BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Penyusunan Laporan Kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur atau LKjIP Tahun 2016 dimaksudkan sebagai bentuk pertanggungjawaban atas pelaksanaan mandat, visi dan misi, tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan di dalam Rencana Kinerja Tahun 2016, serta sebagai umpan balik untuk perbaikan kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur pada tahun mendatang. Laporan Kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur juga dimaksudkan sebagai media untuk mengkomunikasikan pencapaian kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dalam satu tahun anggaran kepada masyarakat dan pemangku kepentingan lainnya.
Laporan Kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur atau LKjIP perwujudan dari mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi serta pengelolaan sumberdaya dan pelaksanaan kebijakan yang dibebankan kepada setiap SKPD dengan suatu sistem yang diatur secara jelas guna mendorong terciptanya keterbukaan kepada masyarakat luas dengan harapan akan mampu meningkatkan partisipasi masyarakat secara berkesinambungan.
Sebagai wujud konkrit dalam mengimplementasikan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 10 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan daerah dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi Jawa Timur dengan telah dibentuknya Susunan Organisasi Perangkat Daerah Provinsi Jawa Timur melalui penetapan dan penjabaran yang ditindak lanjuti dengan terbitnya Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 108 Tahun 2008 tentang Uraian Tugas Sekretariat, Bidang, Sub Bagian dan Sub Bidang Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, maka atas dasar
itu laporan pertanggungjawaban akhir tahun sebagai laporan kemajuan penyelenggaraan sebagian urusan Pemerintah Daerah di bidang Perpustakaan dan Kearsipan telah disusun laporan realisasi penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi organisasi dalam bentuk Laporan Kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur atau LKjIP.
Target kinerja yang harus dicapai Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur tahun 2016, yang merupakan penjabaran dari visi, misi, dan tujuan yang telah dituangkan dalam Rencana Strategis (Renstra) Tahun 2014–2019 dan Rencana Kerja (Renja) Tahun 2016.
Pengukuran pencapaian kinerja bertujuan untuk mendorong instansi pemerintah dalam meningkatkan transparansi, akuntabilitas dan efektifitas dari kebijakan dan program serta dapat menjadi masukan dan umpan balik bagi pihak-pihak yang berkepentingan dalam rangka meningkatkan kinerja instansi pemerintah. Oleh karena itu, substansi penyusunan Laporan Kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur atau (LKjIP) didasarkan pada hasil-hasil capaian indikator kinerja yang ada di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur.
B. LANDASAN HUKUM
Laporan Kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur (LKjIP) merupakan wujud akuntabilitas instansi pemerintah yang pedoman penyusunannya ditetapkan melalui Instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 29 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan Penetapan Kinerja dan Pelaporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah. Setiap Satuan Kerja Perangkat Daerah diwajibkan untuk menyampaikan Laporan Kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur (LKjIP) kepada Gubernur Provinsi Jawa Timur.
C. TUJUAN
Tujuan penyusunan Laporan Kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur (LKjIP) adalah untuk menilai dan mengevaluasi pencapaian kinerja kegiatan dan sasaran Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur. Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan kemudian dirumuskan beberapa rekomendasi.
Diharapkan rekomendasi yang dihasilkan dari Laporan Kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur (LKjIP) ini dapat menjadi salah satu masukan dalam menetapkan kebijakan dan strategi yang akan datang sehingga dapat meningkatkan kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur.
D. GAMBARAN UMUM DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI JAWA TIMUR
Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 10 tahun 2008 tentang organisasi dan tata kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi Jawa Timur, maka kedudukan, tugas dan fungsi serta kewenangan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur adalah, sebagai berikut :
1. Kedudukan
Kedudukan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur merupakan pendukung Gubernur, dipimpin oleh seorang kepala yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Gubernur dalam menyelenggarakan tugas pemerintahan daerah di bidang perpustakaan dan kearsipan melalui Sekretaris Daerah.
2. Tugas Pokok
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah yang bersifat spesifik yaitu di bidang perpustakaan dan kearsipan.
3. Fungsi
Dalam melaksanakan tugasnya maka Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur menyelenggarakan fungsi :
a. perumusan kebijakan teknis di bidang arsip dan perpustakaan;
b. pemberian dukungan atas penyelenggaraan tugas sesuai dengan lingkup tugasnya;
c. pembinaan dan pelaksanaan tugas sesuai dengan lingkup tugasnya;
d. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur.
Penjabaran lebih lanjut dari tugas pokok dan fungsi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, diatur dengan Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 108 Tahun 2008 tentang Uraian Tugas Sekretariat, Bidang, Sub Bagian dan Sub Bidang Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, sebagai berikut :
1. Sekretariat mempunyai tugas : merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan administrasi umum, kepegawaian, perlengkapan, penyusunan program dan keuangan.
2. Bidang Publikasi, Promosi Perpustakaan dan Jasa Kearsipan mempunyai tugas : melaksanakan publikasi, promosi perpustakaan dan kearsipan dan melaksanakan pelayanan jasa teknis kearsipan.
3. Bidang Deposit Pengembangan dan Pengolahan Bahan Pustaka mempunyai tugas : melaksanakan pengumpulan, pengolahan koleksi perpustakaan dan kebijakan teknis preservasi koleksi perpustakaan.
4. Bidang Pembinaan Perpustakaan mempunyai tugas menyelenggarakan perumusan bahan kebijakan teknis pembinaan perpustakaan.
5. Bidang Layanan Perpustakaan dan Informasi mempunyai tugas : Melakukan layanan informasi, bibliografi, literatur sekunder dan otomasi perpustakaan.
KEPALA BADAN
SEKRETARIS
SUB BAGIAN TATA USAHA
BIDANG LAYANAN PERPUSTAKAA
N DAN INFORMASI
SUB BAGIAN
KEUANGAN SUB BAGIAN PENYUSUNAN
PROGRAM
BIDANG PENGELOLAA
N ARSIP INAKTIF
BIDANG PENYELAMATA
N ARSIP STATIS BIDANG
PUBLIKASI, PROMOSI PERPUSTAKAA N & KEARSIPAN
BIDANG DEPOSIT PENGEMBANGA
N
& PENGOLAHAN
BIDANG PEMBINAAN PERPUSTAKAA
N
BIDANG PEMBINAAN PEMASYARAKA
TANKEARSIPA N
SUB BIDANG JASA KEARSIPAN
SUB BIDANG PUBLIKASI, PROMOSI PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN SUB BIDANG DEPOSIT & PRESERVASI BAHAN PUSTAKA SUB BIDANG PENGEMBANGAN & PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA SUB BIDANG KELEMBAGAAN PERPUSTAKAAN
SUB BIDANG SUMBER DAYA MANUSIA & PEMASYARAKATAN. BUDAYA BACA SUB BIDANG AKUISISI SUB BIDANG PENGOLAHAN & PELESTARIAN SUB BIDANG PEMBINAAN SUB BIDANG PEMASYARAKATAN KEARSIPAN
SUB BIDANG LAYANAN PERPUSTAKAAN SUB BIDANG OTOMASI PERPUSTAKAAN SUB BIDANG PENGOLAHAN & PENYIMPANAN SUB BIDANG PENYUSUTAN & PEMELIHARAAN FUNGSIONAL
PUSTAKAWAN ARSIPARIS
6. Bidang Pengelolaan Arsip Inaktif mempunyai tugas : melaksanakan penarikan, pengolahan, penyimpanan penyusutan, dan pengendalian arsip inaktif.
