana kerja Badan perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dapat dilihat pada tabel Rencana Kinerja Tahun 2015 dibawah ini:

Tabel : 2.3

Rencana Kinerja Tahun 2015

Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi

awa Timur

TUJUAN SASARAN INDIKATOR KINERJA TARGET

1 Meningkatkan gemar dan budaya baca masyarakat 1 Meningkatnya Minat dan Budaya Baca Masyarakat

1 2

Nilai Indeks Minat Baca

Nilai IKM Layanan Perpustakaan

58 (Nilai Indeks) 79,50 (Nilai Indeks) 2 Meningkatkan Sistem tertib Administrasi Kearsipan dan pengembangan SDM Pengelola Kearsipan 2 Meningkatnya SKPD yang menyelenggara kan kearsipan secara baku

3 Persentase SKPD yang sudah menyelenggarakan kearsipan secara baku 28,17 % 3 Meningkatkan Penyelamatan dan Pelestarian Arsip 3 _Meningkatnya Jumlah Khasanah/holding arsip statis yang diakuisisi

4 _{Persentase PeningkatanJumlah}

Khasanah/holding arsip statis yang diakuisisi 17,60 % 4. Meningkatkan Masyarakat Sadar Arsip 4 Meningkatnya Masyarakat Sadar Arsip

5 Nilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan Kearsipan

78,25 (Nilai Indeks)

(25)

8. PERJANJIAN KINERJA

Rencana Kinerja Tahunan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Tahun 2014 yang telah dibuat untuk melaksanakan kegiatan, program dan sasaran di tahun 2015 menjadi tumpuan bagi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur untuk mewujudkan kinerja Output ataupun Outcome yang ditetapkan dalam Perjanjian Kinerja Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Tahun 2015 berdasarkan pada Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 53 Tahun 2014 tentang Petunjuk Teknis Perjanjian Kinerja, Pelaporan Kinerja dan Tata Cara Reviu atas Laporan Kinerja Instansi Pemerintah.

Perjanjian Kinerjadalam rangka mewujudkan manajemen pemerintah efektif, transparan, akuntabel dan berorientasi kepada hasil rentang waktu satu tahun. Perjanjian Kinerja Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Tahun 2015 dijadikan acuan untuk mengukur Kinerja Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Tahun 2015 dan melaporkannya dalam LKjIP.

Perjanjian Kinerja Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Tahun 2015 adalah sebagai berikut :

Tabel : 2.4 Perjanjian Kinerja Tahun 2015

Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur

Sasaran Strategis Indikator Kinerja Target Program Anggaran

1. Meningkatnya Minat

dan Budaya Baca Masyarakat

Nilai Indeks Minat

Baca 58 (Nilai Indeks) Budaya Baca dan Pengembangan Pembinaan

Perpustakaan 30.039620.000 Nilai Indeks Kepuasan

Masyarakat (IKM) Layanan Perpustakaan 79,50 (Nilai Indeks) 2 Meningkatnya SKPD yang menyelenggara kan kearsipan secara baku

Persentase SKPD yang sudah

menyelenggarakan kearsipan secara baku

28,17 % _{Sistem Administrasi}Program Perbaikan

Kearsipan 1.644.502.500 3 _Meningkatnya

Jumlah

Khasanah/holding arsip statis yang diakuisisi

Persentase PeningkatanJumlah

Khasanah/holding arsip statis yang

diakuisisi 3.000 berkas Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah 6.705.497.500 4 _Meningkatnya Masyarakat Sadar Arsip

Nilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan Kearsipan 78,25 (Nilai Indeks) Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi (Kearsipan) 1.700.000.000

(26)

BAB III

AKUNTABILITAS KINERJA

Akuntabilitas Kinerja dalam format Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKjIP) Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur tidak terlepas dari rangkaian mekanisme fungsi perencanaan yang sudah berjalan mulai dari Perencanaan Strategis (Renstra) dan Rencana Kerja Pemerintah Daerah (RKPD) ataupun Rencana Kinerja Tahunan (RKT), dan Perjanjian Kinerja (PK) Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, pun tidak terlepas dari pelaksanaan pembangunan itu sendiri sebagai fungsi actuating dari berbagai piranti perencanaan yang sudah dibuat tersebut, hingga kemudian sampailah pada saat pertanggung jawaban pelaksanaan pembangunan yang mengerahkan seluruh sumber daya manajemen pendukungnya.

