AKUNTABILITAS KINERJA
B. ANALISIS PENYEBAB KEBERHASILAN/KEGAGALAN DAN SOLUSI Sasaran Strategis 1 : Meningkatnya gemar dan budaya baca masyarakat
dan Layanan Perpustakaan
Sasaran Strategis 1, dengan indikator kinerja 1 :
Capaian Indikator Indeks Minat Baca Masyarakat pada tahun 2016 ditargetkan sebesar 67 dan hasil kajian Minat baca Masyarakat Jawa Timur Tahun 2016 kerjasama antara Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dan Pusat Studi Jaminan Sosial Lembaga Penelitian dan pengabdian kepada Masyarakat Universitas Airlangga bahwa minat baca masyarakat jawa Timur menghasilkan nilai 69,75 %. Dalam Status Minat Baca masyarakat jawa Timur mempertimbangkan aspek (1) mereka gemar membaca (2) mereka yang frekuensi membacanya tinggi
≥ 5 kali/hari dan (3) mereka yang lama membacanya tinggi ≥ 45 menit.
Dengan demikian hasil tersebut sudah melampaui target yang sudah ditetapkan. Metode yang dipakai dalam penelitian ini melalui survey-sampling yang dilakukan di 8 (delapan) kabupaten/kota di Jawa Timur dengan melibatkan 800 responden. Dalam penelitian selain menghasilkan Indeks Minat Baca Masyarakat juga diketahui bahwa bahan bacaan favorit masyarakat Jawa Timur, orang yang menumbuhkan kegemaran membacanya, tempat favorit untuk membaca serta yang tidak kalah penting pendapat masyarakat Jawa Timur tentang kondisi fisik perpustakaan, kondisi fisik bahan bacaan di perpustakaan, kondisi fasilitas yang disediakan perpustakaan dan petugas/pegawai perpustakaan tentang keramahan, kerapian, kesiapan membantu dan jumlah petugas perpustakaan.
Indeks Minat Baca Masyarakat Jawa Timur terhitung naik dari tahun ketahun karena didukung dengan program dan banyaknya kegiatan yang sudah dilakukan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur serta Perpustakaan Kabupaten/Kota, Perpustakaan Desa, sampai taman-taman bacaan Masyarakat. Program/kegiatan yang mendukung hasil Indeks Minat Baca Masyarakat antara lain :
1. Pengembangan minat dan budaya baca
2. Penyediaan bantuan pengembangan perpustakaan dan minat baca di daerah
3. Publikasi dan sosialisasi minat dan budaya baca
4. Penyediaan bahan pustaka perpustakaan umum daerah 5. Peningkatan sarana prasarana perpustakaan
6. Pembinaan perpustakaan di Jawa Timur
7. Pendidikan kemasyarakatan produktif dalam rangka penyuluhan dan pengembangan budaya baca
8. Pendidikan kemasyarakatan produktif dalam rangka pengelolaan perpustakaan
9. Pendidikan kemasyarakatan produktif dalam rangka sosialisasi dan bimbingan minat dan kebiasaan baca masyarakat
10. Konservasi koleksi dan deposit
Sasaran Strategis 1, dengan indikator kinerja 2 :
Capaian Indikator Nilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan Perpustakaan pada tahun 2016 ditargetkan 81 dan hasil pengukuran Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan Perpustakaan tahun 2016 adalah 82,73 (Baik). Dengan demikian dapat dikatakan Pengukuran Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan Perpustakaan merupakan hasil kerjasama antara Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dan Pusat Studi Jaminan Sosial Lembaga Penelitian dan pengabdian kepada Masyarakat Universitas Airlangga tersebut sudah melampaui target yang sudah ditetapkan.
Selain menghasilkan Nilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) terhadap layanan perpustakaan, juga mendapatkan hasil seperti Nilai persepsi masyarakat terhadap pelayanan perpustakaan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, Nilai harapan masyarakat terhadap pelayanan perpustakaan, Nilai gap/kesenjangan antara kenyataan dan harapan masyarakat terhadap pelayanan perpustakaan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur.
Keberhasilan pencapaian Nilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) terhadap layanan perpustakaan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur berkategori baik karena didukung oleh upaya-upaya peningkatan pelayanan perpustakaan antara lain:
- Peningkatan performance petugas layanan perpustakaan dengan mengkursuskan pada lembaga John Robert Power sehingga petugas dapat melayani dan berkomunikasi dengan baik dengan pemustaka - Pengembangan koleksi perpustakaan baik cetak maupun non cetak
yang sesuai dengan kebutuhan pemustaka, memiliki mutu yang baik sebagai bahan bacaan, bervariasi subyeknya dan mengembangan bahan bacaan dalam bentuk digital.