7. Bidang Penyelamatan Arsip Statis mempunyai tugas : melaksanakan akuisisi pengolahan penyimpanan, pemeliharaan, perawatan dan pelestarian arsip statis.
8. Bidang Pembinaan dan Pemasyarakatan Kearsipan mempunyai tugas : melaksanakan pembinaan dan pengembangan, pengawasan dan supervisi kearsipan, melaksanakan pemasyarakatan dan penyelenggaraan penerbitan naskah sumber serta layanan arsip.
Diagram struktur organisasi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dapat ditunjukkan dalam bagan di bawah ini :
KEKUATAN SUMBER DAYA
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur memiliki sumberdaya cukup memadai dan telah mendukung berbagai kegiatan yang berlangsung di masing-masing bidang, baik di perpustakaan maupun arsip. Sumberdaya utama yang perlu diinformasikan dalam Renstra ini antara lain sumber daya manusia yang ada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, sarana prasarana pendukung yang dimiliki, besarnya anggaran untuk penyelenggaraan seluruh kegiatan yang ada serta koleksi bahan pustaka di perpustakaan maupun di arsip.
Uraian berikut ini memberikan gambaran secara lebih rinci terkait sumberdaya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, yang antaralain:
1. Sumber Daya Manusia
Dengan pemberlakukan PP Nomor 41 tentang Organisasi Perangkat Daerah di lingkungan Provinsi Jawa Timur bahwa Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur memiliki sumberdaya manusia yang cukup karena terjadinya penggabungan 2 (dua) lembaga. Kondisi sumberdaya manusia Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur akan diklasifikasi atas dasar jumlah personil untuk setiap kelompok fungsi yang terdapat pada bidang perpustakaan dan bidang arsip, juga akan dibedakan status, golongan/ruang serta tingkat pendidikan SDM. Khusus kelompok jabatan fungsional pustakawan dan arsiparis akan diklasifikasi berdasarkan status dan jenjang profesionalisme dalam bidang keahliannya.
Sumber daya manusia Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur semuanya berjumlah 200 orang bila diklasifikasikan atas dasar kelompok fungsi pada bidang dan sub bidang dimaksudkan akan sangat mendukung kelancaran pelaksanaan program-program yang sudah direncanakan. Komposisi SDM Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Jawa Timur berdasarkan fungsi, status kepegawaian dan Golongan / Ruang dapat dilihat dalam tabel 1-3 berikut ini :
Tabel 1
Komposisi Personil Berdasarkan Fungsi
No. Bagian/Bidang/Sub Bidang Laki-laki Perempuan Jenis Kelamin Jumlah
1 Kepala ( Top Manajemen ) 1 1
2 Sekretaris 1 1
a Sub Bagian Tata Usaha 32 10 43
b Sub Bagian Penyusunan Program 5 3 8
c Sub Bagian Keuangan 6 4 10
3 Bidang Promosi, Publikasi dan Jasa Kearsipan 1 1
a Sub Bidang Promosi dan Publikasi 5 5 10
b Sub Bidang Jasa Kearsipan 2 5 7
4 Bidang Deposit, Pengembangan dan Pengolahan 1 1
a Sub Bidang Deposit 7 6 13
b Sub Bidang Pengembangan dan Pengolahan 7 7 14
5 Bidang Pembinaan 1 1
a Sub Bidang SDM 4 3 7
b Sub Bidang kelembagaan 6 4 10
6 Bidang Layanan Perpustakaan dan Informasi 1 1
a Sub Bidang Layanan 9 10 19
b Sub Bidang Otomasi 3 4 7
7 Bidang Penyelamatan Arsip Statis 1 1
a Sub Bidang Pengolahan dan pelestarian 4 6 9
b Sub Bidang Akuisisi 6 6
8 Bidang Pengelolaan Arsip In Aktif 1 1
a Sub Bidang Pengolahan dan penyimpanan 6 3 9
b Sub Bidang Penyusutan dan pemeliharaan 5 3 8 9 Bidang Pembinaan dan Pemasyarakatan Kearsipan 1 1
a Sub Bidang Pemasyarakatan Kearsipan 3 5 8
b Sub Bidang Pembinaan Kearsipan 2 4 6
JUMLAH 116 84 200
(Sumber : Sub Bagian Tata Usaha)
Tabel 2
Komposisi Personil Berdasarkan Status Kepegawaian
Status Kepegawaian Jumlah %
Pegawai Negeri Sipil
- Jabatan Struktural 24 12
- Jabatan Fungsional Pustakawan 31 15,5 - Jabatan Fungsional Arsiparis 17 8,5
- Staf 114 57
Pegawai Kontrak 14 7
Jumlah 200 100,00
(Sumber : Sub Bagian Tata Usaha)
Tabel 3
Komposisi personil berdasarkan Golongan/Ruang No. Golongan Ruang A B C D E Jumlah %
1 Golongan I 4 4 2,15
2 Golongan II 14 33 3 5 55 29,57
3 Golongan III 41 27 27 17 112 60,22
4 Golongan IV 10 10 0 1 0 20 10,75
Jumlah 186 100,00
(Sumber : Sub Bagian Tata Usaha)
Dalam rangka mengoptimalkan pelayanan publik Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, perlu didukung oleh 2 (dua) kelompok jabatan fungsional, yaitu : Pustakawan dan Arsiparis.
Jumlah pejabat fungsional dimaksud berjumlah 48 orang dengan komposisi 31 orang Pustakawan dan 17 orang Arsiparis.
Berdasarkan jenjang jabatan, komposisi dua jabatan fungsional secara detail dapat dilihat pada tabel 4 berikut ini :
Tabel 4
Jenjang Jabatan Fungsional Pustakawan dan Arsiparis
No. Jenjang jabatan Jumlah
1 PUSTAKAWAN
Tingkat Terampil
- Pustakawan Pelaksana 4
- Pustakawan Pelaksana Lanjutan 3
- Pustakawan Penyelia 5
Tingkat Ahli
- Pustakawan Pertama 1
- Pustakawan Muda 9
- Pustakawan Madya 9
- Pustakawan Utama -
31
2 ARSIPARIS
Tingkat Ketrampilan
- Arsiparis Pelaksana 1
- Arsiparis Pelaksana Lanjutan 1
- Arsiparis Penyelia 1
Tingkat Keahlian
- Arsiparis Pertama 7
- Arsiparis Muda 6
- Arsiparis Madya 1
- Arsiparis Utama -
17
(Sumber : Sub Bagian Tata Usaha) 2. Sarana dan Prasarana
Secara makro, sumberdaya pendukung berupa sarana dan prasarana yang dimiliki Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, masih sangat kurang, baik dilihat dari sisi kuantitas/kualitas maupun jika dibandingkan dengan cakupan wilayah pembinaan maupun operasional kerjanya serta tanggung jawab & kewenangan yang dimiliki sesuai dengan Undang-Undang No. 43 tahun 2007 tentang perpustakaan, Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang kearsipan, PP No. 38 Tahun 2007, PP No. 28 Tahun 2012, UU No. 7 Tahun 2007 serta Perda No. 10 Tahun 2009.
