Astra Otoparts Tbk
Tabel 1
Pengendalian sebelum dan sesudah didirikannya Shared Service Center
Ada Tidak Ada Tidak
1 Double Checking dari masing-masing bagian, guna meminimalisir tingkat
kesalahan. √ √
2 Pembatasan akses pada setiap log in sistem yang dimiliki masing-masing
user . √ √
3
Restrukturasi organisasional yang menghasilkan pengurangan dan atau realokasi personel sedrmikian rupa hingga operasi bisnis dan pemrosesan transaksi terpengaruh.
√ √
4 Standarisasi pencatatan setiap transaksi dari masing-masing bussiness
unit √ √
5 Terdapatnya sistem monitoring dalam bentuk barcode , dalam satu
dokumen hanya memiliki satu nomor barcode √ √
6 Setiap dokumen yang diterima dimasukkan atau diklasifikasi berdasarkan
jatuh tempo. √ √
7 Standarisasi kelengkapan dokumen untuk masing-masing dokumen yang
diterima di Shared Service Center √ √
8
Pengelompokan tanggal jatuh tempo pembayaran di setiap bussiness
unit dan transaksi sebagai solusi jumlah pembayaran yang tinggi, cash flow dan meningkatkan ketepatan waktu pembayaran Account Payable
√ √
9 Pemfokusan user dalam mengerjakan pekerjaannya yaitu setiap user
hanya mengerjakan satu proses operasional saja. √ √
a. Pengendalian Internal Sebelum didirikannya Shared Service Center FA Invoice & Payment:
1. Tidak ada proses double checking dari masing-masing bagian. Dan tidak ada formulir document checklist. Hal ini sangat sulit untuk mencari siapa yang melakukan pengecekan dan pengerjaannya.
2. Sebelum adanya Shared Service Center, dalam satu log in dapat digunakan untuk beberapa orang atau admin, sehingga ketika ada kesalahan sulit untuk mencari siapa yang bertanggung jawab. Sehingga kontrol yang terjadi menjadi kurang.
3. Struktur organisasi yang dimilik oleh masing-masing bussiness unit sudah sesuai dengan job desk pada saat itu, namun restrukturisasi hanya dilakukan pada saat pendirian Shared Service Center. Dengan mutasi karyawan dari bussiness unit ke Shared Service Center.
4. Kurangnya kontrol terhadap standarisasi pencatatan setiap transaksi dari masing-masing bussiness unit. Sehingga pada saat pencatatan gabungan terdapat kesulitan.
5. Belum adanya sistem barcode, karena sebelum didirikannya Shared
Service Center hanya menggunakan data yang dicatat saja. Yang menjadi
dasar pencarian adalah no invoice dari vendor.
6. Setiap dokumen yang diterima diklasifikasikan berdasar tanggal diterimanya dokumen.
7. Standarisasi kelengkapan dokumen dilakukan di Shared Service Center agar memudahkan kontrol terhadap dokumen yang ada. Karena dengan
adanya sentralisasi, loading dokumen jadi lebih besar. Sebelum adanya
Shared Service Center, masing-masing bussiness unit memiliki standar
yang berbeda-beda.
8. Pengelompokkan tanggal jatuh tempo pembayaran di setiap bussiness unit dan transaksi sebagai solusi jumlah pembayaran yang tinggi, cash flow dan meningkatkan ketepatan waktu pembayaran Account Payable. Namun belum terdapatnya alat yang mengklasifikasin berdasarkan jatuh tempo seperti dokumen, sehingga memungkinkan untuk mengalami telat bayar dan dokumen yang terselip.
9. Setiap user mengerjakan beberapa proses operasional, sehingga lemahnya kontrol terhadap operasionalnya.
b. Pengendalian Internal Sesudah didirikannya Shared Service Center FA
Invoice & Payment :
1. Double Checking dari masing-masing bagian, guna meminimalisir tingkat kesalahan yang dilakukan oleh karyawan. Sistem otorisasi ini dilakukan pada masing-masing bagian, dilakukan dengan menggunakan Document
Checklist. Dimana ketika dokumen sudah diproses, diprint Document Checklist dan di paraf oleh invoice admin yang melakukan penjurnalan,
kemudian di paraf oleh Invoice Lead sebagai control atas proses yang telah dilakukan oleh invoice admin. Setelah itu masuk ke bagian tax, setelah dilakukan proses operasional di tax, document checklist diparaf oleh tax
setelah dilakukan operasional di payment, document checklist diparaf oleh
payment admin, kemudian diparaf oleh payment lead. Dan untuk otorisasi
yang terakhir adalah diparaf oleh function lead invoice and payment.