Pertanggungjawaban kinerja pelaksanaan pembangunan sifatnya terukur, terdapat standar pengukuran antara yang diukur dengan piranti pengukurannya. Pertanggung jawaban pengukuran yang diukur adalah kegiatan, program, dan sasaran, yang prosesnya adalah sejauh mana kegiatan, program, dan sasaran dilaksanakan tidak salah arah dengan berbagai piranti perencanaan yang telah dibuat.

A. CAPAIAN KINERJA ORGANISASI

Berikut ini merupakan gambaran umum pencapaian kinerja Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur tahun 2015 :

Tabel 3.1

Capaian Kinerja Tahun 2015

NO. _STRATEGISSASARAN INDIKATOR _KINERJA TARGET REALISASI CAPAIAN (%)

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

1 Meningkatnya gemar dan Budaya Baca Masyarakat

1. Nilai Indeks Minat Baca

58 65,25 112,5

2. Nilai IKM Layanan

Perpustakaan 79,50 80,33 101,04 2 Meningkatnya SKPD yang menyelenggaraka n kearsipan secara baku 1 Persentase SKPD yang menyelenggarakan kearsipan secara baku 28,17 % 20,41 % 72,45

(27)

3 Meningkatnya Jumlah

khasanah/holding arsip statis yang diakusisi

1 Persentase Peningkatan Jumlah

khasanah/holding arsip statis yang diakusisi 17,60 % 29,78 % 169,2 4 Meningkatnya masyarakat Sadar Arsip 1 Nilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan Kearsipan 78,25 78,02 99,70 Tabel 3.2

Perbandingan Capaian Kinerja Tahun 2015 dengan tahun-tahun sebelumnya

NO. _SASARAN

STRATEGIS INDIKATOR KINERJA TARGET

REALISASI Th. 2014

(n-1) Th. 2015 (n)

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

1 Nilai Indeks Minat

Baca 58 (2013) 56,05 65,25

2 Nilai IKM Layanan Perpustakaan 79,50 78,80 80,33 2 Meningkatnya SKPD yang sudah menyelenggaraka n kearsipan secara baku 1 Persentase SKPD yang menyelenggarakan kearsipan secara baku 28,17 11,29 20,41 3 Meningkatnya Jumlah khasanah/holding arsip statis yang diakusisi

1 Persentase

Peningkatan Jumlah khasanah/holding arsip statis yang diakusisi 17,60 47,64 29,78 4 Meningkatnya masyarakat Sadar Arsip 1 Nilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan Kearsipan 78,25 77,49 78,02

(28)

Tabel 3.3

Perbandingan Capaian Kinerja s.d. Akhir Periode RPJMD NO. _STRATEGISSASARAN INDIKATOR KINERJA TARGET AKHIR

RPJMD REALISASI Th. 2015 TINGKAT KEMAJUAN (%) (1) (2) (3) (4) (5) (6) 1 Meningkatnya gemar dan Budaya Baca Masyarakat

Baca 72 65,25 90,62

2 Nilai IKM Layanan

Perpustakaan 84,90 80,33 94,62 2 Meningkatnya SKPD yang sudah menyelenggaraka n kearsipan secara baku 1 Persentase SKPD yang menyelenggarakan kearsipan secara baku 100 (49 SKPD) 20,41 % 20,41 3 Meningkatnya Jumlah khasanah/holding arsip statis yang diakusisi

khasanah/holding arsip statis yang diakusisi 32.044 (awal RPJMD 17.044) 29,78 % 69 4 Meningkatnya masyarakat Sadar Arsip 1 Nilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan Kearsipan 80,02 78,02 97,50 Tabel 3.4

Perbandingan Capaian Kinerja dengan Capaian Nasional

NO. _STRATEGISSASARAN INDIKATOR KINERJA REALISASI _{Th. 2015} REALISASI _NASIONAL _(+/-)KET.