Adapun sarana dan prasarana yang berperan dan sangat penting dalam mendukung pelaksanaan kegiatan dan tugas fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, meliputi: Gedung, Depo Arsip, Gedung Pusat Arsip, kendaraan operasional, komputer, koleksi bahan pustaka, khazanah arsip dan sarana simpan arsip.
a. Gedung, Depo Arsip dan Pusat Arsip
Gedung kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur berdiri di atas tanah seluas 7.000 m2dengan luas bangunan gedung sekitar 2.700 m2, berlokasi di Jalan Menur Pumpungan 32 Surabaya. Di samping itu terdapat beberapa bangunan gedung kantor dan Depo Arsip dengan luas Gedung A: 672 m2 Gedung B: 1114 m2 Gedung C:
1075 m2, Luas tanah yang berlokasi di Jalan Jagir Wonokromo No. 350 Surabaya adalah 5.750 m2 . Masih ada 1 (satu) lagi Gedung Pusat Arsip yang terletak di Jalan By Pass Pandaan.
b. Koleksi Buku
Jumlah koleksi buku dan koleksi non-bukuperpustakaan sampai dengan akhir tahun 2016 adalah sebanyak 115.261 judul 445.496 eksemplar dengan rincian sebagai berikut:
1. Koleksi umum, terdiri dari :
No. Golongan / Klasifikasi Buku Jumlah Judul Satuan
1. 000 Karya Umum 9.136 27.873 eks.
2. 100 Filsafat 6.047 23.310 eks.
3. 200 Agama 10.727 45.137 eks.
4. 300 Pengetahuan Sosial 20.463 84.768 eks.
5. 400 Bahasa 6.384 24.726 eks
6. 500 Pengetahuan Murni 9.047 33.872 eks 7. 600 Pengetahuan Praktis 19.909 81.506 eks
8. 700 Kesenian 7.821 29.617 eks
9. 800 Kesusastraan 12.404 52.392 eks
10. 900 Sejarah 10.721 41.642 eks
JUMLAH 112.665 444.843 eks
(Sumber : Lap.Tahunan 2016 Bidang Deposit, Pengembangan dan Pengolahan) 2. Koleksi Deposit sebagai hasil pelaksanaan Undang-Undang Nomor 4
tahun1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam/KCKR No. Jenis Jumlah Judul Jumlah/Eksemplar
1. Buku 11.543 12.046
2. Majalah 20 4.960
3. Buletin 178 178
4. Jurnal 136 272
5. Koran 9 40
6. Tabloid 24 463
7. Laporan 2.911 2.911
8. Brosur 135 135
9. Kaset/CD/VCD 451 451
10. Peta 129 129
11. e-books 71 71
15.536 21.585 (Sumber : Lap.Tahunan 2016 Bidang Deposit, Pengembangan dan
Pengolahan)
3. Koleksi Muatan Lokal Jawa Timuran sampai dengan tahun 2016
No Daerah Jumlah
Judul Koleksi Unggulan
1 Jawa Timur 568 Cerita rakyat jawa timur, Jawa Timur Lokomotif Ekonomi Indonesia, Perajin tradisional Jawa Timur; Arsitektur tradisional Daerah Jawa Timur 2 Madura 103 Kerapan Sapi; Babad Sejarah Madura ; Carok :
Konflik Kekerasan Dan Harga Diri Orang Madura;
Across Madura Strait; The Dynamimics
3 Bangkalan 18 Museum Cakraningrat ; Madura Dalam Sejarah:
Babad Bangkalan; Penobatan Panembahan Ki Lemah Duwur (Raden Pratanu) Sebagai Hari Jadi Bangkalan; KH. M. Kholil Bangkalan : Biografi singkat 1820 - 1923
4 Banyuwangi 121 Kesenian Gandrung Banyuwangi; Wong Agung Wilis- Pahlawan Blambangan (Tahun 1767-1780);
Mengenal Budaya Masyarakat Using.
5 Batu Kota 14 Kota Wisata Batu
6 Blitar Kab 24 Penataran Candi 2 zaman; upacara tradisional siraman gong kyai pradah
7 Blitar Kota 50 Kawasan Wisata Makam "Bung Karno"
Proklamator Kemerdekaan
8 Bojonegoro 29 Tradisi Lisan Suku Samin di Daerah Pedalaman, Api abadu
9 Bondowoso 8 Manisnya Tape Bondowoso; Sejarah lokal peranan rakyat Besuki
10 Gresik 50 Damar kurung Masmundari; makam Sunan Giri;
Sunan Drajat
11 Jember 18 Sjahrazad Masdar : meluruskan peran birokrasi dalam pilkada : Jember Cerita rakyat dari Jember.
12 Jombang 47 Seni Sandur manduro; K.H. Hasyim Asy'ari:
Biografi singkat
13 Kediri 59 Gunung Keluddanau kawah yang menjadi kubah;
Konservasi budaya (cerita) panji
14 Kediri Kota 15 Goa Selomangleng
15 Lamongan 51 Gua Istana Maharani Di Tanjung Kodok;
Upacara tradisi pengantin Bekasri: Upacara pernikahan khas Lamongan
16 Lumajang 8 Kota Tua Yang Bersolek 17 Madiun 29 Negaranisasi tradisi nyadran 18 Madiun Kota 5 Buku profil kota Madiun
19 Magetan 17 Potensi dan Peluang Investasi Kabupaten Magetan
20 Malang 53 Topeng Malang; Topeng Jabung : Teater Tradisional Jawa Timur; Warisan masa lampau Indonesia : Kerajaan Singasari; Ken Arok : Banjir Darah di Tumapel; Ken Dedes
21 Malang Kota 29 Potret Kotamadya Malang 1988-1998
22 Mojokerto 57 Mengunjungi museum purbakala Trowulan;
Obyek Wisata Budaya Trowulan Seri Pariwisata 23 Mojokerto Kota 19 Riyanto melawan teroris
24 Nganjuk 24 Upacara Tradisional Gembyangan Waranggono;
Karti kledek ngrajek
25 Ngawi 22 Ceritera di sekitar Tugu dari Trinil; Dr. K.R.T, Radjiman Wediodiningrat: Perjalanan Seorang Putra Bangsa
26 Pacitan 29 Batu Batu Dari Pacitan; Babat Pacitan 27 Pamekasan 9 Pangeran Ronggosukowati Pendiri Kota
Pamekasan
28 Pasuruan 33 Kebun Raya Purwodadi: Seri Pariwisata; Babad Pasoeroean; Untung Surapati dan Semangat Juangnya
29 Pasuruan Kota 9 Aminurokhman SE,MM. Sang putra daerah wali kota Pasuruan pertama di ea reformasi. The Attraction of Pasuruan 2012
30 Ponorogo 32 Reog ponorogo; Legenda Telaga Ngebel 31 Probolinggo 35 Pesona masyarakat Tengger; Gunung Bromo
sebagai Laboratorium Alam; Glipang : Seni Tradisional Probolinggo; Sodoran : Tarian khas masyarakat Tengger
