4.2 Analisis Terhadap Data Yang Terkumpul
4.2.2 Analisis perhitungan MRP pada EBS dan manual sistem
Output daripada sistem manual menjadi acuan kebenaran perhitungan
karena selama ini sistem yang digunakan adalah sistem manual dan selama itu pula bagian planning tidak merasakan kendala berarti dengan sistem kerja mereka ini. Ketika hadir sistem baru yang hasil outputnya berbeda dengan hasil daripada sistem yang biasa digunakan maka ditarik kesimpulan bahwa EBS sistem gagal menghasilkan output sesuai dengan kebutuhan user.
4.2.2 Analisis perhitungan MRP pada EBS dan manual sistem
Pada dasarnya, metode perhitungan M RP yang dilakukan pada EBS sistem maupun manual sistem merupakan hal yang serupa. Gambar dibawah ini menggambarkan data input daripada perhitungan M RP manual dan EBS sistem. Dengan ilustrasi sederhana seperti ini, menggambarkan bagaimana sebuah proses perhitungan dengan data input yang sama, proses yang sama dan menghasilkan output yang sama pula.
Gambar 4.33 Input process output M RP
MRP
MPS/OFS BOM/SPEK Inventory Output berupa material requiement (material atau WIP) +parameter (safety stock, est. reject, min. order,
Akan tetapi apabila kita melihat kembali tabel perbandingan hasil
output antara EBS sistem dan manual sistem yang ada, terlihat bahwa input
dan proses yang seharusnya sama tersebut ternyata menghasilkan output yang berbeda. Hal ini menjadi penting karena EBS merupakan sebuah sistem yang mengintegrasikan keseluruhan proses bisnis yang ada, akan tetapi pada kenyataannya perhitungan M RP pada modul forecast to plan pada EBS sistem PT. FDR dianggap tidak valid sehingga bagian planning menolak penggunaan EBS untuk perhitungan M RP pada PT. FDR. Dengan demikian modul forecast to plan terhenti sampai proses M RP. Tidaklah mungkin melanjutkan proses yang ada dengan menggunakan data yang dianggap tidak valid.
M asalah lainnya timbul karena penggunaan EBS bertujuan untuk mengintegrasikan keseluruh proses bisnis yang menyeluruh kepada setiap bagian pada PT. FDR. Bagian-bagian tersebut antara lain bagian M arketing, accounting, purchasing, dsb. Setiap bagian terhubung melalui sistem EBS, apabila salah satu modul dalam EBS tidak berjalan maka akan mengakibatkan terganggunya proses bisnis yang ada. sebagai contoh adalah permasalahan yang dihadapi oleh bagian planning dan purchasing PT. FDR, ketika EBS sistem gagal menyediakan data yang dibutuhkan oleh bagian planning sehingga bagian planning menggunakan sistem manual maka mengakibatkan bagian purchasing tidak dapat mengenerate data
Purchase requisition material requirement yang akan dibuat menjadi PO
masalah pada salah satu modul EBS. Dengan penjelasan diatas, maka sangatlah penting bagi PT. FDR untuk memperbaiki modul forecast to plan pada EBS sistem agar tidak terjadi masalah – masalah seperti contoh diatas. Disinilah peran kami, mahasiswa/i magang yang diberi job desk dalam lingkup modul forecast to plan agar hasil output daripada sistem EBS menjadi valid dan modul forecast to plan dapat berjalan sempurna.
Langkah kami dalam menganalisis permasalahan yang menyebabkan output daripada EBS sistem tidak valid adalah mengambil dua sampel item dengan menggunakan metode purposive sampling berdasarkan judgment (pertimbangan). Dua item finish goods yang diambil adalah satu finish goods popular, satu finish goods type baru dan kemudian digunakan untuk perhitungan secara manual berdasarkan rumus bahwa
material requirement murni suatu produk adalah: Quantity x Material
requirement (sesuai dengan BOM ). Kami melakukan perhitungan karena
data output perhitungan M RP EBS merupakan hasil perhitungan antara BOM , MPS, dan berbagai parameter lainnya, sehingga untuk mencari kebenaran data material requirement pada BOM kami melakukan perhitungan manual berdasarkan data BOM saja. Data Quantity didapat dari data M PS yang merupakan input utama perhitungan M RP.