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

1 Nilai Indeks Minat Baca

65,25 0

2 Nilai IKM Layanan

Perpustakaan 80,33 0 2 Meningkatnya SKPD yang sudah menyelenggarakan kearsipan secara baku 1 Persentase SKPD yang menyelenggarakan kearsipan secara baku 20,41 0 3 Meningkatnya Jumlah khasanah/holding arsip statis yang diakusisi

khasanah/holding arsip statis yang diakusisi 29,78 0 4 Meningkatnya masyarakat Sadar Arsip 1 Nilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan Kearsipan 78,02 0

(29)

Berdasarkan data-data tersebut diatas, diketahui bahwa ada beberapa Indikator Kinerja yang mengalami keberhasilan ataupun kegagalan.Ada 4 (empat) Sasaran strategis dengan 5 (lima) indikator kinerja dengan hasil 3 (tiga) sasaran tercapai/berhasil menampaui target yang sudah ditetapkan sedangkan 2 (dua) sasaran masih belum berhasil melampaui target. Adapun data dapat dilihat pada tabel dibawah ini :

Tabel 3.5

Keberhasilan/kegagalan Capaian Kinerja

NO. _STRATEGISSASARAN INDIKATOR _KINERJA TARGET REALISASI CAPAIAN _(%) KET.

(1) (2) (3) (4) (5) (6) 1 Meningkatnya gemar dan Budaya Baca Masyarakat 1

Nilai Indeks Minat Baca 58 65,25 112,5 TERLAMPAUI TARGET 2 Nilai IKM Layanan

Perpustakaan 79,50 80,33 101,04 TARGET TERLAMPAUI 2 Meningkatnya SKPD yang menyelenggara kan kearsipan secara baku 1 Persentase SKPD yang menyelenggarakan kearsipan secara baku 28,17 20,41 72,45 TARGET BELUM TERPENUHI 3 Meningkatnya Jumlah khasanah/holdi ng arsip statis yang diakusisi 1 Jumlah khasanah/holding arsip statis yang diakusisi 17,60 29,78 169,2 TARGET TERLAMPAUI 4 Meningkatnya masyarakat Sadar Arsip 1 Nilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan Kearsipan 78,25 78,02 99,70 _TARGET BELUM TERPENUHI

B. ANALISIS PENYEBAB KEBERHASILAN/KEGAGALAN DAN SOLUSI Sasaran Strategis 1 : Meningkatnya Gemar dan Budaya Baca Masyarakat

 Capaian Indikator Nilai Indeks Minat Baca pada tahun 2015 ditargetkan sebesar 58 dan hasil kajian Minat baca Masyarakat Jawa Timur Tahun 2015 kerjasama antara Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dan Pusat Studi Jaminan Sosial Lembaga Penelitian dan pengabdian kepada Masyarakat Universitas Airlangga bahwa minat baca masyarakat jawa Timur menghasilkan nilai 65,25 %. Dalam Status Minat Baca masyarakat jawa Timur

(30)

mempertimbangkan aspek (1) mereka gemar membaca(2) mereka yang frekuensi membacanya tinggi ≥ 5 kali/hari dan (3) mereka yang lama membacanya tinggi ≥ 45 menit. Dengan demikian hasil tersebut sudah melampaui target yang sudah ditetapkan. Metode yang dipakai dalam penelitian ini melalui survey-sampling yang dilakukan di 8 (delapan) kabupaten/kota di Jawa Timur dengan melibatkan 2.000 responden. Dalam penelitian selain menghasilkan Nilai Indeks Minat Baca juga diketahui bahwa bahan bacaan favorit masyarakat Jawa Timur, orang yang berperan besar menumbuhkan kegemaran membacanya, tempat favorit untuk membaca serta yang tidak kalah penting pendapat masyarakat Jawa Timur tentang kondisi fisik perpustakaan, kondisi fisik bahan bacaan di perpustakaan, kondisi fasilitas yang disediakan perpustakaan dan petugas/pegawai perpustakaan tentang keramahan, kerapian, kesiapan membantu dan jumlah petugas perpustakaan.