32 Probolinggo Kota 8 Menjejak sejarah kota probolinggo
33 Sampang 11 Babad Sampang; Sistem sapaan bahasa madura dialek sampang
34 Sidoarjo 56 Sidoarjo tempo doeloe; Dampak semburan Lumpur Porong Terhadap Harga Tanah dan Rumah di Sidoarjo
35 Situbondo 8 Babad Basuki: Suntingan Teks dan Terjemahan.
36 Sumenep 20 Asta Tinggi Situs & Sejarahnya; Babad Sumenep 37 Surabaya 712 Pertempuran 10 Nopember 1945 ; pahlawan dari
brang wetan ; HOS. Tjokroaminoto rekonstruksi Pemikiran
38 Trenggalek 13 Ringkasan sejarah trenggalek; legenda bendungan baggong
39 Tuban 30 Tuban Bumi Wali; Cerita Kentrung Sarahwulan 40 Tulungagung 13 Jejak Tangguh Kartini-Kartini Tulungagung 41 Majapahit 44 Tatanegara Madjapahit; Per-undang2an
Madjapahit; Banjaran Majapahit
42 Walisanga 64 Sunan Ampel raja Surabaya, Walisanga
JUMLAH 2.565
(Sumber : Lap.Tahunan 2016 Bidang Deposit, Pengembangan danPengolahan) c. KhasanahArsip
Khasanah arsip yang tersimpan terdiri dari arsip in aktif yang tersimpan di Pusat Arsip dan Khasanah arsip statis yang tersimpan di Depo Arsip
1. Arsip inaktif, terdiri dari :
No. Instansi Asal arsip Jumlah
Berkas Keterangan 1. Biro – biro di Setdarov. Jatim 68.935 -
2. Badan/Bakorwil 10.890 -
3. Dinas-dinas 15.032 -
4. Kantor & eks kantor 25.418 - 5. Rumah Sakit–rumah sakit 229.794 -
6. Pemilu 3.380 -
Jumlah 353.449 - (Sumber : Bidang Pengelolaan Arsip In Aktif)
2. Khasanah arsip statis.
Khasanah arsip statis dibedakan : (a) Berdasarkan jenisnya
NO JENIS ARSIP KURUN
WAKTU JUMLAH
(ML) JUMLAH (BERKAS) 1 Tekstual / kertas
a. Arsip Masa Hindia Belanda b. Arsip Masa Pemerintahan RI c. Arsip Swasta/BUMN
d. Arsip Organisasi e. Arsip Perorangan
1816-1941 1947-2008 1901-2000 1974-2009 1949-1990
105 ML 344,2 ML
122 ML 42 ML 10 ML
9.550 berkas 29.748 berkas
4.860 berkas 1.353 berkas 275 berkas
Jumlah 623,2 ML 45. berkas
2 Arsip Audio Visual
a. Arsip Foto (positif, negative)
b. Arsip Video (Betacam, VHS, miniDV) c. Arsip film 16 mm
d. Mikrofilm e. Rekaman Suara f. VCD
1890-2013 1980-2007 1975-1980 1920-1945 1974-2010 1945-2009
222.012 lembar 5.624 kaset
23 roll 32 reel 1.369 kaset 611 keping 3 Arsip Kartografi dan Kearsitekturan
a. Arsip Peta
b. Arsip Gambar Teknik 1915-1999
1944-2001 755 lembar
182 bendel 4 Arsip elektronik / Digital
a. CD (foto digital) b. Naskah (hasil scaning) c. Foto (dalam HD computer) d. Video (hasil reproduksi)
2004-2010 1900 - 1942 1890 - 2013 2000 - 2010
805 keping 65.185 ekspose 236.679 ekspose
221 ekspose (Sumber : Laporan Tahunan 2015 Bidang Penyelamatan Arsip Statis)
(b) Berdasarkan lembaga pencipta arsip 1. Pemerintah Provinsi Jawa Timur
NO SKPD JUMLAH KURUN WAKTU TH. AKUISISI
1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Biro Umum Setdaprov Biro Bina Sosial Biro Perekonomian Biro Tata Pemerintahan Biro Bina Otoda
Biro Humas dan Protokol
Biro perlengkapan Biro Pemerintahan Desa Biro Adm. Kemasyarakatan Sekretariat DPRD
Pemb. Gub. Surabaya Pemb. Gub. Pamekasan Dinas Pengairan
BPDE Bakesbang
BadanPenanaman Modal Dinas Kominfo
Dinas Koperasi dan UKM Badan Pemberdayaan Perempuan dan KB Balitbang
550 boks 418 berkas 859 berkas 765 berkas 21 berkas 20 bok foto neg, 648 CD foto Dgt
132 MiniDV, 903 foto positif
819 berkas 490 berkas 21 berkas
450 boks 438 berkas 146 bendel GT 16 bok, 46 brk
44 berkas 4.163 berkas 1.015 berkas
980 foto 5.366 berkas
109 berkas 299 brk
1892-1941 1967-1994 1969-1991 1962-1994 1987-2010 1987-2008
1981-2008 1980-2002 1990-2008
1947-1984 1990-2000 2001-2008 1980-2005 1972-1999
2009 1960-2000 2000-2006 1987-2010
2000 2010 2008 2010 2007 2006-2009, 2011
2012 2012 2012 2006, 2008,
2010, 2012 2008 1999 2005, 2012
2008 2005, 2007,
2009, 2011 2010, 2011, 2012
2010 2003 2012 2012
21 22 23
Bapemas PU Bina Marga
Bawasprov/inspektorat
20 boks 181 berkas 244 berkas
2000-2006 1985-2000
2012 2012
(Sumber : Bidang Penyelamatan Arsip Statis) 2. Lembaga vertical
NO SKPD JUMLAH KURUN WAKTU TH. AKUISISI
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
19 20
21 22
Bakorstanasda Kanwil Deppen Kanwil Dep. Koperasi Kanwil DPU
Kanwil Dep. Tenaga Kerja Kanwil Dep. Pertanian Kanwil Dep Kesehatan Kanwil Dep Kehutanan Kanwil Dep. Disperindag Kanwil Dep. Sosial Kanwil Pariwisata
Kanwil Dep Transmigrasi PPH BP7
KPU
Pengadilan Tinggi Surabaya Balai Besar sungai Brantas Bakosurtanal
ANRI
PNRI
Kodam V/Brawijaya
Musium Trowulan
Balai Riset dan Standarisasi Industri Surabaya
1.009 berkas 200.000 foto 860 berkas 532 berkas 247 berkas 156 berkas 304 berkas 384 berkas 265 berkas 918 berkas 237 berkas 443 berkas 1810 berkas 1,190 berkas 3.251 berkas 132 bendel GT
366 peta 16 mikrofilm,
50 kaset, 500 foto 100 foto 1 mikrofilm, 4 video, 10 kaset,
80 foto 158 foto 200 berkas
1972-1989 1951-1990 1968-1998 1974-2000 1995-2001 1980-1999 1980-2000 1962-2000 1965-2000 1970-2000 1963-1998 1975-1999 1982-1999
2004 1951-1970
2000
1945-1950 1960-1980
1925-1940 1973-2008
2001 1999 2001 2002 2002 2003 2003 2003 2003 2004 2004 2004, 2008
2002 2009 2005 2008 2010 2000, 2002,
2005 2010 2007
2005 2012 (Sumber : Bidang Penyelamatan Arsip Statis)
3. BUMN / Lembaga Fungsional
NO SKPD JUMLAH KURUN WAKTU TH. AKUISISI
1 2 3 4 5 6
PT. Garam
Perum Jasa Tirta II P3GI Pasuruan PB PON 2000
Kwarda Pramuka Jatim MUI
44 ML 5 ML 32 ML 23 ML 58 berkas
0,2 ML
1904 - 2006 1968 - 1989 1912 - 1972 1998 - 2000 1982 - 1999 1997 - 2000
1999 - 2000 2000 2003 2006 2009 2006
7 8 9 10 11 12
PMI
DHD 45 Jatim PUSKUD Jatim TVRI
RRI JTV
1 ML, 284 brk 1 ML 1,5 ML 39 video 50 kaset 5.000 video
1999 - 2005 1976 - 1977 1975 - 2004 1993 - 2008 1998 - 2005 2003 - 2007