Berikut adalah contoh perhitungan yang kami lakukan :
CMDS requirement berdasarkan data BOM pada EBS sistem Hirarki component CM DS pada 2030903060014
Table 4.7 Hirarki component CM DS
Finish Goods lv.1 lv.2 lv.3 lv.4 lv.5 lv.6 2.0309E+12 CM-148 AM138 BM-144-2 EM-143 TMDR IM-041 BM-144-1 BM-144-2 TM-006 CMDS MAT-024-NC04 CMDS WM-036 WADC MAT-023-BW02 P-CG-006 PCG-102-0185
Berdasarkan tabel diatas, kita dapat mencari kebutuhan akan compound CMDS dalam setiap tingkatan produk. Compound CMDS digunakan pada proses squeegee (IM -041), untuk itu kita harus menelusuri struktur produk diatas squeegee sampai pada level finish goods. Setelah kita mengetahui
struktur hirarki produk dan material requirement stiap level, maka kita bisa melakukan perhitungan seperti di bawah ini.
CMDS req untuk Flemmo 70/90-14 sebanyak 5000 pcs: 5000 CM -148 x 1 AM -138 x 1,33 IM -041 = 6650 IM -041
6650 IM -041 x 0,05 CM DS = 332,5 CM DS
6650 IM -041 x 0,33 TM -006 = 2194,5 TM-006 1790.25 2194,5 x 1,16 CM DS = 2545,62 CM DS
Total kebutuhan CM DS = 2878,12 Kg compound CM DS
Jika dibandingakan dengan perhitungan excel worksheet dengan rumus : CMDS req = Qty * spek (464kg/1000 Pcs)
CMDS req = 5000 * 0,464 kg = 2320 K g compound CM DS
Selisih antara perhitungan berdasarkan BOM EBS dan rumus excel
worksheet adalah sebesar :
2878,12 Kg – 2320 Kg = 558,12 K g
Selisih yang ada adalah 558,12/2320 = 24,02% lebih banyak daripada data kebutuhan material requirement untuk Compound CM DS pada excel
worksheet. Data input adalah sama, yaitu 5000 Pcs finish good tipe
Flemmo. Data BOM dan spek pada rumus excel worksheet pun seharusnya sama. M etode perhitungan pun sama, yaitu perkalian antara kebutuhan dan
material requirement, tetapi hasil output untuk kebutuhan murni compound CMDS antara perhitungan berdasarkan BOM EBS dan rumus excel memiliki variances atau gap sebesar 24,02%.
Variances sebesar 24,02% pada perhitungan EBS dikarenakan pada item AM -138 dimana terdapat item IM-041 (squeegee IM -041) sebagai pembentuknya, ditemukan kesalahan penginputan nilai dimana :
Table 4.8 Contoh kesalahan nilai pada BOM
Nama item Nilai awal Nilai yang benar
IM -041 (squeegee) 1.33 1.085
Kesalahan BOM seperti ini mengakibatkan perbedaan hasil output perhitungan M RP.
WADC requirement berdasarkan data BOM pada EBS sistem Hirarki component WADC pada 2030903060014
Table 4.9 Hirarki component WADC
Finish Goods lv.1 lv.2 lv.3 lv.4 lv.5 lv.6 2.0309E+12 CM-148 AM138 BM-144-2 EM-143 TMDR IM-041 BM-144-1 BM-144-2 TM-006 CMDS MAT-024-NC04 CMDS WM-036 WADC MAT-023-BW02 P-CG-006 PCG-102-0185
Berdasarkan tabel diatas, kita dapat mencari kebutuhan akan compound WADC dalam setiap tingkatan produk. Setelah kita mengetahui struktur hirarki produk dan material requirement setiap level, maka kita bisa melakukan perhitungan seperti di bawah ini.
WADC req untuk Flemmo 70/90-14 sebanyak 5000 pcs:
5000 CM -148 x 1 AM -138 x 2 WM -036 = 10000 pcs WM -036
10000 WM -036 x 0,016 WADC = 160 Kg
Total kebutuhan WADC = 160 Kg compound WADC
Jika dibandingakan dengan perhitungan excel worksheet dengan rumus : WADC req = Qty * spek(30kg/1000 Pcs)
WADC req = 5000 *0,03 kg = 150 Kg compound WADC
Selisih antara perhitungan berdasarkan BOM EBS dan rumus excel
worksheet adalah sebesar :
160 Kg – 150 Kg = 10 K g
Selisih yang ada adalah 10/150 = 6,67% lebih banyak daripada data kebutuhan material requirement untuk Compound WADC pada excel
TMDR requirement berdasarkan data BOM pada EBS sistem Hirarki component TM DR pada 2030903060014
Table 4.10 Hirarki component TM DR
Finish Goods lv.1 lv.2 lv.3 lv.4 lv.5 lv.6 2.0309E+12 CM-148 AM138 BM-144-2 EM-143 TMDR IM-041 BM-144-1 BM-144-2 TM-006 CMDS MAT-024-NC04 CMDS WM-036 WADC MAT-023-BW02 P-CG-006 PCG-102-0185
Berdasarkan tabel diatas, kita dapat mencari kebutuhan akan compound TM DR dalam setiap tingkatan produk. Setelah kita mengetahui struktur hirarki produk dan material requirement stiap level, maka kita bisa melakukan perhitungan seperti di bawah ini.