Double Otorisasi ini dilakukan pada masing-masing bagian karena setiap
bagian sudah memiliki job desk tersendiri, sehingga setiap bagian bisa fokus terhadap apa yang diverifikasi. Sebelum didirikannya Shared
Service Center, hal ini belum dilakukan.
2. Pembatasan akses pada setiap log in sistem yang dimiliki masing-masing user yaitu adalah sistem otorisasi yang disetting pada sistem, invoice admin tidak dapat melakukan proses yang dilakukan oleh bagian tax dan payment, begitu pula sebaliknya. Sistem ini merupakan suatu control yang baik, agar tidak adanya penyalahgunaan otorisasi antar bagian.
3. Restrukturisasi organisasional yang menghasilkan pengurangan dan atau relokasi personel sedemikian rupa hingga operasi bisnis dan pemrosesan transaksi terpengaruh. Pendirian Shared Service Center juga mempengaruhi terhadap perubahan struktur organisasi dari semua
bussiness unit, adanya perpindahan karyawan. Proses masuknya bussiness unit juga bertahap, sehingga terjadi pengurangan personel di bussiness unit.
4. Standarisasi pencatatan setiap transaksi dari masing-masing bussiness unit. Seluruh transaksi yang diproses di Shared Service Center menjadi standar, tidak adanya perbedaan antara pencatatan di masing-masing bussiness
unit. Sebelum didirikannya Shared Service Center tidak standarnya pencatatan transaksi.
5. Terdapatnya sistem monitoring dalam bentuk barcode, dalam satu dokumen hanya memiliki satu nomor barcode. Barcode merupakan suatu alat yang dibuat untuk memudahkan dalam melihat dan mengcontrol jalannya dokumen.
6. Setiap dokumen yang diterima dimasukkan atau diklasifikasi berdasarkan jatuh tempo. Pengelompokkan dokumen berdasarkan jatuh tempo ini menggunakan keranjang. Keranjang ditaruh dimasing-masing bagian dipisahkan antar bussiness unit dan tanggal jatuh tempo. Terdapat keranjang untuk dokumen ODS, ASAP dan Schedule, sehingga memudahkan untuk memprioritaskan dokumen yang segera dibayar. 7. Standarisasi kelengkapan dokumen untuk masing-masing dokumen yang
diterima di Shared Service Center. Kelengkapan dokumen tentu saja memiliki masing-masing fungsi pada masing-masing bagian. Pengecekan kelengkapan dokumen ini dilakukan di bagian Document Log, apabila tidak lengkapnya tagihan maka aka ditolak dan harus dilengkapi dulu tagihannya. Standarisasi ini memudahkan untuk pengecekan yang dilakukan pada masing-masing bagian.
8. Pengelompokkan tanggal jatuh tempo pembayaran di setiap unit bisnis dan transaksi sebagai solusi jumlah pembayaran yang tinggi, cash flow dan meningkatkan ketepatan waktu pembayaran Account Payable.
dokumen mana yang harus dibayar. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi telat bayar, agar tidak mengganggu operasional perusahaan. Dan pengelompokkan jatuh tempo menggunakan Keranjang untuk membedakan dokumen yang diklasifikasin berdasarkan jatuh tempo. 9. Pemfokusan user dalam mengerjakan pekerjaannya yaitu setiap user hanya
mengerjakan satu proses operasional saja. Setiap user atau admin hanya mengerjakan satu proses operasional saja, sehingga admin lebih fokus atas apa yang dikerjakan. Sebelum didirikannya Shared Service Center, admin merangkap pekerjaan, yaitu sebagai invoice juga sebagai payment. Hal ini akan mengakibatkan tidak fokusnya admin dalam mengerjakan pekerjaannya.