2006, 2010, 2012 2004 2006 2001, 2003, 2007
2005 2009 (Sumber : Bidang Penyelamatan Arsip Statis)
5
4. Ormas / Orsospol / Perorangan
NO SKPD JUMLAH KURUN WAKTU TH. AKUISISI
1 2 3 4 5 6 7
PW NU Jatim
PW Muhammadiyah Jatim Al Irsyad
Arsip-arsip PARPOL Arsip-arsip PONPES
Arsip-arsip Lembaga Sosial /Kemasyarakatan
Tokoh / Pelaku sejarah
1 boks 2 boks 1 boks 5 boks 5 boks 5 boks 50 boks
1982-1999 1971-1972 2000-2003 2000-2005 2005-2008 1976-2008 1974 - 1998
2008 2008 2008 2007 2006-2008 2002-2007 2000 - 2005 (Sumber : Bidang Penyelamatan Arsip Statis)
5. Hasil Dokumentasi / Peliputan
NO PERISTIWA / MASALAH FOTO VIDEO REK. SUARA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Pemilu 1999 di Surabaya
Mukhtamar NU di Lirboyo Krediri, 1999 Pon XV 2000 di Sidoarjo
Bangunan-bangunan Bersejarah Jatim Petilasan Wali Songo
Kota-kota di Jawa Timur Lumpur Lapindo Sidoarjo
Pemancangan dan Peresmian Jembatan Suramadu
Pemilu dan Pemilukada Dan lain-lain
225 72 70 975
60 1.000
450 70 300
- - - 5 2 4 8 2 12
20 4 3 - - - - 4 16 (Sumber : Bidang Penyelamatan Arsip Statis)
c. Berdasarkan Periodisasi dan Masalah 1. MASA VOC, HINDIA BELANDA
a. Residentie Surabaya : tentang pemerintahan karesidenan Surabaya
b. Pemerintahan Povinsi Jawa Timur (1928-1949), arsip kepegawaian, pengairan, dll
c. Arsip Perkebunan Gula : penelitian gula, laporan-laporan Pabrik Gula
d. Arsip PT. Garam : perkembangan kelembagaan, produksi dan pemasaran pegaraman
e. Staatsblad, Bijblad, Provinciaalblad (buku peraturan perundangan)
f. Foto-foto koleksi KIT dan KITLV (Jawa Timur Tempo Dulu) 2. MASA PENDUDUKAN JEPANG
Data sangat sedikit (dalam arsip PT. Garam) 3. MASA REVOLUSI 1945 - 1950
a. Situasi Jawa Timur : Madura tahun 1947, Negara Jawa Timur, situasi politik Jawa Timur, criminal, dll.
b. Perisiwa Madiun 1948 ( naskah laporan, transkripsi hasil wawancara sejarah lisan)
c. Foto-foto (pertempuran Surabaya, Clash Belanda II, Kedatangan Belanda di beberapa daerah, kunjungan Presiden soekarno 1947, kunjungan Jend. Soedirman, Gerilya Jend. Soedirman, serah terima kedaulatan di jawa timur)
d. Wawancara Sejarah Lisan 100 kaset : Sekitar Pertempuran Surabaya sampai Clash Belanda II
e. Film documenter : perjuangan 4. MASA 1950-1967 (ORDE LAMA)
a. Foto koleksi deppen 1951-1970 tentang Politik dan Pemerintahan, Pertahanan, Ekonomi, Sosial Budaya dan foto penerangan.
b. Arsip pemerintahan : Pengadilan Tinggi Surabaya 1951-1970 (kasus perdata, pidana)
c. Wawancara sekitar peristiwa G30S/PKI 1965 5. MASA 1967-1998 (ORDE BARU)
a. Foto Koleksi Deppen 1971-1998
b. Arsip-arsip Lembaga vertical yang dilikuidasi/demerger c. Arsip Peristiwa Nipah
d. Arsip laporan situasi kantibmas di Jawa Timur (arsip Bakorstanasda sampai Ditsospol)
e. Arsip administrasi lembaga Pemerintah Provinsi f. Arsip Peta Wilayah se-Jawa Timur
g. Arsip Pemilu, Pilpres dan Pilkada 6. MASA REFORMASI (1998-sekarang)
a. Arsip Risalah Sidang DPRD Jawa Timur b. Arsip Siaran Pemberitaan dari TVRI dan JTV c. Foto-foto kegiatan Gubernur Jawa Timur d. Arsip PON XV 2000.
e. Hasil administrasi/kegiatan SKPD Provinsi Jawa Timur.
(Sumber : Bidang Penyelamatan Arsip Statis) d. Mobil Perpustakaan Keliling dan Mobil Sadar Arsip
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dalam melaksanakan kegiatannya didukung dengan 4 unit untuk Mobil Perpustakaan Keliling (MPK), 2 unit Mobil Dongeng, 1 unit untuk Mobil Sadar Arsip, Mobil Layanan Arsip 2 unit serta ada bis Wisata Arsip 1 unit.
e. Sarana Komputer dan Notebook
Sarana komputer di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur berjumlah 214 unit dan Notebook sejumlah 15 unit, yang terdistribusi di setiap bagian dan bidang. Sedangkan perlengkapan- perlengkapan inventaris lainnya terbagi secara merata dan terbatas pada setiap unit kerja yang ada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur.
E. ISU-ISU STRATEGIS
(Permasalahan berdasarkan tugas dan fungsi Pelayanan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur)
Isu-isu strategis adalah kondisi yang harus diperhatikan atau dikedepankan dalam perencanaan pembangunan karena dampaknya yang signifikan bagi SKPD dimasa mendatang. Apabila kondisi yang menjadi isu strategis tidak diantisipasi akan menimbulkan kerugian yang besar dan menghilangkan peluang bagi peningkatan layanan kepada masyarakat.
Berdasarkan gambaran umum kondisi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur terdapat beberapa permasalahan yang dapat dirangkum sebagai berikut :
1. Masih minimnya kelembagaan perpustakaan di berbagai lembaga pendidikan, instansi swasta/pemerintah, pondok pesantren/rumah ibadah dan terutama perpustakaan desa/kelurahan yang seharusnya ada disetiap desa/kelurahan diwilayah Jawa Timur.
2. Masih rendahnya minat baca dan minat kunjung ke perpustakaan 3. Masih terbatas jumlah produksi buku, terbitan di Jawa Timur sehingga
koleksi yang masuk perpustakaanpun terbatas.
4. Masih kurang sarana dan prasarana perpustakaan sehingga banyak wilayah terpencil belum terlayani perpustakaan (Mobil Perpustakaan Keliling)
5. Belum optimalnya perhatian pemerintah terhadap pentingnya arsip 6. Masih kurang memadai sarana dan prasarana pelestarian arsip 7. Masih kurang penyediaan informasi kearsipan
8. Terbatasnya SDM fungsional pustakawan dan arsiparis di Jawa Timur.
F. SISTEMATIKA LAPORAN
Sistematika Laporan Kinerja Instansi Pemerintah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN, pada bab ini disajikan penjelasan umum organisasi, dengan penekanan kepada aspek strategis organisasi serta permasalahan utama yang sedang dihadapi organisasi.