Indeks Minat Baca Masyarakat Jawa Timur terhitung naik dari tahun ketahun karena didukung dengan program dan banyaknya kegiatan yang sudah dilakukan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur serta Perpustakaan Kabupaten/Kota, Perpustakaan Desa, sampai taman-taman bacaan Masyarakat. Program/kegiatan yang mendukung hasil Indeks Minat Baca Masyarakat antara lain :

1. Pengembangan minat dan budaya baca

2. Penyediaan bantuan pengembangan perpustakaan dan minat baca di daerah

3. Publikasi dan sosialisasi minat dan budaya baca

4. Penyediaan bahan pustaka perpustakaan umum daerah 5. Peningkatan sarana prasarana perpustakaan

6. Pembinaan perpustakaan di Jawa Timur

7. Pendidikan kemasyarakatan produktif dalam rangka penyuluhan dan pengembangan budaya baca

8. Pendidikan kemasyarakatan produktif dalam rangka pengelolaan perpustakaan

9. Pendidikan kemasyarakatan produktif dalam rangka sosialisasi dan bimbingan minat dan kebiasaan baca masyarakat

(31)

 Capaian Indikator Nilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan Perpustakaan pada tahun 2015 ditargetkan 79,50 dan hasil pengukuran Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan Perpustakaan tahun 2015 adalah 80,33 (Baik). Dengan demikian dapat dikatakan Pengukuran Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan Perpustakaan telah melampaui target yang ditetapkan, penelitian IKM ini merupakan hasil kerjasama antara Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dan Pusat Studi Jaminan Sosial Lembaga Penelitian dan pengabdian kepada Masyarakat Universitas Airlangga. Tujuan utama dalam penelitian ini adalah mengukurNilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) terhadap layanan perpustakaan, namun dalam penelitian ini juga menghasilkanantara lain :

 Nilai persepsi masyarakat terhadap pelayanan perpustakaan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur,

 Tingkat harapan masyarakat terhadap pelayanan perpustakaan,

 Hasil analisis gap/kesenjangan antara persepsi dan harapan masyarakat terhadap pelayanan perpustakaan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur.

Keberhasilan pencapaian Nilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) terhadap layanan perpustakaan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur berkategori baik karena didukung oleh upaya-upaya peningkatan pelayanan perpustakaan antara lain:

- Peningkatan performance petugas layanan perpustakaan dengan mengkursuskan pada lembaga John Robert Powersehingga petugas dapat melayani dan berkomunikasi dengan baik dengan pemustaka

- Pengembangan koleksi perpustakaan baik cetak maupun non cetak yang sesuai dengan kebutuhan pemustaka, memiliki mutu yang baik sebagai bahan bacaan, bervariasi subyeknya dan mengembangan bahan bacaan dalam bentuk digital sesuai perkembangan tehnologi informasi saat ini. - Peningkatan sarana dan prasarana perpustakaan

(32)

Sasaran strategis 2: Meningkatnya SKPD yang menyelenggarakan kearsipan secara baku

Capaian Indikator pada sasaran strategis ke 2 adalah Persentase SKPD yang menyelenggarakan kearsipan secara baku, pada tahun 2015 ditargetkan 28,17 ternyata hasil capaiannya hanya 20,41. Pada sasaran ke 2 ini kenapa hasilnya masih dibawah target, ini karena :

1. Dasar hukum atau Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 4 Tahun 2015 tentang Penyelenggaraan Kearsipan baru disyahkan dan diterbitkan bulan Oktober 2015 sehingga penerapan penyelenggaraan kearsipan disetiap SKPD belum sepenuhnya berjalan dengan baik.