5000 CM -148 x 1 AM -138 x 1 EM -143 = 5000 pcs EM -143
5000 EM -143 x 1 TM DR = 5000 Kg
Total kebutuhan TMDR = 5000 Kg compound TM DR
Jika dibandingakan dengan perhitungan excel worksheet dengan rumus : TM DR req = Qty * spek(1000kg/1000 Pcs)
TM DR req = 5000 *1 kg = 5000 Kg compound TM DR
Selisih antara perhitungan berdasarkan BOM EBS dan rumus excel
worksheet adalah sebesar :
IMDB requirement berdasarkan data BOM pada EBS sistem
Table 4.11 IMDB requirement
Untuk IMDB requirement kami menemukan kesalahan input rumus pada
excel worksheet, yaitu kenyataan bahwa sebenarnya finish goods Flemmo
70/90-14 tidak memerlukan compound IM DB. Berdasarkan pengecekan pada BOM EBS, kami tidak menemukan adanya requirement compound IMDB pada item 2030903060014 – flemmo 70/90-14. Pada saat dilakukan pengecekan pada spek, kami pun tidak menemukan adanya compound IMDB requirement untuk finish good tersebut.
IMDB req untuk Flemmo 70/90-14 sebanyak 5000 pcs: 0
Total kebutuhan IM DB = 0 Kg compound IM DB
Jika dibandingakan dengan perhitungan excel worksheet dengan rumus : IMDB req = Qty * spek(281kg/1000 Pcs)
IMDB req = 5000 *0,281 kg = 1405 Kg compound IM DB
Selisih antara perhitungan berdasarkan BOM EBS dan rumus excel
worksheet adalah sebesar :
1405 Kg – 0 kg = 1405 Kg
Selisih yang ada untuk penyediaan material berdasarkan EBS dan
excel worksheet adalah sebesar 1405%. Hal ini dikarenakan kesalahan input
data pada excel worksheet sehingga bagian planning menyediakan
compound IMDB yang seharusnya tidak dibutuhkan sama sekali untuk
produksi item finish good 2030903060014 flemmo 70/90-14. Kesalahan seperti ini mengakibatkan penyediaan material yang berlebihan.
Bagian planning sampai saat ini belum menggunakan perhitungan M RP pada EBS sistem karena banyak perbedaan data antara excel material planning worksheet dan EBS material planning. Bagian planning akan menggunakan EBS sistem sepenuhnya apabila hasil output sudah sesuai
dengan data yang dianggap validbagi perhitungan M RP, yaitu hasil perhitungan M RP pada excel worksheet yang selama ini digunakan.
Perbedaan nilai perhitungan berdasarkan data BOM EBS dan hasil output EBS dikarenakan pada ssat dilakukan perhitungan oleh sistem EBS, terdapat beberapa parameter yang diikut sertakan dalam perhitungan, seperti :
• Minimum Order
Adalah jumlah minimum setiap item yang terdapat pada BOM . Jumlah minimum order di setting sesuai dengan minimum order dari
supplier
• Fixed lot multiplier
Adalah jumlah kelipatan produk yang di sesuaikan dengan ketentuan dari supplier. Fixed lot multiplier merupakan parameter untuk menentukan jumlah material yang harus dipesan dari supplier berdasarkan ketentuan kelipatan produk dari supplier.
• Safety stock
Adalah jumlah material yang harus disediakan untuk menjaga kelangsungan produksi apabila terjadi sebuah masalah. Safety stock digunakan apabila terjadi masalah dengan sistem pemesanan barang.
Adapun beberapa parameter yang terdapat pada excel worksheet tetapi tidak terdapat pad EBS. Seperti contohnya estimasti reject. Ada sebuah parameter yang bernama “yield” pada EBS. Berdasarkan keterangan JATIS, “yield” digunakan untuk memasukan estimasi reject pada proses produksi sesuai dengan BOM . Akan tetapi setelah dilakukan perhitungan, hasil yang diperoleh tidak sesuai dengan metode perhitungan estimasi reject pada excel worksheet. Hal – hal sperti inilah yang membuat hasil perhitungan manual berdasarkan BOM pada EBS dan hasil output EBS berbeda.