- Peningkatan sarana dan prasarana perpustakaan
Sasaran strategis 2: Meningkatnya tertib kearsipan dan Layanan Arsip Sasaran Strategis 2, dengan indikator kinerja 1 :
Capaian Indikator pada sasaran strategis ke 2 dengan indikator kinerja 1 : adalah Persentase SKPD yang menyelenggarakan kearsipan secara baku, pada tahun 2016 ditargetkan 20% dan hasil capaiannya 20,41%. Pada sasaran ke 2 ini hasilnya memenuhi target, ini karena :
1. Bimbingan teknis kearsipan bagi pengelola arsip perangkat daerah ini sudah dilakukan meskipun baru di tahun 2016 ini oleh Bidang Pembinaan dan Pemasyarakatan Kearsipan, sebelumnya berfokus pada kebijakan pusat tentang Arsip Masuk Desa (AMD) dengan sasaran sekretaris Desa/kelurahan. Tugas-tugas pembinaan ke perangkat daerah provinsi dilakukan oleh Bidang Pengelolaan Arsip Inaktif, dan terbatas hanya sebagai pendamping dalam penyusutan arsip inaktif di beberapa perangkat daerah.
2. Kegiatan evaluasi terhadap kinerja kearsipan dan sekaligus apresiasi atas kinerja perangkat daerah provinsi bidang kearsipan biasanya diselenggarakan lomba kearsipan dan pengelolaan arsip perangkat daerah Provinsi Jawa Timur namun untuk tahun 2016 tidak ada lomba kearsipan.
Metode yang digunakan berubah hanya memberikan pengawasan terhadap 10 SKPD dilingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur, yang dinyatakan sesuai standart minimal telah menyelenggarakan kearsipan secara baku adalah :
1) Badan Perencanaan Pembangunan Daerah 2) Dinas Koperasi dan UMKM
3) Dinas PU BIna Marga 4) Bakorwil Madiun
5) Sekretariat Daerah Provinsi (Biro Umum) 6) Dinas Kesehatan
7) Dinas PU Pengairan 8) Dinas Pendapatan 9) Inspektorat
10) Badan Kepegawaian Daerah
3. Adapun hasilnya tidak belum optimal karena Bidang Kearsipan masih dianggap tidak penting oleh banyak SKPD, sehingga banyak arsip SKPD yang tidak diperhatikan penanganannya
4. Kurangnya jumlah fungsional arsiparis yang dimiliki Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur sehingga banyak SKPD yang belum pernah mendapatkan bimbingan secara intensif yang dilakukan oleh fungsional arsiparis demikian juga SKPD dilingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur sedikit sekali yang memiliki fungsional arsiparis.
5. Sarana dan prasarana penyimpanan arsip (depo arsip) yang dimiliki tidak memenuhi standar
Solusi dalam rangka menoptimalkan hasil tersebut dan sebagai langkah peningkatan capaian kinerja pada tahun yang akan datang, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur telah melakukan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Memberikan pembinaan yang terus menerus, sosialisasi dan penilaian bagi SKPD di lingkungan Pemerintah Jawa Timur secara lebih intensif;
2. Menambah jumlah SDM fungsional arsiparis baik melalui diklat fungsional arsiparis bagi pegawai maupun melalui penambahan pegawai untuk formasi arsiparis;
3. Membangun depo yang sesuai dengan standar dari ANRI
Sasaran Strategis 2, dengan indikator kinerja 2 :
Capaian Indikator Nilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan Arsip pada tahun 2016 ditargetkan 78,50 dan hasil pengukuran Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan Arsip tahun 2016 melampaui target yang sudah ditetapkan yaitu 80,13 (Baik). Sasaran strategis 2 ini dapat dikatakan memenuhi target yang telah ditetapkan, meskipun masih banyaknya sarana dan prasarana kearsipan yang belum terpenuhi, kekurangan tersebut antara lain :
- Diperlukan penambahan katalog digital untuk lebih memudahkan penelusuran arsip
- Informasi yang tertera di website tidak sesuai dengan yang ada dilapangan
- Koleksi arsip belum memenuhi harapan pengunjung - Kurangnya mutu dan kualitas Layanan Arsip
- Petugas kurang professional
Solusi dalam rangka mengoptimalkan layanan arsip tersebut dan sebagai langkah peningkatan capaian kinerja pada tahun yang akan datang, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur telah melakukan langkah-langkah sebagai berikut:
- Mengupayakan penambahan fasilitas, sarana dan prasarana kearsipan - Terus menambah dan memperbarui khasanah arsip
- Mengikutkan petugas dalam diklat/pelatihan pelayanan publik agar dapat memberikan mutu dan kualitas bagus dalam peLayanan Arsip.