BAB II PERENCANAAN KINERJA, pada bab ini diuraikan ringkasan/ikhtisar perjanjian kinerja tahun yang bersangkutan
BAB III AKUNTABILITAS KINERJA, pada bab ini disajikan capaian kinerja organisasi dan akuntabilitas anggaran, untuk capaian kinerja organisasi tersebut dilakukan analisis capaian kinerjanya sebagai berikut :
Membandingkan antara target dan realisasi kinerja tahun 2016
Membandingkan antara realisasi kinerja tahun 2016 serta capaian kinerja tahun 2016 dengan tahun-tahun sebelumnya
Membandingkan antara realisasi kinerja sampai dengan tahun 2016 dengan target RPJM
Membandingkan antara realisasi kinerja tahun 2016 dengan standart nasional (bila ada)
Analisis penyebab keberhasilan/kegagalan serta solusi yang dapat dilakukan
Analisis atas efisiensi penggunaan sumber daya BAB IV PENUTUP
LAMPIRAN
BAB II
PERENCANAAN KINERJA
Rencana Strategis atau yang disebut dengan RENSTRA merupakan suatu proses perencanaan yang berorientasi pada hasil yang ingin dicapai selama kurun waktu tertentu berisi visi, misi, tujuan, sasaran, dan strategi yang dilaksanakan melalui kebijakan dan program Satuan Kerja Perangkat Daerah Provinsi Jawa Timur.
Penyusunan Rencana Strategis atau RENSTRA Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur berdasarkan RENSTRA atau Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Pemerintah Provinsi Jawa Timur tahun 2009-2014, Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara Yang Bersih dan bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 75, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3851) dan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi pemerintah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2006 Nomor 25, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4614 ).
RENSTRA Pemerintah Provinsi Jawa Timur merupakan perencanaan jangka panjang dan bersifat global yang perlu dijabarkan dalam perencanaan yang lebih mikro, operasional, dan berjangka pendek dalam satu tahunan berupa RENSTRA Satuan Kerja Perangkat Daerah Provinsi Jawa Timur.
2.1. RENCANA STRATEGIS TAHUN 2014 - 2019
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dibuat berdasar pada RENSTRA Pemerintah Provinsi Jawa Timur Tahun 2014 – 2019 dan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Tahun 2014 – 2019 yang ditetapkan dengan Peraturan Gubernur Jawa Timur tanggal 20 Mei 2009 nomor 38 Tahun 2009 tentang Rencana
Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Provinsi Jawa Timur Tahun 2014 – 2019.
1. VISI DAN MISI
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dituntut untuk meningkatkan kinerja dan kualitas Sumber Daya Manusia Aparatur (SDMA) perpustakaan dan kearsipan yang diharapkan dapat menjawab tuntutan globalisasi informasi dalam pelaksanaan administrasi pemerintahan dan pembangunan.
Berdasarkan Instruksi Presiden RI Nomor 7 Tahun 1999 seperti tersebut diatas, maka Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur perlu menetapkan visi dan misi sebagai instrument pembangun kesamaan dan kesepahaman langkah dalam merencanakan pelaksanaan pembangunan perpustakaan dan kearsipan di Provinsi Jawa Timur dalam kurun waktu lima tahun ke depan (2009 -2014).
Visi dan misi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur diharapkan dapat memainkan peran yang lebih menentukan dalam dinamika perubahan dan pembangunan yang strategik, sehingga dapat mengemban tugas pokok dan fungsi ke depan yang lebih baik.
Untuk melaksanakan tugas dan fungsi tersebut, maka visi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur untuk lima tahun ke depan dirumuskan sebagai berikut :
“Jawa Timur Gemar Membaca dan Tertib Kearsipan”
Penjelasan Visi
Jawa Timur Gemar Membaca
Adalah terwujudnya peningkatan Indeks Minat Baca Masyarakat Jawa Timur dan meningkatnya kunjungan masyarakat pada perpustakaan. Peningkatan Indeks Minat Baca dan kunjungan masyarakat pada perpustakaan, menunjukkan bahwa membaca sudah menjadi budaya masyarakat dan menjadi sarana dalam mendapatkan ilmu pengetahuan diluar pendidikan formal. Dengan meningkatnya
pengetahuan masyarakat diharapkan berbanding lurus dengan peningkatan kesejahteraan masyarakat.
Jawa Timur Tertib Kearsipan
Adalah terwujudnya peningkatan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance), dan tata pemerintahan yang bersih (clean government), serta profesionalisme pelayanan publik melalui peningkatan profesionalisme pengelolaan arsip pemerintah daerah yang tertib, rapi dan handal yang didukung dengan sistem kearsipan yang komprehensif.
Misi adalah sesuatu yang harus diemban atau dilaksanakan yang merupakan penjabaran dari visi yang telah ditetapkan. Untuk mewujudkan visi pembangunan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, maka ditetapkan Misi sebagai berikut :
a. Mewujudkan masyarakat Jawa Timur gemar membaca
b. Mewujudkan tertib arsip di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur.
2. TUJUAN
Tujuan adalah sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan dalam jangka waktu 1 (satu) sampai dengan 5 (lima) tahun. Tujuan ditetapkan dengan mengacu kepada pernyataan visi dan misi serta didasarkan pada isu-isu dan analisis strategis.
Dalam rangka mendukung upaya mengembangkan visi dan misi yang telah ditetapkan, perlu dirumuskan beberapa tujuan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur sebagai berikut :
a. Meningkatkan gemar dan budaya baca masyarakat b. Meningkatkan sistem tertib administrasi kearsipan
3. S A S A R A N
Sasaran yang hendak dicapai atau dihasilkan oleh Pemerintah Provinsi Jawa Timur dalam kurun waktu 5 (lima) tahun ( 2014 – 2019 ), dirumuskan berdasarkan tujuan yang ada , yaitu :
Tujuan-I : Meningkatkan gemar dan budaya baca masyarakat di Jawa Timur Sasarannya adalah (1) Meningkatnya gemar dan budaya baca masyarakat dan Layanan Perpustakaan
Tujuan-II: Meningkatkan Sistem tertib Administrasi Kearsipan.