2. Bimbingan teknis kearsipan bagi pengelola arsip perangkat daerah ini baru dilakukan di tahun 2015 ini oleh Bidang Pembinaan dan Pemasyarakatan Kearsipan, sebelumnya berfokus pada kebijakan pusat tentang Arsip Masuk Desa (AMD) dengan sasaran sekretaris Desa/kelurahan. Tugas-tugas pembinaan ke perangkat daerah provinsi dilakukan oleh Bidang Pengelolaan Arsip Inaktif, dan terbatas hanya sebagai pendamping dalam penyusutan arsip inaktif di beberapa perangkat daerah.

3. Kegiatan evaluasi terhadap kinerja kearsipan dan sekaligus apresiasi atas kinerja perangkat daerah provinsi kearsipan dalam penyelenggaraan dan pengelolaan arsip yang diciptakannya, diselenggarakannyalomba penyelenggarakan kearsipan dan pengelolaan arsip perangkat daerah Provinsi Jawa Timur. Kegiatan lomba baru 2 kali dilakukan yaitu di tahun2013 dan tahun 2015, dan hasilnya pada tahun 2015 adalah peserta lomba hanya 22 SKPD dari 49 SKPD dilingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur. Dinyatakan 10 SKPD dilingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur yang sesuai standart minimal telah menyelenggarakan kearsipan secara baku adalah :

1) Badan Perencanaan Pembangunan Daerah 2) Dinas Koperasi dan UMKM

3) Dinas PU BIna Marga 4) Bakorwil Madiun

5) Sekretariat Daerah Provinsi (Biro Umum) 6) Dinas Kesehatan

7) Dinas PU Pengairan 8) Dinas Pendapatan

(33)

9) Inspektorat

10) Badan Kepegawaian Daerah

Adapun pemenang lomba penyelenggaraan kearsipan dan pengelolaan kearsipan perangkat daerah provinsi Jawa Timur mulai Juara 1-3 dan Harapan 1-2 adalah urutan rangking 1-5 data diatas.

4. Adapun yang menjadi penyebab lain, Bidang Kearsipan masih dianggap tidak penting oleh banyak SKPD, sehingga banyak arsip SKPD yang tidak diperhatikan penanganannya

5. Kurangnya jumlah fungsional arsiparis yang dimiliki Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur sehingga banyak SKPD yang belum pernah mendapatkan bimbingan secara intensif yang dilakukan oleh fungsional arsiparis demikian juga SKPD dilingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur sedikit sekali yang memiliki fungsional arsiparis.

6. Sarana dan prasarana penyimpanan arsip (depo arsip) yang dimiliki tidak memenuhi standar

Solusi dalam rangka meminimalisir kegagalan tersebut dan sebagai langkah peningkatan capaian kinerja pada tahun yang akan datang, Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur telah melakukan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Memberikan pembinaan, sosialisasi dan penilaian bagi SKPD di lingkungan Pemerintah Jawa Timur secara lebih intensif;

2. Menambah jumlah SDM fungsional arsiparis baik melalui diklat fungsional arsiparis bagi pegawai maupun melalui penambahan pegawai untuk formasi arsiparis;

3. Membangun depo yang sesuai dengan standar dari ANRI

Sasaran strategis 3: Meningkatnya Jumlah khasanah/holding arsip statis yang diakusisi.