Sasarannya adalah : (1) Meningkatnya tertib kearsipan dan Layanan Arsip
4. INDIKATOR KINERJA UTAMA
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur menetapkan Indikator Kinerja Utama sesuai Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : PER/9/M.PAN/5/2007 tentang pedoman umum penetapan Indikator Kinerja Utama di Lingkungan Instansi Pemerintah yang ingin dicapai selama kurun waktu 5 (lima) tahun adalah sebagai berikut :
1. Indeks Minat Baca Masyarakat Masyarakat
2. Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan Perpustakaan 3. Persentase SKPD yang menyelenggarakan kearsipan secara baku 4. Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan Arsip
5. PROGRAM DAN KEGIATAN
Untuk mendukung kelancaran dan tercapainya kesinambungan pelaksanaan program pembangunan bidang perpustakaan dan kearsipan, maka dilaksanakan program atau kegiatan sebagai berikut : a. Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan
Perpustakaan
Pengembangan minat dan budaya baca
Penyediaan bantuan pengembangan perpustakaan dan minat baca di daerah
Publikasi dan sosialisasi minat dan budaya baca
Penyediaan bahan pustaka perpustakaan umum daerah
Peningkatan sarana prasarana perpustakaan
Pembinaan perpustakaan di Jawa Timur
Pendidikan kemasyarakatan produktif dalam rangka penyuluhan dan pengembangan budaya baca
Pendidikan kemasyarakatan produktif dalam rangka pengelolaan perpustakaan
Pendidikan kemasyarakatan produktif dalam rangka sosialisasi dan bimbingan minat baca dan kebiasaan baca masyarakat
Pengelolaan koleksi deposit danPelestarian Bahan Pustaka b. Program Perbaikan Sistem Administrasi kearsipan
Menyusun/menyempurnakan peraturan pedoman standar pelaksanaan kearsipan
Pembinaan/orientasi tata kearsipan
Penilaian jabatan fungsional arsiparis
Pendidikan kemasyarakatan produktif dalam rangka kearsipan c. Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah
Penduplikatan dokumen/arsip daerah dalam bentuk informatika
Akusisi arsip statis/permanen dari badan pemerintah, swasta dan perorangan
Pemeliharaan dan pengamanan arsip statis
Penyusutan arsip inaktif
Pengolahan arsip inaktif
Pemeliharaan dan perawatan arsip inaktif
d. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi (Kearsipan)
Penyusunan dan penerbitan naskah sumber arsip
Pemasyarakatan Kearsipan
Pelayanan informasi kearsipan
Tabel : 2.2 Matriks Hubungan antara Visi, Misi, Tujuan, dan Sasaran
Visi Misi Tujuan Indikator
Kinerja Sasaran Indikator Kinerja
Jawa Timur Gemar Membaca
dan Tertib Kearsipan
Mewujudkan masyarakat Jawa Timur
gemar membaca
Meningkatkan gemar dan budaya baca
masyarakat dan Layanan Perpustakaan
Indeks Minat Baca Masyarakat di
Jawa Timur
Meningkatnya Gemar dan Budaya Baca Masyarakat dan
Layanan Perpustakaan
Indeks Minat Baca Masyarakat Indeks Kepuasan
Masyarakat (IKM) Layanan Perpustakaan
Nilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM)
Layanan Perpustakaan
Mewujudkan tertib kearsipan di
lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur
Meningkatkan Sistem tertib Administrasi Kearsipan dan Layanan Arsip
Persentase SKPD yang sudah menyelenggarakan
kearsipan secara baku
Meningkatnya SKPD yang menyelenggara
kan kearsipan secara baku
Persentase SKPD yang sudah menyelenggarakan
kearsipan secara baku Indeks Kepuasan
Masyarakat (IKM) Layanan Arsip
Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM)
Layanan Arsip
6. STRATEGI DAN ARAH KEBIJAKAN
Strategi adalah cara mencapai tujuan dan sasaran. Konsep dan kerangka strategi manajemen Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur disusun atas dasar permasalahan dan isu-isu strategis nasional yang ada dan dengan memperhatikan sasaran-sasaran yang ditetapkan terkait dengan agenda pembangunan yang telah dirumuskan dalam RPJMD Provinsi Jawa Timur.
Secara kontekstual dan konseptual, penyusunan kerangka strategi diorientasikan atas dasar pendekatan terhadap aspek internal dan aspek eksternal.
1. Strategi pendekatan eksternal
Strategi ini digunakan untuk merespon permasalahan-permasalahan maupun isu-isu strategis yang ada dan disusun sebagai berikut :
a. Implementasi upaya pemberdayaan masyarakat yang langsung menyentuh masyarakat melalui kerjasama antara pemerintah
kabupaten/kota dan lembaga perpustakaan dan kearsipan di daerah seperti pembentukan perpustakaan desa/Kelurahan/pojok baca/Taman bacaan Masyarakat.
b. Melengkapi pelaksanaan upaya pemberdayaan masyarakat di bidang pendidikan bekerjasama dengan Dinas terkait di provinsi dan daerah.
c. Pelaksanaan upaya peningkatan akses masyarakat terhadap pendidikan yang berkualitas melalui peran perpustakaan bekerjasama dengan pemerintah kabupaten/kota, lembaga perpustakaan dan kearsipan di daerah serta Dinas – dinas terkait ditingkat provinsi/daerah.
2. Strategi pendekatan internal
Strategi ini diterapkan dalam mendukung pilihan strategi pendekatan eksternal di atas dan dirumuskan sebagai berikut:
a. Memberikan dukungan operasional dan administratif melalui perencanaan dan koordinasi integratif kepada seluruh bidang- bidang teknis yang ada di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dalam mengimplementasikan program kerja.
b. Memobilisasi sumberdaya internal serta mengembangkan jaringan informasi dan system komputerisasi yang mempunyai aksesbilitas tinggi terhadap berbagai sumber data dan kebutuhan untuk peningkatan efisiensi, produktivitas dan efektivitas kerja.
Mengacu pada strategi pembangunan Jawa Timur tahun 2014 s.d 2019, agar mampu mendorong pertumbuhan ekonomi yang berkualitas dan berkesinambungan serta secara bersamaan dapat meningkatkan kualitas kehidupan yang lebih baik (dual track strategi).
Berikut ini beberapa upaya penjabaran strategi dan prioritas pemerintah provinsi yang terkait dan mempunyai relevansi dengan tugas pokok dan
strategi dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, yaitu :
a. Upaya mewujudkan pemenuhan hak-hak dasar masyarakat yang akan ditempuh melalui :
Peningkatan kesejahteraan masyarakat
Peningkatan akses masyarakat terhadap pendidikan yang berkualitas
Peningkatan akses masyarakat terhadap informasi publik
b. Untuk terpenuhinya hak-hak dasar masyarakat Jawa Timur perlu didukung dengan reformasi birokrasi melalui peningkatan kualitas pelayanan publik.
Dalam membuat kebijakan dan program mengacu pada tujuan, sasaran, dan strategi. Kebijakan merupakan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan oleh yang berwenang untuk dijadikan pedoman, pegangan atau petunjuk dalam pengembangan ataupun pelaksanaan program/kegiatan guna tercapainya kelancaran dan keterpaduan dalam mewujudkan sasaran, tujuan, serta visi dan misi instansi pemerintah.
Beberapa arah kebijakan berikut ini akan menjadi acuan dan pertimbangan dalam upaya melaksanakan misi, tujuan dan sasaran dilingkup tugas Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur adalah :
a. Membangun sistem administrasi kearsipan dengan pemanfaatan teknologi informasi dan penyediaan pedoman kearsipan dalam bentuk regulasi, meliputi :
- Menyusun peraturan / pedoman sistem kearsipan
- Mengembangkan kearah sistem administrasi kearsipan digital - Optimalisasi pelatihan - pelatihan SDM kearsipan baik pejabat
fungsional arsiparis maupun pengelola arsip
b. Optimalisasi akuisisi, perbaikan dan alih media arsip bernilai guna meliputi :
- Akuisisi arsip statis baik di instansi Pemerintah, BUMN/D, Orsospol/ Ormas, Swasta maupun Perorangan
- Meningkatkan preservasi dan alih media arsip statis - Mengelola dan merawat arsip statis maupun inaktif
c. Optimalisasi pelayanan dan sosialisasi kearsipan yang dilakukan dengan berbagai metode sosialisasi, seperti :
- Pameran arsip
- Promosi jasa kearsipan
- Penerbitan naskah sumber dan bulletin kearsipan - Pelayanan informasi arsip
d. Menyelenggarakan tugas pelayanan dengan melakukan optimalisasi SDM dan pelayanan publik;
e. Meningkatkan fasilitas layanan perpustakaan dan mengembangkan koleksi bahan pustaka perpustakaan serta memfasilitasi pengembangan semua jenis perpustakaan guna meningkatkan minat baca di masyarakat, seperti :
- Publikasi dan promosi perpustakaan dengan memberikan penyuluhan ke sekolah-sekolah, masyarakat, PKK/organisasi kemasyarakatan lainnya, melakukan pameran, penyelenggaraan bedah buku ataupun lomba-lomba minat baca.
- Pembinaan teknis semua jenis perpustakaan mulai perpustakaan sekolah, perpustakaan Umum, instansi/khusus, pondok pesantren, rumah ibadah dan sebagainya.
7. RENCANA KINERJA TAHUNAN (RKT) TAHUN 2016
Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM) berisikan perencanaan yang global dengan penjabaran hanya sampai kepada Program hingga perlu dioperasionalisasikan dengan perencanaan yang lebih mikro sampai penjabaran terakhir pada kegiatan-kegiatan namun masih dalam satu rangkuman dari seluruh perencanaan pembangunan baik untuk Kementrian / Lembaga di Pusat dan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) di Daerah, perencanaan yang lebih mikro tadi disebut dengan Rencana Kerja Perangkat (RKP) di Pusat dan RKPD di Daerah.
Sehingga pada akhirnya RKP yang diamanahkan oleh Undang- undang Nomor 25 Tahun 2004 dirancang untuk Pemerintah Pusat, dan RKPD yang diamanahkan oleh Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 dirancang untuk Pemerintah Daerah, di Jawa Timur telah ditetapkan dengan Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 52 Tahun 2010 tentang Rencana Kerja Pembangunan Daerah (RKPD) Provinsi Jawa Timur Tahun 2016.
Penyusunan RKT berdasarkan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PERMENPAN
& RB) Nomor : 29 Tahun 2010 Pedoman Penyusunan Penetapan Kinerja dan Pelaporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah. Rencana kerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dapat dilihat pada tabel Rencana Kinerja Tahun 2016 dibawah ini:
Tabel : 2.3 Rencana Kinerja Tahun 2016 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur
8. PERJANJIAN KINERJA
Rencana Kinerja Tahunan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Tahun 2016 yang telah dibuat untuk melaksanakan kegiatan, program dan sasaran di tahun 2016 menjadi tumpuan bagi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur untuk mewujudkan kinerja Output ataupun Outcome yang ditetapkan dalam Penetapan Kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Tahun 2016 berdasarkan pada Instruksi Presiden Nomor 5 Tahun 2004 tentang Percepatan Pemberantasan Korupsi yang ditindaklanjuti dengan Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara nomor SE/31/M.PAN/12/2004 tentang Penetapan Kinerja.
Pada tanggal 31 Desember 2010 muncul Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara nomor 29 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan Penetapan Kinerja dan Pelaporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah yang menjadikan Penetapan Kinerja sebagai
TUJUAN SASARAN INDIKATOR KINERJA TARGET
1
Meningkatkan gemar dan budaya baca
masyarakat 1
Meningkatnya Gemar dan Budaya
Baca Masyarakat dan Layanan Perpustakaan
1
Indeks Minat Baca Masyarakat
67
2 Indeks Kepuasan Masyarakat
(IKM) Layanan Perpustakaan 81
2 Meningkatkan Sistem tertib
Kearsipan
2 Meningkatnya Tertib Kearsipan dan Layanan Arsip 3
Persentase SKPD yang menyelenggarakan kearsipan
secara baku 20 %
4 Indeks Kepuasan Masyarakat
(IKM) Layanan Arsip 78,50
komitmen kinerja Gubernur Jawa Timur dinyatakan dalam Perjanjian Kinerja. Penetapan Kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Tahun 2016 dijadikan acuan untuk mengukur Kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Tahun 2016 dan melaporkannya dalam LKjIP.
Tabel : 2.4
Perjanjian Kinerja Tahun 2016Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur
Sasaran Strategis Indikator Kinerja Target Program Anggaran
1.
Meningkatnya Gemar dan Budaya
Baca Masyarakat dan Layanan Perpustakaan
Indeks Minat Baca
Masyarakat 66 (Nilai
Indeks) Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan
Perpustakaan 15.512.931.700 Indeks Kepuasan
Masyarakat (IKM) Layanan Perpustakaan
81 (Nilai Indeks)
2
Meningkatnya tertib Kearsipan dan Layanan arsip
Persentase SKPD yang menyelenggarakan kearsipan secara baku
20 %
- Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan;
- Program Penyelamatan dan pelestarian Dokumen/Arsip daerah;
- Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi (Kearsipan);
3.035.535.000 Indeks Kepuasan
Masyarakat (IKM) Layanan Arsip
78,50 (Nilai Indeks)
BAB III
AKUNTABILITAS KINERJA
Akuntabilitas Kinerja dalam format Laporan Kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Instansi Pemerintah (LKjIP) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur tidak terlepas dari rangkaian mekanisme fungsi perencanaan yang sudah berjalan mulai dari Perencanaan Strategis (Renstra) dan Rencana Kerja Pemerintah Daerah (RKPD) ataupun Rencana Kinerja Tahunan (RKT), dan Perjanjian Kinerja (PK) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, pun tidak terlepas dari pelaksanaan pembangunan itu sendiri sebagai fungsi Actuating dari berbagai piranti perencanaan yang sudah dibuat tersebut, hingga kemudian sampailah pada saat pertanggung jawaban pelaksanaan pembangunan yang mengerahkan seluruh sumber daya manajemen pendukungnya.
Pertanggungjawaban kinerja pelaksanaan pembangunan sifatnya terukur, terdapat standar pengukuran antara yang diukur dengan piranti pengukurannya. Pertanggung jawaban pengukuran yang diukur adalah kegiatan, program, dan sasaran, yang prosesnya adalah sejauh mana kegiatan, program, dan sasaran dilaksanakan tidak salah arah dengan berbagai piranti perencanaan yang telah dibuat.
A. CAPAIAN KINERJA ORGANISASI
Berikut ini merupakan gambaran umum pencapaian kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur tahun 2016 :
Tabel 3.1
Capaian Kinerja Tahun 2016
NO. SASARAN STRATEGIS
INDIKATOR
KINERJA TARGET REALISASI CAPAIAN (%)
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
1 Meningkatnya gemar dan Budaya Baca Masyarakat dan Layanan Perpustakaan
1. Indeks Minat Baca
Masyarakat 67 69,75 106
2. Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan
Perpustakaan
81 82,73 103
2
Meningkatnya tertib Kearsipan dan Layanan arsip
1 Persentase SKPD yang
menyelenggaraka n kearsipan secara baku
20 20,41 102
2 Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan Arsip
78,50 80,13 102
Tabel 3.2
Perbandingan Capaian Kinerja Tahun 2016 dengan tahun-tahun sebelumnya
NO. SASARAN
STRATEGIS INDIKATOR KINERJA TARGET
REALISASI Th. 2015
(n-1) Th. 2016 (n)
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
1 Meningkatnya gemar dan budaya baca masyarakat dan Layanan
Perpustakaan
1 Indeks Minat Baca
Masyarakat 67 65,25 69,75
2
Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Layanan
Perpustakaan
81 80,33 82,73
2
Meningkatnya tertib Kearsipan dan Layanan arsip
1 Persentase SKPD yang menyelenggarakan kearsipan secara baku
20 20,41 20,41
2 Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM)
Layanan Arsip 78,50 78,02 80,13