Capaian Indikator pada sasaran strategis ke 3 adalah Jumlah khasanah/holding arsip statis yang diakusisi, pada tahun 2015 ditargetkan persentase kenaikan jumlah arsip yang diakuisisi 17,60 % dan capaian kinerjanya telah melampaui target yaitu 29,78 % atau capaiannya 169,2%. Keberhasilan yang dicapai pada sasaran strategis ke 3 berkat kerjasama yang terjalin baik antara Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dengan lembaga

(34)

pemerintah/swasta sehingga dengan kesadaran yang tinggi menyerahkan arsipnya kepada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur. Akuisisi arsip ditahun 2015 diterima dari :

1) PT Garam (persero) sebanyak 929 berkas 2) DPRD Jawa Timur, 178 berkas

3) BPLS, 2000 ekspose foto digital 4) Anjungan Jawa Timur TMMI, 93 CD

5) Penyerahan dari Bidang PAI ( dari 20 SKPD), 3969 berkas (221 boks)

Sasaran strategis 4: Meningkatnya masyarakat Sadar Arsip

Capaian Indikator Nilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan Kearsipan pada tahun 2015 ditargetkan 78,25 dan hasil pengukuran Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan Kearsipan tahun 2015 belum sesuai target yang sudah ditetapkan yaitu78,02 (Baik).Sasaran strategis 4 ini dapat dikatakan tidak dapat memenuhi target yang telah ditetapkan walaupun kekurangannya hanya sedikit sekali. Hal ini dikarenakan masih banyaknya sarana dan prasarana kearsipan yang belum terpenuhi, kekurangantersebut antara lain :

- Diperlukan penambahan katalog digital untuk lebih memudahkan penelusuran arsip

- Informasi yang tertera di website tidak sesuai dengan yang ada dilapangan - Koleksi arsip belum memenuhi harapan pengunjung

- Kurangnya mutu dan kualitas layanan kearsipan - Petugas kurang professional

Solusi dalam rangka meminimalisir kegagalan tersebut dan sebagai langkah peningkatan capaian kinerja pada tahun yang akan datang, Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur telah melakukan langkah-langkah sebagai berikut:

- Mengupayakan penambahan fasilitas, sarana dan prasarana kearsipan - Terus menambah dan memperbarui khasanah arsip

- Mengikutkan petugas dalam diklat/pelatihan pelayanan publik agar dapat memberikan mutu dan kualitas bagus dalam pelayanan kearsipan.

(35)

C. ANALISIS PENGGUNAAN SUMBER DAYA ANGGARAN

Sebagai upaya mewujudkan kinerja yang baik, tentunya harus didukung anggaran yang memadai serta dapat dipertanggungjawabkan penggunaannya.

Tabel 3.6

Alokasi Per Sasaran Pembangunan

Tabel 3.7

Perbandingan Pencapaian Kinerja dan Anggaran

SASARAN INDIKATOR KINERJA ANGGARAN

Target Realisasi Capaian Alokasi Realisasi Capaian

Meningkatnya gemar dan Budaya Baca Masyarakat 1 Nilai Indeks Minat Baca 58 65,25 112,5 30.039.620.000 29.603.930_.879 98,55 2 Nilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan Perpustakaan 79,50 80,33 101,04 Meningkatnya SKPD yang sudah 1 Persentase SKPD yang menyelenggarak 28,17 20,41 72,45 1.644.502. 500 1.641.536.₁₄₀ 99,82

NO _STRATEGISSASARAN INDIKATOR KINERJA ANGGARAN _(Rp) _ANGGARAN%

Baca 30.039.620.000 60 2 Nilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan Perpustakaan 2 Meningkatnya SKPD yang sudah menyelenggarakan kearsipan secara baku

1 Persentase SKPD yang menyelenggarakanke arsipan secara baku

1.644.502.500 3

3 Meningkatnya Jumlah khasanah/holding arsip statis yang diakusisi

1 Persentase

Peningkatan Jumlah khasanah/holding arsip statis yang diakusisi

3.705.497.500 7

4 Meningkatnya masyarakat Sadar Arsip

(36)

menyelenggarak an kearsipan secara baku ankearsipan secara baku Meningkatnya Jumlah khasanah/holdi ng arsip statis yang diakusisi 1 Persentase Peningkatan Jumlah khasanah/holdi ng arsip statis yang diakusisi 17,60 29,78 169,2 3.705.497. 500 3.686.221. 842 99,48 Meningkatnya masyarakat Sadar Arsip 1 Nilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan Kearsipan 78,25 78,02 99,70 1.700.000. 000 1.687.804.₀₁₀ 99,28 Tabel 3.8

Efisiensi Penggunaan Sumber Daya

NO SASARAN INDIKATOR SASARAN CAPAIAN %

KINERJA % PENYERAPAN ANGGARAN % TINGKAT EFISIENSI 1 Meningkatnya

gemar dan Budaya Baca Masyarakat

1 Nilai Indeks Minat Baca 112,5 98,55 8,22

2 Nilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan Perpustakaan 101,04 2 Meningkatnya SKPD yang sudah menyelenggarakan kearsipan secara baku 1 Persentase SKPD yang menyelenggarakankearsipan secara baku 72,45 99,82 -27,37 3 Meningkatnya Jumlah khasanah/holding arsip statis yang diakusisi

1 Persentase Peningkatan Jumlah khasanah/holding arsip statis yang diakusisi

169,2 99,48 69,72

4 Meningkatnya masyarakat Sadar Arsip

(37)

D. AKUNTABILITAS KEUANGAN

Akuntabilitas keuangan merupakan pencapaian kinerja keuangan dari masing-masing indikator keuangan yang telah ditetapkan dalam dokumen perencanaan (Rencana Kinerja Tahunan) tahun 2015. Pengukuran pencapaian kinerja keuangan berdasarkan persentase rata-rata realisasi anggaran pada masing-masing program dan kegiatan. Adapun jumlah anggaran Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur tahun 2015 adalah sebesar Rp. 64.572.416.000,- telah direalisasikan sebesar Rp. 62.714.907.859,- atau 97,12 %. Rincian realisasi secara umum pada tahun 2015 adalah sebagai berikut :

Tabel 3.9

Realisasi Anggaran tahun 2015 NO

URAIAN ANGGARAN REALISASI %

BELANJA DAERAH 64,572,416,000.00 62,714,907,859.00 97.12

BELANJA TIDAK LANGSUNG 14,764,416,000.00 14,003,761,831.00 94.85 Belanja Pegawai 14,764,416,000.00 14,003,761,831.00 94.85 BELANJA LANGSUNG 49,808,000,000.00 48,711,146,028.00 97.80 I Program Perbaikan Sistem Administrasi

Kearsipan 1,644,502,500.00 1,641,536,140.00 99.82 1 Menyusun/menyempurnakan peraturan

pedoman standart pelaksanaan kearsipan 555,000,000.00 553,928,800.00 99.81 2 _{Pembinaan/orientasi kearsipan}

250,000,000.00 249,584,100.00 99.83 3 _{Penilaian jabatan fungsional arsiparis}

200,000,000.00 199,823,800.00 99.91 4 Pendidikan kemasyarakatan produktif dalam

rangka kearsipan 470,000,000.00 469,484,600.00 99.89 5 _{Pendidikan kemasyarakatan produktif dalam}

rangka bimtek penyelenggaraan kearsipan 169,502,500.00

168,705,840.00 99.53 II Program Penyelamatan dan Pelestarian

Dokumen/Arsip Daerah 3,705,497,500.00 3,686,221,842.00 99.48 6 Penduplikatan dokumen/arsip daerah dalam

bentuk informatika 572,500,000.00

569,416,665.00 99.46 7 Akuisisi arsip statis/permanen dari badan

pemerintah,swasta dan perorangan 984,350,000.00 980,032,607.00 99.56 8 _{Pemeliharaan dan pengamanan arsip statis}

418,150,000.00

414,758,500.00 99.19

9 _{Penyusutan arsip inaktif}

725,000,000.00 719,654,032.00 99.26 10 Pengolahan arsip inaktif 99.72